Dokumente digital verwalten - Institut für Innovations- und Informationsmanagement Michaela Scheeg (Geschäftsführerin) Magdeburger Str. 50 ...
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Dokumente
digital
verwalten Institut für Innovations- und Informationsmanagement
Michaela Scheeg (Geschäftsführerin)
Magdeburger Str. 50, D-14770 Brandenburg, Germany
www.drei-i-m.de
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Bedienung von Zoom 2
Bitte beachten Sie
− Sie haben ein Chatfenster, in dem Sie sehr gerne Fragen stellen können
− Wir machen regelmäßig kurze Pausen, um Ihre Fragen zu beantworten
− Bitte schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen wollen
− Softwareanbieter nennen wir nur exemplarisch – wir machen keine Werbung
− Nach dem Webinar –> Feedbackbogen mit Foliensatz
3
Vorstellungsrunde und Erwartungen 4
Dieses Projekt wird unterstützt durch das Land Brandenburg mit Mitteln der Europäischen Union aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE).
Das Digitalwerk wird betrieben durch das Institut für Innovations- und Informationsmanagement 6
Das Digitalwerk Team
Alexander Skambath Daniela Dieckmann Michaela Scheeg Anastasia Schad Sebastian Enger Prof. Jochen Scheeg Sebastian Peschke
Koordinator Handwerksthemen Administration Strategie & Leitung Workshopentwicklung & Konzeption Entwicklung & Programmierung Konzeption & Strategie Öffentlichkeitsarbeit
a.skambath@drei-i-m.de d.dieckmann@drei-i-m.de m.scheeg@drei-i-m.de a.schad@drei-i-m.de s.enger@drei-i-m.de j.scheeg@drei-i-m.de s.peschke@drei-i-m.de
Sophia Klix Jan Wagener Anatol Reinke Thomas Hettwer Colette Hampel Juri Shyshlin My Linh Huynh
Organisation & Assistenz Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter Kommunikationstechnik und Medien Grafik & Fotografie UX Creative Designer Projektmitarbeiterin
s.klix@drei-i-m.de j.wagener@drei-i-m.de a.reinke@drei-i-m.de t.hettwer@drei-i-m.de c.hampel@drei-i-m.de j.shyshlin@drei-i-m.de m.huynh@drei-i-m.de
Kostenlose Unterstützung für Unternehmen aus Handwerk und Mittelstand im Land Brandenburg bei
Digitalisierungsvorhaben, Geschäftsmodell-, Dienstleistungs- und Produktinnovationen.
An Erlebnisstationen, in Workshops und Veranstaltungen können im Digitalwerk digitale Technologien für das
Handwerk und den Mittelstand erlebt und ausprobiert werden.
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An unseren
Erlebnisstationen können
die neuesten technischen
Lösungen getestet werden.
In Workshops und
Veranstaltungen erfahren
Sie, welche Lösungen für Ihr
Unternehmen am besten
geeignet sind.
Gemeinsam finden wir
heraus, wie die digitale
Anschauen Zukunft Ihres Unternehmens
Anfassen aussehen kann.
Ausprobieren
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Unsere Erlebnisstationen 9
Unsere heutige Agenda
Teil 1: Dokumente digital verwalten ohne Dokumentenmanagement System (DMS)
− Einleitung ins Thema
− Strukturiert arbeiten mit Dateien und Ordnern
− Welche Möglichkeiten zur Verwaltung von Dokumenten gibt es?
− Diskussion
Quelle: https://www.rawpixel.comUnsere heutige Agenda Teil 2: Dokumente digital verwalten mit Dokumentenmanagement System (DMS) − Auswahl passender DMS-Lösungen − Interaktiv: Blick in ein DMS − Rechtliches − Fördermöglichkeiten
Teil 1: Dokumente digital verwalten ohne Dokumentenmanagement System (DMS) 12
Warum ist das Thema wichtig?
− „Dokumentenflut“ (intern und extern)
− verschiedene Eingangskanäle → Medienbrüche
(telefonisch, digital, Papierform)
− Dokumente durchlaufen verschiedene Prozesse
im Unternehmen
− gestiegener Wettbewerb durch Globalisierung
und die zunehmende weltweite Vernetzung
erfordert Optimierung der Prozesse
− Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Quelle: https://www.rawpixel.com
13Warum ist das Thema wichtig? Verteilung von Informationen im Unternehmen 14
Strukturiert arbeiten mit Dateien und Ordnern 15
Exkurs: Wie benenne ich meine Dateien, um
diese wiederzufinden?
