Service Excellence Cockpit Leitfaden 2018 - www.service-excellence-cockpit.org
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Service Excellence Cockpit
Leitfaden 2018
www.service-excellence-cockpit.org
Service Excellence Cockpit Leitfaden 3
Autoren
Rémon Elsten Daniel Stiefel
Kontakt
Crystal Benchmark AG
Gessnerallee 38a
8001 Zürich
Telefon: +41 44 350 13 20
E-Mail: info@service-excellence-cockpit.ch
www.service-excellence-cockpit.org
4 Service Excellence Cockpit Leitfaden
Inhalt
1 Das Service Excellence Cockpit ............................................................................................. 6
1.1 Die Bedeutung von Customer Service und Benchmarking ...................................................... 6
1.2 Das Service Excellence Cockpit als strategisches Führungsinstrument ................................... 7
1.3 Der Nutzen des Service Excellence Cockpits.......................................................................... 10
1.4 Die Benutzerfreundlichkeit des Service Excellence Cockpits................................................. 13
2 Management Summary Markt Report 2017 ..................................................................... 14
3 Frequently Asked Questions (FAQ) ..................................................................................... 20
3.1 Allgemein ............................................................................................................................... 20
3.2 Umfrage ................................................................................................................................. 20
3.3 Cockpit / Auswertungen ........................................................................................................ 21
3.4 Peergruppen und Marktsegmente ........................................................................................ 21
4 Bedienungsanleitung ......................................................................................................... 23
4.1 Registrierung .......................................................................................................................... 23
4.2 Umfrage ................................................................................................................................. 24
4.3 Vorjahresdaten ...................................................................................................................... 24
4.4 Navigation .............................................................................................................................. 24
4.5 Umfrage abschliessen ............................................................................................................ 25
4.6 Export der Umfrage ............................................................................................................... 25
4.7 Login – My Account ............................................................................................................... 26
4.8 Cockpit ................................................................................................................................... 27
4.9 Anzeigemöglichkeiten............................................................................................................ 29
5 Umfrage 2018 ..................................................................................................................... 30
6 Kontaktpersonen ................................................................................................................ 47
Service Excellence Cockpit Leitfaden 5
1 Das Service Excellence Cockpit
1.1 Die Bedeutung von Customer Service und Benchmarking
60%
heute 2020
50%
40%
„Welches sind die primären 30%
Wettbewerbsfaktoren heute
und im Jahr 2020?“ 20%
10%
0%
Quality Service Cost Other
Abbildung 1: Kundenservice wird zum wichtigsten Wettbewerbsvorteil
(Quelle: Economist, Umfrage bei 500 globalen Business Leaders)
▪
▪
▪
▪
▪
Das hält die Antworten für Sie bereit!
6 Service Excellence Cockpit Leitfaden
1.2 Das Service Excellence Cockpit als strategisches Führungsinstrument Service Excellence Cockpit Leitfaden 7
Kundenbeispiel Enpuls AG
Erfolgreicher Anwender des Service Excellence Cockpit
Abbildung: neue Kanäle Schweiz (gelb) und
Energieversorgung (rot)
8 Service Excellence Cockpit Leitfaden
Service Excellence Cockpit Leitfaden 9
1.3 Der Nutzen des Service Excellence Cockpits
Die Herausforderungen Die Lösung
• Kundenservice wird strategischer Das Service Excellence
• Mehr Interaktionen im Kundendialog Cockpit ist die Antwort auf
• Zunahme der Touchpoints die zunehmende Bedeutung
• Keine etablierten Key Performance und steigende Komplexität
Indikatoren (KPIs) des Kundendialogs im
• Steigende Komplexität Customer Service.
Das Service Excellence Cockpit ist eine online Benchmarking Lösung zur
Erfassung, Darstellung und Benchmarking der KPIs im Customer Service und ein
wirkungsvolles Instrument für dessen Planung, Steuerung und Kontrolle.
