Was ist neu in Version 7.0? - Anwenderbeschreibung Update 7.0 winra-Rechtsabteilungssoftware - Wolters Kluwer
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Wolters Kluwer Deutschland GmbH
Geschäftsbereich Recht
Rechtsabteilungssoftware
anwendersupport.software-recht@wolterskluwer.com
winra-Rechtsabteilungssoftware
Was ist neu in Version 7.0?
Anwenderbeschreibung Update 7.0
winra Geschäftsbereich Recht - Unternehmensjuristen Datum Dezember 2020 Version winra Version 7.0, 2020.12 Weitergabe oder Vervielfältigung nur durch Endkunden für deren internen Zwecke gestattet Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Trademark Rights winra ist eine eingetragene Marke der Wolters Kluwer Deutschland GmbH Wolters Kluwer Deutschland GmbH Langenhorner Chaussee 602 22419 Hamburg Tel.: 040 / 53 93 269-0 E-Mail: vertrieb.software-recht@wolterskluwer.com www.winra.de © 2020 Wolters Kluwer Deutschland GmbH, Geschäftsbereich Recht 2
winra Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 4 2 Starten mit der neuen Version 6 3 Die neuen PDF-Funktionen 7 3.1 Vorschaufenster für PDFs 7 3.2 Editiermöglichkeiten und Annotationen für PDFs 7 4 Mehrfachbearbeitung von Akten 9 4.1 Kopieren von Akten 9 4.2 Ablegen von Akten 11 4.3 Konvertieren von Standardakten in Vertragsakten 12 4.4 Freigaben für Online-Akten 12 5 Erweiterungen für Akten-Kategorien 13 6 Freifelder für Dokumente 14 7 RVG Anpassungen 16 7.1 Juristische Hilfen 18 8 Erweiterungen für die Markenakte 19 8.1 EU Comparable UK Trademark 19 8.2 Kopieren (Klonen) von Markenakten 20 8.3 Verbessertes Hinzufügen von Zeichen 21 8.4 Erweiterung Markenstatus 21 8.5 Anmeldesprache 22 8.6 Diverses 22 9 Integration von TeamDocs (Neues Zusatzmodul) 23 10 Integration von Legal SmartDocuments (Neues Zusatzmodul) 24 11 winra-Authentifizierung per Verzeichnisdienst 25 12 Anlage von Kontakten mit Daten aus dem Verzeichnisdienst 26 13 Erweiterung der Google-Mail-Schnittstelle 27 13.1 winra-Posteingang für GMail 27 13.2 Übertragen von Terminen 29 13.3 Übertragen von Kontakten 30 13.4 Detail-Informationen 31 14 Outlook Mails im Posteingang 32 14.1 Schnellspeichern 33 15 Weitere Punkte 34 WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 3
winra
1 Einleitung
Liebe Kunden!
Wir freuen uns, Ihnen unser aktuelles Update überreichen zu können. Wir haben wie-
der Ihre Wünsche gesammelt und können daher neue und spannende Funktionen und
Erweiterungen anbieten, z.B.:
• Bearbeitungsmöglichkeit von PDFs: Sie können innerhalb von winra geöffnet,
bearbeitet und kommentieren werden. Das Vorschaufenster für PDF zeigt an,
ob das PDF dem PDF/A Standard entspricht.
• Neue Funktionen im Aktenregister und in der Aktenbox, um mehrere Akten
auf einmal zu bearbeiten, z.B. mehrere Akten in einem Zuge zu kopieren, ab-
zulegen oder in eine Vertragsakte zu wandeln.
• In der Akte können Kategorienprofile die vorhandenen Kategorien nicht nur
ersetzen, sondern auch ergänzen. Kategorien können als Favoriten markiert
werden, um die aktuell wichtigsten im Schnellzugriff zu haben.
• Dokumente und Historieneinträge können mit beliebigen weiteren Attribu-
ten versehen werden. Die Funktionalität entspricht den Freifeldern für Akten
und Kontakte.
