Behalten Sie den Überblick - Die Soft ware für Ihre soziale Einrichtung
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Behalten Sie den Überblick.
Die Software für Ihre soziale Einrichtung
1
Kilanka ist Ihre Software für die
Aufgaben der sozialen Arbeit
Von der Aufnahme über die Dokumentation bis hin zur Ab-
rechnung der erbrachten Leistungen bietet Kilanka Ihnen
viele Funktionen zur effizienteren Erledigung Ihrer Aufgaben.
Speziell für die Erfordernisse der ambulanten Dienste bietet
Kilanka native Apps für iOS und Android.
Der Katalog der von Kilanka abgedeckten Bereiche wird dabei
stetig erweitert und in enger Zusammenarbeit mit unseren
Kunden und ihren Anforderungen entwickelt.
Regelmäßige Updates, neue Funktionen und Verbesserungen
gehören zum Abonnement.
Ambulant und stationär
Kilanka ist sowohl für den ambulanten als auch für den
stationären Bereich entwickelt worden. Unterschiedliche
Aufgabenspektren lassen sich in Kombination mit der App
abdecken. Dies bietet viel Flexibilität und mehr Zeit für
Ihre Arbeit.
Datenmigration
Sie nutzen bereits eine andere Software und würden gerne
wechseln? Kein Problem: Kilanka bietet einfache Daten-
migration aus allen gängigen Systemen.
3
4
Inhalt dieser Broschüre
6 Dokumentation und 24 Adressverwaltung
Berichtswesen
26 Dienstplan
8 Abrechnungen
27 Kalender
10 Videokonferenzen
28 Persönlicher Bereich
12 Apps für Android und iOS
29 Personaleinsatzplanung
13 Messenger und Auswertung
14 Auswertungen 30 Klientenkarte
16 Zeiterfassung 31 Fahrtenbuch
18 Unternehmensgruppen 32 Urlaubsplaner
20 Dokumentenmanagement 33 Sicherheit
22 Elektronische Akte, Aufnahme 34 Schnittstellen
und Stammdaten
23 Kassenbücher
5
Dokumentation und
Berichtswesen
Die Dokumentationsansicht mit zweispaltigem Layout
ɮ Erfassung und Auswertung von HPG’s, Fachleistungsstunden,
Tages- und Wochenberichten und vielem mehr
ɮ Schneller Zugriff und Filterung mit der
durchdachten Suchfunktion
ɮ Generierung druckfertiger Unterlagen für z. B. das Jugendamt
ɮ Verfolgung verschiedener Ziele durch
intuitives Bewertungssystem
ɮ Partizipative Dokumentation aus Klientensicht
ɮ Versionierung des Dokumentationsverlaufs
6
Dokumentation
Mit Kilanka erstellen Sie die Dokumentation Ihrer Arbeit in
einem übersichtlichen Editor. Das spezielle zweispaltige Lay-
out bietet Ihnen dabei bereits beim Verfassen ihrer Doku-
mentationen die Möglichkeit bereits geschriebene Einträge
einzusehen. Dies erleichtert, insbesondere in Kombination
mit unserer blitzschnellen Volltextsuche, ein konzentriertes
Arbeiten an der Dokumentation von prozesshaften Verläufen
einer zielorientierten Hilfemethode.
Funktionen und Leistungen
Neben Ihren textlichen Ausfertigungen bietet die Dokumen-
tation in Kilanka auch die Möglichkeit weitere Daten zu erfas-
sen. So lassen sich für jeden Bericht Schlagworte vergeben,
um ihn zu klassifizieren. Der gesamte Dokumentationsverlauf
kann nach diesen Schlagworten gefiltert werden, um einen
besseren Überblick zu bekommen. Auch weitere Klienten las-
sen sich jedem Eintrag zuordnen.
Zusätzlich kann jeder Eintrag eine Bewertung (0 - 10) er-
halten, um die Entwicklung von unterschiedlichen Zielen an-
schaulich darzustellen. Aus dem Pool geschriebener Berichte
und den Bewertungen lassen sich im Anschluss und über
beliebige Zeitbereiche hinweg anschauliche Entwicklungsbe-
richte generieren.
