Mit dem User im Mittelpunkt: Gestalten statt Konsumieren als neues Mindset. LVM steigt auf den Modern Workplace um.
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CASE STUDY
MICROSOFT 365
Blick vom LVM-Turm auf den Vorplatz © LVM Versicherung/Thomas M. Weber/WebRock-Foto
Mit dem User im Mittelpunkt:
Gestalten statt Konsumieren
als neues Mindset.
LVM steigt auf den
Modern Workplace um.
Den Wandel gestalten
Mit 3,7 Millionen Kunden und mehr als 12,7 Millionen Verträgen
gehört die LVM zu den führenden Versicherern in Deutschland. Die
Unternehmensgruppe hat ein vollständiges Produktangebot für Privat-
und Gewerbekunden und beschäftigt knapp 4000 Mitarbeitende in der
Unternehmenszentrale in Münster sowie im angestellten Außendienst.
Hinzu kommen rund 2.200 LVM-Vertrauensleute und Agenturpartner
mit ihren rund 5.300 Mitarbeitenden und Auszubildenden in den
bundesweit vertretenen LVM-Versicherungsagenturen.
Die beiden LVM-Türme erstrahlen in der Nacht in Grün und Blau
© LVM Versicherung/Heiner Witte
Über LVM
Rund 3,7 Millionen Kunden mit über 12,7 Millionen Verträgen Der agile Leitspruch von
vertrauen der LVM. Sie gehört mit über 3,9 Milliarden Euro Bei- Net at Work ‚machen, messen,
tragseinnahmen sowie Kapitalanlagen von über 21 Milliarden Euro lernen‘ hat uns absolut über-
zu den 20 führenden Versicherern in Deutschland. Kundenservice zeugt. Wir wollten uns auf
vor Ort bieten die rund 2.200 LVM-Vertrauensleute und Agentur- diese neue Vorgehensweise
partner mit ihren rund 5.300 Mitarbeitenden und Auszubildenden einlassen und sind begeistert.
in den bundesweit vertretenen LVM-Versicherungsagenturen, So können wir das Potential
unterstützt von über 3.900 Mitarbeitenden in der Unternehmens- der Standardlösungen voll
zentrale in Münster sowie im angestellten Außendienst. Die ausschöpfen und zugleich
Unternehmensgruppe hat ein vollständiges Produktangebot für individuell Dinge verbessern.
Privat- und Gewerbekunden. Über die LVM-eigene Bank, die
Augsburger Aktienbank AG, und die LVM-Kooperationspartner hkk, Alfred Isenbeck, Abteilungsdirektor
DV-Infrastruktur
Wüstenrot Bausparkasse AG und Federated Hermes Inc. bietet
sie weitere Versicherungs- und Finanzdienstleistungsprodukte an.
(Stand: 31. Dezember 2020). www.lvm.de
Mit Office 365 stellen Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft auf. Wir unterstützen Sie beim Weg zu Office 365
mit unserem bewährten Know-how zu allen drei Kernprodukten Exchange, Teams und SharePoint aus einer
Hand. Aus unseren Erfahrungen aus Office-365-Beratungsprojekten und Migrationen haben wir verlässliche
Methoden sowohl für die Technik als auch die Einbeziehung und Motivation der Anwender entwickelt. Mehr
Informationen finden Sie online unter: www.netatwork.de/kompetenz/professionelle-office-365-migration
© LVM Versicherung/Bernd Schwabedissen
In der Vergangenheit verfolgte die IT der Unternehmensgruppe einen
Best-of-Breed-Ansatz, der einige Vorteile insbesondere mit Blick
auf Sicherheit und Bandbreitennutzung bot, aber zugleich selbst für
Standardfunktionalitäten viele Ressourcen gebunden hat und auf- Herausforderungen
wendige Integrationen erforderte. Bei aller Perfektion – die interne IT
der LVM hatte immerhin das beste Agentursystem der Branche selbst • Bedarf an größerer Flexibilität,
entwickelt – stellten sich zunehmend Fragen mit Blick auf Zukunfts- Benutzerfreundlichkeit, Orts
fähigkeit, Nutzerakzeptanz und Bedienbarkeit der auf einem Linux- unabhängigkeit
Betriebssystem basierenden IT-Infrastruktur. Zudem zeichnete sich ein • Einführung des Modern Workplace
Ende der Unterstützung und Weiterentwicklung für IBM Notes ab. Das als neue Arbeitsumgebung
Unternehmen sah die Notwendigkeit zur Veränderung und wollte des- • Motivation und Akzeptanz für den
halb zunächst für die 4000 Mitarbeitenden am Unternehmenshaupt- Change bei rund 12000 Usern
sitz Münster von Linux und Notes auf Windows 10 und Office 365 schaffen
