Microsoft Teams Excellence - Einführung & Funktionalitäten, Handlungsfelder des digitalen Arbeitsplatzes, Best Practices und konkrete ...
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Microsoft Teams Excellence
Einführung & Funktionalitäten, Handlungsfelder
des digitalen Arbeitsplatzes, Best Practices und
konkrete Praxisbeispiele
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Mit G t S chweiz
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Micr I n telligen
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Version 1.0
Stand September 2020
WAS SIE IN DIESEM E-BOOK ERWARTET In diesem E-Book finden Sie grundlegende Informationen zur Architektur und zu Funktionalitäten von Microsoft Teams. Wir zeigen die vier Hand- lungsfelder eines digitalen Arbeitsplatzes Kommunikation, Kollaboration, Prozesse und Wissen auf und erläutern, wie diese in Teams abgebildet wer- den können. In einem Gastbeitrag von Microsoft Schweiz machen wir einen Exkurs in das Thema der künstlichen Intelligenz und zeigen zum Schluss- konkrete Beispiele aus der Praxis auf. Herausgeber: © IOZ AG St. Georg-Strasse 2a 6210 Sursee +41 41 925 84 00 www.ioz.ch
INHALTSVERZEICHNIS
DIE AUTOREN....................................................................................................................................1
EINFÜHRUNG UND FUNKTIONALITÄTEN.........................................................................2
ARCHITEKTUR VON TEAMS................................................................................................3
FUNKTIONALITÄTEN................................................................................................................3
DIE VIER HANDLUNGSFELDER EINES DIGITALEN ARBEITSPLATZES IN
TEAMS ABBILDEN................................................................................................ 13
KOMMUNIKATION: INFORMATIONEN WIRKUNGSVOLL VERTEILEN.......... 13
KOLLABORATION: INTERN UND EXTERN PRODUKTIV ZUSAMMEN-
ARBEITEN.................................................................................................................................... 14
PROZESSE: PROZESSE MANAGEN, OPTIMIEREN UND AUTOMATI-
SIEREN........................................................................................................................................... 16
WISSEN: WISSEN ABSPEICHERN UND WIEDERFINDEN................................... 18
BEST PRACTICES ZUM START UND DER EINFÜHRUNG VON TEAMS........... 22
START UND GOVERNANCE.............................................................................................. 22
EXPERIMENT............................................................................................................................. 23
SACALE........................................................................................................................................ 23
EXKURS: KÜNSTLICHE INTELLIGENZ UND BOTS IN TEAMS..............................24
GASTINERVIEW MIT MARC HOLITSCHER................................................................. 24
BOTS IN MICROSOFT TEAMS........................................................................................... 26
CASE STUDIES: EINFÜHRUNG UND NUTZUNG VON MICROSOFT TEAMS
IN DER PRAXIS.............................................................................................................................. 32
BALTHASAR + CO. AG: TEAMS TROTZ WENIG ZEIT STRUKTURIERT
EINGEFÜHRT............................................................................................................................. 32
ANDERMATT BIOCONTROL SUISSE AG: MIT TEMAS AUCH ÜBER
LANDESGRENZEN HINWEG ZUSAMMENARBEITEN..........................................34
HKG ENGINEERING AG: DANK BIG PICTURE DIE PRIORITÄTEN
RICHTIG GESETZT.................................................................................................................. 35
WEITERFÜHRENDE RESSOURCEN.................................................................................... 37
1
DIE AUTOREN
Samuel Alessandri, CEO IOZ David Mehr, Leiter Collaboration IOZ
Jona Roy, René Lötscher,
Projektleiter Prozessmanagement IOZ Leiter Customer- & IT-Services IOZ
Flavian Burtolf, Marc Holitscher,
Projektleiter Collaboration IOZ National Technology Officer und
Mitglied der Geschäftsleitung
von Microsoft Schweiz
2 EINFÜHRUNG UND FUNKTIONALITÄTEN Im Frühling 2020 hat die Digitalisierung und mit ihr das ortsunabhängige Arbeiten einen enormen Aufschwung erlebt. Der grosse Star und Profiteur im Microsoft-Universum war Teams. Die Nutzung der Zusammenarbeits-Ap- plikation hatte derart massiv zugenommen, dass Microsoft verschiedenste Massnahmen zur Schonung der Server-Ressourcen implementieren muss- te, damit Nutzung und Performance der Services benutzerfreundlich blie- ben. Microsoft Teams ist als «Hub for Teamwork» die zentrale Anlaufstelle für die produktive Zusammenarbeit im Team. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um interne oder externe Personen handelt. Im Fokus stehen einzig die Förderung und Unterstützung von Produktivität, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Darum laufen sämtliche Fäden der vier zentralen Hand- lungsfelder eines digitalen Arbeitsplatzes in Teams zusammen. In der Rol- lenstruktur unterscheidet Teams hauptsächlich zwischen Owner und Mem- ber – also beides Rollen, welche aktiven Anspruch auf die Zielerreichung erheben und durch Kollboration einen Beitrag dazu leisten wollen. Die vier Handlungsfelder Kollaboration, Kommunikation, Prozesse und Wissen machen nach der Haltung von IOZ zusammen einen digitalen Ar- beitsplatz aus. Teams adressiert dank der Funktionalitäten aus Microsoft 365 und etlicher Konnektoren aus dem Microsoft-Umfeld, aber auch von Drittanbietern, all diese Bereiche. Die Anzahl an Szenarien, die dadurch abgebildet werden können, ist schier grenzenlos. Als Beispiel: In den Teams-Dokumenten, die auf SharePoint gespeichert sind, werden mittels Power Apps-Formularen die Metadaten automatisch eingetragen, mittels Power Automate wird dann eine Genehmigung initia- lisiert. Die Personen, welche die Genehmigung beurteilen müssen, erhalten eine Message direkt im Teams-Chat als «Adaptive Card» ausgespielt, wel- che sie per Knopfdruck genehmigen (oder ablehnen) können. Die Geneh- migung wird als Nachricht in einem Teams-Kanal veröffentlicht und eine News wird automatisch in SharePoint Online erstellt. Dies zeigt beispielhaft auf, wie die verschiedensten M365-Services direkt in Microsoft Teams genutzt und zu einem leistungsfähigen Zusammenspiel für unzählige Business-Cases kombiniert werden können.
3
ARCHITEKTUR VON TEAMS
Microsoft Teams basiert auf der Microsoft 365 Groups-Technologie, diese
wiederum auf SharePoint Online.
Als Basis für die Ablage von Dokumenten und Dateien (wie auch die Teams
Wiki-Dateien) wird SharePoint Online genutzt. Diese Architektur hat seit
Jahren Bestand und hat mit Microsoft 365 und der Transformation in die
Cloud, wie auch mit der Verschiebung hin zur SharePoint modern expe-
rience (moderne Teamseiten oder Kommunikationsseiten) richtig Auf-
schwung erhalten. SharePoint Online wird stetig weiterentwickelt und
Classic-Funktionen werden nach und nach modernisiert.
Mit der Integration des Membership-Services Microsoft 365 Groups in die
Microsoft Cloud wurde die Kollaboration mit externen Gästen so richtig la-
ciert. Nebst der SharePoint-Site werden mittels Groups ein AAD-Objekt (=
Azure Active Directory) für die Pflege der Owners und Members, eine Ex-
change Mailbox inkl. Group-Kalender sowie die Basis für weitere Services
wie bspw. Planner gelegt. Das Manko an Groups ist, dass man zwar alle
zusätzlichen Services verlinkt hat, aber alle in eigenen Browsertabs oder
Fenstern geöffnet werden.
