ANWENDERHANDBUCH FÜR DAS SYSTEM ZUR VERTRAULICHEN MANDANTENKOMMUNIKATION NOTARMAIL - 2007 NOTARNET GMBH
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Anwenderhandbuch für das System zur vertraulichen Mandantenkommunikation NotarMail © 2007 NotarNet GmbH
Inhaltsverzeichnis
1. Ziel und Allgemeines ........................................................................................... 3
2. Technische Voraussetzungen ............................................................................. 4
3. Einen Account beantragen (Notar) ...................................................................... 4
4. Anmelden als Notar ............................................................................................. 5
5. Einen Account beantragen (Mandant) ................................................................. 8
6. Mandanten anlegen durch Notar ......................................................................... 9
7. Anmelden als Mandant und eine Nachricht versenden ..................................... 11
8. Nachrichten im Posteingang.............................................................................. 17
8.1 Posteingang (Notare ohne NotarNet-Konto und Mandanten)............................ 17
8.2 Posteingang Notare mit NotarNet-Konto ........................................................... 23
9. Eigene Benutzerdaten einsehen und ändern .................................................... 24
10. Support.............................................................................................................. 24
11. Erklärung der neuen Symbole ........................................................................... 25
Dokumentenhistorie
Datum Version Inhalt / Änderung Autor
25.10.2006 1.0 Erste Fassung R. Rabe, M. Faber
03.11.2006 1.1 Grafiken, Text überarbeitet M. Faber
09.05.2007 1.2 überarbeitet und ergänzt (neue Funktionen) R. Rabe
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Abb.1: Kommunikationswege NotarMail-System (MandKomm)
1. Ziel und Allgemeines
Jedem, der sich einmal mit dem Thema befasst hat, ist bekannt, dass es sehr schwierig ist, im
E-Mailverkehr mit Mandanten das gebotene Verschwiegenheitsniveau herzustellen – auch wenn jeder
weiß, dass sensible Entwürfe nicht mit einer „virtuellen Postkarte“ versendet werden sollten. Die
NotarNet GmbH und die Bundesnotarkammer haben darum ein von Notar und Mandanten leicht zu
bedienendes System aufgebaut.
Für den Nutzer auf Mandantenseite oder jeden anderen, der auf vertraulichem Wege mit dem Notar
kommunizieren will, steht eine SSL-gesicherte Internetseite (https://mandkomm.notaraccess.de/) zur
Verfügung. Hat sich der Nutzer gegenüber dem Web-Frontend authentisiert, erhält er Zugang auf ein
Formular-basiertes Interface, das sich in seiner Funktionalität an gängigen Webmail-Clients orientiert.
Hier kann er eine Nachricht verfassen, die er in üblicher Weise mit Betreffzeile, Nachrichtentext und
Anlagen formulieren kann. Als Adressaten kann er einen Notar aus einer abgeschlossenen Liste von
Notarkollegen wählen, die für das System freigeschaltet sind.
Um eine echte vertrauliche Kommunikation zu ermöglichen, ist es unerlässlich, dass das interne
System, welches das Web-Frontend betreibt, auch einen Rückkanal von Notar zum Mandanten
ermöglicht, einen „Posteingangskasten“.
Im Hinblick auf das Backend bestehen verschiedene Zugangsmöglichkeiten für Notare:
• Nutzer des Notarnetzes erhalten die Mitteilungen unmittelbar auf ihr internes Notarnetz-
Mailkonto. Dazu wurde dauerhaft eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem
Kommunikationsserver und dem Notarnetz-Mailserver aufgebaut. Der Notar kann dann
unmittelbar auf diese E-Mail antworten. Diese Antwort wird wiederum in das dem Mandanten
zugeordnete Postfach gelegt.
