What's New Fabasoft Folio 2019
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What’s New Fabasoft Folio 2019
Copyright © Fabasoft R&D GmbH, A-4020 Linz, 2019.
Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind
Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller.
Durch die Übermittlung und Präsentation dieser Unterlagen alleine werden
keine Rechte an unserer Software, an unseren Dienstleistungen und
Dienstleistungsresultaten oder sonstigen geschützten Rechten begründet.
Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsspezifische
Differenzierung, z. B. Benutzer/-innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe
gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter.
Fabasoft Folio 2019 2
Inhalt
1 Einleitung ________________________________________________________________________________________5
2 Die neue Benutzeroberfläche ___________________________________________________________________5
3 Formulare ______________________________________________________________________________________ 10
4 Workflow _______________________________________________________________________________________ 12
4.1 Mehr Übersicht im Arbeitsvorrat _______________________________________________________________ 12
4.2 Prozessverlauf __________________________________________________________________________________ 13
4.3 Prozessstatistiken _______________________________________________________________________________ 13
4.4 Arbeiten mit BPMN 2.0 _________________________________________________________________________ 17
4.5 Mehrfach-Instanz-Aktivitäten ___________________________________________________________________ 17
4.6 Prozesse und Formulare________________________________________________________________________ 19
4.7 Zusätzliche Verbesserungen ___________________________________________________________________ 19
5 Verbesserte Bedienbarkeit____________________________________________________________________ 20
5.1 Effizientes Arbeiten mit langen Listen __________________________________________________________ 20
5.2 Mit Listen im Eigenschaftseditor arbeiten ______________________________________________________ 21
5.3 Verwendungsmöglichkeiten des Kontextmenüs _______________________________________________ 22
5.4 Wiedervorlagen _________________________________________________________________________________ 22
5.5 Ordner in Teamroom umwandeln______________________________________________________________ 23
5.6 Publizieren von Teamrooms ____________________________________________________________________ 24
5.7 Zeitreise _________________________________________________________________________________________ 24
5.8 Zusätzliche Verbesserungen____________________________________________________________________ 25
6 Drittprodukt-Integration ______________________________________________________________________ 26
6.1 PDF-Dokumente annotieren ____________________________________________________________________ 26
6.2 Integration in Microsoft Office __________________________________________________________________ 27
6.3 Integration in Microsoft Outlook _______________________________________________________________ 27
6.4 Kontaktsynchronisation mit Microsoft Outlook ________________________________________________ 28
6.5 Integration in Microsoft Word __________________________________________________________________ 28
7 Fabasoft Folio Client ___________________________________________________________________________ 30
7.1 Benutzeroberfläche _____________________________________________________________________________ 30
7.2 Fabasoft Folio Client auf Ubuntu _______________________________________________________________ 30
7.3 Tastaturbedienung ______________________________________________________________________________ 31
7.4 Synchronisierung _______________________________________________________________________________ 31
7.5 LAN-Synchronisierung __________________________________________________________________________ 31
Fabasoft Folio 2019 3
7.6 Administration des Fabasoft Folio Clients ______________________________________________________ 32
7.7 Zusätzliche Verbesserungen____________________________________________________________________ 32
8 Allgemeine Verbesserungen __________________________________________________________________ 32
9 Administration ________________________________________________________________________________ 34
10 Abkündigung _________________________________________________________________________________ 34
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1 Einleitung
Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen von Fabasoft Folio 2019. Wenn nicht
anders angegeben sind die Neuerungen und Verbesserungen in folgenden Editions verfügbar:
Fabasoft Folio Enterprise
Fabasoft Folio Compliance
Fabasoft Folio Governance
2 Die neue Benutzeroberfläche
Mit Fabasoft Folio 2019 erhalten Sie die neue Benutzeroberfläche. Hier finden Sie Tipps zum
Umstieg, damit Sie sich unmittelbar zurechtfinden.
Bereiche des Fabasoft Folio Webclients
Der Fabasoft Folio Webclient bietet Ihnen eine intuitive, einfach zu erlernende und individuell
anpassbare Benutzeroberfläche, die eine effiziente Bearbeitung Ihrer täglichen Aufgaben
ermöglicht.
Der Webclient gliedert sich in folgende Bereiche:
Home (Startseite)
Kopfleiste
Werkzeugbereich
Titelleiste
Menüleiste (standardmäßig ausgeblendet)
Inhaltsbereich
Der neue Home-Bereich
Der neu gestaltete Home-Bereich bietet Ihnen einen besseren Überblick und vielfältige
Anpassungsmöglichkeiten.
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Das Dashboard-Konzept des Home-Bereichs ermöglicht Ihnen Widgets ein- bzw. auszublenden,
deren Größe zu verändern und diese zu verschieben.
Persönliche Ablage
In Ihrer persönlichen Ablage, können Sie die für Sie wichtigen Dokumente, Ordner und
Teamrooms ablegen.
Mit mir geteilte Teamrooms
Enthält alle Teamrooms, bei denen Sie als Teammitglied berechtigt sind. Ausgenommen davon
sind Teamrooms, die Sie selbst erzeugt haben. Die Liste wird zur besseren Übersicht nach
Jahren und Monaten strukturiert. Über die Aktion „In meiner Ablage einordnen“ können Sie die
gewünschten Teamrooms zum Beispiel in Ihrer persönlichen Ablage, in den Favoriten oder
direkt auf Home ablegen.
Favoriten
Die Favoriten ermöglichen den schnellen Zugriff auf immer wieder benötigte Objekte.
Arbeitsvorrat
Zeigt Ihren Arbeitsvorrat.
Verlauf
Enthält die zuletzt verwendeten Objekte und zuletzt versendeten E-Mails.
Wiedervorlagen
Enthält Ihre Wiedervorlagen, die in den von Ihnen definierten Zeitraum fallen.
Weitere Dashboards
Apps, die eigene Dashboards anbieten, werden ebenfalls direkt auf Home angezeigt.
Home-Bereich individuell anpassen
Für die individuelle Anpassung Ihres Home-Bereichs stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur
Verfügung:
Widgets ein- bzw. ausblenden
Über das Menü „Ansicht“ können Sie Widgets ein- bzw. ausblenden.
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Widgets verschieben bzw. die Größe ändern
Sie können Widgets per Drag-and-drop oder über das Kontextmenü verschieben. Im
Kontextmenü des Widgets können Sie zusätzlich die Größe festlegen.
Objekte auf Home ablegen
Zusätzlich zu den Widgets können Sie auch wichtige Objekte zum Beispiel mittels Kopieren und
Einfügen direkt auf Home ablegen.
In den Grundeinstellungen unter Bedienungshilfen können Sie im Feld Hintergrundbilder in
Dashboards und Home anzeigen festlegen, ob Hintergrundbilder angezeigt werden sollen.
Schnellzugriff
Über die Schaltfläche „Schnellzugriff“ ganz rechts in der Kopfleiste können Sie die Home-
Dashboard-Ansicht öffnen und durch einen Klick auf das jeweilige Element in dieses navigieren.
