Referfenzreport Nr. 6 - Teil 2 Thema: Change Management Entwicklung neuer Arbeitswelten 360 rund um die Change-Projektbegleitung zur Entwicklung ...
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Referfenzreport Nr. 6 – Teil 2 Thema: Change Management Entwicklung neuer Arbeitswelten 360° rund um die Change-Projektbegleitung zur Entwicklung der «neuen Arbeitswelten» bei Tillotts Pharma AG am neuen Standort Salmenpark in Rheinfelden
Referenzreport Nr. 6 – Teil 2
Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten
Ausgangslage der Tillotts Pharma AG
Tillotts Pharma AG (www.tillotts.com) (Tillotts) ist ein schnell wachsendes, hochspezialisiertes
Pharmaunternehmen mit rund 300 Mitarbeitenden. Das Unternehmen ist sowohl mit eigenen Produkten
als auch mit einlizensierten Produkten in über 65 Ländern vertreten. Tillotts wurde vor über 50 Jahren in
London gegründet. Die Organisation hat sich in dieser Zeit stetig den neuen Anforderungen am Markt
angepasst und kann auf eine Dekade überaus starken Wachstums zurückblicken. Tillotts widmet sich
intensiv dem weiteren Ausbau seiner Marktpräsenz. Innovative pharmazeutische Produkte für das
Verdauungssystem werden durch Forschung, Marketing, Einlizenzierungen und Akquisitionen gezielt
gefördert, um Ärzte bei der Behandlung gastrointestinaler (GI) Erkrankungen ihrer Patienten verstärkt
unterstützen zu können. Tillotts engagiert sich für Fortschritte in der Patientenversorgung und arbeitet
kontinuierlich am weiteren Ausbau eines ausgewogenen Portfolios an Medikamenten für die Behandlung
von GI-Erkrankungen. Die Tillotts legt sehr viel Wert auf ehrliche und ethische Geschäftsbeziehungen und
höchsten professionellen Standard. Das Unternehmen konzentriert sich auf die Umsetzung von Werten
wie Leidenschaft, Leistung, Fortschritt, Verantwortlichkeit, Zusammenarbeit und Integrität. Es achtet
darauf, dass sich ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner damit identifizieren können.
Abbildung 1 – Quelle: Website Tillotts Pharma AG – Sommer 2017
Ausgangslage zum Projekt der Change-Begleitung im Rahmen der neuen Arbeitswelten
Im ersten Teil des Referenz Reports Nr. 6 berichten wir darüber, wie das Change Projekt aufgesetzt und
wie wir dieses begleitet haben. Wir haben gemeinsam mittels der Interviews auf der Management- Ebene
und den Workshops mit den Repräsentanten aus den Abteilungen die entsprechenden Bedürfnisse erfragt
und in Erfahrung gebracht wie die Unternehmung funktioniert und wie sie sich künftig positionieren
möchte. Die Resultate aus der Management-Sicht und der Mitarbeitenden-Sicht haben wir reflektiert und
daraus etliche Handlungsempfehlungen entlang der BSC (Markt/Kunden, Finanzen, Prozesse,
Mitarbeitende) abgeleitet und dem CEO vorgestellt. Anlässlich der Auswertung von allen gesammelten
Erkenntnissen aus den Interviews und Workshops, haben wir die Grundlagen für das Layout entwickelt.
Dies diente als Basis für den Architekten, der damit begann, die Details zu zeichnen, Offerten einzuholen,
sowohl auf baulicher wie aber auch auf der infrastrukturellen Seite.
Das Core Team stellte nach unseren Handlungsempfehlungen fest, dass sie in diversen Fragestellungen
rund um die Umsetzungs-Vorbereitung noch weitere Unterstützung benötigen. Dazu entwickelten wir ein
grobes Konzept, welches sie gezielt in diesen Punkten weiterbringt.
