Start für das beSt Das müssen Kanzleien jetzt wissen - Tax-Tech.de
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Das Magazin zur erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei Ausgabe 1/22
Start für das beSt
Das müssen Kanzleien jetzt wissen
CRM in der Kanzlei Die besten Was ist Tax Tech?
Zehn Impulse für Tax Tech-Podcasts Eine Definition
Mandantenmanagement Digitalisierungswissen
und Kanzleialltag für zwischendurch
Partnerunternehmen
STEUERN & BILANZEN
EDITORIAL
Liebe Leserinnen und Leser,
mit dieser Ausgabe startet das neue On- Veränderungsprozesses dar, optimiert und digitaler Prozesse und mobilem Arbeiten
line-Magazin zur Plattform tax-tech.de: Sie koordiniert die Zusammenarbeit mit den spielt es kaum mehr eine Rolle, wo der
finden im Tax Tech-Magazin spannende Mandanten und Mandantinnen und wird in Mitarbeiter sitzt oder wie lange sein An-
Beiträge mit Praxistipps rund um die The- der Kanzlei erster Ansprechpartner für alle fahrtsweg zur Kanzlei ist. Das kann in Zei-
menbereiche Tax Tech und Digitalisierung digitalen Fragestellungen sein. ten des Fachkräftemangels nur von Vorteil
als Ergänzung zur Website. sein: Angela Hamatschek verrät in ihrem
Die zunehmende Digitalisierung führt auch Beitrag, wieso eine digital aufgestellte
Die Digitalisierung in der Steuerberater- dazu, dass unsere Mandanten und Man- Kanzlei eine echte Lösung gegen den
branche schreitet immer weiter voran. dantinnen von uns ein hohes Maß an IT- Fachkräftemangel sein kann.
Doch was genau versteht man unter Di- und Prozessverständnis erwarten. Sie, als
gitalisierung, mit welchen Veränderungen Steuerberater oder Steuerberaterin, wer- Durch die voranschreitende Digitalisierung
und neuen Rollen müssen wir uns ausein- den erster Ansprechpartner in allen Fragen und die damit verbundenen Veränderungen
andersetzen? Unter Digitalisierung versteht rund um die digitalen kaufmännischen Pro- ergibt sich ein spannendes „neues“ Berufs-
man die Umwandlung analoger Prozesse in zesse in deren Unternehmen sein. Durch bild des Steuerberaters. Der erfolgreiche
digitale Arbeitsabläufe. Digitalisierung soll den steigenden Grad an Digitalisierung Weg von der analogen hin zur digitalen
aber kein reiner Selbstzweck sein, heißt: verändern bzw. ergeben sich auch kom- Kanzlei ist ein Großprojekt mit Chancen
„Wir digitalisieren, nicht um zu digitalisie- plett neue Beratungsfelder. Hier ist z. B. die und Risiken zugleich. Dieses Projekt muss
ren“, sondern um Mehrwertpotenziale Prozess- und Digitalisierungsberatung oder gut geplant sein, nimmt viel Zeit in An-
(z. B. Flexibilität, geringeren Zeitaufwand, auch Beratung zu den Bereichen Verfah- spruch und ist mit gezielten Investitionen in
höhere Produktivität) zu realisieren. Eine rensdokumentation und Tax Compliance Technik, Fortbildung und Beratung verbun-
nähere Definition des Begriffs „Tax Tech“ zu nennen. Wir haben so die Möglichkeit, den. Gleichzeitig muss das Tagesgeschäft
und welche neuen Möglichkeiten sich uns als kompetenter Berater unserer Man- weiterlaufen und neue Herausforderungen
Steuerkanzleien dadurch bieten, finden danten und Mandantinnen auf dem Weg bewältigt werden: Zum Beispiel der Start
Sie in diesem Magazin. in die digitale Zukunft zu positionieren. Ein der Steuerberaterplattform und des beSt
gutes Mandantenmanagement kann hier Anfang 2023.
Mit zunehmender Digitalisierung verändern unterstützen: Im Magazin finden Sie zehn
sich auch die Anforderungen an die zukünf- Impulse für ein professionelles, digitales Nehmen Sie die veränderten Rahmenbe-
tigen Rollen in der Steuerberatung. Der Mandantenmanagement, das Ihnen ad- dingungen an und starten Sie jetzt den Weg
Steuerberater bzw. die Steuerberaterin der ministrative Aufgaben abnimmt und mehr hin zu Ihrer digitalen Kanzlei der Zukunft.
Zukunft kombiniert fachliches Wissen mit Raum für die Beratung gibt.
Wissen aus der Informationstechnologie. Eine spannende Lektüre wünscht Ihnen
Eine wichtige Rolle in der zukünftigen Kanz- Die Digitalisierung sorgt auch im Bereich Nadine Michel
lei wird der Fachassistent Digitalisierung und Mitarbeitergewinnung und Erschließung
IT-Prozesse (FAIT) einnehmen. Der speziell von Mandantenpotenzialen für gänzlich
Nadine Michel ist Steuerbe-
ausgebildete Mitarbeitende kann mit sei- neue Möglichkeiten. Distanzen verlieren
raterin bei der Götz Baum
nem Wissen den Kanzleiinhaber bei der immer mehr an Bedeutung. Der potenzi-
Nünke PartG mbB. Im Rah-
Organisation, Umsetzung und Weiterent- elle Mandant, der neue Mitarbeiter – alles
men ihrer Tätigkeit beschäf-
wicklung einer Digitalisierungsstrategie aktiv ist nur noch einen Mausklick voneinander
tigt sie sich intensiv mit den
unterstützen. Er stellt zudem das Bindeglied entfernt. Klassische Standortvorteile wie
Themenbereichen Change-Management und
zwischen Kanzleileitung und den Mitarbei- Regionalität oder auch räumliche Nähe
digitaler Wandel in der Steuerberatung.
tern und Mitarbeiterinnen im Rahmen des verlieren zunehmend an Bedeutung. Dank
2
INHALT
Jet
zterfahren,wiediepassende NEWS
Kanzlei
softwareSiedabeioptimal Start für Steuerberaterplattform und beSt am
1. Januar 2023: Das müssen Kanzleien jetzt wissen
unter
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Burkhard Salzmann . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
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PRAXISTIPPS
CRM in der Kanzlei: Zehn Impulse für
professionelles Mandantenmanagement und einen
effizienten Kanzleialltag
Marcus Bär . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
KANZLEIFÜHRUNG
Die besten Tax Tech-Podcasts – Digitalisierungswissen
für Steuerberater und Steuerberaterinnen für
zwischendurch und unterwegs
Verena Schillmöller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
KANZLEIFÜHRUNG
Digitalisierung als Lösung für den Fachkräftemangel?
Wie Kanzleien neue Mitarbeitende gewinnen und
gleichzeitig ihre Effizienz steigern
Angela Hamatschek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
KANZLEIBERICHTE
Mit 25-Stunden-Woche zum Erfolg? Wie die
Digitalisierung in der Kanzlei von StB Erich Erichsen
neue Arbeitsmodelle möglich machte
Erich Erichsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
KURZ ERKLÄRT
Was ist Tax Tech? Eine Definition
Inkl.Ver
gleichall
er Tax Tech-Redaktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
gängigenKanzleisof
twares
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NEWS
©Bundessteuerberaterkammer
Start für Steuerberaterplattform
und beSt am 1. Januar 2023
Das müssen Kanzleien jetzt wissen
Burkhard Salzmann
Steuerberaterkanzleien aufgepasst: Im werden, um rechtssicher mit den Finanz-
Digitalisierung in der Steuerberatung
neuen Jahr geht die neue Steuerberater- gerichten, anderen Berufsträger:innen
plattform an den Start. Dabei wird Steu- sowie den Kammern zu kommunizieren.
erberater:innen ab dem 1. Januar 2023 In Sachen Digitalisierung zählte Deutsch-
das besondere elektronische Steuerbe- Steuerberater:innen erhalten im ersten land bekanntlich nicht zu den Vorreitern.
ratungspostfach – kurz beSt – zur Ver- Quartal 2023 einen sog. Registrierungs- Doch mit dem „Gesetz zur Verbesserung
fügung gestellt. Wie die Bundessteuer- brief und sind verpflichtet, die notwen- des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistun-
beraterkammer (BStBK) mitteilt, soll mit digen technischen Voraussetzungen zur gen“ (OZG) soll die Digitalisierung zügig
dem beSt eine eindeutige und vertrauens- Nutzung des elektronischen Postfachs voranschreiten und schon Ende 2022 sollen
würdige digitale Adresse für alle Steuer- bereitzustellen. öffentliche Verwaltungen ihre Leistungen
berater:innen und Kanzleien geschaffen über entsprechende Portale auch online
anbieten und verknüpfen können.