Tastenkombinationen
Die Elemente auf Home können abhängig vom Webbrowser mit folgenden Tastenkombinationen
direkt ausgewählt werden. Bei mehreren Elementen mit gleichem Anfangsbuchstaben ist das
Verhalten vom Webbrowser abhängig (Navigation in ein Element bzw. Selektion eines Elements).
Microsoft Windows
Microsoft Internet Explorer: Alt + Anfangsbuchstabe
Google Chrome; Alt + Anfangsbuchstabe
Mozilla Firefox: Alt + Umschalttaste + Anfangsbuchstabe
Apple macOS
Apple Safari: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe
Google Chrome: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe
Mozilla Firefox: Strg + Alt + Anfangsbuchstabe
Linux
Mozilla Firefox: Alt + Umschalttaste + Anfangsbuchstabe
Kopfleiste
In der Kopfleiste finden Sie links Ihr Logo und rechts das Kontomenü (Ihr Benutzername), die
Support-Schaltfläche, die Abmelden-Schaltfläche, die Schnellzugriff-Schaltfläche und das
Suchfeld.
Hinweis: Die angezeigten Schaltflächen sind abhängig von der Konfiguration Ihrer Folio-
Installation.
Kopfleiste
In der Kopfleiste finden Sie links Ihr Logo und rechts das Kontomenü (Ihr Benutzername), die
Rollen-Schaltfläche, die Support-Schaltfläche, die Abmelden-Schaltfläche, die Schnellzugriff-
Schaltfläche, die Home-Schaltfläche und das Suchfeld.
Hinweis: Die angezeigten Schaltflächen sind abhängig von der Konfiguration Ihrer Folio-
Installation.
Werkzeugbereich
Der Werkzeugbereich steht in allen Widgets zur Verfügung, jedoch nicht direkt auf „Home“.
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Die kontextunabhängigen Werkzeuge „Baumansicht“ und „Favoriten“ sind über eine
Schnellauswahl auf- bzw. zuklappbar. Die „Aktionen“ (z. B. „Hochladen“) stehen Ihnen immer zur
Verfügung. Je nach Kontext werden Ihnen unterschiedliche Aktionen angeboten.
Es können bis zu drei Werkzeugbereiche nebeneinander dargestellt werden (z. B. „Baumansicht“,
„Aktionen“ und „Team“). Die Baumansicht kann vergrößert werden, um auch längere Einträge
bequem lesen zu können.
Baumansicht
In der Baumansicht werden Objekte, die eine Objektlisteneigenschaft besitzen, hierarchisch
angezeigt. Dies sind zum Beispiel Ordner, die weitere Ordner oder Dokumente enthalten können.
Durch einen Klick auf ein Objekt in der Baumansicht wird die Objektliste des entsprechenden
Objekts im Inhaltsbereich angezeigt.
Favoriten
Sie können häufig verwendete Objekte (z. B. Teamrooms oder Dokumente) zu Ihren Favoriten
hinzufügen. Navigieren Sie dazu in das gewünschte Objekt. Dieses wird im Favoriten-Werkzeug zum
Hinzufügen angeboten.
Aktionen
Im Werkzeugbereich „Aktionen“ finden Sie wichtige Aktionen, die im aktuellen Kontext gültig sind.
Titelleiste
In der Titelleiste finden Sie die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie. Durch einen Klick
auf einen Breadcrumb gelangen Sie zu dem entsprechenden Objekt. Durch einen Rechtsklick
können Sie das Kontextmenü des Objekts öffnen.
Befinden Sie sich in einem Widget, werden weitere Widgets auf der gleichen Ebene als
Registerkarten angezeigt.
Menüleiste
Über die Menüleiste (standardmäßig ausgeblendet) werden Ihnen Menübefehle angeboten.
Menübefehle können entweder kontextunabhängig sein (z. B. „Benutzereinstellungen“), sich auf
das im Inhaltsbereich angezeigte Objekt beziehen (z. B. „Neu“) oder auf die im Inhaltsbereich
selektierten Objekte (z. B. „Umbenennen“).
Um die Menüleiste einzublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Grundeinstellungen“.
2. Markieren Sie die Option Menüleiste anzeigen.
3. Klicken Sie auf „Speichern“.
Inhaltsbereich
Im Inhaltsbereich wird der Inhalt des aktuellen Objekts angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Inhalt
eines Ordners oder die Vorschau eines Dokuments sein. Die oberste Ebene wird als „Home“
bezeichnet.
Doppelklick
Bisher wurden Objekte durch einen Doppelklick geöffnet und durch einen einfachen Klick markiert.
In der neuen Benutzeroberfläche gibt es – wie in Weboberflächen üblich – keinen Doppelklick
mehr. Ein einfacher Klick öffnet das Objekt, die Markierung erfolgt über ein Auswahlkästchen.
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Um ein Dokument in einem Drittprodukt zu öffnen, können Sie durch einen Klick auf das
Dokument in die Inhaltsansicht wechseln und anschließend im Werkzeugbereich die Aktion
„Bearbeiten“ bzw. „Lesen“ ausführen. Alternativ können Sie auch über das Kontextmenü
(Rechtsklick) die Befehle ausführen.
Zum Umbenennen markieren Sie einen Eintrag und drücken Sie „F2“ oder Sie führen den
Kontextmenübefehl „Umbenennen“ aus.
Bildergalerie
Werfen Sie einen Blick in die Bildergalerie, um einen Eindruck vom neuen Design zu erhalten.
Bild 1: Ansicht eines Ordners
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Bild 2: Geöffnete Baumansicht
Bild 3: Mobiles Endgerät
3 Formulare
Die Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten beim Erstellen von benutzerdefinierten
Formularen wurden massiv erweitert.
Formulareditor
Im grafischen Formulareditor können Sie mittels Drag-and-drop neue Formulare entwerfen und
somit auch ohne Programmierkenntnisse Objekte um eigene Eigenschaften erweitern.
Der Formulareditor wurde vollständig überarbeitet und fügt sich nun nahtlose in die gewohnte
Benutzeroberfläche ein. Zusätzlich ist die Accessibility gewährleistet und somit von blinden
Benutzern problemlos bedienbar.
Fabasoft Folio 2019 10Formularfelder
Folgende Formularfelder können Sie auf Ihrem Formular verwenden:
Eingabefeld
Ein einwertiges Feld eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt).
Elementliste
Eine Liste von Feldern eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt)
Mehrzeilig
Ein mehrwertiges Feld vom Typ Zeichenkette.
Checkbox
Ein oder mehrere Kontrollkästchen (Mehrfachselektion ist möglich).
Optionsfeld
In einem Optionsfeld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden (Radiobuttons).
Dropdown-Feld
In einem Dropdown-Feld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden.
Standard-Eigenschaft
Bietet die Möglichkeit Standard-Eigenschaften von Objekten auch am benutzerdefinierten
Formular anzuzeigen.
Trenner
Dient zur Strukturierung von zusammengehörigen Eigenschaften.
