EASY im Überblick - We save time.
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EASY im Überblick
We save time.
BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
Dokumentenmanagement mit System.
Sparen Sie Zeit und Geld. Vertrauen Sie dem Präzision.
Marktführer für DMS.
Sie kennen das Problem: In unserem Seit 1990 entwickelt die EASY Die EASY-Produkte erfassen jede
Arbeitsalltag fallen immer mehr SOFTWARE AG innovative Lösun- Art von Massendaten, strukturieren
Daten, Belege und Dokumente an. gen für die elektronische Beleg- und und ordnen den Dokumentenfluss,
Sie zu verwalten und zu archivieren Datenarchivierung sowie das Ma- sorgen für eine revisionssichere
kostet Zeit und Geld. Ein Doku- nagement von Dokumenten und In- Langzeitarchivierung und halten
mentenmanagement-System (DMS) halten. Mit unserer erfolgreichen Inhalte und Informationen – unab-
sorgt hier für eine spürbare Arbeits- Produktlinie EASY ENTERPRISE hängig von Zeit und Ort – unter-
erleichterung und senkt die Kosten sind wir Marktführer* in Deutsch- nehmensweit griffbereit.
des Unternehmens. land geworden. EASY ENTERPRISE
ist bereits in über 8.700 Unterneh-
men weltweit im Einsatz. We save
time!
* Quelle: Marktstudie des VOI (Verband Organisations-
und Informationssysteme e.V.) vom Herbst 2003.
So erreichen Sie uns:
• EASY SOFTWARE AG
Am Hauptbahnhof 4
D-45468 Mülheim an der Ruhr
Telefon: +49 (0) 208/4 5016-0
Telefax: +49 (0) 208/4 5016-90
• Im Internet unter www.easy.de
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WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
Flexibilität. Stabilität. Ein lösungsorientierter Überblick.
Die EASY SOFTWARE AG bietet Der EASY ENTERPRISE.x Server Doch bei aller Begeisterung für
Dokumentenmanagement-Lösun- läuft sicher unter Microsoft Win- innovative Technologie: Sie als Kun-
gen für alle gängigen Betriebs- dows, AIX, HP-UX, Linux sowie de interessieren sich gewiss zualler-
systeme, Arbeitsumgebungen und weiteren Server-Plattformen mit erst für die Lösungen, die aus dieser
Dateiformate an. Die Datenüber- verfügbarer Java-Technologie. Der Technik resultieren. Deshalb möch-
nahme ist aus allen gängigen Server zeichnet sich außerdem ten wir Ihnen in dieser Broschüre
Standardapplikationen problemlos durch seine Skalierbarkeit, Hoch- mit einem „DMS-Rundgang“ einen
möglich. Basis des EASY-Dokumen- verfügbarkeit und effiziente Lasten- schnellen Überblick über die ver-
tenmanagement-Systems ist der verteilung aus und ist auch für sehr schiedenen Bereiche des Dokumen-
Dokumenten- und Archivserver große Dokumentenvolumen pro- tenmanagements verschaffen und
EASY ENTERPRISE.i (Windows- blemlos geeignet. zeigen, wie Ihnen die EASY-Produk-
basiert) oder EASY ENTERPRISE.x te das Leben leichter machen.
(plattformübergreifend). Mit EASY
ENTERPRISE.+ bieten sich zudem
zahlreiche Applikationslösungen für
die unterschiedlichsten Aufgaben.
Dank des modularen Aufbaus passt
sich EASY ENTERPRISE jeder
Anforderung an und ist flexibel
einsetzbar – von der „kleinen“
Abteilungslösung bis hin zur
plattformübergreifenden High-End-
Installation bei internationalen Un–
ternehmen.
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COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
BELEGERFASSUNG
Sie haben es erfasst!
Elektronische und Papierdoku- schen Arbeitskörben und themen- oder Barcode vollautomatisch
mente erfassen und sortieren. bezogenen Dokumentenstapeln sinn- im Batch-Verfahren indexieren.
voll ab. Dort heftet ein Sachbear- Das EASY CAPTURE-Zusatzmodul
Eine hochleistungsfähige Beleger- beiter dann die Seiten eines Belegs EASY IQ classify geht sogar noch
fassung liefert die Grundlage für alle elektronisch zusammen und ver- einen Schritt weiter: Die heteroge-
weiteren Arbeitsschritte innerhalb sieht den Beleg mit Indexbegriffen, nen Dokumente der Tagespost wer-
eines modernen elektronischen Do- anhand derer das Dokument später den vollautomatisch eingelesen, sor-
kumentenmanagements. Nach wie recherchiert werden kann. tiert, klassifiziert und anschließend
vor erhält ein Unternehmen die zielgerichtet an die zuständigen
meisten Dokumente wie Liefer- Sachbearbeiter weitergeleitet.
scheine, Rechnungen, Mahnungen, Komfort an jedem
Verträge und Farbbroschüren in einzelnen Arbeitsplatz.
