Gremiensitzungen in Kommunen, Landkreisen und Einrichtungen des Landes Hessen infektionssicher durchführen
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Praxishilfe der Unfallkasse Hessen (Stand: Februar 2021)
Gremiensitzungen in Kommunen, Landkreisen und
Einrichtungen des Landes Hessen infektionssicher
durchführen
Die Gremien der politischen Selbstverwaltung von Kommunen Organisation
(Gemeindevertretungen, Stadtverordnetenversammlungen, Aus- • Wer verantwortlich für die Veranstaltung ist, hat Maßnahmen zu
schüsse, Gemeindevorstände, Magistrate, Ortsbeiräte, Auslän- ergreifen, die die Anzahl ungeschützter Kontakte zwischen
derbeiräte, Kommissionen und sonstige Beiräte), Landkreisen Personen sowie die Konzentration an luftgetragenen Viren in
(Kreistage mit Ausschüssen) sowie des Landes (Landtag mit Aus- der Arbeitsumgebung soweit wie möglich verringern. Auch auf
schüssen) führen aktuell ihre reguläre Arbeit fort. Diese war durch indirekten Kontakt über Oberflächen ist zu achten. Bei allen
die COVID19-Epidemie seit Frühjahr 2020 teilweise stark einge- Veranstaltungen ist daher die vorherige Ausarbeitung eines
schränkt. Gleiches gilt für die Gremien der Selbstverwaltung der Hygienekonzepts entsprechend den Empfehlungen des Robert-
Träger der Sozialversicherung und der Universitäten sowie analog Koch-Instituts notwendig. Das örtlich zuständige Gesundheits-
für weitere politische, fachpolitische oder fachliche Gremien. amt kann dabei unterstützen. Das Hygienekonzept sollte
Aussagen insbesondere zu den erforderlichen Hygiene- und
Bei vielen für die Organisation der Gremien verantwortlichen Per- Abstandsregeln, zur Steuerung des Zutritts, zur Vermeidung
sonen herrscht große Unsicherheit, welche organisatorischen Maß- von Warteschlangen und weiteren notwendigen Maßnahmen
nahmen zu treffen sind, um einerseits die demokratisch legitimier- enthalten. Außerdem sollte es die Anbringung gut sichtbarer
ten Gremien ordnungsgemäß tagen lassen zu können, anderseits Aushänge zu den erforderlichen Abstands- und Hygiene-
aber deren Mitglieder und auch Dritte nicht zu gefährden. maßnahmen beinhalten. Nehmen an der Sitzung auch Beschäf-
tigte teil, ist auch die Gefährdungsbeurteilung gemäß Arbeits-
Zwar gilt die absolute Kontaktbeschränkung nach der hessischen schutzgesetz um Maßnahmen gegen COVID-19-Infektionen zu
„Corona-Kontakt- und Betriebsbeschränkungsverordnung“ nicht ergänzen.
für Sitzungen der oben genannten Gremien. Dennoch möchte die • Auf der Basis des Konzepts werden Verhaltensregeln für Teil-
Unfallkasse Hessen mit dieser Handreichung eine Orientierung für nehmende und Besuchende – insbesondere zu den Mindest-
die Planung und Durchführung von Sitzungen geben. abständen und dem ggf. sinnvollen Tragen von Mund-Nase-
Bedeckung – festgelegt. Diese werden mit der Einladung oder
Die Handreichung basiert u. a. auf auf anderem Wege bekannt gemacht.
• Die Personenanzahl und die Aufenthaltsdauer im Raum sollten
• dem „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard“ des Bundesarbeits- auf das geringst-mögliche Maß beschränkt werden. Bei Bedarf
ministeriums müssen Zutrittsregelungen getroffen werden. Die meisten Sit-
• der diesen konkretisierenden „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel“ zungen sind zwar grundsätzlich öffentlich, aus Gründen des
• der „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung“ Infektionsschutzes sollte aber eine Einhaltung der Abstandsre-
• den Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts und gelungen auch mit eventueller Anwesenheit von Zuschauenden
• der hessischen „Corona-Kontakt- und Betriebsbeschränkungs- möglich sein.
verordnung“. • Teilnehmende mit akuten, nicht geklärten Atemwegserkrankun-
gen oder erhöhter Körpertemperatur sollen der Sitzung fernblei-
Bitte beachten Sie, dass die Anforderungen der SARS-CoV-2-Ar- ben.
beitsschutzverordnung auch bei Sitzungen von Gremien immer • Sinnvoll ist es, dass die Teilnehmenden zeitversetzt erscheinen
dann erfüllt werden müssen, wenn neben ehrenamtlich tätigen und auch zeitversetzt den Raum verlassen.
