ADONIS Anwenderschulung - Basiswissen - Modelltypen und Exportvarianten Autorinnen: Karola Bartsch und Claudia Förster 2016 - Basiswissen ...
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ADONIS
Anwenderschulung - Basiswissen
Modelltypen und Exportvarianten
Autorinnen: Karola Bartsch und Claudia Förster
© 2016
Inhaltsverzeichnis Arbeitsumgebungsmodell anlegen, Rollen vergeben ....................................................................... 3 IT-Systemmodell anlegen .............................................................................................................. 11 Dokumentenmodell anlegen .......................................................................................................... 14 Aktivitäten mit Dokumenten verknüpfen ......................................................................................... 18 Aktivitäten mit IT-Systemen verknüpfen ......................................................................................... 22 Hinterlegte Dokumente referenzieren ............................................................................................ 24 Export/ Druck von Modellen ........................................................................................................... 29 Tipps zum Drucken ........................................................................................................................ 31 Klebelaschen erzeugen für den Papierausdruck............................................................................ 32 Konnektoren einfügen: zur besseren Übersicht bei mehrseitigen Prozessen ................................ 33 PDF-Export aus ADONIS ............................................................................................................... 34 HTML-Export aus ADONIS ............................................................................................................ 35 Exportierter HTML-Prozess............................................................................................................ 38 Word-Export ................................................................................................................................... 39 Wann benutzt man den ADL-Export? ............................................................................................ 39 ADL-Export .................................................................................................................................... 40 ADL-Import..................................................................................................................................... 41 © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 2 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Arbeitsumgebungsmodell anlegen, Rollen vergeben
Arbeitsumgebungsmodelle sind nach den Geschäftsprozessmodellen der wichtigste Modelltyp.
Sie stellen die Aufbauorganisation eines Unternehmens dar.
1. Klicken Sie auf Neu.
2. Wählen Sie den
Modelltyp
Arbeitsumgebungsmodell
aus.
3. Tragen Sie den Namen
des Arbeitsumgebungs-
modells ein. Ggf. können
Sie noch eine Version
benennen.
4. Wählen Sie aus der
entsprechenden
Modellgruppe einen
Ordner aus, in den das IT-
Systemmodell angelegt
werden soll und bestätigen
mit der Schaltfläche
Anlegen.
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Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
5. Im Modellgruppen-
verzeichnis wird das
angelegte
Arbeitsumgebungsmodell
angezeigt.
Eine leere
Modellierungsfläche mit
Symbolen zur Modellierung
einer Organisationseinheit
und Rollenvergabe öffnet
sich.
6. Durch Klicken auf die
Schaltfläche oben links
öffnet sich die
Modellinformation.
Durch die geöffnete Modellinformation wird das bearbeitete Dokument namentlich
gekennzeichnet. Dadurch werden Verwechslungen ausgeschlossen und ausgedruckte
Dokumente lassen sich besser zuordnen.
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Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
7. Klicken Sie auf das Symbol
Organisationseinheit und
führen Sie den Cursor (jetzt
ein Stift) auf die leere
Modellierungsfläche. Durch
Klicken der linken Maustaste
wird das Symbol gesetzt.
Durch einen Klick mit der
rechten Maustaste stellt sich
der Cursor wieder als Pfeil
dar.
Hinweis:
Eine Entfernung des Symbols
erreichen Sie durch Anklicken
des gesetzten Symbols mit
der linken Maustaste (Symbol
erscheint rot) und einem
Einfachklick der Taste Entf.
8. Durch Einfachklick der
rechten Maustaste auf dem
Symbol öffnet sich das
Notebook.
Einfachklick (links) auf dem
Notebook und die folgende
Ansicht zur korrekten
Benennung (Name) der
Organisationseinheit
erscheint.
Anhand der eingeblendeten
Register sind weitere
Informationseingaben zur
Organisationseinheit möglich.