Wir machen den
Kundenservice messbar
und vergleichbar
Nutzen für Service Center und Operations Manager
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
10 Service Excellence Cockpit LeitfadenNutzen für Dienstleister
•
•
•
•
Nutzen für Berater
•
•
•
•
Nutzen für Verbände
•
•
•
•
•
Service Excellence Cockpit Leitfaden 11Abbildung 2: Screenshot Service Excellence Cockpit mit Mehrjahresvergleich Nützliche Informationen • • • • • • 12 Service Excellence Cockpit Leitfaden
1.4 Die Benutzerfreundlichkeit des Service Excellence Cockpits
Abbildung 3: Beispiele aus der Umfrage
Abbildung 4: Beispiele von Auswertungsmöglichkeiten im Cockpit
Service Excellence Cockpit Leitfaden 132 Management Summary Markt - Report
2017
Bank/Finanz
10% Versicherung / KK
3% 24%
Telecom
7%
Energie
5%
Handel
Medien
17%
18%
CC Services *
8% 8%
Industrie
Übrige
Abbildung 5: Branchenverteilung der Umfrage-Teilnehmer (n=180)
14 Service Excellence Cockpit LeitfadenStrategische Bedeutung des Service Centers
Ø
vor 5 Jahren 14% 23% 17% 15% 5% 4.6
heute 33% 40% 19% 5.9
in 5 Jahren 59% 27% 8%
6.3
0% 20% 40% 60% 80% 100%
sehr wichtig wichtig eher wichtig neutral eher unwichtig unwichtig sehr unwichtig
Abbildung 6: Strategische Bedeutung des Service Centers in der Wahrnehmung des
Service Center Management 2017
Service ist das neue Marketing
Service Excellence Cockpit Leitfaden 15Ø
Net Promotor 36
32% 18% 49%
Score
Customer
15% 8% 77% 4.8
Effort Score
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ja Einführung geplant Nein Früher verwendet
Abbildung 7: Anwendung von Net Promotor Score und Customer Effort Score 2017
Omnichannel – Ausbau der Online Kanäle geht weiter
2017 69% 22%
Web-Formular
2014 75%
2017 44% 39%
Web-Portal
2015* 40% 26%
2017 24% 51%
Chat
2014 16% 29%
2017 4% 22%
Video
2014 16%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
vorhanden geplant
Abbildung 8: Welche Kanäle haben Sie im Einsatz oder planen Sie Kunden anzubieten,
Mehrjahresvergleich
16 Service Excellence Cockpit LeitfadenSelf-Service dient der Kundenzufriedenheit und Effizienz
Energieversorgung 17%
Banken 17%
Produktionsbetriebe 18%
Handel 18%
Tourismus & Verkehr 18%
Total 19%
Sonstige Dienstleistungen 20%
Information / Telekommunikation 28%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%
Abbildung 9: Einsatz von Self-Services nach Branchen 2017
Service Excellence Cockpit Leitfaden 17Chatbot
6
Spracherkennung /
5
Kundenportal Automated Speech
4 Recognition (ASR)
3
2
Web-Formular 1 Kundencommunity
Sprachdialogsystem /
Interactive Voice Response SMS/MMS
(IVR)
App
2015 2017
Abbildung 10: Eingesetzte Self-Services 2015 und 2017
Mitarbeiter bleiben der entscheidende Erfolgsfaktor im Service Center
Ja 64%
Nein 35%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Abbildung 11: Entscheidungsbefugnis für Kundengutschriften
18 Service Excellence Cockpit LeitfadenQualität am Arbeitsplatz
Ergonomischer
72% 9% 18%
Arbeitsplatz
Lärmschutz am
71% 8% 18%
Arbeitsplatz
Akustische
Optimierungen 49% 13% 37%
im Gebäude
Drahtlose
46% 9% 41%
Kopfhörer
Luftbefeuchtung 22% 13% 63%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Ja geplant nicht mehr Nein
Abbildung 12: Instrumente zur Qualitätsverbesserung des Arbeitsplatzes
Service Excellence Cockpit Leitfaden 193 Frequently Asked Questions (FAQ) 3.1 Allgemein 3.2 Umfrage ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ 20 Service Excellence Cockpit Leitfaden
3.3 Cockpit / Auswertungen 3.4 Peergruppen und Marktsegmente Service Excellence Cockpit Leitfaden 21
22 Service Excellence Cockpit Leitfaden
4 Bedienungsanleitung 4.1 Registrierung • • Abbildung 13: Login Abbildung 14: Registrierung • • • • Service Excellence Cockpit Leitfaden 23
4.2 Umfrage Abbildung 15: Startseite Umfrage 4.3 Vorjahresdaten 4.4 Navigation 24 Service Excellence Cockpit Leitfaden
Abbildung 16: Navigation mit Icons 4.5 Umfrage abschliessen Abbildung 17: Abschluss der Umfrage 4.6 Export der Umfrage Service Excellence Cockpit Leitfaden 25
4.7 Login – My Account Abbildung 18: Benutzerprofil Abbildung 19: Passwort ändern 26 Service Excellence Cockpit Leitfaden
Abbildung 20: Umfrageantworten löschen Abbildung 21: Teilnehmer anzeigen 4.8 Cockpit • • • • Abbildung 22: Einstellungen Service Excellence Cockpit Leitfaden 27
Abbildung 23: Auswahl Peergruppen Abbildung 24: pdf-Export Abbildung 25: Navigation Ausgabe 28 Service Excellence Cockpit Leitfaden
4.9 Anzeigemöglichkeiten • • • Service Excellence Cockpit Leitfaden 29
5 Umfrage 2018
Allgemein Qualität
KPIs zu Standort, Sprachen,
KPIs zu Zertifikaten, Prozess und
Art des Service,
Qualitätsmanagement
Öffnungszeiten und Zielen
Prozesse /
Technologie KPIs zu eingesetzten Kanälen Mitarbeiter KPIs zu Anzahl und Struktur der
je Prozess, mit Volumina. Mitarbeiter, Anstellungsverhältnis,
Toolunterstützung wie Salär, Rekrutierung, Ausbildung,
Personaleinsatzplanung und Entwicklung, Fluktuation,
Lastenausgleich, IVR, Mitarbeiterbeurteilung und
Spracherkennung etc. Mitarbeiterzufriedenheit
Effizienz Kunden
KPIs zum Service Level, First
KPIs zur Kundenzufriedenheit,
Contact Resolution, Einsatz
Empfehlungen und
von Self Service, Kosten,
Reklamationsmanagement
Outsourcing
30 Service Excellence Cockpit LeitfadenAllgemeine Fragen 1
1 In welchem Land befindet sich Ihr Service ! Schweiz
Center? ! Deutschland
! Österreich
! ....................
