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ELOoffice 11
Einfach. Besser. Organisiert.
ELOoffice11
Einfach. Besser. Organisiert.
Dokumentenmanagement · www.elooffice.com
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ELOoffice 11
Ihr perfekter Start
in die digitale Zukunft
Mit dem Dokumentenmanagement-System ELOoffice ver-
walten und nutzen Sie Ihre Dokumente digital. Papierberge
gehören der Vergangenheit an: Mit ELOoffice wandeln Sie
Papierdokumente ganz einfach um und können diese digital
weiterverarbeiten.
Einfach wie gewohnt weiter zu arbeiten, ist mit ELOoffice
kein Problem: Erstellen Sie zum Beispiel Dokumente mit
Microsoft Office, können Sie diese direkt in ELOoffice able-
gen. Die flexible, benutzerfreundliche Ablagestruktur basiert
auf dem traditionellen, in der analogen Aktenführung
bewährten Prinzip: Aktenschrank, Ordner und Register.
ELOoffice transportiert dieses Prinzip in die digitale Zukunft.
Besser können Sie die Vorteile neuer Technologien kaum
nutzen: Wichtige Daten synchronisieren Sie mit Hilfe von
ELOoffice jederzeit mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Sie
können zudem von überall aus mobil auf ELOoffice zugrei-
fen, auch unterwegs Dokumente erfassen und in ELOoffice
übertragen. Damit sind Sie zu jeder Zeit auskunftsfähig und
schaffen die besten Voraussetzungen für Ihren Erfolg.
Organisiert sind Ihre geschäftsrelevanten Dokumente
mit ELOoffice perfekt: Dank der bereits vorgeschlagenen
Ablagestruktur behalten Sie stets den Überblick über Ihre
Daten. Mit einem Klick können Sie übersichtliche Auswer-
tungen zu wichtigen Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen
und Personalakten erstellen. Mühsames und zeitintensives
Suchen weicht dem schnellen Finden mit ELOoffice. So bleibt
mehr Zeit für das Wesentliche.
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Posteingang mit ELOoffice
Dokumente
digital verwalten
ELO Postbox ELO Scan&Archive
Papierdokumente digitalisieren Posteingang automatisieren
Zahlreiche Papierdokumente, wie Eingangsrech- Häufig erhalten Sie Dokumente, wie beispielsweise
nungen oder Lieferscheine, füllen täglich Ihren Rechnungen oder Lieferscheine, von demselben
Posteingang. Der Aufwand, all diese Dokumente zu Geschäftspartner, so dass Sie es mit einer Vielzahl
sichten, abzulegen und im Unternehmen weiter zu an ähnlichen Belegen zu tun haben. Wenn Sie diese
verteilen, ist groß. wiederkehrenden Informationen, wie Kundennum-
mern oder Adressen, immer wieder neu erfassen
Zur Erfassung und Digitalisierung Ihrer Papierdoku- müssen, kostet Sie dies eine Menge Zeit. Diese kann
mente nutzen Sie einfach einen Scanner, der über anderweitig gewinnbringender eingesetzt werden.
eine Schnittstelle direkt an ELOoffice angebunden
wird. Eingescannte Dokumente werden dann zur ELO Scan&Archive erkennt wiederkehrende Belege
weiteren Verarbeitung an die ELO Postbox überge- automatisch und liest die relevanten Informationen
ben. Dort haben Sie die Möglichkeit, relevante aus. Im Anschluss werden die Dokumente an der
Informationen aus Ihren Dokumenten auszulesen, entsprechenden Stelle in Ihrem ELO Archiv abge-
damit Sie diese schnell und einfach wiederfinden. legt. Damit bringen Sie die perfekte Ordnung in
Nach dem Erfassen legen Sie Ihre Dokumente in Ihren Posteingang.
Ihrer individuellen Ablagestruktur im ELO Archiv ab
und können diese digital im Unternehmen an
andere Mitarbeiter weitergeben.
