Die Bestandserhebung 2021 mit BLSVdigital
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Die Bestandserhebung 2021
mit BLSVdigital
Im Januar 2021 ist es wieder soweit - für unsere bayerischen Sportvereine steht wieder die
jährliche Bestandserhebung auf dem Programm. Dies werden zum ersten Mal alle Vereine
über unser neues Online-Portal BLSVdigital erledigen. Dabei werden wie gehabt die Mitglieder
aller BLSV-Vereine erfasst und die aktualisierten Vereins- und Mitgliederdaten an den BLSV
übermittelt. Um Ihnen die Abgabe so einfach wie möglich zu machen, zeigen wir Ihnen hier,
wie Sie dabei vorgehen können und welche Schritte Sie dabei beachten sollten.
Inhaltsverzeichnis
1. Login ................................................................................................................................................ 2
2. Überprüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer Mitglieder ................................................................... 3
1.1 Automatischer Datenabgleich (Excel-Upload) ........................................................................ 5
1.2 Manueller Datenabgleich oder Bearbeitung bestehender Mitglieder ........................... 8
3. Überprüfung und ggf. Aktualisierung der Vereinsdaten ............................................................... 10
4. Finale Kontrolle der Daten und Abgabe der Bestandserhebung .................................................. 13
5. Mitgliederstatistik (Vereinspauschale).......................................................................................... 14
Tipp! Haben Sie Ihre Vereins- und Mitgliederdaten unterjährig regelmäßig gepflegt und
sind diese somit aktuell, haben Sie mit BLSVdigital die Möglichkeit, direkt die finale Kon-
trolle und folglich die Abgabe der Bestandserhebung vorzunehmen (Schritt 4 im Leitfaden).
Sind noch Anpassungen im Bereich der Mitglieder oder der Vereinsstammdaten notwen-
dig, so bitten wir Sie, diese noch vor Abgabe der Bestandserhebung durchzuführen, um
fehlerhafte Meldungen zu vermeiden.
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Kontakt: service@blsv.de
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1. Login
Bitte loggen Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort) bei
BLSVdigital unter http://verein.blsvdigital.de/ ein.
Ist Ihnen Ihr Passwort nicht mehr bekannt, können Sie über den Button „Passwort vergessen?“ einen
Link zur Neuerstellung Ihres Passworts anfordern.
Nach dem Login erscheint Ihre persönliche Startseite in BLSVdigital.
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2. Überprüfung und ggf. Aktualisierung Ihrer Mitglieder
Wechseln Sie hierzu zunächst von Ihren persönlichen Daten zur Vereinsansicht. Klicken Sie hierzu links
oben auf den kleinen Pfeil (1) um das Menü zu öffnen und gehen Sie im Anschluss auf Verein (2).
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Daraufhin öffnet sich Ihre Vereinsansicht.
Um nun Ihre Vereinsmitglieder zu verwalten, klicken Sie zunächst auf „Mitglieder“ (1).
Beim BLSV sind alle Mitglieder des Vereins zu melden.
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Im Rahmen der Mitgliederverwaltung stehen Ihnen hier nun zwei Möglichkeiten zur Verfügung:
Variante 1: Variante 2:
Automatischer Datenabgleich anhand Uploads Manuelle Erfassung und Bearbeitung der vorhan-
Ihrer Excel-Liste mit den aktuellen Mitgliederda- denen Vereinsmitglieder in der BLSV-Datenbank
ten. bzw. Hinzufügen von neuen Vereinsmitgliedern.
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1.1 Automatischer Datenabgleich (Excel-Upload)
Den Datenabgleich mit Hilfe eines Uploads einer Excel-Liste mit allen Mitgliederdaten empfehlen wir bei
vielen Veränderungen bei Ihren Mitgliedern.
Klicken Sie dazu auf die drei Punkte (1) rechts oben und im Anschluss auf „Mitgliederdaten importieren“
(2).
