Fünf Fallstudien als Inspiration für Ihre Strategie der intelligenten Automatisierung - Kofax
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Fünf Fallstudien
als Inspiration
für Ihre Strategie
der intelligenten
Automatisierung
Wie Sie Ihre Abläufe
durchgängig digital
transformieren
und im gesamten
Unternehmen
skalieren können „Nur wenige Unternehmen haben
ihre Automatisierungsinitiativen
industrialisiert. Fast 90 Prozent dieser
Unternehmen möchten dies aber in
den nächsten zwei bis drei Jahren tun.
Kofax ist direkt auf diese Gelegenheit
eingegangen und stellt diese
Industrialisierung mit seiner Strategie
einer Intelligent-Automation-
Plattform in Aussicht.“
Saurabh Gupta, Chief Strategy Officer, HfS Research
Inhaltsverzeichnis
Einführung.......................................................................................................................................................... 3
Intelligente Automatisierung für Personaldienste im Gesundheitswesen
AMN Healthcare nutzt Automatisierung, um Zeiterfassungskarten und
Schlüsselqualifikationen der Fachkräfte im Gesundheitswesen zu verarbeiten................................. 4
Intelligente Automatisierung für Bank- und Finanzdienstleistungen
Südafrikanische Bank weist mit mobiler App für Kunden-Onboarding den
Weg zu mehr finanzieller Inklusion............................................................................................................... 8
Intelligente Automatisierung für Sach- und Unfallversicherungen
Safe-Guard PRODUKTE entscheidet mit Kofax um 75 % schneller über Leistungsanträge...........11
Intelligente Automatisierung für Transport und Logistik
Brasilianische Autobahnbetreibergesellschaft baut mit intelligenter Prozessautomatisierung
und Analysen ein Shared-Services-Center auf..........................................................................................15
Intelligente Automatisierung für die Bearbeitung von Krankenversicherungsleistungen
Großer europäischer Versicherer reduziert die Bearbeitungszeit für
Krankenversicherungsansprüche um 80 % und verschafft Mitarbeitern mehr Zeit für
wertschöpfendere Aufgaben.........................................................................................................................19
Die nächsten Schritte..................................................................................................................................... 22
2 i
Einführung In der gesamten Unternehmenslandschaft durchlaufen Unternehmen jeder beliebigen Größe eine digitale Transformation. Sie nutzen Technologien, um sich selbst neu zu erfinden, Innovationen anzustoßen und zu wachsen. Mit dem Aufkommen von Lösungen mit geringem Programmierbedarf sind Technologien noch zugänglicher geworden, sodass Anwender ohne technische Vorkenntnisse eine größere Rolle beim digitalen Wandel spielen können. Während sich die Digitalisierung auf das gesamte Unternehmen ausweitet, konzentrieren sich Unternehmen auf die Digitalisierung von Abläufen (Digital Workflow Transformation; DWT) – sie optimieren und automatisieren die Art, wie Mitarbeiter Aufgaben und Arbeitsabläufe innerhalb traditionell komplexer Geschäftsprozesse ausführen. Unternehmen, die eine schnelle DWT anstreben, sollten Intelligent Automation ins Visier nehmen. Durch Dokumentenerkennung, Prozessorchestrierung und verbundene Systeme setzt die Intelligent-Automation-Technologie die volle Leistung Ihrer Mitarbeiter frei. Sie sorgt durch die Schaffung einer einheitlichen, leistungsstarken Workforce aus menschlichen und digitalen Mitarbeitern für die Optimierung und Innovation, die für eine echte Workflow- Digitalisierung erforderlich sind. Entdecken Sie die Leistungsfähigkeit von Kofax Intelligent Automation anhand dieser fünf Fallstudien. 3
AMN Healthcare nutzt
Automatisierung, um
Zeiterfassungskarten und
Schlüsselqualifikationen der
Fachkräfte im Gesundheits-
wesen zu verarbeiten
AMN Healthcare nutzt in Zusammenarbeit mit
seinem Geschäftspartner Genus Technologies Kofax
RPATM, Kofax TotalAgilityTM, Kofax Analytics for
TotalAgility und Kofax Mobile CaptureTM, um die
Zeiterfassungskarten und Schlüsselqualifikationen
der Fachkräfte im Gesundheitswesen zu verarbeiten.
Miteinander kombiniert sorgen diese Lösungen
dafür, dass seine Mitarbeiter im Gesundheitswesen
Positionen besetzen können, bei denen „hoher
Bedarf“ herrscht, und pünktlich bezahlt werden.
Gleichzeitig werden die Mitarbeiter im Backoffice
des Unternehmens entlastet und können Aufgaben
übernehmen, die mehr Wert generieren.
Herausforderung
Ärzte, Pflegepersonal und andere Fachkräfte im
Gesundheitswesen sind die Alltagshelden, die das
Gesundheitssystem in den USA in Gang halten.
Für Gesundheitsdienstleister ist es eine komplexe,
zeitraubende und unternehmenskritische Aufgabe,
die Termine Tausender dieser Fachkräfte effektiv zu
koordinieren.
Nun zu AMN Healthcare: Branchenführer in der
Personalbesetzung im US-Gesundheitswesen.
AMN Healthcare hat seinen Hauptsitz in San Diego,
Kalifornien, und Büros in den ganzen Vereinigten „Wir haben mit Kofax RPA schnellen
Staaten. Das Unternehmen vermittelt landesweit
freiberufliches medizinisches Personal für unbesetzte
Nutzen erzielt und Prozessschritte
Stellen im Gesundheitswesen und ist besonders mit hohem Volumen automatisieren
auf die Vermittlung landesweiter Kurzeinsätze für
können. Wir arbeiten jetzt mit
Pflegepersonal spezialisiert.
Jeff Stratton, Senior Project Manager bei AMN
maximaler Pünktlichkeit und
Healthcare, erklärte: „Wir helfen Fachkräften im Genauigkeit, und unsere Support-
Gesundheitswesen, die Arbeit zu finden, für die
Mitarbeiter können andere
sie geeignet sind, ob auf zeitlich begrenzter oder
dauerhafter Basis. Tatsächlich erzielen wir mehr als Prozessbereiche unterstützen.“
die Hälfte unseres Umsatzes mit der Vermittlung von
etwa 8.000 Springern für rund 14 Wochen dauernde
Jeff Stratton, Senior Project Manager,
Einsätze in Gesundheitseinrichtungen in den USA. AMN Healthcare
4
Intelligente Automatisierung für Personaldienste im Gesundheitswesen
Wir finden für diese Kräfte die passenden offenen
Stellen in Krankenhäusern, bezahlen sie für ihre
Arbeit und stellen den Krankenhäusern dann eine
Rechnung für diese Arbeit aus.“ Sicherzustellen, dass
Über AMN Healthcare die Krankenschwestern pünktlich bezahlt werden,
www.amnhealthcare.com ist für AMN Healthcare eine der wichtigsten und
zeitintensivsten Aufgaben.
Das 1985 gegründete Unternehmen AMN
Healthcare mit Sitz in San Diego, Kalifornien, Jeff Stratton erläuterte: „Die Krankenhäuser
liefert Personaldienstlösungen für medizinische
Einrichtungen in den Vereinigten Staaten. Das
und Gesundheitszentren, in denen unser
Unternehmen bietet auch Managed-Services- Pflegepersonal arbeitet, geben den Mitarbeitern
Programme und Lösungen für das Outsourcing Zeiterfassungskarten für die geleisteten Stunden, die
von Personalbeschaffungsprozessen an, mit
denen Gesundheitsdienstleister die Komplexität sie dann zur Bezahlung bei uns einreichen. Sobald
reduzieren, die Effizienz erhöhen und Resultate wir diese Zeiterfassungskarten erhalten, prüfen
für die Patienten verbessern können.
wir, ob der verdiente Betrag richtig ist und sorgen
dafür, dass er pünktlich bezahlt wird. Dieser Schritt
ist ausschlaggebend, damit alles glatt läuft und das
Produkte
Personal sich betreut fühlt, aber er ist mit einem
Kofax RPATM enorm hohen Maß an Datenverarbeitung verbunden.