2 Wie verteilen sich Ihre Kontakte auf die ! Allgemeiner .... % Information
folgenden Geschäftsfelder bzw. Kundenservice .... % Bestellungen
Dienstleistungen? .... % Administration
.... % Beschwerden
.... % Kündigungen
! Assistance / .... % Verkehrs- & Touristische Assistance
Schaden / .... % Medizinische & Juristische Assistance
Leistungen .... % Leistungs- & Schadenservices
! Helpdesk .... % Technischer Helpdesk für Kunden
.... % Interner Helpdesk für Mitarbeiter
! Outbound / .... % Kundenbindung / Kundeninformation
Kampagnen .... % Kundenbefragung
.... % Retention
.... % Up- und Cross Selling
.... % Neukundenakquisition
Allgemeine Fragen 2
3 Wie verteilt sich das Kontaktvolumen auf .... % Geschäftskunden (B2B)
Ihre Kundengruppen? .... % Endkunden (B2C)
.... % Interne Kunden
4 Welche Sprachen bieten Sie offiziell in Ihrem ! Deutsch ! Rätoromanisch
Service Center an? ! Italienisch ! Portugiesisch
! Französisch ! Serbokroatisch
! Englisch ! Türkisch
! Spanisch ! ......................
5 Um was f̈ür ein Service Center handelt es ! Inhouse CCC
sich? ! Dienstleister
6 Welche Öffnungszeiten bieten Sie in Ihrem ! Montag - Freitag, 8.00 - 17.00 Uhr
Service Center an? ! Montag - Freitag, erweiterte Servicezeiten bis 20.00 Uhr
! Montag - Freitag, erweiterte Servicezeiten bis 22.00 Uhr
! Montag - Freitag, 24 Stunden
! Montag - Samstag, 8.00 - 17.00 Uhr
! Montag - Samstag, erweiterte Servicezeiten
! Montag - Sontag, erweiterte Servicezeiten
! Montag - Sonntag, 24 StundenAllgemeine Fragen 3
7 Beurteilen Sie die Bedeutung der folgenden • Kundenzufriedenheit erhöhen ........................
Ziele für Ihr Service Center: • Effizienz steigern ........................
• Prozesse / Technologie optimieren ........................
• Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen ........................
• Qualität erhöhen ........................
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtig
8 Wie beurteilen Sie die strategische • Vor 5 Jahren
Bedeutung des Service Centers in ihrem • Heute
Unternehmen? • In 5 Jahren
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtig
Fragen zu Prozesse / Technologie 1
10 Welche der folgenden Kanäle bieten Sie ! Telefon ! SMS, MMS ! Web Formular
aktuell Ihren Kunden zur Kontaktaufnahme ! Brief ! Messenger ! Web-Portal
an? ! E-Mail Dienste ! Video
! Fax ! Chat ! SonstigeFragen zu Prozesse / Technologie 2
(Sprach- und Videokanal)
Telefon / ... (analog für Video)
11a Wie viele Anrufe erhalten Sie durch- .... Anzahl Anrufe
schnittlich im Service Center pro Monat?
12a Wie lange beträgt die durchschnittliche .... Minuten
Bearbeitungszeit im Telefon-Kanal (inkl. .... Sekunden
Nachbearbeitungszeit)?
13a Wie hoch ist das effektive, jahres- .... Prozent
durchschnittliche Servicelevel (SL)? .... Tage .... Stunden .... Minuten .... Sekunden
14a Wie hoch ist das angestrebte Servicelevel? .... Prozent
.... Tage .... Stunden .... Minuten .... Sekunden
15a Wie oft wird das angestrebte Servicelevel ............
eingehalten?
Skala: nie – sehr selten – selten – gelegentlich – oft – sehr oft - immer
16a Wie hoch ist die First Contact Resolution .... %
(FCR) im Telefon-Kanal?
17a Wie hoch ist der Prozentsatz der Kontakte, .... %
die abgebrochen werden, bevor sie durch
einen Mitarbeitenden beantwortet werden?
18a Bei welchem Prozentsatz der eingehenden ....% Kundenbindung / Loyalitätsprogramm
Kontakte werden am Schluss des Kontaktes ....% Up- und Cross-Selling
die folgenden Aktivitäten initiiert: ....% Information & Administration
....% Spezialaktion mit „wow“-Effekt
Fragen zu Prozesse / Technologie 3
(Sprach- und Videokanal)
Telefon / ... (analog für Video)
19a Wie verteilen sich die ein- und ausgehenden ....% eingehend
Anrufe? (Total muss 100% ergeben.) ....% ausgehend
20a Verwenden Sie ein Voice Portal oder ! Ja ! Einführung geplant
Interactive Voice Response (IVR)? ! Nein ! Früher verwendet
21a Verwenden Sie ein Spracherkennungstools? ! Ja ! Einführung geplant
! Nein ! Früher verwendet
22a Welche Technologien setzen Sie wie häufig • Anrufidentifikation / CTI ........................
zur Unterstützung der Sprachkommunikation • Aufgezeichnete Begrüssung ........................
ein? • Rückruftermin vereinbaren ........................
• Stimmabdruck / Sprachidentifikation ........................
• Optische Identifikation (nur Video) ........................
• Sprachanalyse zu Emotionen etc. ........................
• Fähigkeitsbasiertes Routing ........................
• Priorisierung von Anrufen ........................
• Speech to Text conversion ........................
• Dialog-Skripte ........................