Zielsetzungen der Change-Projektbegleitung mit der nw GmbH
• Entwicklung eines detaillierten Projektplans, Aufteilung in die verschiedenen Projekt-Streams,
Erfassung des Stakeholdermanagements
• Entwicklung der «Regeln in Bezug auf die Zusammenarbeit, das Verhalten, der Nutzung der
verschiedenen Zonen» im Modern Office
• Entwicklung einer konzeptionellen Grundlage zur Gestaltung des Leitsystems im Modern-Office
• Konzipierung eines Postenlaufs (Workshop) für das Management und Unterstützung des HR im
Rahmen der Einführung des entwickelten Home-Office Konzepts
• Unterstützung im Rahmen weiterführender Projekte in Bezug auf:
a) die Nutzung des Standorts Hexagon
b) die Einführung des Testoffice-Konzepts
c) die Standortentwicklung über B15, Hexagon und Salmenpark
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Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten
Unser Team für diese Change-Begleitung
Aufgrund der verschiedenen positiven Rückmeldungen seitens des Core-Teams, den
Interviewteilnehmern und den Führungskräften, haben wir uns dazu entschlossen, mit derselben Crew
der nw GmbH die weiterführenden Fragestellungen für Tillotts zu begleiten.
Abbildung Nr. 2 – Quelle: Website der nw GmbH
Aufgaben/Verantwortung/Kompetenzen der Rollen und die Projektabgrenzung
• Rollen/Funktion/Aufgaben (in Bezug auf nw GmbH)
-> Unterstützung des Core Teams in der Umsetzung und methodischer Know-how-Transfer ins
Core Team
-> Konzipierung der Inhalte für die verschiedenen Workshops und den Postenlauf
-> Aufzeigen der Erkenntnisse aus den verschiedenen Workshops mit den Repräsentanten
-> Zusammenfassung der Erkenntnisse in verschiedenen Konzeptionen, die als Basis zur
Umsetzung dienen
• Kommunikationssteuerung (in Bezug auf nw GmbH)
-> Inputs an die Projektleitung
• Wo wird eskaliert/Anpassungen und Auftragsänderungen
-> Projektleitung
• Form vom Reporting Aufwänden/Rechnungen (was, wann, wie)
-> Reporting der Zeiten in der Rechnung
-> Abweichungen werden frühzeitig an die Projektleitung kommuniziert
-> Rechnung pro Modul in Teilschritten
• Abgrenzungen
-> Organisation der Infrastruktur
-> Interne Kommunikation in Bezug auf den anstehenden Change und das Projekt
-> Anpassungen in Arbeitsprozessen
Vorgehensweise und Methode
Bei der Entwicklung der weiterführenden Massnahmen haben wir darauf geachtet, dass wir die
Themenfelder, die mit den Repräsentanten zu entwickeln sind, weiterhin begleiten können. Damit haben
wir, auch bei kritischen internen Organisations- und Kulturthemen eine angemessene Neutralität
gewährleistet, damit die Repräsentanten die Lösungen frei gestalten konnten. Gleichzeitig wurde dadurch
das Core Team entlastet.
Das Core Team haben wir in jenen Themenfeldern im Hintergrund unterstützt, bei denen es darum ging,
die erstellten Konzepte zu überprüfen und mit unseren Inhalten zu ergänzen. Wir boten ebenfalls
Unterstützung in der methodischen Vorgehensweise und zeigten auf, wie das Core Team intern ihre
Zielsetzungen erreichen kann.
