KOMMENTIERTES PFLICHTENHEFT VERWALTUNG STOCKWERKEIGENTUM
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In Zusammenarbeit mit Tool 5 Kommentiertes Pflichtenheft Verwaltung Stockwerkeigentum KTI-Projekt «Luzerner Toolbox» für die Entwicklung von Langzeitstrategien im Stockwerkeigentum Kompetenzzentrum Typologie & Planung in Architektur (CCTP) Institut für Soziokulturelle Entwicklung (ISE) Institut für Betriebs- und Regionalökonomie (IBR)
Das im Rahmen des Forschungsprojekts «Langzeitstrategien
im Stockwerkeigentum (StWE)» entstandene Booklet richtet sich an
StWE-Gemeinschaften und Investoren, die ein Verwaltungs
mandat mit Blick auf eine optimierte Unterhalts-, Erneuerungs- und
Finanzierungsplanung ausschreiben oder konkretisieren möchten.
Es zeigt, worauf bei der Auswahl der Verwaltung geachtet werden
sollte. Häufig werden Leistungen im Bereich der technischen
Bewirtschaftung vernachlässigt oder unklar geregelt, was später
zu Konflikten bei Unterhalt und Erneuerung führt.1 Vor diesem
Hintergrund wird auch dargelegt, wie Leistungen in diesem
Bereich beschrieben werden können und welche Instrumente einer
Verwaltung bei der Umsetzung zur Verfügung stehen.
Insgesamt ergänzt das Booklet damit die «Checkliste: Ausschrei-
bung von Verwaltungsmandaten für Stockwerkeigentum» des
Hauseigentümerverbandes Schweiz2, die als Vorlage für die Aus-
schreibung eines Verwaltungsmandates beigezogen werden kann.
g W
eiterführende Informationen finden sich im Themenbericht zum vorliegen-
den Booklet. Hier wird auch darauf eingegangen, welche Rolle eine Verwaltung
im Bereich Kommunikation und Konfliktmanagement übernehmen kann.
Detaillierte Aussagen zur Frage, wie eine Verwaltung bei der Vorbereitung einer
langfristig angelegten Unterhalts-, Erneuerungs- und Finanzierungsplanung
vorgehen kann und welche Aufgaben dabei zu bewältigen sind, finden sich in
den Booklets und Themenberichten zu «Tool 2: Optimierter Erhaltungsprozess
für StWE» und «Tool 3: Instrumente zur Erneuerungsplanung von StWE».
1 Die technische Bewirtschaftung steht im Leistungs-
auftrag neben der administrativen Verwaltung und
dem Rechnungswesen
2H
EV Schweiz: Checkliste: Ausschreibung von Verwal-
tungsmandaten für Stockwerkeigentum. – Zürich:
Hauseigentümerverband Schweiz; April 2009
21. AUSWAHL DER VERWALTUNG
Da die Verwaltung bei der Generell kommen fachkundige StW-Eigentüme
rinnen und -Eigentümer als interne Verwalter,
Unterhalts-, Erneuerungs- respektive ein Technischer Ausschuss der StWE-
und Finanzierungsplanung Gemeinschaft oder eine externe Verwaltung
eine zentrale Rolle spielt, infrage. Da die Aufgaben und die dazu not-
wendigen Kenntnisse vielfältig sind, empfiehlt
ist es wichtig, den Auftrag es sich, äusserst sorgfältig auszuwählen.
für die Verwaltung einer Dabei sollte die Honorarhöhe nicht das allei
Fachperson zu erteilen. nige Entscheidungskriterium darstellen.
Weitere Kriterien sind:
– Aus- und Weiterbildung in administrativer
Verwaltung und technischer Bewirtschaftung
– (Berufliche) Erfahrung im Umgang mit StWE
– Referenzen
– Räumliche Nähe
– Sozialkompetenz3
– Firmenstruktur (garantierte Stellvertretung bei
Ferienabwesenheiten oder Krankheit)
Mit Blick auf Unterhalt und Erneuerung von
StWE sollte zudem darauf geachtet werden,
dass Erfahrung im Bereich technische Bewirt-
schaftung von StWE vorhanden ist.4
Seitens der Gemeinschaft ist die Verwaltung
in Fünf-Jahresschritten mit der Planung zu
beauftragen, um die notwendige Kontinuität
zu gewährleisten.