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Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 9. Das Symbol der Organisationseinheit kann visuell verändert angezeigt werden. Durch Anklicken der Schaltfläche Angaben zur Organisationseinheit kann ein anderer Typ z.B. Standard, Unternehmen, Bereich, Abteilung ausgewählt werden. Durch Anklicken der Schaltfläche Schließen, wird die Auswahl bestätigt. Im folgenden Beispiel wurde der Typ Abteilung als Symbol für die Organisationseinheit ausgewählt. 10. Der ausgewählte Typ Abteilung als Symbol wird abgebildet. Die korrekte Benennung des „Amtes“ ist erfolgt. Alle weiteren Symbole (Bearbeiter, Rolle, Externer Partner) lassen sich anhand der geschilderten Verfahrensweise modellieren. In den Prozessen sind den jeweiligen Aufgaben Rollen zuzuordnen, die für diese Aufgaben verantwortlich sind, diese durchführen oder dabei mitwirken. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 6 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 11. Speichern Sie zwischendurch ihr Ergebnis (rotes Symbol erhält durch Speichern eine blaue Farbe). 12. Das Amt für Weiterbildung und Kultur ist der Musikschule übergeordnet. Das Symbol ist übergeordnet anklicken. Den Cursor auf das Symbol „Amt für…“ führen, die linke Maustaste gedrückt halten und zum Symbol „Musikschule“ ziehen und loslassen. Beide Symbole sind miteinander verbunden. 13. Analog verfahren Sie mit dem Symbol Leitung/ ist Leiter. Zuerst das Symbol ist Leiter mit der linken Maustaste anklicken, den Cursor auf das Symbol Leitung führen, mit gedrückter linker Maustaste vom Symbol Leitung zum Symbol Musikschule ziehen und loslassen. Beide Symbole sind miteinander verbunden. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 7 von 41
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14. Sie klicken zuerst mit der
linken Maustaste auf das
Symbol gehört zu und setzen
den Cursor auf das Symbol
Sachbearbeitung. Mit
gedrückter linker Maustaste
führen Sie den Cursor nach
links und klicken. Sie führen
den Cursor senkrecht nach
oben und klicken wieder mit
linker Maustaste. Sie führen
den Cursor nach rechts und
klicken auf das Symbol
Musikschule. Sie haben die
Sachbearbeitung der
Organisationseinheit
Musikschule zugeordnet.
15. Die Sachbearbeitung
und die Geschäftsführung
gehören zur Musikschule.
Beispielsweise besteht die Möglichkeit das Symbol Bearbeiter (Schreibtisch) in der Darstellung zu
variieren.
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Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 16. Gehen Sie auf das Symbol Bearbeiter und öffnen mit Doppelklick das Notebook. Wählen Sie eine Darstellung (z.B. Schreibtisch, Symbol, Rechteck) aus. 17. Sie können die Darstellung Symbol beispielsweise für die Abbildung von Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern in kleineren Organisationseinheiten verwenden. 18. Die Rolle benennen Sie wie bereits beschrieben über das durch Doppelklick geöffnete Notebook. Durch Anklicken der Schaltfläche Schließen, wird die Benennung bestätigt. Einer Rolle wird üblicherweise ein Stellenzeichen zugewiesen. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 9 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
19. Analog verfahren Sie mit
dem Symbol hat Rolle. Also
erst das Symbol hat Rolle
anklicken, den Cursor auf das
Symbol Leitung führen, mit
gedrückter linker Maustaste
vom Symbol Leitung zur Rolle
MS Ltg ziehen und loslassen.
Beide Symbole sind
miteinander verbunden.
Anhand des abgebildeten Schemas können sämtliche Organisationsstrukturen modelliert und mit
Rollen versehen werden.
Die Arbeitsumgebung ist fertig modelliert. Bitte speichern Sie das Ergebnis.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 10 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
IT-Systemmodell anlegen
Verschiedene IT-Systeme können im IT-Systemmodell angelegt werden. Dadurch können den
modellierten Aktivitäten durch Verknüpfung im Notebook, die jeweiligen IT-Anwendungen (z.B.
Word, Excel,…) zugeordnet bzw. hinterlegt werden.
1. Legen Sie ein neues Modell
an, indem Sie auf Neu klicken.
Wählen Sie den Modelltyp
IT-Systemmodell aus und
benennen den Modelltyp.
2. Wählen Sie die
entsprechende Modellgruppe
(Ordner) aus und bestätigen
Ihre Auswahl durch Anklicken
der Schaltfläche Anlegen.