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Die nachstehende Abbildung zeigt das Vorgehen in Bezug auf das weitere Vorgehen mit den
Repräsentanten (links) und die Unterstützung des Core Teams (rechts) auf:
Abbildung Nr. 3 - Quelle: Kick-Off, Ebenen-Konzept
Inhalte zu den einzelnen Modulen
• Die Modulinhalte wurden kundenspezifisch erstellt und vom Core Team freigegeben, bevor wir mit
den Repräsentanten mit den Workshop-Sequenzen begonnen haben
• Ein weiterer Teil bestand daraus, die Resultate in einem Konzept so darzustellen, dass die
Umsetzung danach selbständig durch das Core Team erfolgen konnte
• Weitere Unterstützung des Core Teams leisteten wir zudem in der Konzept-Phase zum Test-Office,
dem Home-Office und der Standortentwicklung
Arbeitsansatz
• „Aus betroffenen Personen beteiligte Personen machen“
• Integration der externen Sichtweise und Implementierung des Expertenwissens
Arbeitshaltung
• Systemisch-, ressourcen- und lösungsorientiertes Vorgehen
• ‘Train the Trainer’-Ansatz -> Wissensaufbau und Weitergabe (inhaltlich und methodisch)
Messbarkeit / Überprüfung der Ziele
• Nach den einzelnen Workshop-Sequenzen mit den Repräsentanten fand eine Ziel- und
Zufriedenheitsüberprüfung statt
• Die Resultate aus den Workshops wurden vom Core Team geprüft und nochmals entsprechend
angepasst, wo es nötig war
• Die Umsetzungsergebnisse und Zielerreichung wurde intern bei den entsprechenden
Stakeholdern überprüft und evaluiert
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Modul 1 - Projektplanung
Nach Abschluss der ersten geplanten Massnahmen, haben wir dem Core-Team vorgeschlagen, eine
Projektplanung aufzusetzen, um die nächsten Schritte präzis planen zu können. Danach ging es darum,
die Aufgaben im Core Team besser zu verteilen und die Verantwortungen für die unterschiedlichen
Projekt-Streams zu verteilen.
Nach einem kurzen Wissens-Input von unserer Seite, der den Projektaufbau und die Projektmethodik
aufzeigte, starteten wir auf einem Brown-Paper mit der Auslegeordnung.
Ein Ergebnis dieser Projektplanungsarbeit und dem Identifizieren der Arbeitspakete war, dass das Core
Team in der Folge um einen Vertreter der IT erweitert wurde. Dank unserer methodischen Unterstützung
in der Projektarbeit konnte das Core Team erkennen, dass es jetzt nötig war, die IT Abteilung voll zu
beteiligen. Bei Umzugsprojekten zeigt sich immer wieder, dass die IT einer der entscheidenden
Erfolgsfaktoren ist, ob das Business am neuen Ort gut anläuft.
Knowledge Areas
Abbildung Nr. 4 – Quelle: Projektworkshop intern
Detailliertes Vorgehen
• Stakeholder-Analyse (Erwartungen, Anforderungen usw.) -> Massnahmenplanung
• Eruierung der Projekt-Streams und Teilprojekte (wie z.B.: IT, FM, Mitarbeitende, Architektur/Bau
usw.)
• Definieren der Meilensteine und Lieferobjekte
• Kritischen Pfad bestimmen
• Aufführen und Beurteilen der Risiken
• Sammlung aller Aufgaben und Zuordnung der Aufgaben zu den entsprechenden
Streams/Teilprojekten
• Verteilung der Aufgaben bzw. Streams/Teilprojekte im Core Team
• Abhängigkeiten auflisten -> Massnahmen dazu definieren
• Arbeitspakete zu den einzelnen Streams und Teilprojekten fixieren -> Massnahmen festhalten
• Follow-Ups definieren und Bearbeitung der Massnahmenplanung festlegen
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Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten
Abbildung Nr 5. - Quelle: interner Workshop Foto
Lieferobjekte zur Projektplanung
• Grundlagen zum Projektmanagement
• Grundlage des entwickelten Projektplans
• Stakeholdermanagement-Map
• Fotoprotokoll zum Workshop
• Vorschlag zum weiteren Vorgehen
• Support in der Benutzung des definierten Projektmanagement-Tools
Nutzen daraus
• Wissensaufbau zum Projektmanagement
• Wissensaufbau zum Thema Changemanagement
• Integration der vorhandenen Ideen und Tasks aus unserer externen Sichtweise
• Aufbau der Abhängigkeiten und Integration der zeitlichen Rahmenbedingungen
• Entlastung von einzelnen Personen im Core Team durch die aufgabenorientierte Neuorganisation
• Definition der Abgrenzungen (was alles nicht im Projekt bearbeitet werden soll)
• Installation eines neuen Projekt-Setups, sprich die Erweiterung des Core Teams mit Personen aus
der IT
Modul 2 – Workshop und Konzeption der Zonennutzung/Regeln zur Zusammenarbeit
In der nachfolgenden Ansicht zeigen wir eine Übersicht des Vorgehens auf. Wir haben zwei Workshop-
Sequenzen zur Entwicklung der Regeln der allgemeinen Zonen und der Entwicklung der
Zusammenarbeitsregeln durchgeführt. Das methodische Vorgehen war bei beiden Sequenzen stets
gleichgehalten, wobei die Inhalte entsprechend thematisch neu gegliedert wurden.
