E-Mail Archivierung für IBM Domino - Bis zu 80% mehr Speicherplatz Backupzeiten um bis zu 50% verkürzen - Heilig und Schubert ...
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E-Mail Archivierung für IBM Domino Bis zu 80% mehr Speicherplatz Backupzeiten um bis zu 50% verkürzen.
HAND AUF´S HERZ Können Sie 2 Jahre alte Mails einfach wiederfinden und problemlos öffnen? Sogar dann, wenn diese bereits aus dem Postfach gelöscht wurden? Haben Sie noch Zugriff auf die E-Mails von längst ausgeschiedenen Mitarbeitern? Können Sie im Falle einer Steuerprüfung oder eines Zivilprozesses lückenlos nachweisen, dass die E-Mails unveränderbar und im Original abgelegt wurden? Welche Auswirkung hätte ein ‚Nein‘ auf Ihr Unternehmen 1
ALLES WAS RECHT IST Seit der Gleichstellung der E-Mail Es gelten die gleichen gesetzlichen mit dem traditionellen Geschäftsbrief Archivierungs- und im Jahr 2002 sind alle Unternehmen Aufbewahrungspflichten wie für alle verpflichtet, den Finanzbehörden die anderen unternehmens- bzw. steuerrechtlichen und geschäfts- steuerrechtlich relevanten Dokumente. relevanten Dokumente auf Verlangen über einen Zeitraum von mindestens Aufbewahrung heißt: zehn Jahren bereitzustellen. unveränderbar E-Mails werden im kaufmännischen reproduzierbar Geschäftsverkehr wie Handelsbriefe im jederzeit verfügbar Sinne von § 257 HGB behandelt. Geregelt u.a. in HGB, BGB, AO, GoBD 2
E-MAIL COMPLIANCE FÜR SIE Rechtskonformes E-Mail Management setzt sich aus drei Komponenten zusammen. 1. UNTERNEHMENSWEITE E-MAIL COMPLIANCE POLICY Die Compliance Policy beschreibt organisatorische und technische Maßnahmen im Unternehmen zur Einhaltung von Rechtsvorschriften hinsichtlich Datenschutz, Unternehmensrecht und Finanzrecht. Die E-Mail Archivsoftware inPoint CSD Content Server für IBM Domino erfüllt die rechtlichen Anforderungen und unterstützt alle rechtskonforme Speichermedien zur Langzeitarchivierung. ANWENDER IBM DOMINO SERVER 2. ARCHIVSERVER 3. SPEICHERMEDIEN inPoint CSD z.B. EMC Centera (CAS), Content Server Domino NetApp (SnapLock), Fast-LTA 3
NICHTS GEHT MEHR
B.FREE inPoint CSD E-Mail Archivierung für IBM Domino macht Schluss mit vollen Maildatenbanken, Postfach Limitierungen, langen Backup- und Restore Zeiten ! E-Mail Archivierung für IBM Domino Zeitersparnis im täglichen Backup inPoint Content Server für IBM Domino ist ein Durch die Archivierung schrumpft der Speicher- Hochleistungs-Archivsystem zur Entlastung bedarf am IBM Domino Server und die täglichen des IBM Domino Servers. Backup Laufzeiten werden spürbar kürzer. Administratoren erstellen in wenigen Minuten Versehentlich gelöschte E-Mails können selektiv Archivierungsmethoden um E-Mails, Attachments recherchiert und auf Knopfdruck wieder und Domino Dokumente nach unterschiedlichen hergestellt werden. Auch nach Jahren und mit Regelmodellen auf allen marktgängigen Speicher- wenigen Klicks. Bei Einsatz revisionssicherer systemen auszulagern. Speichermedien verbessern Sie die Compliance in Ihrer Organisation. Nach der Archivierung bleibt im IBM Domino Server ein kleiner Link zurück, der auf den neuen Ablageort Die Installation ist sehr einfach und im im Domino Archiv verweist. Anwender öffnen Normalfall innerhalb eines Tages erledigt. Nach archivierte E-Mails wie gewohnt im der geführten Setup Installation werden ein IBM Notes Mail Client. paar Formulare eingerichtet und los geht es. 5
A R C H I V - R E G E LW E R K inPoint E-Mail Archivierung für IBM Domino prüft, ob am IBM Domino Server E-Mails vorhanden sind, auf welche die definierten Archivierungsregeln zutreffen. Die Server/Server Archivierung erfolgt im Hintergrund nach frei einstellbaren Regeln: Archivierung sofort bei Eintreffen am IBM Domino Mailserver zu vorgegebenen Zeiten E-Mails automatisch archivieren wenn sie ein bestimmtes Alter erreicht haben eine bestimmte Größe überschreiten einen bestimmten Betreff enthalten, oder von einem bestimmten Absender kommen Darüber hinaus lassen sich mit IBM Notes Formelsprache höchst individuelle Archivierungsregeln erstellen. 6
T R A N S PA R E N Z Für Anwender ändert sich nichts. Der bekannte Doppelklick in der E-Mail Applikation genügt und schon stehen E-Mails samt Attachments wieder zur Verfügung. Das IBM Domino Rechtesystem bleibt natürlich erhalten. Archivierte Neue Icons Attachments für archivierte direkt öffnen E-Mails Nach der Archivierung schrumpft E-Mail auf 2-5 K E-Mails manuell Verweis auf archivieren und archivierte im Archiv suchen E-Mails Neues Icon E-Mails Offline für archivierte verfügbar machen Attachments 7
