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Wie Du Deine Planungseffizienz steigerst Wie Du Deine Planungseffizienz trotz ständiger Grundrissänderungen und fehlender Entscheidungen des Auftraggebers steigern kannst. Und wie Du dabei als aktiver Projekttreiber wahrgenommen wirst. Andreas Scheibe
Der TGA-Planungsleitfaden Herzlichen Glückwunsch – die Tatsache, dass Du diese Zeilen liest, macht Dich bereits jetzt schon zu einem Gewinner. Du hast verstanden, dass das Schaffen von Standard-Planungsprozessen nicht unmöglich, sondern Deine absolute Pflicht ist, um Deine Projekte erfolgreich durchzuführen. Du möchtest den Planungsprozess als produktiver und professioneller Partner mit Deinem Auftraggeber zusammen leben. Ihr strebt beide gemeinsam den geschuldeten Werkerfolg an, indem die vereinbarten Qualitäten, Termine und Kosten eingehalten werden. Wir haben dieses Dossier zusammengetragen, um Dich zu inspirieren und Dir anhand von 3 Fallstudien zu zeigen, wie wir einige unserer Klienten dazu gebracht haben, innerhalb von kurzer Zeit individuelle Standard-Planungsprozesse mit unseren Systemen zu etablieren. Das Ziel unserer Zusammenarbeit sind Umsatzrenditen > 20% pro Jahr! Das erreichen wir durch standardisierte Arbeitsabläufe und gleichbleibende und nachhaltige interne Qualitätsstandards. Unsere digitale Unternehmensberatung ist darauf spezialisiert, Ingenieurbüros im Bereich Sanitär, Heizung, Klima, Elektro, Sprinkler und Lüftung zu mehr Projekterträgen und zu weniger Stress mit mehr Gelassenheit zu verhelfen. Unsere Klienten fallen in diese Kategorien ► Ingenieurbüros aus dem Bereich Sanitär, Heizung, Klima, Elektro, Sprinkler und Lüftung ► Generalplaner und Freiberufler ► Geschäftsbereiche unserer Klienten: Gewerbebau, Generalunternehmergeschäft, Industrie, öffentliche Auftraggeber, Krankenhäuser, klassisches B2B-Geschäft „Wenn Du folgende Situationen kennst, dann sollten wir miteinander sprechen“ Du hast einen unstrukturierten Planungsablauf: Deine Projektleiter arbeiten weder zielgerichtet noch strukturiert und am Ende fällt Dir alles auf die Füße. Deine Projektleiter beschäftigen sich mit unwesentlichen Aufgaben anstatt zum Ergebnis zu kommen. Die unzähligen Nachfragen und Änderungswünsche des Auftraggebers bringen Dich in Termindruck. Du schlägst Dich mit unzähligen Schnittstellen herum, was Dich nur Zeit kostet. Der Architekt sendet kurz vor Abgabe der nächsten Leistungsphase noch neue Pläne und Du kannst alles neu planen. Häufigster Fehler: Du rechnest Wiederholungsleistungen und Leerlaufzeiten nicht ab. 2
Fallstudie 1 – in drei Jahren von 40 auf 80 Mitarbeiter wachsen Ein mittelgroßes Ingenieurbüro mit insgesamt 40 Mitarbeitern kam im August 2019 mit der Intention zu uns die vorhan- denen internen Strukturen zu standardisieren und die Mitarbeiter auf Wachstumskurs vorzubereiten und zu begleiten. Der Unternehmer hat die Entscheidung getroffen größere und langfristig planbare Projekte durchzuführen, um eine gewisse Auslastung in der Industrie zu erzielen. Damit bliebe Zeit für qualitatives Wachstum und den Aufbau von einer weiteren Niederlassung. Der Umgang mit fehlenden Entscheidungen des Auftraggebers und sich ständig ändernden Architekturgrundris- sen bis in die Ausschreibungsphasen führten zu massiven Projektrisiken. Das Ziel der Projektbegleitung war es, dem Unternehmen zu zeigen, wie es sich als professioneller Projektpartner in Großprojekten positionieren kann. Ausgangssituation des Klienten ► Ingenieurbüro mit 40 Mitarbeitern ► Auf der Suche nach einer