4
NEWS
Um den Anforderungen der zunehmend Das beSt ist sowohl eine Kommunikations- Dokumenten an die Gerichte. Gegenüber
digitalen Welt gerecht zu werden, hat die basis für Steuerberater:innen untereinander anderen Kommunikationspartnern besteht
Bundessteuerberaterkammer im Septem- als auch für den Austausch mit Gerichten, derzeit noch keine Pflicht zur Nutzung.
ber 2020 beschlossen, eine Steuerbera- Finanzverwaltung und anderen Behör-
terplattform einzurichten. Im Zuge dieser den, freien Berufen wie Notar:innen oder Weiter besteht eine passive Nutzungs-
Plattform wird auch das besondere elekt- Rechtsanwält:innen und Steuerberaterkam- pflicht für das elektronische Postfach. Das
ronische Postfach für Steuerberater:innen mern. (vgl. Abb. 1). Weitere Schritte sind in heißt, dass Nachrichten, die über das Post-
eingerichtet und geht am 1. Januar 2023 an künftigen Ausbaustufen geplant. fach eingehen, zur Kenntnis genommen
den Start. werden müssen.
Die Kommunikation zwischen den Steu-
Ziel der Steuerberatungsplattform ist, Steu- erberater:innen und dem Finanzamt findet Die Nutzung des beSt ist nur über die
erberater:innen einen digitalen Auftritt zu weiterhin über ELSTER und nicht über das Steuerberatungsplattform möglich. Daher
ermöglichen und eine digitale Berufsträger- beSt statt. ist es erforderlich, dass sich Steuerbera-
identität zu schaffen. Die Architektur der ter:innen einmalig auf der Plattform regis-
Plattform eröffnet zudem die Möglichkeit, Pflicht zur Nutzung des beSt trieren. Dazu werden sie im ersten Quar-
an andere digitale Systeme anzuknüpfen. Im tal 2023 – in alphabetischer Reihenfolge
Laufe der Zeit soll so eine sichere digita- Steuerberater:innen wie auch steuerbe- – einen Brief mit der Aufforderung zur
le Infrastruktur entstehen. Die Andockung ratende Berufsausübungsgesellschaften Registrierung erhalten. Der Versand der
bei den Finanzgerichten soll beispielsweise sind ab dem 1. Januar 2023 gesetzlich zur Registrierungsbriefe beginnt im Januar und
schon ab dem 1. Januar 2023 möglich sein. Nutzung des beSt verpflichtet. Konkret endet Mitte März. Erst mit der Zustel-
bedeutet das für sie, dass sie zunächst die lung dieses Briefs beginnt dann auch
Das besondere elektronische Steuerbera- Voraussetzungen für die Nutzung des elek- die Nutzungspflicht des beSt. Auch an-
terpostfach ist wiederum die erste Aus- tronischen Postfachs schaffen müssen. Zum gestellte Steuerberater:innen müssen sich
baustufe der Steuerberatungsplattform. 1. Januar 2023 besteht auch schon die Nut- registrieren und sind zur Nutzung des beSt
Das beSt verknüpft die digitale Identität des zungspflicht des beSt für die Zustellung von verpflichtet.
Steuerberaters direkt mit seiner Berufsträ-
gereigenschaft. So sollen Nachrichten ein-
deutig und rechtssicher übermittelt, heißt,
gesendet und empfangen werden können.
Das beSt erfüllt die gesetzlichen Anforde-
rungen an ein elektronisches Gerichts- und
Verwaltungspostfach (EGVP). Steuerbera-
ter:innen können daher über ihr Postfach
künftig auch direkt an OZG-Diensten teil-
nehmen.
Mehr zu den rechtlichen Grundlagen rund
um das beSt lesen Sie hier: Warum elek-
tronisch mit Gerichten kommunizieren?
Abb. 1: Die neue Kommunikationsinfrastruktur
5
NEWS
Steuerberater:innen haben die Möglich-
keit, ihren Mitarbeitenden für den Empfang
von Nachrichten über das Berechtigungs-
management der genutzten Fachsoftware
Zugang zum Postfach zu ermöglichen. Der
Versand von Nachrichten ist den Berufsträ-
ger:innen vorbehalten. In Fällen der Abwe-
senheit, z. B. aufgrund von Urlaub, kann ein
Vertreter bestellt werden, der Zugriff zum
Postfach erhält.
Die Kosten für die Nutzung des beSt wer-
den voraussichtlich 50 Euro im Jahr betra-
Abb. 2: Zeitstrahl zur Einführung des beSt der BStBK gen und liegen damit unterhalb der Kosten
für ein De-Mail-Postfach.
Für die weiteren Möglichkeiten der Steuer- zierung beim Versand von Nachrichten über
beratungsplattform besteht keine Pflicht das beSt benötigt. Die Authentifizierung Für die Mandant:innen besteht hingegen
zur Nutzung. Sie sind als Angebot zu ver- erfolgt über einen Abgleich der Berufsträ- kein Handlungsbedarf. Sie haben allerdings
stehen. gereigenschaft bei der jeweilig zuständigen die Möglichkeit, ein eBO einzurichten und
Steuerberatungskammer. Die Online-Aus- darüber mit ihrem Steuerberater bzw. ihrer
Einrichtung des besonderen elektro-
weisfunktion kann hier aktiviert bzw. zu- Steuerberaterin zu kommunizieren.
nischen Postfachs
rückgesetzt werden, falls die PIN nicht be-
Um das beSt einrichten zu können, müssen kannt ist: pin-rücksetzbrief-bestellen.de
Gesellschaftspostfach für Kanzleien
einige Voraussetzungen erfüllt sein. Not-
wendig ist dazu eine in der Kanzlei eingesetz- Weiterhin wird ein zertifizierter Karten-
te Fachsoftware, über die die Steuerbera- leser oder alternativ ein Smartphone oder Für Steuerberatungs- und Berufsausübungs-
ter:innen auf die Steuerberatungsplattform Tablet mit Near Field Communication gesellschaften kann anders als für eine Ein-
zugreifen können. Diese Software soll eine Standard (NFC) benötigt. Der Vollstän- zelkanzlei auch ein Gesellschaftspostfach
Schnittstelle zur Steuerberaterplattform digkeit halber sei erwähnt, dass auch ein eingerichtet werden. Die Identifizierung über
enthalten und dadurch eine einfache Nut- handelsüblicher Computer und ein Inter- den Online-Ausweis ist nur für die vertre-
zung des beSt ermöglichen. Für Kanzleien, netzugang Voraussetzung für die Nutzung tungsberechtigten Personen der Gesellschaft
die keine solche Fachsoftware nutzen, soll es des beSt sind. erforderlich. Für den Zugang zu dem Gesell-
einen Basis-Client geben, der als Nachrich- schaftspostfach meldet sich eine gemäß §
ten-Client eingesetzt werden kann. Checkliste für Nutzung des beSt 86e Abs. 2, § 76a Abs. 1 Nr. 2i vertretungs-
• Handelsüblicher PC und Internetzugang berechtigte Person über den Schlüssel, der
Zudem ist ein Personalausweis mit einer • Fachsoftware oder Basis-Client ihr zugeordnet wurde, und dem entspre-
eID-Funktion, umgangssprachlich Online- • Personalausweis mit Online-Funktion chenden Passwort an. Beim Versand von
Ausweis, nötig. Dieser wird zur Authentifi- • Kartenleser oder Endgerät mit NFC Nachrichten muss er sich zusätzlich über
seinen Online-Ausweis authentisieren.