3 S. hierzu Themenbericht zu «Tool 6: Kommunikation
und Konfliktmanagement im StWE» (www.hslu.ch/
cctp-stwe).
4V
or allem bei einer internen Lösung durch einen
Ausschuss ist dessen Know-how bzgl. der technischen
Bewirtschaftung sicherzustellen.
52. LEISTUNGEN IM BEREICH TECHNISCHE
BEWIRTSCHAFTUNG
Der Hauseigentümerverband Schweiz HEV UNTERHALTS- UND REPARATURARBEITEN ERGÄNZUNGSVORSCHLAG WEITERE sollten im Sinne einer lang-
schlägt in seiner «Checkliste: Ausschreibung Im Pauschalhonorar enthalten LEISTUNGEN
von Verwaltungsmandaten für Stockwerk – Regelmässige Kontrollbesuche der Liegen- Separate Entschädigung
fristig optimierten Unterhalts-,
eigentum»5 im Bereich der technischen schaft und deren Umgebung zur Überprü- Erneuerungs- und Finanzie-
Falls für die StWE-Liegen-
Bewirtschaftung folgende Leistungen als fung des Gesamtzustandes rungsplanung im Beschrieb
Bestandteile eines Pflichtenheftes vor: – Aufnahme von Bau- und Garantiemängeln schaft noch keine Instrumente
der technischen Bewirtschaf-
im gemeinschaftlichen Teil sowie Informa-
vorhanden sind,
HAUSWARTUNG tion der Eigentümer tung folgende Leistungen
Im Pauschalhonorar enthalten – Auftragsabwicklung dringlicher Massnah- ergänzt werden:
– Erstellen und Überwachen der Haus men, um drohenden oder wachsenden – die den zeitlichen Horizont und langfristigen
ordnung, der Waschküchenordnung und Schaden abzuwenden Finanzbedarf für die Erneuerung der gemein-
des Waschplans – Auftragserteilung im Rahmen der eigenen schaftlichen Bauteile aufzeigen, – Beauftragung von Baufachleuten für die
– Anstellung und Einführung des Hauswartes Finanzkompetenz sowie des bewilligten – einen konkreten Überblick erlauben über alle Durchführung einer Bauzustandsanalyse
in den Aufgabenbereich anhand des Budgets für Reparaturen und Instandsetzung kurz- und mittelfristig geplanten baulichen zur Abklärung des notwendigen Erneuerungs-
Pflichtenheftes und regelmässige Über – Aufnahme und Erledigen von Schadens- Massnahmen sowie bedarfs (im 1. Jahr nach Inbetriebnahme,
wachung der Hauswartarbeiten und Versicherungsfällen – gemeinschaftliche Zielsetzungen für eine danach alle 10 bis 15 Jahre)
– Abschluss, Erneuerung und Kündigung von langfristige Erhaltungsplanung umfassen, – Erarbeitung des «Instruments A: Erneue-
Hauswartverträgen WEITERE LEISTUNGEN rungsterminplan» und einer entsprechenden
Separate Entschädigung Finanzierungsplanung mit «Instrument B:
BEWIRTSCHAFTUNG VON BETRIEBS – Vorbereitung und Begleitung von grösseren Prognose EF»7 (einmalig)
INSTALLATIONEN Unterhalts- und Erneuerungsarbeiten ab – Erarbeitung des «Instruments C: Massnah-
Im Pauschalhonorar enthalten CHF.. ... .. .. ... ... .6 menübersicht»8 (einmalig)
