Business Conferencing Outlook - Version 16.3 Endanwender - Lindenbaum Conferencing
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Business Conferencing Outlook® Endanwender Version 16.3 Stand: 16. April 2020
Inhaltsverzeichnis 1 Impressum ....................................................................................... 3 2 Kontakt ............................................................................................. 4 3 Einführung ........................................................................................ 5 4 Add-in installieren ............................................................................. 6 5 Outlook® einrichten .......................................................................... 7 6 Stellvertreterkonto einrichten ........................................................... 10 7 Konferenz buchen .......................................................................... 13 8 An Konferenz teilnehmen ................................................................ 15 9 Konferenz verwalten ....................................................................... 38
Seite 3 1 Impressum
1 Impressum
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Seite 4 2 Kontakt
2 Kontakt
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Seite 5 3 Einführung
3 Einführung
In diesem Kapitel erfahren Sie, unter welchen Voraussetzungen Sie das Outlook® Add-in nutzen
können.
3.1 Systemvoraussetzungen
• Betriebssystem
• Windows® XP
• Windows VistaTM ohne Service Pack (nur mit aktivierter Benutzersteuerung). Benut-
zersteuerung aktivieren unter Start > Systemsteuerung > Benutzerkonten >
Benutzerkonten > Benutzersteuerung ein- oder ausschalten.
• Windows VistaTM SP1
• Windows® 7 (32 und 64 bit)
• Windows® 8 (32 und 64 bit)
• Windows® 8.1 (32 und 64 bit)
• Windows® 10 (32 und 64 bit)
• Outlook®: 2002 (Office XP), 2003 und 2007, 2010, 2013 (32 und 64 bit bei Outlook® 2010
und 2013), Outlook 2016
• .NET Framework: Sie benötigen .NET Version 2, 3.5 oder 4.
Wenn Sie die in Kapitel “Stellvertreterkonto einrichten” auf Seite 10 beschriebene Stellvertreterein-
richtung nutzen möchten, dann muss der Stellvertreter Outlook® 2002 SP3 (und später), Outlook®
2003 SP1 (und später) oder Outlook® 2007 verwenden.
3.2 Outlook®
Die in dieser Dokumentation enthaltenen Outlook®-Grafiken beziehen sich auf Microsoft® Office
Outlook® 2016. Die Darstellungen können von anderen Office-Versionen abweichen.
Der Fokus dieser Dokumentation liegt auf der Beschreibung der Funktionalitäten des Outlook®
Add-ins. Für eine ausführliche Beschreibung der Outlook®-Funktionalitäten verwenden Sie die
Microsoft®-Hilfe Ihres Outlooks® (? > Microsoft Office Outlook-Hilfe).
Seite 6 4 Add-in installieren
4 Add-in installieren
Um das Outlook® Add-in zu installieren, müssen Sie Ihr Outlook® schließen.
Falls Sie als Inhaber des Konferenzkontos Konferenzbuchungen nicht selbst vornehmen möchten,
sondern diese Aufgabe einer Stellvertretung übergeben möchten, dann ist es ausreichend, wenn
das Add-in nur auf dem PC der Stellvertretung installiert wird. Informationen zur Einrichtung eines
Stellvertreters erhalten Sie im Kapitel “Stellvertreterkonto einrichten” auf Seite 10.
(1) Schließen Sie Ihr Outlook®.
(2) Starten Sie das Installationsprogramm des Outlook® Add-ins per Doppelklick.
Der Installationsassistent öffnet sich.
(3) Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten.
Das Add-in wurde installiert.
Abbildung 1: Add-in-Menüleiste
Das Outlook® Add-in wurde installiert. Die Menüleiste des Add-ins wurde integriert. Bei Outlook®
2010 und 2013 wurde der Menüpunkt Add-Ins in der Ribbon-Menüleiste erzeugt.
Seite 7 5 Outlook® einrichten
5 Outlook® einrichten
In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie Ihr Outlook® einrichten, um das Add-in nutzen
zu können.
5.1 Ihr persönliches Konto für das Konferenzsystem ein-
richten
Um Ihr Konto einzurichten, müssen Sie Outlook® geöffnet haben.
Falls Sie nicht selbst Buchungen vornehmen möchten, sondern diese Aufgabe Ihrer Stellvertre-
tung überlassen, dann gehen Sie wie im Kapitel “Stellvertreterkonto einrichten” auf Seite 10
beschrieben vor.
Hinweis: Beim ersten Öffnen von Outlook® nach Installation des Add-ins erscheint das Fenster „Mein Kon-
ferenzsystemkonto einrichten“. Dieses Fenster können Sie jederzeit über > Konten Konfe-
renzsystem aufrufen oder über Datei > Optionen > Add-Ins > Add-In-Optionen > Reiter
„Lindenbaum Konferenz Add-In“ (falls nur dieses Add-In installiert ist, ist dieser Reiter automa-
tisch der aktive Reiter).
(4) Geben Sie Ihren Benutzernamen ein.
Hinweis: Der Benutzername muss identisch mit dem Benutzernamen für Ihren Konferenzsystem-Account
sein.
(5) Geben Sie Ihr Passwort ein.
Hinweis: Das Passwort muss identisch mit dem Passwort für Ihren Konferenzsystem-Account sein.
(6) Falls Sie Ihr Passwort speichern möchten, dann aktivieren Sie das Häkchen vor Passwort
speichern.
(7) Klicken Sie auf Einstellungen testen.
Neben dem Button Einstellungen testen erscheint der Text Test: OK.
Sie erhalten die Meldung „Test: Fehler. Die Anmeldeinformationen sind dem Konferenzserver nicht
bekannt. Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben.“
x Sie haben sich vertippt.
! Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort erneut ein. Achten Sie dabei auf die kor-
rekte Schreibweise.
Seite 8 5 Outlook® einrichten
x Die Kombination aus Benutzername und Passwort ist dem System nicht bekannt.
! Setzen Sie sich mit einem Support-Mitarbeiter in Verbindung.
x Ihr Konferenzkonto ist gesperrt.
! Setzen Sie sich mit einem Support-Mitarbeiter in Verbindung.
(8) Klicken Sie auf OK.
Die Einrichtung Ihres Kontos ist abgeschlossen.
5.2 Verbindung zum Internet einrichten
Um die Verbindung zum Internet für das Add-in einzurichten, müssen Sie Outlook® geöffnet
haben.
Standardmäßig werden die Netzwerkeinstellungen des Internet Explorers verwendet. Falls Sie
benutzerdefinierte Netzwerkeinstellungen verwenden möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:
(1) Klicken Sie auf Datei > Optionen > Add-Ins > Add-In-Optionen > Reiter „Lindenbaum
Konferenz Add-In“ (falls nur dieses Add-In installiert ist, ist dieser Reiter automatisch der
aktive Reiter).
(2) Klicken Sie auf Verbindungen....
(3) Klicken Sie auf Verwende benutzerdefinierte Netzwerkeinstellungen.
(4) Wählen Sie die gewünschten Einstellungen aus.
