PAUL HEWITT VERANKERT EFFIZIENTE PROZESSE IN NEUEM ERP-SYSTEM
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PAUL HEWITT VERANKERT EFFIZIENTE PROZESSE IN NEUEM ERP-SYSTEM Herausragender Erfolg verlangt reibungslose Abläufe und ein handelstaugliches ERP- System: In einem professionellen Auswahlverfahren ermittelte die Paul Hewitt GmbH, Oldenburg das ERP-System unitop auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central als zentrale Drehscheibe zwischen E-Commerce-Anwendungen und ihrem Versanddienstleister – sowie die GOB Software & Systeme GmbH, Krefeld als Partner für die Definition effizienter Prozesse. Das Einführungsprojekt wurde im Budget und in Rekordzeit von sieben Monaten abgeschlossen.
PAUL HEWITT VERANKERT EFFI-
ZIENTE PROZESSE IN NEUEM ERP-
SYSTEM
Mit dem Anker-Armband begann der
Erfolg der maritim geprägten Marke
Paul Hewitt. Das weitere Wachstum des
Unternehmens verlangte reibungslose
Abläufe und ein handelstaugliches ERP-
System.
In einem professionellen Auswahlver-
fahren ermittelte die Paul Hewitt GmbH,
IN REKORDZEIT VON
Oldenburg, das ERP-System unitop
SIEBEN MONATEN
auf Basis von Microsoft Dynamics NAV
als zentrale Drehscheibe zwischen E-
Commerce-Anwendungen und ihrem
Versanddienstleister - sowie die GOB
Software & Systeme GmbH, Krefeld als
Partner für die Definition effizienter Pro- Facebook und Instagram, nahm das Un- Geschäftsleitung mit Bedenken: „Wenn
zesse. Das Einführungsprojekt wurde im ternehmen ab 2014 richtig Fahrt auf. Der dieses System eingeführt wird, kann ich
Budget und in Rekordzeit von sieben Online-Vertrieb erfolgt über B2B- und nicht guten Gewissens gehen“, sagte Jan-
Monaten abgeschlossen. B2C-Shops. Noch entsteht über die Hälf- Niklas Mühlenbrock. „Das wird uns in ein
te des Geschäftes im Einzelhandel: bei bis zwei Jahren auf die Füße fallen, weil
Unter der Marke Paul Hewitt, etwa 2009 Ketten wie Karstadt oder Christ ebenso es für das Handelsgeschäft mit Schmuck
von den Brüdern Philipp und Frede- wie bei kleineren Juwelieren. und Uhren nicht ausgelegt ist.“ Mit Be-
ric Gloth ins Leben gerufen, vertreibt ginn seiner Festanstellung bereitete der
das Unternehmen ikonische Uhren, ANLAUF ZUR PROFESSIONALISIE- Teamleader System Development Busi-
Schmuckstücke und Accessoires in ele- RUNG ness Intelligence & QM einen Fahrplan
gantem nordischen Stil. Die Zielgruppe vor, wie ein geeignetes System zu finden
bilden junge Menschen, die Wert auf Tra- Als Jan-Niklas Mühlenbrock im Januar und einzuführen sei, der im Mai 2017 ver-
dition und Herkunft legen, sich aber auf 2017 ein dreimonatiges Praktikum bei abschiedet wurde.