Mit der Einführung von Microsoft Teams wurde letzteres auf einen Schlag
behoben und die verschiedenen Services stehen ab sofort in einem zen-
tralen User Interface zur Verfügung. Je nach Bedarf können in Teams eben
Teams angelegt werden. Diese können privat, öffentlich oder organisations-
weit (org-wide) sein. In einem org-wide Team werden alle Mitglieder einer
Organisaton automatisch als Members hinzugefügt. Microsoft 365-Dien-
ste werden direkt integriert oder können in Tabs hinzugefügt werden. Die
Nutzung der Services findet innerhalb von Microsoft Teams statt und ein
Wechsel der Applikation entfällt. Somit bringt Teams Apps, Nutzerinnen
und Nutzer sowie Daten an einem Ort zusammen und nimmt die Rolle als
zentrale Zusammenarbeits-Plattform in Microsoft 365 ein.
FUNKTIONALITÄTEN
Dieses Kapitel stellt einige ausgewählte Funktionalitäten aus Microsoft
Teams vor, welche für die tägliche Arbeit in Microsoft Teams eine hohe Re-
levanz haben.
4
TEAMS-CALLING: TELEFONIE ÜBER MICROSOFT TEAMS
In vielen Unternehmen wird die Telefonie noch im «klassischen Aufbau»
zur Verfügung gestellt: mit separaten Systemen und über eigene Hardware
– völlig losgelöst von der restlichen Unternehmens-IT. Microsoft 365 und
Microsoft Teams können jedoch auch als Telefonsystem genutzt werden.
Das bietet den grossen Vorteil, dass die Telefonie viel besser in die IT integ-
riert ist und auch ohne Telefonhardware bereitgestellt und genutzt werden
kann.
Es gibt zwei grundsätzliche Varianten, wie Telefonie über Microsoft 365
und Teams abgewickelt werden kann: über Voice over IP (VoIP) oder über
Public switched telephone network (PSTN).
VARIANTE 1: TEAMS-TELEFONIE ÜBER VOIP
Die Variante VoIP ist standardmässig in Teams enthalten. Die Funktionalität
ermöglicht es, von Teams-Client zu Teams-Client Anrufe über die Inter-
net-Konnektivität zu tätigen. In VoIP-Calls mit Einzelpersonen oder auch in
Meetings mit mehreren Teilnehmenden stehen eine Reihe von mittlerweile
bekannten Funktionen zur Verfügung:
• Telefonie mit Videofeed
• Teilen des eigenen Bildschirmes
• Anfordern und Übernehmen der Bildschirmkontrolle anderer Call-Teil-
nehmenden
• Inkludieren des eigenen System-Audios (bspw. für das Abspielen von
Videos)
• Aufschalten eigener Hintergrundbilder und Verwischen des Hintergrun-
des
• Chat, Handhebe-Funktion
• Aufzeichnung des Anrufes
Mit dieser Variante von Teams-Telefonie ist es jedoch nicht möglich, Verbin-
dungen zu Festnetz- und Mobil-Nummern aufzubauen. Diese Anforderung
wird von Variante zwei abgedeckt.
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VARIANTE 2: TEAMS-TELEFONIE ÜBER PSTN
Um Anrufe an «normale» Telefonnummern im öffentlichen Telekommunika-
tonsneztwerk tätigen (und entgegennehmen) zu können, ist eine zusätzli-
che Lizenz nötig: das Phone System Add-on oder Microsoft 365 Business
Voice. Mit diesem Setup können die meisten Anforderungen der Unterneh-
menstelefonie abgedeckt werden:
• Verbindungen ins Fest- und Mobilnetz herstellen
• Anrufe halten und zurücknehmen
• Anrufe weiterverbinden
• Mailboxen aktivieren, Voicemails empfangen und abhören
Inzwischen gibt es eine Reihe von Tischtelefonen, die spezifisch auf die
Nutzung von Teams-Telefonie ausgelegt sind. Dadurch können die Vorteile
der Cloud-Telefonie beibehalten werden, gleichzeitig genießen die Userin-
nen und User die bewährte User-Experience beim Telefonieren.
In anderen Regionen der Welt ist Microsoft als eigener Telekom-Anbie-
ter anerkannt und bietet eigene Anruf- und Abonnementspläne an. In der
Schweiz ist dies (noch) nicht der Fall.
6 TAGGING VON PERSONEN, TEAMS UND KANÄLEN IN TEAMS- CHATS Die Funktionalität des Taggings ermöglicht es, Informationen zielgrup- penspezifisch in Microsoft Teams zu verteilen. Besitzer oder auch Mitglie- der (je nach Einstellung) können neue Tags erstellen und verwalten. Einmal erstellt, können den Tags die gewünschten Mitglieder zugewiesen werden. Sie werden dadurch zu «Trägern» von Teilmengen aller Teammitglieder. An- schliessend können die Tags in @Mentions genutzt werden, um die hinter- legte Personengruppe direkt anzusprechen. KONKRETER ANWENDUNGSFALL: UNTERNEHMENSSTANDORTE TAGGEN Will man in Microsoft Teams die Unternehmenskommunikation in einem org-wide Team standortspezifisch steuern, können die Mitarbeitenden je- weils einem Standort-Tag zugewiesen werden. Bei der Erstellung eines neuen Chat-Beitrages kann der gewünschte Standort getaggt und die Mit- glieder können direkt angeschrieben werden – im nachfolgenden Beispiel der Standort @sursee mit drei zugewiesenen Mitgliedern: Jedes der Tag-Mitglieder erhält dann eine Push-Nachricht, dass er oder sie in einem neuen Post erwähnt wurde. AKTIVIERUNG UND VERWALTUNG DES TAGGING-FEATURES Im gewünschten Team können über das Menu (Symbol mit drei Punkten) unter Team verwalten auf der Registerkarte Einstellungen die Konfigura- tionen für das Tagging festgelegt werden. Hier kann entschieden werden, ob einzig die Owners oder ggf. alle Mitglieder Tags erstellen und verwalten können.
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Im gleichen Menu Team verwalten können auf der Registerkarte Mitglieder
die Tags den entsprechenden Mitgliedern zugewiesen werden. Zusätzlich
erhält man hier die Übersicht darüber, welches Mitglied welche Tags trägt.
Die Erstellung neuer Tags befindet sich ebenfalls unter dem Team-Menu
mit den drei Punkten unter Tags verwalten. Hier werden alle existierenden
Tags im entsprechenden Team angezeigt und es können neue Tags kreiert
werden.8 SLASH-BEFEHLE Wer viel in Microsoft Teams arbeitet, für die oder den können die Slash-Be- fehle ein willkommenes Instrument sein, um die Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen. Die Befehle sind sozusagen Abkürzungen (Shortcuts) und ermöglichen es, Aktionen sehr schnell ausführen zu können. Die Bedienung ist sehr simpel: einfach den Cursor in die Such- und Befehlszeile setzen und einen Schrägstrich oder eben Slash (/) setzen. Es öffnet sich eine Drop- down-Auswahl von zur Verfügung stehenden Befehlen. Mit den Befehlen können Sie beispielsweise: • den Anwesenheitsstatus ändern/aktualisieren, • einen bestimmten Kanal öffnen, • zuletzt gespeicherte Dateien anzeigen, • die letzten Nachrichten abrufen • usw. Je nach Richtlinie ist es möglich, dass Ihr Unternehmen gewisse Teams-Funk- tionalitäten gesperrt hat. In diesem Fall sehen Sie die Slash-Befehle den- noch, können diese aber nicht ausführen. Die Befehle sind ausserdem abhängig von der eingestellten Teams-Sprache. Diese kann wie folgt ange- passt werden: rechts oben auf den User klicken -> Einstellungen -> Allge- mein -> Sprache auswählen.