• Notare mit einer BNotK-Signaturkarte können sich mit dieser auf einem weiteren Web-Frontend
des Kommunikationsservers authentisieren, um den Zugriff auf ihr Mailkonto zu erhalten,
Mandanten anzulegen und ihr eigenes Konto zu verwalten. Technisch gesehen läuft die
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Authentisierung gegen einen externen Access-Server der Bundesnotarkammer, der bei
erfolgreicher Legitimation auf dem Empfängersystem einen Cookie setzt, der vom
Kommunikationsserver abgefragt wird.
Für alle Systemnutzer außer den Notarnetz-Teilnehmern, deren Mailbox unmittelbar beschickt wird,
folgt eine Benachrichtigung über den Eingang neuer Nachrichten im geschützten Notarpostfach durch
die Übersendung einer E-Mail-Nachricht an ein ungeschütztes E-Mail-Konto, das bei der ersten
Nutzung des Systems vom Nutzer anzugeben ist. Für die Mandantennutzer ist es das Konto, das zur
Verifikation der Anmeldung verwendet wurde.
2. Technische Voraussetzungen
Der Zugang zum System der Vertraulichen Mandantenkommunikation setzt folgende
Softwareausstattung voraus.
- Einen aktuellen Internet-Browser (z.B. MS Internet Explorer, Version 6.x oder Firefox, Version
1.5.x), der das Setzen von Cookies erlaubt sowie die 128-bit-Verschlüsselung
(Standardeinstellung) unterstützt.
- Java Runtime (JRE) Version 1.4.2 oder höher für die Kartenauthentifizierung.
Ferner müssen Notare über eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät verfügen.
Notarnetz-Teilnehmer bekommen neue Nachrichten direkt in ihr Mailpostfach (xyz@notarnet.de) und
können mit ihrem Mailclient (Outlook o.a.) direkt auf diese Nachrichten ohne Unterbrechung der
Verschlüsselungskette antworten. Für diese Nutzer wird der Internet-Browser nur für die eigene
Stammdatenpflege sowie das Anlegen eines Mandanten benötigt.
3. Einen Account beantragen (Notar)
Für Notare ist die Anmeldung nur mit der Signaturkarte möglich. Die Freischaltung hierfür muss vor
der ersten Anmeldung vom Kartenbesitzer angestoßen werden. Dazu gibt es auf der Startseite einen
direkten Link:
Abb.2: SmartCard - Erstanmeldung
Wenn die Karte bereits für einen solchen Dienst freigeschaltet ist (z. B. DNotI-Online-Plus), genügt
eine Anmeldung per E-Mail mit Angabe einer der drei Zertifikatsnummern an sec@bnotk.de.
Die Zertifikatsnummern befinden sich direkt auf der Karte (z.B.: ZN – 35060 – 35061 – 35062).
In beiden Fällen erhält der Notar eine zeitnahe E-Mail-Benachrichtigung, sobald der kartenbasierte
Zugang für ihn freigeschaltet wurde.
Es ist möglich, mehrere Signaturkarten einem NotarMail-Postfach zuordnen zu lassen.
Auch die Zuordnung einer Signaturkarte zu mehreren NotarMail-Postfächern wird angeboten.
Diese Varianten liegen im Verantwortungsbereich des bzw. der Postfachinhaber(s) und sind
entsprechend von diesen über die oben genannte E-Mail-Adresse zu beantragen.
Teilen Sie uns diese Wünsche bitte eindeutig mit.
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4. Anmelden als Notar
Am Web-Frontend melden sich Notare ausschließlich mit ihrer Signaturkarte an. Bitte rufen Sie hierfür
die Startseite https://mandkomm.notaraccess.de/ auf.
Abb.3: Login-Seite
Unter „SmartCard-Login für Notare“ führt der enthaltene Link („hier“) direkt zur SmartCard-
Authentifizierung:
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Abb.4: Java-Applet bei Anmeldung per SmartCard
Nachdem die Signaturkarte gefunden worden ist, wird der Kartenbesitzer zur Eingabe der
Authentifizierungs-PIN aufgefordert. Nach erfolgreicher Authentifizierung wird der Nutzer zu seinem
persönlichen Posteingang des MandKomm-Systems weitergeleitet:
Abb.5: Posteingang im Web-Frontend des Notars
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Bei der Zuordnung einer Signaturkarte zu mehreren NotarMail-Postfächern öffnet sich nach
erfolgreicher Signaturkarten-Authentifizierung eine Auswahl der Postfächer. In das gewünschte
Postfach gelangt man durch Anklicken des Notar-Namens.