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ELO Dropzone Microsoft Office Integration
Ablegen per Drag&Drop Gewohnte Abläufe optimieren
Neben papierbasierten Eingangsrechnungen und Dokumente aus Microsoft Word, Excel oder Power-
anderen Dokumenten erhalten Sie täglich zahlrei- Point sind in der Geschäftswelt heute Standard.
che geschäftsrelevante Dokumente in digitaler Durch die Vielzahl an Mitarbeitern, die Dokumente
Form. Die Bearbeitung eingehender E-Mails mit in Microsoft Office bearbeiten, sind unterschied-
Anhängen, Angeboten oder Neukundenanmel- liche Versionsstände und verteilte Speicherorte
dungen nimmt ebenfalls eine Menge Zeit in An- oftmals an der Tagesordnung.
spruch.
ELOoffice ist vollständig in Microsoft Office inte-
Mit ELO können Sie digitale Dokumente ganz ein- griert, so dass Sie wie gewohnt weiterarbeiten
fach per Drag&Drop aus Ihrem Filesystem in das können. Mit nur einem Klick übertragen Sie Ihre
ELOoffice Archiv übertragen. Noch komfortabler ist Dokumente aus Word, Excel oder PowerPoint nach
die Ablage mit der ELO Dropzone. Sie selbst kön- ELOoffice. Dabei profitieren Sie von einem zentra-
nen Ablagekacheln für bestimmte Dokumenten- len Speicherort und den Möglichkeiten zur Versio-
typen definieren. Neu eingehende Angebote zie- nierung, die das Dokumentenmanagement mit
hen Sie dann einfach auf die entsprechende Kachel ELOoffice bietet. So sind alle Mitarbeiter immer auf
„Angebote“. ELOoffice übernimmt die Verschlag- dem aktuellen Stand.
wortung und erledigt die Ablage in den richtigen
Vorgang automatisch.
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Mobilität mit ELOoffice
Unterwegs
handlungsfähig bleiben
eigener Server
Cloud Services
Daten auf dem Daten synchronisieren ELO Archiv
mobilen Endgerät
Nehmen Sie Ihre Dokumente mit Mobil erfassen und ablegen
Bei Terminen außer Haus benötigen Sie ganz be- Ob ausgefüllte Formulare, unterzeichnete Verträge
stimmte Informationen und Dokumente. Mühsam oder schnell mit dem Smartphone erfasste Objekte
und zeitaufwendig, wenn Sie alle Dokumente vor- – zurück im Büro verbringen Sie oftmals viel Zeit
her zusammenstellen und ausdrucken müssen. mit der Nachbearbeitung eines Auswärtstermins.
Und wer weiß schon im Voraus, was alles benötigt Meistens müssen die gesammelten Informationen
wird? Oftmals ergeben sich im Gesprächsverlauf gesichtet, sortiert und eingescannt werden. Bis die-
neue Punkte und Möglichkeiten. Wenn Sie an se richtig zugeordnet sind, vergeht wertvolle Zeit.
dieser Stelle nicht die richtigen Informationen be-
reithalten können, kommen Sie womöglich nicht Mit ELO QuickScan (iOS) erfassen Sie Dokumente
zum gewünschten Ziel. oder Bilder bequem mit Ihrem Smartphone. Die au-
tomatische Bilderkennung sorgt für passgenaue
Der ELO MobileConnector sorgt für die unkomp- Kanten und ein optimales Bild. Übertragen Sie die
lizierte Übertragung von ausgewählten Dokumen- fotografierten Dokumente und Bilder mühelos
ten und Ordnern auf Ihr Smartphone oder Tablet. nach ELOoffice. Dort werden diese als PDF an Ihrem
Damit können Sie diese mobil und sogar offline gewählten Speicherort abgelegt.
nutzen.
Mit ELO Connect (Android) können Sie Dateien aus
unterschiedlichen Speicherquellen sammeln und
diese schnell und einfach an ELOoffice übertragen.
