ANLEITUNG ZUR VERWENDUNG VON OPENSLIDES FÜR DIE BUNDESJUGENDWERKSKONFERENZ 2020
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ANLEITUNG ZUR VERWENDUNG
VON OPENSLIDES FÜR DIE
BUNDESJUGENDWERKSKONFERENZ
2020
Bundesjugendwerkskonferenz 2020
Inhalt
1. Login .............................................................................................................................................................................. 2
1.1 Zugangsdaten .......................................................................................................................................................... 2
1.2 Login in OpenSlides ................................................................................................................................................ 2
2. Erste Schritte in OpenSlides .......................................................................................................................................... 3
2.1 Wofür nutzen wir OpenSlides ................................................................................................................................. 3
3. Anwesenheit und Beschlussfähigkeit ............................................................................................................................ 3
3.2 Anwesenheit erfassen und mitteilen ........................................................................................................................ 3
Zu Beginn der Konferenz müssen alle Delegierten ihre Anwesenheit in OpenSlides mitteilen. ...................................... 3
3.3 Abwesenheit mitteilen ............................................................................................................................................. 4
3.4 Feststellung der Beschlussfähigkeit ........................................................................................................................ 4
4. Wortmeldung ................................................................................................................................................................ 5
5. Wahlen und Abstimmungen ......................................................................................................................................... 9
5.1 Grundsätzliches ....................................................................................................................................................... 9
5.2 Abstimmungen ...................................................................................................................................................... 10
5.3 Wahlen .................................................................................................................................................................. 12
5.3.1 Kandidatensuche ............................................................................................................................................ 12
5.3.2 Wahlvorgang .................................................................................................................................................. 14
6. Änderungsantrag stellen ............................................................................................................................................. 18
6.2 Änderungantrag in OpenSlides erstellen ............................................................................................................... 18
7. Anträge zur Geschäftsordnung ................................................................................................................................... 22
7.1 Stellen eines Antrags zur Geschäftsordnung ......................................................................................................... 22
7.2 Gegenrede zu einem Antrag zur Geschäftsordnung .............................................................................................. 22
8. Änderungen in der Delegation .................................................................................................................................... 22
8.1 Vor der Bundesversammlung ................................................................................................................................ 22
8.2 Während der Bundesversammlung ....................................................................................................................... 23
9. Hilfe bei Audioproblemen mit Webex......................................................................................................................... 23
10. Passwort zurücksetzen .............................................................................................................................................. 26
11. Hilfe ........................................................................................................................................................................... 28
11.1 Telefon-Hotline bei technischen Problemen ....................................................................................................... 28
11.2 E-Mail ................................................................................................................................................................. 28
12. Überblick: Welches Tool wofür? ............................................................................................................................... 28
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Bundesjugendwerkskonferenz 2020
Die Anleitung findest du auch nochmal bei Youtube als
Video unter diesem Link.
1. Login
1.1 Zugangsdaten
Jede*r angemeldete Teilnehmer*in erhält persönliche Zugangsdaten per E-Mail.
Solltest du bis zum Freitag, den 22. Mai keine Mail erhalten haben, führe bitte folgende Schritte aus:
1. Prüfe, ob die Mail in deinem Spamverdacht-Ordner gelandet ist.
2. Falls nicht erfolgreich: Schreibe eine Mail an buko2020@bundesjugendwerk.de
Hinweis
Bitte beachte, dass die Zugangsdaten deine persönlichen Zugangsdaten sind und nicht an andere Personen (auch nicht aus deiner Delegation)
weitergegeben werden dürfen. Soll für dich ein Ersatzdelegierter einspringen beachte bitte Änderungen in der Delegation.
1.2 Login in OpenSlides
1. Gehe auf: https://bujwkonferenz.openslides.com/
2. Gib im folgenden Fenster deine Zugangsdaten ein (Benutzername ist dein Vor- und Zuname):
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Bundesjugendwerkskonferenz 2020
2. Erste Schritte in OpenSlides
2.1 Wofür nutzen wir OpenSlides
Wir nutzen das Versammlungstool "OpenSlides" zur
• Erfassung der Anwesenheit und Beschlussfähigkeit
• Darstellung der Tagesordnung
• Verwaltung der Redeliste (siehe Wortmeldung)
• Durchführung von Wahlen und Abstimmungen
• Einbringen von Änderungsanträgen
3. Anwesenheit und Beschlussfähigkeit
3.2 Anwesenheit erfassen und mitteilen
Zu Beginn der Konferenz müssen alle Delegierten ihre Anwesenheit in OpenSlides mitteilen.
