Digitalisierte Personalprozesse im Mittelstand 7. Führungssymposium für den Mittelstand
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Digitalisierte Personalprozesse im Mittelstand 7. Führungssymposium für den Mittelstand www.haslberger.net 17.06.2021 Seite 1
Digitalisierte Personalprozesse im Mittelstand
Digitalisierung fängt bei den Prozessen an
Ein Webinar von Hans Haslberger
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.
haslberger net HR Consultants
Wer wir sind
Netzwerk freiberuflichen Personalexperten
Schwerpunkte :
HR Interim Management
HR Managementberatung
HR Prozessmanagement und –optimierung
HR Projektmanagement
Alle unsere HR Manager haben jahrelange Erfahrungen als Personalmanager
in großen und mittleren Unternehmen
Hans Haslberger ist zertifizierter Prozessmanager
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Prozesse in der Personalarbeit am Beispiel des Recruiting Prozesses
Worüber sprechen wir heute?
Arbeitsmarkt im Wandel – Warum moderne „Bewerber“ digital angesprochen
werden wollen
Was ist ein Prozess? – Der Prozess „Frühstück zubereiten“
Wie werden Prozesse dokumentiert und optimiert?
Welche Prozesse können im Personalwesen digitalisiert werden?
Welche Software unterstützt das Personalwesen?
Was müssen wir bei der Einführung beachten?
Am Ende sollen Sie in der Lage sein, zu beurteilen
• wie sie Prozesse einfach dokumentieren,
• welche Prozesse Sie digitalisieren können
• und wie Sie die notwendige Software erfolgreich einführen
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Arbeitsmarkt im Wandel
Warum wir uns bei den „Bewerbern“ bewerben
Früher hatte ich A-B-C Stapel auf meinem
Schreibtisch
Die Qualifikationsschere wirkt auf den
Bewerbermarkt
Gut qualifizierte „Bewerber“ können sich das
Unternehmen aussuchen und stellen enorme
Ansprüche. Der Arbeitsmarkt hat sich auf
den Kopf gestellt.
Der erste Eindruck zählt: Qualität in der
Personalbeschaffung ist der entscheidende
Faktor.
Das wirkt auf die Ausrichtung der
Personalarbeit
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Anforderungen an moderne Personalarbeit
Was wird heute von der Personalabteilung erwartet?
Früher
Verwaltung der Personalakten Strategie Strategie
Abrechnung der Löhne und Gehälter Betreuung Betreuung
Organisation von
Personalentwicklungsmaßnahmen nach Verwaltung Verwaltung
Vorgabe der Führungskräfte
Durchführung der arbeitsrechtlichen
Maßnahmen
Heute
Strategische Partnerschaft zum
Business
Proaktives Handeln und Gestalten
Umgang mit neuen
Organisationsstrukturen
Mitarbeiterorientierung
Change Manager
Führungscoach
prozessorientiertes Denken
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HR Prozesse dokumentieren
Was ist ein Prozess?
Nicht alle Handlungsabläufe sind
Geschäftsprozesse!
Einige Handlungsabläufe oder Aufgaben, die nur
sporadisch anfallen, sind in Anweisungen und
Regelungen abzulegen oder bedürfen einer
individuellen / problemlösungsorientierten Bearbeitung.
Ein Geschäftsprozess ist ein Vorgehensmodell
für häufig wiederkehrende Abläufe mit hoher Standardisierung,
die ein definiertes Startereignis und Endergebnis haben,
deren einzelne Handlungsschritte generell in der gleichen
Reihenfolge ablaufen,
an denen mindestens 2 Personen beteiligt sind
und aus deren Ergebnis sich Qualitäts-, Effizienz,- Kosten- oder
personal-steuerungsrelevante Kennzahlen generieren lassen.
Und: Immer am Kunden orientiert!