3. In der Modell-
information und im
Modellgruppenverzeichnis
wird das angelegte IT
Modell angezeigt.
Eine leere
Modellierungsfläche mit
Symbolen zur
Modellierung von IT-
Elementen öffnet sich.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 11 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
4. Klicken Sie auf das
Symbol Anwendung
und führen den Cursor
(jetzt ein Stift) auf die
leere Modellierungs-
fläche. Durch Klicken
der linken Maustaste
wird das Symbol
gesetzt.
5. Durch Einfachklick
mit der rechten
Maustaste auf dem
Symbol, öffnet sich das
Notebook.
Einfachklick (mit linker
Maustaste) auf dem
Notebook und die
folgende Ansicht zur
Benennung des IT-
Elementes erscheint.
6. Durch Anklicken der
Schaltfläche Schließen,
wird die Benennung
bestätigt.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 12 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
7. Die korrekte Benennung
des ausgewählten IT-
Modellierungselementes
Anwendung ist erfolgt.
8. Analog verfahren Sie mit
weiteren IT-Modellierungs-
elementen.
Das IT-Systemmodell ist fertig modelliert bzw. angelegt. Bitte speichern Sie das Ergebnis.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 13 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Dokumentenmodell anlegen
In einem Dokumentenmodell werden die zum Prozessablauf gehörenden Dokumente modelliert.
1. Legen Sie ein neues
Modell an, indem Sie auf
Neu klicken. Wählen Sie
den Modelltyp
Dokumentenmodell aus
und benennen den
Modelltyp und die
jeweilige Modellgruppe.
2. Wählen Sie die
entsprechende
Modellgruppe (Ordner)
aus, in der das
Dokumentenmodell
angelegt werden soll und
bestätigen mit der
Schaltfläche Anlegen.
3. In der Modellinformation
und im
Modellgruppenverzeichnis
wird das angelegte
Dokumentenmodell
angezeigt.
Eine leere
Modellierungsfläche mit
Symbolen zur Modellierung
von Dokumenten öffnet
sich.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 14 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
4. Auf das Symbol
Dokument klicken und
den Cursor (jetzt ein
Stift) auf die leere
Modellierungsfläche
führen. Durch Klicken
der linken Maustaste
wird das Symbol
gesetzt.
5. Durch Einfachklick mit
der rechten Maustaste
auf dem Symbol, öffnet
sich das Notebook.
Einfachklick (mit linker
Maustaste) auf dem
Notebook und die
folgende Ansicht zur
Benennung des
Dokumentes erscheint.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 15 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 6. Durch Anklicken der Schaltfläche Schließen, wird die Benennung bestätigt. 7. Die korrekte Benennung des ausgewählten Modellierungselementes Dokument ist erfolgt. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 16 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 8. Analog verfahren Sie mit weiteren zu modellierenden Dokumenten. Das Dokumentenmodell ist fertig modelliert bzw. angelegt. Bitte speichern Sie das Ergebnis. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 17 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Aktivitäten mit Dokumenten verknüpfen
Voraussetzung ist, dass der Prozess im Modelltyp Geschäftsprozessmodell abgebildet wurde.
Dokumente hinterlegen Sie den modellierten Aktivitäten durch Verknüpfung im Notebook.
1. Durch Einfachklick mit
der rechten Maustaste
öffnet sich das Notebook
an der Aktivität im
Geschäftsprozessmodell.
2. Ein Wechsel von der
Ansicht Beschreibung zur
Ansicht Input/ Output
erfolgt durch Doppelklick
auf dem Register.