skalierfähigen Lösung, mit der sich planbare Erträge für Wachstum erzielen lassen, ohne ständig alles selbst zu korrigieren ► Keine Erfahrung im Aufbau von einer Niederlassung in einem anderen Bundesland ► Fehlende Klarheit über die Störfaktoren, welche im Nachhinein den kalkulierten Projektertrag schnell schrumpfen lassen ► Einarbeitungsschwierigkeiten von jungen Kollegen (Eigenständigkeit nicht vorhanden, fehlende Zeit zum Heranführen) ► Führungskräfte gab es keine, denn alle waren 100% im operativen Projektgeschäft Diese Probleme und Herausforderungen sind typisch für viele wachstumsorientierte Planungsbüros, die aufgrund voller Auftragsbücher über die nächsten 2 Jahre ihre Organisation nachziehen müssen. 3
Unser 5-Schritte-Plan zum Klientenerfolg Gemeinsam wurden folgende Maßnahmen mit dem Klienten umgesetzt: 1. Analyse der Projektabläufe durch digitale Konferenzen und Training-on-the-Job per Live-Call: Auf dieser Basis entwickelten wir gemeinsam Formulare und Ablagesysteme, die den 80%igen Standardablauf abbilden. 2. Implementierung eines internen Planungs-Ablaufprozesses: Andreas Scheibe schrieb für den Klienten einen Prozess für die Anforderung von Entscheidungen seitens der Auftraggeber, welcher die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und Auftragnehmer kooperativ vereinbart. 3. Aufsetzen und Automatisierung von Qualitätsprüfung und Pre-Checks der Vorleistungen (Statiker, Architekt, Brandschutz, Behörden): Gemeinsam mit dem Team des Unternehmers wurden Standardbriefe geschrieben und aufgesetzt, die den Auftraggeber und andere Fachbeteiligte in die Pflicht nehmen, die Vorleistungen zu erbringen. Auf diese Weise konnten Projektrisiken zu Beginn minimiert und Zeit für ergebniswirksame Tätigkeiten gewonnen werden. 4. Entwicklung der Nachtragsprozesse: Mit unseren Experten aus dem Baurecht wurden Leitlinien entwickelt, mit denen sofort spürbare Ergebnisverbesserungen für Änderungs- und Zusatzleistungen erzielt wurden. Damit war es selbst für den Anfänger im Planungsablauf möglich, sofort Ertragssteigerungen zu erzielen. 5. Aufbau eines Quality-Gates: Hier werden intern Unterlagen vorgestellt und präsentiert, bevor diese offiziell dem Auftraggeber vorgestellt werden. Langzeitresultat der Zusammenarbeit In den ersten drei Monaten nach Einführung der Standards konnten freigewordene Kapazitäten für die Entwicklung neuer Führungskräfte aufgewendet werden, um eine neue Ebene der Qualitätssicherung einzuführen. Ein erster Blick auf die Nachkalkulation zeigt, dass der erzielte Planungsstundensatz eines Planungsingenieurs knapp über 100 € pro Stunde liegt, anstatt wie bisher zwischen 60-70 € pro Stunde. www.tga-planungsleitfaden.de Durch das etablierte System erzielte der Klient eine Steigerung der Umsatzrendite um +5,4% im Geschäftsjahr 2019. 4
Fallstudie 2 - Klare Struktur kennen und umsetzen! Das hier beratene Unternehmen ist Teil einer international tätigen Unternehmensgruppe im Industriesektor. Es führt seit Jahrzehnten Großprojekte durch. Dabei wechseln sehr häufig die Projektleiter und Führungskräfte, da der Druck und Stress in komplexen Planungsprojekten immer stärker wird und teilweise immens ist. Großprojekte wurden zuvor immer so abgewickelt, wie es die jeweilige Führungskraft kannte - das bedeutet, dass wieder und wieder ein neuer individueller Planungsprozess kreiert wurde und unter großem Aufwand und hohen Kosten Informationen im Unternehmen gesucht werden mussten. Die dadurch generierten Projekterträge schwankten stark und waren mitunter sporadisch