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HR Prozesse dokumentieren
Beispiel Frühstück zubereiten
Ein Prozess wandelt
Prozess Frühstück zubereiten Eingaben (Inputs) in
Ergebnisse (Outputs) um
Input Process Output
Ein Prozess setzt sich
Kaffee, Brot, Ei Frühstück zubereiten Gedeckter Tisch oftmals aus mehreren
Unterprozessen
(Subprozessen) zusammen.
ist eine Folge von
aufeinander aufbauender
Tätigkeiten
Unterprozesse
Input können
Pfanne Ei Ei in Pfanne Informationen, Daten,
erhitzen aufschlagen geben
Dienstleistungen, Produkte
oder Personen sein
Brot
Brot
Brot belegen Der Output einer Tätigkeit
schneiden toasten sind Informationen, Daten,
Dienstleistungen, Produkte
u.ä., die im Prozess erstellt
worden sind
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HR Prozesse dokumentieren
Welche Prozesse haben wir im Personalwesen?
Wir unterscheiden zwischen
IST und SOLL Prozessen !
HR Management Prozesse
HR- Strateg. HR- HR-
Strategie Personal- Controlling Opti-
planung mierung
HR Kernprozesse
Beschaffung Integration Einsatz Entwicklung Versetzung Austritt
Reisekosten Personal- Kompetenz-
Verwaltung Zeitwirtschaft Abrechnung Vergütung Sonstiges
marketing management
HR Service Prozesse (unterstützend) HR Basisinstrumente
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Prozesse dokumentieren
Die Gliederung der Prozesse in Ebenen
Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die
Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme
Stellenplanung
Ausschreibung
Vorauswahl
Recruiting Gesprächsführung
Personal- Anweisungen
beschaffung Erfolgskontrolle
...
Onboarding
...
Arbeits-
Organisationseinheit Prozessebene 0 Prozessebene 1 Prozessebene 2
anweisungen
www.haslberger.net 10Prozesse dokumentieren
Die Prozesslandkarte
Ebene 0
Ebene 1
Ebene 2
www.haslberger.net 11Prozesse dokumentieren
IST Prozess wie dokumentieren?
Supplier Input Process Output Customer
Prozessteckbriefe
HRBP Bewerbungen Bewerbungen Eingang Bewerber
(SIPOC) gehen ein sichten bestätigen erhalten
Eingangs-
beschreiben den Ablauf eines bestätigung
Prozesses in Worten
Bewerbungen Selektion Manager
liefern die nötigen Informationen selektieren weiterleiten erhält
für den Prozess Selektion
beschreiben das Ergebnis des Manager Manager Kandidaten Kandidaten HRBP
erhält auswählen sind erhält
Prozesses Selektion ausgewählt Auswahl
zeigen die Beteiligten des
Prozesses HRBP HRBP erhält Kandidaten Einladungen Kandidaten
Auswahl einladen sind terminiert sind
sind leicht zu erstellen eingeladen
Erstinterviews Ergebnisse mit
führen Manager
besprechen
Zweitinterview
terminieren
Manager Unterlagen Zweitinterview Entscheidung
und führen und und
Ergebnisse entscheiden Konditionen
Erstinterview dokumentieren
www.haslberger.net 12Prozesse dokumentieren Anhand Excel die Mitarbeiter einbinden Mit einem einfachen Excel Sheet können Sie Ihre Mitarbeiter den Ablauf selbst eintragen lassen. www.haslberger.net 13
Prozesse dokumentieren
RACI Schnellerfassung
Managers Manager
Geschäftsführung
HR Manager
Manager
HRBP
Diagramm Aktivität
Eine einfache Tabelle zeigt 00-01-03 Recruitment - Bewerbungen gehen ein R
Aufgaben und Pflichten auf. Führungssymposium Bewerbungen sichten
Vorbereitung
R
R
Suche R
Bewerbungen selektieren R
Mit RACI wird eine Technik zur interessante Bewerbungen sichten R
Analyse und Darstellung von wählt Kandidaten aus R
Verantwortlichkeiten bezeichnet.
vereinbart Termin R
führt Telefoninterview R
Der Name leitet sich aus den vereinbart
Termin
R
Anfangsbuchstaben der englischen führt Erstinterview R C
Begriffe Responsible, Accountable, vereinbart Termin
führt Zweitinterview
R
C R C
Consulted, Informed ab. Entscheidet für Kandidaten C C R
00-01-04 Einstellung unbefristet R
00-01-05 R
Einstellung befristet
00-01-06 R
Einstellung Praktikum
Legende: R - Führt durch (Responsible)
A - Ist gesamtverantwortlich (Accountable)
C - Wird konsultiert (Consulted)
I - Wird informiert (Informed)
www.haslberger.net 14Prozesse dokumentieren Quick Model am Beispiel Signavio www.haslberger.net 15
Prozesse dokumentieren
IST Prozess wie dokumentieren?