• Anpassungen an das RVG basierend auf der Fassung der Beschlussempfeh-
lung des Rechtsausschusses (BT-Drs.19/24740)
• Die Markenakte wurde überarbeitet: Das Markensystem ‚EU Comparable UK
Trademark‘ wurde ergänzt und viele weitere Verbesserungen eingearbeitet.
• Die Kollaborationssoftware TeamDocs ist in winra integriert worden.
TeamDocs revolutioniert die Zusammenarbeit an Dokumenten und macht sie
einfacher, effizienter und sicherer als Sie es bislang kennen.
• Legal SmartDocuments ist in winra integriert worden. Mit Legal Smart-
Documents können strukturiert Vertragsvorlagen, Klauseln, Formulare,
Schriftsätze und auch die komplexesten Rechtsdokumente den aktuellen
Qualitätsstandards entsprechend erstellen und verwalten.
• Neue Möglichkeiten zur Authentifizierung von winra-Nutzern: Die Authentifi-
zierung beim Start von winra ist nun auch über Active-Directory (LDAP) und
über Azure AD möglich. Darüber kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung
nach ihren Unternehmensrichtlinien erfolgen.
• Im winra-Posteingang lassen sich Outlook-Mails einblenden, so dass sich
diese, ohne nach Outlook wechseln zu müssen, in winra speichern lassen.
• Die Google-Mail-Schnittstelle wurde deutlich erweitert: Google-Mails lassen
sich im winra-Posteingang anzeigen und können so in winra gespeichert wer-
den, ohne sie in Gmail markieren zu müssen. Es ist möglich Termine und Kon-
takte beim Speichern in winra automatisch nach Google zu exportieren.
• Der WebPublisher wird durch die Online-Akte ersetzt.
4winra
Achtung: Für die Version 7.0 muss eine aktualisierte Lizenz für winra eingespielt wer-
den. Bitte stellen Sie sicher, dass die neue Lizenz vorliegt, bevor das Update einge-
spielt wird. Ohne diese neue Lizenz können Sie winra nach dem Update nicht starten.
Falls Sie die Version 6.4 noch nicht installiert haben, wird mit der Version 7.0 auch die
ABBYY-OCR-Komponente aktualisiert (SDK-Version 12). Für diese werden neue Lizen-
zen benötigt. Diese wurden automatisch an alle Kunden, die das OCR-Paket gebucht
haben, verschickt. Bitte beachten sie die Installationshinweise: Der ABBYY-Lizenzser-
ver muss dazu auch aktualisiert werden.
Bitte lassen Sie das Update kurzfristig durch Ihre IT installieren! Neben den im Fol-
genden beschriebenen Programmverbesserungen haben wir auch kleine Fehler beho-
ben und die Performance und Stabilität noch verbessert.
Bei Fragen steht Ihnen wie gewohnt unser Support kompetent und freundlich zur Ver-
fügung unter
• Email: anwendersupport.software-recht@wolterskluwer.com
• Telefon: 040 / 53 93 269-02, -03 und -04.
Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Freude mit dem neuen Update!