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NACHRICHTEN VIA E-MAIL IN TEAMS-CHATS POSTEN
Ja, das ist möglich. Hinter jedem Kanal, welcher in den verschiedenen
Teams angelegt wird, verbirgt sich eine E-Mail-Adresse (siehe Abschnitt Ar-
chitektur von Teams). E-Mails, welche an diese Adressen gsendet werden,
erscheinen automatisch als Posts in Chats. Die Mailadressen sind schnell
herausgefunden: Wenn Sie den gewünschten Kanal anklicken, können Sie
über die drei Punkte das Kontextmenu aufrufen und finden dort den Punkt
E-Mail-Adresse abrufen vor. Die Teams-Applikation stellt Ihnen nun die Mai-
ladresse für das Kopieren in die Zwischenablage zur Verfügung.
Bei der Nutzung dieser Aktion wird die gesamte Mailnachricht inklusive all-
fälliger Signaturen in die Chatverläufe gepostet. Diese Funktionalität steht
nur auf der Ebene Teams-Kanal zur Verfügung. Einzelpersonen können bei-
spielsweise nicht direkt via E-Mail angechattet werden.
LIVE-MEETINGS UND LIVE-EVENTS
Zurzeit bietet Microsoft Teams zwei Varianten, wie User in digitalen Treffen
zusammenkommen können: Teams Meetings und Teams Live-Events. Jede
der beiden Varianten ist auf einen bestimmten Anwendungszweck ausge-
richtet und verfügt über ein eigenes Set an Funktionalitäten.
Mit dem Teams Meeting können Sitzungen digital abgehalten werden. Die
Teilnehmenden tauschen sich auf Augenhöhe aus, schalten Kamera und
Mikrofon nach eigenem Ermessen ein oder aus, teilen die eigenen Screens
und nutzen den Meeting-Chat. Die Meeting-Funktionalität hat zum Ziel, das
interaktive Kollaborieren im Team zu ermöglichen, welches zusammen auf
ein gemeinsames Ziel hinarbeitet.10
Teams Live-Events sind das Gefäss, um grössere Veranstaltungen mit In-
formationsvermittlung als primärem Ziel abhalten zu können. Die Inhalte
werden von einer Gruppe von vorgängig festgelegten Präsentatoren ver-
mittelt, im Hintergrund koordinieren Moderatorinnen oder Moderatoren
das Live-Ereignis und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Publikum
konsumieren diese Inhalte über einen Livestream. Das Publikum hat nur
beschränkte Möglichkeiten zur Interaktion mit dem Moderations- und Prä-
sentationsteam.
TEAMS MEETING LIVE-EVENTS
Einsatzzweck Interaktivte Kollaboraton Kommunikation «one to
im Team many»
Kommunikationsweg Zweiweg Mehrheitlich Einweg
Maximale Anzahl 300 10’000
Teilnehmende
Rollen Meeting-Teilnehmende • Präsentierende
• Organisatoren
• Moderatoren
• Zuhörende
Steuerungsmöglichkeiten Organisatoren-Rolle nicht • Ereignis starten und
Organisatoren vorhanden beenden
• Audio und Video der
Referentinnen oder Ref-
erenten steuern
• Kann Chatnachrichten
schreiben
Interaktion Zuhörende Audio, Video, Chat Chat (falls aktiviert)
Möglichkeiten zur Alle mit dem Zugangslink. Öffentlich,
Teilnahme Gäste warten in Lobby bis organisationsweit oder
zur manuellen Zulassung gemäss individueller
(wenn entsprechend Einstellung
eingestellt)
Gestaltung des Nicht möglich Intern:
Videofeeds Moderatoren steuern den
Feed
Extern: Feed wird von ex-
ternem Encoder angliefert11
ADAPTIVE CARDS
Adaptive Card ist ein Framework von Microsoft, um Daten, welche dyna-
misch oder statisch ausgelesen werden, in Microsoft Teams (und an ande-
ren Orten in Microsoft 365) zu visualisieren. Da die Adaptive Cards auch
Interaktionen mit Usern beinhalten können (bspw. über Buttons), können
vielfältige Business-Anforderungen abgedeckt werden. Die Kollaboration
und Kommunikation in Unternehmen gewinnt dank Adaptive Cards an Ef-
fizienz, da das Umhernavigieren zwischen Seiten und Applikationen redu-
ziert werden kann.
Adaptive Cards werden mit von JSON erstellt. JSON ist eine deklarative
Notation, welche die Daten strukturiert. Zu unterscheiden ist, dass dies
keine Programmiersprache ist. Hier geht es nur um die Visualisierung und
nicht um Scripting. Der grosse Vorteil ist, dass Adaptive Cards mit wenig
Programmier-Knowhow realisiert werden können und die Aufwandskosten
dadurch gering bleiben. Viele der Anforderungen könnten auch über ei-
gens entwickelte Applikationen abgedeckt werden, was jedoch einen deut-
lich grösseren Aufwand mit sich brächte.
Mit Hilfe von Workflowtools (wie zum Beispiel Power Automate) können
Daten auch dynamisch aus Drittsystemen herausgelesen werden. So kön-
nen die Angaben zur Adaptive Card und deren Inhalt zum Beispiel aus
SharePoint geholt werden. Wie man den Datenzugriff auf Drittsystemen
in Kombination mit der Endbenutzer-Interaktivität in beispielsweise einem
Genehmigungs-Workflow realisieren kann, zeigen wir nachfolgend auf.
ADAPTIVE CARD: PRAXISBEISPIEL FERIENANTRAG & -GENEHMIGUNG
Auf SharePoint ist das Antragsformular für Ferien aufgeschaltet. Wenn
Mitarbeitende dieses ausfüllen, wird im Hintergrund ein Workflow anges-
tossen, welcher die vorgesetzte Person ausliest. Der Workflow spielt die-
ser Person direkt in Microsoft Teams den Antrag als Adaptive Card aus.
Der oder die Vorgesetzte hat dann die Möglichkeit, den Antrag direkt
auf der Adaptive Card zu genehmigen oder abzulehnen. Die Informati-
on über den Entscheid kann dann an die nötigen Stellen weitergegeben
werden – beispielsweise auch wieder als Adaptive Card in einem Kanal.12 Besonders zu erwähnen ist hier, dass die Benutzerfreundlichkeit und Ak- zeptanz höher sind, da die Karten modern und sauber daherkommen. So sieht der visualisierte Workflow aus: Im Kapitel Prozesse managen, optimieren und automatisieren vertiefen wir dieses Beispiel und zeigen auf, welche Rolle Power Automate und Power Apps im Prozess Ferienantrag und -genehmigung spielen.
13
DIE VIER HANDLUNGSFELDER EINES
DIGITALEN ARBEITSPLATZES IN TEAMS
ABBILDEN
Die IOZ strukturiert den digitalen Arbeitsplatz in vier Handlungsfelder:
Kommunikation, Kollaboration, Prozesse und Wissen. Für jedes dieser
Handlungsfelder haben wir Konzepte und Lösungen entwickelt, welche
Menschen und Unternehmen effizienter und produktiver machen.
KOMMUNIKATION: INFORMATIONEN WIRKUNGS-
VOLL VERTEILEN
NEWS AUS DEM INTRANET IN TEAMS INTEGRIEREN
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Informationen und News-Posts
aus dem SharePoint-Intranet in Microsoft Teams integriert und angezeigt
werden können. In diesem Kapitel zeigen wir zwei Varianten auf.