der ganzen Welt den Wind um die Nase Paul Hewitt begann, wurde die Tätigkeit
wehen lassen, vermittelt die Website. Das eines 20-köpfigen Teams von dreistelligen UNTERSTÜTZUNG DURCH AUS-
maritime Flair der Marke zeigt sich in Wachstumsraten belohnt. Erste Wachs- WAHLBERATUNG
modernen Großraumbüros der Zentrale tumsschmerzen hatten zur Entscheidung
und kulminiert in einem Anker-Marken- geführt, das gleiche ERP-System wie Für das Auswahlverfahren zog er profes-
zeichen, das als Armband-Verschluss der der Versanddienstleister in Witten ein- sionelle Unterstützung von Dreher Con-
Top-Seller mit dem Namen Phrep dient. zuführen. Der Praktikant übernahm das sulting heran, die bei dem Aufbau eines
Projektmanagement und bereitete die Lastenheftes halfen. In sechs Monaten
Getrieben vom Erfolg dieses Produk- Stammdaten vor. Im Abschlussgespräch entstanden rund 90 Seiten, auf denen alle
tes in den neu aufkommenden Medien seines Praktikums konfrontierte er die Prozesse der Abteilungen dokumentiert
GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG // Europark Fichtenhain A 5 // 47807 Krefeld // T. +49 (0)21 51 349-3000 // www.gob.de // www.unitop-welt.de Seite 02
„ENTSCHEIDEND WAR FÜR MICH DIE
BERATUNGSKOMPETENZ DES ANBIETERS.“
JAN-NIKLAS MÜHLENBROCK, PAUL HEWITT
wurden. Das rasante Veränderungstem- Mitte 2018, mit etwa 50 Mitarbeitern, er- jungen Teams seitens Paul Hewitt und der
po machte manche Beschreibungen al- zeugten die gelebten Prozesse des Un- GOB und wollten möglichst Standardpro-
lerdings obsolet, sobald sie fertig waren. ternehmens bereits Reibungsverluste: zesse nutzen. An einigen Stellen griffen
So dauerte die Bedarfsplanung für eine dabei Funktionalitäten von unitop – so
EINES AUS 600 ERP-SYSTEMEN AM Uhrenlinie drei Tage. Die anschließenden in der mehrstufigen Preisberechnung für
MARKT Planungs- und Steuerungsprozesse mit die B2B- und B2C-Webshops oder in der
Prognosen und Kennzahlen waren unzu- Warenwirtschaft, bei Containermanage-
Auf Basis dieser Anforderungen ent- reichend. Der ERP-Anbieter sollte Orga- ment, Umlagerungen und Verbuchung
stand eine Liste mit 25 der insgesamt nisationserfahrung mitbringen und den der Importe aus China. Die Feinkonzep-
600 bekannten ERP-Systeme. „Für uns jungen Mitarbeitern zugleich das Know- te der Soll- und Ist-Prozesse stellten den
als Mittelständler kamen viele Systeme how vermitteln, wie höhere Effizienz und Standard und ergänzende Entwicklungen
nicht infrage“, meint Mühlenbrock. „Mit Effektivität erreicht werden könnten. mitsamt Aufwand dar, bevor sie verab-
acht Anbietern haben wir gesprochen „Dies gab letztlich den Ausschlag für die schiedet und umgesetzt wurden. „Wir
und schließlich fünf zu halbtägigen Prä- GOB“, berichtet Jan-Niklas Mühlenbrock. haben uns weitestgehend am Standard
sentationen eingeladen.“ Neben Pro- der GOB Branchenlösung unitop orien-
jektleiter, Berater und Geschäftsleitung SYSTEMATISCHES EINFÜHRUNGS- tiert“, berichtet Jan-Niklas Mühlenbrock.
waren auch die künftigen Key-User an PROJEKT „Nicht nur aus Kostengründen, sondern
dem Pitch beteiligt, damals zugleich die auch weil wir die langjährige Prozesser-
Abteilungsleiter. Den beiden aussichts- Nach der kaufmännischen Bestellung be- fahrung des Anbieters nutzen wollten.“
reichsten Kandidaten, GOB mit der Bran- gann das Einführungsprojekt im August Ganz nebenbei entwickelten die jungen
chenlösung unitop und einem weiteren 2018 mit der Erstellung des Stammdaten- Teams von Paul Hewitt und GOB in der
Anbieter von Microsoft Dynamics NAV, konzepts. Aufgrund des kurz darauf be- fachlichen Zusammenarbeit ein hervor-
wurde ein Drehbuch für Prozesse vorge- ginnenden Weihnachtsgeschäfts startete ragendes menschliches Verhältnis.