Wenden Sie sich bei Fragen zu den Netzwerkeinstellungen an Ihren Systemadministrator.
(5) Klicken Sie auf OK.
Die Verbindungs-Einstellungen wurden übernommen.
5.3 Sprache auswählen
Um die Sprache für das Add-in einzurichten, müssen Sie Outlook® geöffnet haben.
(1) Klicken Sie auf Datei > Optionen > Add-Ins > Add-In-Optionen > Reiter „Lindenbaum
Konferenz Add-In“ (falls nur dieses Add-In installiert ist, ist dieser Reiter automatisch der
aktive Reiter).
Seite 9 5 Outlook® einrichten
(2) Wählen Sie die Sprache im Drop-down-Menü aus.
Hinweis: Die Sprache betrifft die Oberfläche der Anwendung, die Texte der möglichen Einladungs-E-Mails
und die Sprachansagen in der laufenden Konferenz, die für alle Teilnehmer eingespielt werden.
Hinweis: Zur Auswahl stehen Deutsch und Englisch.
(3) Klicken Sie auf OK.
Die Sprach-Einstellungen wurden übernommen.
Seite 10 6 Stellvertreterkonto einrichten
6 Stellvertreterkonto einrichten
Um Ihr Konto einzurichten, müssen Sie Outlook® geöffnet haben.
Falls Sie als Inhaber des Konferenzkontos Konferenzbuchungen nicht selbst vornehmen möchten,
sondern diese Aufgabe einer Stellvertretung übergeben möchten, dann ist es ausreichend, wenn
das Add-in nur auf dem PC der Stellvertretung installiert wird. Einstellungen für die Stellvertretung
müssen sowohl auf Ihrem PC als auch auf dem PC der Stellvertretung vorgenommen werden.
(1) Richten Sie einen Stellvertreter ein (in Ihrem Outlook®):
Sie können nur Stellvertreter einrichten, wenn Ihr E-Mail-Konto über einen Microsoft Exchange
Server verwaltet wird.
• Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertretung.
• Klicken Sie auf Hinzufügen.
• Wählen Sie den Benutzer per Doppelklick aus der Liste aus, der stellvertretend für Sie
Buchungen vornehmen soll.
• Klicken Sie auf OK.
Der Stellvertreter wurde eingerichtet.
• Ändern Sie bei Bedarf Rechtefreigaben für die Stellvertretung, indem Sie den Stellvertreter
auswählen und auf Berechtigungen... klicken.
Damit die Stellvertretung Konferenzbuchungen vornehmen kann, muss sie nur Zugriff auf den
Kalender haben. Alle anderen Berechtigungen müssen nicht gesetzt werden.
• Wenn der Stellvertreter die Berechtigung erhalten soll, bestehende Termine zu
ändern, dann wählen Sie bei Kalender die Stufe 3.
• Wenn der Stellvertreter nicht die Berechtigung erhalten soll, bestehende Termine zu
ändern, dann wählen Sie bei Kalender die Stufe 2.
• Wenn der Stellvertreter eine Kopie der Benachrichtigungs-E-Mails erhalten soll, dann
aktivieren Sie die Checkbox vor „Erhält Kopien der an mich gesendeten Bespre-
chungsnachrichten“.
(2) Zeigen Sie den freigegebenen Kalender an (im Outlook® des Stellvertreters):
• Klicken Sie auf Kalender.Seite 11 6 Stellvertreterkonto einrichten
• Klicken Sie auf Kalender öffnen und dann auf Freigegebenen Kalender öffnen.
• Klicken Sie auf Name....
• Wählen Sie den Benutzer per Doppelklick aus, für den Sie stellvertretend Konferenzen
buchen möchten.
• Klicken Sie auf OK.
Sie sehen nun neben Ihrem Kalender auch den Kalender der Person, für die Sie die Stellvertretung
sind.
(3) Richten Sie ein Stellvertreterkonto ein (im Outlook® des Stellvertreters):
• Klicken Sie auf Datei > Optionen > Add-Ins > Add-In-Optionen... > Reiter Lindenbaum
Konferenz Add-In (falls nur dieses Add-In installiert ist, ist dieser Reiter automatisch
der aktive Reiter) > Konten Konferenzsystem....
• Klicken Sie unter dem Text Stellvertreterkonto auf Hinzufügen....
• Geben Sie den Namen der Stellvertretung ein.
Bei einem Stellvertreterkonto können Sie nur das Verfahren Kennung mit Benutzername und
Passwort verwenden, da beim Verfahren Zertifikat ein Client-Zertifikat ausgewählt werden muss,
das nur auf dem PC des Inhabers des Konferenzkontos installiert ist.
• Geben Sie den Benutzernamen des Inhabers des Konferenzkontos ein (die Person, für die
Sie stellvertretend Buchungen vornehmen möchten).
• Geben Sie das Passwort des Inhabers des Konferenzkontos ein (die Person, für die Sie
stellvertretend Buchungen vornehmen möchten).
• Falls Sie Ihr Passwort speichern möchten, dann aktivieren Sie das Häkchen vor Passwort
speichern.
• Klicken Sie auf Einstellungen testen.
Neben dem Button Einstellungen testen erscheint der Text Test: OK.
Sie erhalten die Meldung „Test: Fehler. Die Anmeldeinformationen sind dem Konferenzserver nicht
bekannt. Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben.“
x Sie haben sich vertippt.
! Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort erneut ein. Achten Sie dabei auf die kor-
rekte Schreibweise.
x Die Kombination aus Benutzername und Passwort ist dem System nicht bekannt.Seite 12 6 Stellvertreterkonto einrichten
! Kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
x Ihr Konferenzkonto ist gesperrt.
! Setzen Sie sich mit einem Support-Mitarbeiter in Verbindung.
• Klicken Sie auf OK.
Die Einrichtung des Stellvertreterkontos ist abgeschlossen. Informationen zur Installation des Add-
ins erhalten Sie im Kapitel “Add-in installieren” auf Seite 6. Weitere Einstellungsmöglichkeiten
erfahren Sie in den Abschnitten “Verbindung zum Internet einrichten” auf Seite 8 und “Sprache
auswählen” auf Seite 8. Der Abschnitt “Ihr persönliches Konto für das Konferenzsystem einrich-
ten” auf Seite 7 ist für Sie nicht relevant.Seite 13 7 Konferenz buchen
7 Konferenz buchen
Um Ihr Konto einzurichten, müssen Sie Outlook® geöffnet haben.
(1) Klicken Sie auf Neue Konferenz. (Bei Outlook® 2010 und 2013 befindet sich dieser Punkt
unter dem Menüpunkt Add-Ins.
Abbildung 2: Konferenz buchen
Wählen Sie den Konferenztypen aus:
• Telefonkonferenz
• Web-Präsentation: Telefonkonferenz und Web-Präsentation
• Nur Web-Präsentation
• Web-Meeting: Telefonkonferenz und Web-Meeting
• Nur Web-Meeting
• Konferenzraum: Auswahl einer Konferenz, die Sie mit der Option „jederzeit“, also ohne
festen Termin, in Ihrem Account gebucht haben.
