Projektmanagement und Wirkungsmessung - Carsten Lessmann Workshop der Adalbert-Raps-Stiftung Coburg am Samstag, den 06. April 2019 - Helden der ...
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Projektmanagement und Wirkungsmessung
Carsten Lessmann
Workshop der Adalbert-Raps-Stiftung
Coburg am Samstag, den 06. April 2019
Zur Person: Carsten Lessmann • Jahrgang 1978 • Ausbildung zum Werbekaufmann • Diplom-Betriebswirt (FH) • > 10 Jahre Arbeitnehmer • Gründer der Hilfswerft gGmbH 2014 09.04.2019 © Hilfswerft 2
Warum sind wir heute hier? • Innovative Ideen (weiter-)entwickeln, die Oberfranken besser machen • Umsetzungswahrscheinlichkeit / Erfolg erhöhen • Im Rahmen des Wettbewerbes Helden der Heimat • Dank der Adalbert-Raps-Stiftung 09.04.2019 © Hilfswerft 3
Hauptfragen von heute • Wie organisieren Sie Ihre Projekte? • Wie stellen Sie Ihre Projekte übersichtlich dar? • Wie messen Sie die Wirkung Ihrer Projekte? 09.04.2019 © Hilfswerft 4
Wie organisieren Sie Ihre Projekte aktuell? • Wie behalten Sie den Überblick? • Wie und wie häufig kommunizieren Sie? • Welche Zuständigkeiten sind etabliert? • Welche unterstützenden Tools / Systeme nutzen Sie? 09.04.2019 © Hilfswerft 5
Was ist eigentlich ein Projekt? • Einmalige/ noch nie dagewesene Aufgabe • Klare Zielvorgabe • Zeitliche Begrenzung • Es werden Ressourcen benötigt (Budget, Arbeitszeit, ...) 09.04.2019 © Hilfswerft 6
Projektmanagement
• ... ist ein begleitender Prozess von Start bis
zum Ende eines Projektes und umfasst:
• Planung: Welche Ergebnisse, Zeitrahmen, Ressourcen
• Organisation: Rollen und Verantwortungsbereiche
• Steuerung: Erwartungen, Meilensteine, Problembehandlung
09.04.2019 © Hilfswerft 7
Projektziele
• Übung: Bitte formulieren Sie das Kern-Ziel für
eines Ihrer aktuellen bzw. geplanten Projekte
• In einem Satz
• So konkret wie möglich
09.04.2019 © Hilfswerft 8
Projektziele: Die SMART-Regel
• Vorher: „Ich mache mehr Sport.“
• Nachher: Das Ziel in SMART-Logik...
• Spezifisch – Ich jogge.
• Messbar – 3 Kilometer.
• Akzeptiert – Mit Maria und Markus.
• Realistisch – Im Stadtpark.
• Terminierbar - Einmal pro Woche.
09.04.2019 © Hilfswerft 9
Projektziele: Die SMART-Regel
• Warum sind klare Ziele so wichtig?
• Einheitliches Verständnis
• Richtlinie / Kompass
• Motivation
• Meilensteine können definiert werden
• Erfolge können gefeiert werden
09.04.2019 © Hilfswerft 10Projektziele: Die SMART-Regel
Was der Kunde Der Projekt- Der Mitar- Der Program- Der PR-Experte
erklärte... leiter versteht beiter versteht mierer versteht versteht
Die Projekt- Was umgesetzt Die Projekt- Die Projekt- Der Bedarf des
Dokumentation wurde Kosten Nutzung Kunden
09.04.2019 © Hilfswerft 11Magisches Dreieck
Zeit
• Zwischen diesen Faktoren
müssen wir abwägen:
Kosten Qualität
• Wichtig: Es gibt nicht die eine richtige Vorgehensweise.
• Perfektion ist nicht erstrebenswert!
09.04.2019 © Hilfswerft 12Der Weg zur Projektstruktur
• Vom großen Ziel zur kleinen Aufgabe
• Hauptfrage: Was müssen wir machen?
• Wie können wir das, was wir machen müssen, sinnvoll aufteilen?
