E-Mail Archivierung für IBM Domino - Bis zu 80% mehr Speicherplatz Backupzeiten um bis zu 50% verkürzen - Heilig und Schubert ...
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E-Mail Archivierung für IBM Domino Bis zu 80% mehr Speicherplatz Backupzeiten um bis zu 50% verkürzen.
HAND AUF´S HERZ
Können Sie 2 Jahre alte Mails einfach wiederfinden und problemlos öffnen?
Sogar dann, wenn diese bereits aus dem Postfach gelöscht wurden?
Haben Sie noch Zugriff auf die E-Mails von längst ausgeschiedenen Mitarbeitern?
Können Sie im Falle einer Steuerprüfung oder eines Zivilprozesses
lückenlos nachweisen, dass die E-Mails unveränderbar
und im Original abgelegt wurden?
Welche Auswirkung hätte ein ‚Nein‘ auf Ihr Unternehmen
1ALLES WAS RECHT IST
Seit der Gleichstellung der E-Mail Es gelten die gleichen gesetzlichen
mit dem traditionellen Geschäftsbrief Archivierungs- und
im Jahr 2002 sind alle Unternehmen Aufbewahrungspflichten wie für alle
verpflichtet, den Finanzbehörden die anderen unternehmens- bzw.
steuerrechtlichen und geschäfts- steuerrechtlich relevanten Dokumente.
relevanten Dokumente auf Verlangen
über einen Zeitraum von mindestens Aufbewahrung heißt:
zehn Jahren bereitzustellen.
unveränderbar
E-Mails werden im kaufmännischen reproduzierbar
Geschäftsverkehr wie Handelsbriefe im jederzeit verfügbar
Sinne von § 257 HGB behandelt.
Geregelt u.a. in HGB, BGB, AO, GoBD
2E-MAIL COMPLIANCE FÜR SIE
Rechtskonformes E-Mail Management setzt sich aus drei Komponenten zusammen.
1. UNTERNEHMENSWEITE E-MAIL COMPLIANCE POLICY
Die Compliance Policy beschreibt organisatorische und technische Maßnahmen im Unternehmen
zur Einhaltung von Rechtsvorschriften hinsichtlich Datenschutz, Unternehmensrecht und Finanzrecht.
Die E-Mail Archivsoftware inPoint CSD Content Server für IBM Domino erfüllt die rechtlichen
Anforderungen und unterstützt alle rechtskonforme Speichermedien zur Langzeitarchivierung.
ANWENDER IBM DOMINO SERVER 2. ARCHIVSERVER 3. SPEICHERMEDIEN
inPoint CSD z.B. EMC Centera (CAS),
Content Server Domino NetApp (SnapLock),
Fast-LTA
3NICHTS GEHT MEHR
B.FREE
inPoint CSD E-Mail Archivierung für IBM Domino macht Schluss
mit vollen Maildatenbanken, Postfach Limitierungen, langen Backup- und Restore Zeiten !
E-Mail Archivierung für IBM Domino Zeitersparnis im täglichen Backup
inPoint Content Server für IBM Domino ist ein Durch die Archivierung schrumpft der Speicher-
Hochleistungs-Archivsystem zur Entlastung bedarf am IBM Domino Server und die täglichen
des IBM Domino Servers. Backup Laufzeiten werden spürbar kürzer.
Administratoren erstellen in wenigen Minuten Versehentlich gelöschte E-Mails können selektiv
Archivierungsmethoden um E-Mails, Attachments recherchiert und auf Knopfdruck wieder
und Domino Dokumente nach unterschiedlichen hergestellt werden. Auch nach Jahren und mit
Regelmodellen auf allen marktgängigen Speicher- wenigen Klicks. Bei Einsatz revisionssicherer
systemen auszulagern. Speichermedien verbessern Sie die Compliance
in Ihrer Organisation.
Nach der Archivierung bleibt im IBM Domino Server
ein kleiner Link zurück, der auf den neuen Ablageort Die Installation ist sehr einfach und im
im Domino Archiv verweist. Anwender öffnen Normalfall innerhalb eines Tages erledigt. Nach
archivierte E-Mails wie gewohnt im der geführten Setup Installation werden ein
IBM Notes Mail Client. paar Formulare eingerichtet und los geht es.
