Abacus Lohn - Jahresendverarbeitung - Anleitung - OBT AG

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Abacus Lohn - Jahresendverarbeitung - Anleitung - OBT AG

Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung
Anleitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

Inhaltsverzeichnis
1        L56 Neues Jahr eröffnen                                                   3
2        Jahr 2019 provisorisch abschliessen                                       7
3        Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen                                    8
3.1      Übersicht                                                                 8
3.2      Programm L43 resp. L443 – Nationale Daten                                 9
3.3      Programm L443 – Anpassungen Prämiensätze und/oder Höchstlöhne            10
3.4      Programm L443 Wechsel vom Versicherer                                    10
3.5      Programm L441 – Firmenstammfelder                                        10
3.6      Programm L441 – Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder         10
3.7      Programm L32 – Lohndaten                                                 10
3.8      Programm L421 – Tabellen erfassen                                        10
3.9      Quellensteuertarife                                                      11
3.10     Quellensteuer: Neue Grundlagen per 1.1.2021                              11
3.11     Familienzulagentabellen                                                  11
4        Nationale Auswertungen                                                   12
4.1      Prog. L2995 – elektronische Übermittlung empfohlen!                      12
4.2      Bereinigung L31 Stammdaten/Lasche Versicherungen                         12
4.3      AHV-/ALV-Abrechnung (Programm L2911)                                     12
4.4      UVG-Abrechnung (Programm L2921)                                          12
4.5      UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm L2922)                               12
4.6      KTG-Abrechnung erstellen (Programm L2923)                                12
4.7      Revisionsprotokolle (Programm L293)                                      13
4.8      Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen:              13
4.9      FAK-Abrechnung (Programm L2941)                                          13
4.10     Familienzulagen-Auswertung (Programm L2945)                              13
4.11     Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm L2984)                13
4.12     LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung alle 2 Jahre, Programm L2981)        13
4.13     Quellensteuerabrechnung (Programm L2951)                                 14
4.14     PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm L2961)                             14
5        Lohnausweise                                                             15
5.1      Wegleitung                                                               15
5.2      Gültig seit Januar 2016: Deklaration Aussendienstanteil unter Ziff. 15   15
5.3      Lohnausweis Quellensteuer GE – Attestation de Quittance:                 15
5.4      Aufbereitung der Lohnausweise                                            16
5.4.1    Programm L31 „Personalstamm“                                             16
5.4.2 Programm L414 „Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen”                   16
                                                                                       Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

5.4.3 Programm L2971 „Lohnausweise aufbereiten“                                   16
5.4.4 Programm L2972 „Lohnausweise mutieren“                                      16
5.4.5 Programm L2974 „Lohnausweise Schweiz ausgeben“                              16
6        L56 Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss)                      18
7        L56 Abrechnungsdaten löschen                                             18
8        Programm L381 Globalmutationen                                           19

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Anleitung Jahresendverarbeitung

1 L56 Neues Jahr eröffnen
Damit im neuen Jahr Lohnperioden eröffnet werden können, muss zuerst das neue Jahr eröffnet
werden. Ab Abacus Version 2017 wird hierfür im Prog. L56 automatisch ein Wizard gestartet.
Es können immer nur zwei Kalenderjahre offengehalten werden.
Auch nach der Eröffnung des neuen Jahres können immer noch Lohnläufe im „alten” Jahr eröffnet,
abgerechnet und verarbeitet werden.
Während dem Jahresabschluss L56 Jahresabschluss sollten keine weiteren Personen im selben
Mandant im Modul Lohn arbeiten. Falls Sie das Vorjahr 2018 zuerst abschliessen müssen, gehen
Sie in dieser Anleitung bitte zuerst auf Punkt 6/Jahr definitiv abschliessen.
 Flag muss auf „Jahr 2020 eröffnen“ stehen. Ansonsten muss das Vorjahr (also 2018) zuerst ab-
geschlossen werden.
 Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert wer-
den, falls bei Ihnen die Daten über Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen empfeh-
len wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen.
 "Stammdaten einlesen": In der Regel können die Nationalen Daten sowie die Familien-Zulage-
tabellen ins neue Jahr kopiert werden. Wir empfehlen, die Quellensteuer-Tabellen nicht zu kopie-
ren, sondern von der ESTV.ADMIN.CH-Homepage frisch zu importieren via L422 (siehe auch
Punkt 3.9).
 "Lohnwerte übertragen": Grundsätzlich werden alle Personalwerte (Lohndaten) ins neue Jahr
übertragen. Das Anwählen eines Feldes (Inhalt auf 0 stellen) ist hier also normalerweise nicht nö-
tig (mögliche Ausnahmen: Wertefelder für Lohnausweise oder Saldo-Felder, welche Anfang Jahr
mit Wert 0 starten sollen). Die Daten allfällig bereits eröffneter Lohnachsen im Folgejahr werden
nicht überschrieben.
 In der Regel sollten alle jahresabhängigen Tabellen ins neue Kalenderjahr kopiert werden,
welche im neuen Jahr NICHT ändern werden.
 bereits existierende Tabellen sollen nicht kopiert werden, da sonst bereits bestehende Tabellen
im neuen Jahr wieder mit den Werten des alten Jahres überschrieben werden
 neue, angepasste Tabellen im Anschluss importieren via Programm L422 (Tabellen einlesen)
 das Programm L423 (Tabellen in neues Jahr kopieren) kann auch zu einem späteren Zeitpunkt
durchgeführt werden

Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

         Mit OK bestätigen. In der Regel wird die Datensicherung jede Nacht durch die IT erstellt.

                                                                                                                   Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

         Hier nur Felder anwählen, welche auf 0 gestellt werden sollen (= werden nicht ins neue Jahr übertragen)

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Anleitung Jahresendverarbeitung

                    Sämtliche lokalen Tabellen sollten in der Regel ins neue Jahr kopiert werden.
                    Tabellen Kinderzulagen können übernommen werden falls keine Änderungen bekannt sind (Achtung,
                     Anpassungen im 2020 z.B. bei Kantonen SG und BS und evtl. weitere Kantone).
                    Quellensteuer-Tabellen am besten nie übernehmen, sondern immer neu einlesen.
                    Icon "Blitz" nicht vergessen 

         Falls zentrale Tabellen ausgewählt wurden, erscheint nachfolgende Meldung. Diese kann mit "Ja"
         bestätigt werden.                                                                                           Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

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Anleitung Jahresendverarbeitung

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Anleitung Jahresendverarbeitung

2        Jahr 2019 provisorisch abschliessen
Damit die Jahresendverarbeitung für ELM freigegeben wird, sollte das Jahr 2019 provisorisch abgeschlos-
sen werden. Nach dem provisorischen Abschluss können im "alten" Jahr 2019 keine Abrechnungen mehr
erstellt werden.
Falls dennoch ein Lohnlauf im Jahr 2019 eröffnet/abgerechnet werden muss, kann das Jahr 2019 wieder-
eröffnet werden. Bereits eingereichte Jahresenddokumente müssten dann allenfalls bei den Empfängern
storniert werden.

Beim provisorischen Abschluss besteht die Möglichkeit, die Abrechnungsdaten auf Vollständigkeit prüfen
zu lassen (empfohlen).
                                                                                                          Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

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Anleitung Jahresendverarbeitung

3 Daten im neuen Kalenderjahr überprüfen
3.1 Übersicht
Mindestens alle zwei Jahre überprüft der Bundesrat, ob die Renten ansteigende Preise und Löhne ange-
passt werden müssen. Letztmals wurden die Renten auf Anfang 2019 erhöht. Das heisst, die nächste
Überprüfung erfolgt per 1.1.2021.

Höhere AHV-Beiträge ab 1. Januar 2020
Zum ersten Mal seit 1975 steigt zum Jahreswechsel der Lohnbeitrag an die AHV. Mit Inkrafttreten des Bun-
desgesetzes über die Steuerreform und die AHV-Finanzierung (STAF) erhöht sich der AHV/IV/EO-Bei-
tragssatz von 10,25 auf 10,55 Prozent. Arbeitgeber und Arbeitnehmende teilen sich die Beiträge an die 1.
Säule weiterhin hälftig.

Die wichtigsten Kennzahlen in Kürze per 1.1.2020:

1. Säule
 Anhebung der AHV/IV/EO-Beitragssätze von bisher 10.25% auf neu 10.55% (Total Arbeitnehmer
und Arbeitgeber).
 Familienausgleichskassen: Familienzulagen und FAK-Beitragssätze verändern sich bei einzelnen
Kantonen.
 Minimale AHV/IV-Rente beträgt unverändert 1'185 Franken pro Monat, die Maximalrente 2'370
Franken (Beträge bei voller Beitragsdauer).
 Bei den Ergänzungsleistungen ist der Betrag für die Deckung des allgemeinen Lebensbedarfs von
unverändert 19'450 Franken pro Jahr für Alleinstehende, 29’175 Franken für Ehepaare und 10'170
Franken für Waisen.
 Die Mindestbeiträge der Selbstständigerwerbenden und der Nichterwerbstätigen für AHV, IV und
EO betragen unverändert 482 Franken pro Jahr, der Mindestbeitrag für die freiwillige AHV/IV 922
Franken.
 Die Maximalbeiträge der Selbstständigerwerbenden und der Nichterwerbstätigen für AHV, IV und
EO betragen unverändert 24’100 Franken pro Jahr.
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

