WEITBLICK magazin Ausgabe 1|21 - m:con - mannheim:congress GmbH

magazin Ausgabe 1|21

WEITBLICK

TALENTEN EINE BÜHNE BIETEN
LOHNT SICH NACHHALTIG. #AUFSTIEGSHELFER WERDEN AUCH.

Vorwort
Liebe Leser*innen,

über ein Jahr ist es her, dass die Veranstaltungswirtschaft in den Dornröschenschlaf versetzt
wurde. Seit über zwölf Monaten finden nun schon keine großen Live-Veranstaltungen, Kon-
gresse, Messen und Events mehr statt. Wo stehen wir nach dieser langen Zeit?

Die Antwort, wir stehen nicht, sondern wir gehen bewusst weiter. Im Rahmen eines Modell-
versuchs in Kooperation mit wissenschaftlichen Institutionen und Partnern*innen wie dem
Fraunhofer Institut Goslar, dem Universitätsklinikum Mannheim, der Baden-Württemberg Stif-
tung, dem Gesundheitsamt Mannheim, der Musikalischen Akademie, der Dualen Hochschule
Baden Württemberg Mannheim, der luca App sowie Corowell und der 21 DX GmbH arbeiten
wir nicht nur an einer sinnvollen Teststrategie, sondern auch an belastbaren Zahlen, welche
Aerosol- und CO2 Bewegungen sich in einem Veranstaltungssaal abbilden. Alles mit dem Ziel,
einen nachweislich sicheren Präsenzbetrieb wieder zu ermöglichen. Parallel dazu haben wir
einen großen Schritt in den virtuellen Raum gemacht. Riesige digitale Welten gibt es in Video-
spielen schon seit Jahren, doch für virtuelle Events bietet diese Technologie eine völlig neue
Perspektive. Mithilfe von Game-Engines, welche bei Videospielen den Spielverlauf steuern und
für die visuelle Darstellung verantwortlich sind, entstehen beeindruckende 3D-Umgebungen,
die mit einem Mausklick betreten und frei erkundet werden können. Was mit der Idee eines
3D-Planungstools begann, wird nun zu einer neuen Kommunikationsplattform. Ganze Veran-
staltungslocations, wie zum Beispiel unser Congress Center Rosengarten, werden digital eins
zu eins nachgebaut und bieten Platz für Veranstaltungen mit tausenden Besucher*innen. Eine
digitale Industrieausstellung inklusive Stände, ein interaktives Bühnenprogramm sowie Einzel-
und Gruppengespräche, alles erlebbar vom heimischen Computer aus.

Aber auch in Kombination mit einem Greenscreen bieten diese Engines einiges an Potenzial.
Reale Personen finden sich im Handumdrehen in einer virtuellen Umgebung wieder, in der
Bildschirme aus Decke und Boden fahren und nicht nur optisch eindrucksvoll sind, sondern
auch ein Spiel mit dem Raumgefühl der Zuschauer*innen erlaubt. Das kleinste Green-
screenstudio wird für die Betrachter*innen so zum riesigen Saal.

Die Zukunft der Veranstaltungswirtschaft besteht sicher nicht nur aus Greenscreen Produk-
tionen oder virtuellen Avataren, die sich in digitalen Welten treffen. Der direkte Kontakt
und Austausch zwischen Menschen bleiben auch zukünftig die wichtigsten Komponenten
bei vielen Kongressen sowie Veranstaltungen. Trotzdem bieten diese Technologien mehr
als nur eine Möglichkeit, die Zeit der Kontaktbeschränkung zu überbrücken. Sie bieten eine
Chance, Veranstaltungen umzudenken und weiterzuentwickeln. Viele Präsenzveranstal-
tungen haben damit das Potenzial über ihre physischen Grenzen hinauszuwachsen und
weltweit Menschen miteinander zu verbinden.

Wir blicken dieser Zukunft gespannt entgegen und arbeiten schon heute an ihrer Umsetzung.
Ich hoffe, dass wir uns bald persönlich oder auf einer unserer digitalen Veranstaltungen
wiedersehen.

Bastian Fiedler · CEO

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Inhalt
Vorwort 3
Virtuelle Realität & Gaming-Technologien
beleben die Eventbranche 6
Best Practice – Digitale Kongresse
und Events erfolgreich umsetzen 12
Kurz erklärt – zwölf Begriffe, die Sie kennen sollten 24
Interview mit Sabine Reise 26
News und Events 30
Auf einen Kaffee mit … Theodora Tsagogiorga 35
Impressum 36

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Virtuelle Realität &
 Gaming-Technologien
BELEBEN DIE EVENTBRANCHE
Spiele ohne Grenzen Darin tanzte sie sowohl mit mehreren Hologrammen
Madonna macht’s, Hollywood ebenso und inzwi- ihrer selbst als auch mit ihrem realen Bühnenpartner,
schen auch die Veranstaltungsbranche: Sie nutzen dem kolumbianischen Sänger Maluma.
Technologien aus der Computerspielebranche, um
die Erlebnisqualität ihrer Shows, Produktionen Motor dieser Inszenierung war die Computerspieltech-
und virtuellen Events mit einem dreidimensionalen nologie. Eine Spiel-Engine ermöglichte es, die virtuellen
Raumgefühl oder mit Spezialeffekten zu optimieren. Szenerien punktgenau mit dem Auftritt der realen Akteur*-
Angesichts des Booms digitaler Formate im Zuge innen zu kombinieren. Spiel-Engines, in diesem Fall
der Coronapandemie sind diese Möglichkeiten ein die frei verfügbare Unreal Engine des Softwareunter-
Gewinn für den Messe- und Kongressbereich. Das nehmens Epic Games, dienen als technisches Gerüst
zeigen auch die Erfahrungen der m:con. und Entwicklungsumgebung von Computer- und
 Videospielen. Mit der Software kreieren Entwickler*in-
Ihre Performance bei den Billboard Music Awards 2019 nen unter anderem detailgetreue dreidimensionale
gehörte zu den spektakulärsten und aufwändigsten Umgebungen samt den jeweils passenden Licht- und
in der Geschichte der Live-Shows. Popstar Madonna Klangeffekten. Darin binden sie verschiedenste Infor-
trat vor ihren begeisterten Fans in einer sich ständig mationsebenen ein, etwa Chats, Foren und Inventare.
wandelnden computergenerierten Phantasiewelt auf. Auch der Spielverlauf wird mit den Engines gesteuert.

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 Synthese von virtueller Welt und Wirklichkeit Dieses Potenzial nutzten die Macher der Satire-Show
 Kein Wunder also, dass auch andere Branchen auf „ZDF Magazin Royale“ während des Corona-Lockdowns
 die Möglichkeiten dieser Technologie setzen. So nutzt im Frühjahr 2020 in einer bis dato einzigartigen Weise.
 zum Beispiel die Autoindustrie Spiel-Engines in der Dank der Technologie trat der Sänger Woodkid in einer
 Produktentwicklung, die Architektur optimiert damit Show gemeinsam mit dem Rundfunk-Tanzorchester
 3-D-Visualisierungen und virtuelle Live-Begehungen auf, obwohl er aufgrund des damaligen Reiseverbots
 von Gebäudemodellen. Die internationale Film- und nicht in Köln, sondern in Frankreich war. Dort wurde
 TV-Branche hat die Technologien bereits seit einigen sein Part zuvor mit einer Spezialkamera aufgezeichnet,
 Jahren entdeckt. So etwa für die im Star-Wars-Univer- dann als 3-D-Modell ins Produktionsstudio transferiert
 sum angesiedelte Space-Western-Serie „The Manda- und schließlich in einer Spiel-Engine mit den Orchester-
 lorian“ von Lucasfilm. Auch hier erschufen Entwick- musiker*innen zu einem Fernsehbild zusammengefügt.
 ler*innen mit der Unreal Engine die Schauplätze und Dieses Bild vermischte echte und virtuelle Elemente
 Spezialeffekte für die Filmhandlung. Ebenso wie in nahtlos zu einer Mixed Reality.
 „Rocketman“, der Filmbiografie über den Sänger Elton
 John: Der effektvolle Hintergrund in einzelnen Szenen Mitreißende digitale Events statt „Zoom-Fatigue“
 stammt aus dem Computer. Dass diese Möglichkeiten auch für die Eventbranche
 enorme Chancen eröffnen, zeigen die Erfahrungen der