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Daraufhin öffnet sich eine Übersichtsseite zum Thema „Datenabgleich“.
(1) Hier finden Sie
wichtige Hinweise zum
Datenabgleich.
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(2) Hier finden Sie die
Vorlage der Excel-
Liste, sowie Auflistung
der Sportfachver-
bandsnummern.
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(3) Hier geht’s weiter
zum Upload der aktu-
ellen Excel-Liste mit
den Mitgliederdaten.
3 Bitte beachten Sie,
dass das Excel-For-
mat .xls nicht mehr un-
terstützt wird.
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Damit der Upload und die Verarbeitung der Excel-Liste zum automatischen Datenabgleich einwandfrei
funktioniert, müssen die Angaben wie in der folgenden Abbildung dargestellt, angeordnet werden:
Die Excel-Liste muss dabei folgende Informationen der Vereinsmitglieder beinhalten:
• ggf. Titel
• Name
• Vorname
• ggf. Namenszusatz
• Geschlecht (m/w)
• Geburtsdatum (Format „tt.mm.jjjj“)
• Spartennummer
Wichtige Hinweise:
Name und Vorname des Mitglieds sind entsprechend der Schreibweise im Personalausweis einzutra-
gen. (keine Abkürzungen, keine Spitznamen)
Mitglieder, die mehrere Sportarten im Verein ausüben, müssen in der Excel-Liste für jede Abteilungs-
zugehörigkeit mit der jeweils zugehörigen Spartennummer ein weiteres Mal in einer eigenen Zeile (siehe
Beispiel unten) angegeben werden. Die beiden Zeilen müssen nicht direkt untereinanderstehen.
Wurde die Excel-Datei entsprechend dem obenstehenden Hinweis erstellt, speichern Sie die Datei ab
und laden Sie sie dann über den Button „Mitglieder hochladen“ in BLSVdigital.
Hinweis: Während des Hochladens muss die Excel-Datei gespeichert und geschlossen sein.
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Nach erfolgreichem Upload zeigt Ihnen das System die Veränderungen Ihrer Mitgliederdaten an.
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(1) Die Übersicht zeigt Ihnen die Unterschiede zwischen der BLSV-Datenbank und den Mitgliederdaten
Ihrer aktuellen Excel-Liste an.
(2) Hier können Sie die einzelnen Menüpunkte zur Anzeige der entsprechenden Mitgliederdaten
(Name, Geburtsdatum, Sportartenzuordnung) aufklappen.
(3) Sind die Daten nicht korrekt, haben Sie hier die Möglichkeit eines erneuten Uploads einer korrigier-
ten Excel-Datei.
(4) Hier können Sie die angezeigten Daten übernehmen.
Sie haben ein Problem mit dem Upload Ihrer Datei? Gerne helfen wir Ihnen dabei weiter! Bitte schi-
cken Sie uns zur Überprüfung Ihre Datei zu. (service@blsv.de)
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1.2 Manueller Datenabgleich oder Bearbeitung bestehender Mitglieder
Der manuelle Datenabgleich (kein Upload einer Excel-Liste) bietet sich vor allem an, wenn Sie nur we-
nige Änderungen in Ihren Mitgliedsdaten vornehmen müssen oder Ihre Mitgliederdaten unterjährig so
gepflegt haben, dass Sie Ihre Mitglieder bereits mit dem Austrittsdatum zum Jahresende versehen ha-
ben.
(1) Hier können Sie nach einem Mitglied suchen.
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Bearbeitung oder Löschen von Mitgliedern
Mit einem Klick auf das Mitglied öffnen sich deren Mitgliedsdaten. Hier haben Sie nun die Möglichkeit,
die hier hinterlegten Daten (persönl. Daten (1), sowie Spartenänderung (2)) zu ändern bzw. zu aktuali-
sieren, sowie die Mitgliedschaft der ausgewählten Person zu kündigen (3) und das Mitglied somit nicht
mehr melden.
