Haushaltsjahr 2020 Bericht des bevollmächtigten Anweisungsbefugten - DE
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DE
Haushaltsjahr 2020
Bericht des
bevollmächtigten
Anweisungsbefugten
(gemäß Artikel 74 Absatz 9 der Haushaltsordnung)
02
EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF
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LUXEMBURG
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Luxemburg: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, 2021
PDF ISBN 978-92-847-5812-8 ISSN 2315-3903 doi:10.2865/10221 QJ-08-21-035-DE-N
Haushaltsjahr 2020 Bericht des bevollmächtigten Anweisungsbefugten (gemäß Artikel 74 Absatz 9 der Haushaltsordnung)
3
Inhalt
I. Einleitung 4
II. Generalsekretariat des Hofes: Organisationsrahmen und
wichtigste im Jahr 2020 erzielte Leistungen 4
2.1 Generalsekretariat des Hofes: einleitende Bemerkungen 4
2.2 Höhepunkte des Jahres 5
III. Direktion "Personal, Finanzen und Allgemeine Dienste"
(SG1-DHR) 8
IV. Direktion "Information, Arbeitsumgebung und Innovation"
(SG2-DIWI) 11
V. Direktion "Übersetzungen, Sprachdienstleistungen und
Veröffentlichung" (SG3-TLSPD) 13
VI. Auftragsvergabe im Generalsekretariat 14
VII. Effizienz und Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme des
Generalsekretariats 15
7.1 Interne Kontrollsysteme des Generalsekretariats und wichtigste
Veränderungen im Jahr 2020 15
7.2 Überblick über das Risikomanagement und die Auswirkungen von
COVID-19 auf die Risikoanalyse 17
7.3 Überprüfung der Effizienz und Wirksamkeit der internen
Kontrollsysteme 18
7.4 Schlussfolgerung zu den internen Kontrollsystemen des
Generalsekretariats 20
VIII. Folgemaßnahmen zum Entlastungsbeschluss 2018 21
IX. Erklärung des bevollmächtigten Anweisungsbefugten 28
Anhang – Bericht über die Haushaltsführung und das
Finanzmanagement für das Haushaltsjahr 2020 29
4
I. Einleitung
1. Mit dem vorliegenden jährlichen Tätigkeitsbericht kommt der Generalsekretär des
Europäischen Rechnungshofs (im Folgenden "Hof") der Rechenschaftspflicht des
Managements innerhalb des Hofes und gegenüber der Haushaltsbehörde nach. Gemäß
Artikel 74 Absatz 9 der Haushaltsordnung soll der Bericht Informationen über die Verwaltung
der Ressourcen einschließlich der Systeme sowie über die Effizienz und Wirksamkeit der
internen Kontrollsysteme liefern.
II. Generalsekretariat des Hofes:
Organisationsrahmen und wichtigste
im Jahr 2020 erzielte Leistungen
2.1 Generalsekretariat des Hofes: einleitende Bemerkungen
2. Die Aufgabe des Generalsekretariats besteht darin, angemessene Ressourcen, Dienste
und Infrastruktur bereitzustellen, damit der Hof seinen Auftrag erfüllen und seine
strategischen Ziele verwirklichen kann. In den Zuständigkeitsbereich des Generalsekretärs
fallen die Sach- und Personalverwaltung des Hofes sowie sein Haushalt, die Sprach- und
Veröffentlichungsdienste, die berufliche Fortbildung und Personalentwicklung, die digitale
Arbeitsumgebung, die Sicherheit und Gefahrenabwehr und die Aufrechterhaltung des
Dienstbetriebs (Anlagen, Ärztlicher Dienst usw.).
3. Das Generalsekretariat besteht aus drei Direktionen:
a) Direktion "Personal, Finanzen und Allgemeine Dienste" (SG1-DHR), zuständig für
Einstellung, Laufbahnentwicklung, Fortbildung, Dienstreisen, Personalverwaltung,
Sicherheit und den Ärztlichen Dienst;
b) Direktion "Information, Arbeitsumgebung und Innovation" (SG2-DIWI), zuständig für die
physische Arbeitsumgebung (Gebäude, technische Anlagen, Büros und Logistik), die
digitale Arbeitsumgebung (IT-Ausstattung, -Dienste und -Geräte) und die Bibliothek;
c) Direktion "Übersetzungen, Sprachdienstleistungen und Veröffentlichung" (SG3-TLSPD),
die innerhalb des Hofes Übersetzungs-, Sprach- und Veröffentlichungsdienste erbringt.
4. Der Generalsekretär führt die Geschäfte des Hofsekretariats, dessen Aufgabe insbesondere
darin besteht, für die reibungslose Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Hofes zu sorgen.
5. Im Jahr 2020 zählte das Generalsekretariat 331 Mitarbeiter und verwaltete fast den
gesamten Haushalt des Hofes (151 862 000 Euro). Der Haushaltsvollzug war angesichts der
außergewöhnlichen Umstände im vergangenen Jahr zufriedenstellend: 95,7 % der endgültigen
Mittel wurden gebunden. Die Zahlungen beliefen sich auf insgesamt 137 132 963 Euro und die
endgültigen Mittel auf insgesamt 152 237 000 Euro.5
6. Das Personal verteilte sich wie folgt auf die drei Direktionen:
Abbildung 1 – Verteilung des Personals im Generalsekretariat
Beamte Vertragsbedienstete
Bedienstete auf Zeit
SG 4 1 5
Sekretariat 4 2 6
Personal-
bestand
DHR 51 18 41 110
aufgegliedert
nach Dienst
DIWI 53 2 10 66
TLSPD 121 11 12 144
Gesamt-
personal-
233 33 65
bestand:
331
Personalbestand
aufgegliedert nach
Vertragsart
Quelle: Direktion "Personal, Finanzen und Allgemeine Dienste".
7. Darüber hinaus beschäftigte die Direktion SG2-DIWI im Jahr 2020 eine beträchtliche Anzahl
externer Dienstleister (77 externe Mitarbeiter (nicht alle in Vollzeit)), die an den IT-Projekten
des Hofes arbeiteten.
2.2 Höhepunkte des Jahres
8. Die größte Herausforderung im Jahr 2020 war die COVID-19-Krise, die unser
Arbeitsprogramm aus der Bahn warf und uns dazu zwang, unsere Prioritäten zu überdenken,
um die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs und gleichzeitig die Sicherheit der Mitglieder und
des Personals zu gewährleisten. Vor dem Hintergrund der sich zuspitzenden Lage bestand die
oberste Priorität darin, schnellstmöglich die technischen Mittel bereitzustellen, damit das
gesamte Personal des Hofes Telearbeit leisten konnte. Gleichzeitig musste der Hof den
Anweisungen der nationalen Behörden folgen, und obwohl der Notfallplan nicht förmlich
aktiviert wurde, traf der Krisenmanagementausschuss regelmäßig zusammen, um die
Gesamtrisiken, denen der Hof ausgesetzt war, unter Kontrolle zu halten und zu überwachen.
9. Seit den ersten Phasen der COVID-19-Krise befolgt der Hof die Anweisungen, die die
Regierung seines Gastlandes Luxemburg über eine Vielzahl öffentlicher Stellen erteilt. Gemäß
dem Notfallplan des Hofes war das Hochkommissariat für nationale Sicherheit6
("Haut-Commissariat à la protection nationale", HCPN) in diesem Zusammenhang das
wichtigste Gremium. Die gesamte luxemburgische Regierung (darunter beispielsweise das
Gesundheitsministerium und das Portal Legilux) befindet sich jedoch im Krisenmodus und
steht mit den europäischen Institutionen in Kontakt.
