KANTONALES STEUERAMT ZÜRICH
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Success Story KANTONALES STEUERAMT ZÜRICH «Mithilfe der Input-Management-Lösungen von Interact Consulting und des elektronischen Archivs ARTS konnten wir die manuelle Bearbeitung des 23 Kilometer hohen Aktenbergs um über 90 Prozent reduzieren.» LIC. IUR. PETER SEIDLER, Chef Bereich Logistik
KANTONALES STEUERAMT ZÜRICH
Mit über 700 Mitarbeitenden ist das Kantonale digkeit fallen, und stellt Anträge zu Gesetzesvorla-
Steueramt Zürich die grösste Steuerverwaltung der gen und Ausführungsvorschriften für die kantonalen
Schweiz. Jährlich werden rund 850 000 Steuer- und kommunalen Steuern. Insbesondere obliegt
erklärungen von natürlichen und juristischen Personen ihm die Veranlagung der direkten Steuern von
verarbeitet. Das Kantonale Steueramt Zürich vollzieht Bund, Kanton und Gemeinden.
die kantonalen und eidgenössischen Steuergesetze,
BRANCHE
erlässt allgemeine Anordnungen, die in seine Zustän- Öffentliche Verwaltung
WICHTIGSTE ERGEBNISSE
• Steigerung der Verarbeitungseffizienz und damit Einsparung von Zeit und Kosten
• Verarbeitung von jährlich über 50 Millionen Seiten elektronisch und in Papierform eingereichter
Steuererklärungen in den Scan-Zentren der Gemeinden
• Zusätzliche Verarbeitung von jährlich über 6 Millionen Papierseiten und elektronischen Meldungen
im Kantonalen Steueramt Zürich
• Ablage der Dokumente als hoch komprimierte Farbbilder im Format JPEG 2000 Part 6 (ISO 15444-6)
• Papierarmer, elektronischer Dokumentenzugriff durch Kanton und Gemeinden, Wegfall
des Aktenverkehrs
• Ein Dokumentenverwaltungs- und Archivsystem ARTS sowohl für das Kantonale Steueramt Zürich
als auch für alle 171 Gemeindesteuerämter
• Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in der Arbeit mit elektronischen Akten
• Bessere Nutzung der Personalressourcen
• Hohe Auskunftsbereitschaft gegenüber Steuerpflichtigen
FAZIT Vom Aktenberg zum Datenfluss: Mit den die Dokumente zu und das auch direkt aus den
Lösungen von Interact Consulting und Uptime Services verschiedenen Veranlagungsapplikationen. Das Kan-
hat der Kanton Zürich dieses Ziel erreicht. Papier- tonale Steueramt Zürich hat sich den Herausforde-
arme Verarbeitung, Nachvollziehbarkeit, Effizienz rungen der modernen Dokumentenverarbeitung
sowie Einsparungen in Zeit und Kosten definieren gestellt, ist bestens für die Zukunft gerüstet und
heute den Prozess. Verkürzte Informationswege steht mit seinen realisierten Prozessen und Lösungen
verbessern und beschleunigen die Zusammenarbeit. auch im internationalen Vergleich ganz weit vorn.
Schnell und einfach greifen die Mitarbeitenden aufAUSGANGSLAGE Als grösste kan-
tonale Steuerverwaltung der Schweiz verarbeitet
das Kantonale Steueramt Zürich jährlich über
850 000 Steuererklärungen. Diese Arbeit wurde
früher vor allem von einem bestimmt: langen Warte-
zeiten. In der Vergangenheit erfolgte der Informati-
onsaustausch zwischen den Gemeinden und den
Einschätzungsabteilungen der kantonalen Steuerver-
waltung mittels Papier, denn die Papierdokumente
waren die wichtigsten Informationsträger. Die Be-
wirtschaftung der unterschiedlichen Aktenstandorte «Dank den Erfassungs- und Dokumen-
war personal- sowie kostenintensiv und behinderte tenverwaltungslösungen von Interact
ein effizientes Zusammenarbeiten zwischen dem Consulting konnten wir mit unserem
Kanton Zürich und seinen 171 Gemeinden. Projekt RE02 den Paradigmenwechsel
vom Papier zur papierarmen Verarbei-
PROJEKT Ziel war es, die bisherigen Ab- tung verwirklichen. Ein entscheidender
läufe durch einen modernen und effizienten Prozess Meilenstein für unser Amt.»
