Herzlich Willkommen! Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen - Präsentation Moderation
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Herzlich Willkommen!
Prozesse im Personalwesen:
einfach optimieren und managen
Präsentation Moderation
Hans Haslberger Philipp Wachenfeld
haslberger.net Signavio GmbH
HR Consultants
www.haslberger.net
Prozesse im Personalwesen
Einfach optimieren und managen
Ein Webinar von Hans Haslberger
www.haslberger.net
Inhalt Was nützt Ihnen das Webinar? ▪ Anforderungen an moderne Personalarbeit – Warum Prozesse managen? ▪ HR Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren ▪ HR Prozessmanagement – Wie führen ich es im Unternehmen ein? www.haslberger.net 3
.
haslberger net HR Consultants
Wer wir sind
▪ Netzwerk freiberuflichen Personalexperten
▪ Schwerpunkte :
▪ HR Interim Management
▪ HR Managementberatung
▪ HR Prozessmanagement und –optimierung
▪ HR Projektmanagement
▪ Alle unsere HR Manager haben jahrelange Erfahrungen als Personalmanager
in großen und mittleren Unternehmen
▪ Hans Haslberger ist zertifizierter Prozessmanager
www.haslberger.net 4
Anforderungen an moderne Personalarbeit
Was wird von der Personalabteilung erwartet?
Früher
▪ Verwaltung der Personalakten Strategie Strategie
▪ Abrechnung der Löhne und Gehälter Betreuung Betreuung
▪ Organisation von
Personalentwicklungsmaßnahmen nach Verwaltung Verwaltung
Vorgabe der Führungskräfte
▪ Durchführung der arbeitsrechtlichen
Maßnahmen
Heute
▪ Strategische Partnerschaft zum
Business
▪ Proaktives Handeln und Gestalten
▪ Umgang mit neuen
Organisationsstrukturen
▪ Mitarbeiterorientierung
▪ Change Manager
▪ Führungscoach
▪ prozessorientiertes Denken
www.haslberger.net 5HR Prozesse dokumentieren
Was ist ein Prozess?
Ein Geschäftsprozess ist ein Vorgehensmodell
◼ für häufig wiederkehrende Abläufe mit hoher Standardisierung,
◼ die ein definiertes Startereignis und Endergebnis haben,
◼ deren einzelne Handlungsschritte generell in der gleichen
Reihenfolge ablaufen,
◼ an denen mindestens 2 Personen beteiligt sind
◼ und aus deren Ergebnis sich Qualitäts-, Effizienz,- Kosten- oder
personal-steuerungsrelevante Kennzahlen generieren lassen.
◼ Und: Immer am Kunden orientiert!
Nicht alle Handlungsabläufe sind Geschäftsprozesse!
Einige Handlungsabläufe oder Aufgaben, die nur sporadisch anfallen, sind in
Anweisungen und Regelungen abzulegen oder bedürfen einer individuellen /
problemlösungsorientierten Bearbeitung.
www.haslberger.netHR Prozesse dokumentieren
Welche Prozesse haben wir im Personalwesen?
Wir unterscheiden zwischen
IST und SOLL Prozessen !
HR Management Prozesse
HR- Strateg. HR- HR-
Strategie Personal- Controlling Opti-
planung mierung
HR Kernprozesse
Recruiting Integration Einsatz Entwicklung Versetzung Austritt
Reisekosten Personal- Kompetenz-
Verwaltung Zeitwirtschaft Abrechnung Vergütung Sonstiges
marketing management
HR Service Prozesse (unterstützend) HR Basisinstrumente
www.haslberger.net 7Prozesse dokumentieren
Die Gliederung der Prozesse in Ebenen
Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die
Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme
Aktenpflege
Zeitkontenpflege
Krankmeldung
Zeitwirtschaft Urlaubsmeldung
Personal- Anweisungen
verwaltung Gleitzeit
...
Abrechnung
...
Arbeits-
Organisationseinheit Prozessebene 0 Prozessebene 1 Prozessebene 2
anweisungen
www.haslberger.net 8Prozesse dokumentieren
Die Prozesslandkarte
Ebene
0
Ebene
1
Ebene
2
www.haslberger.net 9Prozesse dokumentieren
IST Prozess wie dokumentieren?
Prozessteckbriefe
(SIPOC)
▪ beschreiben den Ablauf eines
Prozesses in Worten
▪ liefern die nötigen Informationen
für den Prozess
▪ beschreiben das Ergebnis des
Prozesses
▪ zeigen die Beteiligten des
Prozesses
▪ sind leicht zu erstellen
www.haslberger.net 10Prozesse dokumentieren
IST Prozess wie dokumentieren?
Prozessteckbriefe
(SIPOC)
▪ beschreiben den Ablauf eines
Prozesses in Worten
▪ liefern die nötigen Informationen
für den Prozess
▪ beschreiben das Ergebnis des
Prozesses
▪ zeigen die Beteiligten des
Prozesses
▪ sind leicht zu erstellen
www.haslberger.net 11Prozesse dokumentieren
IST Prozess wie dokumentieren?