2. Säule (BVG)
 Die BVG-Eintrittsschwelle beträgt unverändert 21'330 Franken
 In der obligatorischen beruflichen Vorsorge beträgt der BVG-Koordinationsabzug unverändert
24'885 Franken.
 Der BVG maximal versicherte Jahreslohn beträgt unverändert 85'320 Franken.
 Der BVG minimal koordinierte Jahreslohn beträgt unverändert 3'555 Franken.

3. Säule a
 Der maximal erlaubte Steuerabzug im Rahmen der gebundenen Selbstvorsorge (Säule 3a) beträgt
6'826 Franken für Personen, die bereits eine 2. Säule haben, respektive 34’128 für Personen ohne
2. Säule.

UVG: Stand November 2019 sind keine Neuerungen per 1.1.2020 bekannt.

Anleitung Jahresendverarbeitung

Eine Übersicht der Änderungen in den Sozialversicherungen finden Sie auf folgender Homepage:
         https://www.bsv.admin.ch/bsv/de/home/sozialversicherungen/bv/grundlagen-und-gesetze/grundla-
         gen.html

3.2 Programm L43 resp. L443 – Nationale Daten
Umstellungen in der Abacus Lohnbuchhaltung im Prog. L443 unter "AHV/IV/EO/MSE" (Zeitachse muss auf
Jahr 2020 gesetzt sein):

Die übrigen Parameter in den Nationalen Daten bleiben im 2020 unverändert - Vorbehältlich kurz-
fristigen Änderungen, welche zum heutigen Zeitpunkt (Stand November 2019) noch nicht bekannt
sind

                                                                                                        Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

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Anleitung Jahresendverarbeitung

3.3 Programm L443 – Anpassungen Prämiensätze und/oder Höchstlöhne
Falls sich per 2020 Ihre Maxima im Bereich KTG und/oder UVGZ verändern, sollten die hinterlegten
Werte angepasst werden. Die Höchstwerte befinden sich direkt bei der Versicherung unter Pro-
gramm L443. Diese können auf Zeitachse Januar 2020 entsprechend mutiert werden.
Prog. L443: AHV, UVG, KTG und/oder UVGZ: Bei der jeweiligen Versicherung können im Register
„Beiträge“ (auf Zeitachse!) zudem die korrekten Beitragssätze überprüft/angepasst werden:

3.4 Programm L443 Wechsel vom Versicherer
Falls im neuen Jahr die UVG, KTG- oder UVGZ-Versicherung wechselt, empfehlen wir folgendes
Vorgehen:
 Bestellung des ELM-Versicherungsprofiles bei der Versicherung
 Erfassung der neuen Versicherung inkl. allen Parametern und Beitragssätzen im L443
 Mutation der Versicherung pro Mitarbeiter per Zeitachse Folgejahr im Personalstamm. Hierfür gibt
es in den Globalmutationen L381 einen programmunterstützten Wizzard.

3.5 Programm L441 – Firmenstammfelder
Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der firmenspezifischen Sätze, z.B. Ansatz pro Kilometer, Es-
sensentschädigung etc.?

3.6 Programm L441 – Abteilungs- und/oder Geschäftsbereichstammfelder
Gibt es im neuen Jahr eine Änderung der Abteilungs- und/oder geschäftsbereichsspezifischen
Sätze, z.B. Spesen-Ansätze, durchschnittliche Jahresarbeitszeit etc.?

3.7 Programm L32 – Lohndaten
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Eingabe allfälliger Lohnänderungen für das neue Jahr. Ohne Änderungen werden automatisch die
Lohndaten des Vorjahrs übernommen.

3.8 Programm L421 – Tabellen erfassen
Überprüfen und Aktualisieren der Tabelleninhalte (z.B. neue BVG-Sätze, Quellensteuertarife, Famili-
enzulagen, FAK-Beiträge bei unterschiedlichen Arbeitskantonen etc.).