10. Der Hof hat zudem eine breite Palette von Informationsquellen genutzt, um das
potenzielle Risiko für die Aufrechterhaltung seines Dienstbetriebs zu bewerten. Dazu gehören:
a) internationale Fachorganisationen (wie die Weltgesundheitsorganisation (WHO), das
Europäische Zentrum für die Prävention und die Kontrolle von Krankheiten (ECDC) und
Santé Publique France);
b) interinstitutionelle europäische Netze (wie das interinstitutionelle Ärztekollegium und die
Gruppe "Institutional Security");
c) das informelle interinstitutionelle Netz für das Notfallmanagement;
d) das Kollegium der Verwaltungschefs in Luxemburg (CALux);
e) die interinstitutionelle Gruppe für Informationsaustausch und Koordinierung.
11. Die technischen Voraussetzungen für die Telearbeit des gesamten Personals des Hofes
und seiner externen IT-Auftragnehmer, einschließlich der erforderlichen Infrastruktur, Geräte
und Lizenzen, wurden bereits am 16. März geschaffen. Die Arbeitsregelungen wurden zügig an
die Situation im Bereich der öffentlichen Gesundheit angepasst. Die Telearbeit im Homeoffice
wurde für alle Bediensteten in nicht kritischen Funktionen verbindlich vorgeschrieben, und die
Obergrenze für Telearbeitstage wurde aufgehoben. Seitdem ist Telearbeit nach wie vor die
Regel.
12. Um die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs zu gewährleisten, wurden außerdem die
folgenden Maßnahmen getroffen:
a) Einführung eines außerordentlichen Verfahrens für die Annahme offizieller Dokumente
durch den Hof;
b) erhebliche Steigerung des Angebots an eLearning-Kursen, Diskussionen und
Präsentationen zur Anpassung an die 100-prozentige Telearbeit;
c) Schaffung eines speziellen Codes im Prüfungsmanagementsystem (AMS) für Bedienstete
im Prüfungsbereich, die aufgrund familiärer Verpflichtungen (z. B. Homeschooling) nicht
arbeiten können, und Möglichkeit der Inanspruchnahme besonderer Regelungen für
Bedienstete, die unterhaltsberechtigte Kinder mit besonderen Bedürfnissen haben.
13. Zum Schutz des Personals ergriff die Verwaltung umgehend die folgenden Maßnahmen:
a) Einrichtung eines COVID-19-Krisenstabs zur Beratung des Krisenmanagementausschusses
des Hofes;
b) Aussetzung aller Dienstreisen in Gebiete mit hohem COVID-19-Risiko;
c) Einführung von Schutzmaßnahmen;7
d) breit angelegte Bereitstellung von Informationen über die Notwendigkeit der Einhaltung
der Hygienemaßnahmen (z. B. Mitteilungen an das Personal, Plakate in den
Toilettenräumen der Hofgebäude) und Durchführung regelmäßiger Kontrollen durch das
für Sicherheit und Gefahrenabwehr zuständige Personal des Hofes;
e) Bereitstellung von Handdesinfektionsmitteln an neuralgischen Punkten der drei
Hofgebäude;
f) Installation von Schutzwänden aus Plexiglas in Bereichen, in denen viele Personen
aufeinandertreffen (z. B. Empfangsschalter, DIWI-Servicedesk, Servicedesk für
Personalangelegenheiten, Kantine und Cafeteria), sowie in allen gemeinsam genutzten
Büros;
g) Beschränkung des Zugangs zu den Konferenz- und Sitzungssälen und Einrichtung von
Restaurationsbereichen im Einklang mit den strengen Hygienemaßnahmen und
Abstandsregeln;
h) verstärkte Reinigung der Büros und der Bereiche mit erhöhtem Risiko (wie Toiletten und
Türgriffe);
i) Beschränkung des Angebots der Kantine und der Cafeteria auf Take-away-Optionen.
14. Um das Personal umfassend und transparent über Gesundheitsrisiken im Zusammenhang
mit der Pandemie zu informieren, wurde unverzüglich für eine interne Krisenkommunikation
gesorgt. Seit Beginn der Krise haben die Direktion Personal und der Generalsekretär zusätzlich
zu den Mitteilungen an das Personal und einer speziellen COVID-Intranet-Seite
70 Informationsbulletins verschickt.
15. Die COVID-19-bedingte plötzliche Störung des normalen Geschäftsbetriebs hatte
Auswirkungen auf den Haushaltsvollzug: Die Interaktion zwischen Personen verlagerte sich fast
vollständig in den virtuellen Raum, wodurch einige Haushaltslinien (z. B. Dienstreisen,
Versorgungsleistungen, Dolmetschkosten, Veröffentlichungen und Organisation von Sitzungen
und Konferenzen) weniger in Anspruch genommen wurden. Gleichzeitig entstand neuer
Beschaffungsbedarf. Die Haushaltsbehörde genehmigte die Übertragung nicht verwendeter
Mittel, um neuen Erfordernissen gerecht zu werden. Darunter fallen höhere IT-Ausgaben, der
neue Zugang zu bestimmten Datenbanken für Prüfer, Gesundheitsschutzausrüstung und ein
neues Sicherheitsinvestitionsprojekt (weitere Informationen sind dem Bericht über die
Ausführung des Haushaltsplans 2020 zu entnehmen).8
III. Direktion "Personal, Finanzen und Allgemeine
Dienste" (SG1-DHR)
16. Die Direktion "Personal, Finanzen und Allgemeine Dienste" (SG1-DHR) ist für Personal,
Finanzen, den Ärztlichen Dienst, Sicherheit, Veranstaltungen und Protokoll sowie einige
allgemeine Dienste des Hofes zuständig. Sie verwaltet fast 89,3 % der Haushaltsmittel des
Hofes (135 981 000 Euro von insgesamt 152 237 000 Euro für den Hof als Ganzes im
Jahr 2020), hauptsächlich für die Amtsbezüge der Mitglieder und die Dienstbezüge des
Personals.
Ausführungsquote
Mittel des in %
Haushaltslinien Haushaltsjahrs Zahlungen (Zahlungen zulasten
(in Euro) (in Euro) der Haushaltsmittel)
Gehälter 126 237 000 123 775 121,27 98,05 %
Dienstreisen 3 130 000 605 152,96 19,33 %
Ärztlicher und Sozialer Dienst 560 000 264 248,68 47,19 %
Sonstige Bedienstete 2 067 000 1 604 598,05 77,63 %
Berufliche Fortbildung 721 000 394 814,04 54,76 %
Fahrzeuge/Transport 496 000 333 389,96 67,22 %
Konsultationen, Untersuchungen
und Erhebungen 371 000 106 236,95 28,64 %
Repräsentationskosten 213 000 31 007,88 14,56 %
Sonstige Sachausgaben für den
Dienstbetrieb 2 028 000 1 440 690,57 71,04 %
Sitzungen, Veranstaltungen und
Konferenzen 158 000 34 995,35 22,15 %
INSGESAMT 135 981 000 128 590 256 94,56 %
Hinweis: Abweichungen bei der Summenbildung sind rundungsbedingt.
17. Die COVID-19-Pandemie hatte Auswirkungen auf alle Haushaltsmittel für Aktivitäten, die
mit Öffentlichkeitskontakt verbunden waren, wie Dienstreisen, Repräsentationskosten sowie
Sitzungen und Konferenzen.
18. Der Direktion SG1-DHR kam über den Ärztlichen Dienst und die Dienststelle "Sicherheit"
sowie durch Dienste wie Zeitverwaltung und Dienstreiseverwaltung und die COVID-19-
bezogene Kommunikation mit dem Personal eine wichtige Rolle bei der Bewältigung der
Coronakrise zu.