Skala: nie – sehr selten – selten – gelegentlich – oft – sehr oft - immerFragen zu Prozesse / Technologie 4
(Schriftkanal)
Brief / ... (analog für alle Schriftkanäle)
11b Wie viele Briefe erhalten Sie durchschnittlich .... Anzahl Briefe
im Service Center pro Monat (ohne
Werbebriefe) ?
12b Wie lange beträgt die durchschnittliche .... Minuten
Bearbeitungszeit im Brief-Kanal (inkl. .... Sekunden
Nachbearbeitungszeit)?
13b Wie hoch ist das effektive, jahres- .... Prozent
durchschnittliche Servicelevel (SL)? .... Tage .... Stunden .... Minuten .... Sekunden
14b Wie hoch ist das angestrebte Servicelevel? .... Prozent
.... Tage .... Stunden .... Minuten .... Sekunden
15b Wie oft wird das angestrebte Servicelevel ............
eingehalten?
Skala: nie – sehr selten – selten – gelegentlich – oft – sehr oft - immer
16b Wie hoch ist die First Contact Resolution .... %
(FCR) im Brief-Kanal?
18b Bei welchem Prozentsatz der eingehenden ....% Kundenbindung / Loyalitätsprogramm
Kontakte werden am Schluss des Kontaktes ....% Up- und Cross-Selling
die folgenden Aktivitäten initiiert: ....% Information & Administration
....% Spezialaktion mit „wow“-Effekt
Fragen zu Prozesse / Technologie 5
(Schriftkanal)
Brief / ... (analog für alle Schriftkanäle)
19b Wie verteilen sich die ein- und ausgehenden ....% eingehend
Briefe? (Total muss 100% ergeben.) ....% ausgehen
21b Verwenden Sie Texterkennungstools? ! Ja ! Einführung geplant
! Nein ! Früher verwendet
22b Welche Technologien setzen Sie zur • Inhaltsanalyse für Kontaktrouting ........................
Unterstützung der schriftlichen • Extrahieren von relevanten Daten ........................
Kommunikation ein? • Relevante Textbausteine automatisch ........................
zur Verfügung stellen
• Vollautomatische Antwort ........................
(z.B. E-Mail Response System)
Skala: nie – sehr selten – selten – gelegentlich – oft – sehr oft - immerFragen zu Prozesse / Technologie 6
23 Welche zusätzlichen Kanäle planen Sie ! Telefon ! SMS, MMS ! Web Formular
zukünftig Ihren Kunden zur ! Brief ! Messenger ! Web-Portal
Kontaktaufnahme anzubieten? ! E-Mail Dienste ! Video
! Fax ! Chat ! Sonstige
24 Verfolgen Sie die Kommunikation über Ihr ! Facebook ! Twitter ! Sonstige
Unternehmen auf den folgenden ! Kundenforum ! Google+ ! Keine
Plattformen?
25a Haben Sie dedizierte ! Ja ! Einführung geplant
Personaleinsatzplanungstools im Einsatz? ! Nein ! Früher verwendet
25b Für welche Kanäle planen Sie den Einsatz ! Telefon ! SMS, MMS ! Web Formular
Ihrer Mitarbeitenden basierend auf den ! Brief ! Messenger ! Web-Portal
erwartend Kontaktvolumen? ! E-Mail Dienste ! Video
! Fax ! Chat ! Sonstige
26 Findet ein integrierter Lastenausgleich statt, ! Ja ! Einführung geplant
um die Ressourcen optimal zu allozieren ! Nein ! Früher verwendet
und das Service Level zu maximieren?
27 Wie wichtig sind die folgenden • Prozesse vereinfachen ........................
Prozessoptimierungen in Ihrem Service • Anzahl der Prozesse reduzieren ........................
Center? • (Teil-)Prozesse automatisieren ........................
• Prozesse zu Self-Services transformieren ........................
• Prozessintegration zwischen Service ........................
Center und Backoffice optimieren
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtig
Fragen zu Prozesse / Technologie 7
28 Welche kanalübergreifenden Technologien • Zentrales Routing / Universal Queuing ........................
setzen Sie wie häufig zur Unterstützung • Trouble-Ticket System ........................
Ihres Service Centers ein? • Operatives CRM (z.B. Workflow-System) ........................
• Wissensdatenbank ........................
• Analytisches CRM (z.B. Data Warehouse ........................
System, Business Intelligence)
Skala: nie – sehr selten – selten – gelegentlich – oft – sehr oft - immerFragen zu Prozesse / Technologie 8
(Nur abgefragt wenn Outboundanteil >= 50%)
Telefon
29a Wie viele outbound Anrufe tätigen Sie .... Anzahl Anrufe
durchschnittlich pro Monat?
30a Wie lange beträgt die durchschnittliche .... Minuten
Gesprächsdauer (inkl. Vor- und .... Sekunden
Nachbearbeitungszeit)?
31a Wie hoch ist die Brutto Kontaktrate? .... Prozent
33a Wie hoch ist die Netto Kontaktrate (Net .... Prozent
contact score)?
34a Wie ist die Lead Conversion Rate? .... Prozent
35 Wann ist die beste Erreichbarkeit? ! Vor 08:00 Uhr
! Vormittag 08:00 – 11:00 Uhr
! Mittag 11:00 – 14:00 Uhr
! Nachmittag 14:00 – 17:00 Uhr
! Abend 17:00 – 20:00 Uhr
! Nach 20:00 Uhr
Fragen zu Prozesse / Technologie 8
(Nur abgefragt wenn Outboundanteil >= 50%)
Email
29b Wie viele outbound Emails versenden Sie .... Anzahl Emails
durchschnittlich pro Monat?