Anleitung Jahresendverarbeitung

3.9 Quellensteuertarife
Die Quellensteuertarife können wieder wie gewohnt auf der Internetseite heruntergeladen und via
Prog. L422 eingelesen werden:
https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/direkte-bundessteuer/quellensteuer/dienstleistungen/tarife-
herunterladen.html
Eine separate Dokumentation zum Thema Quellensteuer kann Anfang Jahr via Internet-Link herun-
tergeladen werden:
http://classic.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/lohnbuchhaltung/

ELM 4.0 – Schnittstelle zu allen 26 Kantonen: Abacus unterstützt die elektronische Einreichung der
Quellensteuerabrechnungen via ELM. Wir empfehlen Ihnen, diese Möglichkeit zu nutzen, unabhän-
gig von der Anzahl QST-pflichtige Mitarbeitende und/oder QST-Kantone.

3.10 Quellensteuer: Neue Grundlagen per 1.1.2021
Mit dem Bundesgesetz vom 16. Dezember 2016 über die Revision der Quellenbesteuerung des Er-
werbseinkommens wurden die Grundlagen für die Quellenbesteuerung auf dem Erwerbseinkommen
neu geregelt. Diese Bestimmungen treten, zusammen mit mehreren darauf basierenden Verord-
nungsänderungen, auf den 1. Januar 2021 in Kraft.
Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst:
https://www.obt.ch/de/infoboard/show/article/quellenbesteuerung-ab-2021/
Abacus ist am Programmieren und Umsetzen der neuen Richtlinien und wird mit ELM-Standard 5.0
die Vorschriften und Regelungen für die Quellensteuer einhalten. Wir empfehlen Ihnen, rechtzeitig
dafür zu sorgen, dass Ihre Software gewartet und die Version inkl. den Quellensteuer-Lohnarten auf
dem aktuellsten Stand sind.

3.11 Familienzulagentabellen
Bereits heute ist bekannt, dass einzelne Kantone ihre Familienzulagen per 1.1.2020 erhöhen. Wenn
Sie davon betroffen sind, können Sie die Tabellen können auf folgender Homepage heruntergeladen
und ins Abacus importieren. Ansonsten genügt es, wenn die Tabellen ins neue Jahr übertragen wer-
den (via Prog. L423).
http://www.abacus.ch/downloads-page/weitere-applikationsdokumente/lohnbuchhaltung/
Familienzulagen: Tabelle 20-22 müssen vor dem Import via L422 entzippt werden.
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

4 Nationale Auswertungen
Alle Lohnläufe des betreffenden Auswertungsjahres müssen definitiv verbucht sein! Zudem wird
empfohlen, das Jahr 2019 provisorisch abzuschliessen (via L56).

4.1 Prog. L2995 – elektronische Übermittlung empfohlen!
Auf Wunsch stellen wir Ihnen eine ausführliche Anleitung zur ELM-Übermittlung Prog. L2995 zur
Verfügung (ELM_4_0_Wegleitung_Übermittlung.pdf, 48 Seiten).
Wir empfehlen, vor der elektronischen Übermittlung, folgende Auswertungen auf Papier auszudru-
cken (oder Export in Excel oder PDF-Format), Kontrollen & Plausibilisierungen durchzuführen und
für die Revision abzulegen: Prog. L2911, L2921, L2922, L2923, L293, L2941.

4.2 Bereinigung L31 Stammdaten/Lasche Versicherungen
Wichtig zu wissen: Für sämtliche Jahresend-Auswertungen wird die Mitarbeiterzeitachse im Prog.
L31 bei Lasche „Versicherungen“ berücksichtigt. Wenn also z.B. der Versicherungscode nicht durch-
gängig für das ganze Jahr auf allen Zeitachsen hinterlegt wurde, wird dies zu Differenzen in der Jah-
resend-Abrechnung führen. Diese Zeitachsen-Funktion ermöglicht eine korrekte Ausweisung der
pflichtigen Lohnsummen bei allfälligen unterjährigen Code/Versicherungswechsel (z.B. Wechsel
UVG-Code von A3 auf A2 etc.)

