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Die stärkste Lösung, um Zeit für wichtigere Dinge zu gewinnen – jetzt einfach ausschreiben! Die digitale Ausschreibungslösung Jetzt einfach ausschreiben! RFI, RFQ oder eAuctions – agil, günstig und aus der Cloud.
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 2
Inhalt
Inhalt Bedarfsmeldungen durch Fachbereiche 5
Digitale Angebotsabgabe und Gebot zurückziehen 5
Eigenschaften der Lösung „ausschreiben24.com“ Angebotsexport und -import via Excel 5
Abwesenheitsnotizen von Lieferanten/Bietern 5
Funktionsumfang Anlagen von Bietern nach Abgabefrist 5
Rabatte und Zuschläge 6
Anmeldung und Auswahl des gewünschten Verfahrens 3 Angebotsverlauf, Interne Notiz und Verfahrensakte 6
Passwort ändern 3 Verfahrensarchiv 6
Vorbelegungen für Sprache, Währung, Verfahrensarten 3 Zusatzfelder neben „Preis“ 6
Vorbelegungen für Verfahrens-ID, Mandanten, Textbausteine 3 Filter: z. B. Ausblenden von beendeten Verfahren 6
Unternehmenslogo integrieren 3 Verfahren/Anlagen unter Verschluss halten und Niederschrift 6
Weitere Kollegen als Anwender einladen 3 Anlagencontainer 6
Vertretung übernehmen 3 Standorte/Niederlassungen 6
Auswahl der Organisationseinheiten (Mandanten/Buchungs- Folgeverfahren und mehrere Verhandlungsrunden 6
kreise) 3 SAP ERP Schnittstelle – BANF 6
Material- und Leistungspositionen 3 SAP ERP Schnittstelle – BESTELLUNG anlegen 6
Abgeschlossene Ausschreibungen als Vorlage kopieren 3 Auswertungen 7
GAEB-Dateien als Leistungsverzeichnisse 4 Lieferantenselbstregistrierung 7
Reverse Auktion 4 AddOn OCI-fähiger Katalog 7
Forward Auktion (Verkaufsauktionen) 4 AddOn Digitale Anträge 7
Holländische Auktion 4 AddOn Lieferantenbewertung 8
Permanente Preisanfrage – Rohstoffeinkauf 4
Bieter-Datenbank 4 Betrieb, Service- und Supportleistungen
Ausschreibungsdokumente beifügen (Anlagen) 4
Festlegung der Angebotsöffnung 4 Betrieb, Datensicherung, Rechenzentrum 10
Erinnerungsfunktion 4 Service und Support 10
Kalender-Funktion mit Outlook-Integration 4
E-Mail-Funktion 4 Datenschutzhinweise
Bieter-Vorschau 4
Teilnahmebedingungen vor Angebotspflege bestätigen 4 Registrierung 10
Passwortschutz für Bieter 4 Übermittlung 10
Wertung und Fragebögen 5 Sorgfaltspflicht 10
Submissionstermin und Angebotsfrist verlängern 5 Speicherung von Daten 10
Vorgang löschen oder Verfahren abbrechen 5 Änderung und Löschung der Daten 10
Bieter nachträglich hinzufügen oder ändern 5
Inhalte im laufenden Verfahren ändern 5 Nutzenaspekte
Titel ändern 5
Vollbildmodus 5 Haftungsausschluss
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 3
Eigenschaften der Lösung Passwort ändern
Innerhalb der Anwendung können Sie jederzeit Ihr Kennwort
ausschreiben24.com ist eine Plattform, die von Einkäufern für ändern.
Einkäufer konzipiert und entwickelt wurde. Ziel ist es, mit ein-
fachem Zugriff und einfacher Nutzung Ausschreibungsverfah- Vorbelegungen für Sprache, Währung, Verfahrensarten
ren elektronisch abzuwickeln. Die Ausschreibungslösung wird Innerhalb der Anwendung können Sie über die „Einstellungen“
für den Kunden unter Nutzung der bestehenden Infrastruktur die Sprache, die gewünschte Währung oder auch das Ein- und
der prego services GmbH unter www.ausschreiben24.com be- Ausblenden gewünschter Verfahrenstypen selbst voreinstellen.
trieben und als „software as a service“ über das Internet zur
Verfügung gestellt. Vorbelegungen für Verfahrens-ID,
Mandanten, Textbausteine
Unter Einstellungen -> Unternehmen kann eine automatische
Nutzer der Ausschreibungslösung sind ausschließlich natürliche ID-Vergabe aktiviert werden. Dabei kann ein Kurzzeichen text-
oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesell- lich vergeben werden. Ergänzt wird die ID dann automatisch
schaften, die bei der Inanspruchnahme der auf der Plattform um das Jahr sowie eine fortlaufende Nummer. Diese Verfah-
angebotenen Internetdienste in Ausübung ihrer gewerblichen rens-ID wird – wenn gepflegt – z. B. in die Betreff zeile der
oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln. E-Mails übernommen. Zusätzliche Mandanten können inkl. ei-
genem Logo hinterlegt werden. Ebenfalls unter Einstellungen ->
Die Ausgestaltung und Abwicklung der über die Ausschrei- Unternehmen können Textbausteine hinterlegt werden. In der
bungsplattform angebahnten oder abgeschlossenen Verträge Anwendung kann dann z. B. bei Nachrichten oder Beschreibun-
ist alleinige Angelegenheit der jeweiligen Nutzer. gen auf diese Textbausteine zugegriffen werden.