Sie erhalten dadurch
veränderte Eingabe- und
Verknüpfungsmöglich-
keiten.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 18 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 3. Durch Anklicken der Refenzierten Dokumente (+) öffnet sich in einem weiteren Fenster Ihre bisher angelegte Dokumenten- Modellstruktur. 4. Sie bestätigen Ihre Dokumentenauswahl (z.B. Vertrag) durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 19 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 5. Im Referenzziel wird das ausgewählte und zu verknüpfende Dokument angezeigt. Die Auswahl bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche Zuweisen. 6. Schließen Sie die geöffnete Ansicht. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 20 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 7. An der jeweiligen Aktivität stellt sich das referenzierte bzw. hinterlegte Dokument (z.B. Vertrag) grafisch als Symbol dar. Sie haben ein Dokument referenziert. Bitte speichern Sie das Ergebnis. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 21 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Aktivitäten mit IT-Systemen verknüpfen
Nach gleichem Verfahren – Aktivitäten mit Dokumenten verknüpfen - referenzieren Sie den
Aktivitäten im Prozessablauf verwendete IT-Systemelemente (Word, Excel, etc.). Dafür wechseln
Sie von der Ansicht Beschreibung (siehe Seite 19 zu 2.) zur Ansicht Systeme/ Produkte durch
Doppelklick auf dem Register.
Es öffnet sich die Ansicht Referenzierte IT-Systemelemente.
Analog verfahren Sie mit
den nächsten Schritten
weiter, wie auf den
Seiten 20 und 21
dargestellt.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 22 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin An der jeweiligen Aktivität stellt sich das referenzierte bzw. hinterlegte IT-System (z.B. Word) grafisch als Symbol dar. Sie haben ein IT-System referenziert. Bitte speichern Sie das Ergebnis. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 23 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Hinterlegte Dokumente referenzieren
ADONIS bietet die Möglichkeit, die im Prozessablauf modellierten Aktivitäten, denen Dokumente
hinterlegt wurden, mit konkreten Dokumenten aus dem Gruppenlaufwerk (z.B.
Arbeitsanweisungen, Verträge, Handbücher etc.) zu referenzieren. Dabei muss allerdings
sichergestellt sein, dass die referenzierten Dokumente auf neuestem Stand gehalten werden.
1. In den
Modellgruppen öffnen
Sie das relevante
Dokumentenmodell
mit Doppelklick.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 24 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 2. Durch Doppelklick auf dem zu referenzierenden Dokument öffnen Sie das Notebook. 3. Sie wählen das auszuführende Programm (z.B. automatisch) durch Anklicken aus. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 25 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 4. Um die notwendigen Parameter zur Referenzierung eingeben zu können, öffnen Sie durch Anklicken des Symbols ein neues Fenster. 5. Wählen Sie aus Ihrem Gruppenlaufwerk (z.B. G:) den Ordner aus, der das zu referenzierende Dokument enthält. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 26 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 6. Bestätigen Sie Ihre Dokumentenauswahl (z.B. Excel-Dokument) durch Anklicken des Dokuments und der Schaltfläche Öffnen. 7. Durch Anklicken der Schaltfläche Schließen, wird die Auswahl bzw. Referenzierung bestätigt. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 27 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin 8. Das referenzierte Dokument wird innerhalb des Symbols grafisch angezeigt und je nach Programm (z.B. Excel Format) benannt. Das referenzierte Dokument lässt sich in einer exportierten HTML-Prozess- ansicht öffnen. Sie haben ein Dokument, das einer Aktivität im Prozess hinterlegt ist, mit einem Dokument aus Ihrem Gruppenlaufwerk referenziert. Bitte speichern Sie das Ergebnis. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 28 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Export/ Druck von Modellen
Vor dem Druck oder Export der Prozess-Modelle empfiehlt es sich, sie noch einmal etwas „hübsch
zu machen“ bzw. auf gute Lesbarkeit zu kontrollieren:
• Sind die Beschreibungen in der Aufgaben/ Aktivitäten kurz, aber verständlich und lesbar
dargestellt (ggf. Symbolfenster in Größe anpassen)?
• Es sollte auch darauf geachtet werden, dass bei Verzweigungen oder parallelen Strängen
im Prozess die Aufgaben möglichst untereinander (in einer „Flucht“) und nicht
gegeneinander versetzt angeordnet sind.
• Nachfolger (Verbindungspfeile) überprüfen: eingehend/ausgehend, im rechten Winkel
geführt, sind alle Beschriftungen/ Optionen bei Entscheidungen benannt etc.?
• Gerade bei komplexeren Prozessen mit mehreren Verzweigungen sollten die Aufgaben
nummeriert werden. Dabei jeden Strang in sich nummerieren, aber insgesamt fortlaufend.