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m:con – mannheim:congress GmbH. Als das Virus Covid-19 ihre Planungen
für den traditionellen Jahresauftakt eines langjährigen Kunden durchkreuzte
und das Event nicht wie gewohnt live im firmeneigenen Kongresszentrum
stattfinden konnte, musste in kurzer Zeit eine digitale Lösung her. Damit
standen die m:con und ihr Technikpartner around im Herbst 2020 vor der
Aufgabe, rund 800 Mitarbeiter*innen des Unternehmens mit einer zwei-
tägigen Onlinetagung zu begeistern. Ein ambitioniertes Vorhaben angesichts
drohender „Zoom-Fatigue“, wie die Müdigkeit nach Videokonferenzen
genannt wird. Schließlich sollte das Kick-off-Event die Teilnehmer*innen
auch im Cyberspace motivieren und ihnen den Spirit für das anstehende
Geschäftsjahr vermitteln.

Dafür wagte das Team den Schritt in technisches Neuland und nutzte die
Unreal Engine für ihre Zwecke. Die Entwickler*innen ließen am Computer
vier verschiedene Locations erstehen, in denen das Event virtuell über die
Bühne ging: Jeder Programmpunkt, von Keynotes und Fachvorträgen, über
Workshops bis hin zu Pausen, spielte sich in einem passenden Rahmen ab.
Abends waren alle Mitarbeiter*innen etwa zum gemeinsamen Gin-Tasting
stilecht in eine Bar eingeladen. Die notwendigen – realen – Zutaten dafür
kamen vorab per Post zu ihnen nach Hause.

In Echtzeit vom Studio in den computergenerierten Konferenzraum
Für die Teilnehmer*innen an den Bildschirmen verschmolzen bei der Ver-
anstaltung reale und künstlich erzeugte Wahrnehmungen. Real im Studio
von m:con im Rosengarten anwesend waren der Moderator, die Mitglieder
der Geschäftsleitung und einige Mitarbeiter*innen. Sie agierten für die Live-
Aufnahmen in einer Greenscreen-Kulisse, wie es bei Film-, Fernseh- und
Web-Produktionen zum Alltag gehört. Der grüne Hintergrund ermöglicht
es, die Personen samt Mobiliar in beliebige Umgebungen zu platzieren. So
gelangten sie in Echtzeit aus dem Studio in die jeweiligen computergene-
rierten 3-D-Szenerien. Für die Online-Teilnehmer*innen schienen sie tat-
sächlich in der Bar zu sitzen oder bei der Talkrunde in einer Industriehalle zu
stehen. Um die realen Akteur*innen passgenau und dreidimensional in der
virtuellen Umgebung zu positionieren, erfasste Camera-Tracking-Technik
ihre Bewegungen in einer 360-Grad-Rundumsicht. Referent*innen, die nicht
vor Ort waren, wurden via Video-Streaming in die Szenen zugeschaltet.

Dass mit den Aufnahmen vor dem Greenscreen wie von Zauberhand leben-
dige, wirklichkeitsgetreue Situationen entstanden, ist für Joachim Grafen,
Head of Conception & Creation bei der m:con besonders faszinierend. Mit
dem Projekt habe das Team in kurzer Zeit enorm viel gelernt: „Entscheidend
war, dass unser Kunde uns vertraut hat und wir mit den technischen Mög-
lichkeiten aus dem Gaming-Bereich experimentieren konnten. So haben wir
ein tolles Ergebnis erzielt“, sagt er.

Verantwortlich für die technische Umsetzung des Events war Jérôme Maugé,
Geschäftsführer des Technikpartners around. Er betont: „Eine solche Ver-

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anstaltung ist deutlich komplexer umzusetzen als ein dings meist auf der Strecke. Die zwischenmenschliche
reales Event. Allein um den Ablauf zu orchestrieren, Chemie lässt sich digital eben nur schwer vermitteln,
haben wir drei Reihen mit Regiepulten aufgebaut.“ ebenso wie das räumliche Erlebnis der Eventlocation.
Dort liefen alle Fäden für das multimediale Event
zusammen. Zum Produktionsteam gehörten außer
den Event-Techniker*innen und Kameraleuten auch Grenzenlose Vernetzung in virtuellen Welten
Software-Spezialist*innen, Lichtdesigner*innen, Für diese Herausforderungen bieten die Spiel-Engi-
Maskenbildner*innen und zwei Regisseur*innen. nes eine Lösung. Realistische räumliche Erfahrungen
Dass das Programm mehrfach geprobt wurde, bevor in der virtuellen Welt gehören für Onlinespieler*in-
die Veranstaltung im Januar 2021 schließlich statt- nen ganz selbstverständlich zum Spielerlebnis. Sie
fand, versteht sich da von selbst. Doch der Aufwand bewegen Avatare als ihre digitalen Stellvertreter*-
lohnte sich: Alle Beteiligten waren restlos begeistert innen durch Fantasieumgebungen jeglicher Art
von diesem besonderen Erlebnis. und tauchen in diese Welten ein – nicht selten viele
 Stunden lang. Dort treffen sie hunderte oder gar
 tausende Mitspieler*innen rund um den Globus und
Motor für Glamour und Emotionen vernetzen sich mit ihnen. Die Community interagiert
Jérôme Maugé und Joachim Grafen sind überzeugt: und kommuniziert mithilfe der Technologie ganz
Der Einsatz von Computerspieltechnologien eignet natürlich miteinander, löst Aufgaben, bewältigt
sich für allem für digitale Veranstaltungsformate, Herausforderungen, wetteifert und kämpft gegenein-
in denen Emotionen eine große Rolle spielen, etwa ander oder miteinander im Team.
Galas und festliche Kongresse. Schließlich sind die
neuen Werkzeuge wie gemacht dafür, Spaß und Gaming-Technologie erschafft damit nicht nur reali-
Glamour in digitale Events zu bringen. Sie schaffen tätsnahe Schauplätze, die ein intensives Raumgefühl
realitätsnahe und spannende Erlebnisse in der ermöglichen. Sie integriert unbegrenzt viele Nutzer*-
virtuellen Welt. Gerade in der Coronapandemie innen und Informationen jeder Art in einer einzigen
eröffnet sich damit eine vielversprechende Option Umgebung. Für virtuelle oder hybride Events heißt
für die Veranstaltungswirtschaft, die so stark von der das zum Beispiel, dass sich Menschen aus aller
Krise betroffen ist, wie keine andere. Von heute auf Welt über physische Grenzen hinweg miteinander
morgen fanden keine Messen, Kongresse, Konzerte, vernetzen sowie echte und virtuelle Teilnehmer*in-
Shows oder Festivals mehr statt; wann es wieder in nen zusammensitzen und sich austauschen können.
gewohntem Maß Präsenzveranstaltungen geben wird, Informationen lassen sich in Szenen einblenden oder
ist noch immer offen. auf spielerische Art erarbeiten. Spiel-Engines können
 also digitale Formate auf ein neues Qualitätsniveau
Digitale Formate bieten einen Ersatz. Seit dem Früh- heben und so zu einer Zukunftstechnologie für den
jahr 2020 erleben daher virtuelle und hybride Veran- Eventbereich werden. Denn dass virtuelle Veranstal-
staltungen – also die Kombination aus online und tungen auch nach der Coronapandemie überdauern
offline – einen Boom. Und nicht nur in der Event- und sogar an Bedeutung gewinnen werden, ist für
branche. Ob Homeoffice, Homeschooling oder der einige Branchen wie die IT-Wirtschaft bereits klar.
Online-Kochkurs nach Feierabend – viele Aktivitäten
spielen sich derzeit via Internet ab. Für die Veran- Auch Joachim Grafen sieht viel Potenzial in den neuen
staltungsbranche, die ihren Gästen mit Live-Events Technologien für den Veranstaltungsbereich: „Wir
oftmals ganz besondere Erlebnisse und inspirierende sammeln jetzt wichtige Erfahrungen für die Zukunft,
Begegnungen eröffnet, ist die digitale Umsetzung ihres in der es stärker zur Durchmischung von realen und
Kerngeschäfts allerdings eine Herausforderung. Denn virtuellen Elementen kommen wird“, betont er. Gleich-
Videokonferenzen und Live-Streamings ermöglichen zeitig ist er aber davon überzeugt, dass Präsenzveran-
zwar den Austausch und die Vermittlung von Informa- staltungen weiterhin eine unverzichtbare Rolle spielen:
tionen, die emotionale Komponente bleibt dabei aller- „Echte Begegnungen sind der Kern von Events.“