Prozessteckbriefe
(SIPOC)
▪ beschreiben den Ablauf eines
Prozesses in Worten
▪ liefern die nötigen Informationen
für den Prozess
▪ beschreiben das Ergebnis des
Prozesses
▪ zeigen die Beteiligten des
Prozesses
▪ sind leicht zu erstellen
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Prozesse dokumentieren
IST Prozess wie dokumentieren?
Workflows
▪ stellen den Ablauf des Prozesses
graphisch dar
▪ Lassen Optimierungsmöglichkeiten
schnell erkennen
▪ sind eine gute Möglichkeit neue
Beteiligte einzuarbeiten
▪ erfordern Kenntnisse in
Notationstechniken
Start/Ende Task OR Gateway
erinnert X
Information Prozessweg Text
Textfeld
www.haslberger.net 14Prozesse dokumentieren
Notation – BPMN „Probezeitgespräch“
Personal-
abteilung
02-06-01
AG Start/Ende
Kündigung
+
Task
erinnert
ordnet erstellt
erinnert
HR IT
Stamm- Kündi-
an PZB
daten zu gung OR Gateway
X
Information
gibt PZB
frei
Führungskraft
Übernahme?
Ja gibt
erstellt unter-
Stellung-
PZB nahme ein schreibt
MSS
Fachbereich
Gefährdet
Ja
Übernahme? gibt
Prozessweg
bespricht Stellung-
Nein nahme ein
Text
Mitarbeiter
Textfeld
erhält
Kündi-
gung
www.haslberger.net 15Prozesse optimieren Beispiel Beförderung www.haslberger.net
Prozesse optimieren
Leitfragen
▪ Wurde mit allen Prozessbeteiligten gesprochen?
▪ Sind die Prozessziele beschrieben und werden sie erfüllt?
▪ Werden Ressourcen verbraucht, ohne zur Erreichung von geplanten Prozessergebnissen
beizutragen?
▪ Können die Prozesskosten (bei gleichem Prozessergebnis) gesenkt werden?
▪ Können die Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden?
▪ Gibt es Medienbrüche?
▪ Gibt es redundante Datenerfassung, welche Anforderungen bestehen an die Datenstandards/-
qualität?
▪ Können interne und/oder externe Schnittstellen verringert werden?
▪ Können Kommunikations- und/oder Entscheidungswege vereinfacht werden?
▪ Besitzt der jeweilige Prozessbeteiligte alle notwendigen Kenntnisse, Informationen und
Befugnisse?
▪ Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt?
www.haslberger.netProzessmanagement Wer ist für den Prozess verantwortlich? Planung und Einführung Prozessgrenzen Dokumentation Führung Schulung Optimieren / KVP Auditieren Kennzahlen Zielerreichung Processowner im Stab Processowner in der Linie Processowner als Team + Einheitliche Standards + Hoher Fachbezug + Prozesse übergreifend + Übergreifende Koordination + Kapazitäten in eigener Linie abgestimmt und koordiniert + Keine Abteilungsblindheit + Klare Zuständigkeit + Klare Kapazitäten + Klare Kapazitäten + Integration ins Tagesgeschäft + Hohe Umsetzungschancen - Geringe Akzeptanz - Keine übergreifende - Hohes Konfliktpotential im Fachbereich Koordination - Größerer Führungskreis - Geringe Fachkenntnis - Distanz fehlt - Team zwischen den Stühlen - Keine Umsetzungsmacht - Konflikt mit anderen Abteilungen - Abstimmung kostet Zeit - Fehlende Kundensicht möglich - Keine Einzelverantwortung - „Schwarzer Peter“ www.haslberger.net 18
Prozessmanagement
Nach der Optimierung ist vor der Optimierung – der Regelkreis
✓ Optimierungsorganisation etablieren
Management
✓ Einheitliche Notationsnorm erstellen
✓ Feste Termine zum Prozessreview
✓ Regelmäßige Befragungen der Kunden
und des Managements
✓ Stakeholder einbinden (Betriebsräte,
zufriedenheit
Externe, Mitarbeiter, Führungskräfte)
forderung
Kunden-
Kunden-
Plan Do
✓ Einheitliches Vorgehen bei der
Optimierung festschreiben.
Act Check
www.haslberger.net 19Kontakt
.
haslberger net HR Consultants
Hans Haslberger
Parkstr. 31
82131 Gauting bei Starnberg
http://www.haslberger.net
fon: +49 89 4122 95 22
e-mail: kontakt@haslberger.net
www.haslberger.net 24.05.2012 Seite 20Bleiben Sie in Kontakt!
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haslberger.net Signavio GmbH
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kontakt@haslberger.net webinar@signavio.com
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