Kofax TotalAgility TM „Wir verarbeiten schätzungsweise 4.000 dieser
Kofax Mobile Capture TM
Zeiterfassungskarten pro Woche; das entsprach
Kofax Analytics for TotalAgility
8.000 Stunden jährlich. Mit der Zeit haben wir
erkannt, dass das bei uns verwendete System
für die Überprüfung und Verarbeitung der
Zeiterfassungskarten nicht mehr effizient war – es war
Partner
anfällig für menschliche Fehler und stürzte manchmal
ab. Durch diese Ineffizienzen gingen jährlich etwa
200 Zeiterfassungskarten verloren.
www.genusllc.com Verloren gegangene Zeiterfassungskarten stellen
Genus Technologies ist eine Software- für uns ein enormes Risiko dar, denn wir haften für
Beratungsfirma, die Unternehmen hilft, die die Rückerstattung und können sogar gerichtlich
Herausforderungen bei der Automatisierung
von Inhalten und verwandten Prozessen zu belangt werden. Wir wollten einen effizienteren
meistern, die ihnen bei der Digitalisierung des Weg entwickeln, um diese Risiken zu mindern und
Geschäftsbetriebes und der Arbeitsaufgaben unser Klinikpersonal pünktlich und vollständig für die
begegnen. Um welche Herausforderung es
auch gehen mag, Genus macht Komplexes lebenswichtige Arbeit zu bezahlen, die es verrichtet.“
einfach und hilft seinen Kunden, die digitale
Umstellung zu starten und zu beschleunigen.
Schwerpunkt
Robotic Process Automation
„Seit wir die Kofax-Lösungen
Kundenverfügbarkeit verbessern einsetzen, haben wir die auf die
Verarbeitung der
Zeiterfassungskarten verwendete
Zeit um bis zu 68 % verringert und
die Anzahl der dafür notwendigen
Arbeitsstunden von 8.000 auf nur
2.600 reduziert.“
Jeff Stratton, Senior Project Manager, AMN Healthcare
5
Intelligente Automatisierung für Bank- und Finanzdienstleistungen
Lösung
AMN Healthcare entschied sich, für die
Automatisierung der Verarbeitung von
Zeiterfassungskarten die Kofax RPA™ Plattform
zu verwenden, zusammen mit Kofax TotalAgility®,
Kofax Analytics for TotalAgility™ und Kofax
Mobile Capture™, und diese in AMN Healthcare’s
hausinterne Anwendung für die Archivierung von
Zeiterfassungskarten zu integrieren. Zusammen
mit seinem Geschäftspartner Genus Technologies
konnte AMN Healthcare diesen wichtigen
Geschäftsprozess grundlegend transformieren.
„Mit unserer integrierten Suite von Kofax-Lösungen
konnten wir unsere Verarbeitungssysteme für die
Zeiterfassungskarten revolutionieren, denn sie sind
jetzt viel einfacher zu handhaben“, sagte Jeff Stratton.
„Dafür haben wir eine mobile App entwickelt, mit
der unsere Pflegekräfte ihre Zeiterfassungskarten
abfotografieren und hochladen, die Art der Arbeit
auswählen können, für die sie sich bewerben, und
einen Zahlungsantrag einreichen können.
Die eingereichten Zeiterfassungskarten durchlaufen
dann unser Netzwerk und werden dort durch unser
Kofax-System schnell und effizient verarbeitet. Diese
intelligenten Software-Robots bestimmen, welche
Art von Arbeit in Rechnung gestellt wird und leiten
sie dann zur Verarbeitung an die entsprechenden
Teams weiter. Dieser Ansatz ist wesentlich effizienter
als unser vorheriges System und reduziert das Risiko
menschlicher Fehler ungemein.“
„Wir verwenden Kofax RPA am Frontend
des Prozesses, um unseren Klinikfachkräften
zu helfen, schneller Arbeit in einem
Gesundheitsversorgungssystem zu finden.
Um Qualifikationen zu validieren, müssen viele
Unterlagen überprüft und verarbeitet werden. Durch
die Automatisierung von Prozessschritten mit hohem
Volumen haben wir mit Kofax RPA schnellen Nutzen
erzielt. Wir arbeiten jetzt mit maximaler Pünktlichkeit
und Genauigkeit, und unsere Support-Mitarbeiter „Mit der Kofax-Lösung erfolgt
können andere Prozessbereiche unterstützen.“
unsere Datenerfassung und
Doch ohne die Hilfe seines Geschäftspartners Genus
-verarbeitung fast fehlerlos – eine
Technologies hätte AMN Healthcare diese Vorteile
nicht so erfolgreich umsetzen können. Beruhigung nicht nur für uns,
„Wir hatten am Anfang Schwierigkeiten, das sondern auch für unsere
Potenzial der Kofax-Plattform zu realisieren“, sagte
Vertragspartner.“
Jeff Stratton. „Doch nachdem Genus Technologies
Jeff Stratton, Senior Project Manager,
AMN Healthcare
6
Intelligente Automatisierung für Personaldienste im Gesundheitswesen
an Bord gekommen war, um uns bei der die Lebensqualität für einige der fleißigsten
Implementierung zu helfen, konnten wir das Arbeitnehmer in unserem Land.“
Projekt ohne kritische Produktionsprobleme AMN Healthcare ist durch die Kofax-Lösung auch
fertigstellen. Das ist einfach phänomenal, aber zu einem besseren Verständnis der Daten seiner
es hat uns nicht überrascht. Genus Technologies Klinikfachkräfte gelangt. „Das Risiko der
ist bekannt für die Professionalität und Datenduplizierung ist jetzt viel geringer, weil die
Sorgfalt seines Teams. Wir sind stolz, Genus als in den Kofax-Lösungen eingebetteten Software-
langfristigen Partner für alles, was Kofax betrifft, Robots Fehler automatisch erkennen und
an unserer Seite zu haben.“ beheben“, erklärte Jeff Stratton. „Das Risiko,
AMN Healthcare mobilisiert auch die Zeiterfassungskarten zu verlieren und
Analysekapazitäten seiner Kofax-Lösungen, Zahlungstermine zu verpassen, ist jetzt fast völlig
um die in der Vergangenheit von seinen beseitigt. Für unsere Auftragnehmer ist das
Auftragnehmern eingereichte Arbeit zu großartig, denn sie werden mit Sicherheit
untersuchen, sich ein klareres Bild über pünktlich bezahlt. Mit der Kofax-Lösung erfolgt
ihre Bedürfnisse zu machen und ihnen die unsere Datenerfassung und -verarbeitung fast
relevantesten Möglichkeiten anzubieten. fehlerlos – eine Beruhigung nicht nur für uns,
sondern auch für unsere Auftragnehmer.“
„AMN erhält kontinuierlich Zeiterfassungskarten,
Jeff Stratton schloss mit den Worten: „Seit
und es kann eine große Herausforderung
Einführung der Kofax-Lösung haben wir eine
sein, den Produktionszyklus zu managen. Wir
100-prozentige Systemverfügbarkeit erlebt; von
verwenden Kofax Analytics for TotalAgilty, um
unserem internen Personal haben wir deshalb
Erkenntnisse aus diesem Zyklus zu sammeln.
begeisterte Rückmeldungen erhalten. Dank
Wir haben Dashboards und Berichte, mit denen
Kofax RPA und des erstklassigen Supports von
wir den Verlauf von Dokumenten verstehen
Genus Technologies können wir unseren
und Prioritäten für die Support-Teams setzen
externen Mitarbeitern jetzt leicht und auf
können. Wir verstehen heute viel besser
effizientere Weise bessere Einsatzmöglichkeiten
als in den vergangenen Jahren, woher die
vermitteln. Wir helfen ihnen, ununterbrochen
Zeiterfassungskarten kommen, wann wir sie
beschäftigt zu sein und bestärken sie darin, auch
erhalten und wo sie sich in dem Prozess befinden.
weiterhin mit uns zu arbeiten, um lebenswichtige
Das war für die Shared-Services-Gruppe eine
Gesundheitsdienstleistungen zu erbringen.“
erhebliche Transformation.“
Ergebnisse
Nachdem AMN Healthcare die RPA-Lösungen
von Kofax eingeführt hatte, konnte es die
Verarbeitung der Zeiterfassungskarten seiner
Auftragnehmer beschleunigen und auch das
Fehlerrisiko erheblich reduzieren.
