Besser Arbeiten mit Microsoft 365 - Einführung M365 - Beratung, Implementierung und Migrationskonzepte
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Besser Arbeiten mit Microsoft 365 Einführung M365 - Beratung, Implementierung und Migrationskonzepte Henning Breyer, Direktor Vertrieb - @Beck_et_al - LinkedIn henning.breyer@becketal.com +49(0)1622626445 Zielstattstr. 42 – 81379 München
Die drei Ebenen der M365 Einführung
Was soll eigentlich erreicht werden?
Es ist wichtig, dass alle Beteiligten verstehen, was man im Kern vor hat:
• IT/Tech Projekt • IT/Business Mitarbeiter Projekt • IT+HR+CorpCom Programm aus
• Alte Lizenzen/Infrastruktur zu • Neue Funktionen für mehr mehreren Projektinitiativen
erneuern/ abzulösen Produktivität • Business Digitalisierung
(Mitarbeitende+ Tools)
• IT Betrieb verändert sich • IT bringt neue Werkzeuge
• Mitarbeitende bekommen neue • Mitarbeiter können (theoretisch) • Mitarbeitende werden insgesamt
Tools besser arbeiten produktiver
• Das Unternehmen wird digital
Wertbeitrag
Die neuen Funktionen warten
Keine oder nur geringe Wirkung auf darauf, innovativ genutzt zu IT trägt zur Verbesserung des
das Geschäft. werden. Unternehmensergebnis bei.
Digital Transformation
Upgrade-Projekt Funktions-Projekt
Programm
Komplexität
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Unser praxiserprobtes Vorgehensmodell für M365 Einführungen
ermöglicht eine ganzheitliche Perspektive
Basierend auf den Erfolgsfaktoren “Tun” (Toolset), “Können” (Skillset) & “Wollen” (Mindset)
Infrastruktur People Org & Strategie Geschäft Kultur
Mindset
Zweck & Ziele Mgmt.- &
Evergreen support Führungsstil
Use cases
Skillset
Arbeitsstil
Governanc Policies/Re Integratione Employee
Plattform Architektur/ Ökosystem Toolset e geln n KPI experience
Dieses Framework dient im weiteren Verlauf als Rahmen unseres Angebots. Die einzelnen Blöcke und Themen sind in jedem Kundenprojekt unterschiedlich
gewichtet, zahlen aber aufeinander ein. Es ist ein System von einander abhängigen, und sich aufeinander beziehenden Komponenten.
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Der abgestimmte Dreiklang von Tun, Können und Wollen führt zu
einem positiven Projekterfolg
Die Separierung in Technik, Schulung und Change Management ist unbedingt zu vermeiden
Organi-
sations-
Organisation Prozesse Lernen Kommunikation Wahrnehmung/ Realität Vision/ Strategie kultur
* *
Mindset Skillset Toolset Erfolgreiches
Digitales Arbeiten
Interne
Mitarbeiter*in Team Abteilung Führungsteam Geschäftsleitung Unternehmen
Akteure
Externe
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Die optimale Infrastruktur ist eine notwendige, aber nicht
hinreichende Voraussetzung für Erfolg
Hinweise auf weitere Themen, die zu berücksichtigen sind:
Da in der Ausschreibung nicht explizit nachgefragt, beschränken wir uns auf einige allgemeine Hinweise. Gerne stehen wir zur Verfügung, um die einzelnen
Aspekte mit Ihren Experten zu besprechen.
Hinter jedem Kasten verbirgt sich ein spezifisches
Modul mit Workshops und konzeptioneller
1 3 Arbeit, um die jeweiligen Themen
Digital Maturity 2 Anwendungs- fälle
Check Mission Statement erarbeiten voranzubringen.
Check/ Verfeinerung
Bei Interesse können wir die Aufgaben und
6 Anforderungen detailliert vorstellen.
Kommunikations-
konzept
7
8 Führungs-kräfte
User Support Spezial
Konzept 5 4 Adoption/
Lernkonzept Change Management
Design
(Kundenbeispiel)
Auf den folgenden Seiten sind die aus unserer Erfahrung nach wichtigsten Themen angeschnitten. Die Liste erhebt jedoch keinen Anspruch auf
Vollständigkeit.
