So bekommt Ihr das Archiv in den Griff - Eure Archive sind das Gedächtnis der Kolpingsfamilie. Sie müssen erhalten werden!
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Praxistipps
Eure Archive sind das Gedächtnis der Kolpingsfamilie.
Sie müssen erhalten werden!
So bekommt Ihr das Archiv in den Griff
Wir haben eine lange Verbandsgeschichte. Da dürfen sich die Unterla-
gen auch mal türmen. Doch der Platz wird eng. Was tun? Auslichten ist
die Devise. Doch was kann weg, was muss bleiben? Das ist die Frage! Die
Antwort ist nicht immer einfach und die Umsetzung oft schwierig. Des-
halb hier einige Tipps, Anregungen und Lösungsmöglichkeiten.
Von Marion Plötz
Illustration: picture alliance/dieKLEINERT.de
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Praxistipps
W
er kennt das nicht: Massen von
Unterlagen türmen sich aufeinan- Die Dokumentationsstelle KOLPING hat die Aufgabe,
der. Der Aktenberg ist erdrückend, das Erbe Kolpings zu bewahren und es den Mitgliedern sowie
die Regale sind vollgestopft, der Keller ist ein der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Dafür verfügt das
wildes Durcheinander. Schon beim Anblick, Kolpingwerk Deutschland über ein Archiv und eine Präsenz-
verliert man den Durchblick – und vielleicht bibliothek im Bundessekretariat. Sie hilft Euch mit Rat und Tat!
auch die Nerven. „Nichts wie weg!“, schreit
dann der Fluchtinstinkt. Doch eine innere
Stimmt rät zur Tat, schließlich wisst Ihr um die
Bedeutung Eurer Kolping-Archive vor Ort. ping’sche Erbe in seiner Vielfalt der Nachwelt
Die Anlässe zur Nutzung eines Archivs kön- zu erhalten.
nen vielfältig sein. Vielleicht feiert Ihr ja bald Besondere Wachsamkeit verdient deshalb
Euer Jubelfest und möchtet dazu eine Fest- die eigene „Produktion“, seien es Eure Veröf-
schrift herausgeben. Oder weniger erfreulich: fentlichungen, der Schriftverkehr, das Veran-
Ihr müsst – aus welchen Gründen auch immer staltungsfoto et cetera pp. Hier sollte der Dau-
– einen Eigentumsbeweis erbringen. Oder Ihr men bei der Bewertung der Archivwürdigkeit
schwelgt schlichtweg in Erinnerungen und erst mal hochschnellen. Eine Faustregel be-
möchtet einen Fotoabend veranstalten. Viel- sagt dann auch: „Wo Kolping draufsteht, ist
leicht bietet sich auch die Gelegenheit für ei- Kolping drin“ und sollte aufgehoben werden.
ne Kolping-Ausstellung. Dann möchte man Von Relevanz sind gleichermaßen Werke, in
aufwarten können. Ebenso möchte man dem denen Eure Kolpingsfamilie erwähnt wird. In
Studierenden, dem Heimatforscher oder dem erster Linie sind das Zeitungsauschnitte; es
Wissenschaftler bei der historischen Arbeit können aber auch Stadtgeschichten oder an-
helfen. Oft sind es auch Familienangehörige derweitige Publikationen sein.
auf den Spuren ihrer Ahnen, die man mit ei- Ohne den Anspruch auf Vollständigkeit er-
nem Hinweis glücklich machen kann. Doch heben zu können, sollen Euch nun einige Pra-
das geht eben nur, wenn man im Archiv für xisbeispiele eine Orientierungshilfe für den
Ordnung sorgt und eine Auswahl trifft. Auswahlprozess der Archivwürdigkeit bieten.