Die Änderungen, die Sie am Mitglied vornehmen, werden direkt in Ihrer Vereinsansicht gespeichert.
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Manuelles Hinzufügen von neuen Mitgliedern
Möchten Sie einzelne Mitglieder neu anlegen, dann können Sie dies über die manuelle Eingabemaske
vornehmen. Dazu klicken Sie auf „+ Mitglied“ ( ) und fügen die notwendigen Daten hinzu.
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Mit einem Klick auf „Mitglied hinzufügen“ ( ) wird das Mitglied zu Ihrem Mitglieder-
stamm hinzugefügt. (2)
Hinweis: Sie können das Mitglied nur hinzufügen, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Bitte beachten
Sie besonders, dass Sie den Button „Sportart zuweisen“ unbedingt anklicken müssen. (1)
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3. Überprüfung und ggf. Aktualisierung der Vereinsdaten
Mit einem Klick auf „Vereinsmanagement“ (1) → „Stammdaten“ (2) gelangen Sie nun zu Ihren
aktuellen Vereinsstammdaten. Hier können Sie die einzelnen Vereinsdaten aufrufen, prüfen
und ggf. aktualisieren.
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Haben Sie Ihre Stammdaten aktualisiert, so klicken Sie auf „Struktur“ (1). Hier werden Ihnen nun die
aktuell hinterlegten Funktionäre angezeigt. Durch Klick auf die drei Punkte (2) können Sie bei der aus-
gewählten Funktion die gewünschten Änderungen vornehmen, sowie außerdem weitere Funktionäre zu
BLSVdigital einladen. (Infos unter https://www.blsv.de > Vereinsservice > BLSVdigital)
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10Wenn Sie Mitglieder in einer neuen Sparte bzw. Abteilung melden möchten, müssen Sie diese vor dem
Upload Ihrer Mitglieder zunächst anlegen. Klicken Sie dazu in der Maske „Struktur“ auf „Abteilungen“
(1). Unter „Abteilung hinzufügen“ (2) können Sie nun eine neue Sparte anlegen.
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Im Anschluss klicken Sie auf „Beiträge“ (1). Hier werden Ihnen nun die Beiträge angezeigt, die Sie von
Ihren Mitgliedern einziehen. Kontrollieren Sie auch diese auf Richtigkeit und passen Sie diese ggf. in
den Feldern direkt an.
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11Mit Klick auf „Vereinsmanagement“ (1) und „bayernsport“ oder „Ehrenamtsversicherung“ (2) können Sie
auch diese Daten noch entsprechend kontrollieren und ggf. aktualisieren.
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124. Finale Kontrolle der Daten und Abgabe der Bestandserhebung
Nun kommen wir zum letzten Schritt, der finalen Kontrolle und Abgabe der Bestandserhebung.
Dazu klicken Sie bitte auf „Verband“ und im Anschluss auf den Punkt „Bestandserhebung“ (1). Nun
erscheint folgende Anzeige. Klicken Sie nun direkt auf die „offene“ Bestandserhebung (2), um zur Zu-
sammenfassung und zur Abgabe zu gelangen.
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In der Zusammenfassung sehen Sie, ob alle Ihre Angaben in Ordnung sind, oder ob noch fehlerhafte
Daten vorliegen. (1) Mit Klick auf den entsprechenden Punkt können Sie nochmal die Daten aufrufen.
(2) Sind alle Daten in Ordnung, setzen Sie noch den Haken auf der rechten Seite und übertragen Ihre
Bestandserhebung final mit Klick auf „Einreichen“. (3)
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135. Mitgliederstatistik (Vereinspauschale)
Ist die Bestandserhebung abgeschlossen ändert sich der Status von „Offen“ auf „Fertig“ (1) und Sie
können mit Klick auf die abgegebene Bestandserhebung sich noch die dazugehörige PDF-Datei aus-
drucken. (2) Auf der letzten Seite des Dokuments finden Sie die Mitgliederstatistik.
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