„Seit wir die Kofax-Lösungen einsetzen, haben
wir die auf die Verarbeitung der
Zeiterfassungskarten verwendete Zeit um bis zu
68 % verringert und die Anzahl der dafür
notwendigen Arbeitsstunden von 8.000 auf nur
2.600 reduziert“, sagte Jeff Stratton. „Das
verschafft unserem Personal mehr Zeit für
Aufgaben, die wertschöpfender sind. Es muss
weniger häufig Überstunden für administrative
Tätigkeiten machen, und dadurch verbessert sich
7
Südafrikanische
Bank weist mit
mobiler App für
Kunden-Onboarding
den Weg zu mehr
finanzieller Inklusion
Eine südafrikanische Bank revolutioniert den Markt
mit einer innovativen mobilen App für die Aufnahme
neuer Kunden, die von der Kofax-
Erfassungstechnologie betrieben wird. Kunden sind
damit in der Lage, unterwegs ein neues Konto zu
beantragen, ohne in eine Filiale gehen zu müssen.
Die Bank konnte die Kontoeröffnungen durch die
App um 50 Prozent erhöhen, ihren Marktanteil
vergrößern und die finanzielle Inklusion
voranbringen.
Herausforderung
In Südafrika ist der Mangel an bequem zugänglichen
Bankdiensten schon lange ein Hindernis bei der
finanziellen Inklusion, insbesondere unter der
ärmeren Bevölkerung des Landes. Schätzungsweise
23,5 Prozent der Bevölkerung haben kein Bankkonto
und man geht davon aus, dass landesweit 12 Mrd.
ZAR (1,04 Mrd. USD) Bargeld außerhalb der Banken
gehortet werden.
Eine der größten Banken des Landes hat das
Problem erkannt und sich auf die Suche nach einer
Lösung gemacht, wie ein Sprecher erklärte: „Viele
Menschen leben meilenweit von der nächsten Bank
entfernt und Transportmittel sind für sie nicht leicht „Indem wir mehr Südafrikanern das
zugänglich. Es ist für sie so gut wie nicht machbar,
Bankgeschäft ermöglichen, tragen
während der normalen Öffnungszeiten zwischen 9
und 15 Uhr eine Filiale zu besuchen, wenn sie ein wir unseren Teil dazu bei, ihre
Konto eröffnen möchten. Für diejenigen, die in eine wirtschaftlichen Möglichkeiten zu
Filiale kommen können, sind häufig zwei oder drei
Besuche notwendig, um die Kontoeröffnung verbessern und die Wirtschaft
abzuschließen, denn die Kunden haben oft nicht alle insgesamt zu stärken. Das hilft, eine
notwendigen Unterlagen beim ersten Besuch dabei.
Wir haben festgestellt, dass etwa 70 Prozent der
bessere finanzielle Zukunft für alle zu
Kunden, die erste Schritte für eine Kontoeröffnung schaffen.“
unternommen hatten, den Prozess aufgrund dieser
beiden Herausforderungen nicht abschlossen.“
Sprecher, südafrikanische Bank
8
Intelligente Automatisierung für Bank- und Finanzdienstleistungen
steuert den Fokus, den Blitz und die Blende des
Als eine der führenden Banken Gerätes, um sicherzustellen, dass jede Aufnahme
Südafrikas bietet dieses Finanzinstitut
beim ersten Versuch korrekt erfasst wird. Die
private, geschäftliche und kommerzielle
Bankdienstleistungen für Personen und Technologie rückt das Bild automatisch gerade,
Firmenkunden an, die Millionen von Menschen trennt es vom Hintergrund und entfernt Artefakte,
im Land in Anspruch nehmen.
wie z. B. Schatten. Dieser Prozess verbessert die
Genauigkeit der Datenextraktion erheblich, ebenso
wie die Bildqualität.
Produkte
Als die mobile App für das Onboarding fertig war,
Kofax Capture
TM
stellte die Bank rund 300 unabhängige
Kofax Mobile Capture SDK TM Außendienstmitarbeiter ein und platzierte sie in den
Kofax SignDoc ® Städten an Stellen, die von vielen Fußgängern
Kofax Transformation TM frequentiert werden, zum Beispiel an Taxiständen.
Dort sammeln sich am Ende des Tages viele
Menschen, um nach Hause zu fahren. Wenn ein
Kunde an einem dieser mobilen Verkaufspunkte ein
Schwerpunkt Konto eröffnen möchte, muss er oder sie nur ein paar
Kunden-Onboarding wichtige Dokumente, darunter ein
Ausweisdokument, den Wohnsitznachweis und
einen Beschäftigungsnachweis, vorlegen. Der
Außendienstmitarbeiter hilft ihm dann, den Antrag
„Wir erkannten, dass wir die Möglichkeit hatten, viele unter Verwendung der neuen App auf einem
neue Kunden zu gewinnen, wenn wir einen schnellen Smartphone oder Tablet auszufüllen.
und bequemen Weg für die Eröffnung eines
Die App erfasst die Dokumente und lädt sie dann zur
Bankkontos anbieten. Und wir wollten dafür sorgen,
Verarbeitung in Backend-Systeme. Der Kunde erhält
dass Kunden nach dem Onboarding leicht auf die
sofort eine Bankkarte, und sobald sein Antrag
jeweils benötigten Serviceleistungen zugreifen
bearbeitet und genehmigt wurde (normalerweise
können, denn davon erhofften wir uns ein hohes Maß
innerhalb weniger Arbeitstage), verschickt die Bank
an Zufriedenheit und Treue bei den Kunden.“
eine SMS, um den Kunden darüber zu informieren,
dass sein Konto eingerichtet ist und genutzt werden
Lösung
kann.
Die Bank entwickelte auf der Grundlage der Kofax-
„Wir bringen die Bank zu unseren Kunden“, sagte ein
Lösungen eine leistungsstarke mobile App für das
Sprecher. „Durch die Errichtung mobiler
Kunden-Onboarding, die es ihren Nutzern
Verkaufspunkte an Orten, die potenzielle Kunden
ermöglicht, alle Informationen, die für die Eröffnung
bereits frequentieren, machen wir unsere Marke
eines Kontos nötig sind, von einem mobilen Gerät
sichtbarer und unsere Dienstleistungen zugänglicher
aus zu erfassen.
als je zuvor.“
„Wir haben Kofax ausgewählt, weil wir den Eindruck
In einem anderen Anwendungsfall nutzt die Bank
hatten, dass uns dort die umfassendsten und
Kofax SignDoc, um Unterschriften auf Schecks und
flexibelsten Fähigkeiten für die
Kreditkarten zu überprüfen.