Eindeutige und konsistente Benennung
− Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen oder Leerzeichen beachten
− Zuordnung zum Inhalt
− keine uneindeutigen Namen
− nicht zu lange Bezeichnungen
16Exkurs: Wie benenne ich meine Dateien, um diese wiederzufinden? Bezeichnung Beispiel Datum der Erstellung/ Änderung + Kurztitel 2019-09-30 Angebot Grünbau Name oder eindeutiges Kürzel des Erstellers/ 2019-09-30 Angebot Grünbau_PEN Verantwortlichen Bearbeitungsstadium 2019-09-30 Angebot Grünbau_Entwurf Versionierung 2019-09-30 Angebot Grünbau_V1 Projektzuordnung 2019-09-30 Angebot Grünbau_Ausschreibung 12345 17
Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.comExkurs: Wie schaffe ich eine sinnvolle Ordnerstruktur?
− optimaler Weise hierarchisch gegliedert
− sollte inhaltlich aufeinander aufbauen
− folgende Ordnungskategorien kommen in Betracht:
1. Teilprojekte, Arbeitspakete oder Funktionseinheiten innerhalb eines Projektes
2. Personen
3. Datum oder Zeitraum (z. B. Monate, Quartale)
4. Inhalte der Ordner bzw. Ordnertypen (z. B. Veranstaltungen)
5. Art der Dateien (Formate)
19Exkurs: Wie schaffe ich eine sinnvolle Ordnerstruktur?
Tipps
− Wichtige Ordner oben anlegen
− Verknüpfungen schaffen und nicht doppelt anlegen
− Archivordner anlegen → nur neuste Version behalten
− Systematik einbehalten
− Keine Sammelordner (z. B. Verschiedenes)
− 7-Ordner System anlegen
20Sinnvolle Ordnerstrukturen Quelle: http://www.buero-organisation-hamburg.de/tipps-tricks/pc-organisation/ordner-uebersichtlich-gestalten.php 21
Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.comWelche Möglichkeiten zur Verwaltung von Dokumenten gibt es?
Diskussion/Chat:
Beschreiben Sie bitte einen Tag, an dem das Arbeiten
mit Dokumenten in der Firma perfekt läuft?
Quelle: https://www.rawpixel.com/Lösungsmöglichkeiten
Alles in einen Ordner, aber nachvollziehbare Vorteil:
Dateinamen
− Einfach
(z.B. 2019-09-23 Angebot Werder.docx)
− Schnell
− einfach durchsuchbar
− Leicht speicherbar/einfaches Backup
− lokal und auf einem Cloud Server umsetzbarbar
− einfache Sicherung möglich
Nachteil:
− Unübersichtlich
− Unstrukturiert
https://www.rawpixel.com
25Lokale Ordnerstrukturen
Quelle: https://hilfe.crps-software.de/interface/6__ordnerstruktur_print.htm
Quelle: https://blog.nupis.de/autodesk-vault-komplette-ordnerstrukturen-kopieren/
26Lösungsmöglichkeiten
Nutzung von lokalen Ordnerstrukturen Vorteile:
− lokale Ordner im Dateisystem − Einfach
− hierarchische Ordnerstruktur mit Unterordnern − leicht zu sichern (z. B. auf USB-Stick)
− leicht durchsuchbar − Realisierbar mit Bordmitteln
Nachteil:
− Datenverlust bei Abstürzen oder Viren
27Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.comNutzung der Funktion „Office – Nachverfolgung“ 29 Quelle: https://www.turn-on.de/tech/ratgeber/den-korrekturmodus-in-word-aktivieren-und-verwenden-232914
Lösungsmöglichkeiten
Nur eine Datei vorhalten, diese mittels Office Folgende Software bieten ebenfalls Nachverfolgung
„Nachverfolgung“ verändern und anpassen an:
− kostengünstig − https://www.wps.com/ (WPS Office)
− Zugriff via MS Office − https://www.literatureandlatte.com/
− einfach Zusammenarbeit möglich
(Scrivener)
− einfache Sicherungen möglich
− https://de.libreoffice.org/ (Libre Office)
30Lösungsmöglichkeiten