31b Wie hoch ist die Brutto Kontaktrate (100% - .... Prozent
Bounce rate)?
32b Wie hoch ist die „Click-Rate“ (Email click .... Prozent
through rate)?
33b Wie hoch ist die Response Rate? .... Prozent
34b Wie ist die Lead Conversion Rate? .... ProzentFragen zu Prozesse / Technologie 8
(Nur abgefragt wenn Outboundanteil >= 50%)
Brief / Flyer / Coupons / etc.
29c Wie viele Schriftstücke versenden Sie .... Anzahl Schriftstücke
durchschnittlich pro Monat?
31c Wie hoch ist die Brutto Kontakt Rate? .... Prozent
33c Wie hoch ist die Response Rate? .... Prozent
34c Wie ist die Lead Conversion Rate? .... Prozent
Fragen zu Prozesse / Technologie 8
(Nur abgefragt wenn Outboundanteil >= 50%)
36a Welchen Anteil aller Outbound Kampagnen ....% Telefonkampagnen
machen folgende Varianten aus? ....% Emailkampagnen
....% Briefkampagnen
....% Kombinierte Kampagnen
36b Welche Kombinationen realisieren Sie wie ....% Telefon - Brief
häufig in %? ....% Telefon - Email
....% Brief – Email
....% Telefon – Brief - Email
36c Setzen Sie auch Kampagnen in Socal Media ! Ja ! Einführung geplant
Plattformen ein? ! Nein ! Früher verwendet
37 Welche Technologien setzen Sie zur • Kampagnen Management System
Unterstützung der Outbound Aktivitäten ein? • Power Dialer
• Predictive Dialer
• Preview Dialer
• Email / Newsletter Tool
• Print- und Verpackungsstrasse
Skala: ja – nein – geplant – früher eingesetztFragen zu Effizienz 1
40 Setzen Sie Self-Services ein? ! Ja ! Einführung geplant
! Nein ! Früher verwendet
41 Welche Self-Services setzen Sie wie oft ein? • Interactive Voice Response (IVR) ........................
• Spracherkennung (ASR) ........................
• Web-Formular ........................
• Kundenportal ........................
• App ........................
• SMS / Kurznachrichten ........................
• Chatbot ........................
• Kundencommunitiy ........................
Skala: nie – sehr selten – selten – gelegentlich – oft – sehr oft - immer
42 Was sind die Treiber für Self-Services in • Kundenzufriedenheit steigern durch ........................
Ihrem Service Center? Mehrkanalverfügbarkeit
• Kundenzufriedenheit steigern durch ........................
Verringerung der Wartezeiten
• Mitarbeiterzufriedenheit steigern durch ........................
Reduktion von einfachen Fällen
• Zusätzliche Kapazität nutzen für ........................
verkaufssteigernde Aktivitäten
• Kosten senken durch Reduktion von ........................
Kontakten mit Mitarbeitenden
Optionen : Trifft überhaupt nicht zu - Trifft nicht zu - Trifft eher nicht zu – Neutral - Trifft eher zu - Trifft zu - Volltreffer
Fragen zu Effizienz 2
43 Wurden Bereiche des Service Center ! Ja ! Auslagerung geplant
ausgelagert? ! Nein ! Früher ausgelagert
44 Welche Bereiche haben Sie in welchem • Information .... % des Volumens
Umfang ausgelagert und wohin? • Bestellungen .... % des Volumens
• Administration .... % des Volumens
• Beschwerden .... % des Volumens
• Kündigungen .... % des Volumens
• Verkehrs- & Touristische Assistance .... % des Volumens
• Medizinische & Juristische Assistance .... % des Volumens
• Leitungs- & Schadenservices .... % des Volumens
• Technischer Helpdesk für Kunden .... % des Volumens
• Interner Helpdesk für Mitarbeiter .... % des Volumens
• Outbound Kampagnen .... % des Volumens
Optionen: nicht auslagert - innerhalb der Schweiz - innerhalb Europa - ausserhalb EuropaFragen zu Effizienz 3
45 Bewerten Sie die Kriterien für die • Kosteneinsparungen durch erhöhte ........................
Outsourcing-Entscheidung Flexibilität
• Kosteneinsparungen durch tiefere ........................
Erbringungskosten des Outsourcers
• Qualitätsverbesserung durch hohe ........................
Erfahrungswerte und Zugang zu Best
Practice Wissen
• Qualitätssicherstellung dank Zugang ........................
zu Reservekapazitäten
• Strategische Entscheidung, Nicht- ........................
Kernfunktionen auszugliedern
• Time to Market von Produkten ........................
und Dienstleistungen verbessern
sonstige: ........................... ........................
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtig
Fragen zu Effizienz 4
46 Bewerten Sie die Kriterien gegen die • Service Center ist Kernfunktion des ........................
Outsourcing-Entscheidung: Unternehmens
• Unternehmensentscheid ........................
"kein Outsourcing“
• Unzureichende Kosteneinsparungen ........................
• Zu grosses Risiko ........................
• Mangelndes Potential von Drittanbietern ........................
• Regulatorische Hindernisse (Datenschutz) ........................
• Know-how Verlust, fehlende Kundennähe ........................
• Schlechte Erfahrungen ........................