HTML-Text
Ermögliche formatierte Beschreibungen am Formular bereitzustellen.
Typen
Für Eingabefelder bzw. Elementlisten können Sie folgende Typen festlegen:
Zeichenkette
Ganze Zahl
Gleitkommazahl
Datum
Datum und Zeit
Fabasoft Folio 2019 11 Zeitangabe
Nummerator
Hyperlink
Währung
Objekt
Hinweis: Der Typ eines Felds kann nicht mehr geändert werden, wenn das Formular veröffentlicht
wurde.
Zusätzliche Einstellungen
Abhängig vom Typ können Sie weitere Einstellungen für die Formularfelder treffen. Im Allgemeinen
können Sie festlegen:
Registerkarte „Allgemein“
Muss-Feld
Hilfetext
Initialisierungswert
Registerkarte „Erweitert“
Programmiername
Lesbarkeit bzw. Änderbarkeit abhängig von Benutzerrechten
Berechnungen, die das Verhalten beeinflussen (z. B. Sichtbarkeit des Felds berechnen)
Mehrsprachigkeit
Für die in Fabasoft Folio verfügbaren Sprachen können Sie Übersetzungen für die Namen und
kontextsensitive Hilfe bereitstellen. Öffnen Sie dazu die Eigenschaften des Formulars
(Kontextmenübefehl „Eigenschaften“) und wechseln Sie auf die Registerkarte „Übersetzungen“. Für
jeden mehrsprachigen Namen des Formulars finden Sie einen entsprechenden Eintrag.
Kategorie
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Formular erstellen, können Sie bei der zugehörigen Kategorie das
Feld Verwendbar für ändern. Wenn Sie zum Beispiel einen BPMN-Prozess auf eine derartige
Kategorie einschränken und Aktivitäten verwenden möchten, die nur für Dokumente erlaubt sind,
können Sie die Kategorie entsprechend anpassen.
4 Workflow
Der Workflow bietet folgende Neuerungen.
4.1 Mehr Übersicht im Arbeitsvorrat
Im Arbeitsvorrat-Dashboard werden in der Zu-tun-Liste neben der Aktivität auch die betroffenen
Objekte angezeigt. Zusätzlich werden die betroffenen Objekte in einem eigenen Bereich angeführt.
Fabasoft Folio 2019 124.2 Prozessverlauf
Mithilfe des Workflows können Benutzer über Prozesse in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten
eingebunden werden. Prozesse bestehen aus einzelnen Aktivitäten, die im Arbeitsvorrat
abgearbeitet werden können.
Um den Prozessverlauf einfach nachverfolgen zu können, steht bei Objekten, auf denen
mindestens ein Prozess gestartet wurde, die Registerkarte „Prozesse“ zur Verfügung. Pro Prozess
wird eine Übersicht über die bereits ausgeführten Aktivitäten und die aktuelle Aktivität angezeigt.
Klicken Sie auf den Prozessnamen, um den vollständigen Prozess mit eventuell vorhandenen
Schleifen und Bedingungen anzuzeigen. Über fett dargestellte Linien wird der bereits
durchgeführte Prozesslauf gekennzeichnet. Dabei nicht durchlaufene Pfade werden mit
gestrichelten Linien visualisiert.
Über das Kontextmenü der Prozesselemente, können Sie die jeweils erlaubten Befehle ausführen.
Zum Beispiel können Sie, wenn Sie über entsprechende Rechte verfügen, den betroffenen
Teilnehmer einer noch nicht ausgeführten Aktivität über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“
ändern.
4.3 Prozessstatistiken
Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht Ihnen eine Vielzahl an
Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.
Fabasoft Folio 2019 13Hinweis: Die Einstellungen können bei den Gruppen auf der Registerkarte „Workflow“ getroffen
werden.
Die Statistiken können angezeigt werden für:
Prozessadministratoren
Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse und Ad-hoc-Prozesse der
Organisation.
Prozesseigentümer
Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse, bei denen der Benutzer als
Prozesseigentümer hinterlegt ist.
Hinweis: Der Prozesseigentümer kann auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ eines
BPMN-Prozessdiagramms definiert werden.
Zu den Prozessstatistiken gelangen Sie über Ihren Arbeitsvorrat. Die Statistiken stehen für folgende
drei Ebenen zur Verfügung: allgemeine Übersicht, Prozessdefinition, spezifischer Prozess.
Allgemeine Übersicht
Prozessstatistiken
Bietet eine Übersicht über die Anzahl der laufenden Prozesse und der Prozesse in Verzug.
Prozessdurchsatz
Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im
ausgewählten Zeitraum.
Laufende Prozesse
Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
Laufende Prozesse je Prozessdefinition
Zeigt die prozentuale Aufteilung der Prozessdefinitionen der laufenden Prozesse.
Aktivitäten der laufenden Prozesse
Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
Aktivitäten in Verzug
Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug
befinden.
Beginndatum der laufenden Prozesse
Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten
Zeitraum.
Fabasoft Folio 2019 14 Fälligkeit der Aktivitäten
Zeigt die Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet
werden müssen.
Bezogen auf eine Prozessdefinition
Prozessdurchsatz
Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im
ausgewählten Zeitraum.
Laufende Prozesse
Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
Aktivitäten der laufenden Prozesse
Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
Aktivitäten in Verzug
Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug
befinden.
Beginndatum der laufenden Prozesse
Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten
Zeitraum.
Fälligkeit der Aktivitäten
Zeigt die Anzahl der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen
bearbeitet werden müssen.
Prozesse
Zeigt alle Prozesse (auch z. B. abgeschlossene Prozesse) der Prozessdefinition.
Fabasoft Folio 2019 15Bezogen auf einen Prozess
Laufzeit
Zeigt die Laufzeit des Prozesses in Tagen im Vergleich zur durchschnittlichen Laufzeit der
zugrundeliegenden Prozessdefinition.
Aktivitäten
Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten des Prozesses.
Übersicht
Zeigt die wichtigsten Metadaten des Prozesses.
Hinweis: Über die Aktion „Einstellungen“ kann der Zeitraum (von letzter Woche bis letztes Jahr) der
zeitabhängigen Statistiken festgelegt werden.
Fabasoft Folio 2019 164.4 Arbeiten mit BPMN 2.0
Fabasoft Folio unterstützt für die Geschäftsprozessmodellierung den internationalen Standard
BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Neben dem runderneuerten BPMN-Editor, der
Ihnen eine einfache grafische Modellierung ermöglicht, können Sie die Geschäftsprozesse direkt
mit der Workflow-Engine ausführen. Sie erhalten einen auf Ihr Unternehmen abgestimmten
Workflow, ohne eine einzige Zeile programmieren zu müssen.
4.5 Mehrfach-Instanz-Aktivitäten
Mehrfach-Instanz-Aktivitäten ermöglichen Ihnen eine Aktivität von mehreren Prozessteilnehmern
sequentiell oder parallel abarbeiten zu lassen. Sie können Mehrfach-Instanz-Aktivitäten in
vordefinierten Prozessen und in Ad-hoc-Prozessen verwenden. Dadurch können Sie zum Beispiel
eine parallele Freigabe durch mehrere Benutzer realisieren.