Weitere Funktionen
Weitere Funktionen der Dokumentation umfassen eine Er-
fassung der Arbeitszeit aus den geleisteten Fachleistungs-
stunden, Erstellung von internen Einträgen, die nicht Teil der
Entwicklungsberichte werden sollen, sowie die Erfassung von
gesondert vermerkten Berichten aus der Klientenperspektive
für eine partizipative und inklusive Arbeitsmethode. Die auto-
matisierte Erstellung eines Stundennachweises für Ihre Mitar-
beiter aus der dokumentierten Arbeitszeit ist ebenso möglich.
7
Abrechnung
Details einer erstellten Rechnung
ɮ Automatische Erstellung von Rechnungen
ɮ Umfangreicher Katalog an Leistungen die automatisch
abgerechnet werden können
ɮ Rechnungen können auch manuell erzeugt werden
ɮ Abrechnung innerhalb von Unternehmensgruppen durch
Multimandantenfähigkeit
8
Leistungsabrechnung
Die Abrechnung im Bereich der Jugendhilfe und
ambulanter Dienste ist meist ziemlich aufwändig.
Spezielle Sonderabsprachen oder Vorgaben der Äm-
ter machen es der Buchhaltung nicht immer leicht.
Die vielfältigen Möglichkeiten zur automatischen
Leistungsabrechnung werden Ihre Buchhaltung sehr
entlasten.
Nachdem Sie die Leistungen den Klienten zugewie-
sen haben, können die Rechnungen automatisch mit
einem Rechnungslauf erzeugt werden. Im Anschluss
Konfiguration eines Rechnungssatzes können diese noch manuell nachbearbeitet werden,
bevor sie festgeschrieben und an die Rechnungs-
empfänger verschickt werden.
Leistungsarten
Alle gängigen Abrechnungsarten sind in Kilanka be-
reits hinterlegt. Dazu gehören zum Beispiel:
• Altersbezogene Sätze für z. B. Taschengeld
• Vollbetreuung mit unterschiedlichen Sätzen bei
An- und Abwesenheit
• Kostenbeteiligung
• Abrechnung nach Ist-Stunden
• Tages-, Wochen- und Monatssätze
• Terminbezogene Leistungen
(häufig bei unregelmäßigen Veranstaltungen)
• Abrechung nach Kalenderterminen
• Manuelle Sätze
Filtermöglichkeiten in der Übersicht
Bei der Abrechnung können auch Ferien berücksich-
tigt werden.
9
Videokonferenzen NEU
Kilanka bietet Ihnen ab sofort einen sicheren Weg für Audio- und
Videokonferenzen.
Den gewünschten Teilnehmenden brauchen Sie lediglich die URL
des Konferenzraumes mitteilen.
Raumname: Ihre Konferenz
KONFERENZ STARTEN
Dashboard-Widget zum starten einer neuen Konferenz
ɮ Datenschutzkonforme Konferenzen mit Mitarbeitern, Klienten
und den Behörden
ɮ Verschlüsselt über den Kilanka-Server
ɮ Direkt vom Kilanka Dashboard Konferenzen starten
ɮ Einfach im Web-Browser zu benutzen, keine Installationen nötig
ɮ Auch mobil nutzbar
10Onlinekonferenzen Nicht immer reicht ein Telefonat aus, um das Not- wendige zu klären. Gerade in Zeiten von Kontakt- beschränkungen und anderen erforderlichen Maß- nahmen zur Sicherheit aller, kann es hilfreich sein, sich bei einem Gespräch ansehen zu können. Für‘s Team und darüber hinaus Mit Kilanka kann jeder Ihrer Mitarbeitenden auf Knopfdruck eigene Konferenzräume erstellen und diese den gewünschten Teilnehmenden mitteilen. Interne Absprachen, Teamsitzungen etc. gelingen so problemlos auch ohne die Notwendigkeit vor Ort zu sein. Darüber hinaus können Sie Ihre Kilanka-Konferen- zen ebenso mit Menschen außerhalb Ihres Unter- nehmens teilen. Gespräche mit mehreren Personen, z. B. zwischen Teamleitung, Mitarbeitenden und dem Amt sind mit wenigen Klicks etabliert. Sicherer Standard Kilanka Konferenz basiert auf erprobter Technik nach aktuellsten Standards. Konferenzen finden ohne zusätzliche Software in Ihrem Web-Browser statt und sind DSGVO-konform. 11