negativ und erlaubten keine unternehmerische Planungssicherheit. Das Unternehmen kam mit folgender Zielsetzung zu uns in die Beratung: ► Die Projektingenieure sollen zielgerichtet und strukturiert arbeiten und nicht am Ende Nachtschichten schieben ► Es sollen Standards definiert werden, die auch komplexe Projekte in klare und immer wiederkehrende gleiche Einzelschritte aufgliedern ► Es soll nicht schon wieder an der Umsetzung scheitern. Ein neuer Ablauf soll wirklich gleich gelebt werden. Anforderungen dieser Art hören wir sehr häufig von Unternehmen, die bereits viele Jahre am Markt aktiv sind, bisher aber weniger oder gar nicht auf Störungen im Planungsprozess reagiert haben. 5
Ablaufprozess in gestörten und komplexen Planungsprozessen innerhalb der HOAI-Leistungsphasen Diese Fallstudie zeigt sehr gut, dass es in nahezu jedem Bauprojekt möglich ist, zeitsparende Aktivitäten zu realisieren und Zeitreserven zu erarbeiten, um am Ende des Projektes einen vernünftigen Projektertrag zu realisieren. Dieser Ablauf orientiert sich an HOAI, VDI, VOB und BGB, d.h. an den Leitplanken des Baurechts und dessen bereitgestellten Methoden. Nachdem der Ablaufprozess gemeinsam mit dem Klienten konzipiert wurde, bestand die Hauptaufgabe darin, einen effektiven Umsetzungsprozess in Gang zu bringen und ein Team zu entwickeln, welches die Potentiale in (schieflaufenden) Projekten realisieren kann. Entwickelt und umgesetzt wurde folgende Strategie: Aufgrund des implementierten Prozesses konnte das Unternehmen erstmals ein 6-stelliges Plusprojekt generieren. Dabei entwickelte sich das Unternehmen von einem passiven Projektpartner zu einem proaktiven Projekttreiber und damit zu einem professionellen Partner. Dazu konnte das Projektteam täglich Fragen stellen, die wir mit unserem Team beantwortet haben, sodass die Umsetzung einfach gelang. Langzeitresultat der Beratung In den ersten 5 Monaten seit Startzeit des (Entwicklungs-)Projektes wurden über 480 Stunden an Zeiten mit diesem Programm reduziert, da man sich auf die ergebniswirksamen Planungstätigkeiten nach einem Leitfaden konzentrierte. Für den Klienten bestand das größte AHA-Erlebnis darin, dass er nun mit wenig Aufwand und einem professionellen Standardablauf sehr gute Qualität erzielen kann. Dabei reduzierte er das Risiko von Verlustprojekten erheblich. Die Informationen werden unternehmensweit gleich organisiert, sodass sie schnell, jederzeit und von jedem abrufbar sind. 6
Fallstudie 3 - Ablenkungen im Tagesgeschäft durch Bauablaufstörungen Das Unternehmen aus Baden-Württemberg ist eine durchschnittlich erfolgreiche deutsche Zweigniederlassung einer internationalen Bürogruppe und im B2B Markt mit dem Schwerpunkt Rechenzentren und Industriekühlung tätig. Der Klient hat vermehrt Schwierigkeiten in komplexen und lang dauernden Planungsprozessen über 1-3 Jahre die Einhaltung der geplanten Stunden sicherzustellen. Einarbeitungseffekte und „just-in-time“ Arbeitsaufträge zwischendurch schaden dem Projektergebnis monetär aber auch qualitativ. Seine Projektleiter haben keine Ahnung, wie sie mit den latenten Störungen umgehen. Sie sind somit immer für den Auftraggeber da, anstatt Grenzen und Fristen zu setzen und vollständige Vorleistungen einzufordern, und erst dann irgendwelche Arbeiten auszuführen. Der Unternehmer wollte seine Projektleiter (PL) und Planer darin schulen, wie Planungsabläufe effizient ablaufen können: ► Die PL wurden in den Bereichen HOAI-Grundleistungen, Plantiefen und zu liefernde Berechnungen geschult, sowie die Erstellung von