Fabasoft Folio 2019 17Vordefinierter Prozess (BPMN-Editor)
Im BPMN-Editor haben Sie die Möglichkeit bei einer Aufgabe den Schleifentyp festzulegen.
Keine Schleife
Von der definierten Aktivität wird eine Instanz erzeugt, die den definierten Prozessteilnehmern
im Arbeitsvorrat angeboten wird. Der erste Prozessteilnehmer, der die Bearbeitung beginnt,
übernimmt die Aktivität und die Aktivität wird aus allen anderen Arbeitsvorräten entfernt.
MI parallel
Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Prozessteilnehmer eigene Instanzen
erzeugt und parallel in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Prozessteilnehmer müssen
die Aktivität bearbeiten.
MI sequenziell
Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Prozessteilnehmer eigene Instanzen
erzeugt und sequenziell in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Prozessteilnehmer
müssen nacheinander die Aktivität bearbeiten.
Als Prozessteilnehmer können Sie eine Verteilerliste, eine Organisationseinheit oder eine Eigenschaft
des Objekts angeben, aus der eine Liste von Prozessteilnehmern ermittelt werden kann.
Verteilerlisten können nur zusammen mit Mehrfach-Instanzen verwendet werden. Eine
Organisationseinheit bzw. eine Eigenschaft des Objekts kann sowohl bei Mehrfach-Instanzen als
auch bei Nicht-Mehrfach-Instanzen verwendet werden. Bei Mehrfach-Instanzen wird für jeden
aufgelösten Prozessteilnehmer eine eigene Aktivitätsinstanz erzeugt, bei Nicht-Mehrfach-Instanzen
nur eine Aktivitätsinstanz für die gesamte Organisationseinheit bzw. Eigenschaft des Objekts
(einwertig). Mehrwertige Eigenschaften des Objekts sind nur bei Mehrfach-Instanzen erlaubt.
Ad-hoc-Prozess
Bei Ad-hoc-Prozessen können Sie ebenfalls zwischen „Keine Mehrfach-Instanz“, „Parallel“ und
„Sequenziell“ wählen.
Hinweise
Verteilerlisten werden sofort beim Starten des Prozesses aufgelöst und somit werden die
Prozessteilnehmer festgelegt. Bei Verwendung einer Eigenschaft des Objekts bzw.
Organisationseinheit, werden die Prozessteilnehmer erst während der Laufzeit des Workflows
aufgelöst (wenn die entsprechende Aktivität den Status „Kann beginnen“ erhält).
Wenn die Eigenschaft des Objekts einwertig ist und eine Organisationseinheit enthält, erhalten
alle der Organisationseinheit direkt zugeordneten Benutzer jeweils eine Aktivität.
Untergeordnete Organisationseinheiten werden nicht berücksichtigt.
Wenn die Eigenschaft des Objekts mehrwertig ist, erhalten alle direkt definierten Benutzer jeweils
eine Aktivität. Zusätzlich erhalten alle direkt definierten Organisationseinheiten jeweils eine
gemeinsame Aktivität.
Fabasoft Folio 2019 184.6 Prozesse und Formulare
Wenn auf einem Dokument ein benutzerdefiniertes Formular definiert ist, wird beim Ausführen des
Arbeitsschritts „Öffnen“ von Aktivitäten wie „Bearbeiten“ oder „Genehmigen“ eine zweigeteilte Sicht
geöffnet. Somit können Sie das Dokument sichten und die Metadaten dazu direkt erfassen.
Wenn ein BPMN-Prozess auf die Kategorie eines benutzerdefinierten Basisformulars eingeschränkt
ist, kann der Prozess auch für die vom Basisformular abgeleiteten Formulare verwendet werden.
4.7 Zusätzliche Verbesserungen
Der Workflow bietet zusätzlich folgende neue Möglichkeiten:
Um Unterschriften leichter als Bedingung in BPMN-Prozessen definieren zu können, wurden
die Eigenschaften Letzte Unterschrift, Letze Unterschrift am/um, Letzte Unterschrift von und
Bemerkung der letzten Unterschrift eingeführt.
Die Eigenschaft Verwendbar für steht nun direkt im BPMN-Editor zur Verfügung. Wenn der
Prozess auf eine Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars oder auf eine Objektklasse
eingeschränkt ist, können die definierten Felder im Bedingungseditor verwendet werden.
Im BPMN-Prozesseditor kann bei Aufgaben im Feld Ausdruck beim Erledigen der Aktivität eine
app.ducx-Expression hinterlegt werden, die beim Erledigen der Aktivität ausgeführt wird.
Für die Definition eines abstrakten Teilnehmers eines Prozesses kann eine Eigenschaft des
Objekts (z. B. Letzte Unterschrift von) herangezogen werden. Der Wert der Eigenschaft wird zur
Laufzeit ausgewertet. Dies ist insbesondere für automatisch gestartete Prozesse nützlich, da
abstrakte Teilnehmer wie Prozessinitiator in diesem Fall keinen Sinn machen.
Über den abstrakten Teilnehmer „Eigenschaft der Akte des Objekts“ kann der Teilnehmer somit
auch über Eigenschaften der Akte des Objekts ermittelt werden.
Über ein Bedingungs-Zwischenereignis kann eine Warteaktion realisiert werden. Der Prozess
wird erst fortgesetzt, wenn die Bedingung (app.ducx-Expression) erfüllt wurde. Über das
Prüfungsintervall wird festgelegt, wie oft die Bedingung geprüft wird.
Fabasoft Folio 2019 19 Wenn in Ad-hoc-Prozessen die Aktivitäten „Prüfen“, „Genehmigen“ bzw. „Freigeben“ verwendet
werden, gilt Folgendes:
o Negative Resultate (z. B. „Genehmigung verweigert“) werden über eine automatisch
eingefügte Aktivität an denjenigen gemeldet, der den Ad-hoc-Prozess gestartet hat. Die
restlichen gemeinsam vorgeschriebenen Aktivitäten, die noch nicht erledigt wurden, werden
auf „Nicht ausgeführt“ gesetzt.
o Aktivitäten für positive Resultate (z. B. „Freigegeben“) werden nur automatisch eingefügt,
wenn es sich um die letzte Aktivität im Prozess handelt.
Werden bei laufenden Prozessen die Aktivitäten „Prüfen“, „Genehmigen“ bzw. „Freigeben“
eingefügt, werden negative Resultate an denjenigen gemeldet, der die Aktivitäten eingefügt hat.
Die restlichen gemeinsam eingefügten Aktivitäten, die noch nicht erledigt wurden, werden auf
„Nicht ausgeführt“ gesetzt.
BPMN-Bedingungs-Expressions werden mit NOCHECK ausgewertet. Dadurch werden
Auswertungsfehler vermieden, dass Eigenschaften nicht der Objektklasse zugeordnet sind.