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3 So könnte eine Aufgabenbeschreibung eines BE
Use Case Design Arbeitspaketes aussehen ISP
IEL
Arbeitspaketbeschreibung
Kurze Beschreibung Wichtig, weil… Input vom Kunden
• Gemeinsames Verständnis von Anwendungsfällen • Ein zentrales Element der gesamten • Workshop organisieren
und wie diese im Kontext des Microsoft 365 zum Implementierungsstrategie. • Teilnahme am Workshop
Vorteil der Unternehmen genutzt werden können
• Beschreibung von generischen Anwendungsfällen • Use-Case-Input von Interessengruppen
• Entwicklung von priorisierten Anwendungsfällen • Gegenprobe-Interviews/Gruppeninterviews
für die Unternehmen Format/ Methoden
• Fünf-Fett-Schritte-Workshop
Risiken
• Gruppeninterviews für die Top 3-5
• Wir finden keine überzeugenden Anwendungsfälle
Anwendungsfälle
• Mitherausgabe am Dokument
Ergebnis/ Auswirkung • (Kontinuierliche Entwicklung von Fällen auch
• Überzeugende Anwendungsfälle mit klarem Bezug während der Implementierungsphase)
zum "Wozu" des Leitbildes und/oder der
Geschäftsstrategie
Beitrag/ Teilnehmer
• Lieferbar: ein einseitiges Definitionsdokument pro
Aufwand • Im Idealfall finden wir Leute aus verschiedenen
Anwendungsfall als Kapitel des
Funktionen zur Teilnahme
Implementierungskonzepts • Bea: 8 Tage
• Auswirkung: Anwendungsfälle werden der • Kunde: Workshop-Teilnahme und hinzufügen.
Schwerpunkt für Lernen und Kommunikation sein Interviews/Gruppeninterviews
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Ein Patentrezept für erfolgreiche M365 Einführung gibt es nicht.
Aber einige Hinweise, was keinesfalls fehlen darf:
Anwendungsfälle Fokus auf Führungskräfte Digital Citizens und Vielfalt
Schlüssel zum Erfolg. Besondere Situation verstehen Vielfalt zulassen.
Generische Anwendungsfälle als Basis Das Führungssystem ändert sich nicht Der Wunsch nach Standardisierung ist
=> Spezifische Anwendungsfälle als von heute auf morgen. nachvollziehbar, geht aber oft an der
Einführungsleitlinie (müssen aus den Woher nehmen sich die Führungskräfte Wirklichkeit vorbei. Nicht alles über einen
Geschäftsbereichen kommen) die Zeit, sich selbst damit zu Kamm scheren.
beschäftigen? Mitarbeitende befähigen und ermächtigen
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Es ist nötig und sinnvoll, die Mitarbeitenden selbst ins Tun zu
bekommen. Denn: “The way we get to the future is the future we get.”
Was positiv zur Adoption beiträgt:
“Guides” in der Fläche Learning Hub als zentrale Plattform
• Freiwilligkeit • Es geht um mehr als eine SharePoint
• Fokus auf Mindset, nicht auf Tool- Site!
Funktion • Für Information, Lernen, Coaching,
• Ausbildung ist bereits digital Austausch, Support
• Anders als Poweruser! • Guides haben die Verantwortung
Digitaler Inhalt ist Lerninhalt Evergreen Collaborative User Support
• Peer-to-Peer/ User Generated • Evergreen Support verlangt
Content Anpassungen im Service Management
• Standard UND Individuell • Lernen, Coaching, Consulting und
• Community Management Support wachsen zusammen
• Ist nie zu Ende.
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Das Multiplikator:innen Konzept.
Nicht für die Mitarbeitenden denken – sondern mit Ihnen!
M365 ist eine notwendige Voraussetzung für Digitales Arbeiten. Zum Leben erwecken es
aber die Mitarbeitenden, die damit ihre Arbeitsziele besser erreichen.