Der Einkäufer gibt dazu seine zu tätigenden Einkäufe über die Unternehmenslogo integrieren
Ausschreibungsplattform bekannt und fordert seine ge- Über die Einstellungen ist es möglich, ein eigenes Kundenlogo
wünschten Unternehmen aktiv zur Angebotsabgabe auf. Die zu hinterlegen. Dieses wird auf der Plattform für den Einkäu-
ausgewählten Bieter erhalten eine Nachricht und können dann fer, auf der Angebotsseite für den Bieter und in der gesamten
auf der Ausschreibungsplattform Angebote abgeben. Der kom- E-Mail-Kommunikation angezeigt und verwendet.
plette Prozess erfolgt vollständig auf elektronischem Wege.
Sämtliche Arbeitsschritte werden dokumentiert und sind in Weitere Kollegen als Anwender einladen
Form eines revisionssicheren Beleges abrufbar. Abhängig von dem genutzten Funktionspaket können weitere
Anwender innerhalb der Organisation über die Einstellungen als
Abgebildet werden Ausschreibungen (RFQ, RFI), Zu-/Ab- User angelegt werden. Diese erhalten dann eine Einladungsmail
schlagsverfahren und Reverse Auktionen. und können sofort die Ausschreibungsplattform aktiv nutzen.
Ihr Nutzen: Vertretung übernehmen
• Weniger Kosten: Innerhalb der Anwendung können Sie sämtliche Verfahren Ihrer
Schnelle Prozesse senken Arbeitskosten Kollegen einsehen und auch aktiv die Vertretung für einen Mitar-
• Hoher Komfort: beiter übernehmen bzw. sich dieses Verfahren selbst zuweisen.
Angebotspreisspiegel auf Knopfdruck
• Alle Verfahren in einem System Auswahl der Organisationseinheiten
• Mehr Sicherheit: (Mandanten/Buchungskreise)
Vergabevermerk revisionssicher erstellt Falls Einkäufer für mehrere Unternehmen bzw. Gesellschaften
• Keine Medienbrüche: Ausschreibungen durchführen möchten, kann direkt beim An-
Elektronischer Austausch von Dokumenten legen die Auswahl der gewünschten Organisation vorgenom-
• Sofort online verfügbar: men werden.
Ohne Installation oder Vorkenntnisse!
Material- und Leistungspositionen
Für die Erstellung der Leistungsverzeichnisse existieren mehre-
Funktionsumfang re Möglichkeiten: Ein Excel-Import einer externen Datei, ein
SAP-Import einer Bestellanforderung oder ein manuelles Er-
Anmeldung und Auswahl des gewünschten Verfahrens stellen, auch z. B. als Kopie einer bereits abgeschlossenen Aus-
Die Anmeldung erfolgt auf der Plattform ausschreiben24.com schreibung. Positionen können um Vorbemerkungen ergänzt,
durch Eintragung der mitgeteilten Kennung und dem Pass- jeweils kopiert oder nachträglich neu positioniert werden.
wort. Nach der Anmeldung können jeweils die gewünschte
Verfahrensart ausgewählt oder laufende Verfahren aufgerufen Abgeschlossene Ausschreibungen als Vorlage kopieren
werden. Optional ist auch ein SingleSignOn möglich, mittels Bereits laufende oder abgeschlossene Ausschreibungen kön-
Authentifizierung im SAML Verfahren. nen einfach als Vorlage kopiert werden. Die Grunddaten und
Anlagen, die Ausschreibungspositionen sowie die Bieter inklu-
sive aller Texte werden dabei übernommen.
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 4
GAEB-Dateien als Leistungsverzeichnisse dem Firmenverzeichnis ausgewählt werden. Ein Massenimport
Insbesondere für Bauausschreibungen ist es sinnvoll, wenn von z. B. Kreditorstammsätzen (als .csv-Datei) ist möglich. Den
auch GAEB-Dateien als Anlage zur Ausschreibung beigefügt Bietern können Warengruppen, Firmenstatus, Land oder er-
werden können. gänzende Informationen (auch als Anlagen) als Suchkriterium
beigefügt werden.
Reverse Auktion
Neben klassischen Preisanfragen können auch Reverse Auktio- Ausschreibungsdokumente beifügen (Anlagen)
nen durchgeführt werden. Dazu kann der Einkäufer den Trans- Die Ausschreibungslösung ermöglicht die digitale Bereitstel-
parenzlevel definieren, d. h. was darf der Bieter sehen (nur das lung aller mit der Ausschreibung verbundenen Unterlagen –
aktuelle Bestgebot oder zusätzlich noch seine Platzierung oder gesamt, pro Artikel-Position oder je Bieter. Kosten für Kopier-
zusätzlich die Anzahl der Mitbewerber). Zusätzlich können die arbeiten, Versand- und Bearbeitungsgebühren der Einkaufs-
Gebotsintervalle, eine automatische Auktionsverlängerung stellen oder beim Bieter entfallen. Anlagen können manuell,
und weitere spezifische Einstellungen gepflegt werden. Zu- über einen zentralen Anlagencontainer oder auch mittels
sätzlich erscheint ein „Timer“, der als rückwärtslaufende Uhr Drag & Drop hinzugefügt werden.
die verbleibende Zeit bis zur Abgabefrist anzeigt. Zusätzlich
können bei allen Auktionen die Einkäufer über einen „Live- Festlegung der Angebotsöffnung
Ticker“ im Register „Wertung“ die Gebotseingaben live mitver- Für jede Ausschreibung kann festgelegt werden, ob eingehen-
folgen. Optional kann einem Artikel ein „Startpreis“ mitgegeben de Angebote erst zum definierten Angebotsöffnungstermin
werden, der in der Bietersicht als „virtueller Bestpreis“ fungiert. oder direkt nach Abgabe der Bieter eingesehen werden dürfen.