Papierform. EASY CAPTURE sorgt Automatische Extraktion von
nicht nur für die Erfassung, Indexie- Ebenso einfach unterstützt EASY Rechnungsdaten.
rung, automatische Erkennung und CAPTURE das Ad-hoc-Scannen am
intelligente Sortierung von schwarz- Arbeitsplatz des Sachbearbeiters. Eine besonders komfortable Lösung
weißen und farbigen Papierdoku- Die Indexierung erfolgt komfortabel für die Erfassung von Eingangsrech-
menten, sondern verarbeitet auch über angepasste Eingabemasken. nungen bietet EASY xTRACT. Die
elektronische Dokumente wie Word- Auswahllisten und Plausibilitäts- Daten der Belege werden automa-
und Excel-Dateien bis hin zu digita- kontrollen garantieren eine fehler- tisch extrahiert, indem die Rech-
lisierten Röntgenbildern. freie Eingabe. nungsbestandteile durch vordefi-
nierte Regeln erkannt werden. Der
Abgleich der Daten mit einer hinter-
Perfekte Ordnung bei Vollautomatische legten Datenbank sorgt dann für
großen Dokumentenmengen. Indexierung. eine sichere Validierung.
EASY CAPTURE erfasst im Stapel- Sie können aber auch einfach das
betrieb mit Hochleistungsscannern System für sich arbeiten lassen und
nahezu unbeschränkte Dokumen- die gescannten Belege mittels OCR
tenmengen und legt sie in elektroni- (Optical Character Recognition)
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WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
BELEGERFASSUNG
• Erfassung, Indexierung und Sortierung sowohl
elektronischer als auch schwarz-weißer und farbiger
Papierdokumente
• Erfassung auch großer Dokumentenmengen im
Stapelbetrieb mit Hochleistungsscannern
• Möglichkeit sowohl der manuellen als auch der
automatischen Indexierung mittels OCR oder Barcode
• Automatische Extraktion von Rechnungsdaten mit
EASY xTRACT
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BELEGERFASSUNG E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
COMPUTER-OUTPUT
EASY COLD/EASY WINCOLD
• Vollautomatische Archivierung von
Druckspooldateien – auch direkt aus
Windows-Applikationen heraus
• Archivierung von Massendaten auf
digitalen optischen Speichern
• Ablage in einem EASY-Archiv oder
in Workflow-Mappen
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WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
Druckdatenarchivierung
lässt uns COLD.
Flexible Archivierung Komfortable Verarbeitung Druckdatenarchivierung
von Druckdaten. von Druckspooldateien. für Windows-Applikationen.
Unsere DMS-Lösungen sind Alles- EASY COLD archiviert Druck- Das Modul EASY WINCOLD lei-
könner – gleichgültig, welche Anfor- spooldateien vollautomatisch und stet Ähnliches für beliebige Win-
derungen Sie an Flexibilität oder legt sie im elektronischen Archiv ab. dows-Applikationen; es erscheint
Funktionalität des Systems stellen. Es separiert die enthaltenen Doku- unter Windows als eigener Archiv-
Das gilt selbstverständlich auch für mente und extrahiert die Indexfel- drucker und kann direkt aus
unsere COLD-Lösungen zur Archi- der oder den Volltext mit hoher Ge- den jeweiligen Anwendungen mit-
vierung von Druckdaten. schwindigkeit und Genauigkeit. So tels eines eigenen Druckertreibers
steht einem Wiederholungsdruck – Dokumente im TIFF- bzw. PDF-
zum Beispiel Ihrer Rechnungsko- Format in EASY ENTERPRISE
Archivierung von Massendaten pien – nichts mehr im Wege. oder in EASY DOCUMENTS able-
auf digitalen optischen Speichern. gen. Anschließend lassen sich die
gesuchten Inhalte komfortabel und
„COLD“ steht für Computer Out- in Sekundenschnelle recherchieren.
put on Laser Disk und bezeichnete
ursprünglich die wesentliche Funk-
tion der frühen COLD-Systeme: die
Übernahme von Computer-Output
(typischerweise im Druckdatenfor-
mat) und die Archivierung dieser
Massendaten auf digitalen opti-
schen Speichern.
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BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
E-MAILS
Rechtskonformes
Informationsmanagement.