In den Workflow-Einstellungen im Feld Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Welcome-Screen
anzeigen können Sie festlegen, ob Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Arbeitsvorrat im
Welcome-Screen anzeigt werden (falls grundsätzlich aktiviert).
Die Aktivität „Prüfen“ steht nun zusätzlich zur Verfügung.
Mithilfe der Aktivität „Ausdruck im Hintergrund ausführen“ kann eine app.ducx-Expression im
Hintergrund ausgeführt werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die
Hintergrundaufgabe durchgeführt wurde.
Aktivität „Genehmigen und abschließen“
Die zur Verfügung gestellten Standardaktivitäten wurden um die Aktivität „Genehmigen und
abschließen“ erweitert. Beim Ausführen des Arbeitsschritts „Genehmigen und abschließen“
wird die Unterschrift „Genehmigen“ ausgeführt und das Objekt wird abgeschlossen, sodass
keine Änderungen mehr möglich sind.
Die Aktivität „Anmerkung hinzufügen“ steht nun zusätzlich zur Verfügung. Somit können über
den Workflow Anmerkungen mit Anhängen zu einem Objekt hinzugefügt werden.
Sie können festlegen, ob beim Beenden einer Aktivität im Arbeitsvorrat direkt die nächste
Aktivität geöffnet wird, oder ob zurück in die Zu-tun-Liste navigiert wird (Kontomenü >
„Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ > Nach dem Beenden einer Aktivität automatisch die
nächste Aktivität öffnen).
5 Verbesserte Bedienbarkeit
Die folgenden Neuerungen erleichtern die tägliche Arbeit mit Fabasoft Folio
5.1 Effizientes Arbeiten mit langen Listen
Die Verzögerung bei der Darstellung von Listen mit sehr vielen Einträgen gehört der Vergangenheit
an. Wenn Sie in eine Liste mit mehr als 250 Einträgen navigieren, werden nicht alle Einträge auf
einmal geladen. Beim Scrollen durch die Liste werden die Einträge automatisch nachgeladen,
sobald sie für den angezeigten Bereich benötigt werden. Dadurch kann der Webbrowser den
gerade angezeigten Listenbereich viel schneller darstellen, das insbesondere bei Verwendung der
Detailansicht Vorteile bringt.
Fabasoft Folio 2019 20Beim Navigieren mit dem Breadcrumb bzw. mit der Zurück-Funktionalität des Webbrowsers wird
der zuletzt geöffnete Bereich der Liste angezeigt. Die Navigation mit der Tastatur ist ebenfalls
problemlos möglich. Bild auf und Bild ab ändern den Fokus auf den ersten bzw. letzten
sichtbaren Eintrag. Pos 1 bzw. Ende navigiert zum ersten bzw. letzten Eintrag in der Liste. Mit Alt
+ F9 gelangen Sie zum Spaltenkopf. Alt + A selektiert wie gewohnt alle Einträge und auch das
Filtern berücksichtigt die gesamte Liste.
Auch wenn der Fabasoft Folio Webclient nun das Anzeigen von langen Listen optimal unterstützt,
sollten Sie trotzdem unübersichtliche Listen vermeiden. Verwenden Sie deshalb weiterhin Ordner,
um Ihre Ablage zu strukturieren.
5.2 Mit Listen im Eigenschaftseditor arbeiten
Um die Komplexität des Eigenschaftseditors zu reduzieren und die Übersicht zu verbessern, steht
nun für Objekt- und Aggregatslisten eine vereinfachte Darstellung zur Verfügung. Über die
Schaltfläche „Details anzeigen“ gelangen Sie zu einer seitenfüllenden, für die Bearbeitung
optimierten Gesamtansicht der Liste.
Vereinfachte Liste
Die reduzierten Bearbeitungsmöglichkeiten in der vereinfachten Liste ermöglichen einen
verbesserten Überblick.
Es wird keine Menüleiste angezeigt.
Die Anzahl der angezeigten Einträge ist abhängig vom Kontext beschränkt. Im Allgemeinen
werden maximal 15 Einträge angezeigt. Über die Schaltfläche „Weitere Einträge“ gelangen Sie
zur Gesamtansicht.
Sortierungen und Gruppierungen können in der vereinfachten Liste nicht vorgenommen
werden. Diese werden von den Einstellungen in der Gesamtansicht übernommen.
Es werden nur so viele Spalten angezeigt wie Platz zur Verfügung steht. Somit können
horizontale Scrollbalken vermieden werden.
Vorschaubilder werden in der Detailansicht nicht angezeigt.
Aktionen auf den Einträgen können über das Kontextmenü durchgeführt werden.
Aktionen, die die Liste betreffen, können über Schaltflächen oberhalb der Liste angeboten
werden.
Direktes Bearbeiten mit F2 ist abhängig von der Liste möglich.
Sind mehr Einträge vorhanden als auf einer Seite dargestellt werden können, werden die
Spaltenüberschriften fixiert.
Gesamte Liste
Die gesamte Liste dient insbesondere für die Bearbeitung und ist über die Schaltfläche „Details
anzeigen“ der vereinfachen Liste erreichbar. Wenn die Liste das einzige Feld auf einer Registerkarte
ist, kann auch direkt die gesamte Liste angezeigt werden.
In der Gesamtansicht wird die Fensterbreite optimal ausgenutzt.
Die gesamte Liste bietet wie gewohnt die vollständige Listenfunktionalität.
Sind mehr Einträge vorhanden als auf einer Seite dargestellt werden können, werden die
Spaltenüberschriften fixiert.
Fabasoft Folio 2019 215.3 Verwendungsmöglichkeiten des Kontextmenüs
Sie wissen vielleicht, dass Sie auf beliebige Einträge in Listen ein Kontextmenü öffnen können, das
Ihnen unterschiedliche Aktionen passend zu den markierten Listeneinträgen anbietet. Das
Kontextmenü öffnen Sie mit der rechten Maustaste (bzw. als Tastaturnutzer mit der Menütaste
bzw. mit der Tastenkombination Umschalttaste + F10).
Weniger bekannt ist hingegen,
dass Ihnen auch ein Kontextmenü im Fensterhintergrund zur Verfügung steht. Damit lassen
sich unter anderem auch die Ansichten umschalten.
dass Sie über dem Namen in der Titelleiste das Kontextmenü des gerade angezeigten
Dokuments bzw. Ordners öffnen können.
dass Sie auch in der Dokumentenansicht über einem Vorschaubild, Video- bzw. Audio-Element
das Kontextmenü öffnen können.
dass Sie auf mobilen Geräten (Smartphones und Tablets) mit einem sogenannten „Long Touch“
(ca. zwei Sekunden den gewünschten Bereich berühren) das Kontextmenü ebenfalls nutzen
können.
5.4 Wiedervorlagen
Mithilfe der Wiedervorlagen-Funktionalität können Sie festlegen, dass zur Erinnerung an eine zu
erledigende Aufgabe eine E-Mail an einen Benutzer versendet wird oder ein Prozess gestartet wird.
Wiederlagen können Sie über den Kontextmenübefehl „Wiedervorlage erzeugen“ bzw.