19. Dem Ärztlichen Dienst gelang es, sich rasch auf den neuen Telearbeitsmodus einzustellen
und seine täglichen administrativen und medizinischen Aufgaben fortzusetzen. Zudem beriet
der Dienst den Hof in fachlichen Fragen und unterstützte Bedienstete, die sich in
Schwierigkeiten befanden. Gemeinsam mit dem Beschaffungsteam organisierte er ein
beschleunigtes Verfahren, um den Hof mit persönlicher Schutzausrüstung zum Schutz seines
Personals auszustatten und dafür zu sorgen, dass das Organ diesbezüglich den
luxemburgischen Standards entsprach. Darüber hinaus organisierte der Ärztliche Dienst unter9
Anwendung strenger Hygieneprotokolle die Impfkampagne gegen die saisonale Grippe, an der
rund 300 Mitarbeiter teilnahmen
20. Selbst in dieser schwierigen Zeit gelang es der Direktion SG1-DHR rasch, ihre Verfahren an
die neue Situation anzupassen und die meisten ihrer geplanten Ziele zu erreichen. Zu ihren
wichtigsten Leistungen gehörte Folgendes:
a) Erzielung einer Quote von 2,34 % bei den unbesetzten Stellen, die damit deutlich unter
dem Zielwert von 3 % gehalten werden konnte;
b) Durchführung von 25 Auswahlverfahren im Anschluss an eine Stellenausschreibung und
Veröffentlichung von sieben Aufforderungen zur Interessenbekundung für verschiedene
Positionen;
c) Anpassung der Verfahren für die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein neues
Hybridverfahren (Mischung aus Treffen vor Ort in den Räumlichkeiten des Hofes und
Treffen über die Anwendung Teams) ab September;
d) Entwicklung eines Portals für Neuankömmlinge, das Anfang 2021 eingerichtet werden
soll, um den administrativen Teil des Onboarding-Prozesses zu automatisieren.
21. In der nachstehenden Tabelle sind die Einstellungen des Hofes zusammengefasst.
Zahl der Einstellungen Zahl der Einstellungen
im Jahr 2020 im Jahr 2019
Mitglieder 3 2
Beamte 18 17
Bedienstete auf Zeit 21 33
Vertragsbedienstete 20 21
Abgeordnete nationale
Sachverständige 3 6
Praktikanten 50 55
INSGESAMT 115 134
22. Im Bereich der beruflichen Fortbildung kam es im Jahr 2020 zu grundlegenden
Veränderungen: Der Lockdown brachte viele Herausforderungen mit sich; gleichzeitig bot er
aber auch Chancen und eröffnete neue Lernmöglichkeiten. Vor diesem Hintergrund leitete das
Team für berufliche Fortbildung einen Reflexionsprozess dazu ein, wie das Kursangebot und
die Personalentwicklung künftig gestaltet werden können, und arbeitete mit einem externen
Berater zusammen, um ein Programm für lebenslanges Lernen für das Personal des Hofes zu
entwickeln. Die wichtigsten Entwicklungen im Jahr 2020 waren:
a) rascher Übergang zum Online-Lernen nach dem Lockdown;
b) kontinuierliche Diversifizierung des Lernangebots;
c) zunehmende Einbeziehung des Teams bei der Unterstützung der Personalprozesse und
des Talentmanagements.10 23. Die Zusammenarbeit mit dem Amt für die Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche (PMO) verlief im Jahr 2020 reibungslos: Das Team des Hofes und das der Kommission nutzen dieselben IT-Tools (Sysper, Nap und SAP), um die finanziellen Ansprüche und die Gehaltsabrechnungen aus der Ferne zu verwalten. 24. Hinsichtlich der Finanzierung konzentrierte die Direktion ihre Bemühungen darauf sicherzustellen, dass für jede Haushaltslinie des Jahres 2020 rechtzeitig ausreichende Mittel bereitstanden. Der Haushaltsplan für 2021 wurde fristgerecht ausgearbeitet und übermittelt, und SAP wurde im September 2020 erfolgreich auf SAP-HANA umgestellt. Der papierlose Workflow von der Rechnung bis zur Zahlung funktioniert in allen Bereichen. 25. In Artikel 116 der Haushaltsordnung sind Fristen für Zahlungen im Zusammenhang mit Verträgen festgelegt, deren Einhaltung durch das Rechnungsführungs- und Managementinformationssystem überwacht wird. Im Jahr 2020 wurden solche Zahlungen im Schnitt innerhalb von 11 Tagen geleistet (gegenüber 11,2 Tagen im Jahr 2019). Wie in den Vorjahren machten die Empfänger dieser Zahlungen auch im Jahr 2020 keinerlei Ansprüche auf Verzugszinsen geltend. 26. Das Sicherheitspersonal konzentrierte sich hauptsächlich darauf, während der gesamten Krise die Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs sicherzustellen. Gleichzeitig kam es seinen täglichen Aufgaben weiterhin nach: Kontrolle des Zugangs zu den Gebäuden und Gewährleistung einer ständigen Überwachung aller technischen Anlagen. 27. Um die nationalen COVID-19-Vorschriften zu befolgen, überprüfte das Team "Veranstaltungen, Besuche und Protokoll" seine Verfahren und passte sie an: Veranstaltungen können sowohl vor Ort als auch in einem Hybrid-Format organisiert werden (Mischform aus Präsenz- und Videokonferenz).
11
IV. Direktion "Information, Arbeitsumgebung und
Innovation" (SG2-DIWI)
28. Die Direktion "Information, Arbeitsumgebung und Innovation" (DIWI) ist für die digitale
(IT-Ausstattung, -Dienste und -Geräte) und die physische Arbeitsumgebung (Gebäude,
technische Anlagen, Büros und Logistik) des Hofes zuständig. Außerdem verwaltet sie die
Hofbibliothek.
29. Für den IT-Bereich stand das Jahr 2020 ganz im Zeichen der COVID-19-Krise. Die Direktion
DIWI stellte allen Nutzern (einschließlich der externen Auftragnehmer) vom ersten Tag des
Lockdowns an eine Lösung für den Fernzugang zur Verfügung, um Telearbeit zu ermöglichen.
Seit dem Projekt "Laptops für alle" aus dem Jahr 2013 steht allen Mitarbeitern des Hofes die
Möglichkeit der Telearbeit offen, wobei sie über Laptops und OTP-Tokens oder -Apps eine
Netzverbindung herstellen. Aufgrund des neuen Beschlusses zur Telearbeit von 2019 wurden
zusätzlich unbegrenzte VPN-Lizenzen erworben und bereits am 11. März 2020 aktiviert. Bis
zum 16. März, als das Personal des Hofes und seine externen Dienstleister zur Telearbeit
verpflichtet wurden, waren alle Nutzer vollständig ausgerüstet, die IT-Infrastruktur war
aktualisiert und die Lizenzen waren aktiviert worden, um die gestiegene Zahl gleichzeitiger
Verbindungen zu unterstützen.
30. Die Direktion SG2-DIWI stellte außerdem sehr schnell die Software Microsoft Teams zur
Verfügung, um die Zusammenarbeit – und insbesondere Videokonferenzen – sowohl innerhalb
des Hofes als auch mit externen Interessenträgern zu erleichtern. Insbesondere für Sitzungen
des Hofes und des Verwaltungsausschusses wurden neue hybride Sitzungsformen entwickelt.
Ein Konferenzraum wurde für solche Hybridsitzungen angepasst und andere Räume wurden
für Pressekonferenzen, Webinare, Schulungen und sonstige Veranstaltungen, auch solche mit
Dolmetschern, umgestaltet.
31. Abgesehen von der Pandemie wurden im Jahr 2020 die Tätigkeiten im Zusammenhang
mit der digitalen Prüfung konsolidiert:
a) Das ECALab veröffentlichte seinen Tätigkeitsbericht.
b) Eine Ausgabe des ECA Journal war den Themen Big Data und digitale Prüfung gewidmet.
c) Bei der Digitalisierung der Prüfung der Exekutivagenturen wurden Fortschritte erzielt.
d) Das ECALab leistete Beiträge zu 12 Prüfungsaufgaben.
e) Es wurde eine neue Plattform für den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit
eingerichtet, die die Bezeichnung "Technology and Innovation for Audit" (TINA) trägt und
der Vernetzung zwischen dem Hof und den ORKB der EU-Mitgliedstaaten dient.