umsteigen. Mit der Entscheidung weg von individuellen Lösungen hin • Wandel von Best-of-Breed-IT zur
zur Standardisierung versprach sich die LVM – zusammengefasst unter Nutzung eines Standardportfolios
dem Ziel „Modernes Arbeiten“ – mehr Flexibilität, Benutzerfreundlich- • Umstieg von Linux und Notes
keit und Mobilität bei reduziertem Aufwand. Alle Anwendungen in der auf Windows und Office 365 in
Microsoft-Welt sollten nahtlos ineinandergreifen und wie aus einem mehreren Wellen und Parallel-
Guss miteinander funktionieren. betrieb
• Höchste Anforderungen an Daten-
schutz und IT-Sicherheit durch
Technische Umsetzung als kleinere Herausforderung Auflagen der BaFin sowie als Teil
der Kritischen Infrastruktur
IT ist bei der LVM als Kernkom- als Enabler und Vordenker von • Agile Projekte und Change
petenz umfassend vorhanden. Die Prozessen im Unternehmen eta- Management als Methoden
sehr starke interne IT brachte bliert. Die technische Einführung verankern
einen reichen Erfahrungsschatz des neuen Betriebssystems und
aus Projekten und zahlreichen neuer Lösungen stellte per se also
Integrationen mit und hatte sich kein Problem für sie dar.
Nutzen für LVM
• Mehr Verantwortung und Entscheidungsfähigkeit in den
Abteilungen, Entlastung der IT
• Modernes Arbeiten in der integrierten Office 365-Welt
• Unkomplizierte Zusammenarbeit auch im Homeoffice
• Sichere und effiziente Migration von IBM Notes zu
Exchange und von Linux zu Windows 10
• Enorm hohe Benutzerakzeptanz bei den Beschäftigten
und Run auf neue Werkzeuge
• Blaupause für zukünftige Change-Projekte geschaffen
Als Unternehmen, das Sicher- aus dem Privatbereich in Bezug zessunterstützung erhalten und
heit, Vertrauen und Verantwor- auf Datenschutz und Sicher- gleichzeitig mehr Verantwortung
tung als zentrale Werte definiert heit businesstauglich zu machen. für Sicherheit, Effizienz und Com-
hat, lag nicht nur in diesem Pro- Die enorme Menge an Nutzerin- pliance übernehmen. „Gestalten
jekt ein besonderes Augenmerk nen und Nutzern machte außer- statt Konsumieren“ lautete das
auf Vorgaben für den Datenschutz dem eine zeitweise Koexistenz der neue Credo – mit dem User im
sowie Auflagen der Bundesanstalt Plattformen notwendig. Mittelpunkt.
für Finanzdienstleistungsaufsicht
(BaFin). Da das Finanz- und Ver- Für die Beschäftigten bedeutete Für die Umsetzung des Projektes
sicherungswesen zudem Teil der der Umstieg auch eine Verän- suchte die LVM deshalb nach
Kritischen Infrastruktur ist, gab es derung im Mindset: gab es bis- einem Unternehmen, das nicht nur
darüber hinaus höhere Anforde- her eng gesteckte Grenzen und technisch kompetent ist und über
rungen an den Bereich IT-Sicher- genaue Vorgaben von der IT, soll- exzellentes Know-how bei Sicher-
heit beim Wechsel zu Microsoft ten die Mitarbeitenden bzw. deren heitsfragen auf der Microsoft-
und in die Cloud. Dazu gehörte Abteilung nun durch das breite Plattform verfügt, sondern zudem
auch, die Anwenderinnen und Microsoft Werkzeugportfolio mehr umfassende Erfahrungen im
Anwender entsprechend zu schu- Freiheiten bei der Ausgestaltung Bereich Change Management ein-
len, um ihr Consumer-Verhalten ihrer Arbeitsumgebung und Pro- bringen kann. Auch die zwischen-
menschliche Komponente musste
bei einem Projekt derartigen Aus-
maßes für die LVM einfach passen,
schließlich sollte die Leitung des
Eine Lösung kann noch so gut sein – wenn sie von den Projektes bei dem externen Partner
Anwendern nicht genutzt wird, hat man nur eine teure IT- liegen. Die Entscheidung fiel auf
Investition, deren Effekt verpufft. Deshalb war uns klar, dass Net at Work, die mit zahlreichen
ein solches Projekt nur mit dediziertem Change Management ähnlich gelagerten Projekten und
erfolgreich sein kann. konkreten Change-Management-
Angeboten die Münsteraner
Bianca Nunnemann, Bereichsleiterin DV-Infrastruktur bei der LVM Versicherung überzeugte.