Forward Auktion (Verkaufsauktionen) Erinnerungsfunktion
Als weiterer Auktionstyp können Forward Auktionen durchge- Beim Anlegen eines neuen Verfahrens oder in einem laufenden
führt werden. Dabei bietet der „Verkäufer“ die Artikel an und Verfahren können Sie eine „Erinnerung“ an Teilnehmer automa-
„Nachfrager“ (Bieter) bieten darauf. Da es sich um einen Ver- tisch generieren lassen. Dabei können Sie den Nachrichtentext
kauf handelt, gewinnt das höchste Gebot. Zusätzlich können erstellen sowie auswählen, ob die Erinnerung einmalig oder
Transparenzlevel, die Gebotsintervalle, eine automatische Auk- mehrmals (z. B. als Terminserie) erfolgen soll und ob „Alle Teil-
tionsverlängerung und weitere spezifische Einstellungen ge- nehmer“, „Nur Teilnehmer, die noch kein Angebot abgegeben
pflegt werden. haben“ oder „Nur Teilnehmer, die die Anfrage noch nicht geöff-
net haben“ entsprechend erinnert werden sollen.
Holländische Auktion
Als weiterer Auktionstyp können Holländische Auktionen Kalender-Funktion mit Outlook-Integration
durchgeführt werden. Dabei wird den Lieferanten/Bietern ein Die Abgabefrist kann (nach dem Versenden) über ein eigenes
festes Zeitintervall gegeben (z. B. 2 Minuten), in dem diese Icon direkt in den persönlichen Kalender übernommen werden.
über die Akzeptanz des Preises entscheiden müssen. Falls kei-
ner von den eingeladenen Lieferanten diesen Preis akzeptiert, E-Mail-Funktion
wird der Preis automatisch um einen Preisschritt erhöht. Die Im Verfahren kann der Einkäufer eine E-Mail-Funktion für sich
Lieferanten stehen dann vor der gleichen Entscheidung. Dieser selbst deaktivieren, d. h. es werden keine E-Mails bei neuen An-
Zyklus läuft so lange, bis der erste Lieferant den Preis akzep- geboten oder Nachrichten mehr an den Einkäufer geschickt.
tiert oder der maximale Limitpreis (nicht ersichtlich) erreicht Hintergrund: In z. B. Auktionsverfahren mit kurzen Zeitzyklen
wird. Da die Lieferanten keine Information über die Konkurrenz (z. B. 30 Minuten) machen die E-Mails zur Information von Ge-
haben, sind diese unter einen Zeitdruck gesetzt, weil nur der botsabgaben wenig Sinn.
Erste, der den Preis akzeptiert, gewinnt. Es gibt keine weitere
Chance oder eine Möglichkeit zur Verbesserung. Bieter-Vorschau
Sobald ein Verfahren gespeichert wurde, können sich die Ein-
Permanente Preisanfrage – Rohstoffeinkauf käufer im Register „Teilnehmer“ vor der Aufforderung zur An-
Auf Basis einer Preisanfrage (RFQ) kann unter Einstellungen gebotsabgabe die Sicht des Bieters als „Vorschau“ anzeigen
über die Erinnerungsfunktion eine Terminserie definiert wer- lassen.
den (mögliche Intervalle: täglich, wöchentlich, 14-tägig, monat-
lich, Quartal, jährlich). Im Rahmen dieses Intervalls werden die Teilnahmebedingungen vor Angebotspflege bestätigen
Bieter automatisch per E-Mail aufgefordert, einen Preis abzu- Bei Verfahren kann z. B. eine Datenschutz-/Geheimhaltungs-
geben. Die entsprechenden Werte kann der Einkäufer im vereinbarung vorgeschaltet werden. D. h. ein Bieter muss zu-
Excel-Download in der Wertung einsehen. Dort kann auf Basis nächst diese Bedingungen akzeptieren, um in die Angebots-
umfangreicher Pivot-Tabellen und Charts der Verlauf z. B. nach erstellung zu gelangen. Über einen Textbaustein können vor-
Jahr, Monat, Kalenderwoche, Teilnehmer, Artikel usw. ausge- belegte Texte einfach ausgewählt werden.
wertet werden.
Passwortschutz für Bieter
Bieter-Datenbank Der Zugriff auf Verfahren durch Bieter kann durch ein Passwort
In der Ausschreibungslösung können Firmenstammdaten für (vom Bieter beim ersten Zugriff zu vergeben) geschützt wer-
die Bieter angelegt und direkt zur Angebotsaufforderung aus den; das Passwort kann vom Einkäufer zurückgesetzt werden.
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 5
Wertung und Fragebögen Bedarfsmeldungen durch Fachbereiche
Die Wertung der eingehenden Angebote kann jederzeit aufge- Als Zusatzmodul kann ein Online-Formular generiert werden,
rufen werden. Zusätzlich ist ein Excel-Download möglich. Bei welches z. B. im Intranet den Fachbereichen eines Unterneh-
Reversen Auktionen wird darüber hinaus auch tabellarisch und mens zur Verfügung gestellt werden kann. Mitarbeiter können
grafisch die Historie der einzelnen Gebote dargestellt. Zusätz- online relevante Stammdaten eingeben, den Fragebogen aus-
lich werden die in den Firmenstammdaten hinterlegten Zah- füllen oder bereits Positionen für eine Anfrage pflegen. Zu-
lungskonditionen (Skonto) automatisch im Rahmen der Net- sätzlich können Sie einen zuständigen Einkäufer auswählen,
to-Netto-Auftragssumme berücksichtigt. der die Bedarfsmeldung erhalten soll. Der Einkäufer erhält ak-
tiv eine E-Mail mit dem Hinweis einer neuen Bedarfsmeldung.