Dokumentenerfassung geboten wurden“, erläuterte
der Sprecher. „Unser Team für mobile Entwicklung „Kofax SignDoc hat eine ehemals zeitraubende und
hat uns positive Rückmeldung zu den Kofax- personalintensive manuelle Aufgabe in einen hoch
Lösungen gegeben. Es ist dem Team leicht gefallen, automatisierten, präzisen Prozess verwandelt“,
die Erfassungsplattform für unsere mobile App sehr kommentierte der Sprecher. „Es hat uns geholfen,
schnell zu erstellen. das Risiko von Scheck- und Kreditkartenbetrug zu
minimieren und die Betriebskosten niedrig zu
Die mobile Erfassungstechnologie von Kofax
halten.“
verwandelt das Mobilgerät in der Hand des Kunden
in einen virtuellen Scanner. Die Erfassungssoftware
9Intelligente Automatisierung für Bank- und Finanzdienstleistungen
Ergebnisse „Wir haben unseren Erfolg darauf
Die mobile App für das Kunden-Onboarding hat aufgebaut, dass wir bei jedem Schritt
den Kontoeröffnungsprozess für diese Bank ihres finanziellen Weges für unsere
revolutioniert. Die Bank hat Kunden die
Möglichkeit verschafft, auf schnelle und einfache Kunden da sind. Die Investition in
Weise ein Bankkonto zu eröffnen – zu einer Zeit innovative Serviceleistungen wie die
und an einem Ort, der zu ihrem Lebensstil passt –
und dadurch erheblich mehr neue Kunden
mobile Onboarding-App hilft uns,
gewonnen. auch weiterhin Erlebnisse
Der Sprecher merkte an: „Es entscheiden sich anzubieten, die das Leben der
mehr Menschen dafür, ihre Bankgeschäfte mit
uns abzuwickeln, als je zuvor. Und vor allem
Menschen verbessern. Wir bringen
schließen jetzt diejenigen, die den Prozess der Bankdienstleistungen zu mehr
Kontoeröffnung einmal begonnen haben, ihn viel
Südafrikanern und tragen dadurch
öfter auch ab. In der Vergangenheit haben nur 30
Prozent der Menschen, die einen Antrag auf unseren Teil dazu bei, ihre
Kontoeröffnung gestellt hatten, den Prozess wirtschaftlichen Möglichkeiten zu
abgeschlossen. Heute ist die Zahl auf 80 Prozent
gestiegen. Dieses Wachstum hat zu größeren verbessern und die Wirtschaft
Einnahmen und größerem Marktanteil geführt insgesamt zu stärken. Das hilft, eine
und uns konkurrenzfähiger gemacht.“
bessere finanzielle Zukunft für alle zu
Die Bank hat sich fortschrittlicher
Mobiltechnologie bedient, um für den Kunden schaffen.“
bereits in den allerersten Momenten seiner
Interaktion für eine bessere Erfahrung zu sorgen Sprecher, südafrikanische Bank
und damit ihren Ruf als Erneuerer, der sich für
seine Kunden engagiert, gestärkt.
10Safe-Guard
PRODUKTE
entscheidet mit Kofax
um 75 % schneller
über Leistungsanträge
Safe-Guard Products hat die Verwaltung und
Bearbeitung von Millionen Versicherungsverträgen und
Tausenden Schadensfällen mit Kofax-Lösungen
revolutioniert. Die Beurteilungsdauer wurde um mehr
als 75 % verkürzt, die Produktivität um 30 % gesteigert
und die Kundenzufriedenheit um 15 % verbessert.
Herausforderung
Safe-Guard bearbeitet jedes Jahr über zwei Millionen
Versicherungsverträge und Tausende Schadensfälle.
Ganz gleich, ob ein Kunde ein Produkt kauft oder einen
Schadensfall meldet, das Unternehmen muss für eine
schnelle Beantwortung sorgen – oder es riskiert, dass
die Zufriedenheit des Kunden leidet und es potenziell
wertvolle Geschäfte an agilere Konkurrenten verliert.
„Wir sind da, um unseren Kunden zu helfen, wenn sie
uns brauchen“, sagte Tim Dewey, Vice President of
Operations Technology bei Safe-Guard. „Um diese
Vision zu erreichen, müssen wir unsere Kunden über
alle Schritte auf ihrem Versicherungsweg informieren
und dafür sorgen, dass ihre Anfragen zügig und genau
beantwortet werden.“
Safe-Guard sah aufgrund seines schnellen
Geschäftswachstums die Notwendigkeit, die
traditionellen, arbeitsintensiven Papierprozesse hinter
sich zu lassen, wenn es die Kundenerwartungen an
zeitnahe Serviceleistung erfüllen wollte. „Wir sahen die Möglichkeit, Kofax-
„Wir verkaufen einen großen Teil unserer Finanz- und
Produkte zu verwenden, um eine
Versicherungsprodukte über Autohändler, die
normalerweise Stift und Papier verwenden“, erläuterte Reihe von Prozessen zu straffen und
Dewey. „Die Schadensfallbearbeitung war ein ähnlich überflüssige Arbeit zu eliminieren.
papierlastiger Prozess. In jedem dieser Bereiche müssen
wir eine erhebliche Anzahl von Unterlagen von externen Dadurch würden wir Kunden viel
Interessenvertretern und Kunden einholen. Unsere schneller antworten können.“
administrativen Teams haben viel Zeit und Mühe darauf
verwendet, Papierdokumente zu scannen und zu
Tim Dewey, Vice President of Operations
verarbeiten, sowie E-Mail-Anhänge zu prüfen und in
Technology, Safe-Guard
Ordner zu sortieren.“
11Intelligente Automatisierung für Sach- und Unfallversicherungen
Lösung
Safe-Guard wählte eine Suite von Kofax-Lösungen
für das Dokumenten- und
Geschäftsprozessmanagement, um seine
Über Safe-Guard ambitionierte Vision in die Tat umzusetzen.
www.safe-guardprodukte.com
„Wir erkannten, dass wir den anfänglichen Austausch
Safe-Guard bietet Produkte für die Kfz- mit dem Kunden transparenter und effizienter
Branche. Seine Produkte werden bei über
10.000 Händlern in Nordamerika verkauft. gestalten mussten, und dadurch eine Erfahrung von
besserer Qualität bieten würden“, sagte Dewey.
Im ersten Schritt machte sich Safe-Guard daran, die
Vertrags- und Schadensmeldungsprozesse zu
Produkte automatisieren und die Anzahl der Interventionen
eines Mitarbeiters an einem einzelnen Dokument zu
Kofax RPATM
Kofax TotalAgility ® reduzieren. Das Unternehmen automatisierte die
Kofax Analytics for TotalAgility TM Erfassung von Papierunterlagen, d. h., sie werden
Kofax Mobile Capture Platform TM jetzt ohne manuelle Intervention direkt in eine Kofax
Kofax Mobile SDK TM TotalAgility-Lösung für die Dokumentenverwaltung
Kofax Transformation TM gescannt. Per E-Mail und Fax eingehende
Dokumente werden ebenso direkt in TotalAgility
geleitet, sodass ein einziger zentraler
Informationsspeicher entsteht.
Schwerpunkt Ganz gleich wie ein Dokument in das System gelangt
Kognitive Erfassung – ob per Post, Fax oder E-Mail –, es wird nach
Kunden-Onboarding Dokumenttyp identifiziert und an eine
Schadensfallbearbeitung Arbeitswarteschlange gesendet, die es einem
Intelligent Automation
passenden vorhandenen Schadensfall oder Vertrag
zuordnet. Danach durchläuft jedes Dokument einen
Webdatenextraktion
Extraktionsprozess, der enthaltene Daten identifiziert
Robotic Process Automation
und speichert.
Process Intelligence
Um für noch mehr Effizienz zu sorgen, verwendete
Self-Service für Kunden
Safe-Guard Kofax Analytics for TotalAgility, um jeden
Schritt im Handhabungsprozess für Verträge und
Schadensfälle nachzuverfolgen und Bereiche zu
Safe-Guard wurde klar, dass es den Verkaufs- und identifizieren, die verbessert werden konnten.
