BGV AUF NUMMER SICHER - Beim Vertrags-Management geht der - Consulting4it
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FALLSTUDIE
Beim Vertrags-Management geht der
BGV AUF NUMMER SICHER.
Inhalte, Laufzeiten und Verantwortlich- Abteilungsleiter IT-Betrieb der Badischen
keiten von Verträgen geraten leicht Versicherungen (BGV) in Karlsruhe. ÜBER BGV
außer Kontrolle. Werden dadurch
Kündigungstermine verpasst oder Mittlerweile hat sich diese Situation beim Seit 95 Jahren versichert der 1923 als
redundate Leistungen bezogen, so kos- BGV aber erheblich gebessert, denn die Badischer Gemeinde-Versicherungs-
tet das unter Umständen viel Geld. Ein Versicherung hat ein tool-gestütztes Ver- Verband gegründete BGV Privatperso-
sauberes Vertrags-Management bringt trags-Management aufgebaut. nen, Firmen und kommunale Einrichtun-
also Rendite. Wie das funktioniert, gen vorzugsweise im Raum Baden.
zeigt das Beispiel des BGV in Karlsruhe. Schon für die Wartungsverträge mit den Staub hat er nicht angesetzt: Mit Ak-
ganz großen Softwareanbietern würde tionen wie einem für alle Mitarbeiter
Allein im IT-Bereich geht die Zahl der unter- sich der Aufwand gelohnt haben, sagt offenen „Innovationszirkel“, der „Zu-
schiedlichen Verträge vielerorts in die Hun- Steimer: „Der Support für die eingesetzten kunftswerkstatt Versicherungen“ sowie
derte: Hier eine Software, dort ein Service, Softwareprodukte kostet viel Geld – und Kooperationen mit dem Fraunhofer
dann eine Erweiterung, eine Laufzeitver- noch mehr, wenn man die Verträge nicht Institut für Arbeitswirtschaft und Orga-
längerung, von unterschiedlichen Stellen in genau beobachtet. Laufzeiten, proaktive nisation, der Hochschule Pforzheim und
Auftrag gegeben, pauschal genehmigt, oder automatische Verlängerungen, unter- namhaften Beratungsgesellschaften
irgendwo abgelegt: Am Ende weiß kaum schiedliche Rechnungszyklen – monatlich, treibt er die Digitalisierung des Ver-
noch jemand, was genau in welchem Kon- quartalsweise oder jährlich – lassen sich sicherungsgeschäfts voran. Auch der
text vereinbart wurde, wessen Unterschrift händisch mittlerweile nicht mehr bewälti- 80 Köpfe zählende IT-Bereich nimmt
da eigentlich druntersteht und ob das über- gen. Und deshalb,“ so der Abteilungsleiter, am Wandel teil – nicht nur die kunden-
haupt noch benötigt wird. Ganz zu schwei- „brauchten wir eine Plattform, über die sich nahen Anwendungsbereiche, sondern
gen davon, dass mittlerweile auch andere laufende Verträge managen lassen und die auch die 28 Mitarbeiterinnen und Mit-
Fachbereiche Serviceverträge mit IT-Bezug uns helfen könnte, die damit verbundenen arbeiter, die für den IT-Betrieb zuständig
schließen – im Rahmen der sogenannten Vorgänge, beispielsweise die Rechnungs- sind. Denn ohne eine stabile Basis gerät
Schatten-IT. prüfung, zu automatisieren“. Vor diesem der digitale Überbau ins Wanken.
