Die fünf Säulen erfolgreicher Online-Events - plan IT
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Die fünf Säulen erfolgreicher Online-Events
2021 - Seite 2
Zu Beginn
Die Corona-Pandemie zwang viele Unternehmen, Ände-
rungen in ihrer Struktur und Arbeitsweise vorzunehmen.
Sie zeigte auch auf, wie die Vorteile der Digitalisierung
genutzt werden können, um interessante und kreative
Lösungswege für bestehende Probleme zu finden.
Eine bis vor verhältnismäßig kurzer Zeit noch nicht sehr
verbreitete Lösung sind Online-Veranstaltungen. Diese
bieten zwei Vorteile: Einerseits können auch diejenigen
am Event teilnehmen, die es normalerweise nicht könnten,
da die Veranstaltung nicht an einen physischen Ort
gebunden ist. Andererseits können viele mediale Formen
wie Videoeinspielungen effektiver und kreativer genutzt
werden. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, gänzlich neue
Eventformate zu schaffen.
Man sollte jedoch beachten, dass sich die Herangehens-
weise an ein digitales Event weitestgehend von ihrem
analogen Gegenstück unterscheidet, damit dieses gelingt.
Einer der größten Fehler ist, bisher bewährte Konzep-
te von physischen Veranstaltungen unverändert online
umzusetzen.2021 - Seite 3
Die Idee
wird zum Erlebnis
Es lassen sich bestimmte Elemente identifizieren, die
darüber entscheiden, ob das Online-Event zum echten
Online-Erlebnis wird. Diese lassen sich in drei Säulen ein-
teilen, die auf einem stabilen Fundament stehen müssen.
Gemeinsam mit zwei weiteren Säulen ergibt sich dadurch
eine Erfolgsformel für den Erfolg Ihres digitalen Events,
das nun selbst gar nicht mit höchstem technischem Niveau
wie im TV oder mit extravaganten Highlights aufwarten
muss, um zu überzeugen.
Erfolgreiche digitale Veranstaltung
Online-Erlebnis
Post-Event-Bewerbung
Pre-Event-Bewerbung
Aufmerksamkeit
Interaktivität
Bindung
Technik2021 - Seite 4
Das Fundament
- Die Technik
Die Inhalte eines Online-Events können noch so abwechs-
lungsreich, persönlich und interaktiv sein – wenn die
Technik nicht funktioniert, brechen alle Säulen schnell
zusammen. Technische Störungen verhindern persönliche
Bindung durch die schwindente Aufmerksamkeit, senken
das Interesse und stoppen die Publikumsinteraktionen.
Deshalb ist es hier wichtig, auf kompetente Partner oder
ein eingespieltes, gut ausgebildetes Team zurückzu
greifen.
Bevor Sie live gehen, sollten Sie eine Generalprobe durch-
führen. So können Sie testen, ob alle technischen Geräte
funktionieren und die Internetverbindung stabil ist. Bei
größeren Produktionen ist ein Probedurchlauf nur für die
Technik vor der Generalprobe empfehlenswert. Sobald
Ihre Technik einwandfrei läuft, können Sie mit Ihren Gästen
und Moderierenden den Ablauf durchgehen und letzte
Detailänderungen an Technik und Programm vornehmen.
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Die 1. Säule
- Persönliche Bindung
Es ist für Zuschauende viel einfacher, einen Bezug
zum Event herzustellen, wenn man sich mit dem Event
persönlich verbunden fühlt. So steigt auch die Motivation,
an der Veranstaltung teilnehmen und mitmachen
zu wollen. Die persönliche Bindung kann viele Formen
annehmen. Beispielsweise kann es um Themen gehen,
die der zuschauenden Person am Herzen liegen, oder es
treten Gäste auf, die man kennt. Dadurch fühlen sich Zu-
schauende emotional oder intellektuell angesprochen
und entwickeln Interesse am Event.
Anknüpfungspunkte schaffen
In der Planung und Umsetzung sollte von Beginn an
darauf geachtet werden, die Veranstaltung so auszulegen,
dass mindestens eine dieser Formen ermöglicht und
aufrechterhalten wird. Welche Formen möglich sind, hängt
nicht nur von der Art und dem Ziel des Events ab, son-
dern auch vom Zielpublikum. So können emotional auf-
geladene Bilder zum Beispiel das Publikum bei einer Fest-
lichkeit noch stärker binden, doch bei einer Konferenz oder
Messe kann zu viel Emotionalität die Bindung auch lösen. In
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solchen Fällen eignet es sich besonders, die Inhalte durch
dramaturgischen Aufbau und spannende Informationen
interessant zu gestalten.