Schadensfallprozess in eine effizientere und „Mit Analytics for TotalAgility konnten wir
einheitlichere Erfahrung verwandeln konnte. Schlüsselkennzahlen erstellen, zum Beispiel wie lang
„Wir wollten alle Hürden in den Kundenabläufen für jeden Schritt benötigt wurde, wer jedes Dokument
beseitigen, die eine Beantwortung von anfasste und wie oft, die Anzahl der klassifizierten
Versicherungsanträgen und Schadensforderungen Dokumente in jedem Batch, die durchschnittlich pro
verzögern konnten“, fügte er hinzu. „Der Schlüssel Klassifizierung benötigte Zeit, und so weiter“, erklärte
dafür lag in der Reduzierung der Papiermenge und Dewey. „Durch das Nachverfolgen dieser Kennzahlen
der Anzahl notwendiger menschlicher Eingriffe erreichen wir zwei Dinge: Zum einen können wir die
sowie in der Beseitigung redundanter Superstars erkennen, und zum anderen können wir
Prozessschritte. Wir wollten uns auch eingehender bei Mitarbeitern, die nicht so effizient sind, eingreifen
mit unseren Kunden auseinandersetzen, sie über den und ihnen helfen, ihre Performance zu verbessern.
ganzen Verkaufs- und Schadensforderungszyklus Mit den neuen Erkenntnissen können wir Schritte
hinweg informiert halten und ihnen bequemeren einleiten, um die Bearbeitungseffizienz noch weiter
Zugang zu den Serviceleistungen bieten, die sie zu verbessern.“
benötigten.“
12Intelligente Automatisierung für Sach- und Unfallversicherungen
Die Kundenerfahrung verbessern „Mit den Kofax-Lösungen, die unsere
Neben der Optimierung der internen Prozesse mobile App unterstützen, können wir
verbessert Safe-Guard auch die Kundenerfahrung
unseren Kunden direkt neue
am Frontend. Kunden erhalten heute regelmäßige
Neuigkeiten zum Status ihrer Schadensmeldung Möglichkeiten in die Hand geben und
oder ihres Versicherungsantrags, und daneben auch ihnen helfen, jederzeit und überall auf
weitere Kommunikationen, zum Beispiel „Wie
können wir helfen“-Mitteilungen. All das trägt dazu die Serviceleistungen zuzugreifen, die
bei, Kunden auf dem Laufenden zu halten und zu sie benötigen. Das steigert die
beruhigen.
Zufriedenheit und Treue der Kunden.“
Im Bereich der Schadensmeldungen arbeitet Safe-
Guard an einem Webportal, das Kunden Tim Dewey, Vice President of Operations Technology,
minutengenauen Einblick in den Status ihrer Safe-Guard
Schadensmeldung gewähren soll. Sie werden dort
auch sehen können, welche Dokumente erforderlich des Verlustes festlegen, den der Kunde erlitten hat.
sind, um eine Schadensmeldung vollständig zu Für diesen Prozess sind zahlreiche Schritte nötig.
machen, und sie direkt hochladen können. Die über Zuvor überprüfte ein Schadensachverständiger
das Webportal eingereichten Dokumente werden jedes einzelne der 14 Dokumente, die bei einem
durch TotalAgility ebenso verarbeitet, als wären sie Schadensfall erforderlich sind, um darin die
über traditionelle Kanäle gesendet worden. relevanten Informationen zu finden, kopierte diese
Safe-Guard plant darüber hinaus, diese Self-Service- dann manuell und setzte sie in ein neues Dokument
Funktion auf eine Reihe von Geräten auszuweiten. ein. Gleichzeitig durchsuchte der Sachverständige
Dafür wird eine neue mobile App verwendet, die auf Websites wie Kelly Blue Book (KBB) und die National
der Kofax Mobile Capture Platform und der Kofax Automobile Dealers Association (NADA) nach
Mobile SDK aufbaut. Mithilfe dieser mobilen App entsprechenden Informationen, kopierte diese und
können Kunden dann ihr Smartphone oder Tablet setzte sie wiederum in das gleiche neue Dokument
verwenden, um Dokumente zu fotografieren, die sich ein. Dieses Dokument wurde dann zusammengefasst
auf einen Schadensfall beziehen, und sie zur und auf eine Site für Vertragsmanagement gestellt.
Bearbeitung sicher an den Anbieter senden. Safe- Safe-Guard beschäftigte 20 Sachbearbeiter, die
Guard rechnet damit, dass dies die Bearbeitung der nichts anderes taten, als für jeden Schadensfall
Schadensfälle erheblich beschleunigen wird und den diesen Prozess zu vollziehen.
Kunden einen bequemeren Weg für das Einreichen Viele dieser manuellen Schritte sind jetzt mit dem
von Schadensmeldungen eröffnet. neuen System automatisiert. TotalAgility extrahiert
„Kofax Mobile Capture erfasst nicht nur ein Bild, es 86 Datenpunkte aus den 14 Dokumenten zum
tut noch viel mehr: Es reduziert die Dateigröße, Schadensfall und beseitigt für die Gutachter die
synthetisiert die Daten und bringt alles automatisch Notwendigkeit, sie manuell zu prüfen. Safe-Guard
in unser System“, sagte Dewey. „Mit den Kofax- verwendet dann Kofax RPA, um zwei verschiedene
Lösungen, die unsere mobile App unterstützen, Aufgaben durchzuführen:
können wir unseren Kunden direkt neue 1. die 86 Datenpunkte automatisch in ein zentrales
Möglichkeiten in die Hand geben und ihnen helfen, Dokument zu holen und
jederzeit und überall auf die Serviceleistungen
2. auf Websites wie KBB und NADA zu gehen und
zuzugreifen, die sie benötigen. Das steigert die
alle Daten und Informationen zum Fahrzeug zu
Zufriedenheit und Treue der Kunden.“
extrahieren, die in Bezug zum Schadensfall stehen.
Den Zahlungsprozess beschleunigen „Da durch Kofax RPA automatisch Informationen von
diesen Sites zusammengetragen werden, können wir
Bei der Zahlung von Schadensforderungen ist die
den Schadensfall viel effizienter durch den
Beurteilung der Schadensmeldung selbst ein
Beurteilungs- und Entscheidungsprozess schleusen“,
wichtiger Schritt. Bevor eine Schadensforderung
meinte Dewey. „Kofax RPA ist für uns ein
bezahlt werden kann, muss Safe-Guard den Wert
unverzichtbares Produkt.“
13Intelligente Automatisierung für Sach- und Unfallversicherungen
Kofax RPA validiert den Betrag, der für den stellte in der Vergangenheit knapp 50
Schadensfall bezahlt werden soll, überträgt Vollzeitmitarbeiter für die mit der Vertrags- und
anschließend die Daten in ein proprietäres Vertrags- Schadensfallbearbeitung verbundene
Managementsystem (CMS), setzt den Fall auf den Verwaltungsarbeit ab. Das Unternehmen geht davon
Status „Auszahlung“ und beseitigt damit einen aus, dass diese Anzahl halbiert werden und in
weiteren manuellen Schritt. Dann wird der weniger als 18 Monaten eine Investitionsrentabilität
Schadensfall an die Buchhaltungs- und erreicht werden kann.
Finanzabteilung von Safe-Guard geleitet, um den Ebenso wichtig: Der neue Ansatz wirkt sich bereits
Scheck auszustellen. Mit TotalAgility und Kofax RPA positiv auf das Niveau des Kundenservice aus. Safe-
ist der Prozess von der Schadensmeldung bis zur Guard hat geschätzt 25 % weniger Anrufe von
Bezahlung nicht nur schneller, sondern auch Kunden erhalten, die ihren Vertragsstatus oder den
genauer. „Ich würde sagen, Kofax RPA sorgt dafür, Stand ihres Schadensfalls überprüfen wollten. Die
dass alles automatisch passiert“, meinte er. Bewertung der Kundenzufriedenheit fällt um 15 %
besser aus.