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Arbeiten mit ELOoffice
Möglichkeiten nutzen
und wertvolle Zeit sparen
ELOoffice Texterkennung ELOoffice Archivvorlage
Informationen schnell übernehmen Perfekte Ordnung und Auswertung
ELOoffice bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten, Mit ELOoffice können Sie das Ordnungsprinzip
Dokumente automatisiert zu verarbeiten. Ziel ist es, der bisherigen Aktenführung ganz einfach über-
den Mitarbeiter von möglichst vielen manuellen nehmen. Legen Sie Ihre digitalen Dokumente in
Tätigkeiten zu entlasten. gewohnter Weise in Aktenschränken, Ordnern und
Registern ab.
Mit der neuen ELOoffice Texterkennung überneh-
men Sie Informationen zu einem Dokument ganz Das neue ELOoffice bietet praxisorientierte Stan-
einfach mit einem Klick. Sie haben zudem die Mög- dard-Archivvorlagen, die jederzeit auf die eigenen
lichkeit, Vorlagen in der ELOoffice Texterkennung Bedürfnisse angepasst werden können. So schaffen
zu speichern. Damit können Sie wiederkehrende Sie die perfekte Ordnung in Ihrem Unternehmens-
Dokumente noch schneller mit den richtigen Schlag- archiv. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit,
worten versehen. So stehen Ihre Dokumente blitz- mit nur einem Klick Auswertungen zu wichtigen
schnell in ELOoffice zur Verfügung und Sie sparen Dokumenten wie Rechnungen, Verträgen und Per-
sich eine Menge manueller Bearbeitungszeit. sonalakten zu erzeugen. Damit behalten Sie stets
den Überblick über Ihre Geschäftsvorgänge.
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ELO Click&Find ELO Print&Archive
Finden mit nur einem Klick Ausgangspost perfekt organisiert
Die schnelle Verfügbarkeit von Informationen ist Neben eingehenden Dokumenten spielt im Ge-
heute ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wer Kun- schäftsablauf auch die ausgehende Post, wie Ange-
den schnell Auskunft geben kann, hat im Business bote oder Rechnungen, eine wichtige Rolle. Vom
die Nase vorn. Verfassen bis zum Versand dieser Dokumente sind
viele Arbeitsschritte nötig.
Markieren Sie einen Suchbegriff, zum Beispiel die
Bestellnummer Ihres Kunden, und Sie erhalten mit ELO Print&Archive druckt, archiviert und versen-
ELO Click&Find sofort den gesamten dazugehöri- det in einem Arbeitsschritt. Personalisierte Ablage-
gen Schriftverkehr per Mausklick. Dabei spielt es regeln steuern automatisiert die korrekte Ablage
keine Rolle, ob Sie den Suchbegriff auf einer von Rechnungen, Angeboten und anderen Doku-
Website, in einer E-Mail oder in einer anderen menten in den entsprechenden Kundenordner.
Applikation markieren. ELO Click&Find stellt Ihnen Gleichzeitig kann das Dokument gedruckt oder als
blitzschnell alle dazu vorhandenen, relevanten In- PDF per E-Mail versendet werden. Damit erledigen
formationen aus dem ELO Archiv zur Verfügung. Sie Ihre Ausgangspost in Sekundenschnelle.
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Wachsen mit ELOoffice
Steigende Anforderungen
meistern
ELOoffice ist der perfekte Einstieg in die Welt des digi-
talen Dokumentenmanagements. Mit vier Archiven
und je 32 Archivebenen für bis zu zehn Benutzer pro
Netzwerk können Sie insgesamt bis zu 800 000 Doku-
mente verwalten.
Was aber, wenn Ihre Anforderungen steigen? Dann
wechseln Sie einfach von ELOoffice zu ELOprofessional
oder ELOenterprise: So haben wir immer die passende
Lösung für Ihr Business.