6
NEWS
Nur die gesetzlich zur Vertretung der Be- nutzt, um ein Höchstmaß an Sicherheit
v Hier können Sie eine Checkliste zur
rufsausübungsgesellschaft berechtigten zu gewährleisten. Das bedeutet, dass nur Vorbereitung herunterladen.
Steuerberater:innen, Rechtsanwält:innen, Absender und Empfänger die Nachrichten
Wirtschaftsprüfer:innen etc. dürfen Doku- unverschlüsselt sehen können, sofern sie
mente für die Gesellschaft verschicken und sich über den neuen Personalausweis (nPa) v Ausführliche FAQs zu Steuerberater-
das Postfach administrativ verwalten. Eine identifizieren können. Weder technische plattform und beSt stellt die BStBK
hier bereit.
Begrenzung der berechtigten Personen gibt Dienstleister noch die BStBK können die
es dabei nicht. Den berechtigten Personen Nachrichteninhalte unverschlüsselt einse-
kann vom Inhaber des Postfachs eine Ver- hen. Durch diese Maßnahmen soll gewähr- Burkhard Salzmann ist Redakteur und als
fügungsmacht eingeräumt werden. Der Zu- leistet werden, dass keine Unbefugten Zu- freier Journalist und Texter tätig. Als Part-
griff zum Postfach kann darüber hinaus auch gang zu den Nachrichten haben. ner der Agentur schmallenberg.txt widmet
Mitarbeitenden ohne Berufsträgereigen- er sich in den letzten Jahren verstärkt dem
schaft gewährt werden. Dies kann z. B. über Erstellen von Texten für Kanzleien zu unter-
Effektivere Kommunikation schiedlichen rechtlichen Themen.
die verwendete Fachsoftware erfolgen. Die
Personen, die Zugriff auf das Konto erhalten
sollen, müssen der zuständigen Steuerbera- Mit der Steuerberatungsplattform und dem
terkammer mitgeteilt werden. Derzeit ist für beSt geht die Steuerberatung einen weite-
jede Gesellschaft nur ein Gesellschaftspost- ren Schritt in Richtung Digitalisierung. Da-
fach vorgesehen. Es ist aber geplant, künftig durch sollte eine effektivere und schnellere
auch weitere Postfächer zu ermöglichen. Kommunikation zwischen den beteiligten
Parteien wie Steuerberater:innen und Fi-
nanzbehörden möglich werden, wovon am
Sicherheit der Datenübermittlung
Ende auch die Mandantschaft profitieren
sollte. Die Einstiegshürden sind vergleichs-
Für die Nutzung des beSt wird durchgän- weise niedrig gehalten, so dass das beSt
gig eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung be- schnell umgesetzt werden kann.
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CRM in der Kanzlei
Zehn Impulse für professionelles Mandantenmanagement und
einen effizienten Kanzleialltag
Marcus Bär
Mit einer professionellen CRM-Lö- Eine Customer-Relationship-Management- persönlichen Kontakt zur Mandantschaft
sung gestalten Steuerberater:innen Lösung (kurz: CRM) unterstützt Kanzlei- und deren fachliche Beratung.
und Wirtschaftsprüfer:innen ihr en dabei, die Beziehungen zu den eigenen
Kanzlei- und Mandantenmanagement Mandantinnen und Mandanten in den Nachhaltiges Mandantenmanage-
digital und proaktiv. Doch was steckt Mittelpunkt zu stellen und fördert insbe- 1. ment: Alle Daten zentral an
eigentlich alles in CRM und welche sondere die individuelle und persönliche einem Ort
selbstgesteckten Vorsätze fürs neue Kommunikation. Dank der Transparenz der
Jahr lassen sich damit umsetzen? Pro- Mandantendaten verringert sich der tägli- Gerade für Kanzleien bietet CRM beträchtli-
fitieren Sie von zehn Impulsen für Ihr che Organisationsaufwand spürbar: Bisher ches Optimierungspotenzial, weil mit der Di-
digitales Mandantenmanagement, um zeitraubende Verwaltungsaufgaben werden gitalisierung von Wissen, Abläufen und Pro-
mit voller Energie ins Jahr 2023 zu vereinfacht und unterstützt; sie treten in zessen, alle Daten zentral an einem Ort für
starten. den Hintergrund und machen Platz für das das gesamte Kanzleiteam zur Verfügung ste-
eigentlich Wichtige: den individuellen und hen. Dabei werden relevante Informationen
8
PRAXISTIPPS
STEUERN & BILANZEN
digital miteinander verknüpft und stehen auf Mobil unterwegs: Effizient über
Knopfdruck zur Verfügung. Ganz nebenbei 3. alle Endgeräte zusammenarbeiten
lassen sich dadurch Papierberge oder über-
volle Aktenschränke auf ein Minimum redu- Mit mobilem CRM ist das Kanzleiteam auch
zieren. Die virtuelle Mandantenakte ist das
Herzstück einer jeden erfolgreichen Bezie-
unterwegs oder im Mobile Office immer
bestens informiert. Denn eine professio-
Steuerkanzlei PRO
hung. Sie lebt davon, dass alle Mitarbeitenden nelle CRM-Lösung ermöglicht jederzeit Große Kompetenz
ihr Wissen mithilfe von CRM miteinander und überall sicheren Zugriff auf sämtliche für die kleinere Kanzlei.
teilen und auch den Schriftverkehr, Anfragen, Informationen. Die relevanten CRM-Daten
Verträge etc. zentral pflegen. Außerdem kön- sollten deshalb über möglichst alle marktre-
nen alle Aufgaben im Team über die zentrale levanten mobilen Endgeräte zum Lesen und
CRM-Lösung transparent verteilt werden Bearbeiten zur Verfügung stehen, um Mee-
und beispielsweise das Terminmanagement tings oder Mandantenbesuche direkt vor
mit einem integrierten Teamkalender auf ein Ort zu protokollieren. So ist auch außerhalb
neues Level gehoben werden. So wird CRM der Kanzlei das mühelose Anlegen neuer
zur fest in den Arbeitsalltag verankerten, Kontakte möglich, damit wichtige Daten im
zentralen Wissens- und Organisations- persönlichen Gespräch auf Veranstaltungen
basis jeder Kanzlei. und Messen nicht verloren gehen.