„Wiedervorlagen verwalten“ erzeugen. Neben der durchzuführenden Aktion müssen Sie auch das
Datum für die Durchführung definieren. Bei dem Datum kann es sich um ein explizites Datum
handeln oder um ein Datum das basierend auf einem Basisdatumsfeld berechnet wird. Zusätzlich
können Sie festlegen, ob das Durchführungsdatum angepasst wird, wenn sich der Wert des
Basisdatums ändert.
Fabasoft Folio 2019 22Beim Verwalten der Wiedervorlagen können Sie den Zeitraum festlegen, für den die
Wiedervorlagen angezeigt werden sollen. Solange der Status der Wiedervorlage „Erzeugt“ ist, kann
diese noch verändert werden.
Einen Überblick über alle Sie betreffenden Wiedervorlagen erhalten Sie im Widget
„Wiedervorlagen“, welches sich direkt auf „Home“ befindet.
5.5 Ordner in Teamroom umwandeln
Die Zugriffsrechte auf Teamrooms und auf die darin enthaltenen Objekte werden über das beim
Teamroom definierte Team festgelegt. Ordner dienen der Strukturierung, haben jedoch keinen
eigenen Rechtekontext.
Wenn Sie einem Ordner einen anderen Rechtekontext geben möchten, können Sie nun mithilfe
des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Umwandeln in Teamroom“ einen Ordner (der sich in einem
Teamroom befindet) in einen Teamroom umwandeln. Umgekehrt können Sie auch einen
Teamroom, der sich in einem anderen Teamroom befindet, in einen Ordner umwandeln.
Fabasoft Folio 2019 23Hinweis:
Um einen Ordner in einen Teamroom umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in dem
Teamroom, dem der Ordner zugeordnet ist.
Um einen Teamroom in einen Ordner umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in diesem
Teamroom und Änderungsrechte in dem Ziel-Teamroom für den Ordner.
Wenn sich der umzuwandelnde Teamroom in mehreren Teamrooms befindet, können Sie den
Ziel-Teamroom für den Ordner auswählen.
5.6 Publizieren von Teamrooms
Beim erneuten Publizieren von Teamrooms haben Sie zusätzlich die Möglichkeit nur die
Änderungen seit dem letzten Publizieren zu übertragen. Insbesondere bei Teamrooms mit vielen
Inhalten und wenigen Änderungen profitieren Sie maßgeblich vom Geschwindigkeitsvorteil der
Delta-Übertragung.
5.7 Zeitreise
Die Zeitreise ist eine weitere Möglichkeit Versionen in der Vergangenheit zu betrachten. Über die
Aktion „Zeitreise“ > „Zeitreise starten“ starten Sie die Zeitreise. Mithilfe der Zeitleiste gelangen Sie
bequem und schnell zum gewünschten Zeitpunkt.
„Zeitreise starten“, „Zeitreise fortsetzen“, „Zeitreise beenden“
Wählen Sie eine Version aus, die Sie betrachten möchten bzw. beenden Sie die Zeitreise.
Alternativ zur Auswahl einer Version kann ein Zeitpunkt angegeben werden.
„Aktuelle Version sichern“
Wenn Sie eine Version erstellen, wird der aktuelle Zustand gespeichert. Die Version kann auch
als Freigabestand bereitgestellt werden. Somit können Teammitglieder mit Leseberechtigung
nur mehr diese Version sehen. Durch einen neuen Freigabestand wird ein eventuell
vorhandener Freigabestand ersetzt.
Fabasoft Folio 2019 24 „Aufräumen“, „Löschen“
Nicht mehr benötigte Versionen können gelöscht werden.
„Vergleichen“
Vergleichen Sie die ausgewählte Version mit der aktuellen Version. Bei Word-Dokumenten kann
auch der Inhalt verglichen werden.
„Wiederherstellen“
Die aktuelle Version wird durch die ausgewählte Version ersetzt.
5.8 Zusätzliche Verbesserungen
Die folgenden neuen Möglichkeiten stehen zusätzlich zur Verfügung:
Sobald ein Datumsfeld fokussiert wird, wird ein Kalender geöffnet, der eine effiziente Auswahl
des gewünschten Datums ermöglicht.
Durch die Verwendung von Standardlisten für die Anzeige des Mindbreeze-Suchergebnisses
steht Ihnen auch in Trefferlisten die gewohnte Funktionalität zur Verfügung. Zum Beispiel
können Sie die Sicht ändern oder zusätzliche Spalten einblenden.
Die Dokumentenansicht kann in den Vollbildmodus geschalten werden, um zum Beispiel für
Bilder den gesamten Bildschirm nutzen zu können.
Das Inhaltsverzeichnis bei der PDF-Ansicht eines Teamrooms wird bis zur zwanzigsten Ebene
angezeigt.
In den Eigenschaften eines Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“
festlegen, ob für PDF-Ansichten von Dokumenten, die dem Teamroom zugeordnet sind, ein
Deckblatt generiert werden soll. Sie können dabei auswählen, welche Versionen bzw.
Unterschriften am Deckblatt angezeigt werden sollen.
Bei Ordnern steht nun ebenfalls der Kontextmenübefehl „Extras“ > „Zu Teamroom-Vorlagen
hinzufügen“ zur Verfügung.
In die Zwischenablage kopierte Objekte werden ebenfalls im Verlauf berücksichtigt.
Wenn Sie mehrere Objekte markieren und den Kontextmenübefehl „Umbenennen“ ausführen,
wird nacheinander für jedes markierte Objekt ein Umbenennen-Dialog geöffnet. Bei einem
Klick auf „Abbrechen“ werden alle Änderungen verworfen.
Das Layout der PDF-Übersichten wurde vollständig überarbeitet und entspricht nun dem
Eigenschaftsdialog des Webclients. In den Fabasoft Folio Apps sind die PDF-Übersichten für
den Formfaktor von mobilen Endgeräten optimiert. Selbstverständlich wurde auf die
Barrierefreiheit der PDF-Dokumente geachtet.
Die Hervorhebungsfarbe von Objekten wird nun in allen Listenansichten angezeigt. Festlegen
können Sie die Hervorhebungsfarbe über das Kontextmenü. Wenn Sie auf Bedienungshilfen
angewiesen sind, erhalten Sie über „Grundeinstellungen“ > Registerkarte „Bedienungshilfen“ >
Textalternative für farblich hervorgehobene Felder anzeigen eine textuelle Kennzeichnung. In der
Detailansicht können Sie die Spalte „Hervorhebungsfarbe“ einblenden.
Um Tastaturanwender zu unterstützen, wird der Fokusrahmen aktiviert, sobald eine beliebige
Navigationstaste betätigt wird.
Wenn Sie sich im Arbeitsvorrat befinden und zu den betroffenen Objekten navigieren, bleibt
der Arbeitsvorrat-Kontext erhalten auch wenn Sie die Zurück-Schaltfläche des Webbrowsers
verwenden.