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Thilo Hübner, Head of Project Management &
 Development bei der m:con, beginnt das Best
 Practice Web-Seminar, bei dem er gemein-
 sam mit Daniela Ruckriegel-Estrack, Head of
 Project Management PCO, und Alessa Forsthoff,
 Manager Technical Planning PCO, zum Thema
 digitale Kongresse referiert, mit einem kurzen
 Rückblick in den März 2020. Ab dem 13. März wurden
 sukzessiv alle Präsenzkongresse für das Jahr verschoben
 oder abgesagt. Es dominierte eine große Unsicherheit darüber,
 wann Präsenzkongresse wieder stattfinden können und dürfen.

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Best Practice
 Medizinische Kongresse

Die m:con machte aus der Not eine Tugend, Kongresse wurden als digitale und hybride
Formate umgeplant und eine vollkommen neue Expertise innerhalb kürzester Zeit erar-
beitet, denn bis 2020 führte auch die m:con noch keinen rein digitalen Kongress durch.

Herausfordernd für das Team der m:con war zunächst die Verunsicherung bei einigen
Kund*innen hinsichtlich der Akzeptanz digitaler Formate ebenso wie die Finanzierung
dessen in einem wirtschaftlich mehr als herausfordernden Jahr. Darüber hinaus fehlte
auch auf Kundenseite bis dato die Erfahrung mit digitalen Kongressen. Dies führte zu
einem wesentlich höheren Beratungsaufwand , da die Vorstellungen, in der Regel auf
den Anforderungen von Präsenzkongressen basierten und digital nicht immer genau
so umsetzbar waren. „Die Limits im Digitalen sind an verschiedenen Stellen dann doch
auch schnell erreicht, wenn man Präsenzveranstaltungen 1:1 umsetzen möchten.“,
erklärt Thilo Hübner.

Alles in allem hat die m:con im Jahr 2020 so erfolgreich sechs Kongresse digital umge-
setzt, darunter waren die 86. Jahrestagung und Herztage der Deutschen Gesellschaft
für Kardiologie – Herz- und Kreislaufforschung (DGK), der Kongress für Kinder- und
Jugendmedizin der Deutschen Gesellschaft für Kinder- und Jugendmedizin (DGKJ),
die 36. Jahrestagung der Deutschen Gesellschaft für Gefäßchirurgie und Gefäßme-
dizin (DGG), der Deutsche Schmerzkongress der Deutschen Schmerzgesellschaft
sowie der Deutschen Migräne- und Kopfschmerzgesellschaft, die 46. Jahrestagung
der Gesellschaft für Neonatologie und Pädiatrische Intensivmedizin (GNPI) und der
Kongress der Deutschen Gesellschaft für Psychiatrie und Psychotherapie, Psycho-
somatik und Nervenheilkunde (DGPPN). Auch im Jahr 2021 konnten bereits die Früh-
jahrskongress der Deutschen Gesellschaft für Kardiologie (DGK) und der Deutschen
Gesellschaft für Innere Medizin (DGIM) erfolglreich online umgesetzt werden. Letztere
Veranstaltung erzielte mit über 9.000 Teilnehmer*innen sogar einen Besucherrekord.

Konzeption und Umsetzung der Veranstaltung
Zunächst sollten die bevorstehenden Herbstkongresse als hybride Formate umgeplant
werden. „Hierbei erkannten wir, dass es unterschiedliche Herangehensweisen und
auch Verständnisse von hybriden Veranstaltungen gibt. Jede*r Kunde*in hatte hierzu
eine eigene Sichtweise, der wir uns im Einzelnen annähern mussten“, leitet Daniela
Ruckriegel-Estrack ein. Bei einigen Kongressen wurde ursprünglich eine hybride
Veranstaltung mit Teilnehmer*innen vor Ort geplant. Als dies aufgrund verschärfter

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Kontaktbeschränkungen nicht mehr möglich war, wurde nicht in verschiedenen Strängen / Kanälen
wurde so umgeplant, dass nur noch Referent*innen ausgesandt, sondern in einem zentralen Strang
und Chairmen vor Ort ihre Vorträge halten, die dann gebündelt. Der Vorteil dieser Umsetzung ist die
live zu den Teilnehmer*innen gestreamt wurden. Auf Lebendigkeit der Veranstaltung.
diese Weise hätten die Locations, für die ohnehin
Kosten anfielen, genutzt und gleichzeitig dem Wunsch Auch bei den Vorträgen gab es verschiedene Varian-
der medizinischen Gesellschaften nach einem Treffen ten. Diese konnten entweder live gehalten oder vorab
in Präsenz, u. a. für bestimmte Sitzungen, entsprochen aufgezeichnet und dann unter Anwesenheit der Refe-
werden können. Diese Planung wurde letztendlich rent*innen eingespielt werden. In beiden Fällen folgt
von den erweiterten Reisebeschränkungen, denen eine Live-Diskussion. Auch eine Mischung aus beiden
vor allem Mediziner*innen unterlagen, torpediert. Versionen wäre denkbar – teilweise Live-Vortragspro-
Referent*innen und Chairmen durften Großteils nicht gramm, teilweise Pre-Recorded.
mehr reisen, was dazu führte, dass der entsprechende
Kongress erneut spontan – innerhalb einer Woche – Um den Teilnehmer*innen ein möglichst hohes Maß
auf eine reine Online-Lösung umgeplant wurde. an Interaktion einzuräumen, konnten spontan in
 parallelen Zoom-Session Diskussionen weitergeführt
Teilweise wurde auch aus einem zentralen Studio oder einzelne Themen vertieft werden. Dies verschaffte
gesendet, in dem beispielsweise die Kongressprä- auch dem Team der m:con die nötige Zeit , während-
sident*innen die Vorträge sowie etwaige Fragen der dessen die nächsten Referent*innen und das Setup für
Teilnehmer*innen moderierten. Hierbei handelte es deren Vorträge vorbereitet werden konnten.
sich um ein sog. einsträngiges Szenario, d. h. Inhalte