zu ersetzen. Die Umsetzung erfolgte im Kontext der LIC. IUR. PETER SEIDLER
Zentralisierung des kantonalen Steueramts sowie des
Programms ZüriPrimo. Diese Zentralisierung hatte steigern und die Kosten zu senken. Im Kernprozess
zum Ziel, die bisher über das gesamte Kantons- der Steuerveranlagung musste die bisherige lang-
gebiet verteilten Einschätzungsabteilungen des same, papiergestützte Aktenverwaltung durch den
kantonalen Steueramts an einem Standort in der schnellen Zugriff auf eine elektronische Steuerakte
Stadt Zürich zu konzentrieren. Dies war aber nicht ersetzt werden.
nur eine organisatorische und logistische, sondern
auch eine grosse technische Herausforderung. Sämtliche bestehenden Papierdokumente, die für
Denn sie erforderte, die bisher eingesetzten Hilfsmit- den Veranlagungsprozess benötigt werden, wurden
tel und Verfahren zu modernisieren, die Effizienz zu darum vollständig gescannt, automatisch klassifiziert
Meldung Scanning Barcode OCR-Erkennung
Steuerkommissär Belege E-Meldung Interpretationund in das Dokumentenverwaltungs- und Archiv- LÖSUNG Mit der Einführung von CaptureTax
system ARTS überführt. Heute werden alle neuen und ARTS wurde der Zugriff auf die Papierakten über-
Steuererklärungen unmittelbar nach dem Eingang in flüssig. Das Kantonale Steueramt hat heute eine sichere,
den Gemeinden mit der von Interact Consulting jederzeit nachvollziehbare elektronische Aktenverarbei-
entwickelten Lösung CaptureTax gescannt und ver- tung und erreichte eine signifikante Effizienzsteigerung.
arbeitet. CaptureTax klassifiziert die über 200 unter-
schiedlichen Dokumententypen einer Steuererklä- VOM PAPIERBERG ZUM DATENFLUSS Für die feh-
rung überwiegend automatisch. Die Angaben der lerfreie und sichere Darstellung der elektronischen
Steuerpflichtigen werden mittels OCR gelesen und Dokumente werden diese vollständig in Farbe verar-
den Lösungen für die Steuerfestsetzung zugeführt. beitet. Die hochauflösenden Farbbilder werden stark
Das Projekt RE02 wurde im Rahmen des Programms komprimiert, ohne dass dies zu Qualitätseinbussen
ZüriPrimo früh in Angriff genommen, um auch die führt. Dazu wird das Bildformat JPEG 2000 Part 6
logistischen Voraussetzungen und Synergien für den eingesetzt. Das Scanning und die Verarbeitung der
Erfolg des Zentralisierungsprojekts zu schaffen. RE02 eingehenden Steuererklärungen sind im Kanton
wurde im Sommer 2009 erfolgreich als erstes Pro- Zürich dezentral organisiert. Die Städte Winterthur
jekt aus dem Programm ZüriPrimo beendet. und Zürich verarbeiten mit CaptureTax jährlich über
50 Millionen Seiten. Während die Gemeinden die
Zur Realisierung dieses anspruchsvollen Vorhabens Veranlagung des Grossteils der Steuerfälle im Auf-
hat sich das Kantonale Steueramt Zürich für Interact trag des Kantons selbständig ausführen, gelangen
Consulting als Generalunternehmer entschieden. die komplexeren Fälle zum kantonalen Steueramt.
Ausschlaggebend war das grosse Know-how von Vielfach werden für diese Steuerfälle weitere Doku-
Interact Consulting bezüglich Scann- und Erfassungs- mente benötigt, die bei den Steuerpflichtigen ein-
systemen, elektronischer Archivierung und den gefordert werden. Die Gesamtlösung wurde und wird
Anforderungen der Steuerverwaltungen. Denn in kontinuierlich ausgebaut und so werden heute auch
Bezug auf die Vielschichtigkeit der Prozesse und elektronische Meldungen aus anderen Kantonen, elek-
deren technischer Unterstützung sprechen das Kan- tronisch eingereichte Steuererklärungen natürlicher
tonale Steueramt Zürich und Interact Consulting die Personen und Steuererklärungen juristischer Personen
gleiche Sprache. automatisch verarbeitet und in ARTS abgelegt.