Ergebnisse
Der neue Ansatz für die Vertrags- und
Schadensfallbearbeitung hat ganz erhebliche
Vorteile gebracht. Die Dokumentenerfassung ist zu „Durch die Digitalisierung und Straffung
einem schnellen Vorgang geworden, der nur wenig vieler Aspekte der Kundeninteraktion, vom
menschliche Intervention benötigt, und hilft Safe-
Vertragsabschluss über die
Guard, Unterlagen zu Verträgen und Schadensfällen
effizienter als je zuvor zu handhaben. Schadensmeldung bis zum
„In der Vergangenheit haben wir allein für die Schadensmanagement, wird es für
Dokumentenerfassung bis zu zwei Stunden pro Tag Kunden so viel einfacher, mit uns zu
benötigt, jetzt brauchen wir nur 10 bis 15 Minuten. arbeiten. Dadurch werden wir zufriedenere
Und bei diesem Prozess mussten Dokumente vom und treuere Kunden haben und
Sachbearbeiter meist drei bis fünf Mal angefasst
Konkurrenten gegenüber einen
werden. Heute ist das nur noch einmal nötig – das
entspricht einer Reduzierung um 80 %.“ Wettbewerbsvorteil genießen. Wir halten
Darüber hinaus schätzt Safe-Guard, dass die neuen unsere Investition in Kofax-Lösungen für
Lösungen die für die Entscheidung über eine ein wegweisendes Unterscheidungs-
Schadensforderung notwendige Zeit um mindestens merkmal auf dem Markt.“
75 % verringern wird. Dewey fügte hinzu: „Das wird
uns helfen, von der Schadensmeldung bis zur Tim Dewey, Vice President of Operations Technology,
Safe-Guard
Bezahlung den gesamten Zyklus der Entscheidung
von Schadensfällen zu beschleunigen. Wenn alle
notwendigen Unterlagen bis 14:00 Uhr bei uns
eingereicht werden, könnten wir den Schadensfall
am nächsten Arbeitstag gegen 12:00 Uhr freigeben
und einen Scheck senden.“
Durch die Automatisierung und Straffung der
Prozesse kann das Personal von Safe-Guard das
wachsende Arbeitsvolumen leichter bewältigen. Die
Produktivität des Teams, das Schadensfälle
bearbeitet, wurde um etwa 30 % gesteigert.
Die neu erzielten Effizienzen haben Safe-Guard
ermöglicht, auch bei weiterem Geschäftswachstum
mit einem kleineren Team zu arbeiten. Safe-Guard
14Brasilianische
Autobahnbetreib-
ergesellschaft baut
mit intelligenter
Prozessautomatisierung
und Analysen ein Shared-
Services-Center auf
Die brasilianische Autobahnbetreibergesellschaft
Arteris hat mit Lösungen von Kofax und TR Process
für intelligente Geschäftsprozessautomatisierung
und Analysen ein Shared-Services-Center
aufgebaut. Die Shared-Services-Teams können sich
bei der schnellen, zuverlässigen und effizienten
Bereitstellung von Support für zentrale
Unternehmensdienste auf schlanke, digitalisierte
Prozesse und reichhaltige analytische Erkenntnisse
stützen. Dies senkt die Kosten und ebnet Arteris den
Weg zu profitablem Wachstum.
Herausforderung
Wenn ein Unternehmen größer wird, kann ein
Shared-Services-Modell wertvollen Nutzen bringen:
geringere Kosten, bessere Qualitätskontrolle und
höhere Service-Level. Angesichts des beständigen
Wachstums seines marktführenden Unternehmens
beschloss Arteris – Brasiliens größter
Mautstraßenbetreiber –, dass es an der Zeit war, für
Backoffice-Dienste auf ein Shared-Services-Modell
umzustellen.
„ Mit Shared Services, die durch
Márcio Rogério de Lima, IT-Manager bei Arteris, Lösungen von Kofax und TR Process
erklärte: „Wir gehören zu Abertis, dem weltweit unterstützt werden, können wir dem
führenden Unternehmen für
Mautstraßenmanagement, das sich für Shared-
Unternehmen sehr agilen,
Services-Initiativen bei seinen Tochtergesellschaften kostengünstigen und hochwertigen
ausgesprochen hat, um Effizienzen freizusetzen und
Support bieten und helfen, Arteris
die besten Verfahrensweisen zu standardisieren. Als
großes Unternehmen, das neun verschiedene produktiver und profitabler zu
Konzessionäre betreibt, haben wir erkannt, dass wir betreiben.“
erheblichen Nutzen aus der Konsolidierung
administrativer und buchhalterischer Dienste wie
Márcio Rogério de Lima, IT Manager, Arteris
Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung,
15Intelligente Automatisierung für Transport und Logistik
besaßen nicht automatisch die gleichen Kenntnisse
über die Besonderheiten der verschiedenen
Unternehmen, die zur Gruppe gehörten.
Um das SSC zu einem Erfolg zu machen, mussten wir
Das 1998 gegründete Unternehmen Arteris den Teams eingehende Kenntnisse über die Service-
betreibt und unterhält in Brasilien über Level-Vereinbarungen, wichtige Leistungsindikatoren
3.250 km Autobahn. Zu Arteris gehören neun
Konzessionäre, die für die Wartung und den und andere Kennzahlen an die Hand geben, damit sie
Betrieb der Straßen, die Mauterhebung und für von Anfang an begreifen konnten, was bei jedem
Baumaßnahmen verantwortlich sind. Arteris
hat seinen Sitz in São Paulo und wird seit 2012 Unternehmen passiert. Ausgestattet mit diesen
von Partícipes en Brasil kontrolliert, einem Informationen würde das Verwaltungspersonal präzise
Joint Venture von Abertis Infraestructuras und und produktiv arbeiten und das Management gut
Brookfield Motorways Holdings SRL.
informierte Entscheidungen darüber treffen können,
wie die Prozesse sich am besten optimieren ließen und
Services von bester Qualität erbracht werden könnten.“
PRODUKTE
Lösung
Kofax Insight TM
Zur Unterstützung seines SSC hat Arteris mit seinem
Kofax TotalAgility ®
langjährigen Partner TR Process eine Plattform für
Smart Process Applications (SPAs) und Analysen
entwickelt, die auf KofaxTotalAgility, Kofax Insight und
TR ProcessSPAs basiert.
SCHWERPUNKT
„Unser Shared-Services-Projekt baut auf einer
Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mehrjährigen Investition in Technologie von Kofax und
TR Process auf“, erklärte Márcio Rogério de Lima.
„Ursprünglich haben wir KofaxTotalAgility eingeführt,
um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren.
PARTNER
Dann haben wir die Lösung vor Kurzem auf den
TR Process gesamten Bereich unserer Kreditorenbuchhaltung
erweitert.“
„Nachdem wir bei diesen Projekten eigene Erfahrung
mit Kofax TotalAgility gewonnen hatten, erkannten wir,
Dokumentenmanagement und Berichtswesen dass es uns die ideale Grundlage für unsere neue
ziehen würden. Shared-Services-Initiative bot. Und wir haben
Wenn wir diese Funktionen aus den einzelnen beschlossen, Kofax Insight einzuführen, da wir damit
Unternehmen in ein Shared-Services-Center (SSC) Daten aus vielen Quellen integrieren – nicht nur aus
verlagerten, würde das dazu beitragen, die Nutzung KofaxTotalAgility, sondern auch aus anderen
unserer Ressourcen zu optimieren, die Kosten zu strategischen Unternehmensanwendungen wie
reduzieren und hochwertige Serviceleistungen Microsoft SharePoint und SAP ERP – und auf einer
konsistenter zu erbringen.“ einzigen Plattform analysieren konnten.“
Das Shared-Services-Modell hatte Arteris zwar klare Erfolgreiche Implementierung
Vorteile zu bieten, sorgte aber auch für neue Neben der Implementierung seiner Suite von Kofax-
Herausforderungen. und TR Process-Lösungen arbeitete Arteris gleichzeitig
Márcio Rogério de Lima fuhr fort: „Als wir die an der Optimierung seiner vorhandenen
Backoffice-Funktionen aus den einzelnen Kreditorenbuchhaltungsprozesse, um die
Unternehmen verlagerten, haben wir ihnen damit Anforderungen des SSC zu erfüllen. Dafür wurden etwa
auch das Fachwissen entzogen, das die Teams über 100 neue Prozesse konfiguriert. Das Unternehmen
die individuellen Prozesse und Arbeitsweisen des schloss alle diese Arbeiten erfolgreich ab und brachte
jeweiligen Unternehmens hatten. Ein SSC konnte das SSC in weniger als fünf Monaten zum Laufen.