Der Mandant im Mittelpunkt: Das Marketing und Newsletter:
2. richtige Mindset für emotionale 4. Relevante Informationen mit
Verbundenheit schaffen Mandant:innen teilen
Mandanten durch Kompetenz und Service, Mit der zielgruppenspezifischen Ansprache
aber auch emotional zu begeistern, sind der Mandant:innen in Form von Newslet-
nach wie vor die entscheidenden Faktoren tern und Mailings haben moderne digitale
Steuerkanzlei PRO
für den Aufbau und die Pflege persönlicher Kanzleien die Möglichkeit, die für sie rele-
Dieses Modul ist zugeschnitten auf den Bedarf der
Beziehungen. Dabei ist eine professionel- vanten Informationen auf direktem Weg vielseitigen kleineren Kanzlei. Mit Steuerkanzlei PRO
le CRM-Lösung besonders hilfreich: Denn zur Verfügung zu stellen. So lassen sich schaffen Sie die Grundlage für eine erfolgreiche
rechtssichere Beratungstätigkeit, mit vor Gericht aner-
digitales Mandantenmanagement bedeutet aktuelle Meldungen aus der Gesetzgebung kannten Meinungen. Zum Beispiel mit dem Schmidt,
keineswegs, dass der persönliche Kontakt im Steuer- und Wirtschaftsrecht oder für EStG und fünf weiteren »Gelben Steuerrechtskommen-
taren«, die sonst nur in höher preisigen Modulen ver-
zur Mandantin wegfällt. Vielmehr geht es das Unternehmen zu beachtende neue fügbar sind. Dazu renommierte Standardkommentare
darum, die Zusammenarbeit und den Aus- (steuer-)rechtliche Regelungen und Recht- zu BGB und HGB, alles verlinkt mit Rechtsprechung,
Gesetzen, Verwaltungsanweisungen. Und nicht zuletzt
tauschdurch eine 360 Grad-Rundumsicht sprechungen teilen. Das professionelle der Beck-Steuer-Lotse, das professionelle Arbeits-
zu stärken und auf die Wünsche aktiv und CRM ist mithilfe entsprechender Filtermög- mittel für Steuerfachkräfte. Holen Sie sich mit
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die Grundlage, selbst wenn der betreuende ten, wie Glückwünsche zum Geburts- oder
Kollege noch im Urlaub ist, und trotzdem Jahrestag, pflegen Kanzleien außerdem die JETZT
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PRAXISTIPPS
Effiziente und mitdenkende Individuelle Anpassbarkeit: fair.digital-Siegel für Softwarelösungen. Auch
5. Assistenten: Tägliche Aufgaben 7. Auf die Flexibilität kommt es an Siegel wie „Software Hosted und Made in
beschleunigen Germany“ und Datenschutzzertifizierungen
Jede Kanzlei ist so individuell wie ihre Man- sind dabei eine gute Orientierungsgrundlage,
Intelligente, mitdenkende Assistenten, wie dant:innen – darum sollte sich die professio- da sich die Anbieter dadurch verpflichten,
die sogenannten Augmented Intelligence nelle CRM-Lösung mühelos den spezifischen dass die Rechenzentren besonders hohen
Assistants (kurz: AIA®) der CAS Software, Kanzleibedürfnissen – heute und morgen Sicherheitsrichtlinien folgen. Die Einhaltung
unterstützen bei der täglichen Arbeit mit – anpassen. Intuitive Bedienbarkeit und die der DSGVO ist nicht nur in Bezug auf die
der CRM-Lösung im Kanzleialltag. Diese Installation von Add-Ins gehören unweiger- Vertrauenswürdigkeit des Anbieters rele-
„mitdenkenden“ Helfer erinnern beispiels- lich zu einem professionellen CRM dazu, das vant: Kanzleien benötigen Unterstützung bei
weise an wichtige Termine, geben Hinweise im Kanzleialltag und in der Mandantenpflege der Einhaltung der DSGVO, weil sie sicher
auf Änderungen der Mandatsdaten, emp- unterstützt. Schnittstellen zu anderen Soft- nachweisen müssen, dass sie bei der Erfas-
fehlen den Anruf bei einem Kunden oder warelösungen wie Microsoft oder DATEV sung und Speicherung der Mandantendaten
erleichtern die Suche nach Dokumenten. (mehr dazu im folgenden Impuls) ermög- die Datenschutzregelungen einhalten. Ge-
Durch die intelligente Verknüpfung von lichen die flexible Integration der CRM-Lö- nau dabei unterstützt CRM.
Informationen lassen sich jegliche Informa- sung in die vorhandene Systemlandschaft
tionen schnell wiederfinden, was unterm und sorgen für reibungslose Kanzleiabläufe. Akzeptanz schaffen: Digitalisierung
10. ganzheitlich gestalten
Strich für eine kontinuierliche Zeitersparnis
im Kanzleialltag sorgt. Diese mitdenkenden Optimal angebunden:
Assistenten ersetzen allerdings nicht den 8. Bidirektionale Schnittstelle zu Egal, wie Sie es persönlich mit guten Vorsät-
persönlichen, menschlichen Kontakt, son- Kanzleisoftware-Stammdaten zen fürs neue Jahr halten: An der modernen
dern schaffen durch Automatisierung und digitalen Kanzlei führt in der heutigen Welt
Unterstützung im Kanzleimanagement und Nur eine direkte Verbindung zwischen dem kein Weg mehr vorbei. Zukunftsorientier-
Administration Freiräume und die optima- DATEV-System oder anderen Kanzleisoft- ten Kanzleien wird der Schritt in die Digi-
le Informationsbasis für den persönlichen warelösungen und der CRM-Lösung ermög- talisierung durch professionelle, sich weiter-
Kontakt. licht volle Transparenz im Umgang mit Man- entwickelnde CRM-Lösungen wesentlich
dantendaten und optimale Prozesse ohne erleichtert. Mehr noch: Der Einsatz einer
Potenziale ausschöpfen: Medienbrüche. Dabei vereinfacht eine bidi- professionellen CRM-Software mit smarten
6. CRM sorgt für Transparenz
rektionale Schnittstelle die Übernahme von Bedienoberflächen macht sogar richtig Spaß.
Stammdaten und erspart so die doppelte Wichtig ist neben den bereits genannten Im-
Einen guten Über- und Durchblick zu ha- Datenpflege und unnötigen Pflegeaufwand. pulsen, CRM von Anfang an ganzheitlich zu
ben, ist entscheidend für ein aktives Man- denken und vor allem das eigene Team mit
dantenmanagement: Eine professionelle Datenschutz: Vertrauen entsteht ins Boot zu holen. So lässt sich das Mandan-
CRM-Lösung unterstützt mit der Identifi-
9. durch digitale Souveränität tenmanagement heute und in Zukunft noch
zierung bestehender und neuer Potenziale spezifischer ausrichten, die zeitintensive ma-
sowie durch die Automatisierung standar- Das Thema Datenschutz spielt natürlich nuelle Datenpflege auflösen und der Fokus
disierter Kanzlei- und Verwaltungsprozesse. auch im neuen Jahr besonders bei der In- wieder auf die Pflege und den Aufbau per-
Im CRM-System integrierte Kennzahlen vestition in Hard- und Software eine große sönlicher Beziehungen richten.
und Reportings sollten dabei auf Knopf- Rolle: Im Umgang mit Daten ist es äußerst
druck verfügbar sein, damit Beziehungen wichtig, eine sichere digitale Infrastruktur
zu bestehenden Mandant:innen ausgebaut zur Verfügung zu stellen. Schließlich handelt
Marcus Bär ist Mitglied der
werden können und neue Mandant:innen es sich gerade bei gespeicherten Mandaten
Geschäftsführung von CAS
auf einer fundierten Wissensbasis gezielt um die sensibelsten Daten einer Kanzlei.
Mittelstand. Das Unterneh-
gewonnen werden. Diese müssen vor dem unerlaubten Zugriff
men bietet spezialisierte CRM-
Dritter in jedem Fall geschützt sein. Orien-
Lösungen für Kanzleien an.
tierung dabei bietet zum Beispiel das neue
10K ANZLEIFÜHRUNG
Adobe Stock©Alex from the Rock
Die besten Tax Tech-Podcasts
Digitalisierungswissen für Steuerberater und Steuerberaterinnen
für zwischendurch und unterwegs
Verena Schillmöller
Alle relevanten Tax Tech-News „on the New Generation Steuerberater – es, dass die Mitarbeiter:innen den Wandel
go“ hören? Podcasts machen es mög- Konkrete Lösungsansätze für die positiv mitgestalten?
lich! Inzwischen gibt es eine ganze Reihe Digitalisierung der Steuerberatung
an Podcasts, die sich direkt an Steuer- Das sind Fragen, die der Podcast zu be-
berater:innen richten – mit wertvollen Darum geht’s: Der Podcast New Gene- antworten versucht. Neben klassischen
Praxis- und Tooltipps für die gelungene ration Steuerberater wird von Daniel Ter- Digitalisierungsthemen („Softwarelösungen
Digitalisierung und Zukunftsausrichtung wersche moderiert, Kanzleistratege sowie mit Mehrwehrt“, „IT-Kosten“) beschäftigt
der Kanzlei. In diesem Beitrag stellen wir Gründer und Vorstand der newgen AG. sich Daniel Terwersche auch mit Themen
fünf Tax Tech-Podcasts mit unterschied- New Generation Steuerberater richtet sich wie Mitarbeitergewinnung und -bindung
lichen Schwerpunkten vor und verraten, vornehmlich an Kanzleiinhaber:innen: Wie sowie Stressreduzierung im Arbeitsalltag.
welcher Podcast für wen besonders hö- schaffen einzelne Kanzleien den (digitalen) Oft werden Gäste eingeladen, die ihre Ex-
renswert ist. Wandel? Wie präsentiert sich eine Kanzlei pertise zu den Folgen beitragen und einen
wirksam in der digitalen Welt? Wie gelingt spannenden Austausch ermöglichen.