Mit freundlichen Grüßen
Ihr winra-Team
WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 5winra 2 Starten mit der neuen Version Wenn Sie winra erstmalig nach der Update-Installation starten, dann wird der Erststar- tassistent geöffnet. Bitte prüfen Sie die Angaben und registrieren Sie in jedem Fall die MS Office AddIns. Diese werden für die Kommunikation mit MS Office zwingend benö- tigt. 6
winra 3 Die neuen PDF-Funktionen 3.1 Vorschaufenster für PDFs Das PDF-Vorschaufenster wurde überarbeitet und gibt Informationen über die PDF-A Kompatibilität aus: 3.2 Editiermöglichkeiten und Annotationen für PDFs Wird ein PDF aus winra geöffnet, haben sie die Möglichkeit dieses PDF zu bearbeiten, bzw. mit Kommentaren oder Markierungen zu versehen. Dazu stehen vielfältige Möglichkeiten zur Auswahl. Das Markieren des Textes ist mit Markern in unterschied- lichen Farben möglich, genau wie das Hinzufügen von Kommentaren zu bestimmten Textteilen. WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 7
winra Es stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung. Probieren Sie es aus! Wenn Sie das PDF wieder speichern, wird es per Default als neue Version in der Akten- historie gespeichert. Das verhindert, dass wichtige Original-Dokumente überschrieben werden. Wenn im Original-PDF keine digitalen Signaturen enthalten sind, so ist es möglich, dass PDF ohne Versionierung zu speichern. Die vorherige PDF-Version wird dann überschrieben. Sollten Sie weiterhin PDFs mit dem in Windows installierten Standardprogramm öff- nen wollen, können Sie den internen PDF-Editor deaktivieren. Dazu muss in der winra5.config folgender Eintrag vorgenommen werden: UseExternalPDFEditor=true in der Sektion [Einstellungen]. Es ist möglich, dass diese Sektion noch nicht vorhan- den ist und erst angelegt werden muss. Bitte wenden Sie sich hierzu an ihre IT. 8
winra 4 Mehrfachbearbeitung von Akten In Aktenbox und Aktenregister gibt es neue Funktionen, um mehrere Akten in einem Zuge zu bearbeiten: 4.1 Kopieren von Akten Markieren Sie in der Aktenbox die Akten, welche Sie kopieren möchten und wählen Sie ‚Akten kopieren‘ im Kontextmenü. Im nachfolgenden Dialog können Sie bestim- men, welche Teile der Akten in die neuen Akten übernommen werden sollen: Es kann eingestellt werden, ob die neuen Akten mit den ursprünglichen Akten ver- knüpft werden sollen. Für das Rubrum können Sie ein neues Prefix oder Postfix ein- stellen, um die Kopien als solche zu kennzeichnen. Wenn Sie mehrere Markenakten kopieren, können Sie für die neuen Akten auch ein neues Markensystem, zum Beispiel das neue Markensystem „EU Comparable UK Tra- demark“ oder ein neues Schutzgebiet angeben: WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 9
winra 10
winra 4.2 Ablegen von Akten Eine weitere Neuerung ist die Möglichkeit in der Aktenbox, mehrere Akten auf einmal abzulegen. Markieren Sie hierfür die Akten, die Sie ablegen möchten und wählen Sie im durch rechts Klick geöffneten Kontext-Menü ‚Akten ablegen‘ aus. In dem aus der Akte bekannten Dialog werden die Parameter für die Mehrfach-Ablage bestimmt: WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 11
winra 4.3 Konvertieren von Standardakten in Vertragsakten Mehrere Standardakten lassen sich in einem Zuge in der Aktenbox in Vertragsakten umwandeln. Markieren Sie hierfür die Akten, die Sie umwandeln möchten und wählen Sie im durch rechts Klick geöffneten Kontext-Menü ‚In Vertragsakte konvertieren‘ aus. Für die Umwandlung gelten die Regeln, wie für die Umwandlung von einzelnen Akten, zum Beispiel dass nur Akten ohne Forderungskonto umgewandelt werden können. 4.4 Freigaben für Online-Akten Mehrere Online-Akten können in der Aktenbox selektiert und per Kontextmenü frei- gegeben werden. Es erscheint folgendes Fenster, in welchem die Art der Freigabe und die Nutzer bzw. Gruppen, festgelegt werden. 12