Abb.6: SmartCard – Anmeldung (eine Karte für mehrere Postfächer)
Die Abmeldung vom MandKomm-System erfolgt über den Menüpunkt „Abmelden".
Nach längerer Inaktivität wird die Verbindung serverseitig getrennt. Dabei werden evtl. noch nicht
abgeschlossene Aktionen abgebrochen und noch nicht gespeicherte Daten gehen verloren.
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5. Einen Account beantragen (Mandant)
Die Anmeldung für Mandanten ist über die Startseite https://mandkomm.notaraccess.de/ möglich.
Es öffnet sich das Formular zur Eingabe der notwendigen Angaben des Mandanten.
Abb.7: Neuanmeldeformular Mandant
Es müssen alle mit * markierten Felder ausgefüllt werden. Den Benutzernamen und das Passwort
kann sich der Anwender selbst aussuchen. Dem Wunsch nach einem bestimmten Benutzernamen
wird gefolgt, solange dieser im System noch nicht vergeben ist. Bei der Wahl des Passwortes sind die
Richtlinien für ein sicheres Passwort zu beachten. Nach Klicken auf „Jetzt neu Anmelden!“ wird eine
E-Mail vom System generiert und an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt. Diese E-Mail enthält
den Freischaltcode und den Link zur Freischaltung. Diese Prozedur muss einmalig durchgeführt
werden. Nach erfolgreicher Freischaltung kann sich der Mandant mit seiner Benutzername-Passwort-
Kombination über die Startseite anmelden.
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6. Mandanten anlegen durch Notar
Um einen Mandanten anzulegen muss der Notar per SmartCard am Web-Frontend angemeldet sein.
Nach Klicken auf den Menüpunkt „Neuanmeldung Mandant“ gelangen Sie zu dem Fenster „NotarNet
Loginserver – Neuanmeldung“. Hier müssen alle mit * gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden.
Abb.8: Neuanmeldung eines Mandanten durch den Notar
Der Notar selbst bekommt dann die Zugangsdaten für diesen Mandanten per E-Mail zugeschickt:
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Abb.9: Quittung der Neuanmeldung eines Mandanten für den Notar
Diese Zugangsdaten muß der Notar dann dem Mandanten schriftlich mitgeben bzw. ihm per Post oder
Fax zusenden.
WICHTIG! Aus Sicherheitsgründen dürfen die Zugangsdaten nicht per Mail einfach an den Mandanten
gesendet werden, da der Übertragungsweg zum Mailserver des Mandanten nicht "abhörsicher" ist.
Hinweis: Erst nach dem Empfang einer Nachricht von seinem Mandanten kann der Notar seinerseits
eine Nachricht an diesen über „Neue Nachricht“ schicken. Vorher ist der Mandant nicht über die
Empfängersuche auffindbar!
107. Anmelden als Mandant und eine Nachricht versenden
Mandanten melden sich über die Startseite https://mandkomm.notaraccess.de/ mit Benutzername und
Passwort an. Nach erfolgreicher Authentifizierung öffnet sich der Posteingang.
Abb.10: Posteingangsseite Mandant
Um eine neue Nachricht zu versenden, klickt der Mandant auf den Menüpunkt „Neue Nachricht“.
Abb.11: Neue Nachricht versenden, Empfängersuche
11Empfänger auswählen:
Dazu wird z.B. der Name oder/und der Amtssitz des Notars eingegeben. Nach dem Klicken auf
„Suchen“ werden alle passenden Notare angezeigt.