Weiterhin kann der Einkäufer einen Fragenkatalog mit den Ty- Auf der Startseite von ausschreiben24 ist die Kachel „Bedarfs-
pen JA/NEIN; Auswahlliste; Text sowie Dateiupload pflegen. meldung“ hinterlegt; diese wird entsprechend aufgerufen.
Die Antworten des Bieters können dabei z. B. bei der Auswahl- Sind alle Inhalte der Bedarfsmeldung geklärt und eindeutig,
liste vorgegeben werden. Die Beantwortung des Bieters er- kann der zuständige Einkäufer den Vorgang direkt in eine neue
folgt bei diesem Beispiel in Form einer Dropdown-Box. Zusätz- Ausschreibung überführen. Alle Inhalte bleiben dabei erhalten.
lich können die Fragepositionen als Muss- oder Kann-Kriterium Weiterhin kann nun der Einkäufer definieren, welche Sicht der
angelegt und im Rahmen der Wertung dann um Wertungsno- Fachbereich im weiteren Verlauf der Ausschreibung auf den
ten und Anmerkungen ergänzt werden. Vorgang haben soll (z. B. soll er nur den Status sehen oder auch
die Wertung). Je nach Auswahl kann der Bedarfsträger die Aus-
Frageposition(en) direkt am Artikel schreibung online nachverfolgen.
Im Register „Positionen“ können direkt Fragepositionen bei ei-
nem Artikel hinterlegt werden. Dazu ist nach Klick auf „Position Digitale Angebotsabgabe und Gebot zurückziehen
hinzufügen“ im unteren Bereich das Anlegen von Fragepositio- Bei der Erstellung der Angebotsunterlagen unterstützt die
nen integriert. Plattform die Lieferanten, alle Erklärungen und Angebotsbe-
standteile einzureichen. Hierzu steht den Nutzern eine einfa-
Submissionstermin und Angebotsfrist verlängern che und intuitiv bedienbare Oberfläche zur digitalen Bearbei-
Für jede Ausschreibung kann die Angebotsfrist „per Knopf- tung und Zusammenstellung von Angebotsunterlagen und der
druck“ verlängert werden. Die Änderungen werden innerhalb elektronischen Angebotsabgabe zur Verfügung. Dabei erfolgt
der Verfahrensakte dokumentiert. Die Bieter erhalten automa- der Aufruf der Plattform direkt aus der Mailbenachrichtigung
tisch entsprechende E-Mails. zur Angebotsaufforderung. Eine Anmeldung oder ein Log-in ist
nicht erforderlich. Abgegebene Angebote können bis zur Ab-
Vorgang löschen oder Verfahren abbrechen gabefrist auch wieder „zurückgezogen“ werden.
Alle angelegten Ausschreibungen können bis zur Angebotsauffor-
derung an die Bieter einfach aus dem System gelöscht werden. Angebotsexport und -import via Excel
Laufende Verfahren können jederzeit unter Angabe einer Begrün- Bieter können die Inhalte zum Angebot bequem nach Excel ex-
dung vor Fristende abgebrochen oder beendet werden. Bieter, portieren, dort bearbeiten und anschließend wieder importie-
die bereits Unterlagen heruntergeladen oder Angebote eingege- ren. Dabei erfolgt eine Plausibilitätsprüfung.
ben haben, erhalten automatisch eine entsprechende Meldung.
E-Mail-Bestätigung an Bieter
Bieter nachträglich hinzufügen oder ändern Lieferanten/Bieter erhalten nach erster Angebotsabgabe auto-
Bei einer laufenden Ausschreibung können nachträglich weite- matisch eine Bestätigung per E-Mail, dass die Abgabe erfolg-
re Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Die Mail- reich war. Damit haben Bieter einen entsprechenden Nachweis.
adresse des Bieters kann ebenfalls geändert werden, falls fal-
sche Eingaben im Stammsatz vorliegen. Abwesenheitsnotizen von Lieferanten/Bietern
Nicht zustellbare E-Mails an Lieferanten/Bieter (Abwesenheits-
Inhalte im laufenden Verfahren ändern notiz oder falsche Mailadresse) werden aktiv an den Einkäufer
Wird festgestellt, dass sich im laufenden Verfahren relevante übermittelt, der die Anfrage erstellt hat. Dazu wird periodisch
Ausschreibungsinhalte verändert haben, können diese Anpas- nachgeschaut, ob Rückmeldungen im Postfach vorliegen. Nach
sungen vorgenommen werden. Bereits eingereichte Angebote Ermittlung des zugehörigen Verfahrens wird der verantwortli-
samt Anlagen werden berücksichtigt. Die Bieter müssen nur che Einkäufer per E-Mail-Zustellung („Weiterleiten“) in Sekun-
die geänderten Positionen prüfen und gegebenenfalls überar- den informiert.
beiten.
Anlagen von Bietern nach Abgabefrist
Titel ändern Auf Unternehmensebene (Einstellungen -> Unternehmen -> Anla-
Der Titel einer Anfrage kann (auch nachträglich) geändert werden. gen) kann ein Kennzeichen gesetzt werden, ob Anlagen durch
Bieter nach Fristende hochgeladen werden dürfen oder nicht.