winra Entsprechend gibt es auch eine Funktion, um bei mehreren Akten den Online-Status zu entfernen. 5 Erweiterungen für Akten-Kategorien Ändert man in der Aktenhistorie das Kategorienprofil der Akte, gibt es die zusätzliche Option, den aktuellen Kategorienbaum beizubehalten. Der neue Kategorienbaum ergibt sich also als Addition aus dem neuen Kategorienprofil und dem vorhandenen Kategorienbaum. Im Kategorieprofil der Aktenhistorie können bis zu 15 Kategorien pro Nutzer und Akte können als Favorit markiert werden. Die Favoriten hat der Nutzer im Schnellzu- griff und kann danach schnell selektieren oder Zuordnungen per Drag and Drop vor- nehmen. WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 13
winra In Aktenhistorie und Historienbox werden die Kategorien eines jeden Historienein- trags in einer zuschaltbaren Spalte angezeigt. Die Kategorienfavoriten werden im neuen winra-Posteingang für Outlook-Mails ver- wendet, um eine Schnell-Speicher-Funktion (ohne File2Hist) zu ermöglichen. 6 Freifelder für Dokumente Dokumente und Historieneinträge können mit beliebigen weiteren Feldern, bzw. At- tributen versehen werden. Diese Felder können in der Systemverwaltung unter ‚Frei- felder für Dokumente‘ definiert werden. Das geschieht analog zu den Freifeldern bei Akten oder Kontakten. Im Kontextmenü der Aktenhistorie gibt es für die Bearbeitung den neuen Punkt ‚Frei- felder bearbeiten…‘. In dem erscheinenden Unterdialog können die Felder gesetzt werden. Wenn mehrere Historieneinträge selektiert wurden, werden die Änderun- gen für mehrere Einträge gleichzeitig übernommen. 14
winra Die definierten Freifelder können mittels ‚Feld Auswahl‘ im Kontextmenü des Tabel- lenkopfs als eigene Spalte in der Aktenhistorie angezeigt werden. Die Freifeld-Arten Schalter und Liste werden im Auswahlbereich angezeigt, so dass eine schnelle Filte- rung möglich ist: Die Filterung für einzelne Spalten im Spaltenkopf ist für alle Freifelder möglich: WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 15
winra 7 RVG Anpassungen Die RVG Anpassungen, basierend auf der Fassung der Beschlussempfehlung des Rechtsausschusses (BT-Drs.19/24740), sind in diesem Update bereits integriert. In den Eigenschaften der Akte lässt sich festlegen, nach welchem RVG abgerechnet werden soll: Den Eigenschaftsdialog der Akte finden Sie im Menü der Akte unter dem Punkt ‚Mehr‘: 16
winra Die RVG-Berechnungen sind in erster Linie für das Forderungsmanagement relevant. Beim Anlegen eines Forderungskontos werden die Angaben zum RVG aus der zugehö- rigen Akte übernommen: WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 17
winra 7.1 Juristische Hilfen Ebenfalls neu sind die Juristischen Hilfen, die sich ebenfalls aus dem Aktenmenü unter ‚Mehr‘ aufrufen lassen. Die Juristischen Hilfen bieten zahlreiche neue Berechnungs- funktionen: Die Juristischen Hilfen ersetzen den Prozesskostenrechner. 18
winra 8 Erweiterungen für die Markenakte 8.1 EU Comparable UK Trademark Es wurde ein neues Markensystem „EU Comparable UK Trademark“ hinzugefügt: WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 19
winra 8.2 Kopieren (Klonen) von Markenakten Wenn Sie in de Aktenbox mehrere Markenakten selektieren und dann kopieren, kön- nen Sie für die neuen Akten auch ein neues Markensystem, zum Beispiel das neue Markensystem „EU Comparable UK Trademark“ oder ein neues Schutzgebiet angeben: Sie bestimmen, welche Daten aus den Original-Akten kopiert werden sollen und kön- nen für Rubrum und Registernummer neue Werte durch Angabe von Prefix oder Postfix generieren. Damit lassen sich die Kopien als solche kennzeichnen. Zusätzlich können die Kopien mit den Originalen mit der Checkbox „Verknüpfung zum Original erstellen“ verknüpft werden. Mit dieser Funktion können Sie Kopien von vorhandenen Akten für das neue Marken- system ‚EU Comparable UK Trademark‘ oder Markenakten für neue Schutzgebiete schnell anlegen. 20
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8.3 Verbessertes Hinzufügen von Zeichen
In der Ansicht „Allgemein“ der Markenakte ist das Hinzufügen von Zeichen verein-
facht worden. Es ist nun möglich direkt Grafiken aus dem Dateisystem anzugeben,
ohne diese vorher in die Aktenhistorie speichern zu müssen.