F I N D E N S TAT T S U C H E N Mit der kombinierten Datenfeld/Volltextsuche finden Sie garantiert jede E-Mail wieder. Ort, wo das Dokument gefunden wurde Suchbegriff (nur in Notes/Notes und zur Volltextsuche Archiv/Schatten DB und eingeben Archiv/nur Archiv) E-Mail einfach mit Doppelklick öffnen Zusätzlich zu der Volltextsuche kann die Suche auf Dateninhalte bestimmter Felder eingegrenzt werden. 8
OFFLINE Das E-Mail Archiv steht auch Offline zur Verfügung. Bestimmte Ordern Offline verfügbar stellen Ausgewählte E-Mails Offline verfügbar stellen 9
E-MAIL COMPLIANCE & AUDIT Mit der e.Discovery Funktion steht Ihrem Unternehmen ein effektives Werkzeug zur rechtskonformen Korrespondenzverwaltung für IBM Domino E-Mails zur Verfügung. Volltextsuche zur Eingrenzung relevanter E-Mails Export der Ergebnisse Anzeige der Treffer Selektion nach dem Vier Augenprinzip möglich Suchen über Volltextindex Protokoll jedes Suchvorgangs Suchen über Metainformationen (auch als Mail versendbar) Export der Dokumente in eine IBM Notes Anwendung Auswahl der Datenbanken für die Suche Export der Dokumente als EML- Files Konfiguration der Personen die Suchen dürfen Einschränken der Suche auf Datenbanken 10
E-MAIL ARCHIV MIGRIEREN
MOVE.IT Umstieg auf Microsoft Exchange - Pferdewechsel in der Mitte des Flusses Wenn Ihr Unternehmen den Umstieg von IBM Migrieren von E-Mail Archiven Notes nach Microsoft Exchange plant, dann soll die Umsiedelung von Daten und Dokumenten Der konservative Weg ist alle archivierten ohne Datenverlust und weitgehend unberührt E-Mails wieder physisch in den IBM Notes Store vom Tagesgeschäft verlaufen. zurückzuladen und diese, nach erfolgter Migration, in das neu angeschaffte Exchange Hierfür bietet die Softwareindustrie bewährte E-Mail Archiv zu archivieren. Diese Methode Migrationslösungen an, die zuverlässig alle sollte nur bei kleinen Archiven in Betracht E-Mails, Kalender, Aufgaben usw. vom IBM Notes gezogen werden. Server nach Microsoft Exchange portiert. Ein guter Weg ist bereits bei der Auswahl eines Weil jedoch Migrationslösungen im Regelfall Archivanbieters darauf zu achten, ob dieser keine E-Mail Archive von Drittanbietern in den neben IBM Notes Archivierung auch MS Exchange Migrationsprozess einbinden können, muss Archivierung (inklusive Migrationswerkzeuge) diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit anbieten kann, welche auch einen gemeinsamen gewidmet werden. Archiv Client verwenden - dann entfällt nämlich auch der Schulungsaufwand zur Gänze. 12
MOVE.IT Migration von Journalarchiven mit inPoint Migration von Publicfolder und Anwenderpostfächern mit inPoint Das Journalarchiv wird 1:1 vom inPoint Notes e.Discovery Archiv nach inPoint Exchange Archivierte E-Mails erkennt der Anwender in e.Discovery Archiv übernommen und kann dort seinem Notes E-Mail Client an einem eigen- sofort von autorisierten Anwendern abgefragt ständigen „Archiviert“ Icon. Im Zuge der werden. Weil bei diesem Migrationsprozess nur Archivmigration kopiert inPoint diese E-Mails Archivmetadaten übernommen werden müssen inklusiver der Folder Struktur in das neue und die E-Mails am physischen Speichermedium inPoint CSE Exchange Archiv, wo die Anwender nicht angetastet werden, erfüllt diese sofort via MS Outlook Addin oder inPoint Vorgehensweise die Anforderungen an die Standalone Client auf die archivierten E-Mails deutsche GoBD nach urschriftengetreuer und zugreifen können. Nur die nicht archivierten unveränderter Aufbewahrung. E-Mails müssen noch nach MS Exchange migriert werden. 13
SUPPORT & SERVICE & KUNDEN
SUPPORT & SERVICE Zufriedene Kunden sind seit je her das beste Verkaufsargument. Gemeinsam mit unserem Competence Center sorgen wir für einen störungsfreien Betrieb Ihrer IBM Domino E-Mail Archiv Landschaft. Gerne auch 7 x 24 . inPoint Kunden Customer Service H&S COMPETENCE CENTER SERVICE REQUEST Ticket Portal Hotline lt SLA IBM DOMINO SPEZIALIST ENTWICKLUNG INSTALLATION 1. / 2. LEVEL SUPPORT 15
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Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten. H&S COMPETENCE CENTER H&S Heilig und Schubert Software AG Goldschlagstrasse 87-89, 1150 Wien, Austria H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH O´Brien Straße 3, 91126 Schwabach, Germany AT + 43 (0) 1 21555 - 0 WegenerIT GmbH & Co.KG DE + 49 (0) 9122 87227 - 0 Königswarterstrasse 64 D-90762 Fürth @ info@hs-soft.com W www.hs-soft.com DE + 49 (0) 911 3786 53151 DE + 49 (0) 911 3786 53152 @ info(at)wegener-it.de W www.wegener-it.de inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 11/2015 by H&S Heilig und Schubert Software AG. Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben. Bei allen Bezeichnungen die auf Personen bezogen sind, meint die gewählte Formulierung beide Geschlechter, auch wenn aus Gründen der leichteren Lesbarkeit die männliche Form steht. DocId. HSCR-CSD20173001-01
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