Optionen: Trifft überhaupt nicht zu - Trifft nicht zu - Trifft eher nicht zu – Neutral - Trifft eher zu - Trifft zu - Volltreffer
47 Wie viel Prozent der gesamten Anzahl • Aktuell .... %
Arbeitsplätze sind als Heimarbeitsplätze • Geplant 1-3 Jahre .... %
ausgestattet?
48a Geben Sie an, wie viel Prozent der jährlichen .... % Personalkosten
Betriebskosten Ihres Service Centers die .... % Technologiekosten
folgenden Positionen ausmachen (Total muss .... % Gebäudeinfrastruktur
100% ergeben) .... % Externe Service Dienstleister
.... % sonstiges .......................
48b Was sind die jährlichen Betriebskosten des
Service Centers?Fragen zu Qualität 1
50a Haben Sie definierte und dokumentierte ! Ja ! Einführung geplant
Prozesse, um das Qualitätslevel im Service ! Nein ! Früher verwendet
Center zu sichern?
50b Welche Zertifikate besitzen Sie oder planen • EN15838 - Qualitätsmanagement in CCC ....................
Sie zu erwerben? • Gütesiegel Telemarketing ....................
• ISO 10002 – Reklamationsmanagement ....................
• ISO 9001:2000 – Qualitätsmanagement ....................
• EFQM – Qualitätsmanagement ....................
• SA 8000 - Sozial verantwortliche ....................
Unternehmensführung
• ISO 26000 - Gesellschaftliche Verantwortung ....................
• Sonstige: ................... ....................
Optionen: ja – nein – geplant – nicht mehr
51 Über welche Systeme verfügt Ihr Service ! Manuelle Systeme (E-Mail, Excel, etc.)
Center, um den Status von weitergeleiteten ! Automatische Systeme (Prozesse, Workflow, CRM, etc.)
Anfragen / Anliegen an die Fachabteilungen ! Keine Systeme
zu überwachen?
Fragen zu Qualität 2
52 Welche Methoden setzen Sie ein, um die • Analyse von Gesprächs- und Text- ...................
Qualität im Kundenkontakt zu überwachen aufzeichnungen
und optimieren? • Fokusgruppen ...................
• Mystery Shopping ...................
• Kundenfeedback / Customer Experience
Tracking / NPS ...................
• Screenaufzeichnung ...................
• Videoanalyse ...................
• Zielerreichung operative Kennzahlen .................
• Sonstige: ...................
Optionen: Wird nicht eingesetzt – Jährlich – Halbjährlich – Quartalsweise – Monatlich – Wöchentlich – Täglich
53 Welche Instrumente setzen Sie ein, um die ! Akustische Optimierungen im Gebäude
Qualität des Arbeitsplatzes zu verbessern? ! Lärmschutz am Arbeitsplatz
! Ergonomischer Arbeitsplatz
! Luftbefeuchtung
! Drahtlose Kopfhörer
Optionen: ja – nein – geplant – nicht mehr
54 Gibt es in Ihrem Service Center ein ! Mitarbeiter Input Programm / Anreizsystem
regelmässiges Innovationsprogramm? ! Innovationsboard / Innovationszirkel etc
Wenn ja, wie ist dieses ausgestaltet? ! Kreativräume
! Innovationsförderndes Kultur- und Wertesystem
! Übriges: .........
Optionen: ja – nein – geplant – nicht mehr
55 Wie hoch ist ihre Investitionsquote ..:. % der BetriebskostenFragen zu Mitarbeitende 1
60a Wie viele Personen sind zu welchem Mitarbeiter Supervis. Teamleiter Support Manager
Beschäftigungsgrad in Ihrem Service 20%
Center angestellt? 40%
50%
60%
80%
100%
Total
Total
FTE
60b Wie viele Arbeitsplätze haben Sie in .... Anzahl Call Center Seats
Ihrem Service Center? .... Anzahl übrige Arbeitsplätze
61 Wie ist die prozentuale Verteilung Mitarbeiter Supervis. Teamleiter Support Manager
zwischen den Geschlechtern in Ihrem männlich
Service Center? weiblich
Total muss 100% ergeben.
62 Wie ist die prozentuale Verteilung der Mitarbeiter Supervis. Teamleiter Support Manager
Altersstruktur in Ihrem Service Center? < 30 J
Total muss 100% ergeben. 31 – 50 J
> 50J
63 Wie hoch ist der Ausländeranteil in Ihrem .... %
Service Center?
64 Wie viele körperlich eingeschränkte .... Anzahl
Personen arbeiten in Ihrem Service
Center?
65 Gibt es einen Diversity-Kodex in Ihrem ! Ja
Service Center oder ist geplant ein ! Nein
solcher einzuführen? ! Einführung geplant
Fragen zu Mitarbeitende 2
66 Wie ist die Umwandlung von der totalen .... % Produktive Kundenzeit (Zeit mit den Kunden)
Arbeitszeit in produktive kundenorientierte .....% Wartezeit
Zeit bei den Mitarbeitenden in Ihrem Service .... % Schulung / Coaching
Center? (Total muss 100% sein) .... % Pausen, Meetings, usw.
.... % Abwesenheit wegen Krankheit
.... % Sonstige nicht beeinflussbare Abwesenheit
67 Welcher Prozentsatz der Mitarbeiter spricht .... % eine Sprache
eine oder mehrere der in Ihrem Service .... % zwei Sprachen
Center offiziell angebotenen Sprachen? .... % drei oder mehr Sprachen
68 Wie häufig erfolgt die Mitarbeiterrekrutierung • Internet ........... • Events ...........
über die folgenden Kanäle? • Personalvermittler ........... • Social Media ...........
