Neue Formate für Präsentation, Meeting und Konferenz - Neue Formate für Präsentation, Meeting und Konferenz
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TEMA-Artikel I Februar 2018
Neue Formate für
Präsentation, Meeting und Konferenz
Digitalisierung heißt Veränderung. Neue technische Strukturen Solche Überlegungen haben wohl dazu geführt, dass in
und Vernetzungen haben ihre Analoga auch im Netzwerk den letzten Jahren radikal andere Formate für die produktive
und der Kommunikation zwischen Menschen und zeigen Interaktion einer größeren Gruppe von Menschen entstanden
Optimierungspotentiale auf. sind. Sie alle haben das Ziel, Menschen produktiv einzubin-
den, zu elektrisieren, zu begeistern und Ideenfindung, Nach-
Denn ist die klassische Konferenz wirklich optimal? Einer redet denken mit Thrill, Adrenalin und tiefer Befriedigung zu
und Hunderte hören bestenfalls zu, schlimmstenfalls spielen verknüpfen.
sie mit dem Smartphone oder dösen. Ließe sich der Inhalt
einer PowerPoint-Präsentation nicht besser in fünf pointierten Die neuen Formate sind demokratisch: Es gibt nicht mehr den
Sätzen sagen und dann fünf Minuten lang diskutieren? Statt- König der Folien, den Master des Konferenzablaufs, und alle
dessen bastelt jemand vier Stunden lang Folien, präsentiert anderen hören zu. Sondern alle machen mit, bestimmen mit,
zwanzig Minuten und die Zuhörer haben es nicht verstanden. denken mit, alle sind gefordert. Und natürlich bleiben eine
Sind Konferenzen nur dafür da, dass einer sein Wissen ver- gute Vorbereitung, knackige Hinführungen zum Thema, pas-
breitet … ist es nicht viel besser, wenn alle nachdenken und sende Räumlichkeiten, durchdachtes Catering wichtig … die
neues Wissen erzeugen? neuen Formate sind fern von Beliebigkeit oder Laisser-faire,
sondern erfordern volles Engagement und auch Disziplin, vor
und während des Events!
PowerPoint ist,
wenn jemand 4 Stunden arbeitet, damit Wir möchten Ihnen hier einige dieser Formate vorstellen,
er dann in 20 Minuten zeigen kann, die – oft mit dramatischen Erfolg – gewohnte Meeting-
was er auch in 5 Minuten sagen könnte. Formate revolutionieren.
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TEMA-Artikel I Februar 2018
Neue Formate für Präsentation,
Meeting und Konferenz
Wir starten bei Formaten, die noch dicht an der herkömm durch die Möglichkeit der aktiven Teilnahme. Die Methode
lichen PowerPoint-Präsentation sind: bietet unterschiedlich starken Teilnehmern ausgeglichenere
Chancen, ihre Erfahrungen und Ideen einzubringen.
Pecha Kucha
Das World Café
20 Folien, für jede 20 Sekunden, in 6 Minuten 40 Sekunden ist
die Präsentation zu Ende. Die Folien sollen bildlastig sein, Dieses Format aktiviert alle und kann von einem Dutzend Mit-
jedenfalls keine langen Texte, Tabellen etc. enthalten, sie machern bis zu mehreren tausend Aktiven funktionieren. Es
transportieren die Emotionen, während die Informationen auf bietet einen Cross-over-Erfahrungsaustauch: Die Einladenden
der Tonspur kommen. Die Folien wechseln automatisch, der stellen den Gästen mit relativ wenig Aufwand und professio-
Sprecher muss alert sein und bei seinem roten Faden neller Anleitung einen sicheren Raum zur Verfügung, um von-
bleiben … die Zeit vergeht wie im Fluge und die „Präsentation“ einander die verschiedenen Sichtweisen auf und verschiedene
kann durchaus Richtung Poetry Slam gehen. Herangehensweisen an ein Thema kennenzulernen.
Fish Bowl
Ideal für interaktive Kommunikation und aktiven Meinungs-
austausch in einer Gruppe bis etwa 40 Teilnehmern ist das
Fishbowl-Format. Die Methode hat ihren Namen nach der
Sitzordnung: Sie gleicht einem Goldfischglas, um das sich die
Teilnehmer im Kreis herumgruppieren.
Ein Moderator leitet das Gespräch, eine kleine Gruppe von
Teilnehmern, etwa fünf, sitzt/ steht im Innenkreis und disku-
tiert das Thema. Die übrigen Teilnehmer sitzen drumherum.
