ALLER ANFANG IST SCHWER! - SchulleiterInnen-Service
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ALLER ANFANG IST SCHWER! Am 03. August ist es endlich soweit, ich erfahre, dass ich mit 1. September die Schulleitung übernehmen soll. Nun ist es vorbei mit den Ferien – in Gedanken habe ich natürlich schon seit Wochen vieles durchgespielt, aber jetzt wird es ernst! Meine Einarbeitungsphase beginnt damit, dass mir meine Vorgängerin dankenswerter Weise noch ein paar Mal in der Ferienzeit mit Rat und Tat zur Verfügung steht, wo wir in einer Art „Jahresplanung“ wichtige Punkte durchgehen, die es zu erledigen gilt. Dabei lerne ich u. a. die aktuellen Budgetzahlen für die Schule oder das Postbuch (Eingang, Ausgang) kennen und mache Bekanntschaft mit der Amtsschriftenverordnung samt Aufbewahrungsfristen. Aber in den ersten Tagen werde ich das Gefühl nicht los: du sitzt in der Direktion und fühlst dich allein gelassen und überfordert. Da will man ja die alte Direktorin nicht schon am ersten und dann an allen weiteren Tagen zur Hilfe holen. Die DirektorInnen der Nachbarschulen würden dir zwar helfen, aber du weißt ja nicht einmal, was du (zuerst) fragen sollst. Die frühzeitige Einschulung durch die in Pension gehenden DirektorInnen funktioniert normalerweise nicht, weil sich niemand in seiner aktiven Zeit eine/n „Konkurrentin/en“ aufbauen will. Weiters sind die Bedürfnisse von Neuer Mittelschule und Volksschule oder Polytechnischer Schule bzw. Sonderschule komplett verschieden und man bräuchte für jede Schulart eine/n eigene/n Betreuer/in. Jemand aus einem anderen Schulzweig versteht oft deine Probleme nicht. Aber ich sehe ein, dass dies im Moment meine ganz persönliche, ein wenig negative Anschauung ist! Da wäre eine Art geschlossenes Forum für DirektorInnen schon ideal – mit Suchfunktion für jeden Schulzweig, wo man Begriffe eingeben kann, die einen momentan betreffen. KollegInnen aus der Schulleitung könnten dann Fragen beantworten, ihre Meinung darlegen, Diskussionen vorantreiben o. Ä. So etwas wäre sicher auch für LehrerInnen interessant, aber nun schweife ich ab! Drei Tage vor Schulbeginn muss ich am Dienstort erreichbar sein. So halte ich auch schon an diesen Tagen die ersten Sprechstunden als Schulleiterin ab. Das nütze ich gleich aus und lege mir ein Besprechungsbuch zu, das wird quasi mein persönliches Journal für Besprechungen, Abmachungen, Planungen etc. Natürlich bleibt es nicht dabei, Arbeit gibt es im Büro genug zu erledigen. Als nächstes versuche ich die Direktionskanzlei in Ordnung zu bringen, also in einen Zustand zu versetzen, der meinen Ordnungs- und Klassifizierungskriterien entgegenkommt – das bedeutet einige Tage lang aus- und umräumen, erforschen, wo was deponiert wurde usw. Der (digitale) Schulaktenplan ist mir eine große Hilfe bei der Erstellung meiner Ordnungskriterien. Ich lege die Papier-Dokumente nach diesem Kriterienschema ab, beschrifte Mappenrücken und -Abschnitte, … Nun überlege ich gerade, ob ich nicht solcherart abgelegte Dokumente, die ich nur in Papierform erhalten habe, einscanne und als PDF mit treffendem Stichwort im Dateinamen am Computer speichern soll, ob ich meine Arbeitsweise quasi in Richtung „digitales Büro“ entwickeln soll. Diesen Gedanken muss ich später unbedingt noch einmal aufnehmen und weiterverfolgen! Ach ja, eine Lehrfächerverteilung muss erstellt werden. Ich habe es gut, es gibt so gut wie keine Veränderung im Lehrkörper, sodass ich die Planungsversion meiner Vorgängerin übernehmen kann. Dann konzentriere ich mich auf die anfallenden Aufgaben am PC: E-Mails lesen bzw. beantworten oder weiterleiten ans Kollegium – dazu muss ich erst einen Verteiler einrichten. Meine Vorgängerin