Herausforderung
E-Mail-Archivierung.
Wo finde ich die Nachricht mit den
wichtigen Auftragsdokumenten, die
der Geschäftspartner meinem Kolle-
gen vor Monaten geschickt hat? Wie
stelle ich sicher, dass ich meine steu-
errelevanten Mail-Inhalte auch revi-
sionssicher und GDPdU-konform
ablege? Und dann noch das: „Ihr
Postfach hat die maximal zulässige
Größe überschritten“ – soll ich nun
wahllos die hundert ältesten E-Mails
löschen, nur um das Problem einige
Tage hinauszuschieben?
EASY NOTES/EASY xBASE
• E-Mail-Archivierung für Lotus Notes/Domino und
Outlook/Microsoft Exchange
• Entlastung von Mail-Datenbank und Server
• Rechtskonforme und revisionssichere Ablage
• Volltextsuche aus der gewohnten Oberfläche heraus
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WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
Archivierungslösungen für Notes Entlastung für Datenbank Recherche aus der gewohnten
und Outlook/Microsoft Exchange. und Server. Oberfläche heraus.
Tausende Anwender in Unternehmen Unsere E-Mail-Archivlösungen ent- Die E-Mails (und bei EASY NOTES
und Verwaltungen sehen sich täglich lasten Mail-Datenbank und Server auch alle anderen Daten und Doku-
mit Problemen bei der E-Mail-Archi- deutlich durch die Ablage von nicht mente aus den verschiedenen Appli-
vierung konfrontiert. Um Ihnen das permanent benötigten Inhalten. Ver- kationen unter Notes heraus) sind
zu ersparen, orientieren sich unsere stopfte Postfächer gehören somit der auch nach Jahren mit Hilfe
zeitgemäßen E-Mail-Archivierungs- Vergangenheit an. Die Mails werden der komfortablen Volltextsuche in
Lösungen EASY NOTES (für Lotus dabei absolut rechtskonform und Sekundenschnelle wiedergefunden
Notes/Domino) und EASY xBASE revisionssicher abgelegt. – bei EASY xBASE sogar, wenn sich
(für Outlook/Microsoft Exchange) an die gesuchten Inhalte in angehäng-
den konkreten Anforderungen des ten Dateien befinden. Dabei greift
typischen Büroalltags. der Anwender direkt aus der
gewohnten Notes- oder Outlook-
Oberfläche heraus auf die Infor-
mationen zu.
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BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS ERP-ANBINDUNG
OFFICE-WELT
Harmonie von Anfang an.
Für Microsoft-Anwendungen Arbeiten in den gewohnten Optimale Unterstützung
bestens geeignet. Office-Applikationen. von Microsoft-Servern.
In den meisten Unternehmen und Das Microsoft Office-System gilt als Zusätzlich sorgt die enge strategi-
Verwaltungen kommen die Anwen- eines der umfassendsten Software- sche Partnerschaft mit Microsoft
dungen des Microsoft Office- konzepte für die Informationsverar- dafür, dass EASY auch die technolo-
Systems zum Einsatz. Die Doku- beitung, weil es dem Anwender über gischen Plattformen, wie den SQL-,
mentenmanagement- und Archivie- die herkömmliche Standardsoft- Windows- oder Exchange-Server,
rungslösungen der EASY SOFT- ware für Textverarbeitung, Tabellen- stets optimal unterstützt – bestes
WARE AG eignen sich deshalb nicht kalkulation und Präsentationen Beispiel dafür ist EASY xSHARE, die
nur für Word-Dokumente, E-Mails, hinaus spezielle Anwendungen etwa Archivintegration für den aktuellen
Excel-Tabellen und PowerPoint- für Projektmanagement, Prozess- Microsoft Office SharePoint Server.
Präsentationen in besonderer Weise, visualisierung, Web-Design und Da-
sondern harmonieren auch bestens tenerfassung bereitstellt. Die EASY
mit anderen Office- und Server- SOFTWARE AG hat deshalb von
anwendungen aus dem Hause Anfang an großen Wert darauf ge-
Microsoft. legt, gerade im Office-Umfeld Archi-
vierungs- und Dokumentenmana-
gement-Lösungen zu entwickeln,
die wesentlich zum sicheren, kom-
fortablen und zielgerichteten Infor-
mationsfluss in den Unternehmen
beitragen. So muss der Anwender
seine Office-Applikationen nicht
einmal mehr verlassen, um bei-
spielsweise Briefe und Kalkulatio-
nen direkt, vorgangsorientiert und
revisionssicher abzulegen oder
einem Unternehmensprozess hinzu-
zufügen.
10WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
Microsoft-Unterstützung
• Problemlose Verarbeitung aller gängigen
Microsoft Office-Dateiformate
• Arbeiten aus den Microsoft Office-Applikationen heraus
• Perfekte Unterstützung der Microsoft-Server
11BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT
ERP-ANBINDUNG
ERP-Anbindung
• Perfekte Anbindung an alle gängigen ERP-Systeme
• Automatische Erfassung und Indizierung eingehender
Dokumente
• Integration unterstützender Workflow-Prozesse
• Rechtskonforme und revisionssichere Ablage von ein-
und ausgehenden Dokumenten in Vorgangsmappen
• Arbeit aus dem ERP-System heraus
• Sofortige Verfügbarkeit der Informationen
für die ERP-Auswertung
12WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
Geschäftsprozesse beschleunigen?
Aber sicher!
ERP – Die Basis der DMS-Lösungen für Schnelle Recherche –
Unternehmenssteuerung. alle gängigen ERP-Systeme. schnelle Auswertung.
ERP-Systemen (Enterprise Ressource EASY ermöglicht den Datenzugriff Der Zugriff auf alle mit einem
Planning) kommt eine Schlüsselrolle über individuell maßgeschneiderte gesuchten Geschäftsvorgang ver-
innerhalb des gesamten ökonomi- Lösungen zur Anbindung an die knüpften Unterlagen erfolgt dann –
schen Netzwerks interner und exter- gängigsten ERP-Systeme wie SAP, unter Wahrung der personenbezo-
ner Geschäftsprozesse zu – denn hier Navision, Business One, Baan, Paisy genen Zugriffsrechte – direkt aus
laufen alle informationstechnischen usw. und deckt sämtliche Dokumen- der gewohnten Arbeitsumgebung
Fäden zusammen, so dass ein Unter- tenmanagement-Szenarien für diese des ERP-Systems heraus. Sie werden
nehmen „in Echtzeit“ gesteuert und Anwendungen ab. Das automatische nie wieder das Problem haben, dass
koordiniert werden kann. Um diese Erfassen und Indizieren von einge- eine Ausgangsrechnung, Bestellung
Abläufe effektiv zu beschleunigen, henden Dokumenten gehört dabei oder irgendein anderes Dokument
muss der transparente, ortsunabhän- ebenso selbstverständlich zum nicht mehr gefunden wird. Die ent-
gige und zugleich sichere Zugriff auf EASY-Leistungsspektrum wie die sprechenden Informationen stehen
vorgangsbezogene Dokumente ge- Integration unterstützender Work- sofort für die Auswertung im ERP-
währleistet sein – und das nicht nur flow-Prozesse oder die revisionssi- System zur Verfügung.
für die Mitarbeiter, sondern bei chere Ablage von ein- und ausge-
Bedarf auch für Partner, Lieferanten henden Dokumenten in Vorgangs-
und Kunden. mappen.
13BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
Geregelter Informationsfluss.
Schnelle unternehmensweite
Verfügbarkeit.
Um Geschäftsprozesse in Unterneh-
men zu optimieren, ist es ganz ent-
scheidend, die täglich ein- und aus-
gehenden Dokumente und die darin
enthaltenen Informationen unter-
nehmensweit zur schnellen Bearbei-
tung zur Verfügung zu stellen.
Innerhalb eines modernen und
leistungsfähigen Dokumentenma-
nagements kommt Workflow-Lö-
sungen deshalb eine wachsende
Bedeutung zu.
Workflow-Lösungen
• Schnelle unternehmensweite Verfügbarkeit der
Informationen aus ein- und ausgehenden Dokumenten
• Transparenz der Vorgänge, da alle Beteiligten sofort
informiert sind
• Enorme Einsparpotenziale durch optimierte
Bearbeitungsprozesse
• Fertige Lösungen zur Prozessoptimierung, z. B. EASY
INVOICE für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen
14ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
WORKFLOW
Einsparungen durch Eingangsrechnungen
optimierte Prozesse. effektiv bearbeiten.
Mit den in EASY ENTERPRISE in- Ein typisches Beispiel für den sinn-
tegrierten Workflow-Lösungen las- vollen Einsatz von Workflow-
sen sich die Durchlaufzeiten von Lösungen ist die Prüfung von
Dokumenten – auch bei verteilten Eingangsrechnungen, die die Unter-
Standorten – auf weniger als einen nehmen noch immer als Papier-
Tag verkürzen. Aber EASY kann ausdruck erreichen und häufig von
noch mehr. So macht zum Beispiel mehreren Mitarbeitern auf ihre
die als Add-on erhältliche Workflow- Richtigkeit geprüft werden müssen.