32. Die Direktion SG2-DIWI leistete auch Beiträge zu den Tätigkeiten des
Lenkungsausschusses Digitalisierung, insbesondere – dem ihr erteilten Auftrag gemäß – zu den
Pop-up-Gruppen und zur Ausarbeitung eines Entwicklungsplans. Das neue Intranet, das im
Januar online ging, ist zum alleinigen Portal für den Zugang zu digitalen Diensten und12
Informationen beim Hof geworden. Dies hat die Entwicklung von Anwendungen für
Mobilgeräte erleichtert und den Zugang zu Informationen beim Hof verbessert.
33. Das seit April verfügbare neue Bibliotheksverwaltungssystem "BibliotECA Discovery" und
AWARE, die seit Mai verfügbare Plattform des Hofes für Methodik und Leitfäden, sind wichtige
neue Systeme zur Erleichterung des Wissensmanagements beim Hof. Hinzu kommen die
31 Wissenszentren, auf die über Sharepoint-Kooperationsseiten zugegriffen werden kann.
34. Besondere Aufmerksamkeit galt der Cybersicherheit, die durch Instrumente zur
Verbesserung der Überwachung und Prävention verstärkt wurde, sowie der Aufrechterhaltung
des Dienstbetriebs. Für den zentralen Leistungsindikator "Verfügbarkeit kritischer Systeme"
wurde ein Wert von 99,97 % erreicht. In diesem Bereich wurde ein neues System zur
Sicherheitsüberwachung und Bedrohungsjagd sowie eine Bedrohungsschutzsoftware für die
dienstlichen Mobilgeräte ausgewählt. Zur Sensibilisierung wurden mehrere Webinare
veranstaltet, die sich mit Fragen wie der IT-Sicherheit bei Telearbeit befassten. Die
Cybersicherheitsinstrumente des Hofes wurden aktualisiert, um sie vor den ermittelten
Schwachstellen zu schützen.
35. Was die Gebäudeinfrastruktur betrifft, so wurde mit der Renovierung des K2-Gebäudes
begonnen, die Einfahrt zur K3-Tiefgarage fertiggestellt und die EMAS-Zertifizierung rechtzeitig
erneuert. Das für Logistik zuständige Team bereitete die Operation "zurück ins Gebäude" vor,
deren Erfolg durch die Verleihung des Labels "COVID-19 Safe Zone" im Oktober 2020 bestätigt
wurde.
36. Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Möglichkeit der Rückkehr in die
Räumlichkeiten des Hofes bis Mitte Juni zu organisieren, wozu eine neue Risikoanalyse, neue
Verfahren, neue Maßnahmen sowie die Bereitstellung digitaler Lösungen zur Gewährleistung
der Kontinuität des Entscheidungsprozesses des Hofes gehörten: Zugang zu Dokumenten,
informelle Video- und Hybrid-Sitzungen, Lösung für die elektronische Abstimmung.
37. Die Direktion SG2-DIWI verwaltet 9,7 % der Haushaltsmittel des Hofes. Im Jahr 2020
verwendete die Direktion ihre Mittel wie folgt:
Mittel des Ausführungsquote in %
Haushaltsjahrs Zahlungen (Zahlungen zulasten der
Haushaltslinien (in Euro) (in Euro) Haushaltsmittel)
Informationstechnologien 10 093 000 5 561 329,26 55,10 %
Bibliothek und Archive 590 000 433 005,89 73,39 %
Gebäude und Anlagen 4 038 000 1 971 591,57 48,83 %
INSGESAMT 14 721 000 7 965 927 54,11 %
Hinweis: Abweichungen bei der Summenbildung sind rundungsbedingt.
38. In den Haushaltslinien für Gebäude und Anlagen wurden Mittel für Reinigung und
Instandhaltung (782 975 Euro), Sicherheit und Bewachung der Gebäude (569 018 Euro) und
Energieverbrauch (206 273 Euro) auf das folgende Haushaltsjahr übertragen. Im IT-Bereich
wurden 4 732 154 Euro auf das Jahr 2021 übertragen, um geplante Zahlungen für wichtige
IT-Projekte abzudecken. Für die Bibliothek wurde ein Betrag von 156 994 Euro auf das
folgende Haushaltsjahr übertragen.13
V. Direktion "Übersetzungen, Sprachdienst-
leistungen und Veröffentlichung" (SG3-TLSPD)
39. In einem Jahr, das von den dramatischen Auswirkungen der COVID-19-Krise geprägt war,
wurde die Arbeit ohne größere Störungen fortgesetzt. Trotz der Sondermaßnahmen ist es der
Direktion gelungen, alle im Laufe des Jahres angeforderten Produkte zu übersetzen und zu
veröffentlichen. 97,71 % der Übersetzungen wurden fristgerecht fertiggestellt – deutlich über
dem Leistungsindikator von 95 %.
40. Im Jahr 2020 lieferte die Direktion einen Gesamtoutput an übersetzten und revidierten
Seiten von 234 414 Seiten gegenüber 223 468 Seiten im Jahr 2019, was einem Anstieg um
4,90 % gegenüber dem Vorjahr entspricht. Dem Anstieg bei den intern übersetzten Seiten um
8,90 % steht ein entsprechender Rückgang der Zahl der nach außen vergebenen Seiten um
7,12 % gegenüber. Dies ist wohl in erster Linie darauf zurückzuführen, dass die Bediensteten
wegen des Lockdowns weniger Urlaubstage nahmen und daher mehr Arbeit intern geleistet
werden konnte. Insgesamt gingen 2 862 Übersetzungsaufträge ein (gegenüber 2 489 im Jahr
2019).
41. Übersetzern kommt nach wie vor eine wichtige Rolle im Zuge der eigentlichen
Prüfungstätigkeit zu. Vor allem leisten sie sprachliche Unterstützung bei Prüfbesuchen sowie
bei nahezu allen Veröffentlichungen des Hofes eingehende redaktionelle Unterstützung bei
der sprachlichen Ausarbeitung der englischen Originale. Das Team "Englische
Sprachdienstleistungen" hat nunmehr in allen Phasen der Berichtserstellung eine Schlüsselrolle
inne – von der Abfassung von Prüfungsvorschauen bis hin zur Überprüfung der
Pressemitteilungen, in denen die Veröffentlichung der Endprodukte angekündigt wird. Bei
Jahresberichten nimmt ein Mitglied des englischen Sprachteams außerdem systematisch an
den kontradiktorischen Sitzungen für die einzelnen Kapitel teil, um sprachlichen Input für den
sich weiterentwickelnden Text zu leisten.
42. Die Direktion SG3-TLSPD verwaltet weniger als 1 % der Haushaltsmittel des Hofes. Im
Jahr 2020 verwendete die Direktion ihre Mittel wie folgt:
Ausführungsquote in %
Haushaltslinien Mittel des Haushaltsjahrs Zahlungen (Zahlungen zulasten
(in Euro) (in Euro) der Haushaltsmittel)
Auslagerung und
interinstitutionelle
Zusammenarbeit 657 000,00 414 026,77 63,02 %
Dolmetschen 232 000,00 20 924,00 9,02 %
Veröffentlichung 271 000,00 88 423,32 32,63 %
INSGESAMT 1 160 000 523 374 45,12 %
Hinweis: Abweichungen bei der Summenbildung sind rundungsbedingt.