– Prüfung des Zustandes der gemeinschaft – Aufnahme von Garantiemängeln an ge- – Erarbeitung von «Zielsetzungen» zur lang
lichen Anlagen, Einrichtungen und Gebäude meinschaftlichen Teilen fristigen Erhaltungsplanung9 mit der
teile (wie Lift, Heizung, Lüftungen, Wasch- – Veranlassen und Überwachen von Garantie- StWE-Gemeinschaft und Verankerung im
maschinen, Spielplatzgeräte, Mauerwerk, arbeiten Reglement10 (einmalig)
Sicherheitsanlagen, Garagentore etc.) – Zusätzliche Arbeiten, die im Verwaltungs- – Fortschreibung/Aktualisierung der oben
sowie der Umgebung (Zugangswege, Baum vertrag nicht ausdrücklich vereinbart sind genannten Instrumente A, B und C (jährlich)
bestand etc.) – Aktualisierung/Anpassung der «Zielsetzun-
– Erstellen von Zustandsrapporten und gen» (10-Jahres-Rythmus)
5 HEV Schweiz: Checkliste: Ausschreibung von Ver 7 Basierend auf «Tool 3: Instrumente zur Erneue-
Mängellisten zuhanden der Gemeinschaft – Aktualisierung/Anpassung des Reglements
waltungsmandaten für Stockwerkeigentum. – Zürich: rungsplanung von StWE»
– Beschaffung Heizenergie (10-Jahres-Rythmus)
Hauseigentümerverband Schweiz; April 2009 8 Basierend auf «Tool 3: Instrumente zur Erneue-
6 Die Höhe der veranschlagten Summe muss vom rungsplanung von StWE»
Auftraggeber bei Ausschreibung des Verwaltungs- 9 Diese umfassen «Zielsetzung A: Erhaltungsstrate-
mandates definiert werden. gie», «Zielsetzung B: Erhaltungsziel» und «Zielset-
zung C: Finanzierungsplanung»
10 Basierend auf «Tool 4: Musterreglement und
Zielsetzungen für StWE»
6 7Folgende Formulierung zeigt, «Die Auftragnehmerin (Verwaltung) führt11 Sind die vorab auf Seite 7 11 S
ofern vorhanden in Zusammenarbeit mit
die Unterhalts- und Erneuerungsplanung
wie die Zusatzleistungen im der gemeinschaftlichen Teile aus. Diese muss
(2. Spalte) genannten oder den Delegierten eines Ausschusses
12 B
asierend auf «Tool 4: Musterreglement
Verwaltungsvertrag verankert unmittelbar nach Vertragsbeginn an die gleichwertige Instrumente und Zielsetzungen für StWE»
werden können: Hand genommen werden. Basis hierfür bilden bereits vorhanden, empfiehlt 13 B
asierend auf «Tool 3: Instrumente zur
Erneuerungsplanung von StWE»
eine umfassende Bauzustandsanalyse, die
Erarbeitung von ‹Zielsetzungen› für eine
sich eine Konkretisierung 14 B
asierend auf «Tool 3: Instrumente zur
langfristige Erhaltungsplanung12 sowie die der auf Seite 6 aufgeführten Erneuerungsplanung von StWE»
15 S
. «Tool 2: Optimierter Erhaltungsprozess
Erstellung eines langfristig ausgerichteten «Weiteren Leistungen». für StWE»
‹Erneuerungsterminplans›, der eine Übersicht
zum Finanzierungsbedarf enthält13.