11K ANZLEIFÜHRUNG
Das sagt Host Daniel Terwersche über den Themen, die mit der „Steuer-
Glückwunsch, liebe
den Podcast: beratung“ direkt nichts zu tun haben. Steuerberater.
„Die Podcastfolgen entstehen durch
Und Effizienz (der Tools) ist hier eine
treibende Kraft – daher versuche ich
Sie haben gerade
meinen Alltag durch unzählige Ge- „Futter“ an alle digital arbeitenden Zeit gewonnen.
spräche mit Steuerberatern in unserem Menschen und „Weltenwandler“ zu
Coaching. Die Folgen entstehen stets liefern, damit es alle ein Stück leichter Wie konnte das passieren?
aus dem Puls der Zeit bzw. durch Im- haben.“
Ganz einfach: Mit dem
pulse aus dem Alltag.“
richtigen Softwaresystem
Ein Fokus wird dabei auch auf die Vor- für Ihre Kanzlei.
Erscheinungsrhythmus und Länge: Der stellung von Software-Tools gelegt, die die
Podcast erscheint in der Regel wöchentlich. Arbeit von Unternehmen und Steuerbera-
Die Folgen sind zwischen 15 und 30 Minu- ter:innen effizienter machen. Die Themen
ten lang. sind dabei immer praxisnah und bieten viele
Anregungen für alle Unternehmen, die Digi-
Hörenswert für: Kanzleiinhaber:innen, die talisierung voranzutreiben.
die Digitalisierung und ihre Kanzlei voran-
bringen möchten. Host Christian Deák über seine Lieb-
lingsfolge:
Digital Futter – Digitaler Erfolg für
Unternehmen „Meine Lieblingsepisode ist tatsächlich
die aktuelle zum Thema Betriebsprü-
Darum geht’s: Der Podcast Digital Futter fungen: Verfahrensdokumentation und
richtet sich nicht nur an Steuerberater und Tax Compliance. Das liegt daran, dass
Steuerberaterinnen, sondern besonders hier eine komplett neue Ära angeguckt
auch an Unternehmer und Unternehme- wird. Wir StBs werden hier neue Ab-
rinnen, die digitaler arbeiten wollen: Mit teilungen aufbauen müssen – das reizt
mich sehr (positiv).“
wechselnden Gästen tauscht sich Steuer-
berater Christian Déak über die Digitalisie-
rungsthemen aus, die die Arbeit sowohl für Erscheinungsrhythmus und Länge: Der
die Steuerberatung als auch Unternehmen Podcast erscheint ein bis zweimal im Mo- 80 % schneller beim Verbuchen von
Kontoauszügen
erleichtern. nat. Die Länge der Folgen variiert, sie sind
20 Minuten pro Vorgang sparen beim
aber selten länger als 45 Minuten.
Melde- und Bescheinigungswesen
Host Christian Deák sagt dazu:
50 % schneller bei der Buchhaltung
Hörenswert für: Unternehmen, die digi-
Und in Nullkommanichts beim
„Von Digitalisierung, New Work bis taler arbeiten möchten. Steuerberater und
Anwenderservice, wenn’s mal brennt
zu Work-Life-Balance und steigender Steuerberaterinnen, die die digitale Zusam-
Inflation bei gleichzeitigem Fachkräfte- menarbeit mit ihren Mandanten und Man-
mangel – im Podcast „Digital Futter“ dantinnen ausbauen oder effizienter gestal-
beschäftige ich mich intensiv genau mit ten wollen.
Mit dem Komplettsystem für Steuer-
berater wird Ihre Arbeit spürbar einfacher.
Dank automatisierter Anwendungen und
intelligenter Software-Architektur. Und das
schon ab 125 Euro* pro Monat. Lassen Sie
sich beraten:
agenda-steuerberater.de/software
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*zzgl. gesetzl. USt und nutzungsabhängiger KostenK ANZLEIFÜHRUNG
Meister Kanzlei – das gesamte unter- OneNote die Dokumentationsarbeit und Hörenswert für: Steuerberater und Steu-
nehmerische Potenzial entfalten Zusammenarbeit in der Kanzlei vereinfacht erberaterinnen, die sich für neue Arbeitsfel-
werden kann. der interessieren und ihre Kanzlei zukunfts-
Darum geht’s: Der Meister Kanzlei Pod- sicher machen wollen.
cast richtet sich an Steuerberater:innen und Erscheinungsrhythmus und Länge: Die
Kanzleiinhaber:innen, die unternehmeri- Folge sind in der Regel zwischen 30 und 60
Kanzleifunk: Stimmen aus der Branche
sches Know-how lernen wollen: Die Hosts Minuten lang und erscheinen etwa ein- bis
und Steuerberater Thomas Lang und To- zweimal im Monat.
bias Exner versprechen, in ihrem Podcast Darum geht’s: Kanzleifunk ist der Podcast
Kompetenzen zu vermitteln, die es braucht, Hörenswert für: Steuerberater und Steu- von steuerkoepfe.de und richtet sich an alle
um eine starke Unternehmerpersönlichkeit erberaterinnen und Kanzleiinhaber:innen, Steuerberater und Steuerberaterinnen. In
zu werden: die ihre unternehmerischen Kenntnisse ver- lockerer Atmosphäre spricht Moderator
tiefen wollen. Claas Beckmann mit wechselnden Gästen
„Der MeisterKanzlei Podcast von über Trends, Probleme und Lösungen für die
Steuerberater Thomas Lang dient als Lex’talk about tax: Was sind Themen Steuerberaterbranche. Auch kompliziertere
Inspirationsquelle für alle selbständigen der Zukunftskanzlei? Themen werden hier verständlich erklärt und
Steuerberater:innen, die sich unter- heruntergebrochen. Die Gäste stellen span-
nehmerisch weiterbilden möchten. Der Darum geht’s: Der Lex’talk about tax nende Innovationen und Lösungen vor: Das
Podcast hilft allen Kanzleiinhaber:innen Podcast greift zukunftsrelevante Themen Themenspektrum reicht dabei von Software-
dabei, in der Flut von Informationen und für die Steuerberatung auf: Darunter fallen lösungen über Marketing bis zu Recruiting.
schnellen Entscheidungen hinsichtlich natürlich Digitalisierungsthemen, aber auch
Kanzleimanagement, Tool-Auswahl so- neue Arbeitsfelder, die relevant für Steu- Erscheinungsrhythmus und Länge: Die
wie Kanzleiführung zur richtigen Zeit die erberater:innen werden und die effiziente Folgen sind etwa eine Stunde lang und er-
richtigen Entscheidungen für die eigene Zusammenarbeit zwischen Kanzleien und scheinen alle zwei Wochen.
Steuerkanzlei zu treffen. Gemeinsam mit den Mandant:innen. Der Podcast wird von
verschiedenen Gästen werden diverse lexoffice produziert und moderiert. In jeder Hörenswert für: Steuerberater und
Themen aus dem Kanzleialltag diskutiert Folge ist ein Gast eingeladen, der Expertise Steuerberaterinnen, die sich etwas länger
und von Erfahrungen zu neuen Tools zu dem Thema mitbringt, das in der Pod- Zeit nehmen wollen und können, um sich
berichtet, wie diese im Kanzleialltag castfolge besprochen wird. Spannende Fol- intensiver mit Digitalisierungs- und Kanzlei-
effektiv eingesetzt werden können.“ gen behandeln Themen wie Outsourcing managementthemen zu beschäftigen.
von Aufgaben als mögliche Lösung für den
Dabei spielen neben der Digitalisierung Fachkräftemangel und die Bedeutung von
auch Themen wie Fachkräftemangel, Stra- digitalen Prozessen wenn es um Vereinbar- Verena Schillmöller arbeitet
tegie und Kanzleimanagement eine Rolle. keit von Familie und Beruf geht. als Junior-Produktmanagerin
Das macht das Themengebiet des Podcasts beim FFI-Verlag. Ein Schwer-
entsprechend vielfältig und interessant: So Erscheinungsrhythmus und Länge: Die punkt ihrer Arbeit ist das
gibt es z. B. Folgen zur Krisenfrüherkennung Folgen sind in der Regel nicht länger als 30 Thema Tax Tech.
in der Steuerkanzlei, der Einführung von Minuten und neue Folgen erscheinen alle
digitalen Prozessen und wie mit Microsoft zwei Wochen.