Workflows Beispiel
stellen den Ablauf des Prozesses Krankmeldung
graphisch dar
lassen Optimierungsmöglichkeiten
schnell erkennen
sind eine gute Möglichkeit neue
Beteiligte einzuarbeiten
erfordern Kenntnisse in
Notationstechniken
Start/Ende Task OR Gateway
erinnert X
Information Prozessweg Text
Textfeld
www.haslberger.net 16Prozesse dokumentieren
Notation – BPMN „Probezeitgespräch“
Personal-
abteilung
02-06-01
AG Start/Ende
Kündigung
+
Task
3 Monate erinnert
ordnet erstellt
erinnert
HR IT
Stamm- Kündi-
an PZB
daten zu gung OR Gateway
X
Information
gibt PZB
frei
Führungskraft
Übernahme?
Ja gibt
erstellt unter-
Stellung-
PZB nahme ein schreibt
MSS
Fachbereich
Gefährdet?
Ja
Übernahme? gibt
Prozessweg
bespricht Stellung-
Nein nahme ein
Text
Mitarbeiter
Textfeld
erhält
Kündi-
gung
www.haslberger.net 17Softwarelösungen zur Dokumentation
Freeware und professionelle Lösungen
Signavio gehört jetzt zu SAP, hat den
umfangreichsten Leistungsumfang zu
vernünftigsten Preisen. 30 Tage Testversion
möglich
ARIS ist die professionellste und teuerste Lösung
ARIS Express ist als kostenlose Community Lösung
auf aktuellem technischen Stand
Bizagi Process Modeller ist als Einzelplatz Version
bis 10MB Freeware. Gute für erste Erfahrungen
Visio Lizenz kostenpflichtig. Erstellt nur Graphik.
Prozessbeschreibung erfolgt zusätzlich in Word.
Bei der Auswahl sollte darauf geachtet werden,
dass die Software
Beschreibungen der einzelnen Tasks zulässt
Der automatische Export eines
Prozesshandbuches möglich ist
Dadurch wird erheblich Zeit bei der permanenten
Prozessanpassung eingespart
www.haslberger.net Seite 18Schulung der Beteiligten
Das Wissen sitzt an der Basis – nicht im Management
„Digitalisierung ist prozessorientiert und nicht agil“
Ein Prozessprojekt ist der erste und wichtigste
Schritt zur Digitalisierung.
1. Mitarbeiter informieren und klar machen, was
Prozesse sind und was nicht.
2. Schulung in SIPOC Templates und ausgewählte
Wissensträger IST- Prozesse erfassen lassen.
Act Plan
3. Designer zertifizieren – www.mooc.house
4. Prozesse durch Designer anhand der SIPOC
erstellen lassen
5. Mitarbeiter überprüfen die dokumentierten Check Do
Prozesse. Designer passen an.
6. Prozesshandbuch erstellen
7. Belegschaft auf die Prozesse schulen
8. Prozesse ausrollen
9. Prozesse überprüfen und optimieren
www.haslberger.net Seite 19Prozesse optimieren Vom IST- zum SOLL Prozess Es empfiehlt sich dabei nach einem bewährten Muster vorzugehen. Das Prozess-Verbesserungsmodell ermöglicht ein systematisches Vorgehen: www.haslberger.net
Prozesse optimieren Beispiel Beförderung www.haslberger.net
Welche Prozesse im Personalwesen können digitalisiert werden?
Beispiele für digitalisierte Prozesse
Gehaltsabrechnung ist der Klassiker unter den digitalisierten Prozessen
Zertifizierte Abrechnungsprogramme
Behördlicher Datenaustausch wie ElStAM (Lohnsteuermerkmale)
Sozialversicherungsgenehmigungen wie A1 via Gehaltsprogramm oder SV-Net
Bescheinigungswesen
Recruiting
Stellenbeschreibungen
Stellenausschreibungen über diverse Kanäle
Bewerbermanagement und -kommunikation
Vertragserstellung
Onboarding
Zeitwirtschaft
Dienstplanung/ Schichtplanung
Zeiterfassung
ESS/MSS
Datenbereitstellung für Mitarbeiter und Manager
Dashboards für Kennzahlen
www.haslberger.net Seite 22Welche Software unterstützt digitale HR Prozesse?