VARIANTE 1: NEWS IN DIE APP-BAR VON MICROSOFT TEAMS INTEG-
RIEREN
In der Microsoft Teams App-Bar lassen sich eigene Apps hinzufügen. Hier
kann eine SharePoint News-Seite eingebunden und damit direkt in Teams
integriert werden. Mitarbeitende können so Teams für die Kommunikati-
on und Kollaboration nutzen und die Informationen können innerhalb der
Teams-Applikation konsumiert werden, ohne eine andere Anwendung
öffnen zu müssen.14 VARIANTE 2: SHAREPOINT NEWS VIA CONNECTOR IN CHATS POSTEN Dank Teams Connectors lassen sich Verbindungen zu anderen Tools ein- richten. Der SharePoint News-Connector erlaubt es, in SharePoint veröf- fentlichte News direkt in Microsoft Teams-Kanälen posten zu lassen. Infor- mationen werden so dem Team direkt angezeigt. KOLLABORATION: INTERN UND EXTERN PRODUK- TIV ZUSAMMENARBEITEN Neben den Kollaborations-Funktionalitäten Calling (siehe Abschnitt Teams-Calling: Telefonie über Microsoft Teams) und Meetings (siehe Kapi- tel Live-Meetings und Live-Events) gehen wir hier auf zwei weitere Funkti- onalitäten für die Zusammenarbeit ein. PLANNER IN TEAMS EINBINDEN UND PENDENZEN VERWALTEN Will Teamarbeit Erfolg haben, ist das wirkungsvolle Verwalten von Penden- zen eine Grundvoraussetzung. Hier spielt die Aufgabenverwaltungs-App Planner seine volle Stärke aus. Der Planner lässt sich über den (+)-But- ton Registerkarte hinzufügen mühelos in Kanäle einbinden. Anschlies- send können die Pendenzen als einzelne Tasks erfasst und mit Notizen, Links und Checklisten angereichert werden. In separaten Feldern können Priorität, Status, Start- und Enddatum festgelegt und die Aufgabe kann einer oder mehreren Personen zur Bearbeitung zugewiesen werden. Um die Tasks innerhalb eines Kanals übersichtlich zu organisieren, können individuelle «Buckets» festgelegt und die Pendenzen diesen Buckets zu- gewiesen werden. Weiter stehen für Planner-Tasks sechs Farb-Labels zur
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Auswahl, welche ebenfalls individuell beschriftet und zugewiesen werden
können. Damit wird die Pendenz in der Vorschau-Ansicht mit einem kleinen
Tag der entsprechenden Farbe versehen.
Im Planner-Tab innerhalb eines Kanals lassen sich die Tasks im Kachel-De-
sign, in der Kalender-Ansicht oder auch in einer Übersicht mit grafischen
Visualisierungen anzeigen. Dazu haben Nutzerinnen und Nutzer die Mög-
lichkeit, die Aufgaben nach Priorität, Fälligkeitsdatum, Status, etc. zu filtern.
Als User hat man zudem Zugriff auf den Planner-Hub, in welchem sämt-
liche Aufgaben aus allen Kanälen zusammengezogen werden, für welche
man als zuständige Person festgelegt wurde.
CO-AUTHORING: DOKUMENTE GEMEINSAM BEARBEITEN
Mittels Co-Authorig bearbeiten mehrere Personen (gleichzeitig) dassel-
be Dokument. Die Funktionalität schafft mehr Effizienz, da das mühsame
Zusammenführen unterschiedlicher Dateiversionen und Herumkopieren
irgendwelcher Inhalte entfällt. Sie schafft mehr Transparenz, da jederzeit
ersichtlich ist, wer wann was wo im Dokument geändert hat. Die Funktion
muss nicht speziell aktiviert werden – in Microsoft 365 steht sie per Default
für jene Dokumente zur Verfügung, die auf OneDrive oder SharePoint ge-
speichert sind.
Einige Voraussetzungen müssen trotzdem erfüllt sein, damit mehrere Per-
sonen gemeinsam an denselben Dokumenten arbeiten können:
• Ablage der Dokumente an einem gemeinsamen Speicherort wie OneD-
rive oder SharePoint
• Nutzung einer Produktivitäts-App, die Co-Authoring unterstützt (siehe
unten)
• Verwendung moderner Dateiformate: docx, xlsx, pptx
• Besitzen der nötigen Berechtigung
Sofern Co-Autoren oder -Autorinnen die Berechtigungen noch nicht besit-
zen, können Dokumente vom «Original-Autor» freigegeben werden. Dabei
kann dies direkt in den Microsoft 365-Productivity Apps oder über den
Speicherort (also SharePoint, OneDrive oder Teams) vorgenommen wer-
den.
In den Applikationen ist in unterschiedlicher Form ersichtlich, welche ande-
re Userinnen und User sich zurzeit im Dokument befinden und wo sie gera-
de arbeiten. Gerade das Echtzeit-Co-Authoring ist wirklich beeindruckend,
da man selbst live beobachten kann, wie Änderungen wie von Zauberhand
im Dokument vorgenommen werden.16 PROZESSE: PROZESSE MANAGEN, OPTIMIEREN UND AUTOMATISIEREN Auch für die Produktivitätssteigerung im Handlungsfeld der Prozesse bie- tet Microsoft 365 und Teams leistungsfähige Funktionen. Um Prozesse di- gital abbilden zu können, benötigt es grundsätzlich zwei Dinge: eine Work- flow-Engine und Formulare. In M365 übernimmt Power Automate (ehemals Flow) die Rolle der Engine und Power Apps decken die Funktionen von Formularen ab. Hier befinden wir uns auch schon im Bereich der Power Platform – ein Thema, welches eine ganze Reihe an E-Books füllen könnte. Aus diesem Grund führen wir gleich zwei konkrete Anwendungsfälle ins Feld, um das Zusammenspiel von Power Automate, Power Apps, Microsoft Teams und SharePoint Online für das Abbilden von Prozessen zu illustrie- ren. PRAXISBEISPIEL: FERIEN BEANTRAGEN UND GENEHMIGEN Der Prozess des Ferienantrages und der Bewilligung ist in vielen Fällen noch papierlastig und inneffizient gestaltet. Das Beispiel haben wir in Kapi- tel Adaptive Cards bereits angeschnitten und gehen hier noch etwas mehr ins Detail. Das Antragsformular kann einfach mithilfe von Power Apps digitalisiert werden. Alle notwendigen Informationen können im Formular abgebildet und dieses bei Bedarf auch als App für Smartphones zur Verfügung ge- stellt werden.
17
Der Prozess des Ferienantrags (Workflow) kann über Power Automate ge-
startet und an die verantwortlichen Personen gerichtet werden.
Mit dem Klick auf «Neuer Ferienantrag» startet ein Power App-Formular,
welches bereits den Namen der Userin oder des Users enthält, wie auch
den Namen der vorgesetzten Person. Nach dem Ausfüllen der nötigen In-
fos kann das Formular abgeschickt werden. Nun wird ein Power Automa-
te-Worfkflow angestossen, welcher die verantwortliche Vorgesetzte oder
den verantwortlichen Vorgesetzten informiert und ihm oder ihr den Antrag
zur Genehmigung vorlegt. Diese Info kann als E-Mail oder via Chat ausge-
liefert werden.
Um die Variante Chat realisieren zu können, muss in Power Automate der
Eintrag in Kombination mit einer Adaptive Card generiert werden (siehe
Kapitel Adaptive Cards). Auf der Adaptive Card stehen die beiden Buttons
für die Genehmigung, respektive das Ablehnen des Antrages zur Verfü-
gung.