Die vorgestellten Podcasts im Überblick
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Adobe Stock©TarikVision
Digitalisierung als Lösung für den
Fachkräftemangel?
Wie Kanzleien neue Mitarbeitende gewinnen und gleichzeitig
ihre Effizienz steigern
Angela Hamatschek
Sie ist zwar schon fünf Jahre alt, doch die nen. Am häufigsten nannten sie die Re- gitalisierung nutzen, um den Fachkräfte-
Studie des Sozialwissenschaftlichen Insti- krutierung geeigneter Mitarbeiterinnen mangel abzumildern.
tuts Schad (S. W. I.) ist immer noch aktu- und Mitarbeiter (83 Prozent). Danach
ell: Im Auftrag des Handelsblatts im März folgte die „fortschreitende Technisierung/ Erster Fakt: Digitalisierung bringt
2017 wurden Kanzleien gefragt: „Was Digitalisierung“ (69 Prozent). Beides sind Effizienzgewinne
sind die größten Herausforderungen für reale Herausforderungen, die sich in den
ihren zukünftigen Erfolg?“ Geantwortet Kanzleien spürbar auswirken. Doch wer Wenn zunehmende Digitalisierung die ver-
haben rund 1.400 Berater und Beraterin- einen Schritt weiterdenkt, kann die Di- sprochenen Effizienzgewinne bringt (bis zu
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25 Prozent scheinen insgesamt möglich, bei Arbeitnehmersicht: Die eine Hälfte schuftet
der Buchführung wird von 80 Prozent Au- sich bildlich gesprochen zu Tode und die an-
tomatisierungsgrad und höher gesprochen), dere ist arbeitslos.
kann in einer Kanzlei mit der bestehenden
Mannschaft mehr geschafft werden. Es Doch wenn wir uns die heutige Situation
werden also weniger neue Mitarbeitende am Arbeitsmarkt anschauen, zeigt sich
benötigt. So dramatisch wie es der Job-Fu- ein anderes Bild:
turomat darstellt, wird es zwar nicht kom-
men – hier lautet die Aussage für den Beruf Arbeitsformel 2022
Steuerfachangestellte/r, dass 100 Prozent 1 x 1,4 x 2
der Tätigkeiten in diesem Beruf schon heu-
te von Maschinen übernommen werden 1: Die Arbeitslosenquote liegt bei rund 5
könnten. (Für den Beruf Steuerberater sieht Prozent, es herrscht also Vollbeschäftigung
es etwas rosiger aus, da sind es „nur“ 73 und Fachpersonal fehlt. Das wird sich auf-
Prozent der Tätigkeiten, die automatisiert grund der demografischen Entwicklung bis
werden könnten.) 2030 verschärfen. Die Prognose lautet, dass
drei Millionen Fachkräfte fehlen werden.
Zweiter Fakt: Der Fachkräftemangel
verschärft sich dramatisch
1,4: Die Gehälter sind im Gesamtdurch-
schnitt von 2008 bis 2021 um 1,4 Prozent
Arbeitslosigkeit ist ganz sicher das unwahr- gestiegen. Bis 2030 wird, aufgrund der an-
scheinlichste Szenario in Steuerberatungs- haltenden Inflation, voraussichtlich die Mar-
kanzleien. Das zeigt auch die Arbeits- ke von 1,5 Prozent überschritten.
formel der Zukunft. Sie wurde bereits
2008 im Buch „Deutschland 2030“ vom 2: Auch wenn es hierfür keine Statistiken
Zukunftsforscher Hans W. Opaschowski gibt: Die Arbeitsdichte ist gerade in den
entwickelt: Steuerberatungskanzleien seit 2020 im-
mens gestiegen. Mit Corona-Hilfen und
0,5 x 2 x 3 Schlussabrechnung, Grundsteuerreform
oder Energiepreispauschale erledigen die
Sie besagt: Im Jahr 2030 wird die Hälfte Mitarbeitenden zusätzlich zu ihren alltäg-
der Menschen das Doppelte verdienen lichen Aufgaben ein immenses Pensum –
und das Dreifache arbeiten müssen. Das und der Gesetzgeber sorgt dafür, dass das
klingt nicht gerade nach rosiger Zukunft aus so bleibt.
15K ANZLEIFÜHRUNG
Welche Auswirkungen hat das auf Solow: „Computer finden sich überall – Statt zwei neue Fachkräfte suchen zu
Kanzleien? außer in den Produktivitätsstatistiken.“ müssen, erledigen jetzt zehn Mitarbei-
tende das Pensum von zwölf ohne
zusätzlichen Stress.
1. Es fehlen qualifizierte Mitarbeitende Woran liegt das?
• Digitalisierung bedeutet etwas anderes
Die Lösung lautet: Digitalisierung
Der Kampf um gute Mitarbeitende findet als „Wir ersetzen Papier durch digitale mit Hirn
dabei nicht nur innerhalb der Branche statt, Dokumente“. In vielen Kanzleien wur-
sondern wird verschärft, da Finanzverwal- den die analogen Prozesse in die digi- Lassen Sie sich also nicht entmutigen und
tung, Banken, Versicherungen und Unter- tale Welt übernommen. Dadurch ver- treiben Sie die Digitalisierung voran. Das ist
nehmensabteilungen für Rechnungswesen pufft der Effizienzgewinn. Ihre (einzige) Chance, um die Kanzlei zu-
um den gleichen Bewerber-Pool buhlen. • Es braucht Einarbeitung und Umge- kunftssicher aufzustellen.
Wer in letzter Zeit eine Mitarbeiterin bzw. wöhnung, bis die Prozesse so routiniert
einen Mitarbeiter gesucht hat, konnte am ablaufen, dass sie den Mitarbeitenden Folgende Tipps helfen Ihnen dabei:
eigenen Leib spüren was es heißt, dass der genauso leicht von der Hand gehen wie
Markt leergefegt ist. die analogen Prozesse. Das kann bis zu 1. Mitarbeiter-Workshop Effizienz-
sechs Monate dauern. Booster und Effizienz-Killer
2. Die Gehälter steigen • Es werden zu viele Ausnahmen ge-
macht. Wenn Mitarbeitende oder Sammeln Sie gemeinsam mit Ihren Mit-
3. Mandantenanfragen werden Mandant:innen nicht hundertprozen- arbeitenden Beispiele, welche Maßnahmen
abgelehnt tig mitziehen, werden – oft aus falsch bisher zu Arbeitserleichterungen geführt
verstandenem Harmonieverständnis – haben und welche – gefühlt – mehr Auf-
Wenn die Kapazitäten fehlen, bleibt oft nur Arbeitsweisen aus der alten Welt bei- wand bedeuten. Ein klassischer Effizienz-Kil-
der Aufnahmestopp. Selbst lukrative Man- behalten. In der Kanzlei entstehen dann ler ist beispielsweise die innovationsfreudige
date werden inzwischen abgelehnt, weil die Schattenprozesse, die sich negativ auf Chefin bzw. der innovationsfreudige Chef
Mitarbeitenden schon am Anschlag sind. die Gesamteffizienz auswirken. selbst, die bzw. der alle paar Monate ein
Und das, obwohl D-Mandant:innen aussor- • Das volle Automatisierungspotenzial neues Tool einführt, bei dem sich den Mitar-
tiert wurden. wird aus Unkenntnis nicht ausgenutzt. beitenden die Sinnhaftigkeit nicht erschließt.