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Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten
Abbildung Nr. 6 - Quelle: Präsentation Kick-Off, xxx steht für Daten die noch definiert werden mussten
Detailliertes Vorgehen im Workshop mit den Repräsentanten
• Mittels Einstieg via Layout-Erläuterung und verschiedenen Beispielen zu unterschiedlichen und z.T.
bestehenden Regeln, haben die Repräsentanten in verschiedenen Gruppen rotierend an Fragen
rund um die Nutzung der Zonen, das Verhalten im Open-Space, der Clean Desk Policy, dem
Verhalten in Meetingräumen usw. gearbeitet
Abbildung Nr. 7 – Quelle: Workshop – Präsentation, Foto aus Workshop
• Die Resultate haben sie sich gegenseitig nach der Entwicklung ihrer eigenen Regeln präsentiert
und deren Wichtigkeit priorisiert
• Die Resultate aus der englisch und deutsch geführten Gruppe wurden dann durch uns Trainer im
Anschluss vereinheitlicht und übersetzt
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Referenzreport Nr. 6 – Teil 2
Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten
Lieferobjekte zum Modul 2
• Fotoprotokoll unmittelbar nach den durchgeführten Workshops, welches an die Repräsentanten
verteilt wurde
• Zusammenführung aller entwickelten Regeln aus den verschiedenen Workshops, als Basis zur
weiteren Verarbeitung
• Konsolidierte Regeln aus all den durchgeführten Workshops inkl. Integration der Feedbacks aller
Mitarbeitenden
• Entwicklung eines vollständigen Regelwerks inkl. grafischer Umsetzung mittels Icons
• Textvorlagen zur Integration des vollständigen Regelwerks im Intranet
Abbildung Nr. 11/12 - Quelle: Präsentation Regelwerk
Nutzen daraus
• Einbezug der Repräsentanten zur Entwicklung der Regeln
• Beteiligung der Mitarbeitenden durch Abnahme des entwickelten Regelwerks -> Integration der
Inputs der Mitarbeitenden in das Regelwerk
• Abbau von Angst und Widerstand
• Aufbau von Sicherheit und Vermittlung von Orientierung im Projekt
• Steigerung der Motivation und Identifikation mit dem ‘Modern Office’
Modul 3/4 – Workshop zum Leitsystem und Konzept zum Leitsystem
In einer verkleinerten Repräsentanten-Gruppe haben wir das Leitsystem für das «modern Office»
entwickelt. Dabei ging es darum, ein Beschriftungskonzept, die Benennung der unterschiedlichen
Meetingräume, Telefon- und Büro-Boxen zu fixieren. Dann wurden die Werte und die Vision der Tillotts im
‘Modern Office’ integriert. Dazu wurden die Werte den verschiedenen Bürozonierungen zugeteilt und
farblich entlang des CI’s den definierten Werten angepasst. Das ganze Konzept entspricht und
unterstreicht die architektonischen Vorgaben. Des Weiteren haben wir gemeinsam den Empfang und die
Kundenzone ausgestaltet und die Elemente des CI’s der Tillotts z.B. Kompass oder Werte-Sechseck an
jenen Orten integriert, wo sie den Besuchern als wegweisende Orientierung dienen. Pro Team wurde
jeweils eine Team-Wand definiert, die sie individuell gestalten können. Zuletzt haben wir gemeinsam
Ideen dafür gesammelt, wo wir die Regelwerke integrieren und wie die Checklisten und Hilfsmittel z.B.
zur Nutzung der IT-Infrastruktur in den Meetingzonen gestaltet und integriert werden
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Abbildung Nr. 8 – Quelle: Präsentation Kick-Off
Detailliertes Vorgehen im Workshop mit den Repräsentanten
• Mittels von uns vordefinierten Fragen haben wir die Teilnehmer in Kleingruppen die Antworten
selbständig bearbeiten lassen. Die Gruppen rotierten anschliessend solange, bis jede Gruppe
jeden Posten mit den Fragestellungen bearbeitet hatte. Damit wird sichergestellt, dass jeder zu
jedem Thema seinen Input einbringen kann.