Quelle: http://glatzopatzo.de/2014/09/09/owncloud-php-5-2-netzwerkkalender-synchronisierte-ordner-und-symlinks/
Online-Ordnerstrukturen mit Filehosting (z. B. Owncloud)
− einfach durchsuchbar
− mit Extrakosten verbunden (z. B. Hosting)
− Zugriff via Browser und Mobile
− integrierbar in Windows Explorer
− Weitere Anbieter:
− https://nextcloud.com/ (NextCloud)
− https://www.google.com/drive/ (Google Drive)
− https://www.dropbox.com/ (Dropbox)
31Praxis: Filehosting mit Owncloud Quelle: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Owncloud-logo.png
− Bitte öffnen Sie in Ihrem Webbrowser die
Webseite https://demo.owncloud.org/login
− Bitte geben Sie als Benutzer ein: demo
− Bitte geben Sie als Passwort ein: demo
32Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.comLösungsmöglichkeiten
Kollaboration Weitere Anbieter:
(z.B. Office 365 mit SharePoint Integration) − https://docs.google.com/ (Google Docs)
− einfach durchsuchbar − https://www.thinkfree.com/ (Thinkfree Office)
− Server basiert − https://www.zoho.com/ (Zoho Office)
− mit Extrakosten verbunden (z.B. Hosting)
− Zugriff via Browser, Mobile und MS Office
− einfache Zusammenarbeit mit mehreren
Menschen an einem Dokument
34Lösungsmöglichkeiten
Dateien und Ordner auf einem NAS (Network Weitere Anbieter:
Attached Storage) speichern
− www.synology.com
− einfach durchsuchbar
− www.qnap.com
− Datensicherheit (z. B. Hardware RAID)
− www.netgear.de
− mit Extrakosten verbunden (z. B. Anschaffung)
− Zugriff via Browser, Mobile und MS Office
− einfach Zusammenarbeit möglich
− VPN Zugriff möglich
35Exkurs: Sicherungskopien im NAS
Funktionen:
+ Ausfallsicher
+ Stationär, mit Internetanschluss
- Preisintensiv
- Erfordert erweiterte IT Kenntnisse
36Diskussion/Chat:
Nennen Sie die größten Herausforderungen bei Ihrer
täglichen Zusammenarbeit an Dokumenten mit Ihren
Kollegen!
Quelle: https://www.rawpixel.comTeil 2: Dokumente digital verwalten
mit Dokumentenmanagement
System (DMS)
Quelle: https://www.rawpixel.com
38CMS - DMS - ECM
CMS:
− Verwaltung von
Informationseinheiten/-blöcken
− Ziel: unterschiedliche
Informationsblöcke sinnvoll
gruppieren
RG
DMS:
Miet-
Sicht DMS verträge − Verwaltung & Archivierung von
Dokumenten
LS
…
Proto- − Daten aus CMS können ins DMS
kolle integriert werden
−
Sicht CMS
CMS -> DMS („Entwicklung“)
ECM:
− DMS mit erweitertem
39
Funktionsumfang („Workflows“)ECM
Enterprise-Content-Management (ECM) Dokumenten
Mgtm.
− ergänzt das DMS um u. a. folgende
Funktionen:
1. Collaboration (=Zusammenarbeit) Workflows
2. Web-Content-Management (z.B. Collaboration (Input, Output,
Freigabe, etc.)
Anbindung an ein Intranet)
3. Workflow
Records-Mgtm.
(rechtssicheres
Archiv)
Quelle: Elemente des ECM nach AIIM International 2012
40Auswahl der passenden DMS-Lösung
Dokumentenmanagementsystem (DMS) – mögliche Auswahlkriterien
− Anzahl der Implementierungen des Anbieters Auswahl von Anbietern von DMS Lösungen
− Größe und Sitz des Anbieters − https://www.ecodms.de/ (ecoDMS)
− Branchenspezialisierung − https://edoc.de/ (d.3ecm)
− Funktionsumfang − https://registratur.com/ (doRIS Business)
− Betriebs- und Folgekosten der Lösung − https://www.docbox.eu/ (DOCBOX®)
− Verfügbarkeit der Lösung als on-premise
Installation oder als Cloud-Varianten
− Schnittstellen der Lösung
41Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.comWarum Dokumentenmanagement Systeme (DMS)?