Mit den Multiplikator:innen erreichen und bewegen wir schnell alle Ebenen, Organisationseinheiten
und Lokationen innerhalb der Unternehmen. Wir üben digitales Arbeiten mit Microsoft 365 und
geben den Teams und Arbeitsgruppen die Möglichkeit, besser zusammenzuarbeiten. So erfinden und
verbessern wir unsere Zusammenarbeitsprozesse neu.
65 To olset
i c ro soft 3 Den Digitalen
M Gemeinsames Arbeitsplatz
Digital Mindset Erarbeiten auf mitgestalten
Augenhöhe
Digital
Skillse
t
Teilen Ihre Arbeit
Multiplikator:innen als Digital Work „Champions“ transparent Voneinander lernen
Sind keine Key User im herkömmlichen Verständnis des Wortes. Sie
sind eine Gruppe von Freiwilligen aus allen Ebenen des
Unternehmens, sie haben Lust darauf, Innovationen im Arbeitsstill zu
Zusammenarbeits
heben und Veränderungen zu pushen. Sie helfen Ihren Kolleg:innen
-Prozesse neu
vor Ort, den Nutzen von M365 über das Tool hinaus zu entdecken und
gestalten
einzusetzen.
Programm Dauer: Je nach Ziel und Voraussetzungen idealerweise 3 – 6 Wochen bei 10-
15% der Arbeitszeit des Digital Champions.
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© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIAL
Digital Champions sind das richtige Konzept, um Digitales Arbeiten
mit M365 erfolgreich bei den Kunden zu verankern.
Selbst digital zusammenarbeitend lernen die Champions gemeinsam und erfahren Digitales
Arbeiten, um in ihrem jeweiligen Arbeitsumfeld ihre Kolleg:innen dafür zu begeistern.
Eine lockere Gruppe von Kolleg:innen mit .. wird zu einem Netzwerk von Expert:innen .. das spezifische Use Cases entwickelt und … so heben die Digital Champions
Neugierde .. für Digitales Arbeiten .. wiederverwertbaren Modelle … praktischen Geschäftsnutzen durch M365
Multiplikator:innen haben Pilotworkshops helfen um: Adoption Workshops helfen: Workshops der Champions in der
folgende Schlüssel Charakter- • Digitales Arbeiten zu erfahren • agile Einführungsteams zu gesamten Organisation:
merkmale: • Team Dynamik zu verstehen bilden • Verbreiten Digital Work
• Intrinsisch motiviert • Vermittlungskompetenz • spezifische Use Cases zu bauen Erfahrung und Praxis
• Am Geschäftserfolg interessiert • Methoden kennenzulernen • Rahmenbedingungen und • Nutzen die Use Cases und v.a.:
• Kommunikativ • Use Cases zu entwickeln und Einsatzbereiche vor Ort zu • Sorgen sie für die nachhaltige
• Digital / technisch interessiert v.a. klären und v.a. Weiterverbreitung der neuen
und v.a. • Ein Mindset für Digitales • Zu verstehen, wie man im Arbeitsformen und der
• Wollen verändern Arbeiten zu entwickeln lokalen Umfeld helfen kann digitalen Zusammenarbeit
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© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALSchon bei der Einführung zu berücksichtigen:
M365 hat tiefgreifende Auswirkungen auf die IT Organisation
Es beschleunigt die Evolution vom IT Help Desk zu kollaborativen User Services
Continuous Improvement Evergreen Services Coaching Services
• Kontinuierliche Anpassungen der • Am Puls der O365 MS Ankündigungen • Inhalte bereitstellen: Videos, Blogs,
Wissensdatenbanken • Aufbereiten in die Guide Community Animationen, …
• Aktive Push-Info an Anwender*innen • Update channel releases • Online-Teach-Ins zu digital good practices
• Trainieren des 1st Level Support • Aufbereiten der Auswirkungen von Changes • Onboarding Concierge Services für VIPs und
• Tickets & Requests auslösen für Service Owner und spezifische wichtige Stakeholder
• Aktive Teilnahme in Gremien, Anwendergruppen • Nano consulting as a Service (für spezifische
Anwenderbeiräten, Service Überprüfungen, • Evergreen Kommunikation im Hub Nutzergruppen)
etc. • Lernmöglichkeiten schaffen • Hub Community Management
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© Beck et al. Services 2020 | CONFIDENTIALUnternehmensprofil