• Die vielen gesammelten Ideen wurden in der Grossgruppe diskutiert, priorisiert und fixiert,
welche Lösungen zur Umsetzung in Frage kommen.
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Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten
Abbildung Nr. 9/10 – Quelle: Präsentation Umsetzungskonzept, Thema Laufwege, Werte als CI-Basis
Lieferobjekte zum Modul 3/4
• Fotoprotokoll aus dem Workshop an die entsprechenden Teilnehmenden, als Grundlage zur
Information der restlichen Teammitglieder und den Vorgesetzten
• Entwicklung des Konzepts, welches alle Fragestellungen abdeckte und konkret als
Umsetzungsvorschlag diente
• Z.T. haben wir im Konzept verschiedene Umsetzungsvarianten dargestellt, so dass das Core
Team sich anhand ihrer Kriterien für eine der Varianten entscheiden konnte
Nutzen daraus
• Das Leitsystem dient als Orientierung für die Mitarbeitenden, Besucher, Partner und Lieferanten
sowie für die Mitarbeitenden
• Einheitliche, konzeptionelle Grundlage, welche dem CI entspricht und als Basis zur Anpassung
des bestehenden Leitsystems in den anderen Standorten verwendet werden kann
• Bei der Fertigstellung des Leitsystems haben wir besonders darauf geachtet, dass das Konzept
speziell in Bezug auf die Benennung der Meetingzonen usw. skaliert, so dass jederzeit
Veränderungen und Vergrösserungen hinzugefügt werden können und das Konzept trotzdem
auch dann immer noch wiedererkennbar bleibt.
• Des Weiteren war es das Ziel damit die Identifikation der Mitarbeitenden zu stärken und das
Bewusstsein für ihre eigenen Werte zu stärken.
Modul 5 – Konzept zum Home-Office Workshop für das Management
Das Home-Office Konzept wurde intern von der HR-Abteilung entwickelt. Das Konzept haben wir
gemeinsam durchgearbeitet und unsere Inputs integriert bevor es an der internen
Mitarbeiterveranstaltung vorgestellt wurde. Darin festgehalten ist, wer Home-Office machen darf, in
welcher Form Home-Office gestattet ist und wie die Umsetzung dazu aussieht. Dazu gehören die
zeitlichen Regelungen, die Arbeitszeiterfassung, die Bedingungen zur Arbeitserfüllung, die entsprechende
IT-Lösung usw.)
Wir erhielten den Auftrag seitens HR, eine Konzeption für einen Kurzworkshop mit dem Management zu
erarbeiten. Das Ziel war, das Management auf die anstehende Veränderung zu sensibilisieren und in
Erfahrung zu bringen, welche begleitende Unterstützung sie in Bezug auf die Implementierung der neuen
Arbeitsform im Home-Office benötigen. Zentrale Fragen, die im Workshop bearbeitet wurden, befassten
sich mit dem Thema Kontrolle, Vertrauen, Einflussnahme auf die Teamführung/Entwicklung usw.
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Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten
Begleitend zu diesem Konzept haben wir ein detailliertes Drehbuch zu Handen des HR erstellt, welches
die Zeitstruktur, das Setting, die Inhalte und die jeweiligen Beispiele zu den unterschiedlichen
Fragestellungen, welche durch die Führungskräfte zu erarbeiten waren, enthielt. Dieses Drehbuch und die
dazugehörende Präsentation (Konzept) ermöglichte es dem HR, diesen Workshop dann selbstständig
durchzuführen. Selbstverständlich haben wir das HR-Team auf diesem Weg mittels Coaching begleitet.
Im Anschluss an die durchgeführten Workshops haben wir das HR bei der Interpretation und Auswertung
der Resultate ebenso unterstützt wie bei der Definition der weiterführenden Massnahmen im Rahmen der
Führungsarbeit sowie der Entwicklung von weiteren Führungsinstrumenten für das Management.