Abb.12: Empfängersuche – Amtssitz ausgewählt
Alle am NotarMail-System teilnehmenden Notare aus Musterstadt erscheinen zur Auswahl:
Durch Klicken auf den Nachnamen des Notars wird dieser als Empfänger ausgewählt. Rückgängig
machen können Sie diese Auswahl durch Klicken auf das Kreuz neben dem ausgewählten
Empfänger.
Erst wenn ein Empfänger ausgewählt worden ist, werden die Textfelder editierbar und die Buttons
zum Senden bzw. Zurücksetzen erscheinen.
Nachricht verfassen und absenden:
Die Nachricht erhält einen Betreffeintrag und sie kann mit einem Begleittext versehen werden. Bis zu 5
Dateianlagen lassen sich auswählen. Auch Zip-Dateien, die mehrere Dokumente enthalten, sind
möglich. Dabei müssen Sie die Beschränkungen bezüglich der erlaubten Dateiformate sowie der
zulässigen Dateigröße beachten. Die Größenbeschränkung für einzelne Dateien (zurzeit 5 MB) gilt
auch für die jeweiligen einzelnen Dateien in ZIP-Archiven.
12Abb.13: Empfängersuche - Ergebnisliste
Abb.14: Empfänger ausgewählt
13Abb.15: Nachricht verfassen und Anlagen hinzufügen
Bei Auswahl eines nicht zulässigen Dateiformats bekommen Sie folgende Fehlermeldung (mit
nachfolgender Möglichkeit zur Korrektur):
Abb.16: Unzulässiger Dateityp
14Das Formular wird durch Klicken auf „Zurücksetzen“ auf die Anfangswerte gesetzt, d. h. alle bis dahin
vorgenommenen Eintragungen gehen dadurch verloren.
Durch Klicken auf „Senden“ wird die Nachricht sicher und schnell übertragen. Sofort wird der Eingang
bestätigt:
Abb.17: Eingangsbestätigung der gesendeten Nachricht
15Gesendete Nachrichten können auch später in der Rubrik „Gesendete Nachricht“ noch einmal
eingesehen werden.
Abb.18: Ordner "Gesendete Nachrichten"
Abb.19: Details der gesendeten Nachricht
Hier kann nochmals die Eingangsbestätigung abgerufen, die Nachricht weitergeleitet, die Nachricht
zur Speicherung auf dem lokalen PC bzw. Netzwerk exportiert oder die Nachricht gelöscht (in den
Papierkorb verschoben) werden.
Beim Abruf der Eingangsbestätigung öffnet sich ein neues Browser-Fenster.
Unter der Nachricht befinden sich die Anlagen, die durch Anklicken bei beispielsweise Word-
Dokumenten im selben Browser-Fenster angezeigt werden. ACHTUNG: hier geht es mit dem Zurück-
Button des Browsers zu der Liste gesendeter Nachrichten zurück. Wird hingegen das Fenster
geschlossen, so wird die gesamte Anwendung beendet und man muss sich wieder neu anmelden!
168. Nachrichten im Posteingang
8.1 Posteingang (Notare ohne NotarNet-Konto und Mandanten)
Sowohl Notare ohne Notarnetz-Mailkonto als auch Mandanten erhalten eine E-Mail an ihre bei der
Anmeldung angegebene Mailadresse, die sie über neue Nachrichten in ihrem MandKomm-Postfach
informiert ("Benachrichtigung über eine Zustellung"). Der Notarnetzteilnehmer hingegen bekommt
neue Nachrichten sowohl in sein MandKomm-Postfach (ohne Zustellungsbenachrichtigung) als auch
direkt in sein Notarnetzpostfach zugestellt.
Abb.20: Benachrichtigungsmail über eine Zustellung
17Nach erfolgreicher Anmeldung am Webinterface sind im Posteingang alle empfangenen Nachrichten
aufgelistet.
Abb.21: Posteingangsordner Web-Interface
Ungelesene Nachrichten sind im Fettdruck dargestellt, in der Webansicht bereits gelesene dagegen
normal. Durch Anklicken der Nachricht wird sie geöffnet und die evtl. vorhandenen Anhänge werden
zur Ansicht aufgelistet.