© LVM Versicherung/Bernd Schwabedissen
Wir machen uns auf den Weg
Als Erstes wurden die rund als integrierte Funktion in Teams Dass Net at Work echte
4000 Mitarbeiterinnen und Mit- – wurde von den Mitarbeitenden Profis für alle technischen
arbeiter im Innendienst mit neuer sehr gut angenommen. Die LVM Fragen im Umfeld von
Hardware sowie Windows 10 und plant deshalb, die Microsoft Teams Microsoft 365 im eigenen
dem Microsoft-Office-Paket aus- Telefonie weiter auszubauen. Mit Hause hat, gibt einem
gestattet. Parallel wurden die Windows Hello wurde die Sicher solchen Projekt enorme
betroffenen E-Mail-Konten von heit der Authentifizierung erhöht. Sicherheit.
Notes auf Exchange migriert. In Es war der LVM wichtig, auch in
der Corona-Pandemie – als rund der Microsoft-Welt ihrem individu- Alfred Isenbeck, Abteilungsdirektor
DV-Infrastruktur
90 Prozent der Angestellten kurz- ellen Bedarf an Integrationen und
fristig ins Homeoffice mussten Prozessen gerecht zu werden, um
– erwies sich der Umstieg auf besseren Kundenservice bieten zu
die Microsoft-Welt als Glücks- können, den Automatisierungs
fall. Durch die vorgezogene Ein- grad zu erhöhen oder die Nutzung
führung von Microsoft Teams zu vereinfachen. Net at Work ent genommen werden auf eine
konnten größere Brüche in der wickelte dafür beispielsweise ein Reise mit dem Motto „Abenteuer
Zusammenarbeit vermieden individuelles Outlook-Plugin, mit Zukunft“, die sie am Ende zu einer
werden. Die Beschäftigten nutzen dem E-Mails von Kunden direkt vollkommen neuen Arbeitsweise
nun Chats und Videocalls, um in der Kundenakte abgelegt und führen wird. Alle auf dieser Reise
sich wie bisher nahtlos mit ihren archiviert werden können. Tech- entstehenden Sorgen und Ängste
Kolleginnen und Kollegen aus- nisch umgesetzt wurde dies durch galt es ernst zu nehmen und ent-
zutauschen und arbeiten über Azure Functions, das an Microsoft sprechend konkret zu adressieren.
Teams und Office gemeinsam an 365 angebunden wurde. Das Projektteam folgte dabei dem
Dokumenten. Modell des Golden Circle nach
Nun sollte den Usern aber nicht Simon Sinek, der das – durch-
Auch die direkte 1-zu-1-Telefonie nur die neue Technik hingestellt aus emotionale – WARUM des
– ohne Telefonnummer, sondern werden, sondern sie sollten mit- Handelns in den Mittelpunkt stellt.
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MICROSOFT 365
Die Farbgestaltung und die Wasserumgebung sorgen im Erdgeschoss des „Kristalls“
für eine beruhigende Wirkung © LVM Versicherung/Heiner Witte
Erst wenn klar ist, warum oder die Ausgestaltung des Wandels trauen und Motivation mit in
zu welchem Zweck das Unter- mit dem WIE und später dem den Veränderungsprozess, wenn
nehmen in den Veränderungs- konkreten WAS angegangen sie nicht als Schutz vor Über-
prozess geht, entsteht Akzeptanz werden. Demnach gehen die Mit- forderung entmündigt, sondern
dafür und es kann gemeinsam arbeitenden mit Loyalität, Ver- aktiv daran beteiligt werden.
Botschafter für Modernes Arbeiten
als Schlüssel zum Erfolg
Für diese aktive Beteiligung Als Fortführung der User-Nut- wurden alle Maßnahmen struk-
wurde bei der LVM zunächst zen-Fokussierung aus dem Gol- turiert, geplant und anschließend
ein interdisziplinäres Change- den-Circle-Ansatz setzten LVM umgesetzt.