Lieferobjekte zum Modul 5
• Konzeption/Präsentation zum Workshop
• Erläuterungen zur Konzeption/Präsentation
• Integration von Wissen und Studien oder Initiativen zum Thema Home-Office
• Drehbuch mit schrittweiser Anleitung zur Durchführung sowie allen Details zur Umsetzung des
Workshops
- Zeitstruktur, Setting, methodisches Vorgehen, inhaltliche Erläuterungen zu den einzelnen
Fragestellungen, Beispiele zu den einzelnen Fragestellungen sowie Behandlung von
Interventionen und Einwänden seitens der Teilnehmenden bei der Durchführung.
Nutzen daraus
• Ergänzung der externen Sichtweise und Einbindung von unserer langjährigen Erfahrung und
unserem Expertenwissen im Zusammenhang mit neuen Arbeitsformen und Veränderungs-
prozessen
• Unterstützung im Wissensaufbau im Bereich Moderation und dem methodischen Vorgehen einer
Workshop-Gestaltung
• Stärkung der Rolle und Sichtbarkeit des internen HR’s durch die eigene Durchführung
Modul 6 – Begleitung in Bezug auf die «Test-Office» Konzeption
Nach dem Bezug soll im Modern Office im Salmenpark eine Testphase durchgeführt werden. Das Ziel ist
es, in Erfahrung zu bringen, welche Bereiche und Zonen für die Mitarbeitenden gut funktionieren und
auch genutzt werden und wo noch Optimierungsbedarf besteht.
Im «Test Office» Konzept wird definiert, was überprüft wird und wie das methodische Vorgehen der
Messung sein wird.
Das Konzept zur Umsetzung der «Test-Office» Phase wurde durch das Core Team intern erstellt. Wir
haben dieses Konzept mit unseren Inputs ergänzt und mit Hinweisen und Vorschlägen dahingehend
erweitert, die wir als externe Experten als wichtig erachteten.
Bereits während der Testphase werden die Resultate ausgewertet und wo nötig Anpassungen
vorgenommen. Wenn die «Test-Office» Phase abgeschlossen ist, werden die Daten daraus erhoben und
zu einem verwertbaren Ergebnis führen. Im Weiteren ist geplant, dass diese Resultate eine Vorlage für
weitere Anpassungen auch in den anderen Standorten dienen. Zum Beispiel können die Regeln die sich
bewährt haben, samt visueller Umsetzung mittels der Icons in den anderen Standorten wie B15, Ziefen
und Hexagon integriert werden.
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Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten
Lieferobjekte zum Modul 6
• Ergänztes «Test-Office» Konzept, angereichert mit weiteren Ideen und Erfahrungswissen
unsererseits
• Überarbeitetes Konzept, welches dann vom Core Team weiterverwendet und entsprechend
zielorientiert angepasst wurde
• Inputs zur geplanten Implementierung der «Test-Office» Umgebung Hinweise zur
Projektplanung und den intern zu prüfenden Parametern, die gemessen werden sollten
Nutzen daraus
• Ergänzung und Integration der externen Sichtweise und Einbindung von unserem Expertenwissen
im Zusammenhang mit den neuen Arbeitsformen und Veränderungsprozessen
• Stärkung des internen Core Teams in Bezug auf das geplante Vorgehen
Modul 7 – Begleitung in Bezug auf die «Standort-Entwicklung» Konzeption
Alle Teams aus dem Standort Hexagon ziehen in den neuen Standort Salmenpark ins ‘Modern Office’ um.
Dies soll die Kollaboration der verschiedenen Abteilungen fördern. Ziel von Tillotts ist es, Lösungen für die
Zwischennutzung des Gebäudes zu finden bis das Gebäude im Zuge der Standortentwicklung angepasst
und wieder aktiv genutzt wird. Es besteht z.B. die Möglichkeit diese z.T. leerstehenden Räumlichkeiten
entweder intern umzunutzen oder nach weiteren Möglichkeiten der Nutzung ausserhalb der Tillotts zu
suchen.
Das Core Team hat dazu ein Grobkonzept mit den verschiedenen Möglichkeiten erstellt. Aufgrund des
vorliegenden Konzepts haben wir unsere Inputs ergänzend integriert und weitere Möglichkeiten zur Um-
und Neu-Nutzung beigefügt.