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Programmgerüst LINDA RESIDOVIC, GESCHÄFTSFÜHRERIN
 Beispiel zur Veranschaulichung: Wie muss der Inhalt,
Nachdem sich zeigte, dass sich ein Kongress nicht 1:1 VPLT - DER VERBAND FÜR MEDIEN-
 der auf einer 16 x 4 Meter großen Leinwand präsentiert
ins Digitale übersetzen lässt, wurden verschiedene UND VERANSTALTUNGSTECHNIK E.V.
 wird, aufbereitet sein, dass der*die Teil-nehmer*in
Faktoren im Kongressprogramm identifiziert, an denen diesen noch auf dem Smartphone erkennen kann?
sich zugunsten der Attraktivität der Veranstaltung etwas Welche Schriftgröße muss mindestens genutzt
verändern ließ. Ein Thema war Dauer und damit zu- werden? Ist es sinnvoll, die Präsentation und das
sammenhängend auch der Zeitraum. Viele Kund*innen Kamerabild gleichzeitig zu zeigen?
nahmen den Rat gern an, den Kongress nicht zu den
gewohnten Zeiten abzuhalten. So wurde es zunehmend Die Referent*innen mussten sich zunächst an die neue
als passend empfunden, den Kongress erst am Mittag Vortragssituation gewöhnen. Sie präsentierten vor
oder frühen Nachmittag zu starten. Vor allem donners- einem leeren Raum, mussten teilweise mit mehreren
tag- und freitagnachmittags konnten besonders hohe Vorschaumonitoren arbeiten und erhielten von ihrem
Teilnehmerzahlen erzielt werden. Ab Freitagabend Publikum kein unmittelbares Feedback.
sowie samstags gingen diese erwartungsgemäß etwas
zurück. Ob eine Veranstaltung ein- oder mehrsträngig Auch Zeit wird im virtuellen Raum anders wahrge-
aufgebaut wurde, richtete sich vor allem nach der An- nommen. Inhalte mussten entzerrt und konnten
zahl der Teilnehmer*innen. Wurden viele Teilnehmer*- nicht analog einer Präsenzveranstaltung dargeboten
innen erwartet, konnte über eine mehrsträngige Aus- werden. Bei mehrstündigen Streamings musste von
richtung nachgedacht werden. Waren es tendenziell allen Mitwirkenden, z. B. den Techniker*innen auch
weniger Teilnehmer*innen, bot sich eher eine einsträn- regelmäßig Pausen eingelegt werden, nicht zuletzt
gige Veranstaltung an. aufgrund des Tragens eines Mund-Nasen-Schutzes
 während der gesamten Veranstaltung.
Allerdings wurde auch beispielsweise ein Kongress
von morgens 8 Uhr durchgehend bis abends 18 Uhr Die Signalwege nahmen durch digitale oder auch
mit 13 parallelen Channels und 4.500 Teilnehmern hybride Veranstaltungen massiv zu und stießen an
durchgeführt. physische Kapazitäten. Auch die Video-Regien, die
 für die Bewältigung der hohen Anforderungen an die
Als Programmpunkte wurden im Großen und Ganzen digitale Umsetzung benötigt wurde, wuchsen weiter
die bekannten Formate übernommen: Sitzungen, an. „Was man gern vergisst, ist, dass ein digitaler oder
ePoster und Webinare sowie Breakout Sessions. vor allem auch hybrider Kongress schnell zu einer
 Material- und Personalschlacht wird. Aus technischer
Technik – digitale Kongresse oder „Dann machen Sicht stellen hybride Kongresse die größte Herausfor-
wir das Ganze eben schnell online“ derung dar“, führt Alessa Forsthoff weiter aus.
„Zuallererst stellten wir uns der Herausforderung aus
dem Dschungel an potenziellen Anbieter*innen, die Hinzu kamen die unterschiedlichen technischen
teilweise bereits am Markt etabliert, teilweise aber Gegebenheiten bei den Referent*innen und Teilneh-
auch völlig neu „aus dem Boden geschossen" waren, mer*innen eines Online-Kongresses. Diese nutzten
die richtigen für uns und unsere Kund*innen auszu- beispielsweise nicht nur unterschiedliche Endgeräte,
suchen“, schildert Alessa Forsthoff die technischen sondern auch verschiedene Browser. Darüber hinaus
Startschwierigkeiten. haben auch die individuellen Einstellungen einer
 jeden Nutzer*in einen Einfluss darauf, wie der Stream
Wesentliche technische Unterschiede bei diesen ankam. Auch das Tracking, das zum Erhalt
zu einem Präsenzkongress der CME-Punkte notwendig ist, funktionierte bei unter-
Bei der technischen Umsetzung eines Online-Kon- schiedlichen Browsern unterschiedlich gut.
gresses stößt man, wie bereits erwähnt, auf zahlreiche
Unterschiede in der inhaltlichen und didaktischen Auf- Durch den Wegfall einer physischen Medienannahme
bereitung. Gerade die technische Umsetzung erfordert konnten Vorträge nicht im Vorfeld kontrolliert und
hier Fingerspitzengefühl und Flexibilität. Ein extremes so sichergestellt werden, dass die Materialien der

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Referent*innen das gleiche technische Niveau erfüllten. Auch hier spielten die verschie-
 denen Endgeräte, Betriebssysteme, die Qualität der Internetleitung und das technische
 Know-how der Referent*innen eine nicht zu vernachlässigende Rolle. Als Alternative
 wurde stellenweise eine digitale Medienannahme angeboten, um den Referent*innen
 die Grundlagen der genutzten Streamingprogramme zu erklären. Außerdem hatten sie
 hier die Möglichkeit, ihre Vorträge noch einmal zu üben, um anschließend mit einem
 guten Gefühl in den Online-Kongress zu starten.

 Die richtige Plattform
 Geplant als Präsenzveranstaltung, ist die 86. Jahrestagung der DGK das beste Beispiel
 für einen Kongress, der alle oben genannten Stadien einer Umplanung durchlaufen
 hat. Innerhalb kürzester Zeit wurde alles auf eine rein digitale Veranstaltung mit 10
 parallelen Channels und einer Online-Medienannahme umgestellt. Für diesen Umfang
 musste eine Plattform identifiziert werden, die allen Anforderungen entsprach. Für die
 Jahrestagung der DGK, sowie für den deutschen Schmerzkongress 2020, wurde die
 Plattform des Anbieters Metafusion verwendet.

 Metafusion
 Die Plattform basiert auf einem Website-Layout, was den großen Vorteil hat, dass die
 Nutzung intuitiv und selbsterklärend ist. Bei den Online-Kongressen sollte daher direkt
 auf der Startseite für die Teilnehmer*innen ersichtlich sein, welcher Programmpunkt
 aktuell und welcher als nächstes stattfindet. Darüber hinaus musste die Plattform
 gewährleisten, dass bestimmte Bereiche nicht für alle Teilnehmer*innen zugänglich
 waren, so durften beispielsweise beim Kongress der DGPPN aus rechtlichen Gründen
 nur bestimmte Teilnehmer*innen die Industrieausstellung, die mithilfe von Microsites
 umgesetzt wurde, besuchen.

 Auch für Fragen der Besucher*innen muss die Plattform ein entsprechendes Tool
 bereitstellen. Bei Metafusion können Moderator*innen in Q&A-Sessions Fragen vorsor-
 tieren oder komplett ausblenden. Außerdem konnten die Teilnehmer*innen Fragen
 liken, um deren Relevanz zu signalisieren und diese dadurch höher priorisieren. Auch
 spontane Umfragen waren mit dem Tool möglich.

 Converia
 Die Plattform von Converia wurde u. a. bei den Kongressen der DGG und GNPI als Inst-
 rument der Wahl eingesetzt. Innerhalb der Plattform wurde den Teilnehmer*innen die
 Möglichkeit geboten, ihre Accounts mit persönlichen Daten und Bildern zu individuali-
 sieren und dadurch den Austausch untereinander persönlicher zu gestalten.

 Für den DGG-Kongress wurde ein einsträngiger Stream aus dem Hybrid-Studio der
 m:con auf der Plattform eingebunden. Zwar war die Lösung mit relativ hohem techni-
 schem Aufwand verbunden, gleichzeitig jedoch die charmanteste Lösung für Live-Vor-
 träge und Diskussionen.

 Beide Plattformen für Online-Kongresse, sowohl die des Anbieters Metafusion als auch
 von Converia entwickeln sich kontinuierlich weiter. Daher strebt die m:con mit beiden
 Anbieter*innen eine strategische Partnerschaft an, und behält dennoch den Markt im
 Auge, an dem sich regelmäßig neue Anbieter*innen mit neuen Features platzieren.