(2) Geben Sie bei Bedarf eine Kostenstelle ein.
Hinweis: Die Kostenstelle kann für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet
werden.
(3) Geben Sei bei Bedarf einen Sicherheitscode ein.
Hinweis: Der Sicherheitscode wird zusätzlich zum Zugangscode verwendet.
(4) Geben Sei bei Bedarf einen Sicherheitscode ein.
(5) Callback erlaubt: Alle Teilnehmenden können sich anrufen lassen (siehe “Mich anrufen” aufSeite 14 7 Konferenz buchen
Seite 19).
Die Einstellungen für Ihre Konferenz sind nun abgeschlossen.
(6) Geben Sie im Textfeld hinter An... die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein, die an der Kon-
ferenz teilnehmen sollen.
Wenn Sie Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch auswählen möchten, dann klicken Sie auf An....
(7) Füllen Sie nun wie gewohnt Ihre Outlook®-Besprechungsanfrage aus.
Sie müssen keinen Einladungstext verfassen. Dieser wird automatisch generiert, sobald Sie die
Besprechungsanfrage senden. Falls Sie einen individuellen Text eingeben, dann wird dieser
zusammen mit dem automatisch generierten Einladungstext versendet.
(8) Klicken Sie auf Senden.
Falls Sie als Stellvertreter buchen und noch kein Konto eingerichtet haben, werden Sie nun dazu
aufgefordert. Lesen Sie dazu Kapitel “Stellvertreterkonto einrichten” auf Seite 10.
Beachten Sie, dass die Einladungs-E-Mail einer Outlook®-Besprechungsanfrage entspricht und
daher nur mit E-Mail-Clients geöffnet werden kann, die Outlook®-Einladungs-E-Mails unterstüt-
zen.
Hinweis: Sie können auch nachträglich Teilnehmer hinzufügen. Wählen Sie dafür die Konferenz in Ihrem Ter-
minkalender per Doppelklick aus. Klicken Sie auf den Registerreiter Terminplanung und dann auf-
Weitere einladen.
Hinweis: Sie können einen gebuchten Termin auch in eine Konferenz umwandeln. Wählen Sie den
gewünschten Termin in Ihrem Terminkalender per Doppelklick aus und klicken Sie auf Als Linden-
baum Konferenz. (In Outlook® 2007, 2010 und 2013 finden Sie diese Option in der Ribbon-
Menüleiste. Sie wird dort als Telefon Konferenz bezeichnet.)
Hinweis: Sie können Ihre Konferenzbuchung auch direkt aus Ihrem Outlook®-Kalender beginnen. Doppelk-
licken Sie dafür im Kalender auf den Termin, an dem Sie eine Telefonkonferenz führen möchten.
Ein neues Terminfenster öffnet sich. Klicken Sie auf Als Lindenbaum Konferenz.
Alle Teilnehmer erhalten eine Einladungs-E-Mail mit allen relevanten Informationen, wie Einwahlruf-
nummer und Zugangscode. Die Konferenz wird automatisch in Ihrem Outlook®-Kalender und
Ihrem Konferenzsystem-Account eingetragen.Seite 15 8 An Konferenz teilnehmen
8 An Konferenz teilnehmen
Konferenzen starten Sie ganz bequem in Ihrem Account oder aus Ihrer Einladungs-E-Mail heraus.
Im Konferenz-Bereich haben Sie alles im Blick und können Ihre Präsentation oder Web-Meeting-
Sitzung starten.
Abbildung 3: Konferenz-BereichSeite 16 8 An Konferenz teilnehmen
8.1 Konferenz starten und daran teilnehmen
Konferenzen können Sie direkt in Ihrem Account oder über einen Button in Ihrer Einladungs-E-Mail
starten. Sobald die Konferenz gestartet ist, gelangen Sie in den Konferenz-Bereich. Dort können
Sie die Konferenz steuern, mit allen Teilnehmern chatten und Präsentationen / Web-Meetings star-
ten (abhängig davon, welche Optionen Sie für die Konferenz dazugebucht haben). Wenn Sie die
Konferenz in Ihrem Account starten oder daran teilnehmen, dann öffnet sich der Konferenz-
Bereich in Ihrem Account. Wenn Sie zum Start bzw. zur Teilnahme an der Konferenz den Button
in Ihrer Einladungs-E-Mail verwenden, öffnet sich der Konferenz-Bereich separat außerhalb Ihres
Accounts.
Um die Konferenz zu starten oder daran teilzunehmen, loggen Sie sich in Ihren Account ein oder
öffnen Sie Ihr E-Mail-Konto, an das Sie die Einladung erhalten haben.
(1) Wenn Sie eine Konferenz in Ihrem Account gebucht haben, können Sie diese ganz einfach
starten bzw. daran teilnehmen.
• Wenn noch kein Teilnehmer in der Konferenz ist, klicken Sie auf Konferenz starten in den
Konferenzdetails oder Starten in der Konferenzübersicht.
Abbildung 4: Konferenz starten
• Wenn sich bereits ein Teilnehmer in der Konferenz befindet oder die Konferenz mit dem
Konferenz-Beginn sofort gebucht wurde, ist sie bereits gestartet und die BeschriftungSeite 17 8 An Konferenz teilnehmen
ändert sich. Klicken Sie auf Teilnehmen.
Abbildung 5: An Konferenz teilnehmen
Wenn Sie die Konferenz nicht über Ihren Account betreten, sondern über den Link in Ihrer Mode-
ratoren-Einladungs-E-Mail, dann haben Sie ebenfalls Steuerungsrechte, der Konferenz-Bereich
öffnet sich allerdings separat außerhalb Ihres Accounts. Sie haben keinen Zugriff auf in Ihrem
Account hinterlegte Daten wie Präsentationen, Audiofiles oder Adressbuch-Kontakte. Sie können
daher die Moderatoren-E-Mail auch an Personen weiterleiten, denen Sie Moderatoren-Steue-
rungsrechte geben wollen. Die Personen haben dann ebenfalls keinen Zugriff auf Ihren Account
und dort hinterlegte Daten.
Eine Konferenz, bei der die Option Teilnehmer anrufen aktiviert wurde, startet automatisch zum
angegebenen Termin (kann aber auch wie oben beschrieben vor dem gebuchten Termin manuell
gestartet werden). Wenn die Konferenz zu einem festen Termin gebucht wurde und die Option
Teilnehmer anrufen nicht aktiviert wurde, können Sie die Konferenz erst 30 Minuten vor dem
geplanten Beginn starten, indem Sie auf den Button Starten in den Konferenzdetails oder der
Konferenzübersicht klicken, oder bei Audio-Konferenzen, indem Sie sich mit den in der Einla-
dungs-E-Mail enthaltenen Zugangsdaten einwählen.Seite 18 8 An Konferenz teilnehmen
Abbildung 6: Einladungs-E-Mail
Falls es sich um eine Konferenz mit Audio handelt, öffnet sich nun der Konferenz-Bereich und der
Dialog „Zur Telefonkonferenz“, in dem Sie die verschiedenen Einwahlwege zur Auswahl haben.