Vollbildmodus Diese Default-Einstellung wird bei neuen Verfahren übernom-
Um Anfragen effektiver zu bearbeiten, kann ein Vollbildmodus men, kann jedoch pro Verfahren abweichend gesetzt werden
eingeschaltet werden. (Anfrage -> Einstellungen).
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 6
mit können Angebote oder Anlagen erst nach Abgabefrist
Rabatte und Zuschläge durch den Einkäufer eingesehen werden. Dazu wird unter
Einkäufer können unter Verwendung des Ausschreibungsver- „Wertung“ ein Dialog zur Angebotsöffnung inklusive Nieder-
fahrens „Zu-/Abschlagsverfahren“ Positionen auch dahinge- schrift gestartet.
hend vorgeben, dass auf einen definierten Preis nur noch Zu-
oder Abschläge (in %) durch Lieferanten einzutragen sind. Anlagencontainer
Nachrichtenfunktion und Teilnahme ablehnen Häufig genutzte Anlagen können in einem für alle Anwender
einer Organisationseinheit zugänglichen Anlagencontainer hin-
Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, ergänzende Anmerkun- terlegt werden. Im laufenden Verfahren können dann Anlagen
gen zu laufenden Ausschreibungsverfahren zu übermitteln. aus diesem Container übernommen werden. Zusätzlich kann
Lieferanten, die kein Angebot abgeben möchten, können die- über ein Kennzeichen pro Anlage gesteuert werden, dass diese
ses ebenfalls aktiv an den Einkäufer melden. Dieser erhält so- Anlage (auch mandantenabhängig) automatisch in ein neues
mit zeitnah eine Information und kann den Bieterkreis gegebe- Verfahren übernommen wird.
nenfalls erweitern.
Standorte/Niederlassungen
Angebotsverlauf, Interne Notiz und Verfahrensakte Diese Funktion bietet die Möglichkeit, als z. B. Zentraleinkauf
Der Einkäufer kann während des gesamten Ausschreibungsver- Vorgänge dezentraler Organisationseinheiten (z. B. andere Nie-
fahrens jede Aktivität über den Angebotsverlauf einsehen. Er er- derlassungen, andere Abteilungen etc.) einzusehen, Auswer-
kennt, welche Lieferanten die Angebotsaufforderung bereits ge- tungen vorzunehmen etc., ohne aber dass umgekehrt diese de-
lesen haben und wer von den Bietern tatsächlich schon ein Ange- zentralen Organisationen die Vorgänge, Kontakte, Anlagen etc.
bot abgegeben hat. Die Darstellung erfolgt gemäß zeitlicher Ab- der Zentralen Stelle einsehen können.
folge. Zusätzlich ist die manuelle Pflege von Ereignissen möglich.
So können beispielsweise Verhandlungen dokumentiert werden. Folgeverfahren und mehrere Verhandlungsrunden
Darüber hinaus kann eine revisionssichere „Verfahrensakte“ als Ab dem Status „Wertung“ können Folgeverfahren angelegt
Dokument per Knopfdruck erzeugt und abgelegt werden. Dort werden (via „Weitere Aktionen“). Somit können mehrere Ver-
sind alle relevanten Inhalte in einer Datei aufgeführt. handlungsrunden zu einem Verfahren durchgeführt und doku-
mentiert werden.
Verfahrensarchiv
Zu jedem Verfahren kann über „Weitere Aktionen“ eine .zip-Da- SAP ERP Schnittstelle – BANF
tei erzeugt und lokal abgespeichert werden. Diese Datei ent- Der Einkäufer startet im SAP ERP. Dort wird eine Export-Datei
hält neben der Verfahrensakte und dem Preisspiegel alle sons- erzeugt, die BANF erhält den Status „in Ausschreibung“. Analog
tigen Unterlagen, strukturiert nach den Teilnehmern. Diese eines Excel-Importes kann der Einkäufer dann in ausschrei-
Funktion dient auch zur Vorbereitung, um die Unterlagen auto- ben24 diese SAP Datei importieren und letztlich wie ein „nor-
matisch in ein Unternehmensarchiv zu übertragen. males“ Verfahren ausschreiben. Nach Ende der Abgabefrist
kann dann im Rahmen der Wertung in ausschreiben24 eine Da-
Zusatzfelder neben „Preis“ tei mit den Ausschreibungsergebnissen exportiert werden.
Bei RFQ-Verfahren kann nicht nur der Preis abgefragt werden, Diese Datei enthält neben den Artikelpreisen und Bestbietern
sondern auch ein weiteres Kriterium. In den Einstellungen kön- auch die Verfahrensakte.pdf sowie den Excel-Preisspiegel. In
nen dazu beliebige Kriterien definiert werden. Dazu sind unter- der SAP Banf kann der Einkäufer schließlich analog Schritt 1
schiedliche Datentypen auswählbar, z. B. Kommazahl: Der Bie- diese Datei importieren. Damit aktualisieren sich die Positionen
ter kann Werte mit Kommazahlen eintragen; Ganzzahl: der Bie- um die Preise und Informationen zum Kreditor. Zusätzlich wer-
ter kann eine Ganzzahl eintragen; Prozentwert: Der Bieter kann den im SAP Archiv (generische Objektdienste) die Verfahrens-
einen Prozentwert angeben; Text: Der Bieter kann einen Text akte und der Preisspiegel als externe Dokumente abgelegt. Die
erfassen; Ja/Nein Checkbox: Der Bieter kann zwischen Ja und BANF kann anschl. in eine SAP Bestellung umgesetzt werden.