5A R C H I V - R E G E LW E R K
inPoint E-Mail Archivierung für IBM Domino prüft, ob am IBM Domino Server
E-Mails vorhanden sind, auf welche die definierten Archivierungsregeln zutreffen.
Die Server/Server Archivierung erfolgt im Hintergrund nach frei einstellbaren Regeln:
Archivierung sofort bei Eintreffen am IBM Domino Mailserver
zu vorgegebenen Zeiten
E-Mails automatisch archivieren
wenn sie ein bestimmtes Alter erreicht haben
eine bestimmte Größe überschreiten
einen bestimmten Betreff enthalten, oder
von einem bestimmten Absender kommen
Darüber hinaus lassen sich mit IBM Notes Formelsprache
höchst individuelle Archivierungsregeln erstellen.
6T R A N S PA R E N Z
Für Anwender ändert sich nichts. Der bekannte Doppelklick in der E-Mail Applikation genügt
und schon stehen E-Mails samt Attachments wieder zur Verfügung.
Das IBM Domino Rechtesystem bleibt natürlich erhalten.
Archivierte Neue Icons
Attachments für archivierte
direkt öffnen E-Mails
Nach der
Archivierung
schrumpft
E-Mail auf 2-5 K
E-Mails manuell
Verweis auf
archivieren und
archivierte
im Archiv suchen
E-Mails
Neues Icon
E-Mails Offline für archivierte
verfügbar machen Attachments
7F I N D E N S TAT T S U C H E N
Mit der kombinierten Datenfeld/Volltextsuche finden Sie garantiert jede E-Mail wieder.
Ort, wo das Dokument
gefunden wurde Suchbegriff
(nur in Notes/Notes und zur Volltextsuche
Archiv/Schatten DB und eingeben
Archiv/nur Archiv)
E-Mail einfach mit
Doppelklick öffnen
Zusätzlich zu der
Volltextsuche kann
die Suche auf
Dateninhalte
bestimmter Felder
eingegrenzt werden.
8OFFLINE
Das E-Mail Archiv steht auch Offline zur Verfügung.
Bestimmte Ordern Offline
verfügbar stellen
Ausgewählte E-Mails
Offline verfügbar stellen
9E-MAIL COMPLIANCE & AUDIT
Mit der e.Discovery Funktion steht Ihrem Unternehmen ein effektives Werkzeug zur
rechtskonformen Korrespondenzverwaltung für IBM Domino E-Mails zur Verfügung.
Volltextsuche
zur Eingrenzung
relevanter E-Mails
Export der Ergebnisse
Anzeige der Treffer
Selektion nach dem Vier Augenprinzip möglich Suchen über Volltextindex
Protokoll jedes Suchvorgangs Suchen über Metainformationen
(auch als Mail versendbar) Export der Dokumente in eine IBM Notes Anwendung
Auswahl der Datenbanken für die Suche Export der Dokumente als EML- Files
Konfiguration der Personen die Suchen dürfen
Einschränken der Suche auf Datenbanken
10E-MAIL ARCHIV MIGRIEREN
MOVE.IT
Umstieg auf Microsoft Exchange - Pferdewechsel in der Mitte des Flusses
Wenn Ihr Unternehmen den Umstieg von IBM Migrieren von E-Mail Archiven
Notes nach Microsoft Exchange plant, dann soll
die Umsiedelung von Daten und Dokumenten Der konservative Weg ist alle archivierten
ohne Datenverlust und weitgehend unberührt E-Mails wieder physisch in den IBM Notes Store
vom Tagesgeschäft verlaufen. zurückzuladen und diese, nach erfolgter
Migration, in das neu angeschaffte Exchange
Hierfür bietet die Softwareindustrie bewährte E-Mail Archiv zu archivieren. Diese Methode
Migrationslösungen an, die zuverlässig alle sollte nur bei kleinen Archiven in Betracht
E-Mails, Kalender, Aufgaben usw. vom IBM Notes gezogen werden.
Server nach Microsoft Exchange portiert.