Die folgenden Fragen eignen sich nicht nur, um sich über
die erste Säule im Klaren zu werden, sondern bieten auch
eine gute Grundlage für die Bewerbung des Events:
• Was ist das Ziel / der Zweck der Veranstaltung?
• Wen möchte ich durch mein Event erreichen?
• Wie möchte ich mein Zielpublikum an meine
Veranstaltung binden?
Die 2. Säule - Aufmerksamkeit
Eine der größten Gefahren bei Events ist die Langeweile.
Egal, wie sehr Sie Ihr Zielpublikum an Ihre Veranstaltung
binden konnten (Säule 1), wenn die Aufmerksamkeit sinkt
und den Zuschauenden langweilig ist, dann wird das Event
negativ bewertet. Im schlimmsten Fall springen Ihnen
Ihre Zuschauenden bereits während der Veranstaltung ab.
Damit Ihnen das nicht passiert, können Sie an drei Stell-
schrauben die Aufmerksamkeit Ihres Publikums steuern
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und bereits vorab die besten Voraussetzungen für gute
Unterhaltung schaffen: die mediale Abwechslung, die
Anzahl der Gäste und die Moderation.
Mit Abwechslung gegen Langeweile
Langeweile kann aufkommen, wenn sich die Zuschauenden
an den Modus gewöhnt haben, der die Informationen
vermittelt. Das kann eine zu lange Rede sein, aber auch
ein eher monotones Video oder eine sehr lange Bilder
slideshow. Durch regelmäßige mediale Abwechslung
in kürzeren Abständen kann dem vorgebeugt werden.
Sind die Beiträge aufgrund ihrer Art relativ lang, können
Sie durch Perspektivwechsel der Kamera die Monotonie
durchbrechen und dem Publikum ein Gefühl der Kurz
weiligkeit geben.
Unabdingbar: Moderation und Gäste
Mehrere Gäste und Sprecher einzuladen gewährleistet
Abwechslung und hält dabei die Aufmerksamkeit des
Publikums aufrecht. Hierbei sollte darauf geachtet werden,
dass die entsprechenden Personen auch Präsenz und
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Souveränität beim Sprechen vor Menschen - und der
Kamera - besitzen.
Ein gutes Online-Event lebt auch durch seine Moderation.
Eine charismatische Person, die auf unterhaltsame Weise
durch das Programm führt und die einzelnen Beiträge zu
einem Ganzen verknüpft, ist bei erfolgreichen Online-Ver
anstaltungen kaum wegzudenken. Mit einem umfassenden
Briefing vorab präsentiert sich die moderierende Person
sicher vor der Kamera und kann notfalls improvisieren.
Die 3. Säule - Interaktivität
Um aus einem Online-Event ein echtes Online-Erlebnis zu
machen, benötigt es noch eine dritte Säule: die Interakti-
vität. Ermöglichen Sie den Zuschauenden die Interaktion
mit dem Livestream, geben Sie ihnen das Gefühl, dass
sie diesen aktiv mitformen können. Dadurch verändert
sich beim Publikum die Wahrnehmung der eigenen Rolle:
Aus passivem Beobachten wird aktives Teilnehmen und
Miterleben – ein Online-Erlebnis also.
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Direkte und indirekte Beteiligung
Damit die Zuschauenden sich auch als Teil Ihrer Veranstal-
tung fühlen, gibt es die Möglichkeit, sie direkt oder indi-
rekt bei der Gestaltung einzubinden.
Ein gutes Beispiel für indirekte Publikumseinbindung ist der
Chat. Durch die Möglichkeit, das Event zu kommentieren,
können die Zuschauenden Feedback hinterlassen oder
sich mit anderen Teilnehmenden darüber austauschen.
In dieser Form läuft der Chat parallel zum Event, ohne
direkte Auswirkungen auf das, was im Livestream passiert.
Andere Beispiele sind Umfragen, deren Ergebnisse nur
für die Teilnehmenden einsehbar sind, oder Vorbesteller-
Boxen, die beispielsweise Getränke enthalten und
während des Events (gemeinsam mit den Personen vor der
Kamera) getrunken werden.
Für ein richtiges Online-Erlebnis ist es wichtig, dass die
Zuschauenden sich direkt beteiligen können und die
Inhalte mitformen. Einige Elemente wie der Chat und die
Umfragen können auch für direkte Beteiligung genutzt
werden, indem die Moderierenden und Studiogäste auf
Kommentare eingehen, Fragen beantworten oder die
Umfrageergebnisse nutzen, um die Live-Beiträge damit zu
bereichern.
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Die Bewerbung
Sie haben nun unter Berücksichtigung der drei Säulen
ein Online-Erlebnis gestaltet, das auch auf einem starken
Fundament steht – doch was bringt einem ein Online-
Event, wenn niemand zuschaut? Die Bewerbung des
Events vor und nach dem tatsächlichen Livestream bilden
ebenfalls zwei Säulen, die den letztendlichen Erfolg einer
digitalen Veranstaltung mittragen.