Es gibt dann mehrere Alternativen:
Die Außenkreis-Teilnehmer können an der Diskussion Die Teilnehmer stehen oder sitzen im Raum verteilt an kleinen
teilnehmen. Tischen mit vier bis maximal sechs Personen – bei aufwendi-
Die Außenkreis-Teilnehmer „besetzen“ einen „Gast-Stuhl“ geren Installationen stehen neben den Tischen Tafeln, Pinn-
und nehmen temporär teil. wände etc., die Basisinformationen zu den Themen visualisie-
Die Außenkreis-Teilnehmer „Klopfen einen Teilnehmer ab“ ren. Produktiv ist es auch, wenn weiße Papiertischdecken auf
und tauschen den Platz. den Tischen liegen, auf denen man die Ergebnisse mit dicken
Filzern aufschreibt.
Es gibt ein paar Regeln: Der freie Stuhl im Diskussionskreis
darf von jedem Teilnehmer solange besetzt werden, bis er Im Verlauf des World Café werden zwei oder drei unter-
seinen Beitrag geleistet hat oder ein anderer Teilnehmer einen schiedliche Fragen in aufeinander folgenden Gesprächs
Beitrag leisten möchte. Die Teilnehmer im inneren Kreis runden von 15 bis 30 Minuten an allen Tischen bearbeitet.
dürfen diesen jederzeit verlassen. Seitengespräche sind zu Zwischen den Gesprächsrunden mischen sich die Gruppen
vermeiden. neu. Nur die Gastgeber bleiben die ganze Zeit über an einem
Tisch. Sie begrüßen neue Gäste, resümieren kurz das vorher-
Vorteil ist, dass die Diskussionsrunde überschaubar bleibt, da gehende Gespräch und bringen den Diskurs erneut in Gang.
immer nur eine kleine Anzahl von Teilnehmern gleichzeitig Das World-Café schließt mit einer Reflexionsphase ab, wo die
diskutieren kann. Die Themen werden fokussiert und verdich- Gastgeber die neuen Ergebnisse vor- und zur Diskussion
tet, und es entsteht eine hohe Identifikation aller Teilnehmer stellen.
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TEMA-Artikel I Februar 2018
Neue Formate für Präsentation,
Meeting und Konferenz
Open Space Wie wird der Open Space gestaltet, was muss vorbereitet
werden? Zu Beginn sitzen alle Teilnehmer im Forum. Der Ver-
Dieses Format dient dazu, neue Ideen in große Gruppen ein- anstalter begrüßt, erklärt die Ziele, führt in das Thema und in
zubringen und weiter zu entwickeln. Ziel ist es, in kurzer Zeit das Format ein und „öffnet den Raum“.
mit einer großen Zahl von Menschen zu einem umfassende-
ren Thema wesentliche Teilthemen innovativ und lösungsori- Inhalte und auch die detaillierte Organisation ergeben sich
entiert zu bearbeiten und eine Aufbruchstimmung zu erzeu- aus den Anliegen der Teilnehmer: In der ersten Phase können
gen. Das Format funktioniert bereits mit zwölf Teilnehmern, alle Teilnehmer Anliegen einbringen. Anliegen sind Themen,
es können aber auch an die Tausend teilnehmen. die „unter den Nägeln brennen“ und für die jemand die Ver-
antwortung übernehmen will.
Am Ende kann eine Handlungsplanung stehen, in der sich
Teilnehmer zur Umsetzung von Ideen aus den Arbeitsgrup- An einer großen Pin-Wand werden die Anliegen gesammelt
pen verabreden. Diese Handlungsplanung kann auch sehr und den Zeiten und verfügbaren Arbeitsräumen zugeordnet
konkret erfolgen. Das Ergebnis des Open Space kann z. B. („Anliegenwand“).
eine Checkliste zur sofortigen Umsetzung sein.
In der zweiten Phase, der Marktphase, wird über Anfangs
zeiten und Räume verhandelt, und jeder trägt sich bei jenen
Themen ein, die ihn interessieren.
In der Gruppenarbeitsphase arbeiten alle selbstorganisiert,
geleitet vom Gesetz der zwei Füße und den Grundsätzen des
Verfahrens. Die „Einladenden“ der Arbeitsgruppen werden
gebeten, die Ergebnisse der Gruppenarbeit zu dokumen
tieren, damit sie auch den anderen Teilnehmenden zur Ver
fügung stehen.
Wie funktioniert es? Open Space steht immer unter einem
Generalthema. Es gibt nicht den richtigen oder falschen Teil-
nehmer, sondern es sollen möglichst unterschiedliche
Menschen eingeladen werden. Vier Prinzipien sollte man
einhalten:
1. Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Leute –
einer oder 25 ist egal – und jeder ist wichtig und motiviert.
2. Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was
geschehen konnte – Ungeplantes und Unerwartetes
ist oft kreativ und nützlich.
3. Es beginnt, wenn die Zeit reif ist – wichtig ist die Energie
(nicht die Pünktlichkeit).
4. Vorbei ist vorbei – nicht vorbei ist nicht vorbei – wenn die An einer „Dokumentationswand“, ebenfalls einer großen Pinn-
Energie zu Ende ist, ist die Zeit um. wand, werden die Ergebnisse aus den Gruppenarbeitsphasen
zeitnah für jeden sichtbar aufgehängt.
Das Gesetz der zwei Füße ist Ausdruck der Freiheit und
Selbstverantwortung: Der Teilnehmer bleibt nur so lange in Man kann noch Morgen- und Abendnachrichten herausge-
einer Gruppe, wie er es für sinnvoll erachtet, also solange, wie ben, Zusammenfassung zu einzelnen Themen, neue Frage-
er etwas lernen oder beitragen kann. Ein „Open-Space-Tech- stellungen etc.
nology-Meeting“ dauert zwei bis drei Tage.
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Neue Formate für Präsentation,
Meeting und Konferenz
In der Schlussphase werden die Ergebnisse ausgewertet Wie funktioniert es? Das Thema wird in einzelne Aspekte
und Aktionen zur Umsetzung geplant. Die große Abschluss- zerlegt – entweder hat sich schon jemand vor der Konferenz
runde folgt wieder den Gesetzen 1 bis 4, sie dauert so lange, dazu Gedanken gemacht oder die Einzelaspekte werden im
wie Energie da ist. Alle sind verantwortlich, nicht nur die Plenum erarbeitet – typischerweise ergeben sich 5 bis 10 Ein-
„Einladenden“ der Themengruppen. Am Ende wird der Raum zelaspekte, höchstens so viele wie die halbe Teilnehmerzahl.
geschlossen – vorbei ist vorbei. Diese Einzelaspekte werden aufgeschrieben und jeweils mit
Farben oder Nummern markiert. Jeder Teilnehmer klebt sich
Die Warp Conference jetzt eine Farbe oder Nummer ans Revers und sucht sich
einen anderen Teilnehmer, mit dem er sich zu diesem Teil
Die Warp Conference ist ein Speeddating mit Themen und aspekt austauscht und die wichtigsten Ideen in Stichworten
zielt auf den direkten Informationsaustausch zwischen allen festhält. Nach kurzer Zeit, etwa nach 5 Minuten, ertönt ein
Teilnehmern – entweder in Zweiergesprächen wie bei Speed- Gong. Jeder wählt dann die nächste Farbe oder Nummer,
dating oder in Gesprächen zwischen einem „Problem Owner“ sucht sich einen entsprechenden Teilnehmer. Auf diese Weise
und einer Gruppe. Dieser Infoaustausch soll ganz schnell diskutiert man jeden Teilaspekt mit einem anderen Teilneh-
funktionieren, „warp“ bedeutet ja, sich mit Lichtgeschwindig- mer. In einer Schlussrunde werden zu den Teilaspekten die
keit zu bewegen. Ziel ist eine schnelle Kommunikation wichtigsten Ideen oder Bewertungen dargestellt.
zwischen allen Beteiligten, etwa ein schnelles Feedback auf
eine These, eine schnelle Bewertung von Themen oder die Dieses Schema kann mannigfach variiert werden:
Lösungen von Problemen durch viele Teilnehmer: Es funktio- Man kann zu jedem Teilaspekt auch Gespräche mit mehreren
niert am besten mit 15 bis 50 Mitmachern. Teilnehmern führen. Oder es können für die Teilaspekte auch
„Problem Owner“ eingeführt werden, die konstant bleiben
und mit allen Teilnehmern ihr Problem diskutieren – sinnvoller-
weise spricht dann eine Gruppe mit dem Problem Owner.
Natürlich können die Gesprächspartner auch vorher be-
stimmt oder durch Rechner zufällig gewählt werden.
Die Warp Conference muss sorgfältig vorbereitet werden:
Die Räumlichkeiten müssen kurze Wege bieten und für die
vielen Begegnungen geeignet sein – viele kleine Räume oder
Tische in genügendem Abstand. Stifte und Karteikarten für
das Festhalten der Ideen müssen bereitliegen und nachher
sinnvoll sortiert werden können, so dass die Schlussbespre-
chung schnell clustern kann, Trends erkennt und die wichtigs-
ten Aussagen zusammenfassen kann.
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