Nachdem Sie sich eingewählt haben, können Sie Ihre Online-Präsentation / Ihr Web-Meeting star-
ten. Falls die Konferenz ohne Audio gebucht wurde, gelangen Sie direkt in den Konferenz-Bereich
und können dort die Präsentation oder das Web-Meeting starten.
8.2 Telefonkonferenz beitreten
Wenn Sie die Option Audio bei der Konferenzbuchung aktiviert haben, öffnet sich der Dialog mit
den verschiedenen Einwahlmöglichkeiten, sobald Sie die Konferenz gestartet haben/daran teil-
nehmen.Seite 19 8 An Konferenz teilnehmen
Abbildung 7: Zur Telefonkonferenz
Folgende Einwahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:
• Ich rufe an: Wenn Sie sich selbst einwählen möchten, wählen Sie das Land aus, in dem
Sie sich befinden und wählen Sie die angezeigte Einwahlrufnummer. Geben Sie dann den
persönlichen Zugangscode inkl. # über Ihre Telefontastatur ein.
Durch Eingabe des persönlichen Zugangscodes wird Ihr Telefon mit Ihrer Websitzung gematcht.
Dadurch müssen Sie beim Start einer Web-Meeting-Sitzung keine zusätzlichen Matching-PIN ein-
geben und Sie werden nicht zweimal in der Teilnehmerliste (einmal als Telefonteilnehmer und ein-
mal als Webteilnehmer) aufgeführt, sondern nur einmal als Telefon- und Webteilnehmer.
Wenn Sie das Fenster länger geöffnet haben, kann es sein, dass sich der Zugangscode ändert.
Der Zugangscode ist 30 Minuten lang für die Einwahl gültig. Wenn dieser abgelaufen ist, wird ein
neuer Zugangscode angezeigt.
• Mich anrufen: Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die Option Teilneh-
mer dürfen sich anrufen lassen bei der Konferenzbuchung aktiviert haben. Wählen Sie
das Land aus, in dem Sie sich befinden und geben Sie Ihre Rufnummer ein. Ihre Landes-
vorwahl wird automatisch ergänzt. Wenn Sie die Option Telefonnummer merken aktivie-
ren, ist das Feld beim nächsten Mal bereits mit Ihrer Rufnummer vorausgefüllt. Klicken Sie
dann auf Jetzt anrufen. Sie erhalten einen Anruf vom Konferenzsystem und werden direkt
in die Konferenz verbunden.
• Per Computer teilnehmen: Wenn Sie direkt mit Ihrem PC und Headset teilnehmen möch-Seite 20 8 An Konferenz teilnehmen
ten, dann wählen Sie diese Option. Sie benötigen dann kein Telefon. Diese Option steht
Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die Option Softphone bei der Konferenzbuchung akti-
viert haben. Klicken Sie auf Jetzt herunterladen. Der VoIP-Client wird heruntergeladen.
Starten Sie diesen per Doppelklick; eine Installation ist nicht erforderlich.
Hinweis: Der VoIP-Client steht nur für Windows-PCs zur Verfügung.
Hinweis: Falls beim Ausführen der Datei eine Meldung Ihres Antivirus-Programms erscheint, bestätigen Sie
diese/erlauben Sie das Ausführen der Datei.
Die Vorauswahl für den Audioausgang und Audioeingang ist „Standard“. Der Client wählt hier
automatisch die richtige Quelle, z. B. Ihr Headset mit Mikrofon. Falls Sie dennoch eine andere
Quelle für Toneingang oder -ausgang wählen möchten, können Sie dies dort auswählen. Falls Sie
nur zuhören möchten, müssen Sie kein Mikrofon anschließen.
Abbildung 8: VoIP-ClientSeite 21 8 An Konferenz teilnehmen
• Ich bin bereits in der Telefonkonferenz: Sie können sich auch direkt in die Konferenz ein-
wählen mit Einwahlrufnummer und Zugangscode, die Sie in der Einladungs-E-Mail finden.
Danach können Sie (optional) den hier angezeigten Matching-Code eingeben. Dieser hat
den gleichen Effekt wie der persönliche Zugangscode.
8.3 Inhalte präsentieren und Konferenz steuern
8.3.1 Web-Präsentation
Wenn Sie die Option Web-Präsentation bei der Konferenzbuchung aktiviert haben, können Sie
eine Präsentation vorführen. Falls Sie ebenfalls die Option Audio bei der Konferenzbuchung akti-
viert haben, müssen Sie die Telefonkonferenz starten, bevor Sie Ihre Präsentation zeigen können
(siehe Abschnitt “Telefonkonferenz beitreten” auf Seite 18).
Sie und Ihre Teilnehmer benötigen einen Flash®-Player Version 9 oder höher.
(1) Klicken Sie im Konferenz-Bereich auf Präsentation auswählen.
Abbildung 9: Konferenz-Bereich
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie eine bereits hochgeladene Präsentation starten kön-Seite 22 8 An Konferenz teilnehmen
nen oder eine neue Präsentation hochladen können.
(2) Wenn Sie eine neue Präsentation hochladen möchten, klicken Sie auf Durchsuchen. Wäh-
len Sie Ihre Präsentation per Doppelklick aus und klicken Sie auf Hochladen.
Das Hochladen kann je nach Umfang der Präsentation einen Moment dauern. Die Länge der Kon-
vertierungszeit richtet sich nach Textmenge und Animationsaufwand.
(3) Starten Sie die Präsentation, indem Sie auf Starten klicken.
Um in den Vollbildmodus zu wechseln, fahren Sie mit der Maus über die Folie. Dadurch erscheint
am rechten oberen Folienrand das Vollbild-Symbol . Mit einem Klick darauf wechseln Sie in
den Vollbildmodus. Ihre Teilnehmer können diese Funktion ebenfalls nutzen.
Verwenden Sie die Thumbnail-Ansicht, um durch Ihre Präsentation zu navigieren.
Animationen wie z. B. Folienübergänge bleiben erhalten.
Ihre Präsentation wird angezeigt und startet für alle Teilnehmer automatisch.
8.3.2 Web-Meeting
Wenn Sie die Option Web-Meeting bei der Konferenzbuchung aktiviert haben, können Sie eine
Web-Meeting-Sitzung durchführen und allen Teilnehmern Ihren Bildschirm übertragen und Doku-
mente gemeinsam mit ihnen bearbeiten. Falls Sie ebenfalls die Option Audio bei der Konferenz-
buchung aktiviert haben, müssen Sie die Telefonkonferenz starten, bevor Sie Ihr Web-Meeting
starten können (siehe Abschnitt “Telefonkonferenz beitreten” auf Seite 18).
• Wenn Sie Java aktiviert haben, wird der Web-Meeting-Client automatisch gestartet. Wenn
Sie kein Java aktiviert haben, klicken Sie im Konferenz-Bereich auf Web-Meeting beitre-
ten, speichern Sie die Datei und führen Sie sie aus.
