Wie Sie Ihr Unternehmen bargeldlos führen - Veröffentlicht Okt 2021 - Payhawk
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Veröffentlicht
Okt 2021
E-BOOK
Wie Sie Ihr Unternehmen
bargeldlos führen
Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Inhaltsübersicht
Page 2 Eine bargeldlose Zukunft?
Page 2 Auf einen Blick: Bargeldlose Volkswirtschaften
Mobile Zahlungen
Bargeldlose Einkäufe der Verbraucher
Bargeldlose Einkäufe von Unternehmen
Page 7 Wie A.T.U seinen Betrieb digitalisiert hat
Page 9 Wie Luxair Bargeld bei den Reiseleitern
abschaffte
Page 11 Warum Ihr Geschäft bargeldlos arbeiten sollte
Page 12 Bargeldlos werden: Eine Checkliste für
Ihr Geschäft
Die Komplettlösung
für alle Unterneh-
mensausgaben
Payhawk vereint Kreditkarten, Zahlungen, Ausgaben
und Bargeld zu einer integrierten Lösung.
Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Eine bargeldlose Zukunft?
Der Druck ist groß, wenn es darum geht, bargeldlos zu bezahlen. Und das macht
Sinn. Bargeldlose Unternehmen in bargeldlosen Volkswirtschaften können effizien-
ter, unkomplizierter, sicherer und nachhaltiger sein.
Für Verbraucher war digitales Bezahlen noch nie so einfach wie heute, aber kann
man das auch für Unternehmen sagen? Es geht auf jeden Fall in diese Richtung
- und zwar schnell. Dank neuer und ständig innovativer Technologien ist die Um-
stellung auf bargeldlose Zahlungen sowohl für Kunden als auch für Anbieter eine
Selbstverständlichkeit geworden.
Für die meisten Unternehmen wird der bargeldlose Zahlungsverkehr der Weg sein,
um Geschäfte zu machen. Aber ist die Welt schon so weit?
Auf einen Blick:
Bargeldlose Volkswirtschaften
Überall auf der Welt sind Regierungen damit beschäftigt, bargeldlose Wirtschaften
zu fördern, insbesondere seit Beginn der Pandemie. Einige Experten glauben sogar,
dass die Mehrheit der Weltwirtschaft in weniger als fünf Jahren bargeldlos sein
wird, allen voran Schweden, Kanada, Hongkong, Singapur, Neuseeland, Japan und
Australien1.
Aber werfen Sie Ihr Portemonnaie noch nicht in die Tonne. Die Europäische Zentral-
bank (EZB) hat klargestellt, dass Bargeld für die Zwecke der finanziellen Integration
in der Eurozone immer verfügbar sein wird. Bargeld ist das einzige Zahlungsmittel,
zu dem jeder Zugang hat.
James Andrews, 2021, Cashless Countries, Money.co.uk, accessed 6 October 2021.
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Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Im Jahr 2009 befragte die EZB mehr als 40 000 Personen in 17 Ländern der Eu-
rozone. Dabei zeigte sich, dass 73 % der Menschen bei Peer-to-Peer- (P2P) und
Point-of-Sale- (POS) Zahlungen Bargeld gegenüber bargeldlosen Zahlungsmitteln
vorziehen. Aber hat die Pandemie diese Zahlen verändert?
Die Zahlen im Vereinigten Königreich:
• 9 von 10 Personen besitzen eine Debitkarte
• 67% der Menschen besitzen eine Kreditkarte
• Laut LINK2-Prognosen werden bis 2028 nur noch 9% der Transaktionen bar
abgewickelt
Abbildung 1. Zahlungsvolumen im Vereinigten Königreich, 2009-2019 (Millionen)
25.000
20.000
Number of payments (millions)
15.000
10.000
5.000
0
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019
Cash Cheque Direct Debit
Standing Order Bacs Direct Credit Faster payments and other remote banking
Credit/charge/purchasing card Debit Card Other
(Quelle: UK Finance, Juni 2020, UK PAYMENT MARKETS SUMMARY 2020)
In Deutschland hingegen gilt “Nur Bares ist Wahres” das Äquivalent zu “Cash is
King”. Bis jetzt. Laut einem Bericht von Euromonitor2 werden im Jahr 2020 zum
ersten Mal in der Geschichte mehr Kartenzahlungen als Bargeld getätigt. Die
Pandemie war nicht der einzige Faktor, der das Verhalten der Deutschen bei der
Kartennutzung verändert hat. Auch die Verschärfung des Datenschutzes bei Kar-
tentransaktionen war ausschlaggebend für diesen monumentalen Wandel.