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Teilnehmer*innen Zertifizierungen
Obgleich die Teilnehmerregistrierung sowohl beim Mediziner besuchen Kongresse maßgeblich, um ihrer
Präsenz- als auch Online-Kongress eine der wenigen Fortbildungspflicht nachzukommen, die in Form
Konstanten zu sein scheint, bildeten sich auch hier von CME-Punkten bei der zuständigen Ärztekammer
einige Schwierigkeiten heraus, denen es zu begegnen nachgewiesen wird.
galt. Um die Teilnehmer*innen auf der Online-Platt-
form eindeutig identifizieren zu können, musste das Um diesen Nachweis gewährleisten zu können, musste
Registrierungsprogramm mit der Online-Plattform die m:con gemeinsam mit den Anbieter*innen der
verbunden werden. Außerdem mussten, wie zuvor Online-Plattformen die Teilnahme der Kongressbe-
erwähnt, beispielweise beim DGPPN Kongress Teil- sucher*innen tracken. Dafür war u.a. auch die Dauer
nehmersegmente mit unterschiedlichen Zugangs- der Teilnahme am Kongress relevant. Teilweise hat
rechten gebildet werden. das Tracking die m:con als PCO vor große Heraus-
 forderungen gestellt, da z.B. der Internet Explorer als
Nachdem diese Hürde genommen war, konnten sich Browser nicht mit dem Tracking kompatibel war. Die
die Besucher*innen frei auf der Plattform bewegen. nächste Herausforderung stellte die Umrechnung
Die Auswertungen zeigen, dass die Teilnehmerzah- der Tracking-Daten in CME-Punkte dar. Die Software
len teilweise deutlich über den Erwartungen der dafür wurde von der m:con selbst entwickelt, genauso
Gesellschaften lagen und die Online-Kongresse gut wie die Software für die Lern-Erfolgskontrolle (LEK)
angenommen wurden. In Umfragen wurde angege- bei der On-Demand-Zertifizierung. Dafür sind von
ben, dass besonders hybride Formate neben den den Referent*innen zusätzlich Fragen zum Nachweis
klassischen Präsenzformaten spannend und gewollt zu liefern, was den Aufwand für die Bereitstellung
sind. Die Zahlungsbereitschaft bei den Teilneh- der Inhalte On-Demand erhöht. Deswegen bieten
mer*innen liegt jedoch unter dem Preis, den diese nicht alle Gesellschaften diese Möglichkeit für ihre
bereit sind für einen Präsenzkongress zu bezahlen, Kongressteilnehmer*innen.
obwohl die Kosten für Anreise, Übernachtung etc.
wegfallen und sogar parallel verschiedene und durch Finanzierung
On-Demand-Content sogar mehr Inhalte konsumiert Wie bei Kongressen in Präsenz spielten für die Finan-
werden können. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, zierung die Teilnehmergebühren eine große Rolle,
dass auch Kongresse, die zu fast regulären Gebühren auch wenn diese im Vergleich zum Präsenzkongress
stattfanden, angenommen werden. geringer ausfallen. Alternativ ließen sich Online-Kon-
 gresse über Sponsor*innen und Aussteller*innen
 aus der Industrie finanzieren. Diese begrüßt digitale
 Formate und sieht darin ein Potential.

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Erfolgsfaktoren und Grenzen gewünscht, weil sie 2-3 Wochen vorher aufgezeichnet
Für den Erfolg einer digitalen Kongressumsetzung werden müssen und somit nicht tagesaktuell sind.
war nicht nur die Plattform, die intuitiv und selbst- Neben der Qualität des Internets ist die Bedeutung der
erklärend sein musste, entscheidend. Unerlässlich Tonqualität nicht zu unterschätzen. Wer einen Vortrag
war auch die Anleitung und der Support seitens der undeutlich oder mit Rauschen hört, wird ihn eher
m:con als PCO. Referentenbriefings und -betreu- wieder verlassen. Außerdem muss die technische
ung bedeuteten einen hohen Aufwand, nicht nur Fähigkeit der Vortragenden gegeben sein, da eine
technisch, sondern auch personell. Ein Helpdesk für Bedienung des Systems trotz Support eigenständig
die Teilnehmer*innen musste außerdem eingerichtet funktionieren sollte. Wie Thilo Hübner und Daniela
werden, der in den ersten Stunden für einen Ansturm Ruckriegel-Estrack aufzeigen, haben digitale Kongresse
von Fragen gewappnet sein musste. Techniker*innen noch immer Hürden zu bewältigen. Die beiden thema-
sollten vor allem in der Anfangsphase wenn möglich tisieren mehrmals die Interaktion der Teilnehmer*-
in jedem Channel mit dabei sein, sodass ein reibungs- innen, die nicht über Fragen in Q&A-Session hinausge-
loser Ablauf gewährleistet werden kann. Und auch von hen. Wünschen sich die Teilnehmer*innen überhaupt
der Interaktion der Teilnehmer*innen, beispielsweise mehr Interaktion? Das muss erst noch geklärt werden.
in Q&A-Sessions, hängt der Erfolg des Kongresses ab. Fehlendes Feedback für die Referent*innen und feh-
Wie bei jedem neuen Format gibt es auch bei Online- lende Frequenz auf den Industrieseiten sind weitere
 Kongressen verschiedene Fallstricke, die zu beachten Punkte, die sich aus den bisherigen Umsetzungen von
 sind. Am wichtigsten ist eine stabile Inter- Online-Kongressen ergeben haben. Um Antwor-
 netverbindung bei Live-Streams. Vor- ten auf diese Unsicherheiten zu geben, arbeitet
 aufzeichnungen können zwar sinn- das Team der m:con weiterhin an Lösungen,
 voll sein, sind jedoch preisintensiv um digitale Kongresse stets zu verbessern.
 und nicht von allen Referent*innen

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Best Practice – Tagungen & Events
 Vor dem 13. März 2020, dem Beginn des ersten Lockdowns in Deutschland, hat die
 m:con noch kein rein digitales Event veranstaltet. Innerhalb kürzester Zeit haben sich
 die Mitarbeiter*innen eigenständig Kenntnisse angeeignet und die Expertise hinsicht-
 lich digitaler und hybrider Events erweitert. Was die m:con als Kongress- und Event-
 agentur aus der schnellen, erfolgreichen Umsetzung alternativer Veranstaltungen zur
 gewohnten Präsenz gelernt hat, zeigen Joachim Grafen, Head of Creation & Conecep-
 tion, und Sabrina Bederke, Manager Technical Planning Corporate & Shows, im Best
 Practice Seminar „Hinter den Kulissen 2020 – Tagungen & Events – Hybrid & Digital“.

 Hauptversammlungen
 Die Hauptversammlung der Fuchs Petrolub SE war die erste Veranstaltung, die von der
 m:con als hybrides Event organisiert wurde und gleichzeitig die erste virtuelle Haupt-
 versammlung eines Aktienkonzerns in der Metropolregion Rhein-Neckar. Das Angebot
 bestand nicht nur in der Medienplanung und dem Bühnensetup für 12 Personen vor
 Ort, sondern auch in der Technik von Kamera, Ton und Licht, sowie der Gestaltung
 einer Landing-Page für Mitarbeiter*innen und Presse und das Bereitstellen einer stabi-
 len Internetverbindung. Was sind die Learnings, die das Team aus dieser und anderen
 hybriden Hauptversammlungen gezogen hat? „Der wichtigste Punkt ist Proben, Proben,
 Proben“, sagt Sabrina Bederke. Ein anderes, neues Format als gewohnt, bringt viele
 Herausforderungen mit sich, vor allem bei einer so kurzen Vorbereitungszeit, weshalb
 alle Akteure bestens vorbereitet sein müssen. Oft wird die Infrastruktur von hybriden
 Events unterschätzt, obwohl an Kameras und Personal nicht gespart werden darf,
 sodass möglichst viele Perspektiven Abwechslung bieten. Außerdem sind möglichst
 große Räume von Vorteil, damit das Bild „luftiger“ wirkt und auch die Internetver-
 bindung, Firewalls und die Stromversorgung müssen geprüft sein. Als Fazit nach der
 Durchführung mehrerer hybrider Hauptversammlungen, zum Beispiel auch von Südzu-
 cker oder Crop energies, fassen Joachim Grafen und Sabrina Bederke zusammen, dass
 Hauptversammlungen bisher kein „eigenständiges“ virtuelles Format sind, da keine
 Interaktionen und Zwischen- oder Nachfragen möglich waren, wodurch der Charakter
 einer Pflichtveranstaltung verstärkt wird. Das wird sich jedoch durch die Neufassung
 des Aktiengesetztes und einer längeren Vorbereitungszeit ändern. In diesem Jahr hat
 die m:con bereits die virtuelle Hauptversammlung der MVV organisiert und umgesetzt,
 die mit einem hohen Aufwand für die Sicherheitsmaßnahmen aller Beteiligten des Live-
 Streams aus dem Hybrid-Studio im Rosengarten verbunden war.