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© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALStandorte München(DE), Cluj (RO), Florianópolis (BR)
Mitarbeitende Gesamt 97; DE 49 – RO 32 – BR 16 (Headcounts)
Zertifizierte Techniker 75% aller Mitarbeitenden
Gesellschafter Ab Mai 2020 Teil eines neu formierten Digital Service Champions gemeinsam
mit der binary und der direktgruppe
Umsatz in DE 2018: € 9 Mio 2019: € 11 Mio
Umsatzverteilung 45% recurring revenue, 45% projects, 10% licenses/ provisions
Eigenkapital > € 1.8 Mio
Relevante Automotive (Dräxlmaier, TRATON, Continental, Magna, Infineon)
Kunden
Travel & Transport (Lufthansa Group, Amadeus)
Segmente
„Hidden champions“ (KWS SAAT SE, pfm medical, Viridium, …)
Facts & Öffentliche Auftraggeber (BMVG, Bundeswehr, EU Agenturen)
Figures
Technologie Microsoft, AWS, HCL, Nexthink, Splunk, Beezy, MangoApps, Coyo, …
Partnerschaften
16Beck et al.
Mission statement Unsere Business Practices
Work.Together.
Enable Digital Work
Human-centric transformation Form Data to Results
Data-driven
Mitarbeitende
transformation
arbeiten digitaler
und produktiver Aus Daten werde
nutzbare
Informationen.
We help our customers to quickly and non- work.
disruptively renew, refresh and keep together.
running their critical business systems,
using new AI, ML, Automation and other
cloud native tools, systems and
approaches.
We enable and empower our customers’ Shape a flexible IT
Flexible & agile infrastructure & operations
employees to work more productively in
the cloud and on the edge. Wir helfen IT Abteilungen auch in Zukunft wertvolle Partner
des Business zu bleiben
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Mehr unter www.becketal.com
© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALReferenzen für Microsoft 365
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© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALUnser Microsoft Service
Portfolio
Ein Top 20 Microsoft Partner!
Wir stellen die:
• Betreuung von Ca. 2 Mio M365 Anwendern bei unseren Kunden,
• Die reibungslose Migration von anderen Plattformen zu M365
• die Integration von vorhandenen Business Applikationen,
• den betreuten Betrieb in Deutschland und weltweit bis zu 24 Stunden,
• Den Support vom Services Desk bis zum 3rd Level
• im gesamten Microsoft Stack,
• mit ca. 120 Microsoft zertifizierten Mitarbeitern,
• bei Kunden im Mittelstand und Enterprise Kunden,
sicher
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© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALBeck et al. M365 Offering
Wir decken die gesamte Supply Chain von M365 ab
Design Aufbau Rahmen Betrieb
• Architektur • Infrastruktur Deployment • ShP / ShP Online • Betrieb
• Mobile Benutzung • On prem/ Hybrid/ Cloud • Social Intranet basierend auf SharePoint/ • 24/7 On Call
• Roll Out Szenarien • Hohe Verfügbarkeit Office 365 • 2nd/3rd Level Support
• Security & Compliance • Test Management • API Entwicklung und Integration • Social Support Setup & Coaching
Infrastruktur
• Intranet Architektur • Azure Kompetenzen • Kognitive Assistenten • Administration der externen
• Authentifizierung & SSO Preinstalling • Real time Übersetzungen Anwender
nativ oder für weitere Parteien • Community Management
• Tools für die automatisierte Installation • Integration in die Business Prozesse
• Add-on Deployment (Harmon.ie…)
• Bots / AI
• Readiness Check • Change Management • Workplace Design • Social Support & Learning
Consulting
• Business Vision • Enablement Strategien • Umsetzung • Evergreen Approach
• Business Value • Tutorials – FAQs - Workshops - • Evolution – Value Patterns
• Workplace Design Webinare – Trainings
• IAM Consulting
© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALKWS SAAT SE – Beck et al. Full Service Provider für den kompletten
Office 365 Stack.