Die ausgewählte Grafik wird automatisch in der Aktenhistorie gespeichert und als
Markenzeichen markiert.
8.4 Erweiterung Markenstatus
Der Markenstatus wurde um folgende Werte erweitert:
- „In Benutzung“ (nach „Entwurf“)
- „Widerspruchsverfahren“ (nach „Angemeldet“)
- „Abgelehnt“ (nach „Registriert“)
WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 21winra
8.5 Anmeldesprache
In den Markendetails wurde das Feld ‚Anmeldesprache‘ hinzugefügt. Die verfügbaren
Anmeldesprache können in der Systemverwaltung konfiguriert werden:
8.6 Diverses
Darüber hinaus gibt es weitere Detailverbesserungen, zum Beispiel:
- Die Auswahl der Markenbeteiligten steht auch im Bereich „Alle Beteiligte“
zur Verfügung
- Die UI im Bereich „Schutzumfang“ wurde verbessert, um Datumsangaben
beim Schutzende löschen zu können.
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9 Integration von TeamDocs (Neues Zusatz-
modul)
TeamDocs, die Legal Tech-Lösung zum kollaborativen Arbeiten, wurde nahtlos in winra
integriert. Erstellen, verhandeln und bearbeiten Sie mit TeamDocs gemeinsam Ver-
träge oder andere Dokumente - zeitgleich mit so vielen Kollegen, wie Sie wollen. Hier
erfahren Sie mehr über TeamDocs:
TeamDocs
TeamDocs können Sie direkt aus der winra-Akte verwalten:
Im winra-Portal der Version 7.0 finden Sie oben rechts im Kontextmenü des Zahnrads
die Anwenderdokumentation über die Integration von TeamDocs in winra. Darin be-
finden sich weitere Einzelheiten und Screenshots:
WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 23winra
10 Integration von Legal SmartDocuments
(Neues Zusatzmodul)
Die Legal Tech Software Legal SmartDocuments zur automatisierten Dokumentener-
stellung wurde nahtlos in winra integriert. Automatisieren Sie mit Legal Smart-
Documents die Erstellung von Vertragsvorlagen, Formularen, Schriftsätzen und ande-
ren Rechtsdokumenten, so dass Rechtsdokumente zu jeder Zeit den internen und ex-
ternen Standards entsprechen.
Legal SmartDocuments
Neue smarte Dokumente können Sie direkt aus der winra-Aktenhistorie erzeugen:
Im winra-Portal der Version 7.0 finden Sie oben rechts im Kontextmenü des Zahnrads
die Anwenderdokumentation über die Integration von Legal SmartDocuments in
winra. Darin befinden sich alle Details und weitere Screenshots:
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11 winra-Authentifizierung per
Verzeichnisdienst
Es gibt zwei neue Möglichkeiten sich in winra anzumelden: Active Directory (LDAP) und
Azure AD.
Mit der Anmeldung per Active Directory (LDAP) melden Sie sich mit ihrem Windows-
Passwort in winra an. winra prüft, die Authentifizierung aktiv gegen das Active Direc-
tory Ihres Unternehmens.
Mit der Anmeldung per Azure AD geben Sie das Passwort nicht in winra ein, sondern
in ein Windows-Fenster, wie Sie es aus der Anmeldung an Microsoft Cloud-Diensten
kennen:
Dadurch lässt sich die Authentifizierung von Nutzern in winra an ihre Unternehmens-
richtlinien anpassen. Eine 2 Faktor-Authentifizierung ist beispielsweise möglich.