Die Bewerbung vor dem Event ist dabei besonders
wichtig, um potentielle Zuschauende zu aktivieren und sie
zur Teilnahme zu bewegen. Die Bewerbung des Events
im Nachgang sollte jedoch nicht vernachlässigt werden.
Durch sie können Sie Ihr Event und damit auch Ihr Unter
nehmen an andere Stellen anbinden, beispielsweise
potentielle Kunden und zukünftige Zuschauende.
Die 4. Säule
- Pre-Event-Bewerbung
Die Bewerbung des Events vor dem Livestream mag erst-
mal als selbstverständlich angesehen werden, doch es
lohnt sich, über sie gesondert zu sprechen. Ihre Funktion
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ist vor allem, Zuschauende zu aktivieren, denn je mehr
Menschen teilnehmen, desto schöner wird es. Schließlich
verfolgen Sie mit ihrem Onlineevent einen bestimmten
Zweck. Mehr Zuschauende bedeuten auch ein höheres
Interaktionspotential, wodurch das Erlebnis exponentiell
gesteigert werden kann.
Formen von Bewerbung im Voraus gibt es viele: Von „klas-
sischer“ Pressearbeit durch Pressemitteilungen über das
Drucken und Verteilen von Plakaten und Flyern bis hin zu
Social Media-Kampagnen existiert ein breites Spektrum
an Möglichkeiten, um auf das Online-Event aufmerksam zu
machen. Laden Sie Pressevertreter*innen zur Teilnahme
am Event ein, um möglichst viele Menschen zu erreichen.
Selbst Events, die nicht öffentlich zugänglich sind, wie
Personal-Onboardings, sollten sie vorab bewerben, um Ort
und Zeit der Veranstaltung bekannt zu machen. Um die
Teilnehmenden schon im Voraus für ein „Erlebnis“ anstelle
einer regulären Veranstaltung zu sensibilisieren, sollte auch
erwähnt werden, worauf sie sich freuen dürfen und was
sie vom Event erwarten sollten. Kündigen Sie vorher an,
dass die Teilnehmenden aktiv den Inhalt mitgestalten
dürfen. So können sie sich darauf vorbereiten, wodurch
eine höhere Interaktionsrate erzielt werden kann.
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Die 5. Säule
- Post-Event-Bewerbung
Die Post-Event-Bewerbung ist ebenfalls ein wichtiger Teil
eines erfolgreichen digitalen Events.
Haben Sie sich in der Pre-Event-Bewerbung für Presse
arbeit entschieden, kommt Ihnen das jetzt zugute, denn
die eingeladenen Pressevertreter*innen werden auf ihren
Portalen darüber berichten. Zur Ergänzung sollten Sie
auch eine eigene Pressemitteilung schreiben und diese
an entsprechende weitere Medien senden.
Im B2B-Sektor vermitteln Sie durch einen Newsletter, ein
persönliches Gespräch oder eine anderweitige Methode
im Nachgang des Events Ihre Wertschätzung an die
Mitwirkenden und alle teilnehmenden Gäste. Dies stärkt Ihr
Verhältnis zu ihnen und leitet die nächsten Kommunika
tionsschritte ein.
Eine einfache Methode der Follow-up-Bewerbung ist, eine
Eventaufzeichnung zur Verfügung zu stellen. Dadurch
erlauben Sie sowohl den Zuschauenden als auch Perso-
nen, die verhindert waren, den Livestream (nochmals)
anzuschauen. So lässt sich der Erfolg des Events weiter
verbreiten und es ist möglich, noch mehr Menschen für
zukünftige Events zu aktivieren. Möchten Sie eine bessere
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Kontrolle darüber haben, wer sich die Aufzeichnung
ansehen kann, bietet sich die Ausgabe eines nicht-öffent
lichen Links an. Um die Einmaligkeit Ihres Events zu
gewährleisten, sollten Sie die Aufzeichnung entweder nicht
vorab ankündigen oder Elemente wie die direkten Inter
aktionsmöglichkeiten der Säule 2 einbauen, die das live
Zuschauen attraktiver machen.
Wenn Sie besonders stolz auf Ihr Ergebnis sind, nutzen Sie
es doch auch als Referenz für Neukunden. So können Sie
Ihre Arbeit und Fähigkeiten auch vorstellen und in Ihren
Produktkatalog aufnehmen. Machen Sie sich am besten im
Vorfeld darüber Gedanken, damit Sie während des Live-
Events entsprechendes Material, beispielsweise für Foto-
strecken mit einem Blick hinter die Kulissen, anfertigen
können.
Das Fundament - Die Technik Die Bewerbung
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