Fabasoft Folio 2019 25 Anmerkungen können nun auch standardmäßig über den Kontextmenübefehl „Extras“ >
„Anmerkungen“ zu Objekten hinzugefügt werden.
In der Detailansicht können bis zu 50 Spalten eingeblendet werden (anstatt 25).
Wenn Sie den Menübefehl „Zwischenablage“ > „Datentabelle“ > „Kopieren“ ausführen, werden,
falls Zeilen markiert sind, nur diese in die Zwischenablage übernommen. Die Reihenfolge, in
der die Zeilen markiert wurden, wird dabei berücksichtigt.
Die neue Objektklasse „CAD-Zeichnung“ ist für folgende Dateitypen vorgesehen: dwg, dwf, dxf,
CATDrawing, CATPart, CATProduct.
Die Objektklasse „Inhalt (unbekannter Typ)“ wurde in „Inhalt“ umbenannt.
Um optimale Spaltenbreiten in Listen sicherzustellen, werden diese standardmäßig dynamisch
anhand der Länge der Werte in den Spalten ermittelt. Wenn Sie die Spaltenbreiten manuell
festlegen oder Voreinstellungen für die jeweiligen Formulare existieren, erfolgt keine
dynamische Breitenanpassung. Sie können jedoch die Breite durch einen Doppelklick auf den
Bereich zwischen zwei Spalten im Spaltenkopf manuell optimieren.
Bei der Eingabe einer Suchanfrage werden nun Vorschläge angezeigt.
Orientierung von Bildern wird berücksichtigt
Wenn bei Bildern die EXIF-Information für die Orientierung vorhanden ist, wird diese bei der
Anzeige der Vorschaubilder berücksichtigt. Das Bild an sich wird dabei nicht verändert.
XPS- bzw. OXPS-Dateien (XML Paper Specification) werden unterstützt und können im
Microsoft XPS Viewer geöffnet werden.
Entsprechend der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) wurden die Diagramme
überarbeitet, um Benutzern mit visueller Beeinträchtigung besser zu unterstützen.
Wenn Sie in einer Liste ein Feld mit F2 bearbeiten, wird durch einen Klick außerhalb des
Bearbeitungsfelds die Änderung gespeichert. Falls der Klick auf einem klickbaren Element
erfolgt, wird zusätzlich die entsprechende Aktion ausgeführt.
Spaltenbearbeitung in der Detailansicht
Sie können die in der Detailansicht eingeblendeten Felder direkt mit F2 bearbeiten, ohne die
Eigenschaften der jeweiligen Objekte öffnen zu müssen. Neben einwertigen Feldern können Sie
jetzt auch mehrwertige Felder (Listen, Aggregate) bearbeiten. Dabei wird ein Overlay zur
Eingabe der Daten geöffnet.
6 Drittprodukt-Integration
Die Drittprodukt-Integration bietet folgende Neuerungen.
6.1 PDF-Dokumente annotieren
Annotierungen, die Sie an einem PDF-Dokument mithilfe eines externen PDF-Viewers anbringen,
können aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene
gespeichert werden. Somit muss das Dokument nicht dupliziert werden, wenn Sie allgemeine
Kommentare mit anderen Teammitgliedern teilen möchten aber zusätzlich persönliche
Anmerkungen nur für Sie einsehbar sein sollen.
Um öffentliche Annotierungen zu erstellen, bearbeiten Sie wie gewohnt das PDF-Dokument (z. B.
Aktion „Bearbeiten“). Im externen PDF-Viewer können Sie die entsprechenden Annotierungen
anbringen und das Dokument wieder speichern.
Fabasoft Folio 2019 26Um persönliche Annotierungen zu erstellen, navigieren Sie in das PDF-Dokument. Über die
Schaltflächen „Kommentarleiste einblenden“ und „Kommentieren“ der PDF-Vorschau können Sie
das PDF-Dokument zur Bearbeitung öffnen. Die im externen PDF-Viewer angebrachten
Annotierungen werden als persönliche Annotierungen gespeichert.
Beachten Sie:
Falls sich der PDF-Inhalt an sich ändert (z. B. durch ein Ersetzen mit einer anderen Datei),
stehen weiterhin die vorhergehenden Dokumente inklusive Annotierungen zur Verfügung. Die
Dokumente können über ein Drop-down-Feld in der PDF-Vorschau ausgewählt werden
Wenn das PDF-Dokument beim Import bereits Annotierungen aufweist, werden diese, wenn Sie
die Kommentarleiste einblenden, in einer öffentlichen Ebene gespeichert und sind somit für
alle Teammitglieder sichtbar.
Wenn Sie ein PDF-Dokument herunterladen, wird der PDF-Inhalt mit den für Sie sichtbaren
Annotierungen versehen.
Bei Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ im Feld Kommentare erlauben
festgelegt werden, ob Annotierungen auf PDF-Dokumenten des Teamrooms angebracht
werden können. Bei PDF-Dokumenten, die nicht Teamrooms zugeordnet sind, sind
Annotierungen immer erlaubt.
6.2 Integration in Microsoft Office
Die Integration in Microsoft Office ermöglicht, Aktionen direkt aus der Anwendung heraus
auszuführen.
Die Domänen- und Kontoauswahl kann direkt im Office-Produkt getroffen werden. Somit können
Sie zum Beispiel sehr einfach mehrere Installationen gleichzeitig nutzen.
6.3 Integration in Microsoft Outlook
Die Integration in Microsoft Outlook bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.
In Microsoft Outlook auf der Registerkarte „Start“ können Sie in der Gruppe „Fabasoft Folio“
über die Schaltfläche „E-Mail hochladen“ die markierten E-Mails in einen Teamroom bzw.
Ordner hochladen. Bei der Auswahl des Ordners ermöglicht Ihnen die Schaltfläche „Ordner
wählen“ auch einen neuen Teamroom bzw. Ordner zu erzeugen.
Fabasoft Folio 2019 27Alternativ können Sie wie gewohnt E-Mails kopieren (Strg + C) und in Fabasoft Folio einfügen
(Strg + V).
Beim Erstellen einer E-Mail steht Ihnen in der Gruppe „Fabasoft Folio“ die Schaltfläche „Zugriff
prüfen“ zur Verfügung. Dadurch können Sie überprüfen, ob die angeführten Empfänger Zugriff
auf die in der E-Mail verlinkten Folio-Objekte haben. Über die Schaltfläche „Jetzt prüfen“ können
Sie manuell die Überprüfung durchführen. Aktivieren Sie die Option „Immer beim Senden
prüfen“, um die Überprüfung automatisiert durchzuführen.
Das Generieren von PDF-Übersichten und das Extrahieren von Metadaten von E-Mails kann
nun unabhängig vom Client direkt in Fabasoft Folio erfolgen. Sie können somit zum Beispiel
eine E-Mail in einem Folio-Netzlaufwerk ablegen und die Metadaten werden dennoch
extrahiert.
In Fabasoft Folio wird bei E-Mails die Wichtigkeit (hoch bzw. niedrig) als Statussymbol angezeigt.