WICHTIG: Erst nach dem Empfang einer Nachricht von einem Mandanten kann der Notar seinerseits
eine Nachricht an diesen über „Neue Nachricht“ schicken. Vorher ist der Mandant nicht über die
Empfängersuche auffindbar. Die Mandanten sehen alle Notare, die Notare dagegen nur die
Mandanten, die ihnen bereits eine Nachricht gesendet haben.
Abb.22: Neue Nachricht verfassen Notar im Web-Interface - Mehrfachadressierung
18Hier ist auch eine Mehrfachadressierung möglich. Die Empfänger müssen jedoch bereits als Mandant
am NotarMail-System teilnehmen. Die Eingangsbestätigungen können dann für jeden Empfänger
einzeln heruntergeladen werden:
Abb.23: Eingangsbestätigungen bei Mehrfachadressierung
Für jeden Empfänger erscheint in der Liste der gesendeten Nachrichten ein separater Eintrag:
Abb.24: Ordner „Gesendete Nachrichten“ - Mehrfachadressierung
19Weitere neue Funktionen:
- in den Listenansichten können Sie durch Klicken auf die Pfeile in den Spaltenüberschriften auf- bzw.
abwärts sortieren (nach Empfänger/Absender, nach Betreff und nach dem Zeitpunkt).
- aus den Details einer Nachricht können Sie über die Druckfunktion Ihres Browsers die Nachricht (bei
gesendeten Nachrichten inkl. der Eingangsbestätigung) ausdrucken:
Abb.25: Druckansicht – Nachricht
20Abb.26: Druckansicht - Eingangsbestätigung
21- Papierkorb: Beim Löschen von Nachrichten werden diese in den Papierkorb verschoben. Hier
können sie entweder sofort endgültig gelöscht oder wieder am ursprünglichen Ablageort hergestellt
werden:
Abb.27: Ordner „Papierkorb“
Die Zeitdauer, die diese Nachrichten im Ppaierkorb verbleiben, wird durch die Parameter unter dem
Menüpunkt „Einstellungen“ bestimmt:
Abb.28: Einstellungen
WICHTIGER HINWEIS: Generell werden die Nachrichten entsprechend der Serverrichtlinie nach einer
bestimmten Zeit automatisch aus dem System gelöscht.
22- auf empfangene Nachrichten können Sie direkt antworten (Übernahme des Absenders als
ausgewählten Empfänger und inkl. Original-Nachrichtentext)
- empfangene und gesendete Nachrichten können Sie an NotarMail-Teilnehmer (s. oben) weiterleiten
(inkl. Original-Nachricht und Mehrfachadressierung)
8.2 Posteingang Notare mit NotarNet-Konto
Wie bereits erwähnt, bekommt der Notarnetzteilnehmer neue Nachrichten auch direkt in sein
Notarnetzpostfach. Mit dem Mailclient öffnet und bearbeitet er die Mails in gewohnter Weise:
Abb.29: NotarNetz-Notar: Gerichts- und Mandantennachrichten entgegennehmen, beantworten direkt
im eigenen Mailclient
Im Mailclient des Notarnetz-Notars erscheint als Absenderadresse beispielsweise "Max Testmandant
[benutzer.xyz@mandkomm.notaraccess.de]". Diese Adresse sollte der Notar in sein Adressbuch
einpflegen. Sendet der Notar Mails an diese Adresse, erhält der Mandant eine Benachrichtigungsmail
vom System, dass er sich im Web-Frontend einloggen möchte, um die Mitteilung seines Notars lesen
zu können. Mails von Mandanten kann der Notarnetzteilnehmer also direkt aus seinem Mailprogramm
beantworten.
239. Eigene Benutzerdaten einsehen und ändern
Über den Menülink "Eigene Daten" gelangt der Nutzer zu seiner Stammdatenverwaltung.
Hier lassen sich erstens das Passwort und zweitens die Stammdaten wie z. B. die Anschrift und die E-
Mail-Adresse ändern.