 Festakte
 Nicht nur Hauptversammlung, sondern auch klassische Festakte wie die Verleihung des
 Bertha-und-Carl-Benz-Preises der Stadt Mannheim wurden im vergangenen Jahr von
 der m:con erfolgreich als Stream durchgeführt. Knapp 3.000 Zuschauer*innen haben
 sich die Preisverleihung live angeschaut, bei der die große Herausforderung war, dass
 sich die Preisträgerin, Loujain al-Hathloul, eine Frauenrechtsaktivistin, die zwischen-
 zeitlich aus dem Gefängnis entlassen wurde, noch in Haft in Saudi-Arabien befand. Für
 die Emotionalisierung des Festaktes wurde die klassische Bühnensituation aufgelöst
 und durch die Inszenierung eines leeren Raums mit „Lichtinseln“ ersetzt. Durch kürzere
 Reden und das Hervorrufen starker Bilder hat man sich dem Format einer Online-Ver-
 anstaltung angepasst, bei der auch die Möglichkeit einer Interaktion mit dem Publikum
 durch die Chatfunktion bestand. Weitere Herausforderungen waren nicht nur der Stream

20

21

Neugierig?
 Hier kommen sie direkt zu unserem Referenzvideo.

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in drei Sprachen (Deutsch, Englisch und Arabisch) mit Simultanübersetzern,
sondern auch die Installation einer Hacker-Abwehr, die der Gefahr von Hacker-
Angriffen aus Saudi-Arabien geschuldet war. Auch nach dieser Veranstaltung
lautet das wichtigste Learning das Proben mit allen Akteur*innen und das
Vorausschauen aller möglichen Situationen. Mehr Hierarchien durch mehrere
Regisseur*innen und Tontechniker*innen machte das Event aufwändiger als es
in Präsenz der Fall gewesen wäre. Die Landing-Page musste an alle Endgeräte
angepasst werden und „Second Screening“ wurde durch das Einbauen der Chat-
funktion auf der Landing-Page vermieden. Ein anderes Beispiel für die gelungene
Umsetzung von Festakten im virtuellen Format ist der Neujahrsempfang der Stadt
Mannheim, der sonst mit mehreren tausend Teilnehmer*innen vor Ort stattfindet.
Anfang des Jahres wurde der Mozartsaal des Rosengartens zum TV-Studio mit 4
bemannten Kameras und einer 20qm LED-Leinwand umfunktioniert, sodass der
Neujahrsempfang live gestreamt werden konnte. Die m:con hat die Veranstaltung
nicht nur technisch, sondern auch inhaltlich gestaltet: Von umfangreichen Bei-
trägen und langen Reden wurde auf dialogische Formate umgestellt, sodass ein
kurzweiliges Programm zustande kam.

Evaluierungsverfahren
Wie ein Evaluierungsverfahren hybrid oder digital stattfinden kann, hat die m:con
am Beispiel der Universität Heidelberg gezeigt. Neben dem Bühnensetup für 16
Personen in den Räumlichkeiten der Universität war das Team um Joachim Grafen
und Sabrina Bederke verantwortlich für Ton, Licht, Bild, Stream und Regie. Auch
aus dieser (teils) virtuellen Umsetzung konnten interessante und wichtige Lear-
nings gezogen werden. So sollten beispielsweise Redner*innen vor der Veranstal-
tung ausreichend geschult, die Präsentationen angepasst und ausreichen Personal
für die Betreuung und Moderation auf der Onlineplattform eingeplant sein. Nicht
zuletzt sind ausreichend Pausen zwischen den Sessions und regelmäßige Tech-
nikchecks wichtig. Für die Umsetzung der Evaluierungsverfahren der Universität
Heidelberg hat die m:con von verschiedenen Evaluierungsagenturen positives
Feedback für die lebendige Umsetzung bekommen, die sonst meist schlechte
Erfahrungen mit virtuellen Umsetzungen gemacht haben.

Fachtagungen
Auch das Feedback für die Organisation virtueller Fachtagungen von der m:con
war sehr positiv. Vorteil des Green Screens, der hierbei zum Einsatz kommt, ist der
variable Hintergrund, der individuell an die Veranstaltung angepasst werden kann.
Ziel ist es, Bilder zu erzeugen, die möglichst real wirken. Das wichtigste Learning,
Proben, Proben, Proben, vermeidet beispielsweise eine falsche Position der Red-
ner*innen, die sonst nicht mehr im Bild des Greens Screens stehen.

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KURZ ERKLÄRT
zwölf Begriffe, die Sie kennen sollten
 AVATAR CAMERA TRACKING
 Ein Avatar ist eine fiktive grafische Camera Tracking ist die Nachverfolgung von
 Darstellung oder Figur, die User*innen in bewegten Objekten und Personen mithilfe
 einem virtuellen Raum – beispielsweise in einer Spezialkamera. Auf diese Weise können
 einem Computerspiel – repräsentiert. Daten wie Positionskoordinaten erfasst,
 analysiert und weiterverarbeitet werden.

 GAME-ENGINE
 Eine Game-Engine ist eine Software, die als
technisches Gerüst und Entwicklungsumgebung
 von Computerspielen dient. Dabei greifen
 verschiedene Elemente wie Grafik, Sound und
 Steuerung ineinander. Eine bekannte Game-
 Engine ist die Unreal Engine von Epic Games.

 GREENSCREEN
 Bei einer Greenscreen-Produktion kommt bei
 Filmaufnahmen eine grüne Hintergrundfläche
 zum Einsatz. Dank farbbasierter Bildfreistellung
 kann die grüne Farbe durch einen beliebigen
 Hintergrund ersetzt werden. Bekannte Beispiele
 für Greenscreen-Produktionen sind TV-/
 Nachrichten-Studios.

 HYBRIDE EVENTS
 Hybride Events sind Veranstaltungen, die an
 einem realen Ort stattfinden und vollstän-
 dig oder teilweise digital erweitert werden.
 Dadurch können auch Besucher*innen, die
 nicht vor Ort sein können, an der Veranstaltung
 teilnehmen und so insgesamt eine höhere
 Reichweite erzielt werden.
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INTERAKTIVITÄT IMMERSION
 Interaktivität ist die Wechselbeziehung von Immersion meint das vollständige Eintauchen
 mindestens zwei Größen, beispielsweise in eine virtuelle Welt. Diese wird von
Mensch zu Mensch oder Mensch zu Maschine. Nutzer*innen als real wahrgenommen.
Eine Technologie ist dann interaktiv, wenn sie
Nutzer*innen Handlungsmöglichkeiten bietet.

 MIXED REALITY
 Mixed Reality beschreibt die Vermischung
 der realen und der virtuellen Welt in einer
 Umgebung oder einem System. Physische und
 digitale Subjekte und Objekte koexistieren und
 interagieren dort in Echtzeit.

 RENDERING
 Beim Rendern wird ein zwei- oder dreidimen-
 sionales Bild mithilfe von Grafiksoftware aus
 Daten berechnet und erstellt. Dabei sind unter
 anderem Oberflächenstruktur, Farbverläufe
 sowie Licht- und Schattenverhältnisse
 detailliert berücksichtigt.

 STUDIO
 Ein Studio ist ein Produktionsraum mit der
 notwendigen Technik, um hybride oder
 virtuelle Events umzusetzen.

 STREAMING
 Beim Streaming werden Inhalte, beispielsweise

 VIRTUAL VENUE Videos, über das Internet beziehungsweise über
 ein anderes Netzwerk auf dem Computer oder
 Virtual Venue ist eine Plattform, mit der Unter- auf einem mobilen Endgerät abgespielt.
nehmen Kongresse und Tagungen virtuell oder
 als hybride Events durchführen können.