Grundsätzlich gilt für Publikationen: Fest-
schriften, Chroniken, Programme, Rundschrei-
Archivwürdigkeit ben, Imagebroschüren und Vereinszeitschrif-
ten sowie Flyer sollten aufbewahrt werden,
Verantwortliche für Archive managen die ebenso Zeitungsausschnitte. Sie dokumentie-
Überlieferung und damit zum Teil die Ge- ren Eure Aktivitäten nach außen und spiegeln
schichtsschreibung. Sie alleine bestimmen, die Geschichte Eurer Kolpingsfamilie wider.
welche Unterlagen in das Archiv dürfen. An- Unter dem historischen Aspekt sind Eure Archi-
gesichts der (Un-) Mengen müssen sie eine valien besonders interessant, zum Beispiel
Trennlinie ziehen zwischen der Archivwür- Gründungsurkunden, Kassen- und
digkeit und der Kassation, kurzum zwischen
Vernichten und Aufbewahren, zwischen
„Weg und Bleibt“. Schließlich kann man nicht Wegwerfen Behalten
alles aufbewahren; schon alleine aus Platz-
} Dubletten } Alles vor 1945
gründen muss man die Bestände durchfors-
} Publikationen von Dritten } Korrespondenz
ten. Doch welche Kriterien spielen bei der
z.B. Amtsblätter, Gesetze } Urkunden
Bewertung der Archivwürdigkeit eine Rolle?
} Kopien } Objekte
Das eigene Sammelgebiet ist maßgeblich
} Rechnungsbelege } Vereinszeitschriften
für die Beurteilung, ob etwas archiviert wer-
nach Aufbewahrungsfrist } Programme, Einladungen,
den soll. Bei Euch ist das ein klarer Fall: Ihr } Banales, z.B. Bestell-, Flyer
solltet alles von und über Eure Kolpingsfami- Anmeldewesen } Festschriften, Chroniken
lie sammeln, nichts Anderes. Schließlich sind } Bilder, Fotos, Filme
Eure Archive das exklusive Gedächtnis Eurer Angaben ohne Gewähr } Bauskizzen
Kolpingsfamilie! Umso wichtiger ist es, die ei- } Genehmigungen, Verträge
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Protokollbücher, Akten, Briefe sowie Ver- Welt vielleicht etwas anders aus. Sie liefern
einsfahnen, Fotos und Videos. Denn diese gibt einen schnellen Einstieg in die Geschichte Eu-
es meist nur einmal. Zudem haben sie mitun- rer Kolpingsfamilie und machen sich immer
ter juristische Beweiskraft. In dem Zusam- gut als Geschenk. Schneller kann man Wer-
menhang sei auch noch mal an Bauskizzen, bung nicht machen.
Verträge über den Hauskauf, Nutzungsrechte Eine doppelte Ablage ist ebenso zu vermei-
etc. erinnert. Und natürlich solltet Ihr alle Un- den. Kopien oder Fotoabzüge können weg,
terlagen aus der Zeit vor 1945 aufbewahren. sofern man das Original besitzt, ebenfalls Un-
Diese haben angesichts der massiven Zerstö- terlagen von den überörtlichen Ebenen, wie
rungen im Zweiten Weltkrieg, unter denen den Diözesan- und Landesverbänden, Regio-
auch das Archiv des Kolpingwerkes in Köln nen oder dem Kolpingwerk Deutschland, von
litt, Seltenheitswert. denen man ausgehen kann, dass sie dort ar-
chiviert werden. Beispiele hierfür sind Proto-
kolle der Diözesanversammlungen, Rechen-
Kassation schaftsberichte sowie Programmhefte. Im
Zweifel sollte man beim Verfasser respektive
Archivieren heißt aber auch, sich vom Unnö- dem Herausgeber kurz nachfragen.