Hintergrund nahm der BGV vor etwa drei
Wer das nachhalten will, muss Sisyphos- Jahren das Thema Vertrags-Management
Arbeit leisten. „Immer wieder kommen in Angriff.
ohne eine Beauftragung plötzlich Rechnun-
gen rein, die dann naturgemäß schwer zu
prüfen sind“, bestätigt Vladimir Steimer,
FALLSTUDIE
KLARE ZIELE allgemeinen Instandhaltungsverträge so Die Tool-Entscheidung fiel zugunsten der
gering, dass sich die Verwaltungsabläufe „Matrix42 Compliance Suite“ aus. Das
Jürgen Kilian zeichnet innerhalb des Benut- ohne größere Probleme vom einen auf den Produkt umfasst neben Lizenz- und Asset-
zerservice der BGV nicht nur für den klassi- anderen Bereich übertragen lassen. „Mit Management auch ein komfortables Ver-
schen IT-Service, sondern auch für das Ver- dem Vertrags-Management haben wir zum trags-Management-Modul. Der BGV hatte
trags-Management sowie den IT-Einkauf ersten Mal allgemeine Unternehmenspro- den Werkzeugkasten schon vor Jahren an-
und die Rechnungsbearbeitung verantwort- zesse in der IT-Service-Management-Lö- geschafft – zunächst nur für den Service-
lich. Er benennt die sechs Ziele, die das sung abgebildet“, erinnert sich Steimer, Desk und das Asset-Management, aber
Projektteam von Anfang an verfolgte: „und diese Prozesse eignen sich gleicher- schon mit der Option, später das Vertrags-
maßen für IT- wie auch für Non-IT-Equip- Management zu nutzen.
1. An der Spitze der Prioritätenliste stand ment beziehungsweise -Services“.
die Transparenz über die Situation Die IT-Komponenten des BGV referenzier-
jedes Vertrags – hinsichtlich Inhalt, ERWARTUNGEN UND PROZESSE ten bereits auf die Matrix42 eigene CMDB
Laufzeit und Verantwortung. DEFINIERT (Configuration Management Data Base).
Ein neues Werkzeug hätte also weitere
2. Damit sollte das Vertrags-Manage- In einem mehrstufigen Vorprojekt formulier- Schnittstellen erfordert. Auch das trug zur
ment auch als Basis für die Budgetpla- ten die Projektmitglieder sowohl in der IT Entscheidungsfindung bei.
nungen und Rechnungsbearbeitung als auch im Facility-Management ihre
dienen. Erwartungen und begannen damit, die ENTSCHEIDUNGSHILFE AUF
notwendigen Prozesse zu entwerfen. Sie EINEN BLICK
3. Desweiteren galt es, einen unterneh- fragten sich: Was tut uns am meisten weh?
mensweiten Prozess für Vertragsan- Wo wollen wir hin? Und was brauchen wir, „Die Verknüpfung von Hard- und Software
bahnung und -abschluss einzuführen. um dahin zu kommen? mit laufenden Verträgen ist bei allen Pla-
nungen von großem Vorteil“, erläutert
4. Die Genehmigungen beim Vertragsab- Dann galt es, die Bedingungen festzulegen: Kilian: „Wenn ein Leasingvertrag ausläuft,
schluss sollten so dokumentiert werden, Beschaffungsrichtlinien, Einkaufskonditionen, bekomme ich frühzeitig eine Erinnerung.
dass im Nachhinein immer ein Ver- Sicherheitsanforderungen, Zeichnungsre- Die abzuholenden Geräte sind über das
antwortlicher identifizierbar wäre. geln, Angebotseinholung und Compliance.
5. Für noch mehr Transparenz war eine In der Folge waren schwierige Entschei-
lückenlose Historie der Vertragsände- dungen zu treffen:
rungen geplant.
• Wie definiert sich eigentlich ein
6. Und als Dreh- und Angelpunkt des Vertrag?
Vertrags-Managements wurde die
zentrale elektronische Ablage für alle • Welche Verträge sollen in das System
Verträge identifiziert. aufgenommen werden?
Das bedeutete in der Konsequenz: Schluss • Wann steigt das System in den Prozess
mit den separaten Bestellordnern für jeden ein – schon bei der Anbahnung oder
einzelnen Fachbereich sowie für die IT! erst bei Vertragsabschluss?