Personen auch Beschäftigte teilnehmen. Dies können z. B. Fach- • Es sind leicht erreichbare Waschgelegenheiten mit fließendem
expert*innen oder Protokollant*innen, andere Mitarbeitende der Wasser, ausreichend hautschonender Flüssigseife und Einrich-
Gemeinde oder eines anderen Trägers des Gremiums sein sowie tungen zum hygienischen Trocknen der Hände (Einmalhand-
Hausmeister, Verantwortliche für Tontechnik, Ordnungskräfte oder tücher aus Papier oder Textil) vorzuhalten.
Beschäftigte im Catering sein. • Möglicherweise berührte Einrichtungsgegenstände und sanitä-
re Einrichtungen werden zumindest vor und nach der Sitzung
1gereinigt. Dies gilt insbesondere für Handkontaktflächen wie • Erweiterte Abstände zwischen den Teilnehmenden (ca. 3 m) sind
Türklinken, Treppengeländer oder Bedienelemente im Sanitär- dann dringend empfehlenswert, wenn eine „Face-to-face-Situ-
bereich. ation“ über längere Zeit und in Verbindung mit lautem Reden
• Gegenstände (z. B. Teilnehmerlisten, Unterlagen), die für die teil- besteht oder wenn von einem erhöhten Standort (Rednerpult,
nehmenden Personen bestimmt sind, sollten nicht von diesen Podest) aus referiert wird. Dies ist häufig der Fall beim Abstand
an andere weitergereicht werden. zwischen der ersten Reihe des Gremiums auf der einen und dem
• Bitte erfassen Sie Namen, Anschrift und Telefonnummer der Rednerpult bzw. den Plätzen des Vorsitzes des Gremiums auf
Teilnehmenden und Zuschauer*innen, um im Bedarfsfall Infek- der anderen Seite. Dasselbe gilt für Sitzplätze rund um Saalmi-
tionsketten nachvollziehen zu können. Die so erfassten perso- krophone.
nenbezogenen Daten sind für die Dauer eines Monats ab Beginn • Es sollten Abtrennungen am Rednerpult verwendet werden,
der Veranstaltung – geschützt vor Einsichtnahme durch Dritte – wenn die o. g. Mindestabstände nicht eingehalten werden kön-
für die zuständigen Behörden vorzuhalten. Bei bestätigter In- nen (bei sitzenden Tätigkeiten z. B. 1,50 m hohe Plexiglasschei-
fektion mindestens einer Teilnehmerin oder eines Teilnehmers ben, bei stehender Tätigkeit 2 m hohe).
sind die Kontaktdaten an die Behörden zu übermitteln. Nach
Ablauf der Frist müssen die erfassten Daten unverzüglich sicher Lüftung
und datenschutzkonform gelöscht oder auf anderem Wege ver- • Durch verstärktes Lüften kann die Konzentration von möglicher-
nichtet werden. weise in der Raumluft vorhandenen virenbelasteten Aerosolen
reduziert werden.
Anfahrt
Eine Anreise zur Sitzung zu Fuß, mit dem Fahrrad oder allein mit Maßnahmen:
dem eigenen PKW birgt das geringste Risiko für eine COVID19-In- - 1. Lüftungsfrequenz erhöhen
fektion. Es ist empfehlenswert, dass der – möglichst zentral gele- - 2. Lüftungszeiten ausdehnen
gene – Tagungsort über genügend Parkplätze sowie Abstellmög- - oder 3. Luftvolumenstrom erhöhen.
lichkeiten für Fahrräder verfügt.
• Bitte lüften Sie die Besprechungsräume zusätzlich vor der Be-
Auswahl des Raums, Mindestabstände nutzung, insbesondere dann, wenn sich zuvor andere Personen
• Der Raum für die Sitzung sollte so groß sein, dass alle Mitglieder dort aufgehalten haben. Am besten wirkt die sogenannte Stoß-
sowie die zulässigen weiteren Anwesenden (z. B. Presse, inter- lüftung über die gesamte Öffnungsfläche der Fenster. Die not-
essierte Zuschauende) unter Einhaltung der nachfolgend ge- wendige Lüftungsdauer ergibt sich aus der Größe des Raums,
nannten Mindestabstände darin Platz finden. Nehmen an der der Größe der Fenster und der Temperaturdifferenz zwischen
Sitzung auch Beschäftigte teil, fordert die SARS-CoV-2-Arbeits- Innen und Außen. Ein kompletter Luftwechsel vor der Sitzung
schutzverordnung einen Mindest-Platzbedarf von 10 m2 pro ist dringend zu empfehlen.