Schritt 1: Klicke links auf deinen Namen Schritt 2: Setze ein Häkchen im Feld „Anwesend“
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Bundesjugendwerkskonferenz 2020
Wahlen und Abstimmungen
An die Delegierten: Nur, wenn dein Status auf „Anwesend“ steht, kannst du an Wahlen und Abstimmungen teilnehmen.
3.3 Abwesenheit mitteilen
Wenn du die Versammlung für eine längere Zeit (Faustregel: länger als 10 Minuten) oder dauerhaft verlässt, musst du deine „Stimmkarte abgeben“, also das Häkchen bei
„Anwesend“ rausnehmen.
Hinweis
Zur Mittagspause am Samstag und am Tagungsende am Samstagabend werden alle Delegierten automatisch auf „Abwesend“ gesetzt.
3.4 Feststellung der Beschlussfähigkeit
Wir werden zu Beginn der Tagungsblöcke (Samstag Vormittag / Samstag Nachmittag / ggf. Sonntag Vormittag) die Anwesenheit der Delegierten
überprüfen. Hierzu müssen alle Delegierten ihre Anwesenheit mitteilen.
Bei jeder Abstimmung und jeder Wahl erfolgt automatisch die Feststellung der Beschlussfähigkeit anhand der Anzahl der abgegebenen Stimmen.
Besonderheit digitale Versammlung
Durch den Modus der elektronischen Abstimmung wird bei jeder Abstimmung und jeder Wahl die Anzahl der abgegebenen Stimmen exakt ermittelt.
Sofern die Anzahl der abgegebenen Stimmen größer als die Schwelle für die Beschlussfähigkeit (das Quorum) ist, ist die
Beschlussfähigkeit automatisch gegeben. Feststellung der Beschlussfähigkeit und Stimmabgabe erfolgen also in einem Schritt.
Bei physischen Bundesversammlungen erfolgt hingegen vor Abstimmungen eine separate Feststellung der Beschlussfähigkeit, um
• bei offenen Abstimmungen z.B. die Anzahl der Ja-Stimmen durch Subtraktion der Nein-Stimmen und der Enthaltungen von der Summe der
Stimmberechtigten ermitteln zu können (Zähl-Vereinfachung)
• bei geheimen Abstimmungen die Anzahl der ausgeteilten Stimmzettel mit der Anzahl der Stimmberechtigten abzugleichen und so ungültige
Wahlen zu vermeiden (zu viele ausgegebene Stimmzettel etc.)
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Bundesjugendwerkskonferenz 2020 4. Wortmeldung Wie auch bei physischen Bundeskonferenzen führen wir eine Redeliste, die der Reihe der Wortmeldung nach abgearbeitet wird. Schritt 1: Gehe links auf „Tagesordnung“ und suche den TOP heraus, zu dem du etwas sagen willst. Seite 5 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Schritt 2: Klicke auf das „Rednerliste“ Symbol am rechten Bildschirmrand. Schritt 3: Füge dich selbst zur Redeliste hinzu. Sobald du an der Reihe bist, wird das Präsidium dich aufrufen. Bitte lasse so lange dein Mikrofon stummgeschaltet! Seite 6 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Wenn du deine Redebeitrag zurückziehen willst, dann gehe auf „Entferne mich“. Notfall-Prozess Falls du dich nicht selbst auf die Redeliste setzen kannst, kannst du dich ausnahmsweise auch vom Präsidium daraufsetzen lassen: Schritt 1: Gehe zu Webex und klicke auf das Chatsymbol Schritt 2: Schreibe „Redebeitrag“ Schritt 3: Schicke den Redebeitrag in den Chat. Achte dabei darauf, dass du an „Alle“ ausgewählt hast. Seite 7 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Seite 8 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 5. Wahlen und Abstimmungen 5.1 Grundsätzliches Wenn eine Wahl oder eine Abstimmung ansteht, wird dich die Versammlungsleitungen auffordern, OpenSlides zu öffnen. Falls du nicht (mehr) eingeloggt bist, logge dich bitte in OpenSlides ein. Nur anwesende Delegierte können abstimmen! Sobald die Abstimmung oder die Wahl gestartet ist, wird ganz oben im OpenSlides Fenster ein blauer Balken mit dem Hinweis auf die Abstimmung angezeigt: Seite 9 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 5.2 Abstimmungen Über die Abstimmungsschaltflächen kann nun über den Antrag abgestimmt werden: Es folgt eine letzte Bestätigung, danach kann die Abstimmung nicht mehr geändert werden: Seite 10 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Nach Abschluss des Wahlgangs werden die Abstimmungsergebnisse angezeigt: Bei offenen Wahlen kann mit einem Klick auf das Auge eine Auflistung der Einzelstimmen angezeigt werden. Seite 11 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 5.3 Wahlen 5.3.1 Kandidatensuche Kandidat*innen können auf mehreren Wegen vorgeschlagen werden: Vor der