Nein auswählen. Wird nun eine neue Anfrage angelegt, kann Die dafür notwendigen Customizing-Einstellungen werden der
dieses zusätzliche Feld unter „Positionen“ -> „Artikel“ -> auf Kunden-IT in Form eines SAP Transportauftrages inkl. Doku-
Gruppenebene ausgewählt werden. Bei allen Positionen dieser mentation der Einstellungen übergeben.
Gruppe kann der Bieter nun bei der Angebotserstellung Eintra-
gungen vornehmen. SAP ERP Schnittstelle – BESTELLUNG anlegen
Nach Ende der Abgabefrist kann im Rahmen der Wertung in
Filter: z. B. Ausblenden von beendeten Verfahren ausschreiben24 eine Datei mit den Ausschreibungsergebnis-
Anfragen/Verfahren können ausgeblendet werden, die in der sen exportiert werden. Diese Datei enthält neben den Artikel-
„Erstansicht“ nicht gewünscht sind. Das sind i.d.R. Anfragen mit preisen und Bestbietern auch die Verfahrensakte.pdf sowie
Status „beendet“. Außerdem werden die Icons für Filtern/Sor- den Excel-Preisspiegel. In SAP ERP kann der Einkäufer mittels
tieren/Gruppieren farblich hervorgehoben, wenn ein Kriterium einer eigenen Transaktion diese Datei importieren. Damit wer-
gesetzt ist. Diese Funktion wird lokal im Browser gespeichert. den „gemerkte“ Bestellungen mit den jeweils relevanten Inhal-
ten angelegt. Zusätzlich werden im SAP Archiv (generische
Verfahren/Anlagen unter Verschluss halten und Niederschrift Objektdienste) die Verfahrensakte und der Preisspiegel als ex-
In den Einstellungen kann die Funktion aktiviert werden. Da- terne Dokumente abgelegt. Die dafür notwendigen Customi-
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 7
zing-Einstellungen werden der Kunden-IT in Form eines SAP
Transport auftrages inkl. Dokumentation der Einstellungen
übergeben.
Auswertungen
In der Ausschreibungslösung können per „Knopfdruck“ sämtli-
che Auswertungen erstellt werden. Der integrierte Berichts-
manager enthält vordefinierte Selektionen und ermöglicht die
Erstellung von Reports, die auch ausgedruckt und abgelegt
werden können.
Lieferantenselbstregistrierung
Unter „Einstellungen“ -> „Firmenkontakte“ -> „Lieferantenbewer-
bung“ kann eingestellt werden, ob diese Funktion grundsätzlich Produktdetail inkl. Dokumente
gewünscht ist. Bei „Ja“ erscheint ein Online-Formular und weite-
re Einstellungsmöglichkeiten, um eine Online-Lieferantenbe-
werbung über die eigene Unternehmens-Homepage zu ermögli-
chen. Dazu muss nur der in diesem Bereich dargestellte Link auf
der Website hinterlegt werden. Über die Pflege der Warengrup-
pen und Zuordnung der Warengruppe zu einem Einkäufer/An-
wender erhält dieser per E-Mail eine Nachricht, sobald sich ein
neuer Lieferant beworben hat. Die Registrierungsdaten werden
unter „Firmenkontakte“ automatisch abgelegt.
AddOn OCI-fähiger Katalog
Mit der Technologie von ausschreiben24.com ist es möglich, ei-
nen Online-Katalog für interne Bedarfe zur Verfügung zu stel-
len. Dieser Katalog ist OCI-fähig, kann also an bestehende
E-Procurement Lösungen (wie z. B. SAP SRM) direkt angebun- Warenkorb
den werden.
Hier einige Impressionen:
Integrierte Freitext-Anfrage und Bearbeitungs-Workflow
AddOn Digitale Anträge
Als eigenes, integriertes Modul von ausschreiben24.com ist es
möglich, Formulare (z. B. Investitionsanträge) einfach und
schnell online abzuwickeln. Dazu können die relevanten Para-
meter (wie Mitarbeiter, Zuordnung von Kostenstellen und Ge-
nehmigungen etc.) eingestellt werden. Die Fachbereiche kön-
nen dann zentral auf das digitale Formular zugreifen, es ausfül-
len und versenden. Mögliche Freigabestufen können flexibel,
z. B. gem. Kontierung oder Wertgrenzen, durchlaufen werden.
Der Antrag endet beim zuständigen Mitarbeiter und wird dort
Produktsuche und Kategorien weiterverarbeitet.
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 8
,
Digitaler Antrag
AddOn Lieferantenbewertung Einzelauswertungen
Als eigenes, integriertes Modul von ausschreiben24.com ist es
möglich, einfach und schnell Lieferantenbewertungen online
durchzuführen. Dazu können Haupt- und Teilkriterien inkl. pro-
zentuale Gewichtung sowie potenzielle Bewerter mit Namen
und E-Mail-Adressen hinterlegt werden. Umfangreiche Repor-
tingmöglichkeiten mit Excel-Download runden dieses Modul ab.
Hier einige Impressionen:
Kachel auf der Startseite
Gesamtauswertungen und Excel-Download
Übersicht und Detailinformationen
Einstellungen für Wertungskriterien
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 9
Nutzungsbedingungen
Mit ausschreiben24.com stellt prego services GmbH (Betrei- • Im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens gilt ein Angebot
ber) eine Plattform bereit, auf der Ausschreibungsverfahren erst dann als eingegangen, wenn es vollständig auf der Aus-
von einkaufenden Unternehmen (Nutzer) und Lieferanten von schreibungsplattform gespeichert ist.