Die Verzeichnisdienste lassen sich in der winra-Systemverwaltung konfigurieren:
WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 25winra
Die Aktivierung der Verzeichnisdienste darf nur zusammen mit Ihrer IT durchgeführt
werden. Die Details zu der Aktivierung der Authentifizierung über die Verzeichnis-
dienste finden Sie in einer gesonderten Anleitung. Diese finden Sie im winra-Portal
oben rechts im Kontextmenü des Zahnrads unter Anwenderdokumentation->Anlei-
tung Verzeichnisdienste.
12 Anlage von Kontakten mit Daten aus dem
Verzeichnisdienst
Aus der Aktenbox heraus und bei der Kontaktanlage lassen sich Daten des Kontakts
aus dem konfigurierten Verzeichnisdienst importieren. Dadurch können Sie Mitarbei-
ter, die im Active Directory Ihrer Organisation vorhanden sind, komfortabel anlegen.
Ist kein Verzeichnisdienst konfiguriert, wird versucht die Daten aus dem aktuellen Ac-
tive Directory per LDAP abzurufen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den zu importierenden Kontakt auswählen:
26winra Nach Auswahl werden Name, Anschrift, Mail-Adresse und Telefondaten übernom- men, sofern im Ursprung vorhanden. 13 Erweiterung der Google-Mail-Schnittstelle Die Google-Mail-Schnittstelle wurde deutlich erweitert. Mails lassen sich deutlich komfortabler speichern und es ist nun auch möglich, Kontakte und Termine nach Google zu übertragen. 13.1 winra-Posteingang für GMail Um ein Google-Konto zum Posteingang hinzuzufügen, klicken Sie zunächst auf das Zahnrad im winra-Posteingang: WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 27
winra In dem erscheinenden Konfigurationsfenster gehen Sie dann auf ‚Hinzufügen‘ und wählen als Kontotyp ‚Google Mail‘: Geben Sie ihre Google-Mailadresse ein und konfigurieren Sie, wie häufig die Mails ab- gerufen werden sollen. Nach Abschluss der Konfiguration erscheint ein Google-Konto im Posteingang: Der Gmail-Button mit der Checkbox legt fest, ob aktiv Mails aus dem Google-Konto abgerufen werden sollen. Dieser ist per Default nicht aktiv, lässt sich aber im Konto umkonfigurieren: ‚Bei winra Start automatisch Nachrichten abrufen‘. Mit dem Wert oben links im Posteingang lässt sich bestimmen, für welchen Zeitraum Mails angezeigt und abgerufen werden. Im Kontextmenü der angezeigten Mails lassen sich diese über File2Hist zur Akte spei- chern: 28
winra Die Mails müssen nicht mehr im Gmail-Konto mit einem Sternchen markiert werden, um diese zu speichern. Es ist kein Wechsel zwischen Browser und winra nötig, um Mails zu speichern. Die Variante der Speicherung durch die Markierung der Mails im Google-Konto und anschließendem Aufruf von File2Hist funktioniert aber weiterhin. 13.2 Übertragen von Terminen Wenn Google als Messenger konfiguriert ist, gibt es in den globalen Einstellungen in der Systemverwaltung, die Möglichkeit die Übertragung von Terminen in den Google- Kalender (Events) zu aktivieren. In den globalen Einstellungen gilt die vorgenommene Konfiguration für alle Nutzer. In der Nutzerverwaltung kann für jeden Nutzer eine in- dividuelle Einstellung vorgenommen werden, die die globale Einstellung über- schreibt. WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 29