Die Erneuerungsplanung wird auf Grundlage Dabei könnte spezifiziert werden, dass die Vor-
einer von Bachfachleuten zu erarbeitenden bereitung, Begleitung und Überwachung um-
ganzheitlichen Erneuerungsstrategie durchge- fassender baulicher Massnahmen (grössere
führt. Die baulichen Massnahmen(-pakete) Unterhalts- und Erneuerungsarbeiten) folgende
werden durch die Auftragnehmerin inklusive Leistungen beinhalten:
Kostenangaben in einer ‹Massnahmenüber-
sicht›14 abgebildet. Die erarbeiteten Instru- – Rechtzeitige Information der StW-Eigen
mente werden durch die Auftragnehmerin tümerinnen und -Eigentümer über notwendi-
jährlich aktualisiert. Die Auftragnehmerin stellt ge Unterhalts- und Erneuerungsarbeiten zur
im Rahmen einer StWE-Versammlung und Werterhaltung und Sicherung der Gebrauchs-
auf Grundlage der Instrumente jährlich den fähigkeit der gemeinschaftlichen Teile
aktuellen Stand der Unterhalts-, Erneuerungs- – Unterbreitung von Vorschlägen zuhanden
und Finanzplanung vor. der StWE-Versammlung (auf Grundlage von
Diese ist von der StWE-Gemeinschaft zu dis Variantenstudien, Vorprojekt und Erneue
kutieren und etappenweise zu genehmigen. rungsstrategie15)
Die Vorbereitung, Begleitung und Über – Umsetzung der Arbeiten an gemeinschaft
wachung der Erneuerungsplanung ist nicht lichen Teilen gemäss Beschlüssen der StWE-
im jährlichen Verwaltungshonorar inbegrif- Versammlung
fen und muss nach Aufwand zusätzlich – Überwachung der korrekten Ausführung aller
honoriert werden.» Massnahmen am gemeinschaftlichen
Eigentum, insbesondere der Unterhalts- und
Erneuerungsarbeiten an Liegenschaft und
Umgebung durch Baufachleute
8 93. HONORAR
Das Pauschalhonorar für Verwaltungen (admi-
A B C nistrativ, technisch und Rechnungswesen) setzt
2015 –2020 sich üblicherweise aus einem Grundhonorar
pro Liegenschaft (ca. 2’000 bis 2’500 CHF jähr-
1 lich) und einem Beitrag pro Wohneinheit
(ca. 350 bis 500 CHF jährlich) zusammen. Hinzu
2 kommen können ca. 30 bis 50 CHF jährlich für
CHF 3 Garageneinheiten.
Die beschriebenen Leistungen
im Bereich Unterhalts- und
Erneuerungsplanung müssen
separat entschädigt werden
(ca. 100 – 150 CHF pro Stunde).
Für umfassende Erneuerungsarbeiten kann die
SIA-Honorarordnung als Grundlage dienen.
114. TOOLS
Im Rahmen des Forschungs- TOOL 1
Informationen zum Stockwerkeigentum
projekts wurden folgende g Booklet und Themenbericht
Tools erarbeitet. Zusammen
TOOL 2
dienen sie einer Umsetzung Optimierter Erhaltungsprozess für
von Langzeitstrategien Stockwerkeigentum g Booklet und Themenbericht
im StWE in den Bereichen TOOL 3
Unterhalt und Erneuerung. Instrumente zur Erneuerungsplanung von
Stockwerkeigentum g Booklet, drei Instrumente
sowie Themenbericht
TOOL 4
Musterreglement und Zielsetzungen für Stock-
werkeigentum g Booklet und Themenbericht mit
Vorschlägen für drei Zielsetzungen
TOOL 5
Kommentiertes Pflichtenheft Verwaltung
Stockwerkeigentum g Booklet und Themenbericht
TOOL 6
Kommunikation und Konfliktmanagement im
Stockwerkeigentum g Booklet und Themenbericht
TOOL 7
Anreize Erneuerung von Stockwerkeigentum
g Booklet und Themenbericht
TOOL 8
Planerische Empfehlungen für Stockwerk
eigentum g Booklet
Alle Themenberichte und Instrumente
der «Luzerner Toolbox» können über
www.hslu.ch/cctp-stwe bezogen werden.
12PROJEKTPARTNER
IMPRESSUM
5. QUELLEN/LITERATUR «Luzerner Toolbox» für die Entwicklung von Langzeitstrategien
im Stockwerkeigentum zur Vermeidung von Sanierungsstau;
KTI-Projekt Nr. 12912.1 PFES-ES
ISBN 978-3-7281-3739-5
(Luzerner Toolbox: 8 Booklets in Schuber)
© 2016, vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich
Birrer, Mathias: Stockwerkeigentum – Kaufen, www.vdf.ethz.ch
finanzieren, leben in der Gemeinschaft – Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek
Ein Ratgeber aus der Beobachter-Praxis, Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation
in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische
5. aktualisierte Auflage. – Zürich: Beobachter-
Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.