zwar effizienter arbeiten, aber seine Mitarbeiter
16Intelligente Automatisierung für Transport und Logistik
Márcio Rogério de Lima sagte: „Dieses Projekt ist auch richtig funktionierten. Dank der Erkenntnisse,
glatt gelaufen, und das verdanken wir der die wir gewonnen hatten, konnten wir
hervorragenden Unterstützung von TR Process. Es Verbesserungen an bestimmten Arbeitsabläufen
hat uns mit seinem Fachwissen geholfen, vornehmen und Probleme beheben. Dadurch lief alles
sicherzustellen, dass die neue Umgebung richtig glatt, als die neue Plattform in Produktion ging, und
konfiguriert und implementiert wurde, und hat uns unsere Benutzer konnten sofort mit der Arbeit
bei jedem Schritt zur Seite gestanden und dafür beginnen.“
gesorgt, dass wir auf Kurs blieben.“ Arteris ruht sich nicht auf seinem Erfolg aus und plant
„Es war auch hilfreich, dass wir auf einer Reihe von bereits den nächsten Schritt in der Transformation
sehr gut entwickelten und eng integrierten Kofax- seiner Geschäftsprozesse. Márcio Rogério de Lima
Lösungen aufgebaut haben. Die Erweiterung sagte dazu: „Die Arbeit, die wir jetzt machen, ebnet
unserer Kofax TotalAgility-Umgebung war ein den Weg für noch weitreichendere Automatisierung.
nahtloser Prozess und die Einführung von Kofax Wir haben vor, Kofax RPA bald zu nutzen, um weitere
Insight ist sehr schnell und einfach gewesen.“ Geschäftsprozesse zu automatisieren – um unsere
Er fügte hinzu: „Die Tatsache, dass wir das SSC nach Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben zu befreien, das
nur knapp fünf Monaten in Betrieb nehmen konnten, Risiko menschlichen Versagens zu beseitigen und
ist eine große Leistung und hat, glaube ich, unsere mehr genaue und zuverlässige Prozessergebnisse zu
Erwartungen weit übertroffen. Wir waren darauf ermöglichen.“
gefasst, bei einer Veränderung von solcher
Ergebnisse
Reichweite einige Probleme glätten zu müssen,
insbesondere am Anfang, aber wir waren sofort voll Die Verlagerung wichtiger
einsatzfähig. Die Plattform hat vom ersten Tag an gut Unternehmensdienstleistungen in ein Shared-Center
funktioniert und unsere Benutzer haben den neuen hilft Arteris, durch Betriebsgrößenvorteile wertvolle
Ansatz schnell angenommen.“ Effizienzen zu erreichen. Das Unternehmen schätzt,
dass es die Anzahl der Mitarbeiter, die an den
„Unser Erfolg ist auch nicht unbemerkt geblieben;
wichtigsten Unternehmensdienstleistungen arbeiten,
unsere Leitung und andere Unternehmen aus der
halbiert hat. Mehr noch: Das Unternehmen glaubt,
Abertis-Gruppe haben ihn sehr wohl zur Kenntnis
dass sein Center mit einer 40 Prozent kleineren
genommen. Der Geschäftsführer einer anderen
Belegschaft betrieben wird als andere vergleichbare
Tochtergesellschaft von Abertis plant tatsächlich,
SSC auf dem brasilianischen Markt, die ein ähnliches
unsere Arbeit in seinem eigenen Unternehmen
Arbeitsaufkommen haben.
nachzubilden und uns als Referenz für beste
Verfahrensweisen zu verwenden, weil dieses Projekt Der neue Ansatz hilft Arteris auch dafür zu sorgen,
so gut gelaufen ist.“ dass kritische Finanzprozesse wie der
Monatsabschluss und die Lieferantenabrechnung
Neu gewonnene Erkenntnisse
pünktlich und genau erfolgen.
Heute treiben Lösungen von Kofax und TR Process
Márcio Rogério de Lima erklärte: „Seit Einführung des
hoch digitalisierte, automatisierte Prozesse im SSC
SSC konnten wir Monatsabschlüsse viel schneller
von Arteris an und geben den Teams tiefen Einblick
erstellen – ein Vorteil, den wir gar nicht erwartet
in den kompletten Betrieb. Das Unternehmen nutzt
hatten. Wenn ein Unternehmen diese Art von
Kofax Insight, um Prozesse zu überwachen und zu
Zentralisierung und Prozessveränderungen
analysieren und für einen effizienten Betrieb der
durchführt, braucht es normalerweise ein paar
Shared Services zu sorgen.
Monate, bis sich alles stabilisiert hat. Die finanzielle
„Kofax Insight gibt uns ein leistungsstarkes Tool, um Konsolidierung kann deshalb in den ersten Monaten
Daten aus allen Geschäftsprozessen zu erfassen und nach dem neuen Ansatz ein kleiner Alptraum sein. Für
die Informationen zur Optimierung unserer uns war es genau das Gegenteil: Im ersten Monat
Arbeitsabläufe zu nutzen“, merkte Márcio Rogério de nach Inbetriebnahme des SSC konnten wir den
Lima an. „Wir haben schon von der Kofax-Lösung Buchungsabschluss vor dem Fälligkeitsdatum
profitiert, bevor wir die neue Plattform offiziell in fertigstellen und mussten nur sieben Dokumente neu
Betrieb genommen haben, nämlich als wir prüften, bearbeiten. Und im zweiten Monat haben wir den
ob die neuen Prozesse, die wir konfiguriert hatten, Monatsabschluss wieder vor der Frist geschafft,
17Intelligente Automatisierung für Transport und Logistik
hatten gar keine Probleme und mussten nichts Aufgrund der analytischen Erkenntnisse, die Kofax
nachbearbeiten.“ liefert, können wir verfolgen, wie Dokumente durch
Er führte weiter aus: „Kofax-Lösungen helfen unsere Systeme laufen und wie unsere Mitarbeiter
unseren Shared-Services-Teams, auf sehr von der ersten Interaktion an bis zum Ende arbeiten.“
kontrollierte und effiziente Weise zu arbeiten – das „Durch diese Art der Rückverfolgbarkeit können wir
haben wir bei allen Prozessen sehen können. feststellen, wo Engpässe oder Qualitätsprobleme
Nehmen Sie zum Beispiel die entstehen und gezielte Maßnahmen ergreifen, um
Kreditorenbuchhaltung, das ist wohl die kritischste den Betrieb zu beschleunigen und
Funktion in unserem Unternehmen. Wir müssen weiterzuentwickeln. Ebenso können wir sehen, ob
jeden Monat eine große Menge von Rechnungen bestimmte Mitarbeiter wiederholt Fehler machen
bearbeiten, viele davon weisen hohe Beträge aus oder länger als gewöhnlich brauchen, um bestimmte
und beziehen sich auf sehr wichtige Verträge mit Aufgaben zu erledigen. Wir können dann zusätzliche
Regierungsstellen. Wir können uns nicht erlauben, Schulungen durchführen oder sie anleiten, um
dabei Fehler zu machen oder in Zahlungsverzug zu effektiver zu arbeiten. Da wir besser informierte
geraten, denn das könnte unsere Verträge im Entscheidungen zum bestmöglichen Prozess- und
öffentlichen Sektor potenziell gefährden. Da die Mitarbeitermanagement treffen, verhelfen wir Arteris
Kofax-Lösungen für eine straffe und genaue zu einem kostengünstigeren, produktiveren Betrieb
Rechnungsverarbeitung sorgen, können wir und besserer Unternehmensführung.“
sicherstellen, dass unsere Lieferanten pünktlich Er schloss: „Einer der wichtigsten Vorteile, die uns
bezahlt werden. Das hilft uns, gute der neue Ansatz bringt, ist das vollständige
Arbeitsbeziehungen zu Anbietern aufrecht zu Vertrauen in unsere End-to-End-Prozesse. Alles ist
erhalten und wichtige Bauarbeiten wie geplant digitalisiert, hoch automatisiert und vollkommen
durchzuführen.“ nachvollziehbar – und wir verfeinern unser Modell
Auf dem Weg zum Erfolg kontinuierlich, um noch größere Effizienzen
freizusetzen. Mit Shared Services, die durch
Entscheidend ist, dass Arteris die durchgängige Lösungen von Kofax und TR Process unterstützt
Prozesstransparenz erreicht hat, die es benötigt, um werden, können wir sehr agilen, kostengünstigen
für einen möglichst effektiven Betrieb des Shared- und hochwertigen Support für das Unternehmen
Services-Center zu sorgen. liefern und Arteris helfen, auf produktivere und
Márcio Rogério de Lima führte an: „Die klare profitablere Art zu arbeiten.“
Rückverfolgbarkeit und Einsicht, die durch Kofax
Insight in allen unseren Geschäftsprozessen geboten
wird, ist sehr wichtig für uns. Wir haben neun
verschiedene Betriebseinheiten, die über das ganze
Land verteilt sind und große Volumen von
Informationen generieren. Deshalb ist es für uns ein
Muss, Inhalte und Prozesse genau zu überwachen.