Falls Meldungen von Java oder Ihrem Virenschutzprogramm erscheinen, müssen Sie diese bestä-
tigen.
Sobald Sie die Web-Meeting-Sitzung gestartet haben, öffnet sich der Web-Meeting-Client und
Ihre Teilnehmer können der Sitzung beitreten. Falls Ihnen eine Matching-PIN angezeigt wird
(#+Nummer), dann geben Sie diese über Ihre Telefontastatur ein.
Hinweis: Durch das Matching wird der Telefonteilnehmer dem Client zugeordnet. Teilweise geschieht das
Matching automatisch, z. B. wenn die Teilnehmer zur Telefonkonferenz angerufen werden (OptionSeite 23 8 An Konferenz teilnehmen
Teilnehmer anrufen bei der Konferenzbuchung). Das Matching hat den Vorteil, dass Sie die Teil-
nehmer über den Web-Meeting-Client stumm oder laut schalten können und dass die Teilnehmer
in der Teilnehmerliste nur ein Mal aufgeführt werden.
Falls Sie zusätzlich zum Web-Meeting eine Telefonkonferenz durchführen, wird das Web-Meeting
automatisch beendet, sobald Sie die Telefonkonferenz beenden.
Im Folgenden eine Übersicht über die Funktionen des Web-Meeting-Clients.
Abbildung 10: Webkonferenz-Client (Moderator- und Teilnehmer-Client)
Je nachdem, welches Betriebssystem Sie verwenden, stehen Ihnen nicht alle Funktionen des Cli-
ents zur Verfügung.Seite 24 8 An Konferenz teilnehmen
Die Sprache des Clients richtet sich nach der Betriebssystem-Sprache.
Der Web-Client wird verwendet, wenn Sie Linux verwenden.
Tabelle 1: Funktionsübersicht Webkonferenz-Client
Web-Client Mobile-
Windows MAC OS Cli-
Funktionen (HTML/ Apps iOS/
Client ent Flash) Android
Moderator ernennen + + - +
Bildschirm teilen + + - -
Mehrere Bildschirme übertragen + + - -
Teilnehmerliste + + + +
Einzelne Anwendung zur Übertragung + + - -
auswählen
Whiteboard verwenden + - - +
Whiteboard sehen + - + +
Fernsteuerung zulassen + + - -
Anderen Computer fernsteuern + + + +
Als Moderator Teilnehmer trennen + + - +
Chat + + + +
Dateien hochladen/herunterladen + + - -
Dateitransfer öffnen + - - -
Sitzung aufzeichnen + + - -
Übertragungsfenster + + + +
Video übertragen + + + (nur +
Flash
Web-Cli-
ent)
Video anderer Teilnehmer sehen + + + +
Schublade „Lognachrichten“ + + - -Seite 25 8 An Konferenz teilnehmen
Sie sind per Standard der Zeigende. Sobald ein Teilnehmer hinzukommt, geht ein separates Fen-
ster auf, in dem Sie einstellen können, welche Anwendungen Sie übertragen möchten. Diese Ein-
stellungen können Sie jederzeit in der Funktionsleiste APPLIKATIONSAUSWAHL anpassen.
Tabelle 2: Betriebssystem-/Browser-Kompatibilität
Mobile-Apps
Client Windows Client MAC OS Client Web-Client (HTML/Flash) iOS/Android
OS-Version / Windows XP/ Mac OS X 10.6 Internet Explorer (32- iOS 4.3 oder
Browser-Version Vista/7/8 (Snow Leopard) Bit) Version 8/9/10 höher Andro-
Mac OS X 10.7 Mozilla Firefox (32-Bit) id 2.2 oder
(Lion) Mac OS X RAPID RELEASE höher
10.8 (Mountain Google Chrome (32-
Lion) Bit) Version 24 und
höher Safari (nur Mac
OS X) RAPID Release
Per Standard wird der Client am rechten Bildschirmrand positioniert. Sie können den Client am
linken Bildschirmrand positionieren, indem Sie auf den oberen Rand des Clients klicken und mit
gedrückter linker Maustaste ihre Maus komplett bis zum linken Bildschirmrand bewegen und dort
die linke Maustaste loslassen.
Abbildung 11: Client verschieben
Sie können die Funktionsleisten vom Client abdocken und frei auf Ihrem Bildschirm anordnen. Klik-
ken Sie dafür auf den Leistenkopf einer Leiste und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Mausta-
ste an die gewünschte Position. Sie können die Leiste auch vom Client abdocken, indem Sie
auf klicken. Ein Doppelklick auf den Leistenkopf genügt, um die Leiste wieder am Client
anzudocken. Alternativ können Sie auch auf klicken.Seite 26 8 An Konferenz teilnehmen
Abbildung 12: Funktionsleiste verschieben
Folgende Zusatzfunktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
• Bildschirm wird übertragen. Klicken Sie auf das Symbol, um die Übertragung Ihres
Bildschirms zu pausieren. Das Symbol wechselt dann von auf . Die Teilnehmer
sehen ein Standbild Ihres zuletzt übertragenen Bildschirminhalts.
• Sitzung beenden
• Client minimieren
• Wenn Sie mit der Maus über fahren (nicht klicken):
• Blickrichtungswechsel: Wenn nur zwei Personen an der Sitzung teilnehmen,
kann hierüber das Zeigerecht an die andere Person übergeben werden, sodass die-
se Ihren Bildschirm zeigt.
• Whiteboard: Der aktuell übertragene Bildschirm wird in einem separaten Fen-
ster als Standbild angezeigt. Darauf kann mit verschiedenen Werkzeugen gemalt
werden bzw. Elemente können hervorgehoben werden.
• Sitzung (Bild und Ton) wird aufgezeichnet. Die Aufzeichnung ist auch möglich,
wenn sich nur der Moderator in der Sitzung befindet (der Ton wird in dieser Zeit pau-
siert/nicht aufgezeichnet). Die Aufzeichnung des Tons startet automatisch wieder,
sobald ein Teilnehmer hinzukommt. Aufzeichnungen können nach der Konferenz
unter Übersicht> Vergangene Konferenzen > Klick auf die Zeile der Konferenz
heruntergeladen werden.
• Spezialfunktionen: Verbindungsperformance-Test
Der Webkonferenz-Client besteht aus folgenden Funktionsleisten:
• Funktionsleiste SITZUNG: In dieser Leiste sehen Sie allgemeine Informationen zur Sitzung wie
z. B. die Sitzungsnummer (diese stellt z. B. bei Supportanfragen eine wertvolle Information
dar) und die Teilnehmeranzahl (die Anzahl ist die Summe aller Teilnehmer + aller Moderato-Seite 27 8 An Konferenz teilnehmen
ren). Darüber hinaus können Sie ein Passwort vergeben und die Sitzung absperren.
• Passwort: Wenn Sie ein Sitzungspasswort festlegen, müssen Ihre Teilnehmer dieses
beim Sitzungsstart eingeben. Teilen Sie daher allen Teilnehmern das Passwort mit.
• Sitzung absperren: Wenn Sie die Sitzung absperren, dann können sich keine weite-
ren Teilnehmer der Sitzung anschließen.