Leistungsverzeichnissen und deren Problematik bei Unklarheiten und Unvollständigkeiten ► Bessere Priorisierung von Aufgaben und dadurch Erzeugung einer hohen Terminverlässlichkeit bei Fristabgaben (effektiveres Zeitmanagement) ► Projekte schlanker und stringenter aufstellen, damit unnötige Reibungsverluste minimiert werden und damit der Stresspegel bei den Mitarbeitern dauerhaft sinkt Viele Ingenieurbüros wünschen sich, Ihre Projekte in irgendeiner Form wirtschaftlicher und tiefgehender durchführen zu können - wir konnten auch hier weiterhelfen. 7
Möglichkeiten für steigende Projektrenditen Grundsätzlich ist es möglich, nahezu jedes Projekt - das zum größten Teil aus fehlenden Entscheidungen des Auftraggebers und Standards besteht - zu professionalisieren. Gerade in Industrieprojekten und bei öffentlichen Aufträgen ist es extrem wichtig darauf zu achten, dass alle Schnittstellen koordiniert und die Vorleistungen der anderen Fachbeteiligten in entsprechender Qualität (vollständig und mangelfrei) vorliegen. Wir haben die Mitarbeiter darin gecoacht, wie sie die 4 wesentlichen Schritte umsetzen, um die Abarbeitung innerhalb der Leistungsphasen (LPH) in den Projekten zu verbessern. 1. Standardisierung der Grundleistungen innerhalb der beauftragten Leistungsphasen (Wann setze ich welche Tools ein? In welcher LPH muss ich welche Planqualität liefern?) 2. Professionelle Ablaufplanung ab Vertragsunterzeichnung 3. Klare Schnittstellengespräche zur LPH8 und zu externen HOAI-Bauleitern 4. Erstellung vollständiger und eindeutiger Leistungsverzeichnisse Langzeitresultat der Beratung Das Unternehmen hat seinen eigenen Leitfaden entwickelt und kommuniziert diesen auch professionell nach außen zu seinen Auftraggebern und Projektbeteiligten. Die Produktivität der Planer ist gestiegen, was sich in nachkalkulierten Stundensätzen von teilweise über 400 € pro Stunde niederschlägt. Die Mitarbeiter sind sensibel zu Planänderungen und sonstigen Änderungen der Beteiligten, melden entsprechende Kosten und Entscheidungsvorlagen an. Der Fokus liegt deutlich auf den eigenen Leistungen, die nun tiefergehend und mit guter Qualität „raus“ gehen. 8
Zusammenfassung und Fazit In den vergangenen 48 Monaten haben wir uns mit über 80 Unternehmen zusammengetan und daran gearbeitet, genau dies möglich zu machen. Es braucht keine Vorkenntnisse im Baurecht, Architektenrecht, Vergaberecht oder der Betriebswirtschaftslehre, um mit uns Deinen Durchbruch zu schaffen. Du kannst direkt im laufenden Projekt mit den ersten kleinen Schritten beginnen, um die hier gezeigten Ergebnisse zu realisieren. Was jedoch unabdingbar ist, ist vor allem eine Sache: Setze auf bewährte Strategien durch echte Experten, um Deine Lernkurve dramatisch abzukürzen und in kurzer Zeit spürbare Ergebnisse in Deinen Projekten zu erzielen! Egal, ob Dein Ziel „Steigerung der Umsatzrendite“, „Steigerung der Planungsqualität“ oder „Optimierung der internen Prozesse“ ist - mit großer Wahrscheinlichkeit können mein Team und ich Dich dabei unterstützen, Deine individuellen geschäftlichen und persönlichen Ziele als Unternehmer im Bereich der Technischen Anlagen zu realisieren. „Der größte Mehrwert für mich ist, dass meine Mitarbeiter anhand von den Videos, Checklisten und dem Input aus den Live-Calls die Prozesse selbstständig ausarbeiten können, ohne dass sie ständig zu mir kommen müssen und fragen wie geht das und das. Sie haben einen anderen Ansprechpartner und ich bin dadurch entlastet.“ Verena Berndt - Geschäftsleitung IBB – Ingenieurbüro Verena Berndt „Die schrittweise Umsetzung der Standards des TGA-Planungsleitfadens wird zu einer dauerhaft effizienteren Bearbeitung unserer Projekte führen. Mit der Einführung können wir den Projektablauf standardisieren und die Qualität unser Planungsleistung weiter optimieren.“ Roger Kraune - Geschäftsführer TGW Planungsgesellschaft für Gebäudetechnik mbH 9