Nummerierung der Aufgaben einfügen:
Im Notebook (rechte Maustaste)
der Aufgabe tragen Sie die
Nummerierung der Aufgabe in
das Feld „Reihenfolge“ ein.
Die Nummer erscheint im Objekt
unten links in der Ecke.
Wichtig: Bei zwei parallelen
Strängen wird jeder Strang
getrennt nummeriert und erst
nach der Zusammenführung
wieder fortlaufend.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 29 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Beispiel einer richtigen und einer falschen Nummerierung:
Richtig!
Falsche Nummerierung (springend
zwischen beiden Strängen) !
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 30 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die von Ihnen erstellten Geschäftsprozessmodelle für Ihre
Kolleginnen und Kollegen und internen Kunden verfügbar zu machen, auch wenn diese nicht mit
ADONIS arbeiten:
• in Papierform => direkt aus ADONIS ausdrucken
• als PDF-Export
• als Word-Dokument exportieren
• als HTML-Export
oder
• für ADONIS-Nutzer/innen als ADL-Export.
Tipps zum Drucken:
Das Druckfenster öffnen Sie entweder
über den Menüpunkt „Modell“ =>
„Drucken oder über das Druckersymbol in
der Taskleiste.
Im Druckerfenster nehmen Sie die
gewünschten Einstellungen vor. Sie
können versuchen, kleinere Prozesse über
„Auf eine Seite“ zu formatieren; der
Verkleinerungs-Faktor/ %-Wert sollte
jedoch nicht kleiner als 65% gewählt
werden, da die Lesbarkeit im Druck leidet.
Um keine weißen Seiten zu drucken,
klicken Sie in der Seiten-Vorschau mit
Cursor und der linken Maustaste auf die
überschüssigen Seiten bis diese grau
angezeigt werden.
• Wenn ein Prozess komplex ist und über mehrere Seiten geht, sollte man prüfen, ob es
ratsam wäre, einen Teilprozess/ Subprozess zu identifizieren und zugunsten der besseren
Lesbarkeit abzutrennen (und nur zu verknüpfen).
Oder die Seiten für die bessere Übersicht im Druck mit Klebelaschen und die Prozess-
Stränge im Seitenumbruch mit Konnektormarken auszustatten.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 31 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin Klebelaschen erzeugen für den Papierausdruck: Im Menüfenster „Drucken“ finden Sie im Dropdown zum „Seitenlayout“ die Variante Posterdruck mit Klebelaschen und markieren diese per Mausklick. Nehmen Sie sonst alle Skalierungen zur Druck- gestaltung wie gewünscht vor und bestätigen Sie „Drucken“. Im Papierausdruck verfügt der Prozess an der Umbruchstelle nun über eine markierte Klebelasche zum Zusammenfügen. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 32 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Konnektoren einfügen: zur besseren Übersicht bei mehrseitigen
Prozessen
Konnektormarken
Über den Menüpunkt „Ansicht“ öffnen Sie das Fenster
„Darstellung von Konnektoren“. Aktivieren Sie das Feld
„Konnektormarken anzeigen“.
Probieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten der
Darstellung ruhig einmal im Druck aus (speichern Sie vorher
Ihren Prozess).
Wir verwenden diese Einstellungen: Einblenden mit
Zugriffsmöglichkeit, Auf jeder Seite anzeigen sowie die
Standardeinstellungen für Kreuzungen und Bendpoints (der
„Knick“ im Nachfolger-Pfeil).