tigen befreien. Das kostet nicht nur Überwin- Unzweifelhaft sind hingegen nicht-Kolping-
dung, sondern verlangt auch gewisse Kennt- relevante Publikationen, die man getrost weg-
nisse. Man muss das Ganze im Blick behalten, werfen kann. Vielleicht fällt dies schwer,
bevor man mit der Axt durch den Wald geht. schließlich hatte die Sammlung einst wertvol-
Schließlich will keiner einen unwiederbringli- le Informationen für die eigene Arbeit gelie-
chen Verlust der eigenen Geschichte seiner fert. Doch man darf sich damit trösten, dass
Kolpingsfamilie melden. Deshalb denkt im- sie in den meisten Fällen in einer Bibliothek
mer quer: Welche Folgen hat das Vernichten oder beim Herausgeber abrufbar sind, teils
der einzelnen Unterlagen für die Überliefe- auch im Internet. Also warum Gesetzessamm-
rung der Geschichte Eurer Kolpingsfamilie? lungen, Amtsblätter, Kataloge und (Sach-) Bü-
Oft sind es Einzelfallentscheidungen, die man cher noch aufheben? Etwas anders sieht es mit
gut begründen und verantworten muss. der Literatur nach 1945 über Adolph Kolping
Weniger problematisch sind Kassenbelege. und dem Kolpingwerk aus. Fragt Euch, ob Ihr
Aus archiv-historischer Sicht interessieren die- sie bei Euch braucht oder ob es ausreicht,
se – mit einigen Ausnahmen der Beweisfüh- wenn ein Exemplar in einer Bibliothek in Eu-
Y\UN ]VU OPZ[VYPZJOLU =LYÅLJO[\UNLU ¶ RLP- rer Nähe vorhanden ist, zum Beispiel in der
nen. Wie die Erfahrung zeigt, werden aber Pfarrbücherei.
ausgerechnet die Quittungen zuhauf aufbe- Und zu guter Letzt: Es muss eine Kassations-
wahrt und verstopfen die Regale über Jahr- liste erstellt werden. Dabei braucht man nicht
zehnte. Gewiss spielt Angst vor dem Fiskus päpstlicher als der Papst zu sein. Es reicht,
dabei eine Rolle. Deshalb erkundigt Euch wenn Ihr im groben festhaltet, warum welche
nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Unterlagen in welcher Größenordnung im
Anhaltspunkte bieten die Merkblätter der In- Altpapier, dem Reißwolf oder der professio-
dustrie- und Handelskammern; im Zweifels- nellen Aktenvernichtung gelandet sind. Das
fall hilft der Steuerberater. dient der späteren Nachvollziehbarkeit und
Dubletten sind auch so ein leidiger Fall. Oft KLY:LSIZ[YLÅL_PVU+LYWVZP[P]L,MMLR[KHILP!
wird das x-te Exemplar der gleichen Broschü- Man weiß, dass man danach nie mehr zu su-
re, des gleichen Flyers und anderer Publikati- chen braucht!
onen aufgehoben – „Es könnte ja mal einer
vorbeikommen …“. Aber Hand auf ’s Herz:
Wann war das zum letzten Mal der Fall? Und Subsidiäre Archivführung
was ist überhaupt von Interesse? Der Veran-
Z[HS[\UNZÅ`LY H\Z KLT SL[a[LU 1HOY PZ[ ZJOVU „Wer aber soll das alles bitte umsetzen?“,
wieder Schnee von gestern. Also weg mit dem wird sich so mancher Leser jetzt fragen. Wir
Packen. Ihr habt ja ein, zwei Exemplare im Ar- ^PZZLU \T KPL(UZ[YLUN\UNLU KLY 7ÅLNL LP-
chiv aufgehoben. Bei Festschriften sieht die nes Archives, und wir wissen auch, dass dies
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dem einem besser gelingt als dem anderen. immer noch. Meist lässt sich eine Einigung
Begünstigt sind natürlich diejenigen, die ei- ÄUKLU >LUU 0OY \UZPJOLY ZLPK RUU[ 0OY
nen Archivverantwortlichen hatten bezie- Euch vor Vertragsabschluss auch an die Do-
hungsweise haben, jemand der sich mit einer kumentationsstelle KOLPING wenden. Wir
gewissen Regelmäßigkeit um die „alten sind zwar keine Juristen, werfen aber gerne
Schätzchen“ Eurer Kolpingsfamilie kümmert. einen kritischen Blick auf das Vertragswerk.
