FERIPRO - DOKUMENTATION - STAND 25.04.2019 - SAMTGEMEINDE HARSEFELD
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FeriPro – Harsefelder Ferienspaß
Dokumentation
FeriPro
Stand 25.04.2019
Foth, Rainer Seite 1 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung 3
2 Anmeldung 3
3 Stammdaten bearbeiten 5
4 Veranstaltungen 8
4.1 Erstellen einer Veranstaltung 8
4.2 Verwalten von Veranstaltungen 11
4.2.1 Veranstaltungen bearbeiten 11
4.2.2 Exportieren von Daten 11
4.2.3 Anmeldungen verwalten 12
4.3 Veranstaltungen kopieren 13
4.4 Kontaktieren von Teilnehmern 13
5. FAQ (Häufig gestellte Fragen) 15
6. Links und Hilfe 16
Foth, Rainer Seite 2 25.04.2019FeriPro – Harsefelder Ferienspaß 1. Einleitung Der Ferienspaß ist seit 2017 online erreichbar. Hierzu wird FeriPro genutzt. Dank FeriPro können auf dem Ferienpass die wichtigsten Infos gedruckt, was zur verbesserten Übersicht führt. Im Online-Programm kann hingegen viel mehr als zuvor angegeben werden. Den Veranstaltern wird die Verwaltung ihrer Veranstaltungen vereinfacht. Anmeldungen und die Verwaltung der Teilnehmer sind übersichtlich gestaltet. Die Veranstaltungen müssen bis zum Druck im System eingegeben werden, damit die benötigten Daten im Ferienpass angegeben werden können. Die Infos können nachträglich weiterhin angepasst werden. Ebenfalls können neue Veranstaltungen hinzugefügt werden, obwohl der Ferienspaß bereits gestartet ist, diese sind dann aber selbstverständlich nicht mehr im Ferienpass. Die neuen Möglichkeiten werden Ihnen in dieser Dokumentation genauer erläutert. Für weitere Infos können Sie auch das FeriPro-Handbuch unter http://hilfe.feripro.de/index.html nutzen. Bilder und Texte sind zum Teil der FeriPro-Demo unter demo.feripro.de entnommen. Die Bilder sind Beispiele und können bei Ihnen unterschiedlich aussehen. 2. Anmeldung Um sich an der Seite anzumelden, gehen Sie auf: Harsefeld.feripro.de oder Ferienspass.Harsefeld.de Klicken Sie auf den Button Nun öffnet sich die Anmeldeseite Foth, Rainer Seite 3 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß Hier geben Sie Ihren Benutzernamen und das jeweilige Kennwort ein. Diese können Sie dem Anschreiben entnehmen. Das Kennwort kann nicht von Ihnen geändert werden, jedoch kann ein neues Kennwort mit der von Ihnen hinterlegten E-Mail-Adresse angefordert werden. Bitte beachten Sie bei der Anmeldung die Groß- und Kleinschreibung! Nun sehen Sie die Verwaltungsansicht Ihres Benutzers. Hier können Sie Ihre Stammdaten einsehen, bearbeiten, Veranstaltungen verwalten und neue erstellen. Foth, Rainer Seite 4 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß 3. Stammdaten bearbeiten Bevor Sie mit der Erstellung von Veranstaltungen beginnen, sollten Sie bei Ihrer Erstanmeldung die Stammdaten anpassen. Die bereits hinterlegten Daten sind unvollständig und zum Teil einfache Platzhalter. Falls Sie Ihre Stammdaten erweitern möchten, so können Sie dies über einen Klick auf den Button tun. Felder die in der Datenbearbeitung ausgefüllt werden müssen sind mit einem Stern(*) markiert. Felder die nicht sichtbar sind, sind auch als solche markiert. Unter den Bildern finden Sie eine kurze Beschreibung zu den Feldern. Allgemeine Informationen Name: Name des Veranstalters: Webseite: Webseite des Veranstalters (nicht erforderlich) Benutzername: Ihr Benutzername zum Login (Dieser sollte normalerweise nicht geändert werden) Logo: Falls Sie ein Logo haben, so können Sie dieses hier einfügen Beschreibung: Eine kurze Beschreibung zum Veranstalter Foth, Rainer Seite 5 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß Adresse (nicht erforderlich) Ansprechpartner Anrede: Nichts, Herr, Frau Funktion: Falls Vorhanden kann hier eine Funktion notiert werden (nicht erforderlich) Vorname: Vorname des Ansprechpartners (nicht erforderlich) Nachname: Nachname des Ansprechpartners E-Mail-Adresse: E-Mail-Adresse des Ansprechpartners Telefon: Telefonnummer des Ansprechpartners Kontaktdaten öffentlich anzeigen: Hier kann gewählt werden, welche Daten öffentlich angezeigt werden. Es sind dann nur die Daten erforderlich, die angezeigt werden sollen. Foth, Rainer Seite 6 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß Online: Falls Sie Social Media, wie Twitter, Facebook, Instagram oder Snapchat nutzen, können Sie hier auf Ihr Profil verlinken. Notizen: Hier können Sie weitere Notizen hinzufügen, die nicht öffentlich angezeigt werden. Dies kann bei gemeinsamer Nutzung eines Benutzerkontos hilfreich sein. Foth, Rainer Seite 7 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß
4. Veranstaltungen
4.1 Erstellen einer Veranstaltung
Um eine neue Veranstaltung zu erstellen, wählen Sie unter dem jeweiligen Programm den Punkt
.