Dieses Konzept wurde bereits dem CEO vorgestellt und er hat dem Core Team den Auftrag erteilt, zwei
der sieben Varianten im Detail weiterzuverfolgen. Wichtig bei dieser konzeptionellen Arbeit war, dass die
Varianten der Tillotts einen möglichst geringen Aufwand während dieser Zwischenphase entsteht.
Lieferobjekte zum Modul 7
• Ergänztes Standort-Entwicklungs-Konzept angereichert mit weiteren Ideen und Expertenwissen
aufgrund unserer Erfahrungen
• Überarbeitetes Konzept welches vom Core Team weiterverwendet und entsprechend zielorientiert
angepasst wurde
• Hinweise zur Umsetzung der zwei Varianten und der entsprechenden Planung zur
Implementierung
Nutzen daraus
• Ergänzung der externen Sichtweise und Einbindung von unserem Expertenwissen im
Zusammenhang mit den neuen Arbeitsformen und Veränderungsprozessen
• Stärkung des internen Core Teams in Bezug auf das geplante Vorgehen
nw GmbH, Seestrasse 33c, 8820 Wädenswil
T +41 44 500 11 75, E info@nwgmbh.ch, www.nwgmbh.ch Seite 11 / 13Referenzreport Nr. 6 – Teil 2 Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten Projektkommunikation und Steuerung der Kommunikation Die Kommunikation rund um die weiterführenden Detailprojekte wurde intern vom Core Team entsprechend koordiniert und zielgruppengerecht verteilt. Unsere Aufgabe war es dabei im Hintergrund ab und an die verschiedenen Texte zu lesen oder mit unseren Inputs und Wissen die Wichtigkeit von einzelnen Inhalten zu untermauern. Die Referenz-Stimmen aus der Tillotts Pharma AG „Aus der Sicht der Geschäftsleitung war es sehr wichtig, die Bedürfnisse, Wünsche aber auch Bedenken und die damit verbundenen Ängste oder sogar Widerstände unserer Mitarbeiter bezüglich der Planung und Umsetzung einer modernen, flexiblen Bürolandschaft zu verstehen und die Mitarbeiter soweit wie möglich auch in der Ausarbeitung und Umsetzung zu involvieren. Es war für uns von grosser Bedeutung, dass unsere Mitarbeiter sich auch mit unserer neuen zeitgemässen Bürolandschaft identifizieren können und diese auf ihre Arbeitsbedürfnisse zugeschnitten ist. Zudem – und dies war das Anliegen der Geschäftsleitung – sollten bei der Planung auch die internen Prozesse durch eine intelligente Anordnung der diversen Abteilungen effizienter gestaltet werden, Kommunikation und Transparenz gefördert, sowie die notwendige Flexibilität – aufgrund unseres steten Wachstums – erhalten bleiben. Kein leichtes Unterfangen, vor allem wenn man bedenkt, dass die meisten Mitarbeiter von Büroplanung sehr wenig verstehen! Es war uns darum wichtig, eine beratende und unterstützende Firma zu identifizieren, welche uns in diesem Change-Prozess mit viel Einfühlungsvermögen tatkräftig unterstützen konnte. Mit Nadine Waldvogel und ihrem nw-team ist uns dies äusserst erfolgreich gelungen. Nadine hat nicht nur verstanden die zahlreichen und zum Teil auch widersprüchlichen Bedürfnisse von Mitarbeitern und der Geschäftsleitung zu formulieren, sondern mit viel Geschick und Fingerspitzengefühl in konkrete, umsetzbare Konzepte umzusetzen. So war das gesamte Projekt nicht nur unglaublich lehrreich für unsere Firma, sondern auch äusserst motivierend für die Teilnehmer. Und ich persönlich weiss auch ganz bestimmt, wie ich bei der nächsten Büroerweiterung vorgehen würde.… es würde - wie auch zu Beginn dieses Projektes - mit einem Telefongespräch mit Nadine Waldvogel beginnen.