Workshop-Protokoll "Design Travelling-Mitarbeitermotivation durch ReiseFreiheit!"
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Workshop-Protokoll
"Design Travelling –
Mitarbeitermotivation durch ReiseFreiheit!"
Dokumentation Juni 2017
DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22,
Version 1.0, vom 20.06.2017
Liebe Kunden, Partner, Kollegen und interessierte Leser, liebe Teilnehmer der 4. Dialogwerkstatt, mit unserer Veranstaltungsreihe „Dialogwerkstatt“ entwickeln wir Zukunftskonzepte für die Arbeitswelt, denn durch flexible Arbeitszeitmodelle steigen auch die Anforderungen an die Mobilität. In der Arbeitswelt bleibt kein Stein auf dem anderen. Starre Regeln fallen. Vielfalt, Individualität und Agilität sind ausdrücklich erwünscht. Dank zunehmender Digitalisierung können Mitarbeiter heute frei entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Logisch, dass sich damit auch die Mobilitätsansprüche ändern. Auch der Zukunftsforscher Alexander Mankowsky bestätigt, dass neben einer kurzen Reisezeit künftig die individuelle Gestaltung der Dienstreise im Fokus steht. Wer Reisende bewegt, ohne sie zu stressen, wer individuelle Wünsche achtet, ohne Angebote zu überfrachten, ist laut Mankowsky auf dem Weg in die Zukunft: Denn: innovative Technologien setzen sich nur dann durch, wenn sie auf einen entsprechenden kulturellen Nährboden in der Gesellschaft fallen. In den diesjährigen Dialogwerkstätten, am 02.06.17 in Frankfurt und am 08.06.17 in Berlin, ging es um die Gestaltung der Reiserichtlinien: „Design Travelling – Mitarbeitermotivation durch ReiseFreiheit! Gemeinsam mit dem Innovationsexperten, Dr. Arndt Pechstein, haben wir in neun verschiedenen Gruppen unterschiedliche Mobilitätsrahmen erarbeitet, die die individuellen Erwartungen der Mitarbeiter erfüllen und mit den Erwartungen der Unternehmen zusammenführen. Die Ergebnisse der Gruppenarbeiten finden Sie auf den nächsten Seiten. Wie geht es nun weiter? Wir werden mittels Implementierungsworkshops bei ausgewählten Teilnehmern das Thema direkt in den Unternehmen weiter vorantreiben und versuchen zu pilotieren. Der Clou: Die Kosten für den Coach übernehmen wir. Sie haben außerdem die Möglichkeit, sich in unserer Netzwerkinitiative driversity für die Mitarbeitermobilität von morgen zu engagieren. Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem Key Account Manager der DB oder unter bahn.de/driversity Herzliche Grüße Michael Birk Doreen Heuckendorf Melanie Kotek Leiter Strategisches Kunden- Key Account Manager Projektkoordinatorin und Projektmanagement DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
„Meet your buddy traveler“ Bei dieser Idee handelt es sich um eine Intranet-Plattform für alle Reisenden eines Unternehmens. Sie können hier für ihre durchgeführte Dienstreise Bewertungen z.B. für Verkehrsdienstleister, Anbindungen oder Lage abgeben sowie Reiseerlebnisse schildern. Kollegen können von diesen Erfahrungen profitieren und die Effizienz ihrer eigenen Dienstreise erhöhen. Wer möchte, kann auch seine aktuelle Reise einstellen, um sich vor Ort mit Kollegen zu treffen und auszutauschen. Durch die Dateneingabe in die Plattform kann das Unternehmen in Notfällen auch Push-Nachrichten versenden und somit seine Fürsorgepflicht noch besser erfüllen. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
„NO PAPER – FREE MIND“ Jedes Unternehmen sollte sich komplett von papierbezogenen Vorgängen verabschieden. „NO PAPER – FREE MIND“ unterstützt dieses Vorhaben durch eine digitale und bargeldlose, app-basierte Reiseplanung und -abrechnung. Nach der Eingabe seiner Reisedaten erhält der Mitarbeiter über die App einen universellen Barcode, den er für alle Leistungen während seiner Dienstreise einsetzen kann. Dieser Barcode ist auch Basis für die Abrechnung, die dann ohne Systembrüche schnell und einfach durchgeführt werden kann. Durch diese App können die Prozesse im Unternehmen und die Nachhaltigkeit deutlich verbessert werden. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
„Das perfekte Reiseprofil“ Die perfekte und flexible Reiseplattform für den Mitarbeiter von morgen. Diese Plattform ermöglicht den Reisenden eine Dienstreise ohne die eigentliche Reiseplanung und Abrechnung durchzuführen. Im ersten Schritt werden dazu im Reiseprofil im Firmensystem neben den persönlichen Präferenzen, Interessen und Eigenschaften auch die gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben automatisiert eingespielt. Der Mitarbeiter braucht dann lediglich den Startpunkt, das Ziel und das Datum eingeben, den Rest übernimmt die Plattform anhand der eingepflegten Daten. Der Mitarbeiter kann seine Arbeitszeit für seine Hauptaufgaben nutzen und das Unternehmen kann die Prozesse verschlanken. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