Kennen Sie alle Schnittstellen? Wissen
Dritter Fakt: Die Effizienzgewinne Sie mit welchen Systemen Ihre Man- Ein Effizienz-Booster in vielen Kanzleien ist
sind (noch) nicht spürbar dantinnen und Mandanten arbeiten? beispielsweise eine Lösung für die digitale
Nutzen die Mitarbeitenden alle Pro- Unterschrift (statt wie bisher mit E-Mail
Die Heilsversprechen der Digitalisierung grammfunktionen? Hier versteckt sich mit Anhang, Ausdruck durch Mandant:in,
oder besser Automatisierung werden oft ein riesiges Potenzial, das „einfach Unterschreiben, Einscannen, E-Mail-Rück-
schon seit Jahren propagiert. Doch die nur“ aufgedeckt werden muss. versand mit Anhang).
erhofften Effizienzgewinne bleiben in
vielen Fällen aus. Inzwischen spricht man Kanzleien, die die Chance frühzeitig genutzt 2. Nutzen Sie die Prozess-Akupunktur
sogar vom Solowschen Produktivitäts- haben und bereits seit mehr als fünf Jahren
paradoxon nach Nobelpreisträger Robert durchgängig digitalisiert arbeiten, bestätigen Hinterfragen Sie konkret die einzelnen
eine Entlastung um 20 Prozent. Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit
16K ANZLEIFÜHRUNG
mit den Mandantinnen und Mandanten. • Go Interface – Schnittstellen und Au- tigen. Zudem wird Ihre Kanzlei durch das
Am besten tragen Sie die Daten in einer tomatisierung soweit das Auge reicht, Angebot flexibler Arbeitszeiten -und orte
Excel-Liste zusammen, z. B. mit folgenden siehe Prozess-Akupunktur. attraktiver für neue Angestellte. Dabei ist
Inhalten: • Go Portal – ein Mandantenportal ver- es jedoch zu beachten, dass die Prozesse
einfacht die Zusammenarbeit und den nachhaltig digitalisiert werden und alle Mit-
• Welche Softwares nutzen unsere Belegaustausch. arbeitenden an einem Strang ziehen.
Mandant:innen? • Go Real Time – je zeitnaher gebucht
• Welche Schnittstelle nutzen wir bei wird, desto aussagekräftiger sind die
welchen Mandant:innen? Auswertungen. Schattenbuchhaltungen Angela Hamatschek,
• Wo gibt es noch Medienbrüche (Scan- verschwinden (wenn Sie wüssten, wie Dipl. Bw., Kanzleiberaterin
nen, E-Mail, Unterschrift etc.)? viele Mandantinnen und Mandanten Als Kanzleioptimistin, Po-
sitionierungs-Profi, Referen-
• Wo ergeben sich unter den Man- ihre eigenen Auswertungen basteln,
tin und Autorin unterstützt
dant:innen Gemeinsamkeiten? weil Sie sie nicht zeitnah zur Verfügung
Angela Hamatschek die Steuerberatungs-
• Welche Schnittstellen müssen wir erst stellen können). branche auf dem Weg in die digitale Zu-
noch „schaffen“? • Go Out of Office – Homeoffice kön- kunft. Sie ist seit über 20 Jahren als Beraterin
nen Kanzleien inzwischen. Schaffen Sie unterwegs und begleitet mit ihrer Kollegin
Cordula Schneider rund 100 Kanzleien
3. Erstellen Sie sich eine Roadmap alle Rahmenbedingungen, damit Mit-
bundesweit im delfi-net Steuerberater-
arbeitende ihren Arbeitsort flexibel
Netzwerk bei der Kanzleientwicklung. Als
Digitalisierung und Automatisierung ist ein wählen können. Das ist ein absoluter Trendscout, Branchenkennerin und begeis-
weites Feld. Je nachdem, wo Sie heute ste- Pluspunkt als attraktiver Arbeitgeber. terte Managementbuch-Leserin gibt sie ihr
hen, machen Sie sich auf den Weg zur voll Wissen in Webinaren und Workshops bei
digitalen Kanzlei. Diese Reihenfolge hat sich den Kanzleioptimisten weiter und im Pod-
Fazit: Mitarbeitende mitnehmen und cast der Leseoptimistin.
bei uns im delfi-net Steuerberater-Netz- echte Digitalisierung starten
werk bewährt:
Der Weg zur digital-effizienzen Kanzlei ist in
• Go Paperless – intern und extern ohne jeder Hinsicht ein Gewinn. Sie können die
Papier. OneNote und iPad ist hier für vie- wachsenden Anforderungen mit den be-
le Kanzleien ein echter Effizienz-Booster. stehenden Mitarbeitenden leichter bewäl-
„Worauf kommt es
an bei einer Kanzlei-
Website?“
kanzleimarketing.de
17K ANZLEIBERICHTE
Kanzlei Erich Erichsen
Mit 25-Stunden-Woche zum Erfolg?
Wie die Digitalisierung in der Kanzlei von StB Erich Erichsen
neue Arbeitsmodelle möglich machte
Erich Erichsen
Die Arbeitswelt neu denken, dieses Ziel Herr Erichsen, Sie haben in Ihrer Kanz- 2021 haben wir sogar einen Umsatzwachs-
hatte Steuerberater Erich Erichsen als lei die 25-Stunden-Woche für alle ein- tum von 20 Prozent mit der gleichen Mit-
er vor zwei Jahren in seiner Hamburger geführt. Gelingt es Ihnen, in 25 Stunden arbeiteranzahl und gleichem Vollzeitgehalt
Kanzlei die 25-Stunden-Woche für alle dasselbe zu leisten wie vorher in 40 sowie mehr Mandantinnen und Mandanten
einführte. Im Interview berichtet er, wie Stunden? Wenn ja, wie funktioniert das? erreicht, und dabei haben wir keine Alt-
seine Kanzlei das Projekt mithilfe der Di- lasten aufgeholt. Seit Jahren gehen wir mit
gitalisierung angegangen ist und was die Wir führen die 25-Stunden-Woche seit maximal zehn Abschlüssen aus dem Vorjahr
Umstellung für seine Mitarbeitenden und mittlerweile zwei Jahren und fünf Monaten ins neue Jahr. Wir fokussieren uns sehr stark
den Kanzleierfolg bedeutet. durch und haben schon im ersten Jahr die auf die Arbeit und haben unsere Zeitfresser
Arbeit in 25 Stunden geschafft, die wir vor- stark reduziert, und das im privaten sowie
her in 40 Stunden erledigt haben. Im Jahr im geschäftlichen Bereich.
18K ANZLEIBERICHTE
Es gibt Studien, die von einer durchschnitt- Zudem muss man ernsthaft darüber nach- für längere Zeit ausfällt und die fehlende
lichen effektiven Arbeitszeit von 2,53 Stun- denken, ob der heutige Ansatz unseres Zeit abgefedert werden muss. Daher gel-
den in 8 Stunden ausgehen. Wie Sie sehen, Arbeitszeitgesetz mit der vorherrschenden ten die 25 Stunden in beide Richtungen.
kann man daraus ableiten, dass es grund- 40-Stunden-Woche noch in unsere Zeit Ich gebe den Mitarbeitenden viel und ver-
sätzlich auf die Effizienz und den Willen passt. Die 40-Stunden-Woche wurde 1918 lange es in schweren Zeiten zurück. So
ankommt. Prozesse müssen sauber durch- in das Gesetz geschrieben, die Berufswelt wird die 25-Stunden-Woche in schweren
geführt werden und man verliert sich nicht hat sich seitdem aber grundlegend geän- Zeiten zum Allgemeinwohl ausgesetzt, um
in ausufernden privaten Gesprächen. dert. Ich möchte einen Teil dazu beitragen, den fehlenden Mitarbeitenden zu ersetzen.