App für Android und iOS
ɮ Einfacher Zugriff auf Klientendaten und deren Kontakte
ɮ Verfassen Sie Dokumentationen auch von unterwegs
ɮ Mitarbeiteradressbuch für die schnelle und unkomplizierte
Kontaktaufnahme zu Kollegen
ɮ Offline-Funktion: Unsere App funktioniert auch offline und synchroni-
siert Ihre Änderung sobald wieder Internet verfügbar ist
ɮ Automatisiertes Fahrtenbuch mit Streckenaufzeichnung per GPS
12Messenger NEU
Messenger in der Desktop- und Appansicht
ɮ Der in Kilanka integrierte Messenger erlaubt einfache
DSGVO-konforme Kommunikation innerhalb Ihrer Einrichtung
ɮ Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
ɮ Erstellen Sie Gruppen oder private eins zu eins Chats in
gewohnter Form
ɮ Versenden Sie Dateien, Sprachnachrichten und nutzen Sie Videotelefonie
ɮ Aus dem Web-Frontend und per App nutzbar
ɮ App auch für die Kommunikation mit Klienten verfügbar
13Auswertungen
ɮ Intelligente Auswertung aller Unternehmensbereiche
ɮ Vergleichen Sie beliebige Kennzahlen miteinander
ɮ Zeigen Sie zeitliche Verläufe
ɮ Große Auswahl an Visualisierungen
ɮ Stellen Sie komplexe Zusammenhänge leicht nachvollziehbar dar
14Ein Bild sagt mehr...
Um komplexe Zusammenhänge anschaulich darzu-
stellen, ist der Blick auf große Tabellen und Zahlen
oft nur unzureichend. Durch die intelligenten Visua-
lisierungsfunktionen in Kilanka, erstellen Sie mühelos
ansprechende Graphen und Diagramme. So werden
Entwicklungen und Korrelationen greifbar und auf
einen Blick verständlich.
Keine Hürden
Die Filter- und Visualisierungsoptionen sind leicht zu
erlernen und ohne zeitlichen Aufwand einsatzbereit.
Zwischen dem Blick auf Tabellen und einer präsenta-
tionstauglichen Grafik liegen nur wenige Klicks.
Digital und analog
Manchmal muss es eben Papier sein. Für diesen Fall
lassen sich Auswertungen und Grafiken mit einem
Klick auch für den Druck bereitstellen.
15Zeiterfassung
Übersicht im persönlichen Bereich
ɮ Erfassen Sie Arbeits- und Betreuungszeiten minutengenau
ɮ Einfach für die Mitarbeitenden
ɮ Hardwaregestützte Zeiterfassung per Chip und dem Kilanka Terminal
oder manuell für die Mitarbeiter
ɮ Zeiten auch per App erfassen
16Kurze Wege
Das Erfassen der Arbeitszeit ist mit Kilanka über
mehrere Wege möglich.
Wir bieten Ihnen eine hardwaregestützte Lösung mit
Chip, eine mobile Variante per App, als auch manuel-
les Eintragen für Ihre Mitarbeitenden.
Erfasste Zeiten und Leistungen können umgehend
Manuelle Zeiterfassung im persönlichen Bereich
abgerechnet werden, aufwändiges Übertragen in an-
dere Systeme entfällt.
Immer mobil
Mit der mobilen Zeiterfassung in der Kilanka App
sparen sie wertvolle Zeit. Insbesondere im ambu-
lanten Bereich findet hier auch eine Entlastung der
Mitarbeitenden statt. Geleistete Zeit ist mit nur ein
paar Handgriffen erfasst und wird automatisch ins
System übertragen. Zusätzliche „Computerzeit“ oder
das Ausfüllen von Listen werden somit obsolet.
Zeiterfassung in der App
17Unternehmensgruppen
Abbildung der Organisationsstruktur des Unternehmens
ɮ Verwaltung von mehreren Unternehmen wie z. B.