hat in einer Art Medienbruch E-Mails von allgemeinem Interesse ausgedruckt und an die schwarze Tafel gepinnt! Ich gehe daran, am PC Ordnung zu schaffen – wo lege ich was ab? Welche Ordnungsstruktur wähle ich lokal auf der Festplatte? Es macht Sinn, hier den digitalen Schulaktenplan anzuwenden, dann habe ich dieselben Ordnungskriterien wie bei den abgelegten Dokumenten in Papierform. Soll ich diese Ordnungskriterien auch auf mein Mailprogramm anwenden? Nein – da müssen ein paar Unterordner reichen! Welchen Mailclient soll ich überhaupt verwenden? Soll ich mich ganz auf Webmail verlassen oder welches Mailprotokoll soll ich verwenden? Ich entscheide mich für Outlook und richte das Direktionskonto mittels Exchange und mein berufliches TSN-Mailkonto als IMAP-Postfach ein. Damit ist sichergestellt, dass ich auch auf meinem Laptop unterwegs oder auf meinem Standgerät zuhause Zugriff auf alle Mails habe – solange ich mich innerhalb der erlaubten Postfachkapazität bewege. Monatlich erstelle ich eine Sicherung auf mein Mailarchiv auf dem Direktions-PC – das nehm' ich mir fix vor! – und verschiebe dabei alte Mails, die ich voraussichtlich nicht mehr benötigen werde ins Archiv. Auf diese Art warte ich meine E-Mail-Daten und sorge dafür, dass das Postfach die erlaubten Grenzen nicht überschreitet. Ich entscheide mich für einen elektronischen Kalender und Aufgabenplaner, die Kontakte verwalte ich soundso digital – es ist total praktisch, dass Outlook dies alles inkludiert! Und ganz wichtig ist: täglich eine Sicherung meiner „Eigenen Dateien“ auf die externe Festplatte machen, auch wenn mein neuer Direktions-PC intern die Dateien regelmäßig sichert. Da ich ganz sichergehen will, mache ich regelmäßig ein Backup der wichtigen Daten auf einen externen Datenträger, den ich bei mir im Safe bzw. zuhause aufbewahre. Abgesehen von meinen pädagogischen Tätigkeiten sowie Führungsaufgaben kümmere ich mich um die Klasseneinteilung. Ich bin froh über die gewissenhafte Arbeit meiner Vorgängerin – sie hat im Schul- und Schülerinnen-Verwaltungsprogramm Sokrates Web den Jahreswechsel sauber nach Anleitung durchgeführt. Ich habe am ersten Schultag den genauen Überblick über den SchülerinnenStand, hole mir neu zugezogene Schülerinnen an meine Schule und weise sie den richtigen Klassen zu. Die Klassenlehrer bitte ich um Kontrolle der Grunddaten und Laufbahnen ihrer jeweiligen Schülerinnen. Die gut gewartete Software erspart uns allen sehr viel an administrativem Aufwand – sämtliche Schüler-, Gruppen- und Klassenlisten, alle schülerbezogenen Standardformulare können mit wenigen Klicks erzeugt werden. So wird die viel gefürchtete BiDok- Meldung im Oktober in kurzer Zeit erledigt sein. Auch die Schulnachrichten und Zeugnisse werden wir heuer wieder im Schul- und Schülerinnen-Verwaltungsprogramm erstellen und drucken. Deshalb brauche ich keine Drucksorten zu bestellen bzw. nur das sog. „Unterdruckpapier“ für die Schulnachrichten der Abgänger und das sog. „Zeugnis-Unterdruckpapier“ für die Zeugnisse am Jahresende. Dann kümmere ich mich noch um die Stundenpläne. Dazu verwende ich vorerst die DemoVersion vom Stundenplanprogramm, entscheide mich aber bald für die Vollversion, mit der ich auch drucken kann. Hier ist auch ein Vertretungsplaner dabei und ich muss nicht mehr mühsam und manuell Supplierpläne schreiben wie meine Vorgängerin. Ein weiterer Vorteil ist, dass ich jederzeit im Blick habe, wer schon wie viele Stunden suppliert hat oder wer die Supplierverpflichtung noch nicht erfüllt hat und Ähnliches. Da macht es sich nun wirklich bezahlt, dass ich mich jahrelang aus persönlichem Interesse mit Lehrfächerverteilung und Stundenplan beschäftigt habe. Mit Dankbarkeit nehme ich aber auch die Hilfsangebote von Kolleginnen an, die mir beim Stundenplan behilflich sind. Sie bringen Verbesserungsvorschläge für die Klassen ein, schauen auf die