6.4 Kontaktsynchronisation mit Microsoft Outlook
Sie können Kontakte, die Sie in Fabasoft Folio verwalten, mit Microsoft Outlook synchronisieren. Im
Kontextmenü des Fabasoft Folio Benachrichtigungssymbols steht dazu der Befehl „Folio
Adressbuch öffnen“ zur Verfügung (wenn in der Arbeitsumgebung konfiguriert). Ihre
Adressbuchliste wird in Microsoft Outlook unter „Kontakte“ hinzugefügt und automatisch synchron
gehalten. Über den Kontextmenübefehl „Synchronisieren“ des Fabasoft Folio
Benachrichtigungssymbols, können Sie die Synchronisierung auch manuell durchführen.
Hinweis:
Ihre Adressbuchliste finden Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte
Einstellungen“ > „Adressbuch“. Hier können Sie Ihre Kontakte verwalten und weitere
Adressbücher anlegen.
Kontakte können von Fabasoft Folio nach Microsoft Outlook synchronisiert werden jedoch
nicht umgekehrt. Die Kontakte stehen in Microsoft Outlook lesend zur Verfügung.
6.5 Integration in Microsoft Word
Die Integration in Microsoft Word bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.
Schaltflächen
Sie können direkt von Microsoft Word aus, Aktionen in Fabasoft Folio durchführen. Dazu steht
Ihnen die Registerkarte „Fabasoft Folio“ zur Verfügung, die abhängig vom Kontext die
entsprechenden Aktionen anbietet.
Öffnen
Sie können ein Dokument in Fabasoft Folio auswählen und in Microsoft Word öffnen.
Hochladen
Wenn das aktuelle Dokument nicht über Fabasoft Folio geöffnet wurde, kann dieses in Fabasoft
Folio hochgeladen werden. Sie können einen Speicherort in Fabasoft Folio auswählen und die
Bearbeitung direkt fortsetzen, ohne das Dokument schließen zu müssen.
Hinweis: In Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel stehen Ihnen auf der Registerkarte „Fabasoft
Folio“ ebenfalls die „Öffnen“- und „Hochladen“-Schaltflächen zur Verfügung.
Formulare und Felder
Fabasoft Folio 2019 28Wenn Sie bei einem Word-Dokument ein benutzerdefiniertes Formular hinterlegen, können Sie die
von Ihnen definierten Eigenschaften als aktualisierbare und änderbare Felder (abhängig vom
Eigenschaftstyp) im Word-Dokument einfügen. Dazu steht in Microsoft Word auf der Registerkarte
„Fabasoft Folio“ die Schaltfläche „Feld einfügen“ zur Verfügung.
Folgende Eigenschaftstypen sind im Word-Dokument bearbeitbar:
Ganzzahl
Zeichenkette (auch mehrzeilig)
Datum
Datum und Zeit
Boolesche Eigenschaft
Aufzählung
Die weiteren Eigenschaftstypen werden als nur lesbare Felder dargestellt.
Hinweis:
Beim Speichern des Inhalts werden in der PDF-Ansicht die Felder automatisch aktualisiert,
unabhängig davon ob die PDF-Ansicht am Server oder am Client generiert wird.
Auf der Registerkarte „Inhalt“ des Word-Dokuments können Sie in der Eigenschaft PDF-Inhalt
bei Datenänderung aktualisieren festlegen, ob auch bei Änderungen der Metadaten die PDF-
Ansicht am Server neu generiert wird. Somit werden Felder, die sich auf die Metadaten des
Dokuments beziehen, mit aktualisierten Werten dargestellt.
Die Eigenschaften Letzte Unterschrift, Letzte Unterschrift am/um, Letzte Unterschrift von und
Bemerkung der letzten Unterschrift können als Felder in Word-Dokumenten eingefügt werden.
Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Formular mit Basisklasse „Container mit Benutzerdaten“ bzw.
„Room mit Benutzerdaten“ erzeugen, können Sie zusätzlich festlegen, ob es sich um eine Akte
handelt. Bei den untergeordneten Objekten wird der Bezug zur Akte gespeichert. Dadurch ist
es zum Beispiel möglich, dass die Eigenschaften der Akte auch als Felder in Microsoft Word zur
Verfügung stehen.
PDF-Ansicht
Sie haben die Möglichkeit, dass die PDF-Ansicht von Microsoft Office-Dokumenten lokal generiert
wird. Dies hat den Vorteil, dass die Abbildungstreue zwischen Dokument und PDF-Dokument viel
besser gewährleistet ist, wenn am Konvertierungsserver statt Microsoft Office nur LibreOffice zur
Verfügung steht.
Ob Sie die PDF-Ansicht am Arbeitsplatz oder am Konvertierungsserver generieren wollen, können
Sie in den Optionen des Fabasoft Folio Clients einstellen. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü des
Benachrichtigungssymbols des Fabasoft Folio Clients und klicken Sie auf „Optionen“. Auf der
Registerkarte „Inhalt“ können Sie Folgendes festlegen:
Dokumente
PDF-Ansicht am Arbeitsplatz erzeugen
o Microsoft Word
o Microsoft Excel
o Microsoft PowerPoint
o Microsoft Visio
Fabasoft Folio 2019 297 Fabasoft Folio Client
Der Fabasoft Folio Client bietet Ihnen folgende neuen Möglichkeiten.
7.1 Benutzeroberfläche
Durch einen Klick auf das Benachrichtigungssymbol des Fabasoft Folio Clients gelangen Sie zur
Übersicht über die zuletzt verwendeten Dokumente.
Kopfzeile
Wenn Sie mit mehreren Installationen arbeiten, können Sie über die Kopfzeile zwischen diesen
wechseln. Durch einen Klick auf das Fragenzeichen, wird der Support-Dialog geöffnet. Über das
Zahnradsymbol gelangen Sie zu den weiterführenden Optionen.
Fußzeile
In der Fußzeile können Sie die Synchronisierung erstmalig starten bzw. sehen Sie den aktuellen
Status der Synchronisierung. Durch einen Klick auf den Synchronisierungsstatus können Sie die
Synchronisierung pausieren.
Dokumentübersicht
Die offenen, zuletzt bearbeiteten, umbenannten, heruntergeladenen bzw. hochgeladenen
Dokumente werden chronologisch angezeigt. Tritt ein Fehler beim Synchronisieren auf, wird
die betroffene Datei mit einem roten Hintergrund dargestellt.
Über das Kontextmenü des jeweiligen Dokuments können Sie
o bei einem synchronisierten Dokument den Windows Explorer öffnen,
o den Fabasoft Folio Webclient mit dem Dokument öffnen bzw.
o den Link auf das Dokument in die Zwischenablage kopieren.
7.2 Fabasoft Folio Client auf Ubuntu
Der Fabasoft Folio Client ist nun auch auf Ubuntu verfügbar. Somit können Sie auch unter Ubuntu
bequem über das Benachrichtigungssymbol Einstellungen treffen und die zuletzt verwendeten
Dokumente anzeigen.
Fabasoft Folio 2019 30Sie können auch lesen