Im «Ferienanträge-Dashboard» in Microsoft Teams werden die verschiede-
nen Anträge mit dem jeweils aktuellsten Status angezeigt. Somit haben alle
Mitarbeitenden laufend Übersicht darüber, wie es um die eigenen Anträge
steht. Das Dashboard steht auch in der mobilen App von Teams zur Verfü-
gung.18 Sobald der Antrag bewilligt wurde, wird im Hintergrund via Power Auto- mate direkt der Status des Antrags auf genehmigt gestellt und gleichzeitig werden der Kalender (Exchange) der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters sowie der Ferienkalender des Unternehmens aktualisiert. WISSEN: WISSEN ABSPEICHERN UND WIEDERFIN- DEN In Bezug auf das vierte Handlungsfeld «Wissen» zeigen wir Funktionen auf, welche das Dokumentieren und Wiederfinden von Wissen unterstützen. ONENOTE IN TEAMS EINBINDEN OneNote, das digitale Notizbuch, lässt sich als eigener Tab in Teams in- tegrieren. Nebst den News-Posts und Dateien, die ebenfalls als Tab in- tegriert sind, hat man dadurch sofort Zugriff auf die Team-Notizen. Alle Team-Members greifen auf dieselben Inhalte zu. Das dokumentierte Wis- sen kann dadurch von allen konsumiert und mit Neuerungen oder ge- machten Erfahrungen ergänzt werden. Es lohnt sich, Struktur in das digi- tale Notizbuch zu bringen, sodass Notizen geordnet erfasst und einfacher wiedergefunden werden können.
19
Die Inhalte von OneNote lassen sich dann über die in Teams integrierte
Microsoft Search (1) wiederfinden. Ebenso hat man die Möglichkeit, inner-
halb von OneNote-Seiten zu suchen (2).
NEWSSEARCH
In SharePoint lassen sich eigene Such-Zentren wie auch Such-Seiten erstel-
len, welche ganz bestimmte Inhalte durchsuchen und anzeigen. So kann
eine eigene Such-Seite für die News-Posts von SharePoint erstellt werden.
Mittels Such-Box können dann die News durchsucht werden, die Filter
werden dabei zum Einschränken der Ergebnisse genutzt. Die SharePoint
Such-Seite kann dann mittels Tab im Teams-Kanal eingebunden werden,
sodass direkt innerhalb von Teams ganz spezifische Inhalte durchsucht und
dokumentiertes Wissen wiedergefunden werden kann.20 PROMAPP: PROZESSWISSEN SICHERN UND VERWALTEN Wir setzen hier die Brille des Qualitätsmanagements auf und gehen auf die Applikation Promapp aus dem Hause Nintex ein. In allen vier Handlungs- feldern eines digitalen Arbeitsbereichs können gewisse Themen durchaus in dedizierten Applikationen gelöst werden, wenn es dem Bedürfnis der Organisation entspricht. Auch diese können wiederum in Microsoft Teams angezeigt werden. Nintex/Promapp dient der Sicherung von Prozesswissen. Mit der Process Excellence immer im Blick, ist Promapp darauf ausgerichtet, dass Mitar- beitende möglichst einfach am Management und der Verbesserung der Geschäftsprozesse mitwirken können, da die Aufgaben und Verantwort- lichkeiten klar festgelegt sind, die Strukturen einfach sind und die Benut- zerführung intuitiv ist. Die Schattenseite einer solchen dedizierten Lösung ist, dass sie eben nicht integriert ist und dadurch in Vergessenheit geraten könnte. In der Folge stellt sich für das Qualitätsmanagement die Frage, ob die Prozesse tat- sächlich gelebt und kontinuierlich verbessert werden. Wie kann nun eine solche Integration von Nintex/Promapp in Microsoft Teams aussehen? Im ersten Schritt müssen die Architektur und Strukur in Microsoft Teams geklärt sein. Unstrukturiertes Verwenden von Teams wird zwangsläufig dazu führen, dass die Mitarbeitenden die benötigten Informationen nicht in nützlicher Frist auffinden. Im nachfolgenden Beispiel wird das mit Nintex/Promapp realisierte Quali- tätsmanagement in einem org-wide Team eingebunden. Somit können alle von den Mitarbeitenden benötigten übergreifenden Informationen an ei- nem Ort platziert werden.
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Nintex/Promapp bietet sogenannte «Promapp Widgets» an. Diese anpass-
baren Widgets können einfach in Intranet- oder Extranet-Seiten oder in
Teams eingebettet werden. Dadurch wird ein schnellerer, direkter Zugriff
auf Nintex/Promapp ermöglicht. Parameter wie Benachrichtigungen, Neu-
estes, Favoriten oder die Suche können den Anforderungen entsprechend
angepasst werden. Nachfolgendes Beispiel zeigt, wie das in Teams integ-
rierte Übersichts-Dashboard von Nintex/Promapp aussieht.
Im Weiteren kann die Promapp-Suche in SharePoint integriert werden und
bietet dadurch eine nahtlose Sucherfahrung. Die unter Newssearch be-
schriebene Suche gibt dadurch auch Ergbnisse aus Nintex/Promapp aus.
Mit weiteren Applikationen aus der Nintex-Palette wie beispielsweise der
Workflow Cloud lassen sich in Promapp abgebildete und modellierte Pro-
zesse automatisieren.22
BEST PRACTICES ZUM START UND DER
EINFÜHRUNG VON TEAMS
Auch wenn man Microsoft Teams als Produkt sehr schnell nutzen und ein-
setzen kann, lohnt es sich, sich vor der Einführung Gedanken zum Vorge-
hen und zur Anwendung zu machen. Ein unstrukturiertes Deployment wird
unweigerlich zu Wildwuchs und in der Konsequenz zu Frustration und Ab-
lehnung bei den Mitarbeitenden führen. Die Best Practices für eine nach-
haltige Einführung beinhaltet nach unserer Erfahrung drei Schritte:
• Start und Governance
• Experiment
• Scale
START UND GOVERNANCE
Die Governance dient als Guideline und legt Rahmenbedingungen für Nut-
zung, Weiterentwicklung, Training und Adoption (Anwendung) von Teams
fest. Sie dient zudem zur Sensibilisierung im ganzen Unternehmen. Die
technischen Möglichkeiten müssen validiert werden und die Architektur,
sowie der Einsatz von Microsoft Teams definiert werden. Dazu gehören
folgende Punkte, die geklärt werden müssen:
• Erstellerin oder Ersteller der Teams (Organisatorische oder technische
Einschränkungen)
• Ablauf für die Erstellung von neuen Groups und Teams
• Privacy: Public oder Private
• Externes Teilen von Inhalten erlaubt oder nicht erlaubt
• Verwendung von Teams auf Basis von Praxisbeispielen
• Lifecycle von Teams
• Richtlinien für die Benennung23
EXPERIMENT
Im zweiten Schritt «Experiment» (oder auch Prototyping) gilt es, konkrete
Anwendungsfälle mit einer kleineren Gruppe an Benutzerinnen und Benut-
zern abzubilden und diese von den Entscheidungspersonen abnehmen zu
lassen. Dabei sollen Praxisbeispiele abgebildet werden, welche einen ech-
ten Nutzen bringen und bei denen auch tatsächlich die Involvierung von
Personen aus dem «Business» benötigt wird.
Training und Adoption werden dabei mit der «Experiment-Gruppe» auf-
gegleist und durchgeführt. Die Trainings-Sessions können einerseits einen
technischen Teil enthalten, welcher auf die grundsätzliche Bedienung von
Microsoft Teams eingeht. Andererseits ist das Training auf die konkrete An-
wendung der Teams-Funktionalitäten in Bezug auf die definierten Anwen-
dungsfälle ausgelegt.