“ Rheinfelden, 01.09.2017, Thomas A. Tóth von Kiskér, CEO, Tillotts Pharma AG”. „Aufgrund eines umfangreichen Change-Projekts waren wir auf der Suche nach einer Person, die uns einerseits in der fachlichen Thematik (Büroplanung) als auch im Change-Management unterstützen kann. Durch eine Weiterempfehlung sind wir zu Nadine Waldvogel gelangt. Die Zusammenarbeit mit ihr und ihrem Team hat auf Anhieb funktioniert. Der Auftrag wurde zielgerichtet, proaktiv und mit Herzblut innerhalb des sportlichen Zeitrahmens abgeschlosssen. Besonders geschätzt haben wir die offene, direkte und unterstützende Art von Nadine Waldvogel. Egal wie schwierig die Situation war, sie hatte jederzeit (!) ein offenes Ohr und gute Ideen, um uns auf unserem Weg zu leiten. Herzlichen Dank nochmal an dieser Stelle! Aufgrund der tollen Zusammenarbeit in diesem Projekt ist bereits ein Coaching-Auftrag resultiert und wir freuen uns darauf, auch weiterhin von Frau Waldvogel und ihrem Team unterstützt zu werden.“ Rheinfelden, 1.9.2017, Anna Schiel, Assistant Reception & Facility Management (Projektleiterin Task Force Space), Aline Rebmann, HR Business Partner, Tillotts Pharma AG, Rheinfelden Alen Udovicic, HR Business Partner, Tillotts Pharma AG, Rheinfelden nw GmbH, Seestrasse 33c, 8820 Wädenswil T +41 44 500 11 75, E info@nwgmbh.ch, www.nwgmbh.ch Seite 12 / 13
Referenzreport Nr. 6 – Teil 2 Thema: Change Management – Entwicklung neuer Arbeitswelten Schlusswort der nw GmbH Wir blicken auf ein vielseitiges, intensives und sehr gelungenes Projekt zurück, bei welchem wir die gesteckten Ziele gemeinsam mit unseren Auftraggebern erreichen konnten. Dank unseren Inputs und Erfahrungen aus ähnlichen Projekten, konnte das Core Team auch auf der Ebene der Budgetierung wesentliche Teile der geplanten Investition einsparen. Diese extra Meile zu gehen hat sich für alle Beteiligten gelohnt und das Vertrauen gegenseitig noch mehr gestärkt. Durch das gelegte Vorwissen zum Projekt, welches wir bereits im Frühjahr gestartet haben, gelang es uns gut, dass Core Team professionell zu unterstützen. Es hat sich eine partnerschaftliche Zusammenarbeit entwickelt, so dass wir mit dem Core Team Hand in Hand zusammengearbeitet haben. Spürbar war, dass das Wissen innerhalb des Core Teams stetig weiter ausgebaut wurde und dieses Wissen sowohl im fachlichen, wie auch in der methodischen Vorgehensweise sichtbar wurde. Dies hat uns sehr begeistert und motiviert uns weiter, dieses Team punktuell zu unterstützen. Wir danken an dieser Stelle dem CEO, allen beteiligten Führungskräften, Repräsentanten und Mitarbeitenden sowie dem Core Team für das entgegengebrachte Vertrauen und die grossartige Zusammenarbeit. Wir haben diese sehr geschätzt und konnten in allen Situationen einen vertrauens- und respektvollen Umgang untereinander feststellen. Die Zusammenarbeit mit dem Core Team verlief aus unserer Sicht «Hand in Hand», sehr partnerschaftlich, lösungs- und zielorientiert. Wir freuen uns sehr darüber, dass wir das Core Team in den verschiedenen hier beschriebenen Teilprojekten weiter begleiten durften und somit eine gute Grundlage für die Umsetzung der definierten Zielsetzungen entwickelt zu haben. Wir würden uns darüber freuen, wenn wir das Core Team punktuell mit unserer externen Sichtweise, unserem Wissen und Erfahrung auch in Zukunft punktuell oder thematisch unterstützen können. Erstellt nw GmbH – Mitte Dezember 2017 nw GmbH, Seestrasse 33c, 8820 Wädenswil T +41 44 500 11 75, E info@nwgmbh.ch, www.nwgmbh.ch Seite 13 / 13
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