Arbeit neu zu denken. Dieses Problem hatten wir im ersten Jahr
Doch das sogenannte Socialising hat auch und haben die 25 Stunden für kurze Zeit
seinen Platz. Bei uns gibt es z. B. jeden Mor- Welche waren die größten Stellschrau- ausgesetzt. In solchen Zeiten zeigt sich der
gen ein arbeitgeberfinanziertes Frühstück: ben, um das Projekt „25-Stunden-Wo- Teamgeist!
Wir treffen uns gegen 8 Uhr in der Kanzlei, che“ zum Erfolg zu führen?
bereiten alles vor und tauschen uns schon Wie haben Sie Ihre Mandantinnen und
mal über betriebliche und private Dinge Das Erkennen und Beseitigen der Zeitfres- Mandanten vom rein digitalen Arbei-
aus; um 9 Uhr geht es dann los. Dann sind ser, besonders im privaten Bereich, ist ein ten und der kürzeren Erreichbarkeit
alles gestärkt und motiviert für unsere fünf enormer Faktor, der Zeit einspart. Ebenso überzeugt?
Stunden. die Erkenntnis der Mitarbeitenden in den
ersten Wochen, wie toll es ist, nach fünf Ich habe mit meinem Team alle Mandantin-
Welche Motivation steckte hinter die- Stunden Feierabend zu machen und ein völ- nen und Mandanten von den Vorteilen der
sem Vorhaben? lig neues Freizeitgefühl zu erleben. Digitalisierung überzeugt und konnte relativ
schnell einen hohen Grad der Digitalisie-
Ich möchte meinen Mitarbeitenden mehr Die Mitarbeitenden selbst waren der größ- rung erreichen. Bei Dingen, hinter denen
Lebenszeit geben, Ihnen ermöglichen, nicht te Erfolgsfaktor, da die Motivation dies zu ich stehe, kann ich sehr überzeugend sein.
den ganzen Tag in der Kanzlei zu verbrin- schaffen, enorm war. Das darf man nicht Ich habe mit allen Mandantinnen und Man-
gen, Zeit für Familie, Freunde und Freizeit unterschätzen; vor allem ist das Teamgefühl danten über das Thema 25-Stunden-Wo-
zu haben. Was sollen wir ineffektiv arbei- deutlich gestiegen. che gesprochen, das Projekt erläutert und
ten, wenn wir dies durch gewisse Prozesse um Verständnis gebeten. Es kam so gut wie
und moderne Arbeitstechniken optimieren Bei welchen Prozessen hat sich die Di- keine Kritik und alle waren sehr offen da-
können. gitalisierung besonders ausgezahlt? für. Ich gehe immer positiv und freudig an
die Dinge ran und überzeuge dadurch auch
Ich persönlich habe mehrere, teilweise Im FiBu-Bereich ist die Digitalisierung und mein Gegenüber.
schwere Schicksalsschläge hinter mir, die Automatisierung eine Macht, die man nicht
meine Sicht auf das Leben und das, was unterschätzen sollte. Da haben wir unsere Vielen Dank für das Interview, Herr
wesentlich ist, stark verändert haben. Da- größten Effizienzgewinne geholt. Erichsen!
durch bin ich für alternative Formen der
Arbeit empfänglich geworden. Inspiriert hat Gab bzw. gibt es Probleme, die Sie
Erich Erichsen ist ein echtes
mich Lasse Rheingans der in 2017 als ers- während des Veränderungsprozesses Nordlicht und wurde 2006
ter deutscher Unternehmer die 25-Stun- oder auch noch jetzt begleiten? zum Steuerberater bestellt,
den-Woche eingeführt hat. Sein Buch „Die 2007 folgte die Übernahme
5-Stunden-Revolution“ war der Impulsge- Probleme entstehen dann, wenn man nicht der väterlichen Kanzlei. 2017
ber für mein Projekt in der Steuerbranche. bereit ist, den Weg mit zu gehen. Mein war ein Jahr der Veränderung und sie wan-
delte sich zu einer digitalen Kanzlei, die die
Team hat voll mitgezogen. Ein Unsicher-
Basis der 25-Stunden-Woche bilden sollte.
heitsfaktor ist der Zustand, wenn jemand
19KUR Z ERKLÄRT
Adobe Stock/©gdarts
Was ist Tax Tech? Eine Definition
Was steckt hinter dem Begriff „Tax Tech“ und welche neuen
Möglichkeiten bieten sich Kanzleien, Steuerabteilungen
und Unternehmen durch die Digitalisierung der Steuerbranche?
Das Wort Tax Tech oder auch Tax mithilfe der Digitalisierung möglichst In diesen Bereichen kommt Tax Tech
Technology bezeichnet die Digitali- effizient zu gestalten und repetitive, zum Einsatz
sierung von steuerberatenden Tätig- zeitintensive Aufgaben nicht mehr
keiten und den zielgerichteten und manuell, sondern maschinell erledigen Umgesetzt wird Tax Tech meist mit Soft-
effizienten Einsatz von Technologie in zu lassen, um mehr Zeit für komplexe ware und Tools, die von etablierten Unter-
der Steuerkanzlei und in der Steuer- und individuelle Fragen und Tätigkei- nehmen, aber auch von Start-ups entwi-
abteilung. Ziel ist, die eigene Arbeit ten zu schaffen. ckelt werden. Unterscheiden kann man
dabei zwischen:
20KUR Z ERKLÄRT
1. Anwendungen, die Steuerberater:innen Tax Tech hilft Steuerkanzleien, Zeit Einmal angelegt, kann immer wieder darauf
bei der Arbeit unterstützen (z. B. klassi- zu sparen und sich auf die Beratung zurückgegriffen werden. Außerdem stehen
zu fokussieren
sche Kanzleisoftware, Plattformen zum vordefinierte Geschäftsprozesse zur schnel-
Dokumentenaustausch, Datenbanken len Erfassung bereit. Anschließend kann die
oder Honorartools). Prädestiniert für den Einsatz von Tax Tech Verfahrensdokumentation revisionssicher
2. Technologien, die die Arbeit von Steu- sind repetitive Tätigkeiten, also Aufgaben, vorgehalten werden.
erberater:innen in einzelnen Bereichen die immer wieder auf ähnliche Weise an-
teilweise oder komplett automatisieren fallen, zum Beispiel in den Bereichen Fi-
Neue Möglichkeiten zur effizienten
– u. a. mithilfe künstlicher Intelligenz nanz- und Lohnbuchhaltung, Umsatz- und zeitsparenden Mandantenkommu-
nikation
(KI) – z. B. zur Erfassung von Mandan- steuer oder Rechnungslegung. Ziel des
tendaten, im Rechnungswesen, bei der Ganzen: Entlastung der Steuerberater:innen
Verfahrensdokumentation oder der und Mitarbeitenden und mehr Zeit für die Es beginnt bereits bei der Mandatsanbah-
Umsatzsteuer. Bearbeitung komplexer nicht standardisier- nung über die Kanzleiwebsite. Hier kann
3. Kommunikations- und Kollaborations- barer Steuerangelegenheiten sowie die indi- ein Chatbot der erste Kontaktpunkt für
plattformen, die Kanzleien intern sowie viduelle Beratung. potenzielle Mandant:innen sein. Ein Chat-
mit ihren Mandant:innen vernetzen. bot ist ein Softwareprogramm, das, ba-
Dort werden u. a. Nachrichten aus- Ein anderes Beispiel ist die Verfahrens- sierend auf KI, ein Gespräch (einen Chat)
getauscht, Dokumente versendet und dokumentation, bei der durch die digita- mit einem Benutzer in natürlicher Sprache
verwaltet oder digital unterschrieben. le Umsetzung Zeit- und Arbeitsaufwand führt. Auf diese Weise können, ohne den
deutlich reduziert werden können. Die Einsatz von menschlichen Ressourcen, erste
entsprechenden Tools führen per Online- (Standard-)Fragen geklärt oder Unterlagen
Assistent durch die Erfassung der Daten. ausgetauscht werden.
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