teilnehmender Person. • Nutzen Sie, falls vorhanden, eine lüftungstechnische Anlage,
Auch für Sitzungen rein ehrenamtlicher Gremien ist dies ein gu- die die verbrauchte Luft absaugt. Sie verringert nachweislich die
ter Richtwert. Besonders gut eignen sich Turnhallen, da diese Virenkonzentration in der Raumluft.
ein großes Luftvolumen und häufig auch eine lüftungstechnische • Das Übertragungsrisiko von SARS-CoV-2 über raumlufttechnische
Anlage besitzen. Anlagen (RLT-Anlagen) ist insgesamt als gering einzustufen, wenn
• Die Sitzplätze müssen so angeordnet werden, dass ein Abstand sie über geeignete Filter verfügen oder einen hohen Außenluft-
zu anderen Personen von mindestens 1,50 m nach allen Seiten anteil zuführen. RLT-Anlagen sollen während der Betriebs- oder
eingehalten wird. Diese Abstände gelten nicht nur für die Arbeitszeiten nicht abgeschaltet werden, da dies zu einer Erhö-
Parlamentarier*innen selbst, sondern auch für die Presse und hung der Konzentration von Viren in der Raumluft und damit zur
für zuhörende Bürgerinnen und Bürger. Erhöhung des Infektionsrisikos führen kann.
2• Sowohl der Umluftbetrieb zentraler Lüftungsanlagen als auch erforderliche Mindestabstand von min. 1,50 m für alle Teilneh-
der Betrieb von Lüftungsanlagen, die nur Raumluft umwälzen menden nicht eingehalten werden können, oder dass mit Ge-
und konditionieren (Heizen, Kühlen, Befeuchten), sollten ver- fährdung durch erhöhten Aerosolausstoß (z. B. durch Singen,
mieden werden. lautes Reden, körperliche Anstrengung) zu rechnen ist. Die Be-
• Weil kleine kontaminierte Partikel lange in der Raumluft ver- schäftigten sind verpflichtet, die zur Verfügung gestellten Mas-
bleiben, sollte die Lüftungsanlage mindestens zwei Stunden ken zu tragen. Bei Sitzungen rein ehrenamtlicher Gremien ohne
vor und nach Benutzung des Gebäudes auf Nennleistung gefah- Beteiligung von Beschäftigten wird dringend empfohlen, analog
ren werden. Bei CO2-gesteuerten Anlagen sollte der Zielwert zu verfahren.
400 ppm betragen. Dadurch wird die Nennleistung dauerhaft • Mund-Nasen-Schutz (MNS) muss somit in allen Situationen ge-
erreicht. tragen werden, wenn weder die o. g. Mindestabstände sicher
• Die Überprüfung der Qualität der Lüftung kann durch eine CO2- eingehalten noch Abtrennungen verwendet werden können –
Messung erfolgen. Entsprechend ASR A3.6 ist eine CO2-Konzen- oder wenn diese nicht vorhanden sind. Dies gilt insbesondere
tration bis zu 1.000 ppm noch akzeptabel. In der Zeit der Epide- in den Eingangsbereichen und auf den Wegen zur Toilette, ggf.
mie ist dieser Wert möglichst weit zu unterschreiten. Die CO2-APP auch für den Weg zum Rednerpult und für interne Abstimmungen
(s. Links) der DGUV ist hierbei ein gutes Hilfsmittel. vor und nach den Sitzungen. Gleiches gilt für Sitzungen in Räu-
men mit nur geringem Luftaustausch.
Mund-Nasen-Schutz
• Nach der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung ist am Arbeits- Tragehinweise zu Mund-Nasen-Schutz
platz nur noch medizinischer Mund-Nasen-Schutz zulässig. Da- • Wichtig ist bei beiden Maskentypen, dass sie Mund und Nase
runter versteht man entweder medizinische Gesichtsmasken, bedecken und so eng am Gesicht anliegen, dass keine Luft zwi-
wie „OP-Masken“, oder Schutzmasken nach den Standards FFP2, schen Gesicht und Maske eindringen bzw. entweichen kann.
N95 bzw. KN95, CPA, P2, DS2, sowie Vollmasken (siehe Anhang Daher ersetzen Gesichtsschilder und Visiere nicht den MNS, sie
der Verordnung). Diese wirken als mechanische Sperre gegen können ihn aber ergänzen.
die Ausbreitung von virenbelasteten Atem- oder Speicheltröpf- • Der MNS ist spätestens zu wechseln, wenn er durchfeuchtet ist,
chen beim Atmen, Sprechen, Niesen oder Husten. Einfache z. B. bei längeren Redebeiträgen (Ersatz bereithalten).