Hinweis: Mit einem Klick auf die rechte Maustaste lassen sich
die gesetzten Konnektormarken bei Bedarf auch direkt
umbenennen oder neu nummerieren.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 33 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin WICHTIG: Vor dem Export von Prozessmodellen aus ADONIS müssen Sie ein Referenz- Laufwerk eingerichtet haben, in das die Prozesse gespeichert werden sollen (in der Regel Ihr Gruppen-Laufwerk). Diese Einrichtung muss das ITDZ vornehmen – ggf. in Abstimmung mit Ihrer dezentralen IT-Stelle. PDF-Export aus ADONIS: Über den Menüpunkt „Modell“ gehen Sie auf „Drucken“ und wählen im Druckfenster im rechten Drop-Down-Menü nicht Ihren Standarddrucker, sondern Adobe PDF aus. Für die Größenskalierung verfahren Sie wie mit den Einstellungen zum Papier- Ausdruck… Es öffnet sich der Explorer mit dem „Speichern unter“- Fenster. Wählen Sie wie gewohnt den Speicherort aus… (Voraussetzung dafür ist allerdings die Einrichtung eines Referenz-Laufwerkes.) © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 34 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin HTML-Export aus ADONIS: Zur Vorbereitung des HTML-Exports müssen Sie zuvor einen neuen Ordner für die HTML-Datei auf Ihrem Speicher- (Referenz-)Laufwerk einrichten. Ein HTML-Export zieht viele Dateien/Unterordner mit sich und benötigt einigen Speicherplatz und einen eigenen Ordner. Eine HTML-Datei kann aufgrund ihres Volumens und der verknüpften Daten nicht als E-Mail-Anhang verschickt werden. Sie kann innerhalb einer Behörde jedoch über das Transfer-Laufwerk an die Projektpartner weitergeleitet werden (gesamten Ordner kopieren!) und im Land Berlin per USB- Stick oder perspektivisch über Lösungen wie OfficeNet. Der HTML-Export bietet die Vorteile, dass in der Prozessdarstellung beim Überstreichen mit dem Mauszeiger im „Mouseover“ sämtliche hinterlegte Informationen für alle Objekte angezeigt werden; verlinkte Prozesse sich öffnen lassen, die Arbeitsumgebung zu den Rollen geöffnet werden kann, die Beschreibungen zu den Aufgaben gelesen werden können oder sich Muster für hinterlegte Dokumente (Antragsbögen, Formulare, Arbeitsanweisungen etc.) einsehen lassen. Diese Einsehbarkeit von hinterlegten oder verknüpften Informationen aller Art ist ein echter Mehrwert gegenüber den PDF- oder Word-Varianten, die lediglich „abfotografiert“ sind oder auch anderen Tools, die weniger Funktionen bieten. Für den HTML-Export wechseln sie zunächst vom Modus „Modellierung“ durch Klick auf die Schaltfläche mit dem Puzzleteil in den Modus „Import/Export“ In dem Fenster für die HTML- Generierung wählen Sie üblicherweise die vorgegebenen Standard-Einstellungen. Es empfiehlt sich also, die ersten beiden Häkchen zu setzen und „referenzierte Dokumente“ und auch die „Zoomstufen“ mit zu generieren. Bestätigen Sie mit „OK“. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 35 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Im „Modellauswahl“-Fenster öffnet sich nun der Unter „Exportieren nach“ gehen Sie nun auf die
Baum mit dem Ablageort Ihres Modells, das Sie Schaltfläche „Durchsuchen“.
exportieren wollen…klicken Sie sich durch, hier
z.B.: „Arbeitsverzeichnis“ => „Bezirksämter“ => Es öffnet sich das Speichern unter-Fenster.
„Tempelhof-Schöneberg“ => „Steuerungsdienst“ Wählen Sie nun in Ihrem Referenz-Laufwerk den
=> „Skript“ => „MusterProzess“. zuvor extra für diesen Prozess angelegten, leeren
Ordner aus (er erscheint blau unterlegt).
Am Ende muss der gewünschte Prozess von Ihnen
ausgewählt sein und ist dann blau unterlegt. In Bennen Sie den Prozess im Feld „Dateiname“ und
der Regel wollen Sie die „referenzierten Modelle“ gehen Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
mitnehmen, um den Mehrwert von HTML zu
nutzen – das Häkchen bleibt.
Ob Sie noch die „Modellgruppen“ und
„Untergruppen“ mitnehmen, hängt vom
Verwendungszweck ab. Bedenken Sie, dass der
Exportvorgang dadurch länger dauert und der
Datenumfang zunimmt.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 36 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Nach dem „Speichern“ erscheint im
Feld „Dateiname“ der komplette
Pfad Ihres Prozesses. Gehen Sie nun
auf die Schaltfläche „Exportieren“.