• Also: 1. Definition der Arbeit
2. Strukturieren der Arbeit in Arbeitspakete
09.04.2019 © Hilfswerft 13Beispiel: Eröffnung eines Zoos
Zoo
Gelände Gehege Tiere Häuser
Orientierung
nach Objekten
Fläche Material Beliebtheit Pächter für
pachten suchen herausfinden Essen
Grenzen Handwerker Tierschutz Personal
markieren finden Regeln einstellen
Zoos Gerätschaften
kontaktieren unterbringen
09.04.2019 © Hilfswerft 14Beispiel: Eröffnung eines Zoos
Zoo
Planen Einstellen Umsetzung Kommunikation
Orientierung
nach Phasen
Geländerplan Stakeholder
Verwaltung Häuser bauen
erstellen treffen
Geländer
Häuser planen Tierpfleger Eröffnung Flyer
anbringen
Tierbedarf
Reinigung Tiere verteilen Presse einladen
ermitteln
09.04.2019 © Hilfswerft 15Erstellung eines
groben Strukturplans
Zoo
oder Zoo
Gelände Gehege Tiere Häuser Planen Einstellen Umsetzung Kommunikation
Fläche Material Beliebtheit Pächter für Geländerplan Stakeholder
Verwaltung Häuser bauen
erstellen treffen
pachten suchen herausfinden Essen
Geländer
Grenzen Handwerker Tierschutz Personal Häuser planen Tierpfleger
anbringen
Eröffnung Flyer
markieren finden Regeln einstellen
Orientierung Zoos Gerätschaften Tierbedarf
ermitteln
Reinigung Tiere verteilen Presse einladen
nach Objekten kontaktieren unterbringen
Orientierung nach Phasen
09.04.2019 © Hilfswerft 16Von der Struktur zum Zeitplan
• Welche Meilensteine (kritische Entscheidungen,
Zwischenergebnisse, Freigaben) gibt es im Projekt?
Projektphase
• Welche Projektphasen können definiert werden?
• Arbeitszeit zwischen den Meilensteinen
• Überlappungen der Projektphasen möglich
09.04.2019 © Hilfswerft 17Aufwand einschätzen
• Planning Poker: mit Karten die Zeit
pro Aufgabe abschätzen
• Vereinfacht: „1“ bedeutet „1 Arbeitsstunde“
bzw. „1 Tag“...
• Teilaufgabe wählen: Jeder schätzt verdeckt,
wie viel Zeit die Aufgabe braucht
• Abweichungen müssen diskutiert werden
09.04.2019 © Hilfswerft 18Abhängigkeiten definieren • Welche Arbeitsschritte (Projektphasen) können parallel erfolgen? • Wo gibt es Wartezeiten bzw. Abhängigkeiten? • Welche Meilensteine (Entscheidungen, Freigaben) sind notwendig, um eine Arbeitsschritt abzuschließen? 09.04.2019 © Hilfswerft 19
Bitte nicht vergessen... • Koordinationsaufwand (Teammeetings, Abstimmungen) • Urlaubstage / Krankheit • Arbeitsalltag / andere Projekte • ... der Projektmitglieder sowie extern Beteiligter • Also Puffer / Verzögerungen mit einkalkulieren 09.04.2019 © Hilfswerft 20
Struktur darstellen: Der Netzplan 09.04.2019 © Hilfswerft 21
Struktur darstellen: Das Balkendiagramm • Event konzipieren • Logistik festlegen • Lieferanten auswählen • Räumlichkeit mieten • Caterer bestellen • Raumtechnik definieren 09.04.2019 © Hilfswerft 22
Aufgabe: Terminplan erstellen
für ein Straßenfest
• Balkendiagramm entwickeln
• Welche Meilensteine gibt es?
• Welche Arbeitsschritte (Phasen) hat das Projekt?
• An Puffer denken (welche Schwierigkeiten kann es geben?)
• Ziel ist es nicht jetzt komplett mit der Planung fertig
zu werden, es geht um die Übung an sich...
09.04.2019 © Hilfswerft 23Überblick behalten • Ihre Tipps / Erfahrungen? • Ein digitales Werkzeug: • Spalten stellen Prozess dar • Karten sind Aufgaben, die verschiebbar sind und Personen und Fristen zugeordnet werden können • Veränderungen sind transparent 09.04.2019 © Hilfswerft 24
Übersicht behalten:
Wirkung eines Projektes messen: Einfache Wirkungskette I-O-O-I 09.04.2019 © Hilfswerft 26
Die Wirkungstreppe
Quelle: Phineo,
Kursbuch Wirkung
09.04.2019 © Hilfswerft 27Vielen Dank!
Fragen und Feedback
09.04.2019 © Hilfswerft 28Sie können auch lesen