Schule- und Jugendhilfebereich
ɮ Gesonderte Nummernkreise und Rechnungslayouts
pro Unternehmen
ɮ Separater Finanzbuchhaltungsexport pro Unternehmen
18Unternehmensstruktur
Hinterlegen Sie Ihre Unternehmensstruktur in Kilanka.
Bei größeren Trägern werden häufig die verschiede-
nen Teilbereiche der sozialen Arbeit in eigene Unter-
nehmen, wie z. B. Jugendhilfe, Schule order Pflege
unterteilt.
Zu jedem Unternehmen können dann separate
Nummernkreise und Unternehmensdaten wie Bank-
verbindung und Besteuerung, aber natürlich auch
Logo und Anschrift konfiguriert werden.
Aus der Zugehörigkeit zu bestimmten Gruppen lei-
ten sich dann bereits viele Berechtigungen für die
Mitarbeitenden ab, ohne dass diese noch gesondert
konfiguriert werden müssen.
Auswertungen
Über die Unternehmensstruktur Ihrer sozialen Ein-
richtung lassen sich einfach Teilbereiche auswerten.
Lassen Sie sich zum Beispiel auflisten, wie sich der
Umsatz über Ihre einzelnen Wohngruppen verteilt,
oder wie bestimmte Teilbereiche, wie z. B. Jugend-
hilfe, der ambulante Bereich oder auch einzelne
Teams, sich entwickeln.
Abrechnung
Sofern Sie Teilbereiche gesondert abrechnen, kön-
nen Sie Zuständigkeiten im Unternehmen bestim-
men und auch die Abrechnungen für Teilbreiche von
verschiedenen Mitarbeitenden durchfüren lassen.
Rechnungsläufe lassen sich natürlich für einzelne Grup-
Detailansicht der Unternehmensdaten pen aber auch Unternehmen separat durchführen.
19Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement mit geöffneter Detailansicht rechts
ɮ Erstellen Sie Freigaben für Ihre Mitarbeiter und stellen so einheit-
liche Vorlagen unternehmensweit zu Verfügung
ɮ Über ein einfaches Berechtigungssystem können Sie Dateien
auch nur für Teilbereiche Ihrer Einrichtung freigeben
ɮ Dokumente lassen sich über unsere App auch mobil einsehen und
hochladen
ɮ Jede Änderung an den Dokumenten wird protokolliert und es
können jederzeit vorherige Versionen von Dokumenten wieder-
hergestellt werden
20App-Integration in Entwicklung
Durch unsere fortschrittliche App-Ingtegration ist es kinder-
leicht Dokumente abzufotografieren und direkt in Kilanka zu
hinterlegen.
Unsere App erkennt selbst die Ränder des Dokuments und
entfernt eventuelle perspektivische Verzerrungen aus der
Aufnahme. Die hochgeladenen Dokumente stehen so un-
mittelbar allen anderen befugten Mitarbeitenden in sauberer
Form zu Verfügung.
Microsoft Office Integration
Öffnen Sie Office Dokumente direkt aus Kilanka in den belieb-
ten Office Produkten wie z. B. Word, Excel oder Powerpoint,
ohne die Dokumente nach dem bearbeiten wieder gesondert
hochladen zu müssen. Speichern wie gewohnt reicht aus.
Office kommuniziert direkt mit Kilanka und sorgt dafür, dass
die sich aktuell in Bearbeitung befindlichen Dokumente auch
gesperrt werden, sodass es nicht zu einer überschneidenen
Bearbeitung kommen kann.
Berechtigungen
Jede Freigabe kann entweder für Ihr gesamtes Unternehmen,
aber aber auch nur für bestimmte Teilbereiche erfolgen.
Zusätzlich ist es möglich, dass nur lesende Berechtigungen
vergeben werden. Dies wird gerne für Unternehmensweite
Vorlagen genutzt, die nur von bestimmten Personen im Un-
ternehmen gepflegt werden.
Auswahl der Zugriffsrechte
21Elektronische Akte, Aufnahme und
Stammdaten
Elektronische Klientenakte mit allen relevanten Daten im Überbick
ɮ Zentraler Speicherort klientenrelevanter Daten und Dokumente wie z. B.