Validierung Signalisierung Veranlagungslösung Export Validierung
Datenbank ArchivELEKTRONISCHE STEUERERKLÄRUNG Das Projekt elektronisch über die Datenplattform sedex ausge-
ZüriPrimo RE05 setzt einen wichtigen Teil der E- tauscht. Die Informationen werden in CaptureTax au-
Government-Strategie der Zürcher Regierung um: die tomatisch verarbeitet, indem die Inhalte analysiert und
Anbindung von Steuerpflichtigen und Treuhändern an richtig zugewiesen werden. Nach der Verarbeitung
ein Online-Steuerportal. Nach der vollständig Web- werden die Meldungen ebenfalls in ARTS überführt.
basierten Dateneingabe wird eine Quittung erstellt,
die der Steuerpflichtige unterzeichnet und seiner JURISTISCHE PERSONEN 2012 wurde die Lösung
Gemeinde zusammen mit den erforderlichen Belegen um die Verarbeitung von Steuererklärungen juristischer
zustellt. In einem der Scan-Center werden die Doku- Personen im Massenscannverfahren erweitert. Die
mente gescannt, klassifiziert und elektronisch gelesen. eingereichten Formulare und Dokumente werden
Wird eine Quittung erkannt, erfolgt automatisch die durch CaptureTax automatisch erkannt und klassifi-
Freigabe der zuvor elektronisch eingereichten Daten. ziert und für die weitere Verarbeitung durch die
Die gescannten Belege des Steuerpflichtigen sowie Steuerfachpersonen in ARTS überführt.
die elektronisch eingereichten Daten gelangen in
die Veranlagungslösungen der Gemeinden und in das EIN ZENTRALES ARCHIV FÜR ALLE 250 Millionen
zentrale Archiv ARTS. Diese hybride Lösung vereint so Dokumente befanden sich zu Beginn des Jahres 2013
wirkungsvoll das Beste aus beiden Welten: schnelle bereits im zentralen elektronischen Dokumenten-
und fehlerfreie elektronische Datenübermittlung verwaltungs- und Archivsystem ARTS. Und jährlich
sowie rechtssichere Unterschrift und einfache, pa- kommen weit über 50 Millionen neue Seiten hinzu.
piergestützte Belegeinreichung. Sowohl das kantonale Steueramt als auch die 171
Gemeindesteuerämter greifen in Sekundenbruch-
CH-MELDEWESEN STEUERN Das Projekt CH-Mel- teilen auf das zentrale Archivsystem zu. ARTS ist
dewesen Steuern der Schweizerischen Steuerkonfe- über Schnittstellen mit der Veranlagungsapplikation
renz regelt den Meldungsaustausch zwischen den NAPEDUV des kantonalen Steueramts und mit den
kantonalen Steuerämtern und bezieht auch die Eidge- verschiedenen Lösungen der Gemeindesteuerämter
nössische Steuerverwaltung sowie die Ausgleichs- verbunden. Per Knopfdruck haben die Mitarbeiten-
und Verbandskassen der AHV/IV mit ein. Inhalte und den jeden Steuerfall und jedes dazugehörige Doku-
Darstellung der Meldungen sind normiert und werden ment sofort auf ihrem Bildschirm.
OCR-Erkennung Barcode Scanning Belege Steuerakte
Intelligente Verarbeitung im Kanton Zürich: Jährlich werden in den
Scan-Zentren der Gemeinden über 50 Millionen Seiten gescannt,
elektronisch gelesen und im Dokumentenverwaltungs- und Archiv
system ARTS abgelegt. Das kantonale Steueramt verarbeitet zusätzlich Meldung
6 Millionen weitere Dokumente aus Meldungen und Auflagen.INTERACT CONSULTING
Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig.
Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor
Daten und Dokumente intelligent erfassen, inhabergeführte Interact Consulting AG ent
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transformieren, erschliessen und weiterleiten. und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für
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und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und ten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im
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