Engine im DOCUMENTS-Modul Spätestens dann, wenn die beteilig-
die Erstellung und Visualisierung ten Personen an unterschiedlichen
automatischer Workflows zum Kin- Standorten sitzen und die Unterla-
derspiel. Von der automatisch zur gen womöglich noch mit der Post
Verfügung gestellten Eingabemaske verschickt werden müssen, wird
bis zur abschließenden revisions- jeder Rechnungsprüfungsprozess
sicheren Archivierung bieten wir zur nervenaufreibenden Bewäh-
den Unternehmen damit alle Mög- rungsprobe, und es droht der Ver-
lichkeiten, um von den erheblichen lust von Skonto und Transparenz.
Einsparpotenzialen optimierter Be- Unsere Workflow-Lösungen sorgen
arbeitungsprozesse zu profitieren. hier für Abhilfe. So bietet zum Bei-
spiel EASY INVOICE einen vorkon-
figurierten „Best-Practice“-Work-
flow, in dem alle typischen Schritte
der Rechnungsbearbeitung berück-
sichtigt sind. Bei Bedarf lässt sich
dieser Workflow einfach mit Micro-
soft Visio an spezifische Anforde-
rungen anpassen.
15BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
Legen Sie doch einfach ab!
Die perfekte elektronische Entlastung für Server Freie Wahl der Speichermedien.
Dokumentenablage. und Datenbanken.
Die konventionelle Dokumentenab- EASY bietet Archivsysteme für jede Dabei ist es gleichgültig, für welches
lage auf Papier in Ordnern und Unternehmensgröße an – von der Ablagemedium Sie sich entscheiden –
Aktenkellern verursacht Ineffizienz, kleinen Abteilungslösung bis hin ob CD, DVD, MO, UDO oder neue-
zeitaufwändiges Suchen, lange zur plattformübergreifenden High- ste Speichertechnologien wie IBM
Durchlaufzeiten, Mehrfachkopien, End-Lösung für weltweit operieren- TotalStorage DR550 oder EMC
mangelhafte Transparenz sowie de Unternehmen. Und das Wichtigs- Centera: EASY SOFTWARE bietet
hohe Kosten. Ein integriertes, kun- te: Mit EASY ENTERPRISE legen Ihnen Lösungen, die Sie bei der Ver-
denorientiertes und zeitnahes Ar- Sie einfach ab. Jede Art von Daten waltung und Sicherung von langfri-
beiten wird somit erschwert, wenn und Dokumenten wird automatisch stig aufzubewahrenden Daten mit
nicht gar unmöglich gemacht. Aber nach benutzerdefinierter Vorgabe hoher Betriebseffizienz unterstüt-
das muss nicht so sein: EASY oder manuell zur langfristigen zen.
ENTERPRISE sorgt für die rechts- rechtskonformen und revisionssi-
konforme und revisionssichere Lang- cheren Ablage übergeben. Durch die
zeitarchivierung sämtlicher Doku- Archivierung abgeschlossener Vor-
mente, erhöht die Produktivität, gänge werden Serverressourcen für
verbraucht nicht unnötig Raum im den aktiven Content freigehalten
Unternehmen und senkt die Kosten. und Datenbanken entlastet.
16WORKFLOW RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
ABLAGE
Dokumentenablage
• Problemlose rechtskonforme und revisionssichere
Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente
• Produktivitätssteigerung, Lagerraumminimierung,
Entlastung von Servern und Datenbanken und damit
Kostensenkung
• Freie Wählbarkeit der Ablagemedien
17BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
Recherche
• Höhere Effizienz und verminderte Kosten
durch optimale Suchprozesse
• Komfortable und individuelle Suche in
den Datenbanken
• Einfache Recherche aus den Standard-
applikationen heraus
18WORKFLOW ABLAGE PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
RETRIEVAL
Für alle, die gut Finden gut finden.
Informationen Datenbankübergreifende Suche – Recherche aus den
in Sekundenschnelle. sichere Ergebnisse. Applikationen heraus.