Management-Team gebildet mit und Net at Work gemeinsam auf
Vertreterinnen und Vertretern die bewährte Change-Manage- Ein zentraler Erfolgsbaustein war
aus den Bereichen Schulung, ment-Methode Prosci® ADKAR. dabei das breit angelegte Bot-
Kommunikation, IT, angestellter Das Modell dient ebenfalls schafter-Konzept: 134 Botschaf-
Außendienst sowie Change- dazu, Benutzerakzeptanz für die terinnen und Botschafter für den
Management-Experten der Net at Change-Prozesse zu schaffen, die Wandel zum Modernen Arbeiten
Work. Auch der Betriebsrat wurde Mitarbeitenden für die neuen Tools konnten dafür abteilungsübergrei-
eingebunden und lieferte wert- und die digitale Zusammenarbeit fend und über alle Altersklassen
vollen Input zu den Sorgen und zu begeistern und sie Schritt für hinweg gewonnen werden. Ihnen
Nöten der Mitarbeitenden. Schritt an die neuen Lösungen wurden die neuen Tools als Ers-
heranzuführen. Dabei werden die tes präsentiert. Sie konnten sich
fünf Aspekte Awareness (Bewusst- miteinander austauschen und
sein), Desire (Wunsch), Know- vernetzen, neue Ideen diskutie-
ledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) ren und aktiv an der Gestaltung
und Reinforcement (Verankerung) des Modern Workplace mitarbei-
berücksichtigt. Mit diesem Modell ten. So erlebten die Botschafter
Rollout angelegten Seite im Intra
net hatten die Mitarbeitenden
jederzeit die Möglichkeit, die aktu-
ellen Flugpläne – die Rollout-Pläne
– einzusehen und so festzustellen,
wann für sie das Onboarding in
den Microsoft Modern Workplace
erfolgen würde. Zudem erhielten
sie ein persönliches Flugticket in
Richtung „Abenteuer Zukunft“.
Auch in der Mitarbeiterzeitschrift
und einem digitalen Advents-
kalender mit dem „Tip of the Day“
wurde das Change-Projekt auf-
gegriffen und war deshalb für
die Beschäftigten allgegenwärtig.
Außerdem wurde eine Zukunfts-
werkstatt in Betrieb genommen
direkt die Vorteile und den Nutzen im Unternehmen in dieser Form – dort wurden beispielsweise
der neuen Lösungen. Die neuen bislang noch nicht gegeben hatte. neue Hardware-Konzepte wie
Methoden und Tools stellten das Microsoft Surface Hub vor-
sie dann wiederum in kleineren Die Reise-Metapher aufgreifend gestellt. Die innovative Einbindung
Meetings in den jeweiligen Fach- wurden für den Projektzeitraum der User zeigte rasch Erfolg: Mit
bereichen ihren Kolleginnen und in der Eingangshalle am Unter- Begeisterung wurden die neuen
Kollegen vor. So entstand eine eng nehmenssitz ein Wanderrucksack, Werkzeuge von den Nutzerinnen
verzahnte, übergreifende kontinu- Wanderstöcke und ein Monitor und Nutzern erwartet und
ierliche Zusammenarbeit, die es platziert. Auf einer eigens für den eingesetzt.
Gerüstet für die Zukunft
Nach und nach entstand bei im Außendienst von den neuen Management, das in zukünftigen
der LVM ein Modern Workplace, Methoden profitieren. Projekten in ähnlicher Form
der kontinuierlich weiter aus- wieder angewandt werden soll. So
gebaut wird. Auf dem Projektplan Das Projektteam kann das Projekt hat die LVM nicht nur eine neue
stehen beispielsweise die Themen nun langfristig weiterentwickeln. Technologie eingeführt, sondern
Security, SharePoint sowie die Nicht nur in Bezug auf technische auch noch an methodischem
vollständige Umstellung der Aspekte, sondern auch und vor Know-how gewonnen.
Telefonie. allem in Bezug auf das Change
Mit diesem Projekt wurde ein
Fundament gegossen, auf dem die
LVM nun weiter aufbauen kann. Wir haben festgestellt, dass das Projekt sehr gut läuft,
Nach der Ausstattung des Innen- wenn die Mitarbeitenden merken, welche Vorteile sie davon
dienstes sollen als Nächstes die haben. Jeder wollte der Erste sein!
bereits darauf wartenden fast
8000 Nutzerinnen und Nutzer Bianca Nunnemann, Bereichsleiterin DV-Infrastruktur bei der LVM Versicherung
Net at Work GmbH T +49 5251 304-600 Am Hoppenhof 32 A F +49 5251 304-650 33104 Paderborn info@netatwork.de GERMANY www.netatwork.de
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