Die in dieser Ansicht vorhandenen Datenfelder sind Ähnlich wie die zuvor angegebenen Informationen
auf dem Anmeldebogen bis 2017. Hier haben Sie jedoch die Möglichkeit mehr Informationen
anzugeben. Ebenfalls ist die Beschreibung hier länger möglich als auf dem alten Ferienpass.
Die von Ihnen hier hinterlegten Informationen werden teilweise im Ferienpass gedruckt.
Veranstalter: Bezeichnung des Veranstalters
Kategorie: Hier können Sie Ihre Veranstaltung einer Kategorie hinzufügen. Dieses Feld kann jedoch frei
bleiben, da diese Funktion noch nicht genutzt wird.
Veranstaltungstitel: Titel der Veranstaltung
Kurzbeschreibung: Kurze Beschreibung die der Teilnehmer in der oberen Leiste der Veranstaltung
sieht. Dieses soll kurz und knapp die Veranstaltung beschreiben, wie zuvor im Veranstaltungspass.
Beschreibung: Vollständige Beschreibung zur Veranstaltung. Hier können Sie Ihre Veranstaltung
detaillierter beschreiben.
Info zum Feld Beschreibung: https://demo.feripro.de/hilfe/markdown
Der Link zur Seite befindet sich bei der Erstellung ebenfalls unter dem Feld Beschreibung
Foth, Rainer Seite 8 25.04.2019FeriPro – Harsefelder Ferienspaß Treffpunkt Treffpunkt Breitengrad/ Längengrad (kann bei Bedarf angepasst werden) Auswahlmöglichkeiten: Veranstaltung ist behindertengerecht Veranstaltung ist nur für Extra-Kunden (kann ignoriert werden. Eventuell in Zukunft genutzt.) Geschlechterbeschränkung: Nur Männlich, Weiblich oder Anzahl nach Geschlecht Minimale und Maximale Teilnehmeranzahl Anmeldung bis zum: Hier muss Ihre Anmeldefrist angegeben werden! Ist dieses Feld frei, können sich Nutzer bis zum Ende der Ferien anmelden! Mindest- und Höchstalter Preis: Bezahlung erfolgt an den Veranstalter direkt. Überweisungscode: (kann bei Barzahlung ignoriert werden) Foth, Rainer Seite 9 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß Informationen auf Veranstaltungspass: Dieser wird den Teilnehmern per Mail auf dem Veranstaltungspass angezeigt. Hier kann z.B. eingeblendet werden, was mitzubringen ist, bzw. Infos die in der Beschreibung nur für Teilnehmer wichtig ist. Hilfetext für Veranstalter-Hinweise: Text der während der Anmeldung gezeigt wird (genauere Info unter dem Feld) Geteilte Notizen: Notizen die nur für den Veranstalter einsehbar sind (Kann hilfreich werden bei geteilter Nutzung eines Benutzerkontos) Foth, Rainer Seite 10 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß Ansprechpartner: Ansprechpartner der Veranstaltung (Hier kann definiert werden, welche Felder angezeigt werden sollen). Nur die anzuzeigenden Felder müssen ausgefüllt werden. Benutzerdefinierte Fragen: Sollten weitere Informationen von den Nutzern benötigt werden, ist dies über Benutzerdefinierte Fragen möglich. Die Fragen können nur vom JUBS erstellt, aber müssen dann von jedem Veranstalter genutzt werden. Wenn bestimmte Fragen nicht über bestehende Infos geklärt werden können, jedoch zwingend notwendig sind, wenden Sie sich an das JUBS. Die Felder können dann in das System eingepflegt werden. Aufgrund von damit auftretenden Problemen, sollte diese Funktion jedoch noch nicht verwendet werden. Termine: Termine der Veranstaltung (Handelt es sich um eine Veranstaltung, die zusammenhängend an mehreren Zeitpunkten stattfindet, können diese hier angegeben werden. Sind die einzelnen Termine unabhängig voneinander, muss eine eigene Veranstaltung für jeden Termin angelegt werden. Dies kann über die Kopieren Funktion (4.3) erleichtert werden). Abgesagt: Ist eine Veranstaltung abgesagt, kann dieses Feld aktiviert werden. Daraufhin sind keine neuen Anmeldungen mehr möglich. Bereits angemeldete Nutzer müssen daraufhin benachrichtigt werden. Foth, Rainer Seite 11 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß 4.2 Verwalten von Veranstaltungen 4.2.1 Veranstaltung bearbeiten Unter dem Punkt Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit Ihre bereits erstellten Veranstaltungen zu verwalten. Diese können Sie hier kopieren oder anpassen. Nachdem Sie eine Veranstaltung ausgewählt haben, können Sie über den Punkt Veranstaltung bearbeiten drei bis vier Unterpunkte wählen: Veranstaltung bearbeiten: Bearbeitung, wie bei der Erstellung. Hier können z.B. Termine hinzugefügt oder die Veranstaltung abgesagt werden. Bilder verwalten: Bilder zur Veranstaltung hinzufügen oder löschen. Anhänge verwalten: Anhänge zur Veranstaltung hinzufügen oder löschen. Z.B.: Checklisten, etc. Preiskategorien verwalten: Preise der Veranstaltung nach Kategorie bestimmen (Samtgemeinde, Gemeinde). Dieser Punkt wird normalerweise nicht benötigt und auch nur angezeigt, wenn Preiskategorien vorliegen. 4.2.2 Exportieren von Daten Über die Punkte und können Sie sich die Daten der Anmeldung als Excel- Datei exportieren oder ausdrucken. Hierbei haben Sie die Möglichkeit die benötigten Werte anzupassen, sodass nachher im Export nur die von Ihnen gewünschten Daten gelistet werden. Foth, Rainer Seite 12 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß 4.2.3 Anmeldungen verwalten Unterhalb der gewählten Veranstaltung befinden sich die jeweiligen Anmeldungen. Hier können Sie einsehen, welch Personen bereits der Veranstaltung zugeteilt sind, wer bereits bezahlt hat, wann die Person sich angemeldet hat und weitere Infos zur Person. Auch hierüber können Sie eine Mail an die Teilnehmer senden. Hierbei werden die Teilnehmer je nach Auswahl der Mail direkt in den Verteiler aufgenommen. Sie können natürlich weitere Personen dem Verteiler hinzufügen. Foth, Rainer Seite 13 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß 4.3 Veranstaltungen Kopieren Um eine Veranstaltung zu kopieren, wählen Sie den Punkt . Hier kann gewählt werden, in welches Programm die Veranstaltung kopiert werden soll. Ist dies getan, öffnet sich ein Fenster, das aussieht wie das Erstellen einer neuen Veranstaltung, jedoch sind alle Felder bereits ausgefüllt und müssen nur noch angepasst werden. 4.4 Kontaktieren von Teilnehmern Falls Sie Teilnehmer einer bestimmten Veranstaltung kontaktieren müssen (z.B. wegen Änderungen, Zahlung, etc.) so ist dies über den Punkt möglich. Foth, Rainer Seite 14 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß Über die oberen Felder können Sie die Empfänger auswählen und filtern. Standardmäßig sind alle Teilnehmer ausgewählt. In den weiteren Feldern können Sie wie in anderen Mail-Programmen einen Betreff, den Inhalt, evtl. Anhänge und die Absender E-Mail angeben. Ebenfalls können Sie angeben, dass jede E-Mail-Adresse nur einmal angeschrieben werden soll. Dies ist bei Geschwisteranmeldungen hilfreich. Ist dies erledigt, so erhalten über den Punkt die Möglichkeit Ihre Eingabe zu kontrollieren. Sind alle Eingaben korrekt, so kann die Mail über einen Klick auf verschickt werden. Foth, Rainer Seite 15 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß 5. FAQ (Häufig gestellte Fragen) F.: Muss man Veranstaltungen, die an unterschiedlichen Zeitpunkten stattfinden einzeln anlegen? A.: Ja, wenn die Veranstaltungen nicht zusammenhängen, muss für jeden Termin eine eigene Veranstaltung angelegt werden. Hierbei kann jedoch die ganze Veranstaltung kopiert und angepasst werfen. Hängt eine Veranstaltung jedoch zusammen (wie z.B. ein Kurs an mehreren Terminen), kann eine Veranstaltung mit mehreren Terminen erstellt werden. F.: Ich habe eine Veranstaltung im Letzen Jahr erstellt und möchte diese auch im neuen Programm anbieten. Ist dies möglich? A.: Ja, hierzu muss einfach bei der alten Veranstaltung