Mund-Nasen-Bedeckungen („Alltagsmasken“) sind nicht mehr • Den MNS während des Tragens möglichst nicht anfassen oder
zulässig. Gleiches gilt für Gesichtsvisiere als einziger Schutz. verschieben und falls nötig, nur an den Rändern anfassen.
Medizinische Gesichtsmasken schützen primär andere Perso- • Beim Abnehmen des MNS diesen nur an den seitlichen Laschen
nen. Schutzmasken dagegen schützen sowohl die Trägerin bzw. oder Schnüren anfassen.
den Träger als auch andere Personen. Welcher Maskentyp er-
forderlich ist, ergibt sich aus den örtlichen Gegebenheiten (Ab- Hygienemaßnahmen
stand, Zahl der Personen, Lüftung), den persönlichen Voraus- • Man niest und hustet in ein Taschentuch, ersatzweise in die Arm-
setzungen (Alter, Vorerkrankungen) der Teilnehmenden und der beuge.
Art der Tätigkeiten während der Veranstaltung. Die Informationen • Auf Begrüßungsformen mit direktem Körperkontakt verzichtet
sind der Gefährdungsbeurteilung zu entnehmen. man.
Hinweis: Ergibt die Gefährdungsbeurteilung, dass eine Schutz- • Die Teilnehmenden sollten darauf hingewiesen werden, sich bei
maske erforderlich ist, so sind die gesetzlichen Vorgaben für Ankunft und nach Ende der Sitzung die Hände zu waschen und/
deren Einsatz (Unterweisung, Arbeitsmedizinische Vorsorge, oder zu desinfizieren und sich während der Sitzung möglichst
Tragezeitbegrenzung) zu beachten. nicht ins Gesicht zu fassen.
• Wer Sitzungen veranstaltet, muss den anwesenden Beschäftig- • Die Teilnehmenden sollten außerdem ausschließlich ihre per-
ten diese Masken zur Verfügung stellen. Gründe sind, dass sönlich zugewiesenen Arbeitsmittel (Stifte, Papier, elektronische
entweder die Anforderungen an die Raumbelegung oder der Geräte etc.) nutzen.
3Teilnahme von Öffentlichkeit • Bei der Ausgabe der Getränke und Speisen sind die aktuell
Einen so großen Raum vorzuhalten, dass alle potentiellen Zu- geltenden Hygienemaßnahmen zu beachten. Sinnvoll sind der
schauer*innen an der Sitzung im Sitzungsraum selbst teilnehmen Verzicht auf die gemeinsame Nutzung von Gegenständen, wie
können, wird selten möglich sein. Daher bietet es sich an, eine Kaffeekannen, Salz- oder Zuckerstreuer oder Vorlegebesteck,
reduzierte Anzahl an zusätzlichen Plätzen für Zuschauer*innen im oder das Tragen einer MNB durch das Servicepersonal.
Sitzungsraum selbst bereitzuhalten. Wenn diese besetzt sind, kann
die Öffentlichkeit der Sitzungen auf anderen Wegen hergestellt Missachtung der Regeln
werden: z. B. durch eine Teilnahme über Online-Medien (Webcam • Falls Parlamentarier*innen, Zuhörende oder weitere teilneh-
mit Übertragung der Sitzung im Internet), durch eine Bild- oder mende Personen die geltenden Abstands- und Hygieneregeln
Ton-Übertragung in benachbarte Räume oder durch die Übertra- bewusst missachten oder sich wiederholt ordnungswidrig ver-
gung auf eine Leinwand vor dem Tagungsort. Für die Lenkung der halten, sollten diese – wenn möglich – von der Sitzung ausge-
Verkehrsströme ist geschütztes Personal in ausreichender Zahl schlossen werden. Hierfür reicht in der Regel die Ausübung des
vorzusehen. Hausrechts durch die/den Vorsitzenden oder es gibt Regelungen
zum Ausschluss von Teilnehmenden in der Geschäftsordnung
Leitung „Verkehrsströme“ bei größeren Gremiensitzungen (siehe z. B. § 60 (2) der hessischen Gemeindeordnung).