4.3 AHV-/ALV-Abrechnung (Programm L2911)
1. Programm L2911, „AHV-/ALV-Abrechnung erstellen”, anwählen
2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen
3. in „Gestaltung“ Sachbearbeiter Name/Kontaktdaten hinterlegen
4. Liste AHV-pflichtiges Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken
5. Liste AHV-befreites Personal anwählen, Ansicht und/oder ausdrucken
6. Liste mit Aufrechnung Brutto-Lohnsummen (falls verwendet), Ansicht und/oder drucken

4.4 UVG-Abrechnung (Programm L2921)
1. Programm L2921, „UVG-Abrechnung erstellen”, anwählen
2. Monat 1 bis 12 des aktuellen Jahres auswählen
3. allenfalls in der Lasche „Versicherungen“ Selektion treffen, falls unterschiedliche Versicherun-
gen bestehen und diese separat abgerechnet werden müssen
4. in „Gestaltung“ Sachbearbeiter-Kontaktdaten hinterlegen

4.5 UVGZ-Abrechnung erstellen (Programm L2922)
Gleiche Schritte wie UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die
vorgängige Definition der für die UVGZ benötigten Parameter (L443 Versicherung inkl. Basis, Hinter-
legung pro Mitarbeiter auf Zeitachse).
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

4.6 KTG-Abrechnung erstellen (Programm L2923)
Gleiche Schritte wie SUVA/UVG-Abrechnung. Voraussetzung für diese Jahresend-Liste ist die vor-
gängige Definition der benötigten Parameter (L443 Versicherung inkl. Basis, Hinterlegung pro Mitar-
beiter auf Zeitachse).

Anleitung Jahresendverarbeitung

4.7 Revisionsprotokolle (Programm L293)
1. Programm L2931, Lohnartenrekapitulation pro Monat
2. Programm L2933, Lohnkonto
Diese Protokolle werden für die AHV-Revision benötigt. Es wird je nach Personenanzahl ziemlich
viel Papier ausgedruckt. Evtl. vorab nur „Rekapitulation” anwählen (Menü „Gestaltung“ Journal De-
tails drucken Kreuz herausnehmen) und dann bei Bedarf des Revisors weitere Ausdrucke machen
(kann ohne Probleme auch zu einem späteren Zeitpunkt ausgedruckt werden).
Tipp: Die Revisionsprotokolle inkl. die Jahresend-Deklarationen können auch in ein PDF-Dokument
gedruckt und elektronisch abgelegt werden. In der Regel wird die elektronische Variante vom Revi-
sor/Revisorin bevorzugt.

4.8 Für die AHV-Revision ist zudem kurzfristig bereitzustellen:
 Lohnartenliste mit Basenverteilung, aktueller Ausdruck Programm L4151

 AHV-/SUVA-Jahresabrechnung (wird jährlich ausgedruckt siehe oben)
(Programm L2911 und L2921)
 Kumulativjournal ganzes Jahr über alle Lohnarten jedoch nur Rekap Programm L221
(Rekap = in Gestaltung, Rekap Kumulativjournal ohne Detail; „Nachzahlungen
im abgerechneten Monat anzeigen“ aktivieren)

4.9 FAK-Abrechnung (Programm L2941)
1. Prog. L414 Lohnartenzuordnung überprüfen: Welche Lohnarten bilden die Familienzulagen?

Tipp: Für jahresübergreifende Korrekturen in den Familienzulagen, welche nicht auf der FAK-
Abrechnung erscheinen sollen, eine separate Lohnart "Korrektur Familienzulagen Vorjahr" ver-
wenden. Diese Lohnart wird nicht im L414 zugeordnet.
2. Programm L2941, „FAK-Abrechnung erstellen”, anwählen
3. Jahr sowie Monate (1-12) auswählen
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

4.10 Familienzulagen-Auswertung (Programm L2945)
Fakultativ, Übersicht nach Bedarf, via Gestaltung können zusätzliche Felder ausgewertet werden.

4.11 Beschäftigungsstatistik (Vierteljährlich, Programm L2984)
Im Abacus ist das Formular im PDF-Format hinterlegt und kann hier bequem aufbereitet werden

4.12 LSE-Statistik (Lohnstrukturerhebung alle 2 Jahre, Programm L2981)
Abacus bietet die Möglichkeit, die Statistik aufzubereiten und elektronisch via ELM an das Bundes-
amt für Statistik zu übermitteln. Nächster Erhebungsmonat: Oktober 2020. Details entnehmen Sie
bitte der separaten Dokumentation, welche wir auf unserer OBT-Homepage aufgeschaltet haben:
https://www.obt.ch/fileadmin/user_upload/dokumentationen/abacus-lohnstrukturerhebung-lse-elm-4-0.pdf