Abb.30: Benutzerdaten einsehen und ändern
Bitte beachten Sie, dass die E-Mail-Adresse jeweils nur einmal im System vertreten sein darf.
Deshalb kann nicht eine zentrale E-Mail-Adresse wie z. B. info@testnotariat.de für mehrere Notare
einer Sozietät verwendet werden, sondern es muss jeder Notar seine eigene E-Mail-Adresse hier
eintragen!
Nach Klicken auf „Ändern“ werden evtl. Fehlermeldungen angezeigt bzw. die Änderung der Daten
bestätigt.
10. Support
Für Fragen zur Anwendung und für Meldung von Verbesserungswünschen bzw. Fehlern können Sie
eine E-Mail an support@bnotk.de senden.
2411. Erklärung der neuen Symbole
In den verschiedenen Postfachordnern und bei der Empfängersuche wurden neue Symbole
eingeführt. Alle, bis auf eins, sind aktiv (Beim Darüberfahren mit der Maus erscheint das Handsymbol
als Mauszeiger, in der Detailansicht verändern sie auch ihre Größe). Nachfolgend sind diese Symbole
und die damit ausführbaren Aktionen kurz erklärt:
Das nicht aktive „Büroklammersymbol“ weist in der Listenansicht des Posteingangsordners
und des Ordners Gesendete Nachrichten darauf hin, dass diese Nachricht eine oder mehrere Anlagen
enthält.
Dieses Symbol ist aktiv und in der Listen- und Detailansicht des Ordners „Posteingang“ zu
finden. Durch Anklicken öffnet sich ein Fenster für eine neue Nachricht, in dem bereits der Absender
der Ursprungsnachricht als neuer Empfänger ausgewählt ist. Der Inhalt der Ursprungsnachricht ist im
Nachrichtenfeld übernommen und durch den Zusatz „Am schrieb :“
gekennzeichnet. Der ursprünglichen Betreffzeile wird automatisch ein „RE:“ vorangestellt. Der Anhang
wird nicht mit übernommen.
Das ebenfalls aktive Weiterleitungssymbol wird in der Listen- und Detailansicht der Ordner
„Posteingang“ und „Gesendete Nachrichten“ angeboten. Hier wird der Inhalt der Ursprungsnachricht
im Nachrichtenfeld mit dem Zusatz „Am schrieb :“ und der Anhang
übernommen. Der ursprünglichen Betreffzeile wird automatisch ein „FWD:“ vorangestellt.
Dieses aktive Symbol ist in der Listen- und Detailansicht des Ordners „Gesendete
Nachrichten“ zu finden. Hiermit kann man sich die Eingangsbestätigung, die analog eines
„Sendeberichts“ Details zum Zeitpunkt der Sendung, zum Empfänger, zum Betreff und zu den
Anhängen enthält, erneut ansehen.
Das „Papierkorbsymbol“ ermöglicht in der Listen- und Detailansicht der Ordner „Posteingang“
und „Gesendete Nachrichten“ das Löschen einer Nachricht, d. h. das Verschieben in den Papierkorb.
Im Papierkorb selbst ist mit diesem Symbol das endgültige Löschen dieser Nachricht aus dem
Postfach möglich.
Dieses Symbol gibt es nur im Papierkorb. Es dient der Wiederherstellung einer Nachricht am
Ursprungsort.Das bedeutet, die Nachricht wird aus dem Papierkorb wieder in den jeweiligen
Ursprungsordner verschoben.
Mit dem „Diskettensymbol“ können Nachrichten komplett exportiert werden. Es wird eine ZIP-
Datei erstellt, deren Name sich aus der Betreffzeile ergibt. Diese Datei kann dann im lokalen System
abgespeichert werden und enthält die Nachricht, den Anhang und die Eingangs- bzw. die
Empfangsbestätigung.
Bei bereits ausgewählten Empfängern kann man durch Anklicken des entsprechenden
Kreuzsymbols vor dem Namen diesen wieder aus der Empfängerliste entfernen.
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