winra Hier kann die Kalender-ID angegeben werden. Wird nichts angegeben, gilt der Default ‚primary‘. In dem Beispiel auf dem Screenshot werden die Wiedervorlagen in den primären Kalender des Nutzers übertragen. 13.3 Übertragen von Kontakten Ist die Übertragung von Kontakten in der Systemverwaltung aktiviert, so werden beim Speichern von winra-Kontakten diese nach Google übertragen. Sie werden je- weils in den primären Google-Kontakt-Ordner des Nutzers geschrieben. 30
winra 13.4 Detail-Informationen Eine detaillierte Beschreibung der Google-Schnittstelle finden Sie im winra-Portal oben rechts im Kontextmenü des Zahnrads unter Anwenderdokumentation->Anlei- tung Google. WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 31
winra 14 Outlook Mails im Posteingang Im winra Posteingang lässt sich ein Outlook-Konto konfigurieren, welches die aktuel- len Mails aus den Outlook-Ordnern ‚Posteingang‘ und ‚Postausgang‘ einblendet. Dazu klicken Sie zunächst auf das Zahnrad im winra-Posteingang: In dem erscheinenden Konfigurationsfenster gehen Sie dann auf ‚Hinzufügen‘ und wählen als Kontotyp ‚Outlook‘: 32
winra Geben Sie eine Bezeichnung ein und konfigurieren Sie, wie häufig die Mails abgeru- fen werden sollen. Nach Abschluss der Konfiguration erscheint ein Outlook-Konto im Posteingang: Es werden die Mails aus Ihrem aktuellen Posteingang und -ausgang angezeigt. Sie können die Mails nun aus dem Kontextmenü heraus zur Akte speichern. Mit dem Wert oben links im Posteingang lässt sich bestimmen, für welchen Zeitraum Mails angezeigt und abgerufen werden. Der Wert sollte nicht zu großzügig gewählt werden, damit Zugriffe auf Outlook nicht zu lange dauern. Wie häufig der Posteingang aktualisiert werde soll, legen Sie im Outlook-Konto fest. Ebenso können Sie hier bestimmen, ob die Nachrichten bei winra-Start automa- tisch abgerufen werden sollen. Der Zugriff ist nur performant möglich, wenn Outlook gestartet ist. Sie können den Zugriff jederzeit deaktivieren, indem Sie auf das Zahnrad für Einstellungen gehen und das Outlook-Konto deaktivieren. Ebenso können Sie es dort schnell wieder aktivieren. Der Zugriff erfolgt über die COM-Schnittstelle. Ein Zugriff auf andere Konten und Ord- ner, wie beispielsweise freigegebene Ordner von Kollegen, ist nicht möglich. 14.1 Schnellspeichern Im Kontextmenü gibt es die Funktion ‚Zur Akte speichern‘, die die Mails mittels File2Hist speichert, wie Sie es gewohnt sind. Neu ist die Möglichkeit eine Mail ‚schnell‘ zu speichern. Dazu werden im Kontext-Untermenü die zuletzt genutzten Ak- ten (Aktenfavoriten) angezeigt und im Untermenü zur Akte, die dort vorhandenen Kategorie-Favoriten (siehe Punkt 5). WOLTERS KLUWER Anwenderbeschreibung winra-Update 7.0 – Dezember 2020 33
winra
Wenn Sie eine Mail derart schnell speichern, wird die Mail ohne File2Hist direkt in
der Aktenhistorie und der gewählten Kategorie gespeichert. Eine Mail-Entschlüsse-
lung oder eine separate Speicherung der Attachments ist darüber allerdings nicht
möglich. Das geht weiterhin nur über File2ist.
15 Weitere Punkte
- Die Online-Akte unterstützt 2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung)
- In der Systemverwaltung gibt es einen IT-Report (verkürzter Systemreport)
- Für Benachrichtigungsmails (Systemverwaltung->E-Mail-Benachrichtigungen)
lässt sich die Betreffzeile auch über Platzhalter füllen
- Unter dem Reiter „Risiko“ wurde ein weiteres Eingabefeld „Erreichte Eini-
gung“ ergänzt.
- Der WebPublisher wird durch die Online-Akte ersetzt und wurde entfernt.
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