Doch was ist, wenn sich keiner bereit er- 5. Wenn Ihr eine zufriedenstellende Lösung
klärt, das Archiv zu führen, sei es aus Alters- gefunden habt, freuen wir uns alle. Schließ-
gründen, Zeit- oder Platzmangel oder schlicht- lich sollen soweit wie möglich Eure Archive
weg fehlendem Interesse? Was passiert mit vor Ort bleiben. Aber was ist, wenn Ihr par-
dem Archiv, wenn wirklich alle Stricke reißen [V\[ RLPUL ,PUPN\UN ÄUKL[ H\JO UPJO[ TP[
und nichts mehr geht? Macht Euch keine Sor- einem anderen örtlichen Archiv? In diesem
gen, wir helfen Euch in und aus der Not! Da- Fall, aber wirklich nur dann, springen wir
zu haben wir das System der sogenannten nachgeordnet, sozusagen als letzte Instanz
„subsidiären Archivführung“ eingeführt – ein und übernehmen Eure Bestände – selbst-
schließlich soll die Geschichte Eurer Kol- verständlich mit einem für Euch guten De-
pingsfamilie nicht unter die Räder kommen. positalvertrag.
6. Sollte dieses Szenario eintreten, wendet Eu-
Das Verfahren dabei ist eigentlich ganz ein- ch bitte an die Dokumentationsstelle KOL-
fach und erfolgt in mehreren Stufen: PING und gebt bitte schriftlich den Umfang
Eures Bestandes in Regalmetern an. Übri-
1. Zunächst müsst Ihr – hier ist der Vorstand gens: Ein Regalmeter ist ein Meter Breite
gefragt – entscheiden, ob Ihr das Archiv be- ungeachtet der Tiefe oder Höhe. Die Anga-
halten oder in gute Hände übergeben wollt. ben brauchen wir für unsere Raumpla-
2. Ist die Übergabe geplant, so wendet Euch nungen.
bitte an den für Euch zuständigen Diözesan-
verband. Bietet dort Eure Archivalien zur
Archivierung an. Das schreibt die Satzung Ausblick
der Kolpingsfamilie im Kolpingwerk
+L\[ZJOSHUK ]VY H\JO PT -HSSL KLY(\Å- Ihr seht, Eure Archive liegen uns am Herzen.
sung einer Kolpingsfamilie! Damit wird Deshalb möchten wir Euch soweit wie mög-
dem Verlust vorgebeugt, und der Verbleib ist lich begleiten. Der erste Schritt ist jetzt ge-
nachvollziehbar. macht. Sicherlich benötigen wir auch mal Eu-
3. Sollte der Diözesanverband nicht in der La- re Hilfe, zum Beispiel bei derVervollständigung
ge sein, Euren Bestand zu übernehmen, unserer Bibliotheksbestände. Verfolgt deshalb
dann könnt Ihr bei Euren örtlichen Archiven bitte demnächst auch entsprechende Meldun-
nachfragen, ob Sie Eure Unterlagen depo- gen im Newsletter des Kolpingwerkes
nieren möchten. Das können das Stadt- und Deutschland. Diesen könnt Ihr gerne abon-
Gemeindearchiv, das Archiv Eurer Pfarrge- nieren unter dem Link www.kolping.de/nc/
meinde oder auch das Bistumsarchiv sein. service-shop/newsletter
Zwingend erforderlich ist der Abschluss Schließlich wollen wir alle das Kolping’sche
eines Archiv- respektive Depositalvertrages. Erbe mit seiner Vielfalt geschlossen erhalten,
Dabei müssen die Eigentumsrechte unein- nutzen und einer interessierten Öffentlichkeit
geschränkt und unbefristet gewährt werden! zugänglich machen – auch in Zukunft! Ge-
Sonst erlebt man böse Überraschungen, wie meinsam gelingt uns das!
wir in der Vergangenheit immer wieder er-
lebt haben. Fallstricke stellen oft auch die
2VZ[LUM YKPL,YZJOSPL\UN\UK7ÅLNLKLY
Zugang und die Urheberrechte dar. KONTAKT
4. Lasst Euch deshalb vorher einen Vertrag zei- Marion Plötz, Leiterin Dokumentationsstelle KOLPING
gen, vielleicht auch von einem anderen Ar- } Telefon: 0221 2 07 01–141
chiv. Schaut Euch das Vertragsmuster zu } E-Mail: marion.ploetz@kolping.de
Hause in Ruhe an. Verhandeln kann man
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