Raumoptimierung sowie auf die Kolleginnenschaft – auf die richtige Mischung von Unterrichtsblöcken und Erholungsphasen. Die ausgedruckten Stundenpläne ersparen mir das manuelle Ausfüllen der Stundenpläne für die Pflichtschulinspektorin. Eine Kopie der Supplierpläne lege ich aus Transparenzzwecken für die Kollegenschaft im Konferenzzimmer ab, ein zweites Exemplar bleibt bei mir in der Direktion. Spätestens am Ende der Woche werde ich diese in die Schuldatenbank eintragen, am Ende des Monats werde ich diese digital in der Schuldatenbank abschicken. Wir erleben gerade den Übergang zur komplett digitalen Schulverwaltung. Ich nehme die Chance wahr und so steigen wir heuer auf das elektronische Klassenbuch um. Die Zeiten, dass ich Kolleginnen mit dem Klassenbuch in der Hand nachlaufe und um gewissenhaftes und vollständiges Ausfüllen bitte, gehen dem Ende zu. Ich erledige dies mit einem Klick in der Software, was ein Erinnerungsmail bzw. ein SMS an die betroffene Kollegin auslöst. Ich erschrecke ein klein wenig, wenn die Leute um mich herum immer wieder „Formulare“ erwähnen. Welche Formulare sind (jedes Jahr) für die Schulaufsicht auszufüllen? Diese speichere ich mir lokal ab und verwende sie nach Möglichkeit im nächsten Jahr als ausgefüllte Vorlage, sodass ich nur mehr Änderungen eintragen und das aktuelle Jahr anpassen muss. Leider ist das Formularwesen generell noch nicht sehr einheitlich. Wo finde ich das jeweilige Formular Meldung ans Finanzamt, Dienstantrittsmeldung, Erhöhung der Teilzeit, Weiterverwendung, Karenzurlaubsverlängerung, Freistellung mehr als 3 Tage, Freistellung 1 Tag Lehrer, Freistellung 3 Tage Direktor, Krankmeldung Lehrer, SPF-Antrag, Bescheid Vorschule, Ansuchen Häuslicher Unterricht für die Eltern, Schulbesuchsbestätigung Finanzamt, Erhöhung Teilzeit § 15h, Bekanntgabe Geburt eines Kindes, Suspendierung eines Schülers, Sonderurlaub der Lehrer, Sonderurlaub Sterbefall, Beurteilung Pragmatisierung, … Es wird Zeit, dass alle Formulare die Schule betreffend an einem zentralen Ort zum Download bereitstehen! Bei meinen Recherchen, was wann erledigt werden muss, ist mir neben den Hilfestellungen meiner DirektionskollegInnen in den Nachbarschulen der Direktionskalender online eine tolle Supportleistung seitens … - ja wer steht da eigentlich dahinter? Es gibt viele Gremien und Projekte, die uns SchulleiterInnen unterstützen und uns Hilfe anbieten. Angefangen beim Schultechnische Seminar, über diverse Volksschul- und Neue Mittelschule- oder PTS- und ASO-Steuergruppen bis hin zum SchulleiterInnen-Service, welches für mich Anlaufstelle in allen offenen Fragen ist. Nun wird es Zeit, dass ich die Schuldatenbank richtig bediene. Da habe ich ein wenig Angst davor, meiner Meinung nach sind die Eintragungen nicht ohne – man will ja keine Fehler machen, besonders nicht, wenn sie schwerwiegende Konsequenzen, also finanzielle Auswirkungen auf die Kollegenschaft haben! Die ganzen Abkürzungen beim Stellenplan sind am Anfang für mich nicht leicht zu entziffern. Was muss man melden, was nicht? Was muss am Jahresanfang gemeldet werden? Stimmen die Schülerzahlen, Wochenstunden, die Stundentafel und die Lehrfächerverteilung? Wie meldet man was wo, wenn man suppliert? Muss man Supplierstunden sofort melden? Wie verhält sich dies generell mit den Mehrdienstleistungen? Wenn eine Lehrperson krank ist, wie schnell muss man diesen Sachverhalt melden? Wenn man eine voraussichtliche Krankheit meldet, wann muss man die Rückkehr der Lehrerin melden? Wer bekommt die Krankmeldung? Geht alles gleich nach Innsbruck zur Abteilung Bildung oder zuerst auf die BH im Bezirk? Wie funktioniert der Dienstweg? Mich beschleicht immer wieder das Gefühl, etwas Wichtiges vergessen zu haben. Aber die Anleitungen sind recht hilfreich, auch diverse Telefonate