Mit EASY sind Sie in jeder Bezie- Von der komfortablen Volltext- Neben dem Zugriff über unsere
hung „findig“. Denn statt wie bisher recherche über die feldbezogene Archiv- bzw. Recherche-Clients, die
in überquellenden Aktenschränken oder assoziative Suche bis hin zur für verschiedene Systemplattformen
und Papierstapeln zu suchen, finden selbstdefinierten Suchmaske bietet zur Verfügung stehen, sei es als Web-
Sie mit EASY ENTERPRISE Ihre Ihnen EASY ENTERPRISE immer Client oder Rich-Client, ist auch der
Dokumente auf Knopfdruck inner- die Variante, die Informationen am Zugriff über das Internet oder aus
halb von Sekunden an Ihrem schnellsten bereitstellt und den den gewohnten Applikationen mög-
Arbeitsplatz wieder. Durch den Datenverkehr so gering wie möglich lich. Hierzu bietet EASY Standard-
beschleunigten und effizienteren hält. EASY ENTERPRISE.x verbin- module für die Recherche und
Informationsfluss konzentrieren Sie det z.B. über ein neues Konzept der Anzeige aus SAP, SAP Enterprise
sich auf das Wesentliche, treffen Storage-Provider die Vorteile von Portal, Microsoft Dynamics NAV,
zeitnahe, sichere Entscheidungen, SQL- und Volltextdatenbanken: Jede Lotus Notes, SharePoint Office 2007
verbessern den Kundenservice und Abfrage wird intelligent an die Server und anderen etablierten Stan-
senken Ihre Kosten. jeweils ideale Datenbank weiterge- dardsystemen an. Der Anwender
geben. Die Suchergebnisse werden muss seine jeweilige Applikation
dann in einer gemeinsamen Treffer- nicht verlassen, Schulungs- und
liste angezeigt. Implementierungsaufwand sind so-
mit minimal.
19BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
Das Tor zum Wissensmanagement.
Freie Einfahrt für Informationen. Wissen gezielt lenken. Einheitliche Daten im SAP-Portal.
Unternehmensportale müssen In- Portale bilden im wortwörtlichen Zum Beispiel können Anwender, die
formationen, Anwendungen und Sinne das Eingangstor zu allen rele- das SAP Enterprise Portal als Inte-
Dienste aus heterogenen Systemen vanten Unternehmensdaten: Zum grationsplattform für alle im Unter-
unter einer einheitlichen Plattform einen stellt ein Portal vordefinierte nehmen verfügbaren Datenquellen
so zusammenführen, dass die Team- Geschäftsinhalte bereit, zum an- nutzen, über die zertifizierte
arbeit, die Entscheidungseffizienz deren integriert es Systeme, die wei- Schnittstelle zu EASY ENTER-
und die Reaktionsfähigkeit nachhal- tere Daten und Informationen bie- PRISE.x direkt auf die dort gespei-
tig optimiert werden. Die EASY- ten. Durch Anbindung an EASY cherten Informationen zugreifen
Portal-Integrationen öffnen Ihnen ENTERPRISE wird dieser Nutzen und diese in ihre Geschäftsprozesse
das Tor zum unternehmensweiten eines Portals unterstützt und Wissen einbinden. Die Java-basierte Lösung
Wissensmanagement und helfen, personalisiert dort zur Verfügung macht die Daten einheitlich unter
Arbeits- und Prozesskosten in den gestellt, wo es aktuell benötigt wird. der Oberfläche des SAP-Portals ver-
Griff zu bekommen. fügbar. Dabei werden die im EASY-
Archiv abgelegten Dokumente auto-
matisch im Kontext mit weiteren
Datenquellen – wie zum Beispiel
E-Mails oder ERP-Daten – angezeigt.
20WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL COMPLIANCE
PORTAL-INTEGRATION
Ebenfalls optimal
beim Microsoft-Portal.
Mehr Arbeitseffizienz, gesteigerte
Produktivität und verbesserte Kun-
denbeziehungen bietet auch EASY
xSHARE, eine Integrationslösung
für den Microsoft Office SharePoint
Server: EASY xSHARE greift im
Zusammenspiel mit dem Archiv
nicht nur auf abgelegte Dokumente
zu, sondern integriert sogar Work-
flows aus EASY DOCUMENTS in
seine Oberfläche.
Portal-Integration
• Perfekte Lenkung heterogener Informationen im
Unternehmensportal
• Unterstützung gängiger Portale, wie z. B. SAP Enterprise
Portal oder Microsoft Office SharePoint Server.
• Mehr Effizienz, Transparenz, Produktivität etc. durch
schnelle Verfügbarkeit von Unternehmensinformationen
21BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
Mit Recht sicher sein.
International rechtskonforme Auf alle gesetzlichen Sicherheit zu jeder Zeit
Archivierung. Vorgaben eingestellt. und an jedem Ort.