43. Pandemiebedingt wurden Präsenzsitzungen und somit auch der Einsatz von Dolmetschern
eingestellt. Nicht verwendete Mittel im Bereich der Veröffentlichung wurden übertragen, um
dringenden Bedarf in anderen Bereichen wie IT und Ärztlicher Dienst zu decken.14 VI. Auftragsvergabe im Generalsekretariat 44. Im Jahr 2020 wendete der Hof das Verhandlungsverfahren gemäß Anhang I Nummer 11.1 Buchstabe c der Haushaltsordnung an, um einen Auftrag im Wert von mehr als 60 000 Euro zu vergeben. Gegenstand dieses Auftrags war der Erwerb ausgewählter persönlicher Schutzausrüstung mit einem Gesamtwert von 123 090,20 Euro. Die luxemburgische Regierung hatte das Tragen von Masken an allen öffentlich zugänglichen Orten, für Tätigkeiten in geschlossenen Räumen und in öffentlichen Verkehrsmitteln verbindlich vorgeschrieben. Der Hof beschloss, dringend persönliche Schutzausrüstung zu erwerben, um gut für die eventuelle Wiedereröffnung seiner Gebäude (Ende Mai/Mitte Juni 2020) gerüstet zu sein und die Ausbreitung von COVID-19 in seinen Räumlichkeiten zu verhindern. 45. Der Hof forderte sieben Firmen zur Abgabe eines Angebots auf. Nur zwei der aufgeforderten Firmen antworteten. Der Auftrag im Wert von 123 090 Euro wurde an die Praxisdienst GmbH vergeben. 46. Die jährliche Liste der Aufträge, einschließlich der Aufträge im Wert zwischen 15 000 und 60 000 Euro, die im Verhandlungsverfahren vergeben wurden, wird spätestens am 30. Juni 2021 auf der Website des Hofes verfügbar sein. 47. Alle Verhandlungsverfahren unterlagen den strengen internen Kontrollverfahren des Hofes, die die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung gewährleisten.
15
VII. Effizienz und Wirksamkeit der internen
Kontrollsysteme des Generalsekretariats
7.1 Interne Kontrollsysteme des Generalsekretariats und wichtigste
Veränderungen im Jahr 2020
48. Das Generalsekretariat arbeitet innerhalb eines Rechtsrahmens, der Folgendes umfasst:
o die Haushaltsordnung;
o das EU-Beamtenstatut;
o das interne Kontrollsystem des Hofes;
o die Geschäftsordnung des Hofes;
o die internen Vorschriften für die Ausführung des Haushaltsplans;
o die Charta der Aufgaben und Zuständigkeiten des bevollmächtigten Anweisungsbefugten;
o alle Beschlüsse bezüglich der Verwendung der personellen, materiellen und finanziellen
Ressourcen des Hofes.
49. Im Jahr 2020 wurde der Rahmen für die interne Kontrolle des Hofes nach der
Überarbeitung der Haushaltsordnung im Jahr 2018 und der Veröffentlichung einer neuen
Fassung des COSO-Rahmens ("Internal Control – Integrated Framework") durch das Committee
of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission aktualisiert. Mit dem überarbeiteten
Rahmen für die interne Kontrolle wird der Übergang von einem normenbasierten System zu
einem auf Grundsätzen basierenden System vollzogen, in dem der Ausübung pflichtgemäßen
Ermessens mehr Gewicht gegeben wird. Durch den Rahmen für die interne Kontrolle wurden
die internen Kontrollsysteme des Generalsekretariats nicht wesentlich verändert, doch wurde
eine angemessene Bewertung und Mitteilung von Mängeln im internen Kontrollsystem sowohl
bei finanziellen als auch bei nichtfinanziellen Prozessen stärker in den Fokus gerückt.
50. Das interne Kontrollsystem des Hofes besteht aus Verfahren (auf der Grundlage von
COBIT 5 für die Direktion DIWI), der Aufsicht durch das Management, Kontrollen, die auf
Vermeidung und Aufdeckung von Fehlern abzielen, und automatisierten Kontrollen, die in die
Informationssysteme eingebettet sind und alle wichtigsten Geschäftsabläufe des
Generalsekretariats abdecken. Es gewährleistet die Rechtmäßigkeit, Ordnungsmäßigkeit und
Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und erleichtert die Verwirklichung der operativen
Ziele der einzelnen Direktionen. Im Jahr 2020 blieb die Organisationsstruktur der Verwaltung
im Großen und Ganzen unverändert; die wenigen Veränderungen wurden rechtzeitig
mitgeteilt. Das interne Kontrollsystem hat sich im Jahr 2020 nicht signifikant verändert.16
51. Die finanziellen Geschäftsprozesse werden mithilfe des SAP-Systems verwaltet, was eine
angemessene Trennung der Aufgaben zwischen Einleitung, Überprüfung und Validierung durch
den Anweisungsbefugten ermöglicht. Das System erstreckt sich auf die Haushaltsführung, die
Vormerkung von Mitteln, Mittelbindungen, Purchase Orders sowie die Kontrolle von Verträgen
und Rechnungen gemäß der Haushaltsordnung und den internen Vorschriften und Verfahren
des Hofes. Es umfasst auch automatisierte Kontrollen, um Fehler bei der Verarbeitung von
Finanzdaten zu vermeiden. Darüber hinaus legen die Bediensteten, die Prozesse einleiten,
sowie diejenigen, die Überprüfungen vornehmen, Checklisten zugrunde, um die Einhaltung der
Haushaltsordnung in Bezug auf Mittelbindungen und Auszahlungsanordnungen zu bewerten.
52. Die Direktionen SG1-DHR und SG2-DIWI haben ein Kontrollprogramm zur Bewertung der
Einhaltung der Haushaltsordnung und der Beschlüsse des Hofes sowie zur Überwachung der
Verwirklichung der operativen Ziele der einzelnen Direktionen eingerichtet. Das
Kontrollsystem der Direktion SG3-TLSPD konzentriert sich auf die Qualität der Übersetzungen.
53. Im Kontrollprogramm der Direktion SG1-DHR für 2020 wurden die Folgen der COVID-19-
Pandemie berücksichtigt. Das Programm wurde auf der Grundlage der Risikoanalyse 2020, der
Ergebnisse der Kontrollen von 2019, der Gespräche mit dem Amt für die Feststellung und
Abwicklung individueller Ansprüche (PMO) und der Empfehlungen des Internen Prüfers und
des unabhängigen Abschlussprüfers erstellt. Das Programm für Ex-post-Kontrollen konzentriert
sich hauptsächlich auf finanzielle Risiken, da der Großteil des Haushalts des Hofes in die
Zuständigkeit der Direktion SG1-DHR fällt. Die Ex-post-Kontrollen decken Folgendes ab:
1) Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen im Rahmen der vom Direktor
verwalteten Haushaltslinien;
2) Dienstreisen, die vom PMO auf der Grundlage des Leitfadens für Dienstreisen des Hofes
und des Hofbeschlusses über seine Anwendung abgerechnet wurden;
3) vom Reisebüro ausgestellte und nicht verwendete Fahr- oder Flugscheine;
4) zusätzliche Gegenkontrollen der Dienstreise- und Repräsentationsausgaben der
Mitglieder, um mögliche doppelte Erstattungen von Mahlzeiten zu ermitteln und den
Kraftstoffverbrauch der Dienstfahrzeuge nachzuverfolgen;
5) Richtigkeit und Vollständigkeit der Dokumente in den Personalakten der Bediensteten;
6) Fehlzeiten und Arbeitszeiten des Personals;
7) Handkasse.
54. Die Dienstreise- und Repräsentationsausgaben der Mitglieder werden Ex-ante-Kontrollen
unterzogen. Das Programm umfasst auch auf die Überprüfungen der Gehaltsabrechnungen
des Hofes und der finanziellen Rechte seines Personals durch das PMO.17
55. Der von der Direktion SG2-DIWI für 2020 aufgestellte Plan für Ex-post-Kontrollen beruhte
auf den Ergebnissen der Überprüfung des Risikoregisters von 2021, der Bewertung der
Prozessreife von 2019 und der Weiterverfolgung der Empfehlungen der Internen Revision.