mit dem Außenmitarbeiter der Abt. Bildung in der Bildungsregion (früher Amtsleiter beim Bezirksschulrat) nehmen mir die Angst und schon bald fühle ich mich ziemlich sicher. Sehr zeitaufwändig verlaufen meine Informationsrecherchen im Internet zu diversen schulischen und rechtlichen Themen – v. a. via Suchmaschinen. Irgendwann begreife ich, dass ich die lokalen Behörden- und Unterstützungsseiten direkt ansurfen muss, wenn ich schnell zum gewünschten Ergebnis kommen will. Ich passe also meine Browserstartseiten und Favoriten dementsprechend an. Damit habe ich sofort den Zugriff auf alle wichtigen Informationsquellen für die tägliche Arbeit in der Direktion: Rundschreiben-DB, Erlass-DB, bmbf-Schulrecht, RIS, Abt. Bildung, LSR und Formulare, … Als Vor- und Nachbereitung von Konferenzen ist dies absolut wichtig – Gesetze, Erlässe, Formulare o. Ä. – nun kann ich kompetent Auskunft geben bzw. die KollegInnen und Elternschaft auf die entsprechenden Informationen zu verweisen. Darüber hinaus habe ich noch einen leicht lesbaren Kommentar mit vielen praktischen Beispielen zu Schulrechtsfragen in Buchform griffbereit. Laufend erhalte ich Nachrichten vom BiDi-System, dass Rahmenstundenpläne oder Dienstreiseanträge im Eingang sind. Muss ich dies inhaltlich alles kontrollieren oder darf ich mich auf die Angaben der Lehrpersonen im EDM verlassen? Ich kümmere mich also darum, dass die betreffenden Lehrerinnen meiner Schule ihre Rahmenstundenpläne gewissenhaft erstellen und in weiterer Folge Tätigkeitsberichte elektronisch abgeben. Die Schulbuchaktion – jetzt im Herbst v. a. Nachbestellung bzw. Rückgabe von Büchern – stellt eine weitere Hürde dar. Ich beschließe, mir an unserer nicht gerade kleinen Volksschule eine Kollegin zu suchen, die zukünftig die Schulbuchaktion im Rahmen ihrer außerunterrichtlichen Tätigkeiten im „Topf C“ abwickeln wird. Auch hier gilt: es gibt gute Anleitungen und Hilfestellungen für Leute wie mich. Meine Leseentwicklung hat einen ungeheuren Fortschritt gemacht! Ich scanne die Infos, Mails und Anleitungen sprunghaft von links oben durch und entscheide mich innerhalb von Sekunden oder oft in Bruchteilen davon, was für mich in der jetzigen Situation wichtig ist – denn sonst verliert man sich und jammert sich zu Tode wegen Überlastung. Das, was mir aber wichtig erscheint und mir weiterhilft, lese ich sinnerfassend und genau, ich will nämlich keine Zeit mit „trial and error“ verlieren! Da trinke ich lieber einen Kaffee oder ein Glas Wasser mit einer Kollegin und höre ihr bei ihren Schwierigkeiten in der Klasse oder mit einer anderen Lehrkraft zu, versuche mich in die Situation hineinzuversetzen, die Differenzen und Probleme mit Fingerspitzengefühl zu lösen und ihr den Rücken zu stärken, ohne mich dabei instrumentalisieren zu lassen oder selbst zwischen die Fronten zu gelangen. Und nun warte ich, bis mich einmal jemand lobt!
ORIENTIERUNGSKURS für neue SCHULLEITER/INNEN
Tag Zeit Referent Inhalt
09.00-09.45
Sabine Elwischger (VS Wattens)
SL-Alltag im Jahreslauf
Günter Schroll (NMS Breitenbach)
09.45-10.30
Eröffnungskonferenz, Jahresthema, SQA
11.00-11.45 Sabine Elwischger/Günter Schroll
u. a. Stolpersteine
11.45-12.30 Karin Brandl/LSR Schulrechtliches
Mo,
31.08.
2015 Schulaktenplan, Formulare,
13.30-14.15 Alois Schett/SLS
Schulbuchaktion, ASVO
Schulaktenplan, Formulare,
14.15-15.00 Alois Schett/SLS
Schulbuchaktion, ASVO
15.30-16.15 Hannes Schacher/Abt. Bildung EDM und Schulveranstaltungen
16.15-17.00 Alois Schett/SLS Praktisches Üben / Test-Umgebungen
09.00-09.45 Jürgen Senn/SLS Direktions-PC – dig. Büro-Organisation
09.45-10.30 Jürgen Senn/SLS Direktions-PC – dig. Büro-Organisation
11.00-11.45 Jürgen Senn/SLS Outlook – dig. Büroorganisation
11.45-12.30 Alois Schett/SLS PHO + DAV
Di,
01.09.
2015
13.30-14.15 Alois Schett/SLS Sokrates Web
14.15-15.00 Alois Schett/SLS Sokrates Web
15.30-16.15 Alois Schett/SLS Sokrates Web
Stundenplan-/Vertretungsplan
16.15-17.00 Alois Schett/SLS
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