Weltweit steigen die Anforderungen Ob elektronische Signatur oder Auch die weltumspannende Instal-
an eine rechtssichere Archivierung rechtskonforme Langzeitarchivie- lation in internationalen Unterneh-
ständig. Mittlerweile verlangen auch rung: EASY hilft Ihnen dabei, die men mit verteilten Standorten
die deutschen Behörden immer rechtlichen Vorgaben einzuhalten. gelingt mit den EASY-Produkten
öfter Zugriff auf die IT-gestützten Die Revisionssicherheit der Lang- problemlos: Durch die Dokumen-
Buchführungssysteme eines Unter- zeitarchivierung mit EASY ARCHIV tenklassen in EASY ENTERPRISE.x
nehmens. Die elektronische Steuer- gemäß den „Grundsätzen ord- können die verschiedenen, teilweise
prüfung ist dabei längst Realität. Mit nungsmäßiger DV-gestützter Buch- konträr formulierten landesspezifi-
EASY ENTERPRISE erhält der führungssysteme“ (GoBS) wurde schen Vorgaben für die Archivie-
Anwender eine leistungsfähige gutachterlich bestätigt und zertifi- rung einfach abgebildet werden,
Komplettlösung, die nicht nur der ziert. Mit Zusatzmodulen ist EASY ohne dass eine zusätzliche Installati-
deutschen (Steuer-)Gesetzgebung, ENTERPRISE zudem in der Lage, on erforderlich wird. Damit erfüllen
sondern auch zahlreichen interna- Daten aus ERP-Systemen konform die Dokumente über ihren gesam-
tionalen Standards entspricht. Denn zur bundeseinheitlichen Steuerprü- ten Lebenszyklus – von der Erzeu-
in Zeiten der Globalisierung und fungssoftware IDEA aufzubereiten gung bis zur ordnungsgemäßen
des weltweiten Wettbewerbs müs- und gemäß Abgabenordnung eine Vernichtung – immer die bestehen-
sen DMS-Lösungen heute einer GDPdU-konforme Lösung bereit- den Bestimmungen und Gesetze.
Vielzahl von „Compliance“-Anfor- zustellen.
derungen genügen und sowohl
nationale wie auch internationale
Rechtsvorschriften und Normen für
die langfristige, revisionssichere
Archivierung von Dokumenten
aller Art erfüllen.
22WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION
COMPLIANCE
Rechtssicherheit
• Berücksichtigung nationaler und internationaler
Rechtsvorschriften und Normen
• Zertifizierte Revisionssicherheit mit zahlreichen
Optionen
• Anpassung an die gesetzlichen Bestimmungen Ihrer
Unternehmensstandorte
23BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
Fertige Branchen- und Produkt-Lösungen
• Schnelle und einfache Umsetzung individueller
Kundenwünsche über standardisierte Schnittstellen
• EASY immer vor Ort – durch den besten Partnerkanal
in der DMS-Branche
• Bestmögliche Integration in Standardprodukte
durch enge Kooperation mit anderen marktführenden
IT-Unternehmen
24WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
Mehr als 8.700 Kunden
können nicht irren.
Beispiele für Automotive Telekommunikation
individuelle Lösungen. (z. B.: DaimlerChrysler) (z. B.: Telebel/Versatel Gruppe)
EASY-Lösung: Bundesweite Ausstat- EASY-Lösung: Recherche für das
Mit mehr als 15 Jahren DMS-Erfah- tung der IT-Standorte und Nieder- „Customer Help Desk“. Elektroni-
rung kann die EASY SOFTWARE lassungen mit DMS und Archivie- sche Bereitstellung der Rechnungs-
AG auf eine Vielzahl erfolgreicher rung in der Reparaturabwicklung daten für Endkunden. Archivierung
Installationen in den unterschied- und im Rechnungswesen. von Kundenakten, allgemeinen Do-
lichsten Branchen zurückblicken. kumenten, Abrechnungen und Ein-
An dieser Stelle möchten wir Ihnen Gesundheitskassen zelverbindungsnachweisen. Archi-
einen kleinen Auszug aus der Liste (z. B.: BKK Dienstleistungszentrum) vierung von Rechnungen aus
unserer Branchenlösungen zeigen. EASY-Lösung: Belegerfassung per Fremdanwendungen. Lotus Notes-
Falls sich Ihre Branche nicht unter OCR und Archivierung von Daten Workflow-Anwendung für die Prü-
den genannten Beispielen findet, aus vorhandenen Informationssy- fung von kreditorischen Eingangs-
sprechen Sie uns bitte an. Wir ha- stemen. rechnungen.