Migration, Betrieb und Weiterentwicklung aus einer Hand.
KWS SAAT SE & Leistungsbeschreibung Projekt Spezifika
CO KGaA
• Migration und Abschaltung On
KWS SAAT hatte das Ziel alle ihre on premises genutzten Microsoft Systeme nach Möglichkeit zu Premises Systeme
KWS zählt weltweit zu den "Danke für die • Erarbeiten neuer Arbeitsweisen
führenden Pflanzenzüchtern Office 365 zu migrieren. Inhaltlich haben wir zusammen die folgenden Themenbereiche migriert:
richtigen Leute, für den • Umstellung auf MS Teams
und Saatgutherstellern. Rund Job, vom Techniker bis zum • Einführung zentrales Identity
• Skype for Business, final auf Teams
5.500 Mitarbeiter in mehr als Architekten. Es klappt alles • OneDrive Mangement mit Okta
70 Ländern – mit wunderbar." • Exchange
Kernmärkten in Deutschland, • SharePoint
Europa, Nord- und • Identity and Access Management
Matthias Helmke Zahlen und Fakten
Südamerika sowie in China –
Head of Expert Hub
erwirtschafteten im Mengengerüst: Größenordnung
Infrastructure & Service
Geschäftsjahr 2018 / 2019 • 5.500 Mitarbeiter
Management • >100 TB
einen Umsatz von 1.1 Mrd. • 4.500 Benutzer (O365)
GIT- EIS Global Infrastructure &
Euro. Der Konzernsitz • 6.500 Mailboxen
Service Management Wann
• 1.000 SharePoint-Websites • Ca 2 Jahre (2017 Start S4B,
befindet sich in Einbeck. • 4.500 Skype-Nutzer 2018 Exchange, 2019 IAM
Phone +49 (0) 5561 311-527 • 12.000 aktive und inaktive Identitäten und SharePoint)
Mobile +49 (0) 151 18855383
matthias.helmke@kws.com Größe des Teams
Inhaltliche Aufgaben: • 4 O365 Engineers
• 2 SharePoint Devs
• Migration
• Provisioning Technologien/ Partner
• Microsoft
• Rollout • AvePoint
• Global Governance and Compliance • Nintex
• Migration SharePoint zu Modern Design, Nintex Ersatz durch O365 Board Mittel • Nexthink
• OKTA
• Exclaimer
• Ernst & Lackner
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© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALLufthansa Group– Die Digitale Transformation des Konzerns beginnt
mit der Digitalisierung der Arbeitsumgebung der Mitarbeitenden
Work.Better.Together – Office 365 als Werkzeug für bessere Zusammenarbeit
Lufthansa Group Leistungsbeschreibung Projekt Spezifika
Ohne die Plattform Das Projekt besteht aus zwei Workstreams – Technik und HR • Einführung in 12 Business
Die Lufthansa Group ist ein Units weltweit
weltweit operierender Office365 und ohne die
Luftverkehrskonzern. Die Arbeit des Projektteams Mit der Migration zu O365 waren 12 Geschäftseinheiten, die in einem Tenant arbeiten, betroffen. • Möglichst digitale
Lufthansa Group im rund um Beck et al. Konzeption
Geschäftsjahr 2019 einen hätten wir den Corona Insgesamt umfasste das Projekt: • Parallel zur techn.
Umsatz von 36.424 Mio. bedingten Umstieg ins • 50.000 Benutzer Einführung
EUR.