TIPP: Es lohnt sich, die Trainings-Sessions direkt mit Microsoft Teams durch-
zuführen, diese können dabei aufgezeichnet und den Userinnen und Usern
im Nachgang auf einer Adoption-Site bereitgestellt werden. Die Informati-
onen sind somit direkt dokumentiert und können bei Bedarf erneut konsul-
tiert werden. Auf der Adoption-Site sollen weitere, für die Mitarbeitenden
nützliche Informationen enthalten sein, u.a. die Governance und Ressour-
cen wie Links oder Schulungsvideos.
SCALE
Let it grow! Nun geht es an die flächendeckende Einführung von Microsoft
Teams, dabei werden die Informationen und Abläufe aus den vorherge-
henden Phasen genutzt und optimiert. Schliesslich soll Teams nachhaltig
implementiert werden. Dabei ist es wichtig, den Mitarbeitenden nicht nur
Teams «hinzustellen», sondern die Gründe und die Nutzung von Teams
transparent aufzuzeigen und den Mitarbeitenden in einer verständlichen
Form zu vermitteln.24
EXKURS: KÜNSTLICHE INTELLIGENZ UND
BOTS IN MICROSOFT TEAMS
Künstliche Intelligenz (KI) ist ein unglaublich präsentes Thema. KI ist je-
doch längst keine ferne Zukunftsmusik mehr, sondern hat mit Microsoft
365 und Teams den Weg in den Anwendungsalltag von hunderten Millio-
nen Usern gefunden. In Kapitel Exkurs: Künstliche Intelligenz und Bots in
Microsoft Temas erlauben wir uns einen Exkurs zu Artificial Intelligence.
GASTINTERVIEW MIT MARC HOLITSCHER:
«KÜNSTLICHE INTELLIGENZ IST ABSOLUT TRANS-
FORMATIV»
Als National Technology Officer
und Mitglied der Geschäftsleitung
von Microsoft Schweiz unterstützt
Marc Holitscher ausgewählte Kun-
dinnen und Kunden bei der Um-
setzung innovativer Geschäfts-
modelle. Er verantwortet zudem
die Positionierung strategischer
Themen wie Cybersecurity und
künstliche Intelligenz bei Ent-
scheidungsträgerinnen und Ent-
scheidungsträgern im kommerzi-
ellen und öffentlichen Bereich.
Herr Holitscher, was ist künstliche Intelligenz?
Marc Holitscher: Der KI-Begriff bezieht sich auf eine breite Palette von
Technologien, die in ihrem Zusammenwirken Dinge erreichen, die man ge-
meinhin vom Menschen erwartet, beispielsweise die Bilderkennung, also
eigenständig Bilder erfassen und diese einem bestimmten Phänomen zu-
ordnen. Hinter den Kulissen wirken dabei immer – vereinfacht gesagt –
ähnliche Mechanismen: Maschinen identifizieren Muster und Beziehungen
in grossen Datenbeständen und leiten davon belastbare Vorhersagen ab.
Dies passiert weitestgehend automatisch, wobei die Regeln der Vorhersa-
ge über die Zeit hinweg optimiert werden. Dies erhöht die Treffergenauig-
keit. Das System lernt und steuert die Entscheidungsfindung.25
KI ist aktuell eines der Hype-Themen schlechthin. Wird die Technologie
aus Ihrer Sicht überbewertet oder ist man sich noch gar nicht bewusst,
welche Auswirkungen diese auf das Business haben wird?
Tatsächlich geniesst das Thema enorm viel Aufmerksamkeit. Irgendwann
aber wird die Karavane weiterziehen und den Blick freigeben auf die zent-
rale Leistung der KI – und diese ist in ihrer Wirkung absolut transformativ.
Denn bei der KI handelt es sich um eine so genannte Basistechnologie.
Das heisst, sie bildet das Fundament für weiterführende, eventuell noch
bedeutendere Innovationen – und dies über alle Lebensbereiche hinweg.
Und wie findet künstliche Intelligenz ganz konkret den Weg in den Ge-
schäftsalltag von KMUs?
In den Applikationen der Microsoft 365-Suite stehen bereits heute vie-
le Funktionen zur Verfügung, welche künstliche Intelligenz nutzen. Bei-
spielsweise die Sprachprüfung und -korrektur in Word, die Designvor-
schläge in PowerPoint oder auch verschiedene (mehr oder weniger
intelligente) Bot-Services in Teams. Haben Unternehmen auf der Pow-
er Platform eigene Anwendungen konstruiert, können sie den AI Builder
nutzen, um diese Applikationen mit KI auszustatten. Und mit den Azure
Cognitive Services können Entwickler und Entwicklerinnen auf der gan-
zen Welt auf KI-Fähigkeiten zugreifen und diese in den eigenen Lösun-
gen bereitstellen. Die Technologie offenbart ganz neue Möglichkeiten.
Um diese neuen Möglichkeiten nutzen zu können, müssen auch kleine
und mittlere Unternehmen nun Datenwissenschaftlerinnen und Soft-
wareentwickler einstellen?
Nein, denn gerade mit der erwähnten Power Platform verfolgt Micro-
soft den Ansatz des «Citizen Developments». Also die Befähigung
von «normalen» Endanwenderinnen und Endanwendern ohne Co-
ding-Skills, Problemstellungen aus der täglichen Arbeit aufgreifen und
mit innovativen Lösungen das eigene Business transformieren zu kön-
nen. Im AI Builder steht beispielsweise ein vortrainiertes KI-Modell für
das Erkennen von Formularen zur Verfügung. Dadurch können Sachbe-
arbeitungs-Teams die repetitive Erfassung eingehender Bestellungen
automatisieren und gewinnen mehr Zeit für die Betreuung von Kunden.26 Zurück auf die Makro-Ebene: Im Zusammenhang mit Automatisierung schwingt auch die Angst vor Jobverlust mit. Sind diese Ängste begrün- det und was empfehlen Sie Unternehmen, wie man damit umgehen soll? Es ist verständlich, dass der Einsatz von KI in der Gesellschaft zu einem ge- wissen Stress führt. Denn zurzeit sind die Vorteile von KI auf gesamtgesell- schaflticher Ebene noch unklar. Bis die Menschen einen greifbaren Nutzen sehen und erleben, wird ihre Wahrnehmung von KI durch Angst vor Ver- lust und Risiko dominiert. Und es wird zu Veränderungen kommen. Beste- hende Jobs werden verschwinden, neue Jobs werden entstehen. Wichtig ist, dass wir die Menschen dazu befähigen, arbeitsmarktfähig zu bleiben. Wie sehen Sie die Zukunft von KI? Wo wird es vielleicht Durchbrüche geben, was kommt auf uns zu? In der Aufregung um mögliche Anwendungen von KI wird ein tieferliegen- der Aspekt gemeinhin übersehen: Wir erleben gerade die Ablösung des traditionellen Modells der algorithmischen Softwareprogrammierung. Der Ansatz also, dass dem Computer in einer Abfolge von Instruktionen ge- zeigt werden muss, was er zu tun hat. In Zukunft werden wir dem Compu- ter eine grosse Menge an Daten füttern und er lernt selbst, was zu tun ist. Kurz gesagt: Wir müssen die Maschinen nicht mehr programmieren, wir werden sie trainieren. BOTS IN MICROSOFT TEAMS Software-Roboter, kurz «Bots» können unterschiedlichste Tätigkeiten au- tomatisiert ausführen. Sie begegnen uns im Alltag immer häufiger – bei- spielsweise als Chatbots in Online-Shops, welche grundsätzliche Infos ab- fragen, bevor das Gespräch an einen echten Mitarbeiter oder eine echte Mitarbeiterin aus Fleisch und Blut übergeben wird. Das Thema der Bots ist eng mit KI verknüpft – die künstliche Intelligenz befähigt Software-Roboter zu immer ausgereifterer Entscheidungsfindung. Auch in Microsoft Teams lassen sich Bots einbinden. In der App-Gallerie steht eine grosse Auswahl an vorgefertigten Bot-Serivces zu Verfügung – die Roboter haben hier sogar ihre eigene Kategorie. Drei davon stellen wir in diesem Kapitel vor. Wer in der App-Gallerie nicht den passenden Bot findet, kann mit dem Microsoft Bot Framework einen eigenen Service konstruieren.