Quelle: https://www.youtube.com/watch?v=C2zRNkHBmdA&t=8sMitmachen: die Scanbot App
Apple iOS Store
Google Play
− https://apps.apple.com/de/app/scanbot-scanner-app-fax/id834854351#?platform=iphone
− https://play.google.com/store/apps/details?id=net.doo.snap&hl=de
45Blick in das DMS „ecoDMS“
Was machen wir?
1. Dokument einlesen
2. Dokument verarbeiten
3. Archivieren
Quelle: https://www.rawpixel.com
46ecoDMS
− Herr Enger nimmt die Beispielrechnung und
überträgt Sie ins ecoDMS
− Er zeigt, wie die Rechnung im ecoDMS
verarbeitet wird
Quelle: www.ecodms.de
47Gesetze und Rechtliches 48
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben §§ Zahlreiche Vorgaben sind zu beachten: HGB, AO und GoBS, GoBD, BGB, SigG, ZPO, sowie weitere Gesetze und Verordnungen. Was bedeutet revisionssicher? − Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Prüfbarkeit, Nachvollziehbarkeit − Schutz vor Veränderung und Verfälschung − Sicherung vor Verlust − Nutzung nur durch Berechtigte − Einhaltung der Aufbewahrungsfristen − Dokumentation des Verfahrens 49
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben §§
Beispiel Email-Archivierung (muss aufbewahrt werden):
− Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
− Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
− Buchungsbelege,
− sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
− sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie
die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
− Weitere Informationen: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-
aufbewahrt-werden/
50Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Beispiel Eingangsrechnung-Archivierung − Elektronisch eingegangene Rechnung darf nicht
− Für elektronische Rechnungen gilt die ausgedruckt und archiviert werden, sondern
muss gemeinsam mit der E-Mail elektronisch
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gem. § 147
abgelegt werden!
(3) AO
− Schaffung von revisionssicherer Archivierung − Papierrechnung darf gescannt und archiviert
werden, die Papierrechnung muss nicht
(gemäß §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und
aufbewahrt werden.
GoBS).
− Weitere Informationen:
https://www.lexware.de/artikel/aufbewahrung
sfristen/
51Fördermöglichkeiten
Quelle: https://www.rawpixel.com
52Fördermöglichkeiten
− Mittelstand digital Kompetenzzentren − go-digital
− Digitalwerk − Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand
− IMI
(ZIM)
− Brandenburger Innovationsgutschein (BIG)
− KMU-innovativ
− ProFIT Brandenburg
− EIC: Fast Track to Innovation (FTI)
− GRW-G Wachstumsprogramm für kleine
− Nachhaltige Entwicklung von Stadt und Umland
(NESUR-KMU)
Unternehmen
− Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH
(WFBB)
53Fördermöglichkeiten
− Brandenburger Innovationsgutschein (BIG) − go-digital
− Webseiten: − Webseiten:
− https://www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/br − https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digi
andenburgischer-innovationsgutschein-big/ tale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html
− https://www.wdb- − https://www.innovation-beratung-
brandenburg.de/Brandenburgischer- foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-
Innovationsgutschein-BIG-BIG-Digital.1038.0.html digital/go-digital.html
54Vorteile von Dokumentenmanagement Systemen
Höhere Effizienz
und Produktivität
Senkung der Kosten
Sofortiger Beschleunigung Medienbrüche
Informationszugriff der minimieren
(Transparenz) Arbeitsprozesse
Reduktion der Optimierung der
Suchzeiten Kommunikation
55Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
HIER SCANNEN:
• Scannen Sie den QR-Code mit einem QR-
Code Scanner
• Sie werden dann auf unsere kurze Umfrage
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56Institut für Innovations- und Digitalwerk
Informationsmanagement GmbH
Eisenbahnstr 109
Magdeburger Straße 50 Im Bahnhof
14770 Brandenburg an der Havel 14542 Werder (Havel)
Registergericht: Amtsgericht Potsdam
Registernummer: HRB 29937 P E-Mail: info@digital-werk.org
UstID: DE312107476 Internet: www.digital-werk.org
E-Mail: kontakt@drei-i-m.de
Internet: drei-i-m.de
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