Der all-in-one Ansatz
Fragmentierte HR IT Landschaften
begünstigen Fehler:
Bewerber-
Redundante Datenerfassung. management
„Excellitis“ und S-Verweise
Dashboards Onboarding
erzeugen unklare Versionen der
Daten.
Schnittstellen sind zwischen den
einzelnen Lösungen erforderlich
und erzeugen unterschiedliche Performance Employee Benefits
Livecycle
Management Administration
Datenstände.
All-in-one Lösungen arbeiten mit einer
Datenbank und greifen stets auf
aktuelle Daten zu Fehlzeiten-
Payroll
Datenschutz und Datensicherheit sind verwaltung
hier an besten realisierbar
Zeiterfassung
Outsourcing, Teiloutsourcing oder
Inhouse Lösungen sind möglich
www.haslberger.net Seite 23Software auswählen und einführen
Digitalisierung ist ein Prozess in sich
Prozesse IST Dokumentation
Prozesshandbuch
erheben erstellen
Anforderungen Strategische Ziele Anforderung
Prozesse beilegen
beschreiben festlegen erstellen
Anbieter Longlist Shortlist Vertragsverhandlung
auswählen
Software Installation Parametrisierung Schulung
einführen
www.haslberger.net Seite 24Der Weg zum digitalen Arbeiten
Der Schritt zum Prozessdenken
Gewachsene Organisationen sind oft sehr Prozessverantwortliche
hierarchisch – Der Chef bestimmt
Die Silos der Fachbereiche entwickeln
Methoden-
eigene Entscheidungsstrukturen Fachwissen Teamplayer
kompetenz
Prozessorientierung fordert Einhaltung
von Regeln
Der Prozess und sein Durchlaufen der Schnittstellen- Kunden-
Kommunikation
verschiedenen Abteilungen im kompetenz orientierung
Unternehmen stehen im Vordergrund und
bestimmen das Denken und Handeln.
Prozesse müssen ständig auf dem
Prüfstand bestehen - PDCA wird zur
Philosophie
Das Management ist Treiber des digitalen Act Plan
Denkens und Vorbild.
Fehlende Akzeptanz fördert
Check Do
Schattenprozesse
Prozessdenken ist Kulturwandel!
www.haslberger.net Seite 25Der Weg zum digitalen Arbeiten
Changemanagement: Nichts geht einfach so
Veränderungsprozesse können von der Integration
Mitarbeiterkultur gefördert oder Aussitzen
abgelehnt werden. Schattenprozesse
Erkenntnis
Gezielte und ständige Top Down Lernerfolg
Routinen
Kommunikation ist der entscheidende
Schlüssel für die Vorahnung
Veränderungsbereitschaft.
Ängste über Arbeitsplatzverlust oder
Überforderung müssen beseitigt werden. Schock
Zeit, Geld und Kapazitäten für das
Training sind unerlässliche Investition bei
der Digitalisierung Akzeptanz
Zeit
www.haslberger.net Seite 26Fazit
Digitalisierung ist vorerst ein Investment
Prozesse sind unverzichtbare Basis für die
Digitalisierung
Die Auswahl der richtigen Softwarelösung und
intensive Vorarbeit im Projekt spart Zeit und reduziert
erheblich die Folgekosten
Outsourcing muss genau überlegt werden und führt
nicht selten zu Kostenfallen
Digitalisierung ist Kulturwandel und beginnt beim
Prozessdenken
Digitalisierung per Verordnung funktioniert nicht und
führt zum Verlust des Investments
Die Träger der Digitalisierung sind die Mitarbeiter.
Die Organisation auf die Digitalisierung auszurichten
erfordert geplantes und konsequentes
Change Management
www.haslberger.net Seite 27Kontakt
.
haslberger net HR Consultants
Hans Haslberger
Parkstr. 31
82131 Gauting bei Starnberg
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fon: +49 89 4122 95 22
e-mail: hans@haslberger.net
www.haslberger.net Seite 28Sie können auch lesen