Konferenz über die persönliche Mitteilung an das Bundesjugendwerk oder während der Konferenz über die mündliche Mitteilung in der Audiokonferenz bei Webex. Anzeige der Kandidat*innenliste in OpenSlides Wähle in der Navigationsleiste den Punkt Wahlen und dann die gewünschte Wahl aus: Seite 12 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Nun siehst du alle Kandidat*innen, die für die Wahl vorgeschlagen und vom Präsidium hinzugefügt wurden: Seite 13 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 5.3.2 Wahlvorgang Nachdem das Präsidium die Vorschlagsphase beendet hat, startet es den Wahlvorgang. Es erscheint dann ganz oben im OpenSlides Fenster ein hellblauer Balken mit dem Hinweis auf die Abstimmung: Klicke in das blaue Feld, um zur Wahl zu gelangen. Seite 14 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Abhängig von der jeweiligen Wahl können nun eine oder mehrere Personen gewählt werden. Das Präsidium kann sehen, wie viele Stimmen der anwesenden stimmberechtigten Delegierten bereits abgegeben wurden. Seite 15 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Zur Abgabe der Stimme, muss der blaue Button "Stimme(n) jetzt senden" gedrückt werden. Nach Abschluss des Wahlgangs werden die Abstimmungsergebnisse angezeigt: Seite 16 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Seite 17 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020
6. Änderungsantrag stellen
Grundsätzliches
Änderungsanträge können auf auf zwei Arten erstellt werden:
• Vorab per Mail an buko2020@bundesjugendwerk.de
• Während der Sitzung in Openslides
Bitte prüfe bevor du einen Änderungsantrag stellst, ob dieser zwingend erforderlich ist. Insbesondere sprachliche Korrekturen, welche die Intention
des Antrags nicht oder kaum verändern kosten oft viel Zeit und sollten vermieden werden.
6.2 Änderungantrag in OpenSlides erstellen
Wähle im Menü Anträge den Antrag aus, den du ändern möchtest:
Seite 18 von 28Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Erstelle oben rechts über das + einen neuen Änderungsantrag Wähle den Absatz auf, den du ändern möchtest und klicke auf weiter Seite 19 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Nimm die gewünschte Änderung im Text vor, verfasse eine kurze Begründung und finalisiere den Änderungsantrag mit dem Button "Erstellen": Seite 20 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Kontrolliere in der folgenden Änderungsdarstellung nochmals deinen Antrag: Wenn du deinen Änderungsantrag kontrolliert hast, setze bitte den Status deines Änderungsantrags von „in Bearbeitung“ auf „eingereicht“. Denke bitte daran, dich anschließend auf die Redeliste zu setzen, um deinen Änderungsantrag in die Versammlung einzubringen Weiteres Verfahren Das Präsidium wird während der Antragsberatung den Änderungsantrag aufrufen. Der Antragssteller hat dann die Möglichkeit, den Änderungsantrag in seinen Antrag aufzunehmen. Ist der Antragsteller dazu nicht bereit, folgt eine Debatte über den Änderungsantrag, anschließend wird darüber abgestimmt, ob der Änderungsantrag aufgenommen wird oder nicht. Seite 21 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020
7. Anträge zur Geschäftsordnung
7.1 Stellen eines Antrags zur Geschäftsordnung
Bitte beachten
Bitte frage dich vor dem Stellen eines Geschäftsordnungs-Antrags, ob dieser wirklich notwendig ist. Häufig werden Geschäftsordnungsanträge in der
Hoffnung gestellt, die Debatte damit zu beschleunigen. Die Erfahrung zeigt, dass meist das Gegenteil der Fall ist, da die Behandlung eines GO-Antrags
selbst Zeit in Anspruch nimmt und den Ablauf der Versammlung bremst. Stehen z.B. nur noch 5 oder weniger Personen auf der Redeliste, dauert ein Antrag
auf sofortige Abstimmung in der Regel länger, als einfach die Redeliste abzuarbeiten.
In der Tagesordnung wird es einen extra Punkt zu „Ich stelle einen Antrag zur Geschäftsordnung“ geben. Dieser gesonderte Tagesordnungspunkt wird
immer zum jeweils aktuell besprochenem Tagesordnungspunkt mitgefüht. Wenn du einen Antrag zur Geschäftsordnung stellen möchtest, setze dich bitte auf
die Redeliste in diesem extra Tagesordnungspunkt. Eine Person aus der Geschäftsstelle wird ständig ein Auge auf diesen Tagesordnungspunkt haben und
dem Präsidium melden, sobald es Redner*innen auf der Liste gibt.