Anleitung Jahresendverarbeitung

4.13 Quellensteuerabrechnung (Programm L2951)
1. Programm L2951, „Quellensteuerabrechnung erstellen” anwählen
2. Monatliche oder Quartalsweise Abrechnung wählen
3. Im Prog. L443 unter „Kantonseinstellungen“ Abrechnungsnummer hinterlegen
4. Allenfalls via L414 einmalig Lohnarten für Quellensteuer korrekt zuordnen
5. L2955: Formular TI ist ab Abacus Version 2015 integriert (Attestato-ricevuta)
6. L2959: Schnittstellen für Kt. GE und VD

4.14 PK/BVG-Abrechnung erstellen (Programm L2961)
1. in der Gestaltung müssen die PK-Abzugslohnarten angegeben werden
1. gewünschtes Layout z.B. „BVG-Abrechnung (Mitarbeiter-Informationen)“ wählen
2. zusätzliche Angaben Sachbearbeiter etc. hinterlegen
3. Export in Excel und/oder Ausdruck

Tipp
Für alle Versicherungen: Diverse Ausgleichskassen und auch UVG-Versicherer etc. unterstützen in
der Zwischenzeit die Möglichkeit von ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) oder allenfalls den
elektronischen Upload via XML-Datei. Beide Varianten können mit der Abacus Software erstellt wer-
den, sofern die nötigen Einstellungen und Vorbereitungen in Ihrem Mandanten durchgeführt worden
sind. Für allfällige Unterstützung bei der Einrichtung steht Ihnen das Lohnsupport-Team von OBT
AG gerne zur Verfügung. Auch die Wegleitung (48 Seiten) für die ELM-4-Übermittlung kann bei uns
bezogen werden.
Liste der aktuellen ELM-empfangsbereiten Versicherer (Stand 26.7.2019):
https://www.swissdec.ch/fileadmin/user_upload/_Datenempfaenger/Empfaengerliste.pdf

Im Programm L443 können die verschiedenen Versicherungen inkl. Adresse und Policen-Nummer
hinterlegt werden. Diese Angaben werden wiederum direkt auf den Jahresend-Abrechnungen ver-
merkt.

Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

5        Lohnausweise
5.1 Wegleitung
         Die Wegleitung, gültig ab 2019, finden Sie hier:
         https://www.estv.admin.ch/dam/estv/de/dokumente/bundessteuer/formulare/lohnausweis/LA-Weglei-
         tung_2019.pdf.download.pdf/LA-Wegleitung_2019_d.pdf

5.2 Gültig seit Januar 2016: Deklaration Aussendienstanteil unter Ziff. 15
         Geschäfts-/Servicefahrzeug:
         Neue Regelung betreffend Geschäfts-/Servicefahrzeug im Zusammenhang mit Umsetzung FABI
         (Angenommene Initiative „Finanzierung und Ausbau der Bahninfrastruktur“) :

         Konkret bedeutet dies, dass ab 2016 bei allen MA mit Geschäfts- oder Servicefahrzeugen, bei
         welchen bisher ein Kreuz im Feld F (Arbeitsweg bezahlt) deklariert wurde (= Servicefahrzeug oder
         Geschäftsauto/GA wird durch Arbeitgeber zur Verfügung gestellt), der prozentuale Anteil Aussen-
         dienst unter Ziffer 15/Bemerkungen bescheinigt werden muss! Die Unternehmen müssen sich
         überlegen, für welche Mitarbeitergruppe dies zutrifft und wie sie diesen Prozentsatz ermitteln und auf
         dem Lohnausweis ausweisen können.
         Wir empfehlen Kunden, welche von dieser Änderung betroffen sind, eine neue Lohnausweis- Bemer-
         kungen zu erfassen:

         "Anteil Aussendienst XX % effektiv" oder
         "Anteil Aussendienst XX % pauschal nach Funktions-/Berufsgruppenliste"

         Eine Übersicht der Pauschalansätze gemäss Funktions-/Berufsgruppenliste finden Sie hier:
         https://www.estv.admin.ch/dam/estv/de/dokumente/allgemein/Dokumentation/mitteilungen/Mittei-
         lung-002-D-2016_Beilage.pdf.download.pdf/Mitteilung-002-D-2016-d_Beilage.pdf

         Der Prozentwert für den Anteil Aussendienst kann als Lohnwert im Personalstamm erfasst werden,
         welchen man in der Lohnausweisbemerkung als Parameter hinzufügt. So ist es möglich, für alle Mit-
         arbeitenden den individuellen Anteil Aussendienst auf dem Lohnausweis zu deklarieren.