Waren und Leistungen (Bieter) abgewickelt werden können.
Nutzer und Bieter der Plattform sind ausschließlich Unterneh- • Bei Umständen, die der Betreiber zu verantworten hat (z. B.
men nach § 14 BGB. Hierbei gibt der Nutzer in der Rolle des Ein- Überlastung/Störung), gilt ein rechtzeitig abgesendetes und
käufers seine zu tätigenden Einkäufe über die Ausschreibungs- aufgrund dieses Umstandes nicht innerhalb der Angebotsfrist
plattform bekannt und führt sie in Form eines Ausschreibungs- eingegangenes Angebot eines Bieters als nicht verspätet.
verfahrens durch. Die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Dieses akzeptiert der Nutzer.
Bieter können an einem solchen Ausschreibungsverfahren teil-
nehmen. Die Durchführung des Ausschreibungsverfahrens fin- • Aufgrund der Struktur des Internets hat der Betreiber keinen
det vollständig auf elektronischem Wege statt und richtet sich Einfluss auf die Datenübertragung im Internet und über-
nach den folgenden Nutzungsbedingungen: nimmt deshalb keine Verantwortung für die Verfügbarkeit,
Zuverlässigkeit und Qualität von Telekommunikationsnetzen,
• Der Nutzer wickelt die mit einer Ausschreibung im Datennetzen und technischen Einrichtungen Dritter.
Zusammenhang stehenden Anfragen unmittelbar über
www.ausschreiben24.com ab. Dazu muss sich der • Es ist nicht erlaubt, dass Nutzer und Bieter während einer
Nutzer vorab auf der Plattform registrieren. Ausschreibung untereinander Nebenabreden treffen. Ein Ver-
stoß, egal von welcher Seite, disqualifiziert automatisch den
• Die über die Plattform zur Angebotsabgabe aufgeforderten oder die entsprechenden Nutzer und Bieter.
Bieter an einer Ausschreibung sind allein dafür verantwort-
lich, dass sie die ausschreibungsrelevanten Voraussetzungen • Führt eine Ausschreibung auch nach Verhandlung und einge-
erfüllen. hender Prüfung nicht zum gewünschten Ergebnis für den
Nutzer, kann die Ausschreibung vom Nutzer ohne Konsequen-
• Die Nutzung für den Bieter ist kostenlos. zen abgebrochen bzw. beendet werden.
• Die Nutzung der „FreeVersion“ ist für den Nutzer ebenfalls • Die Nutzer und die Bieter unterlassen jede missbräuchliche
kostenlos. Über die „FreeVersion“ können Preisanfragen mit Verwendung der Plattform, insbesondere einen Missbrauch
reduziertem Funktionsumfang elektronisch abgewickelt wer- der Zugangsberechtigung.
den.
• Der Betreiber beachtet die datenschutzrechtlichen Vorschrif-
• Die Nutzung der „Single-“ oder „TeamVersion“ mit vollem ten und verpflichtet sich, alle ihm von den Nutzern und Bie-
Funktionsumfang ist für den Nutzer für einen Zeitraum von tern zugehenden Informationen, insbesondere personenbe-
einmalig 30 Kalendertagen kostenlos. Nach Ablauf dieser Frist zogene Daten, vertraulich zu behandeln und ein zeitlich unbe-
endet die Nutzung oder wird für den Nutzer kostenpflichtig grenztes Stillschweigen zu bewahren. Er hat umfassende
gemäß des aktuell gültigen Preismodells (siehe unter www. technische wie auch organisatorische Vorkehrungen getrof-
ausschreiben24.com) fortgeführt. Der Betreiber und der Nut- fen, um die vertrauliche und ausschließlich zweckbestimmte
zer schließen in diesem Fall vorab eine entsprechende ver- Behandlung von Daten sicherzustellen.
tragliche Vereinbarung ab.
• Alle personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit
• Die Nutzung der Plattform ermöglicht auch alternative Ge- einer Ausschreibung stehen, werden weder für Werbezwecke
schäftsmodelle. Diese werden separat zwischen Betreiber verwendet noch an Dritte weitergegeben.
und Nutzer verhandelt und vertraglich geregelt.
• Die Ausgestaltung und Abwicklung der über die Ausschrei-
bungsplattform angebahnten oder abgeschlossenen Verträ-
ge ist alleinige Angelegenheit der jeweiligen Nutzer und Bie-
ter. Der Betreiber ist demnach kein Vertragspartner und über-
nimmt folglich weder eine Garantie für die Erfüllung noch ei-
ne Haftung für Sach- oder Rechtsmängel der gehandelten
Waren und Leistungen.
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 10
Betrieb, Service- und Supportleistungen Datenschutzhinweise
Betrieb, Datensicherung, Rechenzentrum prego services GmbH ist Rechenzentrumsbetreiber der Busi-
ness-to-Business-Internetplattform www.ausschreiben24.com
Beschreibung Bereitstellung und Betrieb von physi- (Ausschreibungsplattform) und stellt diese Lösung und deren
kalischen Servern, aktives Monitoring Funktionen zur Abwicklung elektronischer Ausschreibungsver-
der Server und Speichersysteme, War- fahren zwischen Einkäufern und Lieferanten von Waren und
tung und Instandsetzung innerhalb Leistungen (Nutzer) zur Verfügung.
der Betriebszeit, Einspielen von
Patches und Service Packs des Be- Sie können sicher sein, dass uns der Schutz personenbezoge-
triebssystems, Lizenzen für Antivirus, ner Daten wie Name, Adresse oder Telefonnummer wichtig ist.