geben, die sie zwei Monate später prä- die heiße Projektphase erst im Januar
sentieren konnten: „Von der Lösung her 2019, als Jan-Niklas Mühlenbrock Unter- TROTZ HOHEM RISIKO - IN TIME,
konnten beide Anbieter unsere Anforde- stützung durch den IT-erfahrenen neuen IN BUDGET
rungen erfüllen“, sagt Jan-Niklas Müh- Mitarbeiter Jan-Henrik Funke erhielt. Die-
lenbrock. „Entscheidend war für mich ser begleitete die einzelnen Abteilungen Dies kam dem Projekt zugute, als Pro-
die Beratungskompetenz des Anbieters.“ in den Workshops zur Spezifikation. Die bleme des Logistikdienstleisters bei der
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Anbindung des Warenwirtschaftssys-
tems bei den Projektablauf kurzfristig
in Frage stellten: „Als wir drei Wochen
vor dem geplanten Go-live, die in einem
Teilprojekt in Verantwortung des Dienst-
leisters erarbeitete Schnittstelle abneh-
men wollten, mussten wir feststellen,
dass sie nicht vollständig einsatzfähig
war“, berichtet Jan-Henrik Funke. „Da-
mit bestand ein hohes Risiko, dass nach
dem Go-live nicht alles rund läuft.“ Eine
Sondersitzung des Lenkungsausschusses
gab grünes Licht für einen Endspurt mit
allen Kräften. „Wegen des Weihnachtge-
schäfts hätten wir das Projekt sonst erst „WIR HABEN DAS SEHR
2020 beenden können“, meint Jan-Niklas AMBITIONIERTE PROJEKT IN SIEBEN
Mühlenbrock. Dank gegenseitigem Ver- INTENSIVEN MONATEN IM
trauen und gemeinsamer Anstrengun- ZEITPLAN UND IM BUDGETRAHMEN
gen oft bis in späte Stunden konnte das ABGESCHLOSSEN“
Projekt jedoch im August 2019 pünktlich
abgeschlossen werden. „Wir haben das
sehr ambitionierte Projekt in sieben in- tem betrachten. Dadurch entsteht die wir mit unseren Ressourcen die maximale
tensiven Monaten im Zeitplan und im Möglichkeit, mit Business Intelligence den Effektivität und Effizienz erreichen.“ Schu-
Budgetrahmen abgeschlossen“, freut sich wirtschaftlichen Leistungsgrad zu durch- lungen der Mitarbeiter und Detailverbes-
Jan-Niklas Mühlenbrock. „Der Lenkungs- leuchten und erheblich zu verbessern. serungen tragen ebenso dazu bei, wie
ausschuss und die GOB haben dies als Die Verarbeitung von Fremdrechnungen neue Projekte. Die Kunden erhalten in der
herausragende Leistung bewertet.“ - von der Prüfung über die Bezahlung Regel nach zwei Werktagen ihre Bestel-
bis zur Einbuchung - verlaufen fehlerfrei lung – neben den derzeit angebundenen
WETTBEWERBSFÄHIGE GESCHÄFTS- und unkompliziert. Die Produktplanung Online-Shops Shopware (B2C) und Sana
PROZESSE gelingt nun per Tastendruck – bei deut- Commerce (B2B) sowie dem Verkauf über
lich höherer Qualität. „Wir haben mit der Amazon soll dies bald auch über die On-
Seitdem verfügt das Unternehmen über ERP-Einführung einen Rückstand gegen- line Plattform Zalando erfolgen. Die bis-
eine konsolidierte Datenbasis und kann über dem Wettbewerb aufgeholt und uns her zu einer Beratungsgesellschaft ausge-
die Einkaufs- wie Verkaufsseiten der erfolgreich für die Zukunft aufgestellt“, er- lagerte Buchhaltung wird seit Januar 2020
Wertschöpfung erstmals in einem Sys- klärt Jan-Nikas Mühlenbrock. „Nun wollen mit unitop im Hause erledigt.
PAUL HEWITT BERICHTET IM INTERVIEW – WERFEN SIE
JETZT EINEN BLICK IN DAS REFERENZVIDEO: ZUM VIDEO
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