„Moving Intelligence (MI)“ Reise wie du willst – dieser Ansatz schafft die Reiseordnung komplett ab. Die Mitarbeiter können ihre Mobilität völlig frei selbst gestalten. Sie buchen ihre Reisen über ein Tool, in dem auch schon die Zahldaten der Firma hinterlegt sind. Das konkrete Reiseverhalten der Mitarbeiter wird ausgewertet und in einem transparenten Unternehmens-Benchmark gespiegelt. „Moving Intelligence“ fördert den Wandel der Unternehmenskultur -> von Kontrolle zu Vertrauen und schafft durch Eigenverantwortlichkeit mehr Handlungsfreiheit und Loyalität zum Unternehmen. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
„Click & Go“ Bei „Click & Go“ fällt der Verwaltungsaufwand weg – es gibt keine Reiserichtlinie mehr, keine Genehmigungsprozesse und keine Reisekostenabrechnungen! Alle für die Reise erforderlichen Reisemittel können einfach und schnell über die App gebucht werden. In der App ist für den Mitarbeiter ein Budget hinterlegt, von dem alle Zahlungen abgebucht werden. Durch die Personalisierung kann das System für die nächste Reise die beste Variante vorschlagen. Durch „Click & Go“ wird der Verwaltungsaufwand der einzelnen Reise reduziert, Prozesse vereinfacht und dem Mitarbeiter wird mehr Entscheidungsfreiheit und Vertrauen entgegengebracht. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
Work Budget & Configurator „IT`S YOUR CHOICE“ Das „Work Budget“ ist ein frei konfigurierbares Budget, mit dem die Mitarbeiter selbst entscheiden können, welche Anteile auf das Gehalt, die Geschäftsreisen, die Büroausstattung, Fortbildungsmaßnahmen und die Technikausstattung entfallen sollen. Die Mitarbeiter können so individueller und flexibler entscheiden und auch mehr Verantwortung für sich und das Unternehmen übernehmen. Mit dem „Work Budget“ kann ein Kulturwandel angestoßen werden, der zum Abbau von Grenzen, Hierarchien und Neid führt und die Kommunikation im Unternehmen fördert. Die Mitarbeiterzufriedenheit kann deutlich gesteigert werden und somit auch die Loyalität zum Unternehmen. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
„YOUR TRAVEL IMPACT“ – UTI „UTI“ – Dienstreisen buchen ohne Reiserichtlinien – wie geht das? Zunächst hinterlegt der Reisende seine individuellen Präferenzen für seine Dienstreise (z.B. Körpergröße, Nachhaltigkeitswerte, soziale Aspekte, Rechnungsadresse usw.) im Firmenreisesystem. Über das Firmenreisesystem wird dann ein Layer gelegt, der bei Absprung ins „Open Space Booking“ die hinterlegten Profildaten übergibt. Bei der Buchung werden auch Zusatzdaten wie CO2-Werte und andere soziale Aspekte (Wasser, Strom) übergeben. Die Zahlung erfolgt per App direkt über die Firma. Nach der Buchung wird die Reise wieder ins Firmensystem zurückgeholt, damit alle Daten zum Reporting für das Unternehmen zur Verfügung stehen. Durch das Buchen ohne Reiserichtlinie werden im Unternehmen Prozesse vereinfacht, Kosten gesenkt und die Mitarbeiterzufriedenheit deutlich erhöht. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
„Zugriff – auf – Alles – Reiseportal“ „Das Zugriff-auf-alles-Reiseportal“ ist eine E2E-Buchungsplattform ohne Reiserichtlinien. Der Reisende erstellt einmalig ein Reiseprofil mit seinen individuellen Präferenzen. Bei einer anstehenden Dienstreise werden ihm dann durch das System entsprechende Reise- und Übernachtungsvorschläge unterbreitet. Außerdem werden dem Mitarbeiter Alternativen aufgezeigt (wie reisen Kollegen, welche neuen Trends gibt es…). Nach der Reise erfolgt die Abrechnung automatisch durch das Portal und der Reisende braucht nur noch die Abrechnung überprüfen und die einzelnen Reisebestandteile seiner Reise bewerten. Er ist dadurch flexibler und hat mehr Spaß an seiner Dienstreise. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
„Die Wende: Motivation durch Freiheit und Mitbestimmung“ „Die Wende“ ist ein Jahresbudget für die Dienstreisen des Mitarbeiters. Es wird einmal jährlich, in Abhängigkeit der bisherigen Reisetätigkeit und evtl. laufender Projektarbeit festgelegt. Durch das Budget plant der Reisende eigenverantwortlich seine Dienstreise und den dafür benötigten Zeit- und Mitteleinsatz. Wird das Budget im Jahreszeitraum nicht ausgeschöpft, so wird der Restbetrag ganz oder teilweise an den Reisenden ausgezahlt und das Budget für das Folgejahr nicht gekürzt. Durch dieses Budget kann der Mitarbeiter Einfluss auf die ökologische- und ökonomische Bilanz seiner Reise nehmen und seine Work-Life-Balance selbst bestimmen. Ihm wird vom Unternehmen Vertrauen & Wert- schätzung entgegengebracht, dies führt zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation. DB Vertrieb GmbH, Vertrieb Geschäftskunden: P.DVB 22, Version 1.0, vom 20.06.2017
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