Dänemark, Schweden und Norwegen könnten unterdessen zu den ersten eu-
ropäischen Ländern gehören, die eine bargeldlose Wirtschaft haben. In Schweden
werden nur noch 9 % der Transaktionen mit Bargeld abgewickel4. In Frankreich,
Euromonitor, 2020, Card to Exceed Cash Payment in Germany for the First Time in History, accessed 5 October 2021.
3
4
Swedish Central Bank, 2020, Payments in Sweden, 2020, accessed 11 October 2021
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Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Spanien und Griechenland sind Münzen und Scheine nach wie vor die bevorzugte
Zahlungsmethode.
Mobile Zahlungen
Bargeldlose Volkswirtschaften sind nur dank der mobilen Zahlungsoptionen
möglich, die Verbrauchern und Unternehmen zur Verfügung stehen. Seit 2019 ist
der Transaktionswert digitaler und mobiler Zahlungen in Europa um über 30 %
gestiegen5, was zum Teil auf die Verbreitung von Smartphones und den Ausbau von
4G/5G-Verbindungen in Europa zurückzuführen ist.
Die Technologie, die bei mobilen Zahlungen verwendet wird, unterscheidet sich je
nach POS, Zahlungsart und ob es sich um B2C oder B2B handelt. Die wichtigsten
Arten sind:
• Kontaktlose Kartenzahlungen (Karten-Tokenisierung), die in Ihrem E-Wallet enthalten sind,
wie Google Pay, Apple Pay oder Samsung Pay. Als Verbraucher können Sie diese kontaktlosen
Zahlungen einfach mit Ihrer persönlichen Karte verbinden und unterwegs bezahlen. Bei ges-
chäftlichen Einkäufen können Sie oder Ihre Mitarbeiter auf ähnliche Weise vorgehen, indem sie
eine Finanzsoftware wie Payhawk verwenden. Payhawk ist beispielsweise in die Optionen für
kontaktlose Zahlungen integriert, so dass Mitarbeiter mit ihrer Firmenkarte über ihr Telefon be-
zahlen und ganz einfach physische oder digitale Quittungen sammeln und eingeben können.
Kontaktlose Kartenzahlungen sind sicherer als die Verwendung physischer Karten, da die Hän-
dler keinen Zugriff auf Ihre Bankkonto- oder Kreditkartendaten haben.
• Mobile Zahlungs-Apps wie PayPal, Paym oder Bizum
• MMobile Banking-Apps wie Revolut, N26, BNext oder Barclays
• Quick Response (QR)-Zahlungen: eine Alternative zur Eingabe von Kartendaten an einigen
E-Commerce-Kassen
Es gibt auch Super-Apps, die mobile Zahlungen als Teil einer Multifunktionslösung
beinhalten; diese werden meist in Asien entwickelt und umfassen WeChat, AliPay
und Kakao. Im September dieses Jahres kündigte PayPal6 die Veröffentlichung sein-
er Super-App an, die direkte Einzahlungen, die Bezahlung von Rechnungen, eine
digitale Geldbörse, Peer-to-Peer-Zahlungen, Shopping-Tools, Kryptowährungen und
Sparfunktionen umfasst. Die erste europäische Super-App für das Jahr 2021 ist
noch in der Entwicklung.
Vijay Kanade, 2021, Europe to Witness a Significant Spike in Digital Payments, toolbox.com, accessed 4 October 2021.
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6
Grace Broadbent, 2021, PayPal’s super app dreams come to fruition, setting it up for strong cross-promotion possibilities,
businessinsider.com, accessed 4 October 2021.
4Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Bargeldlose Einkäufe der Verbraucher
Square, ein amerikanischer Anbieter von digitalen Zahlungsmitteln, gab bekannt,
dass sich die Zahl seiner Kunden, die bargeldlos zahlen, in den USA, Australien,
Kanada und dem Vereinigten Königreich von Februar 2020 bis Februar 2021 mehr
als verdoppelt hat. Ein weiterer Nacheffekt von Covid-19 könnte sein, dass sich viele
Unternehmen auf Online-Bestellungen und kontaktlose Zahlungen verlassen wie nie
zuvor.