Zudem wurden Kontrollen des unabhängigen Abschlussprüfers im Rahmen der jährlichen
IT-Überprüfung berücksichtigt. Das Kontrollprogramm umfasste vier Punkte:
1) System für die Verwaltung des physischen Zugangs zu den Gebäuden des Hofes;
2) Risiko des Verlusts internen Wissens und der Wissensverarmung;
3) Einhaltung der Obergrenze von 15 000 Euro für Kaufverträge von sehr geringem Wert;
4) Liefernachweis für Beschaffungen, die seit Beginn des Lockdowns und der Telearbeit
getätigt wurden.
56. In der Direktion SG3-TLSPD betreffen die Kontrollen Fragen der Übersetzungsqualität; im
Falle einer negativen Bewertung werden Sanktionen verhängt. Wegen der Unkompliziertheit
der Ausgaben in diesem Bereich waren keine Ex-post-Finanzkontrollen geplant. Alle Ausgaben
beruhen auf interinstitutionellen Beschaffungsverträgen oder fließen in interinstitutionelle
Auslagerungsinstrumente.
7.2 Überblick über das Risikomanagement und die Auswirkungen von
COVID-19 auf die Risikoanalyse
57. Der jährliche Zyklus der internen Kontrolle des Generalsekretariats umfasst eine jährliche
Überprüfung der Risikobewertungen der einzelnen Direktionen. Aufgrund dieser
Überprüfungen werden Aktionspläne für das Risikomanagement erstellt, die bei der
Konzeption und Durchführung von Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen berücksichtigt werden. Die
Ergebnisse der Kontrollen fließen wiederum in die jährliche Erklärung des bevollmächtigten
Anweisungsbefugten im jährlichen Tätigkeitsbericht sowie in die Risikobewertungen des
Folgejahrs ein. Bei der Gestaltung der internen Kontrollsysteme wird auch der Kosteneffizienz
gebührend Rechnung getragen.
58. Im Bewertungszyklus 2020 wurden ursprünglich die folgenden bereichsübergreifenden
Risiken in den drei Generaldirektionen ermittelt:
a) Lage im Zusammenhang mit dem Brexit, die Ressourcenknappheit oder andere negative
Auswirkungen zur Folge hat;
b) Nichteinhaltung der Haushaltsordnung;
c) Abhängigkeit von der Auslagerung, einschließlich der Auslagerung an die Kommission;
d) Personalprobleme: künftiger Einstellungsbedarf schwer zu schätzen oder Probleme,
Personal anzuwerben und zu halten; Manager im Übersetzungsdienst nicht mehr in der
Lage, Qualitätssicherung zu leisten;
e) Nichteinhaltung der Datenschutzverordnung oder Verletzung des Datenschutzes;18
f) Probleme mit IT-Tools;
g) Wissensmanagement: Versäumnis, angemessenes internes Wissen zu erhalten oder
weiterzuentwickeln.
59. Diese 2019 durchgeführte Analyse wurde im März 2020 von der COVID-19-Pandemie
überschattet: Die Direktionen SG1-DHR und SG2-DIWI aktualisierten ihre Risikoregister. In der
Direktion SG3-TLSPD war eine Überprüfung der Risikobewertung nicht erforderlich.
60. Die Direktion SG1-DHR, die für Sicherheits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen zuständig
ist, fügte ein neues Risiko hinzu: das Risiko, dass sich das Personal am Arbeitsplatz ansteckt.
Dieses wurde als gering eingeschätzt, sofern die von der luxemburgischen Regierung
herausgegebenen Empfehlungen zur Eindämmung der Pandemie befolgt würden und eine
geeignete Ausrüstung (wie Masken und Handdesinfektionsmittel) bereitgestellt würde. Die
anderen Risiken im Register der Direktion SG1-DHR änderten sich nicht, obwohl sich die Teams
intensiv mit Problemen im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie befassten.
61. Die Direktion SG2-DIWI, die für große IT- und Gebäudeprojekte zuständig ist, nahm in ihr
Risikoregister für 2020 kritische Risiken auf, die die aktuellen Unsicherheiten widerspiegeln.
Das allgemeine Risiko einer instabilen wirtschaftlichen und politischen Lage (wegen des
Brexits), das zuvor als kritisch eingestuft worden war, wurde aktualisiert, um COVID-19
Rechnung zu tragen. Ein neues Risiko hinsichtlich der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie
auf das K2-Projekt wurde hinzugefügt, da die derzeitigen Umstände den fristgerechten
Abschluss der Renovierungsarbeiten gefährden.
62. In der Direktion SG3-TLSPD war eine Überprüfung der Risikobewertung nicht erforderlich.
Das Risikoregister der Direktion konzentriert sich auf Qualitätsfragen oder Tools im
Zusammenhang mit der Übersetzung oder Veröffentlichung.
7.3 Überprüfung der Effizienz und Wirksamkeit der internen
Kontrollsysteme
63. Im Januar 2021 analysierten alle Direktionen die Ergebnisse ihrer Ex-ante- und Ex-post-
Kontrollen und aktualisierten ihre Risikobewertungen und Aktionspläne für das
Risikomanagement. Bei den Ex-post-Kontrollen wurden keine größeren Mängel in den internen
Kontrollsystemen festgestellt. Die Direktoren überprüften auch den Status aller ausstehenden
Empfehlungen der Internen Revision, um sicherzustellen, dass diese fristgerecht umgesetzt
werden. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte analysierte die Informationen in den
Berichten über die internen Kontrollen, die von allen Direktoren erstellt wurden, bevor er
seine Erklärung gemäß Artikel 74 Absatz 9 der Haushaltsordnung unterzeichnete.
64. Die Ex-ante-Kontrollen der Direktion SG1-DHR bei Dienstreisen der Mitglieder zeigten
einen Rückgang der Zahl der Dienstreisen (um 76,5 % im Vergleich zu 2019). Derselbe Trend
wurde bei den Repräsentationskosten der Mitglieder und den Dienstreisen der Fahrer
beobachtet. Bei den Ex-ante-Kontrollen der Kraftstoffart und des Kraftstoffverbrauchs von
Dienstfahrzeugen wurden keine Probleme ermittelt.19 65. In der Direktion SG1-DHR wurden bei den im SAP-System durchgeführten Ex-post- Kontrollen, die sich auf eine nach dem Zufallsprinzip ausgewählte Stichprobe von 120 von 1 270 Zahlungen bezogen, 12 Fehler festgestellt. Bei drei Zahlungen wurde die Vorschrift, wonach die rechtliche Verpflichtung nicht vor der finanziellen Verpflichtung erfolgen darf, nicht eingehalten. Die anderen Fehler betrafen verspätete Zahlungen, hauptsächlich an Lieferanten. Die Teams kennen die Verfahren für die Abwicklung von Beschaffungen und Zahlungen, und die Telearbeit hatte keine Auswirkungen auf die Durchführung der Geschäftsprozesse. Die Zahlungen werden rechtmäßig und korrekt getätigt, und die entsprechenden Unterlagen sind beigefügt. Das SAP-System und seine automatischen Kontrollen sowie die Tatsache, dass die Verwaltungsassistenten seit 2008 mit dem Tool vertraut sind, trugen dazu bei, dass die Geschäftsprozesse während der Pandemie wie üblich ablaufen konnten. 66. Insgesamt fielen die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen des PMO positiv aus. Bei den Ex-ante-Kontrollen zu den finanziellen Rechten wurden keine besonderen Probleme festgestellt. Ähnliche aus anderen Quellen gezahlte Zulagen wurden in der Regel korrekt von den Familienzulagen abgezogen. Die Kontrollen von 232 Schulerklärungen führten nur bei drei Akten zu Wiedereinziehungen zulasten der Gehälter. Alle bei der Varianzanalyse der Gehaltsabrechnungen ermittelten Abweichungen wurden für die vorangegangenen 12 Monate erklärt und begründet. 67. Die Kontrollen der Direktion SG1-DHR ergaben ebenfalls keine größeren Probleme bei der Abrechnung von Dienstreisen durch das PMO. Die meisten der festgestellten Fehler betrafen die Berechnung der Tagegelder und die Erstattung von Reisekosten für Dienstreisen in Verbindung mit privaten Regelungen. Wie jedes Jahr werden die Ergebnisse der Kontrollen von Dienstreisen dem Personal mitgeteilt, und zwar diesmal zusammen mit Leitlinien zu den Belegen, die im MIPS beizufügen sind. 68. Unsere Analyse der Validierung von Dienstreiseaufträgen und Kostenaufstellungen zeigt, dass die nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten die Beschlüsse des Hofes korrekt befolgt haben. Darüber hinaus wurden nur 20 Dienstreisen validiert, nachdem das Mitglied oder der Bedienstete bereits abgereist war. Diese sind im Ausnahmeverzeichnis des Hofes unter dem Punkt "Rechtliche Verpflichtung darf finanzieller Verpflichtung nicht vorangehen" erfasst. 69. Die Verwaltung der Personalakten wurde durch den Lockdown und die darauffolgenden allgemeinen Telearbeitsbedingungen beeinträchtigt. Im Januar 2021 übermittelte das PMO dem Hof von Bediensteten eingereichte personenbezogene Dokumente zwecks Aufnahme in die entsprechenden Personalakten. Von nun an gibt es ein neues Verfahren. 70. Die von der Direktion SG2-DIWI durchgeführten Ex-ante-Kontrollen von Finanzvorgängen im SAP-System ergaben ebenfalls weniger Fehler als im Vorjahr. Von 2 058 SAP-Vorgängen, darunter Purchase Orders, Zahlungsaufforderungen und Rechnungen, wurden nur 35 zur Berichtigung zurückgesandt. Die Hauptgründe waren Dokumentationsprobleme, fehlende Angaben im Purchase Order oder Fehler bei den Rechnungskontrollen. 71. Aufträge von sehr geringem Wert wurden im Hinblick auf die Einhaltung der Haushaltsordnung überprüft (Anhang I Nummer 14.4). Bei den Ex-post-Kontrollen wurden
20
keine gravierenden Verstöße oder Mängel bei der Vergabe von Aufträgen von sehr geringem
Wert aufgedeckt, und es wurde festgestellt, dass der Schwellenwert von 15 000 Euro
eingehalten worden war.