Hilfepläne, Zeugnisse oder auch Entwicklungsberichte
ɮ Durch die App-Integration auch immer einfach einsehbar von unterwegs
ɮ Verwaltung von Maßnahmen und Bewilligungen
ɮ Verwaltung der zuständigen Mitarbeiter
22Kassenbücher
ɮ Zentrale, konfigurierbare Kassenbücher für z. B. Taschengeld
oder Bekleidungsgeld
ɮ Automatische Zubuchung bestimmter Beträge wie z. B.
monatliches Taschengeld
ɮ Revisionssichere Kontobewegungen mit Mitarbeiter, Datum,
Betrag und Zweck
Taschengeldkonto für Klienten
23Adressverwaltung
Kontaktdatenbank eines Klienten mit Detailansicht
ɮ Zentrale Adressverwaltung für Ämter, Ärzte, Firmen
und Personen
ɮ Kein aufwändiges Suchen und Notieren für
Ihre Mitarbeitenden
ɮ Integration der beruflichen Kontaktdaten der Mitarbeiter in
das Adressbuch
ɮ Einfacher Zugriff auf die Kontakte aus unserer App heraus
24Ämter und Sachbearbeiter
Kontakte
Pflegen Sie Ihre Kontakte zu den Jugendämtern an zentraler
Stelle. Änderungen an den Kontaktdaten von Sachbearbei-
tern werden so automatich bei allen Klienten übernommen.
Adressen und Namen werden bei Rechnungsläufen immer
aktuell übernommen.
Mitarbeiter-Kontakte
Sämtliche Benutzer werden mit in das Adressbuch übernom-
men, sodass alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens ihre Kolle-
gen einfach kontaktieren können.
Die Privaten Kontaktdaten sind aus Datenschutzgründen
nicht für alle Mitarbeiter einsehbar.
Systemweite Adressdatenbank
25Dienstplan
ɮ Planung von Schichten und Belegungen der verschiedenen Gruppen
ɮ Erfassung von Überstunden
ɮ Automatische Berechnung von Zuschlägen aus frei konfigurierbarer Zu-
schlagskonfigurationen
ɮ Kombinierbar mit der Zeiterfassung und dem Kilanka-Terminal
Dienstplanung für eine Organisationseinheit
26Kalender
Unterschiedliche Kalender in der Monatsansicht
ɮ Zentraler Kalender mit allen relevanten Terminen von Einrichtung,
Klienten und Mitarbeitern
ɮ Termine mit Klientenbezug werden direkt in die
Verlaufsdokumentation übernommen
ɮ Automatische Synchronisation mit dem Mobilgerät und Outlook
ɮ Termine können direkt zur Abrechnung herangezogen werden
27Persönlicher Bereich
Die persönliche Übersicht in Kilanka
ɮ Überschaubares Stundenkonto
ɮ Übersicht der eigenen Schichten
ɮ Urlaubs-, Fortbildungs- und Abwesenheitsplanung
für Ihre Mitarbeiter
ɮ Erfassung von Klientenleistungen und Arbeitszeit
28Personaleinsatzplanung und
Auswertung
ɮ Hinterlegen Sie Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeitenden
ɮ Auslastungen und Bewilligungen auf einen Blick
ɮ Unterbelegte Gruppen schnell erkennen und belegen
ɮ Rückwirkende Auswertungen in die Vergangenheit sowie zu-
künfitge Auslastung durch bereits geplante Fälle
Personaleinsatz im Überblick
29Klientenkarte
ɮ Finden Sie Klienten, Mitarbeitende und Standorte
auf einer detaillierten Karte
ɮ Ideal zur Planung von Routen
ɮ Datenschutzkonform ohne Google-Technologie
Klienten, Einrichtungen und Mitarbeiter auf der intraktiven Karte
30Fahrtenbuch
Klarheit
Mit dem Kilanka-Fahrtenbuch können Ihre Mitarbei-
ter aus der App heraus ihre dienstlichen Fahrten
aufzeichnen und automatisch im System buchen.