5.3 Lohnausweis Quellensteuer GE – Attestation de Quittance:
         Die elektronische Übermittlung der QST-Abrechnungen und der zusätzliche Bemerkungstext in Ziffer
                                                                                                                   Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

         15 ersetzt das bisherige Formular Attestation-Quittance in Genf. Dies kann via L443 in den Lohnaus-
         weisvorlagen (Menü "Lohnausweis", "Bemerkungen") definiert werden.

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                                                                                                                  15|20

Anleitung Jahresendverarbeitung

5.4 Aufbereitung der Lohnausweise
5.4.1 Programm L31 „Personalstamm“
In der Lasche „Lohnausweis“ bei allen Mitarbeitern überprüfen, ob eine Lohnausweisvorlage zuge-
ordnet ist.
Die Anpassung von Lohnausweisvorlagen erfolgt im Prog. L443. Für eine Kontrolle/Mutation der
Lohnausweisvorlagen siehe auch Kapitel Nr. 8 „L381 Globalmutationen“.

5.4.2 Programm L414 „Lohnarten den Lohnausweisfeldern zuordnen”
Dies ist grundsätzlich eine einmalige Tätigkeit und erfolgt meist bei der Einführung oder zu einem
späteren Zeitpunkt zusammen mit OBT. Es wird jedoch empfohlen, vor jeder Aufbereitung der Lohn-
ausweise diese Einstellungen zu überprüfen (z.B. falls unterjährig neue Lohnarten definiert wurden
etc.!). Achtung, dabei die Zeitachse (im Menü L414 oben rechts) berücksichtigen.

5.4.3 Programm L2971 „Lohnausweise aufbereiten“
Der Switch unter den Kriterien „Bereits mutierte Felder neu aufbereiten“ (d.h. im Programm L2972
mutierte Mitarbeiter) muss in der Regel nicht aktiviert werden. Er ist nur wirksam, wenn jemand im
Programm L2972 bereits Lohnausweise mutiert hat und dies wieder rückgängig machen will. Das
heisst, der Lohnausweis wird einfach nochmals vollständig aufbereitet und die getätigten Änderun-
gen im Programm L2972 sind nicht mehr vorhanden.

5.4.4 Programm L2972 „Lohnausweise mutieren“
Dieses Mutationsprogramm wird nur benötigt, um Daten manuell zu ändern. In der Regel erübrigt
sich dieses Programm, wenn die Lohnausweisvorlagen im Personalstamm Programm L31/Lasche
Lohnausweis korrekt gespeichert wurden. Evtl. muss jedoch z.B. das Austrittsdatum eines einzelnen
Mitarbeitenden manuell angepasst werden, falls dieses in den Stammdaten nicht korrekt gesetzt
werden konnte.
Zudem ist dieses Programm nützlich, wenn bei einzelnen Mitarbeitenden separate Bemerkungstexte
erfasst werden sollen, welche nur für das Deklarationsjahr Gültigkeit haben (z.B. "Aufrechnung Ge-
schäftswagen nur von Periode 1.1.-31.3., für restliche Zeit kein Auto mehr" oder "Pensum am 1.7.
geändert von 100% auf 50%" oder "Bezug unbezahlter Urlaub vom 1.6.-31.8." etc.)
Bemerkung: Diese Mutationen werden wieder gelöscht, sobald die Lohnausweise erneut
aufbereitet werden mit dem angekreuzten Flag unter Icon „Kriterien“ „Bereits
mutierte Felder neu aufbereiten“.

5.4.5 Programm L2974 „Lohnausweise Schweiz ausgeben“
 Entsprechendes Kalenderjahr auswählen
 im Menü „Gestaltung“
- Druckeinstellungen angeben, ob mit oder ohne Formular gedruckt werden soll
- Anzahl Kopien definieren
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

- Abstand Mitarbeiteradresse vom linken Rand wählen (je nach Couvert-Fenster-Position)
- Firma und verantwortliche Person inkl. Tel.-Nummer und E-Mail wird aus Prog. L443/Fir-
meninformationen/Kontaktperson übernommen. Kann übersteuert werden.
- der Ausdruck des Barcodes auf dem Lohnausweis ist nicht zwingend, jedoch gemäss Weglei-
tung wünschenswert

Anleitung Jahresendverarbeitung

Kontrollen Lohnausweis vor Versand
Wir empfehlen, vor dem Versand je nach Betriebsgrösse ca. 3-10 Lohnausweise von unterschiedli-
chen Mitarbeitenden mit dem Kumulativjournal aus Prog. L221 abzugleichen. Dabei sind sämtliche
Positionen separat zu vergleichen (zu deklarierende Lohnarten aus Kumulativjournal mit Taschen-
rechner oder Excel addieren) und der deklarierte steuerbare Nettolohn im Lohnausweis von Ziffer 11
zu überprüfen (einzelne Positionen auf Lohnausweis mit Taschenrechner addieren).