• Die Sitzplätze sind vorab zu bestimmen und zu kennzeichnen, • Falls Sie derlei Fälle befürchten, sollten die rechtlichen Möglich-
damit sie gezielt angesteuert werden können. Hilfreich sind auch keiten des Ausschlusses gemäß der jeweiligen Gremienordnung
Namensschilder. Die Dokumentation der personalisierten Sitz- bereits im Zuge der Planung überprüft werden.
ordnung empfiehlt sich, falls Infektionsketten nachvollzogen
werden müssen. Alternativen zur Präsenzsitzung
• Prüfen Sie die Verkehrswege darauf, ob Abstandsregeln einge- • Gemäß SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung muss die gleich-
halten werden können. Bei Bedarf sind Wartezonen an Engpäs- zeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen auf das
sen oder Einbahnwegesysteme zu markieren, um einen geregel- notwendige Minimum reduziert werden, und zwar durch tech-
ten Personenstrom mit Einhaltung des Mindestabstands von nische und organisatorische Maßnahmen. Verantwortliche für
1,50 m zu gewährleisten (z. B. mit Markierungen auf dem Boden Gremiensitzungen müssen also prüfen, ob die Zusammenkunft
oder mit Flatterband). in Präsenz nicht grundsätzlich durch die Verwendung von Infor-
• Lassen Sie am besten elektronisch präsentieren/visualisieren. mationstechnologien (Video- oder Telefonkonferenzen) ersetzt
Andere oder zusätzliche Medien (Flipchart etc.) sollten jeweils werden kann. Wichtig ist dabei, die anderen Anforderungen an
von einer einzigen Person bedient werden. Sitzungen (z. B. Datenschutz, Beteiligung Öffentlichkeit, Gültig-
• Falls die Regelungen nicht selbsterklärend sind, sollte geschütz- keit gefasster Beschlüsse) in digitalen Konferenzen realisieren
tes Personal in ausreichender Zahl zur Einweisung gestellt wer- zu können. Dies gilt einerseits dann, wenn Beschäftigte an der
den. Sitzung teilnehmen, und andererseits in Analogie für Sitzungen
auf rein ehrenamtlicher Basis.
Verpflegung In einigen Bundesländern können Beschlüsse (meist „einfacher
• Das geringste Risiko einer Übertragung besteht dann, wenn sich Art“) elektronisch oder per Umlaufverfahren gefasst werden.
die Teilnehmenden ihre Verpflegung (Getränke, Imbiss) selbst Welche Möglichkeiten die örtlich zuständige Gemeinde-, Land-
mitbringen. kreis- oder Geschäftsordnung bietet, sollte vorab juristisch ab-
• Wird die Verpflegung vor Ort gestellt, so ist die Ausgabe der Ge- geklärt werden.
tränke und Speisen so zu gestalten, dass die Mindestabstände • Reicht die Größe der zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten
jederzeit eingehalten werden können. Gleiches gilt für die Be- nicht aus, um eine Präsenzsitzung durchzuführen, können Teil-
reiche, in denen der Konsum der Getränke und Speisen erlaubt nehmende vereinbaren, dass nur ein Teil (> 50 % wegen der Be-
wird. schlussfähigkeit) der Parlamentarier*innen analog zur Größe
4der Fraktion teilnimmt. Gleiches gilt, wenn Teilnehmende aus Links
Risikogruppen nicht teilnehmen möchten und der Proporz der
Fraktionen trotzdem erhalten werden soll. • Zur CO2-App der DGUV
• In einigen Bundesländern – darunter Hessen – wurden tempo-
räre Regelungen für eine vereinfachte Beschlussfassung verein- • Zur Tabelle der DGUV zu branchenspezifischen Handlungshilfen
bart und teilweise in den örtlichen Gemeinde- und Landkreis-
ordnungen und anderen gesetzlichen Regelungen verankert. • Zur hessischen Verordnung zur Beschränkung von sozialen
Auch hier sollten die aktuellen gesetzlichen Regelungen vorab Kontakten und des Betriebes von Einrichtungen und von Ange-
geprüft werden. boten aufgrund der Corona-Pandemie (Corona-Kontakt- und
Betriebsbeschränkungsverordnung)
• Zum „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard“ des Bundesarbeits-
ministeriums
• Zur „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel“ des Bundesarbeitsmi-
nisteriums
• Zur „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung“ des Bundesar-
beitsministeriums
• Zum Robert Koch-Institut (RKI)
Unfallkasse Hessen | Leonardo-da-Vinci-Allee 20 | 60486 Frankfurt am Main | Servicetelefon: 069 29972-440
(montags bis freitags von 7:30 bis 18:00 Uhr) | Fax: 069 29972-133 | E-Mail: ukh@ukh.de | Internet: www.ukh.de 5Sie können auch lesen