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WHOBOT
WhoBot hilft einem dabei, einfachste Fragen bezüglich Mitarbeiterkollegin-
nen und Mitarbeiterkollegen zu beantworten. Wer hat letztens die Präsen-
tation für das anstehende Quartalsmeeting überarbeitet? Wer kennt sich
mit Themen wie Azure Information Protection und Security aus? Wem ist
Herr Müller aus der Logistik unterstellt? Solch einfache, aber in der Recher-
che oft zeitintensive Informationen können mit Hilfe von WhoBot schnell
und effizient beantwortet werden.
Der WhoBot steht in Microsoft Teams in einem eigenen Chat bereit. Darin
kann man den Bot mit seinen Fragen anchatten und erhält direkt die Ant-
wort. Im Falle der Frage, wer Megan ist, sieht das so aus:
Möglicherweise suche ich auch ein E-Mail zu einem bestimmten Thema,
kann dieses aber auf die Schnelle nicht finden. Auch hier kann mir Who-
Bot mit Informationen, welche dieser sich über Microsoft Graph beschafft,
möglicherweise weiterhelfen.28 Möglicherweise suche ich auch ein E-Mail zu einem bestimmten Thema, kann dieses aber auf die Schnelle nicht finden. Auch hier kann mir Who- Bot mit Informationen, welche dieser sich über Microsoft Graph beschafft, möglicherweise weiterhelfen. MEINUNG VON IOZ ZUM WHOBOT WhoBot kann in gewissen Fällen tatsächlich unterstützend zur Seite stehen. Im speziellen in grösseren Organisationen kann die einfache und schnelle Abfrage von Informationen zu Mitarbeitenden einen Mehrwert bieten. Der Funktionsumfang des WhoBot ist limitiert und leider spricht er auch nur Englisch. MIO Mio verbindet Microsoft Teams mit den ebenfalls bekannten Kommunikati- onsplattformen Slack und Cisco Webex Teams. Die Idee dahinter ist, dass jede und jeder auf seiner bevorzugten Plattform weiterarbeiten und somit das Wechseln zwischen den einzelnen Plattformen vermieden und die Pro- duktivität hoch gehalten werden kann. Dazu wird ein eigens dafür erstell- ter Channel innerhalb der Teams-Applikation verwendet. Der generierte Share-Link kann anschliessend mit den externen Projektmitgliedern geteilt werden.
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Rufen diese den Link auf, werden sie von Mio gebeten, die aktuelle Zusam-
menarbeitsplattform zu wählen:
So können alle involvierten Personen in ihren gewohnten Kollabora-
tions-Umgebungen arbeiten.
MEINUNG VON IOZ ZU MIO
Falls die Konstellation vorhanden ist, bietet Mio einen echten Mehrwert für
sämtliche Nutzerinnen und Nutzer. Nebst Nachrichten in Channels werden
auch GIFs, Emojis, Bilder und Direktnachrichten unterstützt. Nicht zu ver-
gessen sind dabei die Themen Security und Compliance. Auch wenn Mio
offiziell keine Nachrichten oder Dateien speichert, verlassen diese die je-
weilige Plattform und werden – wie im Bild unten dargestellt – übersetzt
und weitergeleitet.
TELLME 365 BOT
TellMe scheint auf den ersten Blick einen ähnlichen Funktionsumfang zu
bieten, wie der WhoBot es tut. Mit dem Unterschied, dass dieser erwei-
terbar und somit individuell konfigurierbar ist. Nebst den Klassikern wie
Informationen zur jeweiligen Person unterstützt einem TellMe auch bei der
Planung von Meetings sowie dem Aufbau einer eigenen Knowledgebase.
TellMe 365 verwendet das Microsoft Bot-Framework, die Microsoft Graph
API und verschiedene kognitive Dienste von Microsoft – womit er bereits
den Themenbereich KI betritt.30 Der TellMe 365 Bot ist jedoch nicht kostenlos – die Verrechnung erfolgt je nach Anzahl der Abfragen. MEINUNG VON IOZ ZUM TELLMEBOT Die Standardfunktionalitäten beherrscht TellMe ebenfalls bestens, weshalb wir diese hier nicht speziell erwähnen. Die Möglichkeit des Aufbaus einer Wissensdatenbank hört sich jedoch sehr vielversprechend und spannend an. Da Microsoft ebenfalls an einem Knowledge-Management mit dem Na- men Project Cortex arbeitet, darf man gespannt sein, ob und wie sich die beiden Dienste möglicherweise verknüpfen lassen werden. BOTS SELBST BAUEN MIT AZURE BOT SERVICE Was aber, wenn es für die jeweiligen Anforderungen noch keinen Bot gibt oder dieser im Funktionsumfang limitiert ist? Mit dem Microsoft Bot Fra- mework und Azure Bot Service lassen sich einfache Roboter wie beispiels- weise Q&A-Bots, wie auch komplexe virtuelle Assistenten selbstständig re- alisieren.
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Azure Bot Service und das dazugehörende Bot Framework bieten folgen-
den Komponenten an:
• Bot Framework SDK zum Entwickeln von Bots
• Bot Fremework-Tools zur Abdeckung des End-zu-End-Workflows für
die Bot-Entwicklung
• Bot Framework Service (BFS) zum Senden und Empfangen von Nach-
richten und Ereignissen zwischen Bots und Kanälen
• Botbereitstellung und Kanalkonfiguration in Azure
Darüber hinaus können Bots auch andere Azure-Dienste verwenden wie
beispielsweise:
• Azure Cognitive Services zum Erstellen intelligenter Anwendungen
• Azure Storage für Cloudspeicherlösungen32 CASE STUDIES: EINFÜHRUNG UND NUTZUNG VON MICROSOFT TEAMS IN DER PRAXIS Anhand von drei konkreten Beispielen zeigen wir auf, wie Microsoft Teams in der Praxis eingeführt wurde. BALTHASAR + CO. AG: TEAMS TROTZ WENIG ZEIT STRUKTURIERT EINGEFÜHRT www.balthasar.ch Das Luzerner Familienunternehmen Balthasar entwickelt, produziert und vermarktet seit 1939 Produkte für die Bereiche Haus, Garten und Körper- pflege. Dazu gehören Kerzen, Accessoires, Haushalts- und Körperpflege- produkte. Das Kerngeschäft der Unternehmung ist das Kerzenlicht. So ver- lassen jährlich über 2‘500 Tonnen Swiss made Kerzen die Produktionsstätte in Hochdorf. Microsoft 365 war bei Balthasar schon vor der Pandemie im Einsatz. Im Speziellen fokussierte sich das zentralschweizer Unternehmen auf Exch- ange Online, die Office-Suite und den Einsatz von OneDrive. Im Frühjahr 2020 spitzte sich die Situation auch in der Schweiz rasch zu. Für Balthasar hatten die Gesundheit und die Sicherheit der Mitarbeitenden oberste Prio- rität und die Firmenleitung wollte schnell ein effektives und effizientes Tool für die ortsunabhängige Zusammenarbeit bereitstellen. Mit Microsoft 365 war die Basis zwar gelegt, doch Teams wurde bisher noch nicht genutzt.