Home Office nicht so • 91.000 Mailboxen
Die Lufthansa Group setzt
sich aus den reibungslos geschafft. • 8.000 SharePoint-Websites Zahlen und Fakten
Geschäftsfeldern Network Klasse Arbeit! • 50.000 Skype-Nutzer
Airlines, Eurowings sowie • (25 000 Telefonie-Benutzer) Größenordnung
den Aviation Services Mathias Hermainski, • 135.000 Mitarbeiter
zusammen. Zu den Projektleiter Office 365, HR Beck et al. unterstützte den HR Teil des Projektes vollumfänglich • 50.000 O365 Nutzer
Aviation Services zählen • Ermittlung des Reifegrads
die Geschäftsfelder
Erreichbar unter: • Konzeption und Einführung eines mitarbeiterzentrierten Guide Konzepts Wann
Logistik, Technik, Catering
sowie die Weiteren +49(0)151 58931450 • Konzeption, Implementierung und Betrieb eines Einrichtung eines Lernzentrums als zentralem • Juli 2018 bis Mai 2020
Gesellschaften und Mathias.hermainski@dlh.de Hub für Office 365 (digital, virtuell in MS SP/Teams) • …
Konzernfunktionen. • Coaching des mittleren und oberen Managements
• Ausbildung von 500 SmartGuides (Konzept und Durchführung) Größe des Teams
• KPI-Konzept und -Implementierung • In der Spitze bis zu 15
Mitarbeiter
• Technologien/ Partner
• Microsoft
• netmedia
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© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALContinental AG – Office 365 und unterstützt die Vision von
attraktivster und modernster Arbeitgeber zu sein
Unsere Agilität und Flexibilität versetzt Continental in die Lage die neuen Services voll zu nutzen
Continental AG Projektbeschreibung Projekt Spezifika
Die Continental AG, Beck et al. ist auf Continental AG hat bis zur Migration zu O365, IBM Notes und IBM Sametime für E-Mails, Kalender • Beteiligung in allen Phasen der
kurz Conti, ist ein und die virtuelle Zusammenarbeit (IBM Connections) verwendet. Migration zu O365.
positive Weise fast wie
• Wir haben den Support von 0
börsennotierter deutscher Au ein Start-up auf 160.000 Nutzer
tomobilzulieferer mit Sitz Unternehmen. Sie Des Weiteren nutzen sie verschiedene Produkte von Microsoft, vor allem für Arbeitsplatz und
gewährleistet
in Hannover. Das reagieren sehr schnell, Kollaboration (MS SharePoint 2013).
Unternehmen beschäftigt superflexibel und
etwa 241.000 Mitarbeiter an Continental wollte jedoch eine neue, effizientere und anwenderfreundlichere Arbeitsumgebung Zahlen und Fakten
interagieren mit uns
über 540 Standorten in auf persönlicher Ebene. einführen. 2015 wurde die Entscheidung getroffen, den Wechsel auf Microsoft Office 365 zu
Größenordnung
60 Ländern. Darüber hinaus sind sie vollziehen. • 240.000 Mitarbeiter
Continental hat sich von transparent und sagen, • 160.000 O365 Nutzer
einem reinen ob sie nicht in der Lage Nach der Konzeptionsphase, bestand das Ziel darin, alle betroffenen Mitarbeiter von Continental bis
Ende Dezember 2018 zu Office 365 zu migrieren. Mit der Verwendung des Quest Tools wurde die Wann
Reifenhersteller zu einem der sind, etwas zu tun. • Projekt:
größten Migration, als auch die Koexistenz zwischen Notes und O365 gewährleistet. 2018- 2019
Automobilzulieferer • …
entwickelt Stefan Hopf, Nach der Hypercarephase, wurde Beck et al. mit dem Aufbau des Supports im 2nd und 3rd Level
beauftragt. Größe des Teams
Projektleiter IT O365 • Ca. 25 Mitarbeiter
Erreichbar unter: Neben der Bearbeitung der Incidents ist Beck et al. im Evergreen Support vollständig eingebunden, Technologies/ Partners
+49(0)172671589 um die durchgehend bereitgestellten Updates auch aus Sicht der Service Manager, als auch der User • Microsoft
zu bewerten und geeignete Maßnahmen vorzubereiten. • Quest
Stefan.hopf@conti.de • BELOS (Bechtle)
• HCL
• holistic-net GmbH
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© Beck et al. 2020 | CONFIDENTIALThe way we get to the future is the future we get.
@beck_et_al
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