Buchverlag; 2011 Das Werk einschliesslich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt.
Jede Verwertung ausserhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes
ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt
HEV Schweiz: Checkliste: Ausschreibung von besonders für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und
Verwaltungsmandaten für Stockwerkeigen- die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.
tum. – Zürich: Hauseigentümerverband HERAUSGEBERIN
Hochschule Luzern – Technik & Architektur Kompetenzzentrum
Schweiz; April 2009
Typologie & Planung in Architektur (CCTP)
AUTOREN BROSCHÜRE
Sommer, Monika: Stockwerkeigentum. – Amelie-Theres Mayer (CCTP), Stefan Haase (CCTP)
Zürich: Hauseigentümerverband Schweiz, LEKTORAT UND KORREKTORAT
1. Auflage 2002, Text in unveränderter Sarah Nigg, Verena Steiner, Angelika Rodlauer
Auflage; 2012. GESTALTUNG
Fabienne Koller, Elke Schultz
PROJEKTPARTNER
– Kommission für Technologie und Innovation KTI
– Gebr. Brun AG, Emmenbrücke; Reto Brun
– Heimberg Immobilien; Daniel Heimberg
– Credit Suisse AG Economic Research; Fredy Hasenmaile
– Raiffeisenbank Zürich; Dominique Läderach
– Bundesamt für Wohnungswesen BWO; Verena Steiner
– Birrer Immobilien Treuhand AG; Adrian Brun
– BEM-Architekten AG; Hansjürg Etter
– Schweizer Stockwerkeigentümerverband; Dominik Romang
– Hauseigentümerverband Schweiz; Monika Sommer
– Umwelt und Energie Kanton Luzern
– Stiftung 3F Organisation
– Nationales Kompetenznetzwerk Gebäudetechnik
und erneuerbare Energien (brenet)
PROJEKTTEAM
Hochschule Luzern – Technik & Architektur
Kompetenzzentrum Typologie & Planung in Architektur (CCTP)
Amelie-Theres Mayer (Projektleitung), Stefan Haase (Co-Projekt
leitung), Doris Ehrbar, Prof. Dr. Peter Schwehr
Hochschule Luzern – Wirtschaft
Institut für Betriebs- und Regionalökonomie (IBR)
Stefan Bruni, Dr. Reto Fanger, Christoph Hanisch, Markus Hess,
Pierre-Yves Kocher, Melanie Lienhard
Hochschule Luzern – Soziale Arbeit
Institut für Soziokulturelle Entwicklung (ISE)
Simon Brombacher, Franco Bezzola
KONTAKT
Amelie-Theres Mayer, cctp.technik-architektur@hslu.ch
14«Luzerner Toolbox» für die Entwicklung von Langzeitstrategien im Stockwerkeigentum
Ziel des Forschungsprojekts war die Erarbeitung einer Toolbox für Stockwerk
eigentümerinnen und -eigentümer, Investoren und Verwaltungen, die
Instrumente zur Prozessoptimierung und Wissensvermittlung beinhaltet.
Die Instrumente dienen gesamthaft einer Umsetzung von Langzeitstrategien
in den Bereichen Unterhalt und Erneuerung.
Neben Informationen für StWE-Käuferinnen und -Käufer, der Darstellung eines
optimierten Erneuerungsablaufs und einem Erneuerungsterminplan mit Kosten-
schätzungen wurden unter anderem Inputs zum Reglement und zu Verwaltungs-
aufgaben sowie ein Kommunikations- und Konfliktmanagementtool entwickelt.
Die ergänzenden Themenberichte und Instrumente zur «Luzerner Toolbox»
sind erhältlich unter www.hslu.ch/cctp-stwe
11.2015
Hochschule Luzern – Technik & Architektur
2531901
Kompetenzzentrum Typologie & Planung in Architektur (CCTP)
Technikumstrasse 21, CH-6048 Horw
T +41 41 349 39 79, cctp.technik-architektur@hslu.ch
SNSA 2
www.hslu.ch/cctpSie können auch lesen