Starte jetzt Dein persönliches Coaching und Consulting und implementiere hochprofessionelle Standard-Abläufe für Deine Planungsprojekte im Bereich der Technischen Ausrüstung und automatisiere damit Deine Prozesse, steigere Deine Effizienzen und schaffe mehr Gelassenheit für alle Deine Mitarbeiter. Lerne durch unsere 1:1 Vorlagen wie Du Dein Ingenieurbüro weiter entwickelst, aufbaust oder aber übernimmst und Du Dich durch hochprofessionelle Projektabläufe in Deinen Bauprojekten als proaktiver Projektpartner positionierst, die Dir wiederum weitere Aufträge durch Empfehlungen generieren werden. Besuche unsere Seite und vereinbare Dein kostenloses Erstgespräch: www.tga-planungsleitfaden.de „Kompetente, sehr praxisorientierte Begleitung. Absolut jedem zu empfehlen, wer die Struktur von komplexen Abläufe verbessern will. Viele inspirierende und informative Inhalte in einer sehr angenehmen Kommunikation, die das entsprechende Thema auf den Punkt bringt. Tolle unkomplizierte Zusammenarbeit und super Unterstützung bei allen anfallenden Fragen und Abläufen.“ Friedhelm Henze - Geschäftsführer Ingenieurbüro Becker und Henze GmbH & Co. KG Presseartikel: 10
Wie sieht eine Zusammenarbeit aus? Wir verstehen uns als digitale Unternehmensberatung für professionelle Bauabläufe. Das heißt, wir arbeiten mit unseren mehr als 115 Klienten virtuell über das Internet zusammen. Über Messenger-Gruppen, Live-Calls und über unsere Online-Trainingsplattform, auf der Du auch alle Checklisten und Vorlagen findest, die Du brauchst. Dies ermöglicht eine orts- und teilweise zeitunabhängige Kommunikation. So können wir unseren Klienten jederzeit dann helfen, wenn diese gerade vor einem Problem sitzen. Umsetzung durch kleine Schritte und Erreichbarkeit Wir haben festgestellt, dass die Mitarbeiter bei einer Inhouse-Beratung stark motiviert sind und dennoch nicht in die Handlung kommen. Die geballte Menge an Informationen kann nicht sofort umgesetzt werden. In der Praxis kommen erst die Fragen, aber dann ist kein Ansprechpartner mehr da. Und nach zwei Wochen holt einen das Tagesgeschäft wieder ein. Um diese Herausforderungen zu lösen haben wir uns bewusst für dieses System entschieden. Nur so kommen Deine Mitarbeiter und Du in die Umsetzung, denn wir stehen sofort für Feedback und Fragen zur Verfügung, genau dann, wenn Unterstützung gebraucht wird. Wir begleiten eure Entwicklung in kleinen Schritten, setzen jede Woche einen neuen Baustein gemeinsam um. Und wir stehen Euch jederzeit für Rückfragen zur Verfügung. Erfahrungsaustausch steigert Motivation Wir wissen, dass Selbstständigkeit und Unternehmertum im Handwerksbereich oft einsam machen können. Deshalb legen wir viel Wert darauf, Dich mit anderen Teilnehmern unserer Trainings zu verknüpfen, sodass Du die Chance hast, Erfahrungen auszutauschen und Dich von den Erfolgen anderer motivieren zu lassen. Mindset steigert Selbstsicherheit Übrigens: Wir arbeiten mit Dir nicht nur an Deinem Unternehmen, sondern vor allem auch an Deinem unternehmerischen Denken und Deinem Mindset. Sollten Dich mentale Blockaden davon abhalten, das Training richtig umzusetzen oder solltest Du Ängste davor haben Dich als proaktiver Projektpartner