Abbildung 13: Funktionsleiste SITZUNG
• Funktionsleiste TEILNEHMER: In dieser Leiste sehen Sie, wer seinen Bildschirm zeigt und wer
Fernsteuerungsrechte besitzt (der Teilnehmer kann dann die Maus der Person steuern, die
ihren Bildschirm zeigt und alle Aktionen ausführen, die sie auch mit ihrer Maus ausführen
kann). Sie können festlegen, wer zeigen und wer steuern kann, indem Sie bei Bildschirm
von bzw. Fernstg. durch auf das jeweilige Drop-down-Menü klicken und eine Person aus-
wählen. Es stehen nur aktive Teilnehmer zur Auswahl; passive Teilnehmer können nicht aus-
gewählt werden. Sie können diese Rechte wieder entziehen, indem Sie im Drop-down-
Menü den Eintrag Niemand auswählen. Das Fernsteuerungsrecht können Sie alternativ
auch durch Drücken der Taste F11 auf Ihrer PC-Tastatur beenden.
• Zeigender Teilnehmer
• Anfrage, ob der Moderator/Teilnehmer seinen Bildschirm übertragen möchte,
wurde von ihm noch nicht bestätigt.
• Teilnehmer mit Steuerungsrecht
• Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, dann wird der Teilnehmer geparkt (er kann
dann weder hören, was gesprochen wird, noch wird er selbst gehört). Das Symbol
wird nur hinter gematchten Teilnehmern angezeigt. Gematcht bedeutet, dass der
Teilnehmer beim Start des Clients über sein Telefon die Matching-PIN eingegeben
hat (#+Nummer). Dadurch wird der Telefonteilnehmer dem Client zugeordnet. Bei
Dial-Out-Teilnehmern geschieht das Matching teilweise automatisch, beispielsweise
beim Moderator einer Dial-Out-Konferenz oder wenn Ihre Teilnehmer die Sitzung
über den Link in ihrer Einladungs-E-Mail starten.
• Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, dann wird der Teilnehmer stumm geschal-
tet (er kann dann hören, was gesprochen wird, wird aber selbst nicht gehört). Das
Symbol wird nur hinter gematchten Teilnehmern angezeigt. Gematcht bedeutet,
dass der Teilnehmer beim Start des Clients über sein Telefon die Matching-PIN ein-
gegeben hat (#+Nummer). Dadurch wird der Telefonteilnehmer dem Client zugeord-
net. Bei Dial-Out-Teilnehmern geschieht das Matching teilweise automatisch,
beispielsweise beim Moderator einer Dial-Out-Konferenz oder wenn Ihre Teilnehmer
die Sitzung über den Link in ihrer Einladungs-E-Mail starten.Seite 28 8 An Konferenz teilnehmen
• Sie können verschiedene Aktionen ausführen. Sie können Teilnehmer umbenen-
nen. Sie können die Verbindung von Teilnehmern trennen. Dabei wird nur die Verbin-
dung zur Webkonferenz unterbrochen (der Client des Teilnehmers wird geschlossen).
Der Teilnehmer bleibt weiterhin in der Telefonkonferenz (falls vorhanden). Sie können
beliebig vielen Teilnehmern gleichzeitig Moderator-Rechte zuweisen. Der Client des
Teilnehmers ändert sich dann von einem Teilnehmerclient in einen Moderatorenclient.
Der Teilnehmer hat somit die gleichen Aktionsmöglichkeiten wie der Moderator (er
kann z. B. andere Teilnehmer dazu auffordern, ihren Bildschirm zu übertragen). Sie
können Teilnehmer passiv schalten. Der passive Teilnehmer kann weiterhin den Bild-
schirm des Zeigenden sehen. Es wird dann kein Zeigepfeil angezeigt, wenn der Teil-
nehmer auf den angezeigten Bildschirm des Zeigenden klickt. Darüber hinaus kann
der passive Teilnehmer keine Chatnachrichten versenden oder Dateien hochladen
(jedoch Chatnachrichten empfangen und Dateien herunterladen). Passiven Teilneh-
mern kann der Moderator auch keine Zeige- und Steuerungsrechte zuweisen.
Abbildung 14: Funktionsleiste TEILNEHMER – Aktionen für alle Teilnehmer
Abbildung 15: Funktionsleiste TEILNEHMER – Aktionen für einzelne Teilnehmer
• Funktionsleiste APPLIKATIONSWAHL: In dieser Leiste können Sie auswählen, welche Dinge fürSeite 29 8 An Konferenz teilnehmen
die Teilnehmer sichtbar sein sollen.
• Sidebar übertragen: Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer Ihren Webkonferenz-
Client und alle seine Fenster (z. B. das Whiteboard) sehen, dann aktivieren Sie diese
Option.
• Neue Fenster übertragen: Wenn Sie möchten, dass alle Anwendungen, die Sie öff-
nen automatisch übertragen werden, dann aktivieren Sie diese Option.
• Desktop übertragen: Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer alles sehen können,
was Sie auf Ihrem Desktop abgelegt haben, dann aktivieren Sie diese Option.
• Taskleiste übertragen: Wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer Ihre Windows-
Taskleiste sehen, dann aktivieren Sie diese Option. Die Teilnehmer können dann,
unabhängig davon, welche Applikationen Sie freigegeben haben, die Windows-
Taskleiste mit den Symbolen von all Ihren geöffneten Programmen sehen.
• Applikationsauswahl: Wählen Sie alle Programme aus, die für die Teilnehmer sichtbar
sein sollen. Wenn Sie nur einzelne Fenster einer Applikation sichtbar machen möch-
ten, dann klicken Sie auf das + vor dem Programm in der Liste und wählen Sie nur
das Programmfenster aus, das Sie zeigen möchten. Wenn ein Teilnehmer seinen
Bildschirm überträgt, kann er entsprechend auch auswählen, welche Applikationen
er zeigen möchte.
Abbildung 16: Funktionsleiste APPLIKATIONSAUSWAHL
• Funktionsleiste MONITOR: In dieser Leiste sehen Sie, welche Anwendungen Sie übertragen
und wie der Teilnehmer das sieht. Dies dient Ihrer eigenen Kontrolle. Wenn Sie mehrere
Monitore angeschlossen haben, dann können Sie alle übertragen (Sie können bis zu 4
Monitore gleichzeitig übertragen) oder nur einen. Um nur einen auszuwählen, klicken Sie auf
den Monitor. Um alle Monitore auszuwählen, klicken auf den Rahmen, der die Monitore
umgibt.
Mit dem Tastenkürzel STRG+x können Sie zwischen den Monitoren wechseln; wobei x für die
Nummer des Monitors steht.Seite 30 8 An Konferenz teilnehmen
Abbildung 17: Funktionsleiste MONITOR
• Funktionsleiste CHAT: Sie können Chatnachrichten an alle oder auch einzelne Teilnehmer
senden.
Neu hinzugekommene Teilnehmer sehen nur die Chatnachrichten ab ihrem Beitrittszeitpunkt.