Die Regierungen sind auch daran interessiert, bargeldlose Geschäfte zu fördern,
um die Schattenwirtschaft einzudämmen. Einem Bericht des IWF6 zufolge kann die
Schattenwirtschaft in einigen Ländern, darunter Griechenland und Italien, bis zu
30 % des BIP ausmachen. Die Kosten einer informellen Wirtschaft sind u. a. Verzer-
rungen auf dem Arbeitsmarkt und Einnahmeverluste durch die falsche Angabe von
Löhnen und Produktion.
Unternehmen auf der ganzen Welt werden bargeldlos, um sich an die Vorlieben der
Verbraucher anzupassen, die Digitalisierung voranzutreiben und die Kontrolle
über alle ihre Ausgaben zu erlangen. Aber was sind die Vorteile des bargeldlosen
Zahlungsverkehrs?
Bargeldlose Einkäufe von Unternehmen
Für die Verbraucher ist es sehr einfach geworden, sich auf die Bequemlichkeit und
Sicherheit bargeldloser Zahlungen zu verlassen. Warum sollte es also für Arbeitneh-
mer, die in ihrem Beruf Zahlungen vornehmen, anders sein?
Viele kleine Unternehmen und Start-ups sind technologisch sehr weit fortgeschrit-
ten, wenn es um ihre eigenen Produkte und Innovationen geht. Dennoch haben diese
Unternehmen immer noch nur einen Schlüssel für eine Schublade für die Porto-
kasse. Das ist nicht ideal für ein wachsendes Team, ein Team, das viel unterwegs ist,
oder sogar für ein Team von Digital Natives.
Kelmason et al. 2019, Explaining the Shadow Economy in Europe: Size, Causes and Policy Options, IMF.
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5Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Mit Firmenkarten und Spesenabrechnungssoftware können Unternehmen ihren Mi-
tarbeitern die Möglichkeit geben, bargeldlos zu bezahlen, ganz so, wie sie es als
Verbraucher tun würden. Finanztechnologieunternehmen wie Payhawk bieten Un-
ternehmen alles, was sie brauchen, damit ihre Mitarbeiter unterwegs mit einer phy-
sischen Karte, einer virtuellen Karte oder mobil bezahlen und ihre Ausgaben einre-
ichen können.
Ob es darum geht, das Mittagessen für das Team zu kaufen, das Taxi zu bezahlen
oder die Milch im Firmenkühlschrank aufzufüllen - es gibt viele geschäftliche An-
wendungsfälle, die durch digitales Bezahlen vereinfacht werden könnten.
Aber es sind nicht nur die kleinen Dinge. Das deutsche Autohaus A.T.U hat mit Pay-
hawk eine bargeldlose Lösung eingeführt, die seinen 550 Filialen hilft, Teile und
Maschinen effizienter zu kaufen, Kosten zu sparen und Prozesse zu optimieren. Die
luxemburgische Fluggesellschaft Luxair hat das Bargeld bei ihren Reiseleitern an
über 40 Standorten abgeschafft, um ihre Ausgaben zu zentralisieren und zu kon-
trollieren.
6Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Wie A.T.U
seinen Betrieb
digitalisiert hat
A.T.U ist Deutschlands führende Fachhandels- und Werkstattkette für Autos. Ge-
gründet 1985, beschäftigt A.T.U heute über 10.000 Mitarbeiter und betreibt rund 550
Filialen in Deutschland und Österreich mit einem durchschnittlichen Jahresumsatz
von 1,3 Milliarden Euro.
Die Herausforderung
“Die digitale Transformation ist eine wichtige Herausforderung für uns. Noch vor
einem Jahr haben wir unsere Rechnungen mit zwei LKWs durch Deutschland trans-
portiert”, erklärt A.T.U-Finanzvorstand Sebastian Jarankowski. “Ein großes Problem
war der Umgang mit so genannten Fremdbezügen, insbesondere bei über 500 Fil-
ialen und individuellen Kassensystemen vor Ort. Wenn unsere Filialleiter Teile von
anderen Unternehmen der Branche kauften, griffen sie in der Vergangenheit immer
zum Bargeld, was zu einem enormen Papieraufwand führte. Unser Ziel ist es, Proz-
esse zu verschlanken und Gemeinkosten zu sparen.”
“Unsere größte Herausforderung bestand darin, die Bargeldausgaben zu reduz-
ieren. Uns standen keine anderen Zahlungsmittel zur Verfügung, und wir brauchten
Flexibilität in den einzelnen Filialen. Gleichzeitig müssen wir die Budgets kontrol-
lieren und ein gewisses Maß an Liquidität vorsehen. Mit Payhawk haben wir eine
Lösung gefunden, die all diese Probleme in unserem Unternehmen löst”, so Ja-
rankowski weiter.
7Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Die Lösung
“A.T.U betreibt eine Kette von Autohäusern und Werkstätten. Unsere Filialleiter sind
nicht unbedingt die besten Kenner der Finanzinstrumente. Anfangs waren wir be-
sorgt, wie unsere Kollegen mit den neuen digitalen Zahlungsmitteln, dem Hochlad-
en von Belegen und dem Portal zurechtkommen würden. Wir fragten uns, ob die
Einführung des Produkts viele Schulungen und Materialien erfordern würde. Aber
als wir die Karten am Ende der ersten Testphase abholten, bekamen wir das beste
Feedback aller Zeiten: “Warum nehmt ihr uns die Karten weg? Wir wollen sie nicht
zurückgeben”, sagte Jarankowski.
“Payhawk ist die Lösung, nach der wir gesucht haben. Wir reduzieren die Bargel-
dausgaben auf Null und schaffen eine hochflexible, sichere und transparente Arbeit-
sumgebung. Jetzt sind wir in der Lage, unsere Ausgabenprozesse für Hunderte von
Filialleitern schnell zu skalieren.”
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Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Wie Luxair
Bargeld bei den
Reiseleitern
abschaffte
Die luxemburgische Fluggesellschaft Luxair ist seit über 50 Jahren aktiv und fliegt
viele große Drehkreuze an. Mit einer Flotte von 19 Flugzeugen ist Luxair in vier luft-
fahrtbezogenen Bereichen tätig: Passagierluftverkehr, Reiseveranstalter, Flughafen-
dienste und Luftfrachtabfertigung.
Die Herausforderung
Tineke Van Maerken, Vizepräsidentin der Finanzabteilung von Luxair, berichtet, dass
die Fluggesellschaft vor der Einführung von Payhawk manuelle Registrierkassen
für ihre Reiseleiter in 40 Zielorten verwendete. Die Reiseleiter reichten dann jeden
Monat eine Excel-Kasse mit gescannten Ticketkopien ein. Das Buchhaltungsteam
musste dann alle Informationen manuell in das Buchhaltungssystem eingeben, das
auf einem Papierscan von über 80 Registrierkassen basierte.
Vor der Umstellung auf Payhawk mussten die Mitarbeiter von Luxair ihre geschäfts-
bezogenen Ausgaben von ihrem eigenen Bankkonto bezahlen. Dann mussten alle
Quittungen auf einen handgefertigten Spesenauftrag geklebt, zweimal kopiert und
dann an die Personalabteilung geschickt werden, um erstattet zu werden. Das war
ein langwieriger Prozess, und die Fluggesellschaft wollte ihn verbessern.
Außerdem hatte Luxair zu diesem Zeitpunkt noch keinen digitalen Überblick über
die Ausgaben des Unternehmens pro Kategorie oder pro Mitarbeiter. Und die Dat-
9Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
enauswertung war mühsam. Auch der Genehmigungsprozess war manuell und er-
forderte die Unterschrift eines Genehmigers über ein gescanntes Dokument oder
per E-Mail.
Luxair wollte seine Ausgaben leichter kontrollieren und nachvollziehen können,
wer wie viel und wo ausgibt, und entschied sich daher für den bargeldlosen Zah-
lungsverkehr als interne Kontrolle.
Die Lösung
Dank Payhawk kann Luxair nun seine Kartenlimits zentral verwalten und die Aus-
gaben des Unternehmens insgesamt besser kontrollieren. Die Fluggesellschaft
hat Echtzeit-Informationen darüber, was sie für ihre Reiseleiter ausgegeben hat -
und sie hat ihren Genehmigungsprozess erfolgreich digitalisiert. Außerdem kann sie
jetzt am Ende des Monats automatisch wertvolle Spesenabrechnungen erstellen.
“
“Als Administrator kann ich die Kartenlimits sofort an die Bedürfnisse des Unterneh-
mens anpassen. Jeder Karteninhaber hat ein monatliches Limit - aber es können
auch unerwartete Ausgaben über das Limit hinaus anfallen. Der Mitarbeiter send-
et einfach eine Anfrage über die Payhawk-App für zusätzliche Mittel, einschließlich
einer Erklärung, und ich kann sie sofort genehmigen, was unser Team vor Ort stärkt”,
so Van Maerken.
10Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Warum Ihr Geschäft
bargeldlos arbeiten sollte
Sicher
• Reduziert das Risiko von Diebstahl und Misswirtschaft
• Verringert den Versicherungspreis des Unternehmens (da weniger Bargeld im
Geschäft)
Effiziente
• Spart Zeit, da das Zählen und Verwalten von Bargeld sehr manuell ist
• Hilft Ihnen, Ihre Bücher jeden Monat schneller abzuschließen
• Verringert das Risiko menschlicher Fehler (beim Zählen von Bargeld)
• Ermöglicht es Ihnen, mit wöchentlichen Hochrechnungen schneller strate-
gische Entscheidungen zu treffen - und über Liquidität zu verfügen
• Vermeidet überfällige Zahlungen
Transparente
• Ermöglicht Transparenz: Alle Ihre Gewinne und Verluste sind digital, so dass
Sie zu 100 % transparent sein können. Transparenz ist für Audits und andere
Arten von Geschäftskontrollen unerlässlich
Konform
• Automatisiert den Steuerprozess in Ihrem Unternehmen. Digitale Transaktionen
helfen Ihnen, Steuern in kürzester Zeit und mit geringer Fehlerquote einzureichen
Bequem
• Hilft Ihren Mitarbeitern, beweglich zu bleiben. Sie müssen sich nicht mehr um
Bargeld kümmern oder zum nächsten Geldautomaten laufen
11Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Bargeldlos werden:
Eine Checkliste für Ihr Geschäft
Kreuzen Sie die Kästchen an, um zu überprüfen, ob Sie alles haben, um bargeldlos zu arbeiten
Können Sie die betriebliche Portokasse abschaffen und Firmenkarten zur Ver-
fügung stellen?
Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Portokasse kleine Probleme verursacht. Beseitigen Sie Ihre
Portokasse mit einer Firmenkarte, die für kleine Ausgaben bestimmt ist. Oder geben Sie
Ihren Filialen und Geschäften Firmenkarten, mit denen sie die notwendigen Zahlungen tä-
tigen können.
Können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter digital erstatten?
Statten Sie Ihre Mitarbeiter mit Firmenkarten aus, die über Echtzeitkontrollen und integri-
erte Ausgaberichtlinien verfügen. Auf diese Weise können Sie problemlos den Zugriff auf
Unternehmensgelder erlauben und alle Berichte und Erstattungen vergessen. Berechnen
Sie mit unserem Rechner, wie viel Zeit Sie dadurch sparen können.
Gibt es Möglichkeiten für Ihre Lieferanten, Sie bargeldlos zu bezahlen?
Ermöglichen Sie Zahlungen über Buchhaltungssoftware und/oder ERP-Integrationen.
So geht’s:
• Xero - sehen Sie sich das Video hier an
• Quickbooks - lesen Sie den Artikel hier
• SAP - Laden Sie den Leitfaden hier herunter
Wenn Sie keine ERP- oder Buchhaltungssoftware haben, sollten Sie sich nach Lösungen um-
sehen, die Funktionen für die Bezahlung von Rechnungen und Integrationen bieten, wie z. B.
Payhawk.
Verstehen Sie die möglichen Herausforderungen?
Ihre Mitarbeiter zögern vielleicht, sich in ein neues Instrument oder Verfahren einzuarbeiten. Im
Fall von A.T.U haben die Mitarbeiter den bargeldlosen Zahlungsverkehr jedoch geliebt und die
Benutzerfreundlichkeit und Effizienz der Firmenkarten bevorzugt.
Bargeldlos ist nicht kostenlos. Aber mit Payhawk ist es ein fantastischer Wert, da der Kunde
bei jeder Zahlung 3% Rabatt erhält, was bedeutet, dass sich das Produkt selbst bezahlt macht.
Buchen Sie eine Demo und lassen Sie uns Ihrem Geschäft helfen,
bargeldlos zu werden.
12Cashless
Die Komplettlösung für alle Unternehmensausgaben Business
Über uns
Payhawk vereint Firmenkarten, Ausgaben, Spesen und Rechnungen in einer intelligenten Lösung und revolutioniert
somit den Markt durch die Kombination von Finanz- und Softwareprodukten. Das Unternehmen wurde 2018 gegrün-
det und betreut aktuell Scale-Ups, Mittelständler und Corporates aus Europa. Darunter A.T.U, Flink, Scalable Capital
und Hey Car. Payhawk hat seinen Hauptsitz in London und weitere Standorte in Berlin, Barcelona und Sofia.
Das Produkt ist für jedes registrierte Unternehmen erhältlich in Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Republic of Cy-
prus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania,
Luxembourg, Malta, Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden,
and the United Kingdom.
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