Mehr zu den ELO Produkten
Weitere Informationen finden Sie hier:
www.elo.com/produkte
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Datensicherheit mit ELOoffice
Selbstverständlich
sichere Daten
lokaler
Speicher
Cloud
Benutzerrechte und Compliance ELOoffice Datensicherung
Datensicherheit gewährleisten Gegen Datenverlust schützen
Perfekte Ordnung ist das eine – doch die Sicherheit Ein Brand, Diebstahl, Wasserschaden – vieles kann
Ihrer Dokumente und Daten ist ein noch wich- zum Verlust wichtiger Geschäftsdaten führen.
tigerer Aspekt. Das beste Ordnungsprinzip ist wert- Umso wichtiger ist es, sich gezielt durch ein ELO
los, wenn Unbefugte Zugriff auf relevante Daten Archiv-Backup gegen solche Risiken zu schützen.
nehmen können.
Das neue ELOoffice Datensicherungskonzept
ELOoffice unterstützt Sie bei der sicheren Ablage sichert Ihr ELO Archiv mit allen Zusatzinformationen
Ihrer Geschäftsdokumente gemäß den gesetz- komfortabel auf frei wählbaren Medien – wenn Sie
lichen Vorgaben. Zudem definieren Sie über die möchten, auch in einer sicheren Cloud-Umgebung.
Vergabe von Benutzerrechten, wer auf Ihre Doku- Konfiguriert wird die ELOoffice Datensicherung
mente zugreifen und diese bearbeiten kann. So ganz einfach per Mausklick. Eine Wiederherstel-
behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre sensiblen lung Ihres Datenbestandes ist danach ganz einfach
Geschäftsdaten. über das Windows-Startmenü möglich.
Mehr zum Thema
rechtssichere Archivierung
Weitere Informationen finden Sie hier:
www.elooffice.com/compliance
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Vorteile mit ELOoffice
Auf einen Blick
Daten mobil erfassen und Doku- Selbsterklärende und intuitiv zu
mente überallhin mitnehmen bedienende Benutzeroberfläche
Microsoft Office vollständig Gemeinsam an Dokumenten
integrieren und weitere Soft- arbeiten und immer auf dem
warelösungen einbinden aktuellen Stand bleiben
Papierdokumente auf Knopf- Perfekte Ordnung und über-
druck scannen und automatisiert sichtliche Auswertungen zu
in den richtigen Ordner ablegen Rechnungen und Verträgen
Dokumente zentral ablegen, Blitzschnelles Finden Ihrer
vorgangsbezogen verwalten Dokumente durch leistungs-
und rechtskonform archivieren starke Suchmechanismen
Komfortable Datensicherung
Drucken, archivieren und ver-
ganz einfach per Mausklick lokal
senden in einem Arbeitsschritt
oder über Cloud-Services
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Durchstarten mit ELOoffice
Starten Sie jetzt
in die digitale Zukunft
Mit der kostenlosen Version ELOoffice free können Sie bis zu 500 Dokumente ohne zeitliche und
funktionale Einschränkung digital verwalten. Das Freischalten der unlimitierten Version ist
jederzeit möglich. Laden Sie ELOoffice free herunter und starten Sie in das digitale Dokumenten-
management-Zeitalter: www.elooffice.com/elooffice-free
Kaufen Sie die unlimitierte ELOoffice Version komfortabel in unserem Shop unter
www.elooffice.com/shop oder bei einem unserer zertifizierten Fachhändler in Ihrer Nähe.
Sie erreichen uns telefonisch unter +49 711 806089-0 oder per Mail an info@elooffice.com.
Auf unserer Website www.elooffice.com finden Sie viele weitere nützliche Informationen zum
Thema digitales Dokumentenmanagement.
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70178 Stuttgart, Deutschland 4040 Linz, Österreich
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ELO Digital Office CH AG
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ELO®, ELOprofessional®, ELOenterprise®, ELOoffice® und ELO ECM-Suite® sind eingetragene Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Dagegen
sind SAP®, SAP NetWeaver® und SAP S/4HANA® eingetragene Marken von SAP und SAP-Konzernunternehmen in Deutschland und anderen Ländern; Microsoft®, Windows® und
Excel®, PowerPoint®, SharePoint® sind wiederum eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder
Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Zudem dient diese Veröffentlichung nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende
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