7.2 Gegenrede zu einem Antrag zur Geschäftsordnung
Wenn du eine Gegenrede zur Geschäftsordnung stellen willst, dann setze dich bitte ebenfalls auf die Redeliste unter dem TOP „Ich stelle einen Antrag zur
Geschäftsordnung“.
Notfallprozess
Solltest du dich nicht auf die Redeliste setzen lassen können, schreibe bitte wieder in den Chat bei Webex an „Alle“ rein „GO-Antrag“.
8. Änderungen in der Delegation
Änderungen an der Zusammensetzung der Delegation (d.h. Änderungen daran, wer für eine Gliederung stimmberechtigt ist), dürfen ausschließlich durch die
Delegationsleitung oder die Gliederungen vorgenommen werden
8.1 Vor der Bundesversammlung
Bitte teilt die Änderung an der Delegation per Mail an buko2020@bundesjugendwerk.de mit.
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8.2 Während der Bundesversammlung
Bitte wendet euch bei kurzfristigen Änderungen an unser Support-Team (siehe Hilfe).
9. Hilfe bei Audioproblemen mit Webex
Du hörst keinen Ton? Dein Gegenüber hört dich nicht?
1. Stummgeschaltet?
Prüfe, ob du versehentlich in Webex stummgeschaltet bist (dein
Mikrofon durchgestrichen erscheint):
Prüfe, ob du versehentlich in Windows stummgeschaltet bist:
Prüfe, ob du versehentlich die Audioausgabe an deinem Endgerät deaktiviert hast (bei Notebooks häufig mit einer eigenen Taste oder einer F-Taste
möglich!)
Seite 23 von 28Bundesjugendwerkskonferenz 2020 2. Richtiges Audiogerät gewählt? Prüfe, ob du das richtige Audiogerät ausgewählt hast Seite 24 von 28
Bundesjugendwerkskonferenz 2020
3. Audio testen
In Webex kannst du dein Audiogerät testen:
4. Ausweich-Möglichkeit: Einwahl per Telefon
Solltest du dein Problem auf diese Art und Weise nicht lösen können, kannst du dich alternativ zusätzlich per Telefon einwählen: Mit den Zugangsdaten zur
Webex Audiokonferenz wurden auch die Telefonnummern verschickt, die du im Notfall anrufen kannst.
Der Ton ist abgehackt oder stark verzögert?
Zunächst einmal ist es wichtig, nicht benötigte Anwendungen im Hintergrund (insbesondere Streaming, Downloads, Cloud-Synchronisationen/Backups) zu
beenden. Das gilt auch für weitere Geräte im gleichen Haushalt (Webradio, SpotifyIP-TV, Netflix/Amazon Prime etc.).
Seite 25 von 28Bundesjugendwerkskonferenz 2020 Prüfe bitte, ob eine VPN-Verbindung (z.B. zu einem Uni- oder Firmennetz) aktiv ist. Diese sollte getrennt werden, da sie die Bandbreite begrenzt. Ein kabelgebundener Anschluss an den Router (z.B. FritzBox) ist in der Regel schneller und stabiler als eine WLAN-Verbindung. Vielleicht reicht es aber auch, näher an den Router heranzugehen, um die Verbindung zu verbessern. 10. Passwort zurücksetzen Wenn du dein Passwort vergessen hast, kannst du in der Login-Maske auf "Passwort vergessen“ klicken: Seite 26 von 28
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Im folgenden Dialog gibst du deine Mailadresse ein, mit der du für die Bundesversammlung angemeldet bist:
Danach erhältst du eine Mail, mit der du dein Passwort zurücksetzen kannst.
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11. Hilfe
11.1 Telefon-Hotline bei technischen Problemen
Während der Bundeskonferenz steht euch eine telefonische Hotline zur Verfügung. Diese ist unter der Rufnummer
030 2592728-50
030 2592728-51
030 2592728-52
030 2592728-53
erreichbar.
11.2 E-Mail
E-Mail: buko2020@bundesjugendwerk.de
Im Vorfeld und während der Versammlung beantworten wir gerne eure Fragen per Mail!
12. Überblick: Welches Tool wofür?
OpenSlides Webex
• Erfassung der Anwesenheit und Beschlussfähigkeit • Übertragung von Sprache und Videobild (siehe Wortmeldung)
• Darstellung der Tagesordnung • Nonverbales Feedback
• Verwaltung der Redeliste (siehe Wortmeldung) • Besprechung der Anträge im Plenum
• Durchführung von Wahlen und Abstimmungen • Übertragung des virtuellen Projektor-Bildes
• Einbringen von Änderungsanträgen • Chat für Notfallprozesse verwenden: Falls ihr euch nicht
selbstständig auf die Redelisten setzen könnt
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