72. Die Ex-post-Kontrollen der Direktion SG2-DIWI zeigten insbesondere, dass das System
Zeus, über das der physische Zugang zu den Gebäuden des Hofes verwaltet wird, einem
kritischen Risiko ausgesetzt ist und ersetzt werden muss. Der Ausfall einer Systemkomponente
könnte dazu führen, dass ein Teil des Systems ohne jegliche Möglichkeit einer Reparatur
abgeschaltet wird.
73. Bei der Analyse des Wissenstransfers ermittelt die Direktion Möglichkeiten zur
Verbesserung des Prozesses. Ein zentraler Punkt ist die Beteiligung der Führungskraft an der
Organisation der Übergabe und der Überwachung ihrer Verwirklichung.
74. Die Ex-post-Kontrollen der Qualität der Übersetzungen durch die Direktion SG3-TLSPD
haben keine gravierenden Probleme ergeben, die größere Maßnahmen zur Risikominderung
erforderlich machen würden.
7.4 Schlussfolgerung zu den internen Kontrollsystemen des
Generalsekretariats
75. Die Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen für 2020 zeigen, dass das interne Kontrollsystem des
Generalsekretariats effizient und angemessen funktioniert und dass finanzielle und
nichtfinanzielle Risiken in seinen Direktionen beherrscht werden. Bei den Kontrollen wurden
hauptsächlich einige nicht wesentliche Fehler festgestellt und es zeigte sich, dass einige
Verfahren überarbeitet oder IT-Tools ersetzt werden müssen. Die Interne Revision hält die
Kosteneffizienz der Kontrollen des Generalsekretariats für zufriedenstellend. Insgesamt sind
14,7 VZÄ für diese Aufgabe vorgesehen (davon 0,2 VZÄ beim PMO). Die Überprüfung zeigt
auch die Robustheit des Managementsystems, das auf integrierter Software beruht und ein
erhebliches Maß an automatischen Kontrollen umfasst.
76. Die Gesamtschlussfolgerung des von der Internen Revision erstellten Berichts über die
interne Kontrolle ist positiv: Für die meisten Bereiche, in denen die Arbeit des
Generalsekretariats mit einem hohen Risiko verbunden ist, gibt es zuverlässige Kontrollen, und
bei Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen wurde die Aufgabentrennung zwischen verschiedenen
Bediensteten gewahrt. Es wurden keine größeren Mängel festgestellt.21
VIII. Folgemaßnahmen zum Entlastungsbeschluss
2018
77. Am 13. Mai 2020 erteilte das Europäische Parlament die Entlastung1 für die Ausführung
des Haushaltsplans für das Haushaltsjahr 2018. Im Folgenden wird auf die Folgemaßnahmen zu
den Bemerkungen im Entlastungsbeschluss eingegangen.
Prüfung der Verwaltungsausgaben (Ziffern 5 und 15 des
Entlastungsbeschlusses)
78. Ziffer 5: Die Fehlerquoten bei den Verwaltungsausgaben liegen seit mehreren Jahren
unter der Wesentlichkeitsschwelle, und das Prüfungsrisiko in diesem Bereich wird als gering
eingestuft. Wir weisen unsere Prüfungsressourcen auf der Grundlage einer globalen
Risikobewertung den fehleranfälligeren Bereichen zu, mit denen wir uns im Hinblick auf die
Erstellung der Zuverlässigkeitserklärung befassen.
79. Zu unseren Prüfungsarbeiten zur Erstellung der Zuverlässigkeitserklärung gehört im
Bereich der Verwaltungsausgaben jedoch seit mehreren Jahren mehr als nur die Untersuchung
einer repräsentativen Stichprobe von Vorgängen, internen Kontrollsystemen, jährlichen
Tätigkeitsberichten und sonstigen Governance-Regelungen. Während diese Arbeiten bereits
ein breites Themenspektrum abdecken, analysierten wir im Rahmen der
Zuverlässigkeitserklärung 2018 auch die Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge für Bau-
und Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Sicherheit von Personen und Gebäuden.
Unser zusätzliches Thema für 2019 waren der von 2012 bis 2018 in allen Organen und
Einrichtungen zu verzeichnende Anstieg der Zahl der Vertragsbediensteten und die damit
verbundenen Zahlungen. Ein weiterer Aspekt, den wir für 2019 im Bereich der internen
Kontrollsysteme untersuchten, waren die Überwachungs- und Kontrollsysteme des
Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses, des Europäischen Ausschusses der Regionen
und des Europäischen Datenschutzbeauftragten. Dies ist die erste Prüfung in einem Zyklus, der
alle Organe und Einrichtungen umfassen wird.
80. Wir sind der Auffassung, dass die verschiedenen Komponenten der oben genannten
Arbeiten im Ergebnis dazu führen werden, dass der Hof die Schwachstellen bei den
Verwaltungsausgaben der einzelnen Organe in einem Zyklus von wenigen Jahren analysiert.
Dieser Ansatz ist voll und ganz mit dem Risikoprofil des Prüfungsbereichs
Verwaltungsausgaben vereinbar.