ben bereits mehr als 8.700 Kunden
– und finden sicher auch Ihre Must- Verlagsgesellschaften Metallindustrie
erlösung. (z. B.: Verlagsgesellschaft Madsack) (z. B.: Wieland-Werke)
EASY-Lösung: Workflow-System EASY-Lösung: Vertriebsablage. Ar-
zur Verarbeitung von Eingangsrech- chivierung und Management ver-
nungen. Archivierung von Mahnun- triebsrelevanter Dokumente. Inte-
gen und sonstigen Buchungsbelegen, gration ins firmeneigene Web-
Anzeigenrechnungen, Provisionsab- Portal.
rechnungen, Einzelverkaufs- und
Vertriebsabrechnungen, Rechnungs- Entsorgungsbetriebe
ausgangsbüchern, Buchungsproto- (z. B.: Landbell)
kollen, Verbuchung von Kreditoren- EASY-Lösung: Schnittstelle zu Sage
rechnungen. KHK mit der Archivierung aus die-
sem Warenwirtschaftssystem. Work-
flow mit Posteingangserfassung und
Weiterleitung.
25BELEGERFASSUNG COMPUTER-OUTPUT E-MAILS OFFICE-WELT ERP-ANBINDUNG
Das EASY–Produktportfolio im Überblick.
Einfach EASY. Flexible Bausteine Möchten Sie mehr wissen?
für alle Anforderungen.
EASY SOFTWARE – der Name ist Abgerundet wird das EASY-Pro- Weiterführende Informationen zu
Programm. Unsere „pflegeleichten“ duktportfolio durch verschiedene den EASY-Produkten finden Sie in
Archivierungs- und Dokumenten- Client-, Server- und Workflow- unserem Produktkatalog und im
management-Lösungen sind ein- Lösungen sowie Anbindungen an Internet unter www.easy.de. Oder
fach und intuitiv zu bedienen, fügen die gängigen ERP-, Mail- und Por- sprechen Sie uns einfach an – wir
sich zuverlässig in jede bestehende tal-Systeme. Darüber hinaus haben beraten Sie gerne und entwickeln in
IT-Umgebung ein und passen sich mittlerweile rund 100 internationale enger Absprache mit Ihnen eine
den individuellen Anforderungen Softwarehäuser weitere Schnittstel- maßgeschneiderte Lösung, die exakt
des Anwenders an. Der Dokumen- len zu EASY ENTERPRISE ge- auf Ihre spezifischen Anforderun-
ten- und Archivserver EASY EN- schaffen und ergänzen somit ihre gen zugeschnitten ist und im Ergeb-
TERPRISE setzt auf modernste Da- Produkte um eine integrierte elek- nis zu einer spürbaren Arbeitser-
tenbank- und Web-Technologien tronische Archivierung. Die Zeiten, leichterung und Kostensenkung in
und ist für jede Unternehmensgröße in denen heterogene Systemumge- Ihrem Unternehmen führt.
und jedes Datenvolumen skalierbar. bungen zum Problem bei der abtei-
lungs- und unternehmensübergrei-
fenden Zusammenarbeit wurden,
sind damit endgültig vorbei.
26WORKFLOW ABLAGE RETRIEVAL PORTAL-INTEGRATION COMPLIANCE
DOKUMENTEN- UND ARCHIVSERVER
Mail/ Fileserver-
Lösungen ERP Groupware Portal Microsoft Office Archivierung
• Eingangsrechnung • SAP • Microsoft Exchange • SharePoint • EASYiDOX JUMP! • Transparente File-
- EASY INVOICE - EASY for mySAP - EASY xBASE - EASY xSHARE - Client mit neuester server-Archivierung
for mySAP Microsoft-Technologie - EASY xSTORE
- EASY INVOICE
• Navision • Lotus Notes • SAP-Portal
for Microsoft
- EASY for NAVISION - EASY NOTES - EASY for SAP • EASYiDOX OFFICE
Enterprise Portal - Arbeiten aus gewohn-
Dynamics NAV
ter Office 2007-
• CRM • EASY-Portal Umgebung: Ablegen,
- EASY LOGISTICS Recherchieren;
- EASY RELATIONS
CENTER Arbeiten in Workflows
• Vertragsmanagement
- EASY CONTRACT
27EASY SOFTWARE AG EASY SOFTWARE (UK) PLC.
Am Hauptbahnhof 4, D-45468 Mülheim an der Ruhr Reflection House, Olding Road, Bury St. Edmunds, Suffolk, IP33 3TA, UK
Telefon: +49 (0) 208/4 5016-0, Telefax: +49 (0) 208/4 5016-90 Telefon: +44 (0) 12 84/72 78 70 Telefax: +44 (0) 12 84/72 78 71
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Artikel-Nr. : 2701-0004Sie können auch lesen