Schluss mit redundanten Lösungen und
Services oder Software-Tools, die anschlie- • Wer darf Verträge unterzeichnen, wer „Mit dem Vertrags-Management haben wir
ßend nicht in die Infrastruktur passten! soll sie genehmigen? zum ersten Mal allgemeine Unternehmens-
prozesse in der IT-Service-Management-
Schluss mit Verträgen, deren Unterschriften Lösung abgebildet. Und diese Prozesse
bereits verblasst und kaum noch lesbar • Welche Bereiche müssen in die Lösung eignen sich gleichermaßen für IT- wie auch
waren! einbezogen werden? für Non-IT-Equipment beziehungsweise
-Services“.
Schluss aber auch mit der künstlichen Tren- • Und wie lassen sich die Abläufe bei-
nung zwischen Unternehmens-Services spielsweise mit den BGV-eigenen Vladimir Steimer,
und IT-Services! In dieser Hinsicht sind die Beschaffungsrichtlinien unter einen Abteilungsleiter IT-Betrieb
Unterschiede zwischen IT-Verträgen und Hut bringen?
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integrierte Asset-Management direkt mit Auch für die Moderation zwischen der gehörenden Prozesse hat der BGV ge-
dem Vertrag verbunden. Man kann einfach Arbeitsweise der Betroffenen und der Funk- meinsam mit der Consulting4IT in der
eine Liste mit den aktuellen Standorten tionsweise des Tools ist externe Beratung „Personal-Bewegungsmeldung“ abgebildet.
ausdrucken und sie dem Fieldservice zur sinnvoll, wie Steimer einräumt: „Wenn Sie Als Systemintegrator mit Prozesserfahrung
Abholung oder zum Austausch überge- zu viel Hand anlegen und zu sehr vom liefert Consulting4IT deutlich mehr als rein
ben.“ Diese durchgehende Transparenz Standard abweichen, ist das Tool nicht technische Beratung.
mache den Austausch deutlich einfacher. mehr handhabbar.“ Laut Kilian war es zu-
Im Vertrags-Management-System sind nächst gar nicht so einfach, die Unterneh- Die Bewegungsmeldung ist Bestandteil der
heute alle aktiven Verträge hinterlegt. mensbereiche von Vorteilen der Lösung zu „Digitalen Agenda“, welche der BGV für
Integriert ist auch das Anforderungs- überzeugen. Frühzeitig holte das Projekt- sich aufgestellt hat. Die Lösung stand auf
Management mit einem internen sowie team deshalb den Vorstand ins Boot. Schließ- der To-do-Liste der Personalabteilung an
einem externen Fragenkatalog. Hiermit lich ging es um einen Teil der Unternehmens- oberster Stelle. Als Fernziel ist die „Dunkel-
wird sichergestellt, dass die fachlichen kosten, sprich: um das IT-Budget. verarbeitung“ definiert, also die automati-
sowie technischen Anforderungen in die sche Verarbeitung der HR-Prozesse, ohne
IT-Infrastruktur eingebunden werden „Das ist, aufgrund der dedizierten Planung dass die Anwender eingreifen oder über-
können. der IT-Services, kalkuliert und genehmigt,“ haupt einen Gedanken daran verschwen-
macht Steimer deutlich, „und dann geht es den müssen.
Mit dem ebenfalls integrierten Workflow- nicht, dass durch die Hintertür etwas her-
Management lassen sich Prozesse wie Ver- eingeholt wird, was die Planung zunichte
tragserstellung, -änderung und -kündigung macht.“ Ergebnis der Diskussion: Alle Be-
von Anfang bis Ende automatisieren. Die schaffungen mit IT-Anteil werden künftig
Anforderungen beziehungsweise Verträge mit der IT abgestimmt.
durchlaufen einen mehrstufigen Prüf- und
Genehmigungsprozess, der neben der Ver- DIE PERSONAL-
trags-Managerin, einer Juristin, auch den BEWEGUNGSMELDUNG
Security-Manager und die Arbeitnehmer-
vertretung einschließt. Dass eine Matrix42 basierende Lösung
außerhalb der IT für die Bearbeitung von
Die Nutzer können die sie betreffenden Geschäftsvorfällen Verwendung findet, ist
Verträge anschließend per Self-Service im bislang eher selten; der BGV spielt hier
Auge behalten. Läuft ein Vertrag aus, be- eine Vorreiterrolle. So nutzt das Facility-
kommt der User automatisch eine Benach- Management das Incident-Management
richtigung vom System. Er sieht dann auf der Software längst für Störungsmeldungen.