Dabei lassen sich Klientenleistungen und Arbeitszeit
getrennt festhalten und schaffen so Klarheit für Ab-
rechnung und Auswertung.
Aufzeichnung
Mit der App zeichnen Sie die gefahrene Strecke und
den Zeitraum auf, unterteilt in ihre Etappen. Um z.B.
Pausenzeiten auszunehmen, können Einträge edi-
tiert werden. Für nachträgliche Erfassungen, gibt es
ebenso die Option manueller Einträge.
ɮ Automatische Routenaufzeichnung in
Etappen
ɮ Zuordnung von Klienten und Leistungen
ɮ Buchung als Arbeitszeit
ɮ Für den ambulanten Dienst
und Dienstfahrten
ɮ Einfaches System zur Abrechnung von
Kilometergeld
ɮ Auswahl von Dienstfahrzeugen
31Urlaubsplaner
ɮ Ganzjahresübersicht
ɮ Für Urlaubsanträge, Krankheitstage und weitere Abwesenheiten
ɮ Notifikation bei neuen Anträgen
Der Urlaubsplaner
32Sicherheit
Die Sicherheit Ihrer Daten liegt uns sehr am Herzen. Deswegen setzt Kilanka
stets auf die neuesten Standards in puncto Datenschutz und Absicherung Ihres
Datenbestandes. Ein paar Eckpunkte unseres Konzeptes finden Sie hier:
ɮ Server ausschließlich in Deutschland beim
Anbieter Hetzner (Zertifiziert nach IS0/
IEC 27001 :2013) an zwei geographisch
getrennten Orten inkl. Videoüberwachung,
Hochsicherheitszaun und unterbrechungs-
freier Stromversorgung, Mehrfache Fire-
walls und Schutz vor Netz-Angriffen (so-
wohl hard- als auch softwareseitig)
ɮ Verschlüsselte Passwörter nach dem
BCrypt-Verfahren machen ein Auslesen
der Nutzerpasswörter unmöglich, selbst
für uns
ɮ Verschlüsselte Dateien (256bit aes) ga-
rantieren, dass nur authorisierte Nutzer ge-
teilte Dateien lesen können
ɮ Übertragungen ausschließlich per Hyper-
text Transfer Protocol Secure (HTTPS) mit
256bit Verschlüsselung und Zertifizierung
von AlphaSSL
ɮ Mehrfach redundante Datensicherung inkl.
kontinuierlicher Spiegelung sowie täglicher
Komplettsicherungen Ihrer Daten an ver-
schiedenen Orten
33Schnittstellen
ɮ Kilanka bietet viele Schnittstellen zu Drittanwendungen
ɮ Schnittstelle zu externen Kalendern wie z. B. Outlook, Android, iOS
oder Thunderbird
ɮ Export der Rechnungsdaten zu Finanzbuchhaltungssystemen wie
Datev, Agenda und HS
ɮ Integration in bestehende Office-Dokumente über Makros
Export der Finanzbuchhaltungsdaten
Kilanka bietet eine Umfangreiche Exportfunktion der Abrechnungsdaten. Es können den Äm-
tern sowie den Klienten Debitorennummern und jeder Leistung auch Kostenstellen zugewiesen
werden, die dann im Export herangezogen werden.
Synchronisation der Kalender
Synchronisieren Sie Ihre Kalender mit Outlook, Thunderbird, Android oder iOS.
Über die standardisierte CalDAV-Schnittstelle lassen sich auch die Kalender vieler anderer Anbieter
mit Kilanka synchronisieren.
Microsoft Office Integration
Nutzen Sie Ihre Einrichtungsspezifischen Excel-Listen weiterhin und erweitern Sie diese über
Makros um Ihre Daten mit Kilanka zu synchronisieren.
Bestehende Workflows können so beibehalten werden ohne die Notwendigkeit spezieller An-
passungen an Kilanka.
34Mehr Infos? Kontaktieren Sie uns! Web: www.kilanka.de Kilanka GmbH Tel.: 040 / 60 944 194 0 Stresemannstr. 360 Mail: info@kilanka.de 3622761 Hamburg
Sie können auch lesen