• Temporärfirma ........... • Spontanbewerbung ...........
• Intern ........... • RAV / Arbeitsagentur
• Persönlicher Kontakt ........... ...........
• Auf Empfehlung ........... • Stiftung ...........
• Zeitungsinserat ........... Quereinsteiger
• Radio / TV ........... • Sonstige: ........ ...........
Skala: nie – sehr selten – selten – gelegentlich – oft – sehr oft – immer
69 Bewerten Sie die folgenden Auswahlkriterien • Sprachkenntnisse ........... • Teamfähigkeit ...........
bei der Rekrutierung von Mitarbeitenden. • Mündliche Komm. ........... • Umgang mit ...........
• Schriftliche Komm. ........... IT-Lösungen
• Fachkenntnisse ........... • Verkaufs- ...........
• Zeitliche Flexibilität ........... orientierung
• Stressresistenz ........... • Bildungsabschluss ...........
• Dienstleistungs- und ...........
Kundenorientierung
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtigFragen zu Mitarbeitende 3
70a Wie wichtig sind die folgenden Aus- bzw. • Grundbildung Fachfrau/-mann Kundendialog ...................
Weiterbildungen für Ihr Service Center? EFZ
(Schweiz) • Call Center Agent CallNet.ch ...................
• Contact Center Supervisor eidg. ...................
Fachausweis
• CAS Kundendialogmanagement ZHAW ...................
• Interne Führungs- oder Coachingausbildung ...................
• Interne Fachausbildung ...................
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtig
70b Wie wichtig sind die folgenden Aus- bzw. • Interne Fachausbildung ...................
Weiterbildungen für Ihr Service Center? • Interne Führungs- oder Coachingausbildung ...................
(Deutschland) • Externe Fachausbildung ...................
• Externe Führungs- oder Coachingausbildung ...................
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtig
71 Wie viele Tage werden im Durchschnitt • Erstausbildung ..... Tage
jährlich in die Aus- und Weiterbildung pro
Mitarbeitenden investiert? • Aus- und Weiterbildung: laufende ..... Tage
Coaching ..... Tage
Sonstige:..... ..... Tage
Fragen zu Mitarbeitende 4
72 Welche Trainingsmethoden setzen Sie wie • Trainingsprogramme ...................
oft ein? (Computer based Training)
• Gruppenschulungen ...................
• Live-Coaching ...................
• Vorführen von Beispielvideos ...................
• Handbücher ...................
Optionen: Wird nicht eingesetzt – Jährlich – Halbjährlich – Quartalsweise – Monatlich – Wöchentlich - Täglich
73 Anhand welcher Leistungsindikatoren messen• Anzahl der Kontakte ...................
Sie die Leistung Ihrer Mitarbeitenden? Und in • Länge der Kontakte ...................
welchem Zeitintervall werden diese mit den • Qualität der Kontakte ...................
Mitarbeitenden besprochen? • First Contact Resolution ...................
• Kundenzufriedenheitsbefragungen ...................
• Verkaufsleistung ...................
• Sonstige: .......................... ...................
Optionen: Wird nicht eingesetzt – Jährlich – Halbjährlich – Quartalsweise – Monatlich – Wöchentlich - TäglichFragen zu Mitarbeitende 5
75 Wie stark werden die folgenden • Überdurchschnittliche Bezahlung ...................
Massnahmen zur Mitarbeiterbindung vom • Bonuszahlungen und Belohnung ...................
Service Center unterstützt? • Mentorprogramm ...................
• Verantwortung und Kompetenzen
übertragen
• Positive Unternehmenskultur ...................
• (Temporäre) Versetzung in andere ...................
Abteilungen / Job Rotation
• Flexibles Arbeiten (Teilzeit,
Jahresarbeitszeit, Home Office)
• Sonstige: .................. ...................
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtig
Fragen zu Mitarbeitende 6
76 Haben die Mitarbeitenden (Agenten) die ! Ja ! Einführung geplant
Kompetenz einem Kunden etwas ! Nein ! Früher ja, heute nicht mehr
Gutzuschreiben (z.B. einen Geldbetrag)?
77 Wie hoch ist das Bruttogehalt (in Tsd.) pro Minimum Durchschnitt Maximum
Jahr für Mitarbeitende
Supervisor
Teamleiter
Support
Manager
78 Wie hoch ist durchschnittliche Anzahl der • Mitarbeitende: .... Tage
Ausfalltage, bedingt durch Krankheit, • Supervisor: .... Tage
Betriebs- und Nichtbetriebsunfall pro Person • Teamleiter: .... Tage
pro Jahr für: • Management: .... Tage
79 Wie hoch war die Personalfluktuation in Ihrem Externe Abgänge Interne Wechsel
Service Center im vergangenen Mitarbeitende
Geschäftsjahr (in%)?
Supervisor
Teamleiter
Support
Manager
80a Wird die Mitarbeiterzufriedenheit gemessen? ! Ja ! Einführung geplant
! Nein ! Früher gemessenFragen zu Mitarbeitende 7
81 Wie hoch ist die aktuelle ! Sehr unzufrieden
Mitarbeiterzufriedenheit? ! Unzufrieden
! Eher unzufrieden
! Neutral
! Eher zufrieden
! Zufrieden
! Sehr zufrieden
Fragen zu Kunden 1
90 Wie viele Kunden betreuen Sie in Ihrem .......... Kunden
Service Center?