einen Blick, um welche Art von Vertrag es
sich handelt. Gleichzeitig hat er auch die Ebenfalls auf der Grundlage von Matrix42
Kontaktdaten des jeweiligen Geschäfts- und mit Unterstützung durch Consulting4IT
partners auf dem Schirm. „Er muss also gar arbeitet das IT-Betriebs-Team an einem
nicht erst in den Vertrag hinein, sondern verwandten Projekt: der „Personal-Bewe- Dass eine Matrix42 basierende Lösung
kann sich aufgrund der Kopfdaten in der gungsmeldung“. Eine Idee davon, was es außerhalb der IT für die Bearbeitung von
Geschäftsvorfällen Verwendung findet,
Maske entscheiden, ob er verlängert oder damit auf sich hat, vermittelt der Fachjargon- ist bislang eher selten; der BGV spielt hier
nicht“, sagt Steimer. Begriff „Joiners – Movers – Leavers“. Auch eine Vorreiterrolle. So nutzt das Facility-
hier geht es um Verträge – neue Arbeits- Management das Incident-Management
der Software längst für Störungsmeldungen.
ES GING UM NICHTS WENIGER ALS verträge, Änderungsverträge oder die
DAS IT-BUDGET Auflösung solcher Verträge.
Hilfestellung für die Einführung gab der Davon sind auch Asset- und Konfigurations-
IT-Dienstleister Consulting4IT aus Wald- Management betroffen: Die IT möchte
bronn bei Karlsruhe, ein Platinum-Partner möglichst auf einen Blick erkennen, welche
von Matrix42. Er unterstützte den BGV Serviceanforderungen jeder Mitarbeiter
BEST PERFORMING PARTNER
unter anderem bei der aufwändigen und aktuell hat, welche obsolet sind und wie
technisch anspruchsvollen Implementierung der Status der zugehörigen Verträge
des Genehmigungsverfahrens. aussieht. Die zu den Personalvorgängen
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FAZIT Service-Level-Agreements für den Sup-
port-Fall liegen offen und sind im Bedarfs-
Derzeit ist das Projektteam damit beschäf- fall schnell verfügbar.
tigt, weitere Workflows zu implementieren,
um noch mehr Prozessautomatisierungen „Die durchgehende Transparenz hat auch
auf der Basis von Self-Services zuzulassen. zur Senkung der laufenden Kosten
„Das ist wichtig, weil es uns bei der IT-inter- beigetragen“, resümiert Steimer: „Ein
nen Optimierung hilft“, erläutert Steimer, Wartungsvertrag für eine Software, die
„beispielsweise wollen wir bei der Anlage nicht mehr eingesetzt wird, ist identifizier-
eines neuen Benutzers die bislang notwen- bar und kann gekündigt werden – das
dige Abzweigung über den Administrator klingt in der Theorie selbstverständlich,
beseitigen.“ aber jeder IT-Verantwortliche kennt den
Unterschied zwischen Theorie und Praxis.“
Es gibt also noch ein bisschen was zu tun.
Aber schon heute zieht der BGV einen
unbestrittenen Mehrwert aus der Ver-
trags-Management-Lösung. Kilian nennt
ihn „Transparenz über die vertraglichen
Regelungen mit unseren Partnern“. Die
konkreten Ansprechpartner und die
„Die durchgehende Transparenz hat auch
zur Senkung der laufenden Kosten beige-
tragen. Ein Wartungsvertrag für eine Soft-
ware, die nicht mehr eingesetzt wird, ist
identifizierbar und kann gekündigt werden
– das klingt in der Theorie selbstverständ-
lich, aber jeder IT-Verantwortliche kennt den
Unterschied zwischen Theorie und Praxis.“
Vladimir Steimer,
Abteilungsleiter IT-Betrieb
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