In schneller Abfolge erhalten Sie
verschiedene Meldungsfenster zum
Exportvorgang – dieser kann je nach
Umfang einige Minuten dauern…
Nach Abschluss des Exports
erhalten Sie eine Meldung, dass die
HTML-Datei erfolgreich erzeugt
wurde.
Ein direktes Öffnen des Prozesses
über das angezeigte Fenster schlägt
unserer Erfahrung nach fehl…
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 37 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
Öffnen Sie die Datei daher am
Besten über Ihren Explorer und
den gewohnten Pfad (G:…).
Im für Ihren Prozess eigens
angelegten Ordner ist für Sie nur
das HTML-Dokument interessant.
Die anderen Ordner dienen nur
der Unterstützung des HTML-
Prozesses.
Exportierter HTML-Prozess: Informationen erscheinen im Mouseover oder bei Klick auf
die Informationssymbole
Hier können Sie im
HTML-Format die
Darstellung in ihrer
Größe verändern…
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 38 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin Word-Export: Die einfachste Weise eine Word-Version Ihrer Prozess- Abbildung zu erzeugen, ist im „Modellierungs“-Modus über die Schaltfläche „Grafik generieren“ in der Menüleiste. Wählen Sie unter Ausgabe den Punkt Zwischenablage und dann die Schaltfläche „Generieren“. Die gespeicherte Grafik können Sie nun in jedes Word-Dokument/-Bericht an gewünschter Stelle einfügen (z.B. mit rechter Maustaste => Kontextmenü, Symbol „Einfügen“). Wann benutzt man den ADL-Export? Mit dem ADL-Import oder -Export können die Anwender/innen von ADONIS behörden- übergreifend Prozesse versenden – sofern sie sich nicht direkt gegenseitige Zugriffsrechte über den „Baum“ in ADONIS eingerichtet haben. Die erzeugten ADL-Dateien lassen sich bequem als E-Mail-Anhang verschicken und können vom Empfänger wieder in ADONIS importiert werden. Auf diese Weise können auch Projektpartner, die nicht auf dasselbe Transferlaufwerk zugreifen können, aber über ADONIS verfügen, jederzeit Prozesse miteinander austauschen. Der Ablauf (Fensterfolge) des Export-Vorgangs ist dem HTML-Export sehr ähnlich. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 39 von 41
Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin
ADL-Export:
In der Ansicht Import/Export
(Puzzleteil-Symbol in der
Toolleiste) wählen Sie die
rechte Schaltfläche „ADL-
Export“ (ADL + gelber Pfeil).
In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie
zunächst im Baum/Modellgruppen den Prozess
aus und nehmen referenzierte Modelle mit.
Unter „Exportieren nach“ klicken Sie auf die
Schaltfläche „Durchsuchen“. In einem weiteren
Fenster wählen Sie den Ablageort für den Export-
Prozess in Ihrem Laufwerk und vergeben einen
Namen.
Der Pfad erscheint nun im ersten Fenster im Feld
„Dateiname“ und Sie bestätigen: „Exportieren“.
Den so abgelegten ADL-Prozess können Sie in
Ihrem Laufwerk speichern und auch als E-Mail-
Anhang versenden, aber nur in ADONIS öffnen.
© Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 40 von 41Skript: ADONIS-Basisschulung an der VAK Berlin ADL-Import: Um einen ADL-Prozess ansehen zu können, müssen Sie Ihn zunächst von der E- Mail in Ihr Referenz- Laufwerk speichern, damit Sie von ADONIS aus zugreifen können. Gehen Sie in ADONIS in die Import/Export Ansicht und auf die Schaltfläche ADL Import. Es öffnet sich ein Fenster (Explorer), in dem Sie wie gewohnt den zwischen- gespeicherten ADL-Prozess auswählen. Bestätigen Sie mit „Öffnen“. Im Fenster „ADL-Import Auswahl“ wählen Sie, in welchen Ordner Sie den Prozess in ADONIS ablegen wollen und bestätigen die Schaltfläche „Importieren“. Den importierten Prozess finden Sie nun in Ihren Modellgruppen/ im „Baum“ und können ihn öffnen. © Karola Bartsch, Claudia Förster (BA Tempelhof-Schöneberg, Steuerungsdienst) Seite 41 von 41
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