Systemmanagement, Systemmonito- Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen
ring und Remotecontrol, Tuning und stellen wir beim Erheben, Verarbeiten und Nutzen Ihrer Daten
regelmäßige Wartung, Sicherstellung Ihre Rechte sicher. Unsere Webaktivitäten betreiben wir in
der Lauffähigkeit und Verfügbarkeit Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen zum
via Internet Datenschutz und zur Datensicherheit. Die Datenschutzhinwei-
se gelten ausschließlich für Internet-Angebote der prego ser-
Datensicherung Täglich Onlinesicherung, Produktiv-
vices GmbH. Eine Haftung für eventuelle Datenschutzverlet-
system, monatlich Offlinesicherung
zungen in anderen Angeboten, auf die wir einen Link gesetzt
aller Systeme, Vorhalten von Backups
haben, übernehmen wir nicht. Für den Inhalt der verlinkten Sei-
für 30 Tage
ten sind ausschließlich deren Betreiber verantwortlich. Die
Betriebszeit 24 Stunden/Tag, 365 Tage/Jahr Nutzung unserer angebotenen Dienste erfolgt in folgendem
(ausgenommen Wartungsfenster) Rahmen:
Verfügbarkeit 98,5 %
Wiederherstellungs- Im Regelfall 6 Stunden innerhalb der Registrierung
zeit Regelbetriebszeit Bei der Registrierung werden Sie gebeten, personenbezogene
Daten einzugeben. Die prego services GmbH verpflichtet sich,
Ort der Daten DE, Saarbrücken, redundantes
diese Daten nicht an Dritte weiterzugeben, sondern nur zum
(physisch) Backup in Mutterstadt
Zwecke der Inanspruchnahme des Dienstes zu speichern.
Zertifizierung DIN ISO 27001
Übermittlung
Obwohl der Schutz der personenbezogenen Daten nach bes-
Service und Support ten Kräften erfolgt, übernimmt die prego services GmbH keine
Gewähr für die Sicherheit der Informationen, während diese
Beschreibung Skilled Service Desk: Bereitstellung vom Kunden an die prego services GmbH übertragen werden.
eines Kundensupports mit Kontakt-
aufnahme per E-Mail und Telefon. Sorgfaltspflicht
Erfassung und Tracking aller ein- Die prego services GmbH weist darauf hin, dass Zugangsinfor-
gehenden Calls in einem zentralen mationen vertraulich behandelt und vor dem Zugriff durch
Ticketsystem. Dritte geschützt werden sollen. Bei Nutzung eines PCs durch
mehrere Anwender sollte das Browserfenster geschlossen wer-
Servicezeit Mo. - Fr. zwischen 07:00 – 17:00 Uhr
den, wenn die Kommunikation mit der prego services GmbH
der lokalen Zeitzone DE, ausgenom-
beendet wurde.
men öffentliche Feiertage
Sprache Deutsch, Englisch Speicherung von Daten
Hotline (Telefon) +49 681 95943 - 2155 Informationen, die aus den Anmeldungen und Protokolldatei-
+49 621 59571 - 2155 en zur Verfügung stehen, werden von der prego services GmbH
E-Mail it-service@prego-services.de anonymisiert gespeichert.
Kontaktaufnahme Nutzer des Auftraggebers
Änderung und Löschung der Daten
(namentlich benannt) der
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre gespeicherten persönli-
Anwendung ausschreiben24.com
chen Daten durch einen Hinweis (E-Mail: info@prego-services.de
Zertifizierung DIN ISO 9001, 14001, ITIL oder Telefonanruf: Tel.-Nr. 0681 95943-0) ändern oder löschen
zu lassen.prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 11 Nutzenaspekte Ein Klick und schon kann man die Angebote verschiedener An- bieter auf einen Blick vergleichen. Komplizierte Handbücher wa- ren gestern, intuitive Bedienung und einfache Schritte machen es möglich. ausschreiben24.com ist ohne Vorkenntnisse oder In- stallation direkt online nutzbar. In wenigen Schritten können Ein- käufer hier das gesamte Ausschreibungsverfahren elektronisch abwickeln. Hauptzielgruppe sind vor allem Einkäufer, die Zeit und Aufwand sparen wollen. Vom Anlegen der Ausschreibung bis zum Preisspiegel, als Preisanfrage, Fragenkatalog oder Aukti- on. Den Einkäufern steht mit ausschreiben24.com eine moderne Plattform zur Verfügung, die den Arbeitsalltag erleichtert. Die integrierten Schnittstellen zu anderen Systemen oder SAP-Anwendungen verhindern Medienbrüche und die kosten- intensive und fehleranfällige Mehrfacherfassung von Daten. Dabei spielt die Sicherheit eine große Rolle. ausschreiben24.com gewährleistet die permanente Dokumentation aller Aktivitäten im System und ermöglicht einen lückenlosen Nachweis und höchste Transparenz. ausschreiben24.com ist eine zeitgemäße, innovative, einfache und sichere Art der Ausschreibung. Sie profitieren von vielen Vorteilen: • Weniger Kosten: Schnelle Prozesse senken Arbeitskosten • Hoher Komfort: Angebotspreisspiegel auf Knopfdruck • Mehr Sicherheit: Vergabevermerk revisionssicher erstellt • Keine Medienbrüche: Elektronischer Austausch von Doku- menten Impressionen
prego.ausschreiben24 – die digitale Ausschreibungslösung 12
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keit für Schäden, direkt oder indirekt durch die Verwendung
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