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Interview mit Sabine Reise, Geschäftsführerin der Allseated GmbH

 VIRTUELLE EVENTS
 MÜSSEN SPASS MACHEN
 Spätestens seit der Coronapandemie ist klar: Immer mehr Veranstaltungen finden
 virtuell oder hybrid statt. Sabine Reise, Geschäftsführerin der europäischen Nieder-
 lassung des Softwareunternehmens Allseated, schildert im Interview, wie sich digitale
 Lösungen für die Eventbranche entwickelt haben und welche Chancen Technologien
 aus dem Computerspielbereich hier bieten.

 Sabine Reise ist Softwareunternehmerin mit mehr als 15 Jahren Erfahrung in der 3-D-Vi-
 sualisierung von Events und Eventlocations. Mit ihrer easyRAUM GmbH etablierte sie die
 3-D-Visualisierung als Standard bei Ausschreibung, Planung und Vermarktung von Events
 und Locations. Mehr als 2.000 Planer*innen, Dienstleister*innen, Catering-Unternehmen,
 Locations und Hotels nutzen das Portfolio aus CAD-Software, 3-D-Location-Visualisierung
 und 3-D-Webservices. Seit Januar 2021 ist Sabine Reise Geschäftsführerin der europäi-
 schen Niederlassung des US-Softwareunternehmens Allseated in Düsseldorf. Allseated
 ermöglicht eine virtuelle Eventplanung und virtuelle Site-Inspections mithilfe cloudbasier-
 ter Gaming-Technologien mit über 100.000 Anwendern im nordamerikanischen Markt.

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Virtuelle Events erleben als Folge der Coronapandemie
derzeit einen Boom. Welche anderen Treiber gibt es dafür?
Das sind aus meiner Sicht die Megatrends Digitalisierung, Glo-
balisierung und Nachhaltigkeit. Bezogen auf unsere Branche
geht es um die strategischen Ansprüche der veranstaltenden
und der teilnehmenden Unternehmen angesichts dieser Her-
ausforderungen. Etwa, wie man sich künftig digital ausrichten
will. Wann ein echter Messebesuch erforderlich ist. Ob man
das, was über ein Event transportiert werden soll, auch virtuell
abdecken kann. Eine wichtige Rolle spielen auch die größeren
Reichweiten, die virtuelle Konzepte gerade für internationale
Veranstaltungen ermöglichen.

Worin liegt der Reiz der virtuellen Realität für Events?
Die virtuelle Welt bietet die Möglichkeit, eine realitätsnahe drei-
dimensionale Umgebung immersiv, also räumlich zu erleben
und darin einzutauchen. Das fasziniert, spricht Menschen emo-
tional an und ist etwas ganz anderes, als auf einer Webseite
einem Livestream zu folgen. Im Gegensatz zu einem physischen
Event kann ich virtuell Räume unbegrenzt vervielfältigen, sie
um andere Elemente, etwa Zusatzinformationen, erweitern und
verschiedene Welten sehr flexibel miteinander verbinden.

Inzwischen gibt es zahlreiche Lösungen zur Planung und
Durchführung virtueller Events. Wie wird sich dieser Markt
entwickeln?
Das ist definitiv ein Wachstumsmarkt und ein Markt, mit dem
man sich jetzt beschäftigen muss, um nicht den Anschluss zu
verlieren. Die Lernkurve ist im Moment extrem hoch, und nur
wer sich damit auseinandersetzt, kann sich darauf ausrichten,
solche Events professionell durchzuführen. Großes Wachstum-
spotenzial sehe ich übrigens im Bereich der hybriden Veranstal-
tungen. Dieser Ansatz bietet Veranstalter*innen die Möglichkeit,
sich sowohl live als auch virtuell auszurichten.

Was waren die wichtigsten Meilensteile bei der Entwicklung
von Tools für digitale Veranstaltungen?
Die Basis waren CAD- und Grafiktools, um 3-D-Modelle von
Eventlocations zu erstellen und diese zu visualisieren. Als ich
vor mehr als 15 Jahren damit anfing, 3-D-CAD für die Eventpla-
nung zu nutzen, wurde ich für diesen Ansatz belächelt, aber
das Prinzip hat sich schließlich durchgesetzt. Nach den lokalen,
lizenzbasierten CAD-Tools kam dann der nächste Schritt: clou-
dbasierte Lösungen, über die viele verschiedene Nutzer*innen
zusammenarbeiten und sich treffen können. Die Coronapan-
demie markiert aus meiner Sicht einen weiteren wesentlichen
Meilenstein, weil sie dem Thema quasi über Nacht einen
enormen Schub verliehen hat.

Wie positionieren Sie sich mit easyRAUM und Allseated?
easyRAUM ist eine 3-D-CAD-Software zur Visualisierung von Veranstaltun-
gen und Eventlocations. Mit der Übernahme durch das amerikanische
Technologieunternehmen Allseated haben wir unser Unternehmen nach
einem anderthalbjährigen Transformationsprozess neu ausgerichtet und
können jetzt cloudbasierte Lösungen anbieten, die den gesamten Event-
prozess in einer High-End-3-D-Gameroberfläche abbilden. Sie ermögli-
chen allen an einem Event beteiligten Akteur*innen, sich mit Avataren in
der virtuellen Location zu treffen, diese zu begehen, das Event abzuspre-
chen, zu planen und dieses schließlich im digitalen Zwilling der Location
durchzuführen. Mit Allseated entwickeln wir uns konsequent in Richtung
kollaborativer, plattformbasierter Lösungen für hybride Events weiter.
Künftig werden wir sämtliche Phasen des Eventprozesses auf einer einzi-
gen Plattform ermöglichen – von der Planung über die Vermarktung und
digitale Site-Inspections bis hin zur Durchführung.

Worauf kommt es den Teilnehmern bei virtuellen Veranstaltungen an?
Wichtig sind vor allem die Usability, also die Benutzerfreundlichkeit des
Tools und die User Experience, also die emotionalen Faktoren des Erleb-
nisses, wie Verbundenheit und Spaß. Es muss zunächst einmal einfach
sein, am Event teilzunehmen und es muss intuitive Möglichkeiten der
Interaktion und des Austauschs untereinander geben. Der Content, also
zum Beispiel die Vermittlung von Informationen, hat ebenfalls große
Bedeutung. Diese Ebene lässt sich auch ganz einfach über einen Lives-
tream realisieren, emotionaler sind natürlich Gamification-Elemente im
Eventablauf, mit denen sich Teilnehmer*innen aktiv etwas erarbeiten.

Welches Potenzial bietet Gaming-Technologie für die Eventbranche?
Sie ermöglicht ein immersives Raumerlebnis, die Integration unendlich
vieler Teilnehmer*innen und vor allem Emotionalität. Viele Menschen
haben ja schon einmal ein Computerspiel geöffnet und kennen das
Gefühl, sich in einer virtuellen Welt zu bewegen und dort mit anderen
zu interagieren. Dieses Eintauchen in die virtuelle Welt wird unter-
stützt durch eine detailgenaue Anmutung der Umgebung, die sich mit
Gaming-Technologie erreichen lässt. Auf diese Weise können Veranstal-
ter*innen ihre Location mit der virtuellen Welt verknüpfen und die Teil-
nehmer*innen erkennen diese wieder. Außerdem lassen sich spieltypi-
sche Elemente in das virtuelle Event integrieren, etwa Gewinnspiele und
Gamification, um faktenbasierte Inhalte emotionaler zu vermitteln.

Wie ist Allseated dafür aufgestellt?
Wir nutzen ganz gezielt eine Technologie aus der Gaming-Branche. Die
technische Grundlage von Allseated ist unsere eigene Game-Engine, die
3-D Modelle bauen wir basierend auf 3-D-Scans des Matterport-Kame-
rasystems. In unserem Entwicklungs-Team in Tel Aviv arbeiten Game-Ex-
pert*innen, die unserer Plattform entsprechend voranbringen. Sie haben
auch unseren Avatar explizit als Robot mit einem Monitor-Kopf gestaltet,

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sodass Anwender*innen intuitiv wissen, dass sie sich in einer laufenden
Video-Konferenz befinden, und verstehen, wie sie sich mit anderen
verbinden können.