81. Ziffer 15: Die Zahl der untersuchten Vorgänge ist für die MFR-Rubrik repräsentativ und
spiegelt das Risiko in diesem Bereich wider. Eine erhebliche Erhöhung der Zahl der Vorgänge in
diesem Bereich würde zusätzliche Ressourcen erfordern, die möglicherweise nicht in einem
angemessenen Verhältnis zum Risiko stehen. Zusätzlich zur Antwort auf Ziffer 5 möchten wir
1
Beschluss 2019/2059 (DEC) des Europäischen Parlaments.22 jedoch darauf hinweisen, dass wir die Stichprobe der Vorgänge für die MFR-Rubrik 5 für die Zuverlässigkeitserklärung 2020 auf 48 erweitert haben. 82. Es sei auch daran erinnert, dass wir uns bei unseren Wirtschaftlichkeits- und Compliance- Prüfungen regelmäßig spezifischen Themen in diesem Bereich widmen. So untersuchten wir beispielsweise die Gebäudeverwaltung (Sonderbericht Nr. 34/2018), die Umsetzung der Überarbeitung des Statuts im Jahr 2014 (Sonderbericht Nr. 15/2019) und die allgemeinen Auswahlverfahren und Personalausleseprozesse bei EPSO (Sonderbericht Nr. 23/2020). 83. Hinsichtlich der Vorlage eines unabhängigen Jahresberichts über die EU-Organe (wie wir ihn bereits für die Agenturen der EU vorlegen) möchten wir darauf hinweisen, dass der Hof gemäß dem Vertrag verpflichtet ist, eine Zuverlässigkeitserklärung abzugeben, die die Organe und Einrichtungen abdeckt, während die Gründungsverordnung der meisten Agenturen die Abgabe eines gesonderten Prüfungsurteils durch den Hof vorsieht. Zeitrahmen des Verfahrens zur Entlastung des Hofes (Ziffer 7 des Entlastungsbeschlusses) 84. Der Hof ist verpflichtet, die vom Gesetzgeber festgelegten Entlastungsfristen einzuhalten. Wir sind bestrebt, unsere Jahresberichte möglichst sogar noch früher vorzulegen, ohne die Qualität unserer Prüfungsarbeit zu beeinträchtigen. Prüfung der Ausgaben des PMO (Ziffern 8 des Entlastungsbeschlusses) 85. Der für die Leistungen des PMO gezahlte Betrag belief sich 2017 auf 216 732 Euro, 2018 auf 268 610 Euro und 2019 auf 293 238 Euro. Wie in den Jahren 2017 und 2018 fielen darunter Leistungen im Zusammenhang mit Ruhegehältern, Zulagen, finanziellen Ansprüchen, Gehaltsabrechnungen und Dienstreisen der Mitglieder und Bediensteten des Hofes. Für die höheren Kosten im Jahr 2018 gibt es zwei Gründe: i) Auslagerung unseres Dienstreisemanagements am 1. März 2017 an das PMO; ii) Anstieg der Zahl der Dienstreisen im Jahr 2018. Der leichte Anstieg der Kosten für die Leistungen des PMO im Jahr 2019 ist auf einen Anstieg des Dienstleistungspreises (2 %) und eine leichte Zunahme der Tätigkeiten (mehr vom PMO bearbeitete Dossiers) zurückzuführen. Die in Ziffer 8 des Entlastungsbeschlusses genannten Zahlen entsprechen dem Haushaltsbetrag. Anfang 2021 wurde die Haushaltslinie 1655 auf die Kommission übertragen, um ihr direkten Zugang als für die Ausführung zuständiges Organ zu ermöglichen. Das PMO stellt dem Hof keine Zahlungen mehr in Rechnung.
23
Nutzung der Dienstfahrzeuge (Ziffer 10 des Entlastungsbeschlusses)
86. Im Zusammenhang mit der Nutzung der Dienstfahrzeuge haben wir seit Inkrafttreten der
neuen Vorschriften erhebliche Kosteneinsparungen festgestellt. Dies zeigt sich am Rückgang
der zusätzlichen Erstattungskosten für die Nutzung von Fahrzeugen für andere Zwecke als die
Wahrnehmung von Amtspflichten:
Abbildung 2 – Fluktuation bei der Erstattung von Gebühren für
Dienstfahrzeuge (Zeitraum 2016-2020)
= Wert des Vorjahres
12 210 Euro 3 539 Euro 2 809 Euro 833 Euro 96 Euro
-71 % -21 % -70 % -88 %
Quelle: SG1-DHR.
87. Auch beim Kraftstoffverbrauch wurden erhebliche Einsparungen erzielt. 2020 war jedoch
angesichts der gesundheitlichen Lage und der Reisebeschränkungen ein außergewöhnliches
Jahr.
Abbildung 3 – Ausgaben für Tankkarten (Zeitraum 2013-2020)
Quelle: SG1-DHR.
88. Hinsichtlich der Nutzung von Dienstfahrzeugen für private Zwecke hat sich im Jahr 2020
nichts geändert.24 Zentrale Leistungsindikatoren (Ziffer 11 des Entlastungsbeschlusses) 89. Im Januar 2021 nahm der Hof seine neue Strategie für den Zeitraum 2021-2025 an. Wir stellen zurzeit Überlegungen an, ob unsere Leistungsindikatoren überarbeitet und/oder stärker an unsere strategischen Ziele angepasst werden müssen. In diesem Zusammenhang werden wir auch untersuchen, wie der Mehrwert unserer Arbeit für unsere institutionellen Interessenträger, d. h. das Europäische Parlament, den Rat und die nationalen Parlamente, am besten gemessen werden kann. 90. Im Zeitraum 2018-2020 holten wir im Rahmen von Umfragen die Ansichten unserer Interessenträger zur Wirkung und Sachdienlichkeit unserer Berichte ein. Diese Umfragen wurden allen Adressaten unserer Berichte übermittelt, z. B. den MdEP und den Sekretariaten der Ausschüsse des Europäischen Parlaments. Die Ergebnisse wurden in unseren Tätigkeitsberichten veröffentlicht. Für 2020 beurteilten 75 % der Umfrageteilnehmer die Wirkung unserer Berichte mit "sehr hoch" oder "hoch" (2019: 81 %, 2018: 78 %). Darüber hinaus betrachteten 84 % der Umfrageteilnehmer die Arbeit des Hofes als "sehr sachdienlich" oder "sachdienlich" (2019: 88 %, 2018: 87 %). Anwesenheit der Mitglieder des Hofes (Ziffern 17 und 18 des Entlastungsbeschlusses) 91. Ziffer 17: Wir führen regelmäßig Aufzeichnungen über die Anwesenheit der Mitglieder bei den Sitzungen des Hofes, des Verwaltungsausschusses und der Kammern. Der Jährliche Tätigkeitsbericht 2020 des Hofes enthält erstmals diesbezügliche Informationen. Statistiken über die Anwesenheit der Mitglieder werden auch in den kommenden Jahren vorgelegt werden. 92. Ziffer 18: Die Mitglieder des Hofes haben ebenso wie die Amtsträger in vergleichbaren Positionen in anderen EU-Organen keinen Anspruch auf Jahresurlaub. Der Hof hat in seiner Geschäftsordnung ein Verfahren festgelegt, wonach das Mitglied, das den Vorsitz einer Sitzung des Hofes, einer Kammer oder eines Ausschusses führt, die Anwesenheit und Abwesenheit von Mitgliedern aufzeichnet. Abwesende Mitglieder können auf hinreichend begründeten schriftlichen Antrag aus bestimmten Gründen – Krankheit, schwerwiegende familiäre Gründe, höhere Gewalt oder Dienstreisen – entschuldigt werden. Das Sekretariat des Hofes führt ein Register mit diesen Informationen und allen Belegen. Ethikrahmen des Hofes (Ziffern 28, 30 und 31 des Entlastungsbeschlusses) 93. Ziffer 28: Im Dezember 2020 aktualisierte der Hof den für seine Mitglieder geltenden Ethikrahmen, um den Empfehlungen aus dem im Jahr 2019 von den Obersten Rechnungskontrollbehörden Polens und Kroatiens durchgeführten Peer-Review-Verfahren zur Ethik sowie den Empfehlungen des Europäischen Parlaments Rechnung zu tragen. Die Mitglieder des Hofes müssen nun eine Interessenerklärung abgeben, die jedes Jahr erneuert
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