Abbildung 18: Funktionsleiste CHAT
• Funktionsleiste DATEIABLAGE: In dieser Leiste können Sie mit allen Teilnehmern Dateien aus-
tauschen. Um Dateien hochzuladen, können Sie auf Hochladen klicken und die Datei aus-
wählen oder Sie können die Datei per Drag-and-Drop in die Dateiablage ziehen. Sie können
den Datei-Upload jederzeit abbrechen oder auch nicht mehr benötigte Dateien wieder
löschen.
• Verfügbare Dateien: Hier sehen Sie den Dateinamen.
• Teilnehmer: Teilnehmer, der die Datei hochgeladen hat.
• Status: Prozentangabe wie viel Prozent der Datei bereits hochgeladen wurde. Ist derSeite 31 8 An Konferenz teilnehmen
Status OK, dann ist die Datei komplett hochgeladen.
• Größe: Größe der Datei.
Die Dateien werden für die Dauer der Sitzung in Fragmenten auf dem Server gespeichert und ste-
hen ausschließlich innerhalb der Sitzung zur Verfügung. Nach Ende der Sitzung werden sie
gelöscht. Während der kompletten Zeit (Upload; auf Server gespeichert; Download) sind die Datei-
en 256-bit AES verschlüsselt.
Die Dateien sind für alle Teilnehmer sichtbar, auch wenn diese später hinzugekommen sind.
Abbildung 19: Funktionsleiste DATEIABLAGE
• Funktionsleiste VIDEO: In dieser Leiste sehen Sie Videos/Standbilder, die die Teilnehmer
übertragen. Sie sehen auch, welcher Teilnehmer das Video/Standbild überträgt.
Max. 8 Teilnehmer können gleichzeitig ein Video/Standbild übertragen.
Abbildung 20: Funktionsleiste VIDEO
• Funktionsleiste MEIN VIDEO: In dieser Leiste können Sie ein Video oder Standbild zur Über-
tragung auswählen. Klicken Sie hierfür auf und wählen Sie dort ein Standbild oder
Ihre angeschlossene Webcam aus. Wenn Sie das Video bzw. Standbild übertragen möch-
ten, dann klicken Sie auf on. Sie können die Videoübertragung mit pausieren (dann wird
das letzte übertragene Videobild als Standbild angezeigt) und die Übertragung wiederSeite 32 8 An Konferenz teilnehmen
mit fortsetzen. Darüber hinaus können Sie für Ihr Video auswählen, in welcher Qualität
dieses übertragen werden soll. Im kleinen Monitor unten rechts in Ihrem Videomonitor
sehen Sie, wie das Standbild bzw. Video bei den Teilnehmern angezeigt wird.
Max. 8 Teilnehmer können gleichzeitig ein Video/Standbild übertragen.
Die Videoqualität wird durch Ihre verfügbare Bandbreite beschränkt. Unter Umständen ist diese
nicht ausreichend, um Ihr Video in bester Qualität zu übertragen. Passen Sie in diesem Fall die
Qualität entsprechend an.
Abbildung 21: Funktionsleiste MEIN VIDEO
• Funktionsleiste LOGNACHRICHTEN: In dieser Leiste sehen Sie die Historie der Webkonferenz.
Abbildung 22: Funktionsleiste LOGNACHRICHTEN
• Funktionsleiste EINLADEN: Diese Leiste steht nur im Moderatoren-Client zur Verfügung. Hier-
über kann der Moderator weitere Teilnehmer zur Konferenz einladen.Seite 33 8 An Konferenz teilnehmen
Abbildung 23: Funktionsleiste EINLADEN
8.3.3 Teilnehmerliste und DTMF-Steuerung
Im Konferenz-Bereich stehen Ihnen eine Teilnehmerliste inkl. Chat und umfassende Steuerungs-
rechte zur Verfügung. Wenn Sie die Option Teilnehmerliste und Chat bei der Konferenzbuchung
aktiviert haben, haben auch Ihre Teilnehmer eine Teilnehmerliste, allerdings ohne Steuerungsrech-
te. Teilnehmer können nur die anderen Teilnehmer sehen und mit ihnen chatten.Seite 34 8 An Konferenz teilnehmen
Abbildung 24: Teilnehmerliste
Teilnehmerliste im Überblick:
• Konferenz aufzeichnen: Sie können die Konferenz aufzeichnen. Klicken Sie dafür auf
. Die Aufzeichnung beginnt, der Button ändert sich in
. Klicken Sie erneut auf den Button, um die Aufzeichnung zu stoppen.
Sie können beliebig viele Aufzeichnungen während der Konferenz machen. Aufgezeichnet
werden sowohl die Telefonkonferenz (Ton), als auch das Web-Meeting bzw. die Web-Prä-
sentation (Bild und Ton), falls vorhanden. Die Aufzeichnung eines Web-Meetings (Bild und
Ton) kann auch über den Web-Meeting-Client gestartet werden (siehe Seite 26). Aufzeich-
nungen können nach der Konferenz unter Übersicht> Vergangene Konferenzen > Klick
auf die Zeile der Konferenz heruntergeladen werden.Seite 35 8 An Konferenz teilnehmen
• Konferenzraum abschließen: Sie können die Konferenz für weitere Teilnehmer abschließen.
Dadurch können sich keine weiteren Teilnehmer in die Konferenz einwählen oder in den
Konferenz-Bereich einloggen. Klicken Sie dafür auf . Die Konferenz ist abgeschlos-
sen, der Button ändert sich in . Klicken Sie erneut auf den Button, um die Konferenz
zu entsperren.
• Konferenz beenden: Die Konferenz wird beendet und alle Teilnehmer/Moderato-
ren werden getrennt.
• Im Menü finden Sie weitere Optionen. Klicken Sie auf .
• Alle Teilnehmer: Sie können mit einem Klick alle Teilnehmer laut schalten, parken
oder stumm schalten. Dies betrifft ausschließlich Teilnehmer und nicht Moderatoren.
Wenn Sie den Status einzelner Teilnehmer/Moderatoren ändern möchten, klicken Sie
auf ihren Status. Es öffnet sich ein Untermenü, überdas Sie den Teilnehmer/Modera-
tor laut schalten, parken, stumm schalten oder trennen können.
• Audiodatei: Wenn Sie über Ihren Account an der Konferenz teilnehmen, können Sie
eine Audiodatei in die Konferenz einspielen. Diese kann über Unterlagen > Audi-
odateien vor oder während der Konferenz hochgeladen werden.
• Alle Wortmeldungen: Wenn Teilnehmer per DTMF-Kommando eine Wortmeldung
abgegeben haben, werden diese in der Spalte dargestellt. Sie können alle ange-
zeigten Wortmeldungen löschen.
• Teilnehmer zuschalten: Wenn Sie mehrere Teilnehmer oder auch ganze Gruppen
aus dem Adressbuch hinzuschalten möchten, dann klicken Sie auf Adressbuch und
wählen Sie diese aus. Sie können diese als Moderatoren oder als Teilnehmer in die
Konferenz verbinden.