Wo sehen Sie die Grenzen virtueller Veranstaltungen?
Aktuell werden Grenzen gerade bei hybriden Events deutlich, die
gleichzeitig live und virtuell stattfinden. Dann besteht die Gefahr zweier
getrennter Veranstaltungen, die keine Verbindung miteinander haben.
Deshalb wird es in Zukunft vor allem darum gehen, mit neuen Lösungen
die Grenze zwischen Teilnehmer*innen des physischen und des virtuel-
len Events zu überwinden. Wir bei Allseated wollen über eine Weiterent-
wicklung als App die beiden Welten nahtlos miteinander verbinden.

Sind virtuelle Veranstaltungen kostengünstiger als physische?
Das kommt ganz auf das spezifische Event an und das Erlebnis, das ich
vermitteln will. Natürlich entfallen bei einer virtuellen Veranstaltung die
Hotel- und Reisekosten. Ich halte es allerdings für den falschen Ansatz,
mit virtuellen Events Geld sparen zu wollen. Meiner Ansicht nach sollte
man sie von der Wertigkeit genau so sehen wie physische Events. Ich
kann eine Veranstaltung zum Beispiel auch über Zoom ermöglichen
– aber ist das dann ein Event? Wenn ich ein besonders Erlebnis bieten
möchte, muss ich in die Planung investieren, ich brauche eine Regie-
abfolge und muss gegebenenfalls auch eine Agentur einbinden. Ich
brauche ein ordentliches Streaming und Broadcasting und ich muss
den Teilnehmer*innen Mobilität und Interaktion in einer ansprechenden
Umgebung ermöglichen. Die Kosten eines Events, egal ob physisch oder
virtuell, hängen immer vom Anspruch der Veranstaltung ab.

Wird die virtuelle Welt physische Events ersetzen?
Nein, denn wir Menschen sind soziale Wesen und wollen uns treffen.
Die Atmosphäre, die entsteht, wenn Menschen zusammenstehen, lässt
sich virtuell nicht erreichen. Meiner Ansicht nach werden physische
Events aber in Zukunft wesentlich selektiver und hochwertiger statt-
finden. Unternehmen werden sich genau überlegen, wen sie auf eine
Live-Veranstaltung einladen. Und die Teilnehmer*innen werden eben-
falls auswählen, zu welchen Veranstaltungen sie tatsächlich reisen.

Wie geht es nach Corona in der Veranstaltungsbranche weiter?
Ich kann mir vorstellen, dass es mittelfristig erstmal einen Boom
physischer Veranstaltungen geben wird, weil wir das alle sehr vermisst
haben und uns darauf freuen. Langfristig wird aber die Virtualität weiter
Bestand haben und sogar zunehmen. Dabei müssen virtuelle Events
Emotionen bieten und Spaß machen. Wir haben ja jetzt alle unserer
Erfahrungen gemacht und wissen, wie anstrengend mehrere Stunden
Online-Konferenz oftmals sind. Und das ist die Chance für Tools auf
Basis von Gaming-Technologie. Sie sprechen das Spielerische in uns an.
Der Spieltrieb steckt in allen Menschen.

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m:con setzt mit
News & Events

 Modellversuch „SAFE“
 ein Zeichen für
 die Eventbranche
 In Vorbereitung auf die eigentliche
 Messung der Aerosol- und CO2-Verbrei-
 tung im Mozartsaal mussten alle Studi-
 enteilnehmer*innen drei verschiedene
 Coronatests absolvieren. Für die Teil-
 nehmerregistrierung kam die luca App
 zum Einsatz. In Zusammenarbeit mit
 der Baden-Württemberg Stiftung, dem
 Universitätsklinikum Mannheim, 21Dx
 und Corowell wurden ein Kautest, ein
 Antigen-Schnelltest und ein Riechtest
 im Rahmen der Studie durchgeführt.
 Beim Lutscher- oder Kautest mussten
 Knapp 300 Gäste, darunter Vertreter*- die Probanden auf einem Probe-
 innen der Veranstaltungsbranche, Stu- schwämmchen kauen, das sich mit
 dierende der Dualen Hochschule und der Speichel vollsaugt, der anschließend
 Musikhochschule sowie Mitwirkende der mittels PCR-Methode im CoVLAB Truck
 m:con und der Musikalischen Akademie der Baden-Württemberg Stiftung ausge-
 des Nationaltheater-Orchesters Mann- wertet wurde. Beim Antigen-Schnelltest
 heim e.V., haben sich am 08.03.2021 im wurde mittels Nasen-Rachenabstrich
 Rosengarten für einen Modellversuch innerhalb von 15-30 Minuten ermittelt,
 unter strengen Sicherheitsmaßnahmen ob eine Infektion mit dem Covid-19
 eingefunden. Einen wichtigen Beitrag Virus vorliegt. Der dritte Test war
 zur Wiedereröffnung von Veranstaltungs- ein Riechtest: Jede*r Teilnehmer*in
 stätten zu leisten – das war das Ziel des installierte dazu auf seinem*ihrem
 Testevents mit dem Namen „SAFE – Smartphone die entsprechende App
 SimulAtion Für die Eventbranche“. Dabei zum Scannen eines QR-Codes auf der
 wurden nicht nur alle notwendigen Testkarte. Dadurch kann die App erken-
 Abläufe und Hygienemaßnahmen auf nen, welcher Geruch entsteht, wenn die
 die Probe gestellt, sondern auch wichtige Testkarte gerieben und der Duftstoff, der
 Erfahrungswerte für zukünftige Veranstal- darauf aufgetragen ist, aktiviert wird.
 tungen gesammelt. Nachdem der*die Teilnehmer*in an

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dem Testfeld der Karte gerochen hat,

 News & Events
wählte er*sie unter verschiedenen in
der App angezeigten Möglichkeiten den
Geruch aus, den er wahrgenommen hat.

Zusätzlich zu den verschiedenen Test-
varianten galt für alle Anwesenden der
Modellveranstaltung die Pflicht, eine FFP2-
Maske zu tragen. Auch bei der Lüftung
wurde hohen Wert auf die Sicherheit aller
Anwesenden gelegt: Die Belüftung des
 Mozartsaals läuft dabei mit 100% Frisch-
luftzufuhr. Die Lüftungsanlage sorgt dafür,
dass im Mozartsaal zwölfmal in der Stunde
ein kompletter Luftwechsel stattfindet.

Für den Modellversuch wurde der Zus-
chauerraum des Mozartsaals im Schach-
brettmuster besetzt. Zwischen den Teil-
nehmer*innen saß Dummy „Oleg“, der
mit seiner sensiblen Messtechnik die
Verbreitung von Aerosolen und CO2 im
Saal erfasst hat. Dieser wurde freundli-
cherweise vom Fraunhofer Institut Goslar
bereitgestellt. Die Dokumentation und
Ausarbeitung der Ergebnisse erfolgen in
Zusammenarbeit mit den Studierenden
der Dualen Hochschule Baden-Württem-
berg und dem Fraunhofer Institut Goslar.
Sie sollen nachweisen, dass Veranstal-
tungen unter Einhaltung von Hygiene-
maßnahmen, mit einer durchdachten
Teststrategie und der richtigen Belüf-
tung, sicher und mit einem sehr gerin-
gen Infektionsrisiko möglich sind. „Wir
wollen zeigen, auf welche Art und Weise
eine Rückkehr zu Events möglich ist“,
sagte Bürgermeister Michael Grötsch.
Auch Bastian Fiedler ist sich sicher, mit
der Modellveranstaltung einen wich-
tigen Schritt in Richtung Wiedereröff-
nung von Veranstaltungsstätten getan Die Ergebnisse der Studie können
zu haben: „Wir müssen weg davon, Sie über den nebenstehenden
Öffnungsszenarien nur von Inzidenzen QR Code abrufen.
und Fallzahlen abhängig zu machen
und mehr Wert auf das 3-Säulen-Modell
legen: Kontaktnachverfolgung, Teststra-
tegie und Infrastruktur vor Ort“.

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