in Bauprojekten zu positionieren, Dich mit der Technik zu beschäftigen oder mit kühlem Kopf in Verhandlungsgespräche hinein zu gehen, dann werden wir daran mit Dir arbeiten. Als erfahrene Unternehmer wissen wir, dass mit jeder neuen Stufe, die Du in Deinem Geschäft erreichst, auch gegebenenfalls wieder neue Probleme entstehen können. Einige unserer Teilnehmer steigern beispielsweise in kurzer Zeit so stark die Projektrenditen, dass sie vor vollkommen neuen Herausforderungen stehen, wie z.B. dem Aufbau eines Projektteams oder dem Aufbau von strukturierten Geschäftsprozessen, die es ihnen erlauben, sich aus dem operativen Geschäft zurückzuziehen. Mach Dir bitte um diese Dinge keine Sorgen. Andreas Scheibe hat mit seinem Team in den vergangenen 36 Monaten zahlreiche Klienten vom Einzelkämpfer bis hin zum 200-Mann-Betrieb begleitet und weiß genau, welche Probleme auf Dich zukommen werden und wie sie zu lösen sind. Wir lassen unsere Teilnehmer und Alumni nie mit ihren Problemen alleine und sind immer ansprechbar für diese. Willst Du erfahren, wie es sich anfühlt, diese Reise zu machen? Dann vereinbare jetzt Dein kostenloses Erstgespräch! 11
Wie kann ich mit Continu-ING zusammenarbeiten? Schritt 1: Erstgespräch vereinbaren Vereinbare auf www.tga-planungsleitfaden.de Dein kostenloses Erstgespräch. Schritt 2: Dein Erstgespräch Einer unserer Mitarbeiter meldet sich zu Deinem Wunschtermin bei Dir und geht mit Dir einige Fragen zu Deinem Unternehmen und Deinen Potentialen durch. Wenn alles passt, vereinbaren wir gemeinsam ein weiteres kostenloses Strategiegespräch mit einem unserer Experten. Schritt 3: Dein Strategiegespräch In einem kostenlosen 1-stündigen Strategiegespräch mit einem unserer Experten besprechen wir dann unsere gemeinsame Strategie wie wir Dir genau helfen können und machen Dir ein individuelles Angebot. Am Ende des Gespräches kannst Du Dich dafür entscheiden, ob Du diese Strategie alleine oder mit unserer Hilfe umsetzen willst. Ziel ist es mit Dir gemeinsam eine Strategie für die Weiterentwicklung Deines Unternehmens zu erarbeiten. Um eine solche Strategie optimal vorbereiten zu können, brauchen wir ein paar Informationen von Dir zu Deiner aktuellen Ist-Situation. Vor allem Deine aktuellen Schmerzpunkte und Herausforderungen, an denen wir gemeinsam arbeiten wollen. „An die Spitze zu kommen ist das Eine. Aber an der Spitze zu bleiben ist das Andere. Dazu bedarf es extrem viel Konsequenz, Glauben, Durchhaltevermögen und wirklich ganz hohes Anspruchsdenken.“ Viktoria Schnaderbeck Spielführerin der österreichische Fußball-Nationalmannschaft und Mindset-Coach in unserem Team 12
ERFAHRE WIE DU ALS INGENIEURBÜRO IN DER TGA DEINE PLANUNGSEFFIZIENZ DURCH KONSEQUENTES UMSETZEN VON STANDARDS UND PROZESSEN ERHÖHST. Vereinbare jetzt Dein kostenloses Erstgespräch: www.tga-planungsleitfaden.de 13
Haftungsausschluss: Das hier sind alles echte Klienten von uns, die ihre echte Meinung teilen. Niemand wurde in irgendeiner Form für diese Inhalte belohnt. Ich kann Dir keine Ergebnisse garantieren. All diese Unternehmen und Menschen haben hart für die Ergebnisse gearbeitet und sich diese wirklich verdient. Wie auch Du diese Erfolge erreichen kannst, besprechen wir vorher 1:1 innerhalb eines kostenlosen Beratungsgespräches, in dem wir einen gemeinsamen Lösungsansatz für Deine individuelle Situation erarbeiten. Hinweis: Die Angebote und Inhalte richten sich ausdrücklich nur an Gewerbetreibende & Unternehmer im Sinne des §14 BGB. 14
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