Vorschläge zum Ausdruck/Ablage

 für Arbeitgeber Reihenfolge/Sortierung nach Namen und Export PDF in ein geschütztes Ver-
zeichnis. Ausdruck/Ablage in Papierform ist nicht zwingend.
 für Arbeitnehmer und Steuerbehörde in der Lasche Gestaltung 2 Kopien wählen
und verschicken
 Wenn MyAbacus eingesetzt wird, können die Mitarbeitenden ihre Lohnausweise auch digital ein-
sehen, herunterladen und bei Bedarf selber ausdrucken
 Kopie in Mitarbeiterdossier im Programm L31 ablegen (elektronisch), Achtung, bei Gestaltung nur
1 Ex. anwählen.

 Abacus unterstützt die elektronische Aufbereitung ELM (Übermittlung an kant. Steuerämter). Ak-
tuell verlangen folgende Kantone eine Kopie vom Lohnausweis durch den Arbeitgeber direkt:

Speichern des Lohnausweises ins (elektronische) Mitarbeiterdossier:

Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

6 L56 Jahr abschliessen (definitiver Jahresabschluss)
Dieser Abschluss ist definitiv und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Aus diesem Grunde
empfehlen wir Ihnen, den definitiven Abschluss erst ein paar Monate später, d.h. ca. im 1. oder 2.
Quartal des neuen Jahres durchzuführen, nachdem man sich vergewissert hat, dass nichts mehr ins
alte Jahr zu buchen ist.
 Die Meldung, dass eine Datensicherung erstellt werden muss, kann in der Regel ignoriert wer-
den, falls bei Ihnen die Daten in der Nacht gesichert werden. Bei grösseren Installationen emp-
fehlen wir, das Prog. L56 direkt am Morgen nach Arbeitsstart laufen zu lassen.

Definitiver Jahresabschluss (Programm L56 „Jahresabschluss”)

 Vorjahr abschliessen. Danach können keine Lohnläufe mehr mit Datum Vorjahr abgerechnet wer-
den. Falls der provisorische Abschluss nicht gemacht wurde, kann das Jahr auch direkt definitiv
abgeschlossen werden.

7 L56 Abrechnungsdaten löschen
Wir empfehlen, keine Abrechnungsdaten zu löschen. Bitte beachten Sie die zehnjährige Aufbewa-
rungsfrist. Falls dennoch gewünscht, können via Wizard Abrechnungsdaten gelöscht werden (muss
im Prog. L56 separat angewählt werden). Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

Anleitung Jahresendverarbeitung

8 Programm L381 Globalmutationen
Gerade auf Beginn eines neuen Jahres gibt es diverse Mutationen im Personalstammbereich. Für
die Lohn- und Stammdaten besteht ein Programm, in welchem globale Mutationen durchgeführt wer-
den. Dieses Programm kann für globale wie auch individuelle Mutationen verwendet werden.
z.B. Global: Erhöhung Pauschalspesen um 20 Franken, Teuerungsausgleich pauschal 1% etc.
Individuell: z.B. neue Löhne, neue PK-Beiträge etc.

Tipp
Auch die Lohnausweisvorlagen können in diesem Programm auf bequeme Art überprüft und bei Be-
darf auch angepasst werden. Ebenso auch Kostenstellen, LSE-Statistikfelder, UVG-Codes, QST-
Codes, Zivilstands-Datum etc.
Wichtig: Wenn die vorgenommenen Änderungen in die Personaldaten übertragen werden sollen,
muss der Speicher-Button (oben links in vorgängiger Abbildung: rot markiertes Disketten-Symbol)
gedrückt werden.

Tipp 2:
Falls Sie die Option „AbaConnect“ lizenziert haben, können Sie diese Daten ins Excel exportieren,
Abacus Lohn – Jahresendverarbeitung

dort bearbeiten und wiederum ins Abacus importieren!

Bei Fragen
Sollten Sie Fragen zum Jahresabschluss haben, rufen Sie uns bitte an. Sie erreichen uns während
der Bürozeit unter der Service-Nummer 0844 80 35 35 oder via https://www.obt.ch/de/support/

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