die Kopieren Funktion genutzt werden. Alte Programme werden Archiviert und können weiterhin eingesehen werden. F.: Ist die Bezahlung in diesem Jahr wieder beim JUBS? A.: Nein, in diesem Jahr erfolgt die Bezahlung nur beim Veranstalter. F.: Ich möchte gerne eine Veranstaltung anbieten, jedoch läuft das Ferienprogramm bereits. Was kann ich tun? A.: Sie können auch während des laufenden Programms weitere Veranstaltungen hinzufügen. Diese werden leider nicht im Ferienpass angezeigt, da diese vor Beginn des Programms gedruckt werden. F.: Meine Veranstaltung fällt leider aus, wie kann ich hier vorgehen? A.: FeriPro bietet die Möglichkeit eine Veranstaltung als abgesagt zu markieren. So verhindern Sie, dass sich weitere Personen anmelden. Sollten bereits Anmeldungen vorliegen, können Sie betroffene Personen über die Nachrichten Funktion in FeriPro kontaktieren. F.: Ich habe mein Kennwort vergessen. Wie kann ich mich jetzt bei FeriPro anmelden? A.: Sie können bei der Anmeldung über den Punkt Passwort vergessen ein neues Kennwort an Ihre registrierte Mail senden. Haben Sie hierbei Probleme, können Sie sich ein neues Kennwort vom JUBS setzten lassen. F.: Ich habe kein Interesse mehr am Ferienprogramm teilzunehmen, wie kann ich meinen Account löschen? A.: Ihren Account können Sie nicht selber löschen. Hierzu müssen Sie das JUBS kontaktieren. Daraufhin wird Ihr Account vollständig gelöscht. Möchten Sie in Zukunft jedoch wieder Veranstaltungen anbieten, erstellen wir Ihnen gerne ein neues Profil. Die alten Daten können dabei selbstverständlich nicht übernommen werden. F.: Ich habe Veranstaltungen während der anderen Ferien. Kann die Anmeldung für diese auch über FeriPro laufen? A.: Noch nicht, dies soll sich jedoch in Zukunft ändern, sodass auch während der anderen Ferienzeiten Programme laufen. F.: Eine Veranstaltung wurde versehentlich doppelt angelegt, kann ich diese löschen? A.: Nein, eine Veranstaltung kann nur von der Institution gelöscht werden. Informieren Sie in einem solchen Fall das JUBS. F.: Ich benötige ein angezeigtes Benutzerdefiniertes Feld nicht. Kann ich dieses ausblenden? A.: Nein, Benutzerdefinierte Felder werden immer angezeigt. Es ist jedoch möglich, dass die benötigten Fragen bei der Anmeldung angezeigt werden. Dadurch ist die Abfrage einmalig vorhanden. In diesem Jahr sollten aufgrund dieser Problemstellung keine Felder genutzt werden. F.: Meine Anmeldefrist soll nach den Ferien sein, Ist dies möglich? A.: Ja, Anmeldefristen dürfen länger sein, als die Standardfrist. Foth, Rainer Seite 16 25.04.2019
FeriPro – Harsefelder Ferienspaß 6. Links und Hilfen Harsefeld.FeriPro.de oder Ferienspass.Harsefeld.de Die FeriPro-Seite für Harsefeld. Beide Links führen auf harsefeld.feripro.de. Demo.FeriPro.de Testseite zu FeriPro. Hier kann FeriPro getestet werden ohne im Echtsystem zu arbeiten. Beachten Sie jedoch, dass auch andere Zugang zu dieser Seite haben, auch wenn Daten nach einiger Zeit entfernt werden. Es wird empfohlen nicht mit Echtdaten zu arbeiten. Um auch hier eine Veranstalteransicht zu erhalten, muss bei einem beliebigen Veranstalter ein Kennwort gesetzt werden. Daraufhin kann man sich mit diesem anmelden. Für Tests reicht jedoch der Test-Admin: Benutzername: Walter Wurzel Passwort: test Hilfe.FeriPro.de Erweiterte Dokumentation zu FeriPro. Hier erhalten Sie ausführlichere Infos zu den einzelnen Menüpunkten und Möglichkeiten. https://demo.feripro.de/hilfe/markdown Info zum Feld Beschreibung. Hier erhalten Sie Infos zu Formatierungsmöglichkeiten im Feld Beschreibung. Diesen Link finden Sie auch bei der Erstellung einer Veranstaltung unter dem Feld „Beschreibung“. Foth, Rainer Seite 17 25.04.2019
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