91a Messen Sie die Kundenzufriedenheit? ! Ja ! Einführung geplant
! Nein ! Früher ja, heute nicht mehr
91b Warum wird die Kundenzufriedenheit nicht ! Aus Kostengründen
gemessen? ! Thema steht nicht im Fokus
! Sonstiges
91c Wie oft und anhand welcher Methoden • Mystery Calling ...................
messen Sie die Kundenzufriedenheit? • Kunden nach Telefonkontakt befragen ...................
• E-Mail / Online nach Kontakt ...................
• SMS nach Kontakt ...................
• Sonstige: ........................ ...................
Optionen: Wird nicht verwendet – >Jährlich - Jährlich – Halbjährlich – Quartalsweise – Monatlich
91d Von wem wird die Kundenzufriedenheit • Mystery Calling ...................
gemessen? • Kunden nach Telefonkontakt befragen ...................
• E-Mail / Online nach Kontakt ...................
• SMS nach Kontakt ...................
• Sonstige: ........................ ...................
Optionen: Andere Abteilung im Unternehmen - Unabhängige Organisation - Intern im CCC- wird nicht verwendet
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtigFragen zu Kunden 2
92 Wie wichtig sind für Sie folgende Ziele der • Kundenbindung stärken ...................
Kundenzufriedenheitsmessung? • Eigene Stärken erkennen ...................
• Handlungsfelder aufdecken ...................
• Qualität kontinuierlich verbessern ...................
• Unternehmenserfolg steigern ...................
• Vorgaben erfüllen (Normen, Zertifikate) ...................
Skala: sehr unwichtig - unwichtig - eher unwichtig – neutral - eher wichtig – wichtig - sehr wichtig
93 Wie zufrieden sind Ihre Kunden aktuell? ! Sehr unzufrieden
! Unzufrieden
! Eher unzufrieden
! Neutral
! Eher zufrieden
! Zufrieden
! Sehr zufrieden
Fragen zu Kunden 3
94 Messen Sie den Net Promotor Score? ! Ja ! Einführung geplant
! Nein ! Früher gemessen
Wenn ja, welchen Wert haben Sie: -100 +100
Wenn nein, warum nicht ! Zu grosser Aufwand
! Zu wenig repräsentativ
! Für unser Unternehmen nicht relevant
! Andere Methoden im Einsatz
95a Messen Sie den Customer Effort Score ! Ja ! Einführung geplant
(CES)? ! Nein ! Früher gemessen
95b Wenn ja, welchen Wert haben Sie: Skala 1 – 7
96a Messen Sie die Churn Rate? ! Ja ! Einführung geplant
! Nein ! Früher gemessen
96b Wenn ja, wie hoch ist diese? .... ProzentFragen zu Kunden 4
97 Wie viele Reklamationen erhalten Sie ..... berechtigte Beschwerden
durchschnittlich pro Monat? ..... unberechtigte Beschwerden
..... unqualifizierte Beschwerden
98 Wie verteilen sich die eingehende .... % Telefon .... % Video-Chat
Reklamationen auf ihre Kanäle? .... % Brief .... % Chat
(Total = 100%) .... % E-Mail .... % Social Media
.... % Fax .... % Messenger Dienste
.... % SMS, MMS .... % Sonstige
.... % Web-Formular
99 Wo ist die Reklamationsbearbeitung einfache ! Intern im Service Center
angesiedelt? Reklamationen ! In einer anderen Abteilung
im Unternehmen
! Bei einer unabhängigen
Organisation
Komplexe ! Intern im Service Center
Reklamationen ! In einer anderen Abteilung
im Unternehmen
! Bei einer unabhängigen
Organisation
100a Haben Sie eine festgelegte Antwortzeit auf ! Ja ! Einführung geplant
Reklamationen? ! Nein ! Früher ja
100b Wie lange ist die durchschnittlich festgelegte .... Tage .... Stunden .... Minuten .... Sekunden
Antwortzeit für komplexe Reklamationen?
In wieviel Prozent der Fälle halten Sie diese .... % eingehalten
auch ein?6 Kontaktpersonen
Country Organisation Contact
Headquarter Rémon Elsten
Crystal Benchmark AG +41 79 292 69 93
Switzerland Gessnerallee 38a Daniel Stiefel
8001 Zürich +41 79 244 52 88
info@service-excellence-cockpit.ch
callcenterforum.at Georg Mack
Austria Simmeringer Hauptstraße 24 +43 676 4849048
1110 Wien georg.mack@mack.at
i-CEM Rainer Kolm
Hudtwalckerstr. 26 +49 151 52572131
22299 Hamburg rainer.kolm@i-cem.de
Germany
CC Club Udo Schüring
Rheinkamper Str. 18b +49 2843 958 9626
D - 47495 Rheinberg info@ccclub.de
Xerion Francesco Puglioli
Via Volta 18 francesco.puglioli@xerion.ch / +41 79 779 41 48
Italy 6900 Lugano Roberto Perata
Switzerland roberto.perata@xerion.ch / +39 335 786 31 74
Asociación Española de Expertos en la Mª Luisa Merino Nájera
Relación con Clientes gerente@aeerc.com
Spain José Ortega y Gasset 61, 6ºD +34 67 937 07 48
28006 Madrid
Service Excellence Cockpit Leitfaden 4748 Service Excellence Cockpit Leitfaden
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