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In der Zusammenarbeit mit der IOZ AG konnte innert kürzester Zeit eine
strukturierte Einführung von Microsoft Teams geplant und realisiert wer-
den: Dem Team von Balthasar wurden zu Beginn die Best Practices im
Aufsetzen von Teams aufgezeigt und anschliessend wurden die Architek-
tur und die Berechtigungen gemeinsam definiert. Dank Automatisierung
konnte die Grundstruktur sehr schnell provisioniert werden. In Schulungen
wurden den Mitarbeitenden die zentralen Funktionen und die wichtigsten
Tipps und Tricks vermittelt. Somit konnte Balthasar einen sicheren und mo-
derneren Arbeitsplatz einführen und auch unter den besonderen Umstän-
den produktiv weiterarbeiten.
NUTZEN UND VORTEILE EINGESETZTE
TECHNOLOGIEN
• Modernes Arbeitswerkzeug
• Keine zusätzlichen Lizenzkosten, • Microsoft 365
da bereits in M365 integriert • Exchange Online
• Plattform für Kollaboration und • Office Suite
Kommunikation
• Microsoft Teams
• Abgetrennter Bereich für jedes
Team & Projekt
• Schnelle Adaption der neuen
Technologie durch sehr
intuitive User Experience34
ANDERMATT BIOCONTROL SUISSE AG: MIT TEAMS
AUCH ÜBER LANDESGRENZEN HINWEG ZUSAM-
MENARBEITEN
www.andermattbiocontrol.com
Die Andermatt Biocontrol ist eine international tätige Unternehmensgrup-
pe, welche das Ziel verfolgt, chemische Pestizide durch gute biologische
Alternativen zu ersetzen. Die weltweite Nachfrage nach umweltfreundli-
cher und rückstandsfreier Nahrungsmittelproduktion nimmt zu.
Die Tätigkeit auf internationaler Ebene bedingt einen engen Kontakt und
Austausch mit den Tochtergesellschaften, die auf dem ganzen Globus ver-
teilt sind. Der Austausch und die Zusammenarbeit mittels E-Mails wurde
zusehends aufwändig und schien nicht mehr zeitgemäss – das Business
wünschte sich mehr und mehr eine gemeinsame Lösung mit den Tochter-
gesellschaften für den Austausch und die Ablage der Informationen.
Microsoft Teams konnte den Anforderungen bezüglich Kommunikation
und Kollaboration mit den Tochtergesellschaften bestens gerecht werden.
Die örtliche Trennung stellt fortan kein Hindernis mehr dar und die Mitar-
beitenden können als echte «Teams» performen. Für den regelmässigen
Austausch werden Videocalls durchgeführt und aufgezeichnet. Die Auf-
nahmen der Meetings dienen nicht nur als Protokolle für die Teilnehmen-
den, sondern nehmen auch die Funktion von Wissensvermittlern für all jene
Personen ein, die bspw. aufgrund von Dienstreisen oder Teilzeitarbeit nicht
teilnehmen konnten. In den Chats werden aktuelle Informationen schnell
und einfach verteilt, oder Fragen/Inputs schnell bearbeitet. Die integrierte
Übersetzungsfunktion wird ebenfalls rege genutzt. Schlussendlich bietet
die gemeinsame Ablage der Informationen einen echten Mehrwert, das
Hin- und Hersenden und Zusammenführen von Dokumenten entfällt und
das Business kann sich auf das Wesentliche fokussieren.
NUTZEN UND VORTEILE EINGESETZTE
TECHNOLOGIEN
• Videocalls
• Aufzeichnung von Meetings • Microsoft 365
• Posts für schnellen Austausch • Exchange Online
• Gemeinsame Ablage von Dokumenten • Office Suite
• Gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten • Microsoft Teams35
HKG ENGINEERING AG: DANK BIG PICTURE DIE
PRIORITÄTEN RICHTIG GESETZT
www.hkg.ch
Die 1978 gegründete HKG Engineering AG ist spezialisiert auf Gebäudetech-
nik und beschäftigt fast 200 Mitarbeitende an 10 verschiedenen Standor-
ten. Das Unternehmen suchte eine neue Plattform, um die Kommunikation
und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Die klassische Arbeitsweise mit E-Mail als Kommunikationskanal, lokalem
Fileserver als Ablage und Outlook zur Terminplanung war an die Grenzen
gestossen. Als Erstes erstellten IOZ und HKG gemeinsam ein «Big Picture».
Dabei handelt es sich um ein strukturiertes Vorgehen, in welchem alle As-
pekte einer Organisation und eines anstehenden Digitalisierungsprojektes
beleuchtet werden.
Diese Auslegeordnung ist die richtige Basis, um Übersicht zu gewinnen,
wichtige Abhängigkeiten zu erkennen und gemeinsam die richtigen Ziele
für das weitere Projektvorgehen festzulegen. HKG und IOZ definierten im
nächsten Schritt, mit welchen Anwendungen aus der Microsoft 365-Platt-
form sich die Bedürfnisse nach einer effizienteren Kommunikation und
Kollaboration am besten realisieren lassen. Anschliessend wurde die Platt-
form eingeführt. Für die Kommunikation mit fast 200 Mitarbeitenden an 10
Standorten und in verschiedene Gremien setzt die HKG heute SharePoint
Online ein. Microsoft Teams ermöglicht ein einfacheres und effizienteres
Zusammenarbeiten. Für das Suchen und Finden von Knowhow-Trägern in-
nerhalb der Organisation nutzt die HKG-Belegschaft Delve.36
«Die IOZ ist bei der Einführung einer Plattform auf Basis von Microsoft
365 für die standortunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit
ein optimaler Partner. Das Big Picture und die kritischen Fragestellungen
sind genau das Richtige, um die Prioritäten und den Mehrwert zu erkennen.
Dank der implementierten Lösung arbeitet und kommuniziert hkg.ch heute
durchgängiger und effizienter.»
Stefan Bauer, IT- Verantwortlicher und Mitglied der Gruppen-Geschäfts-
leitung
NUTZEN UND VORTEILE EINGESETZTE
TECHNOLOGIEN
• Isolierung der Potenziale in den Bereiche
Kommunikation, Collaboration, Process und • IOZ-eigene Projekt-
Knowhow methodik Big Picture
• Erkennen von wichtigen Abhängigkeiten
• Priorisierung der erkannten Verbesserungen
• Gewinnen von Übersicht
• Festlegung einer Roadmap für die Realisie-
rung37
WEITERFÜHRENDE RESSOURCEN
• Video von Flavian Burtolf «Microsoft Teams Advanced» (Webinar mit über 500
Anmeldungen)
• Video von Jona Roy zu Adaptive Cards (Fachreferat an IOZ Community-Event)
• IOZ-Blogposts rund um Microsoft Teams
• Offizielle Microsoft Website zu Microsoft Teams
• Microsoft 365 Pläne und Preise
• Englischsprachige Microsoft Teams Admin-Dokumentation
Kostenloses Whitepaper «Die Prinzipien von
Lean Management in Nintex Promapp umgesetzt»
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Kostenloses E-Book «Was Sie über Power Apps wissen sollten»
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