„Einer der wichtigsten Vorteile, die uns der neue Ansatz bringt, ist
das vollständige Vertrauen in unsere End-to-End-Prozesse. Alles
ist digitalisiert, hoch automatisiert und vollkommen
nachvollziehbar.“
Márcio Rogério de Lima, IT Manager, Arteris
18Großer europäischer
Versicherer reduziert die
Bearbeitungszeit für
Krankenversicherung-
sleistungen um 80 % und
verschafft Mitarbeitern
mehr Zeit für
wertschöpfendere
Aufgaben
Eine große europäische Versicherungsgesellschaft
wollte den Zeitaufwand für die Bearbeitung von
medizinischen Untersuchungsberichten reduzieren.
Um die Arbeitsbelastung für das Team, dass die
Versicherungsansprüche bearbeitet, zu reduzieren,
setzte das Unternehmen Kofax TotalAgility® ein. Die
Lösung verringert die Berichtsverarbeitungszeit um
80 % und setzt Personal frei, das sich auf
wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren kann.
Herausforderung
Ein wichtiger Teil der Arbeit in dem Team, das bei
einer Versicherungsgesellschaft die
Leistungsansprüche bearbeitet, ist, die großen
Mengen an Informationen so schnell wie möglich zu
lesen und zu durchdenken, die in
Untersuchungsberichten enthalten sind.
Eine europäische Versicherungsgesellschaft wollte
diesen Prozess schneller und effizienter gestalten.
Ein Sprecher der europäischen
Versicherungsgesellschaft erklärte: „Ich erhalte
jeden Tag eine enorme Anzahl an medizinischen „Wir haben Kofax TotalAgility
Untersuchungsberichten, die der erste Schritt bei
gewählt, weil die Lösung durch ihre
der Etablierung eines Leistungsanspruchs und dem
potenziellen finanziellen Ergebnis für den beeindruckende Erfolgshistorie alle
Anspruchsberechtigten sind. Diese Berichte sind Konkurrenzprodukte verblassen ließ.
meistens 12–15 Seiten lang. Ich brauche
normalerweise etwa 50 Minuten, um sie zu lesen und Das Kofax-Team hat Engagement
die für mich relevanten Informationen herauszufiltern und Kompetenz bewiesen und in
– ein zeitaufwändiger Prozess.“
nur drei Wochen einen
Da das Team jeden Tag so viele Anträge bearbeiten
musste, wirkten sich Abweichungen in der Machbarkeitsnachweis entwickelt.“
Beurteilung und menschlicher Irrtum natürlich auf Sprecher. europäische Versicherungsgesellschaft
19Intelligente Automatisierung für die Bearbeitung von Krankenversicherungsleistungen
Nach dem erfolgreichen POC ging die europäische
PRODUKTE Versicherungsgesellschaft zu komplexeren und
anspruchsvolleren Bewertungen über, um
Kofax TotalAgility ®
herauszufinden, ob die Lösung für ihre geschäftlichen
Anforderungen geeignet war.
Zuvor las ein Mitarbeiter einen Bericht und identifizierte
SCHWERPUNKT Informationen manuell. Nun scannt Kofax TotalAgility
Versicherung: Verarbeitung des Antragsformulars jedes Dokument und extrahiert die relevanten Daten
automatisch. Diese Daten stehen dann für die
Verarbeitung von medizinischen Berichten
Verwendung durch die Mitarbeiter im Kundenkontakt
Kognitive Erfassung der europäischen Versicherungsgesellschaft bereit, viel
Digitale Transformation schneller, als es vorher möglich war.
Der Sprecher kommentierte: „Als wie die Lösung
eingeführt haben, erhielten wir hervorragende
Rückmeldungen von unseren Kollegen an vorderster
das Ergebnis für den Anspruchsberechtigten aus. Front. Sie hatten das Gefühl, dass TotalAgility ihre
Zwei Teammitglieder konnten sehr vergleichbare Arbeit erleichterte, weil die Informationen, die sie
Anträge durchaus unterschiedlich lesen, was sich auf erhielten, bereits in viel einfacherer Form präsentiert
die Auszahlungen auswirkte. Das Unternehmen kam wurden als zuvor.“
zu dem Schluss, dass ein stärker standardisierter
Als offene Plattform lässt sich Kofax TotalAgility mit
Prozess helfen könnte, effizienter zu arbeiten.
anderen Funktionen integrieren; in diesem Fall mit einer
Um die Effizienz betrieblicher Abläufe zu steigern Analyselösung, die Muster und Trends innerhalb der
und die Verarbeitung zu standardisieren, wollte die Daten, die sie verarbeitet, analysiert, um die
europäische Versicherungsgesellschaft eine Lösung Untersuchung von Betrug und Behandlungsfehlern zu
für optische Zeichenerkennung (OCR) haben, mit erleichtern. Dadurch kann sich das Unternehmen noch
der sich die Bearbeitung von Berichten und präzise effektiver vor betrügerischen Aktivitäten schützen.“
Entscheidungen zu Leistungsansprüchen
Er fuhr fort: „Die Lösung ermöglicht uns, Daten in einer
beschleunigen würden.
bisher unerreichten Größenordnung zu erfassen und
dann zu analysieren. Obwohl sie nicht die primäre
Lösung
geschäftliche Anforderung war, die uns verlasst hat,
Die europäische Versicherungsgesellschaft prüfte TotalAgility zu implementieren, ist die kognitive
die automatischen OCR-Optionen verschiedener Erfassung, die TotalAgility bietet, eine extrem nützlich
führender Anbieter gründlich, bevor sie sich für die Funktion, die unserer Arbeit wirklichen Wert verleiht.“
Kofax TotalAgility Lösung entschied. Der Sprecher
erinnerte sich: „Wir haben Kofax TotalAgility gewählt,
weil die Lösung durch ihre beeindruckende
Erfolgshistorie alle Konkurrenzprodukte verblassen „Wir haben 15 Mitarbeiter aus der
ließ. Darüber hinaus hat das Kofax-Team wirklich
Engagement und Kompetenz bewiesen und in nur
Abteilung für die Bearbeitung von
drei Wochen einen Machbarkeitsnachweis Leistungsansprüchen abgezogen
entwickelt – viel schneller als die anderen Anbieter,
und auf andere Bereiche des
die wir angesprochen hatten.“
Kofax und die europäische
Unternehmens verteilt, in denen
Versicherungsgesellschaft erstellten einen einfachen kreativere oder strategischere Arbeit
Proof-of-Concept (POC), um die Machbarkeit zu
erforderlich ist. Das ist für uns eine
testen. Sie ließen eine kleine Anzahl von
Dokumenten durch das TotalAgility-System laufen, enorme Einsparung und große
um die Fähigkeit der Lösung zu testen, verschiedene Effizienz.“
Mustervorlagen zu erkennen, die die
Versicherungsgesellschaft verwendet. Sprecher, europäische Versicherungsgesellschaft
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