• Online: In der Spalte ONLINE wird angezeigt, ob die Person im Konferenz-Bereich eingeloggt
ist , einen Web-Meeting-Client geöffnet hat , einer Präsentation zusieht oder eine
Präsentation vorführt .
• Telefon: In der Spalte TELEFON wird der Status des Teilnehmers angezeigt. Mit einem Klick
auf den aktuellen Status werden weitere verfügbare Status angezeigt und können ausge-
wählt werden. Der Kreis vor dem Status zeigt an, ob der Teilnehmer gerade spricht. Wenn
er spricht, färbt sich der Kreis .
• Einzelne Teilnehmer zuschalten: Wenn Sie weitere Teilnehmer zuschalten möchten, geben
Sie ihre Rufnummer ein und klicken Sie auf Anrufen. Sie können auch einen Namen einge-
ben. Sowohl bei Rufnummern- als auch bei Namenseingabe werden Ihnen die passenden
Kontakte aus Ihrem Adressbuch angezeigt und Sie können diese komfortabel auswählen.
Sie und Ihre Teilnehmer können über die Telefontastatur Steuerungskommandos abgeben. Die
wichtigsten Kommandos im Überblick (die Liste können Sie auch über Ihren Account unter Hilfe
> DTMF-Steuerung aufrufen):
• Steuerungskommandos für Moderatoren:
• #0 Anhören von Ansagen abbrechen (wie z. B. Namensansagen oder Hilfen)Seite 36 8 An Konferenz teilnehmen
• #6 Musikeinspielung starten / stoppen
• #9# Konferenzaufnahme starten oder beenden
• *1 Ihre Leitung stumm bzw. wieder laut schalten
• *2 Alle Teilnehmerleitungen stumm bzw. wieder laut schalten
• *3 Konferenzraum abschließen bzw. wieder aufschließen
• *4 Anzahl der Teilnehmer anhören.
• *5 Namensansage aller Teilnehmer anhören (alle Teilnehmer hören die Ansagen)
• *6 Namensansage aller Teilnehmer anhören (nur Sie hören die Ansagen)
• *8 Hilfe für DTMF-Kommandos anhören.
• *9 Konferenz beenden
• Steuerungskommandos für Teilnehmer:
• #0 Anhören von Ansagen abbrechen (wie z. B. Namensansagen oder Hilfen)
• #1 Wortmeldung absetzen
• #3 Wortmeldung zurücknehmen
• *1 Ihre Leitung stumm bzw. wieder laut schalten
• *8 Hilfe für DTMF-Kommandos anhören.
8.3.4 Link zur Konferenz teilen
Sie können während der Konferenz weitere Personen zur Konferenz einladen bzw. den Link zur
Konferenz teilen. Per Standard wird der Teilnehmerlink dargestellt und kann geteilt werden. Wenn
Sie Personen Moderatorenrechte geben möchten, dann aktivieren Sie die Option als Moderator.
Der Link ändert sich dann (nicht sichtbar) in den Link für Moderatoren. Moderatoren und Teilneh-
mer gelangen dann in den Konferenz-Bereich.
Abbildung 25: TeilenSeite 37 8 An Konferenz teilnehmen
Geben Sie nur Personen Ihres Vertrauens den Moderatoren-Link weiter. Besitzer des Moderato-
ren-Links erhalten Zugriff auf die Teilnehmerliste für Moderatoren und können z. B. weitere Teilneh-
mer der Konferenz zuschalten, wodurch Kosten entstehen.
Besitzer des Moderatoren-Links erhalten zwar volle Steuerungsrechte, aber keinen Zugriff auf
Ihren Account oder die dort hinterlegten Daten wie Präsentationen, Audiofiles oder Adressbuch-
Kontakte.Seite 38 9 Konferenz verwalten
9 Konferenz verwalten
In diesem Kapitel wird Ihnen beschrieben, wie Sie eine Konferenz bearbeiten, verschieben oder
absagen.
Sie können über Outlook® gebuchte Konferenzen nur über Outlook® bearbeiten, verschieben und
absagen.
9.1 Konferenz bearbeiten
Um eine Konferenz zu bearbeiten, müssen Sie Outlook® geöffnet haben.
(1) Öffnen Sie den Kalender in Ihrem Outlook®.
Der Kalender öffnet sich.
(2) Öffnen Sie die Konferenz per Doppelklick.
(3) Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
(4) Informieren Sie die Teilnehmer über die Änderungen, indem Sie entweder auf Aktualisie-
rung senden klicken oder auf Speichern und schließen und dann die Meldung mit Ja
bestätigen.
Die Änderungen wurden übernommen. Die Teilnehmer wurden über die Änderungen informiert.
9.2 Konferenz verschieben
Um eine Konferenz zu verschieben, müssen Sie Outlook® geöffnet haben.
(1) Öffnen Sie den Kalender in Ihrem Outlook®.
(2) Wählen Sie die Konferenz aus, die Sie verschieben möchten.
(3) Ziehen Sie die Konferenz mit gedrückter Maustaste zur gewünschten Uhrzeit/zum
gewünschten Termin.
Wechseln Sie bei Bedarf über den Menüpunkt Ansicht die Ansicht auf Tages-, Arbeitswochen-,
Wochen-, oder Monatsansicht.Seite 39 9 Konferenz verwalten
Sie können die Konferenz auch verschieben, indem Sie sie per Doppelklick öffnen und Datum bzw.
Uhrzeit ändern.
Sie erhalten die Meldung „Möchten Sie die Teilnehmer der Besprechung „xy“ über die Änderungen
informieren und Ihnen eine Aktualisierung senden?“
(4) Bestätigen Sie die Meldung mit Ja.
Die Konferenz wurde verschoben. Die Teilnehmer wurden über die Änderungen informiert.
9.3 Konferenz absagen
Um eine Konferenz abzusagen, müssen Sie Outlook® geöffnet haben.
(1) Öffnen Sie den Kalender in Ihrem Outlook®.
Der Kalender öffnet sich.
(2) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Konferenz, die Sie löschen möchten.
(3) Klicken Sie auf Löschen.
Gelöschte Konferenzen sind nicht wiederherstellbar.
Sie erhalten die Meldung „Die Teilnehmer wurden nicht davon benachrichtigt, dass die Bespre-
chung „xy“ abgesagt wurde. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:“
Sie haben nun folgende Möglichkeiten:
A) Wenn Sie die Teilnehmer über die Absage der Konferenz informieren möchten:
(1) Wählen Sie die Option Absage senden und Besprechung löschen aus.
(2) Klicken Sie auf OK.
Die Konferenz wurde abgesagt. Alle Teilnehmer wurden über die Absage informiert.
B) Wenn Sie die Teilnehmer nicht über die Absage der Konferenz informieren möchten:
(1) Wählen Sie die Option Löschen, ohne Absage zu senden aus.Seite 40 9 Konferenz verwalten
(2) Klicken Sie auf OK.
Die Konferenz wurde abgesagt. Die Teilnehmer wurden über die Absage nicht informiert.
Die Konferenz wurde abgesagt.Sie können auch lesen