Ein guter Weg ist bereits bei der Auswahl eines
Weil jedoch Migrationslösungen im Regelfall Archivanbieters darauf zu achten, ob dieser
keine E-Mail Archive von Drittanbietern in den neben IBM Notes Archivierung auch MS Exchange
Migrationsprozess einbinden können, muss Archivierung (inklusive Migrationswerkzeuge)
diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit anbieten kann, welche auch einen gemeinsamen
gewidmet werden. Archiv Client verwenden - dann entfällt nämlich
auch der Schulungsaufwand zur Gänze.
12MOVE.IT
Migration von Journalarchiven mit inPoint Migration von Publicfolder und
Anwenderpostfächern mit inPoint
Das Journalarchiv wird 1:1 vom inPoint Notes
e.Discovery Archiv nach inPoint Exchange Archivierte E-Mails erkennt der Anwender in
e.Discovery Archiv übernommen und kann dort seinem Notes E-Mail Client an einem eigen-
sofort von autorisierten Anwendern abgefragt ständigen „Archiviert“ Icon. Im Zuge der
werden. Weil bei diesem Migrationsprozess nur Archivmigration kopiert inPoint diese E-Mails
Archivmetadaten übernommen werden müssen inklusiver der Folder Struktur in das neue
und die E-Mails am physischen Speichermedium inPoint CSE Exchange Archiv, wo die Anwender
nicht angetastet werden, erfüllt diese sofort via MS Outlook Addin oder inPoint
Vorgehensweise die Anforderungen an die Standalone Client auf die archivierten E-Mails
deutsche GoBD nach urschriftengetreuer und zugreifen können. Nur die nicht archivierten
unveränderter Aufbewahrung. E-Mails müssen noch nach MS Exchange
migriert werden.
13SUPPORT & SERVICE & KUNDEN
SUPPORT & SERVICE
Zufriedene Kunden sind seit je her das beste Verkaufsargument.
Gemeinsam mit unserem Competence Center sorgen wir für einen störungsfreien Betrieb
Ihrer IBM Domino E-Mail Archiv Landschaft. Gerne auch 7 x 24 .
inPoint Kunden Customer Service H&S COMPETENCE CENTER
SERVICE REQUEST
Ticket Portal Hotline lt SLA IBM DOMINO SPEZIALIST
ENTWICKLUNG
INSTALLATION
1. / 2. LEVEL SUPPORT
15SIE HABEN NOCH NIE VON UNS GEHÖRT?
VIELLEICHT KENNEN SIE UNSERE KUNDEN!
Automotive Automotive Automotive Powertrain Event Management
Stahlverarbeitung Stahlverarbeitung Maschinenbau Transportlogistik Elektronik (EMS)
MDK Medizinischer
Dienst KV Baden
Kassenzahnärztliche Vereinigung Württemberg
Baden-Württemberg (KZV BW)
Gesundheitswesen Gesundheitswesen Gesundheitswesen Wirtschaftsdienste Wirtschaftsdienste
ITK Baustoffe Versicherungswesen Finanzwesen Finanzwesen
16Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten.
H&S COMPETENCE CENTER H&S Heilig und Schubert Software AG
Goldschlagstrasse 87-89, 1150 Wien, Austria
H&S Heilig und Schubert
InformationsManagement GmbH
O´Brien Straße 3, 91126 Schwabach, Germany
AT + 43 (0) 1 21555 - 0
WegenerIT GmbH & Co.KG DE + 49 (0) 9122 87227 - 0
Königswarterstrasse 64
D-90762 Fürth @ info@hs-soft.com
W www.hs-soft.com
DE + 49 (0) 911 3786 53151
DE + 49 (0) 911 3786 53152
@ info(at)wegener-it.de
W www.wegener-it.de
inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Andere
Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 11/2015 by H&S Heilig und Schubert Software AG. Änderungen vorbehalten.
Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden
Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Bei allen Bezeichnungen die auf Personen bezogen sind, meint die gewählte Formulierung beide
Geschlechter, auch wenn aus Gründen der leichteren Lesbarkeit die männliche Form steht. DocId. HSCR-CSD20173001-01Sie können auch lesen
