Code of Ethics unabhängig. integer. legal - TÜV SÜD AG
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Code of Ethics
unabhängig. integer. legal.
TÜV SÜD AG
Code of Ethics
Geltungsbereich
Der TÜV SÜD Code of Ethics ist für alle TÜV SÜD 1 Mitarbeiter 2 weltweit
verbindlich.
Alle TÜV SÜD-Mitarbeiter erhalten den TÜV SÜD Code of Ethics per E-Mail
als PDF-Datei oder als Druckversion in einer für sie verständlichen Sprache.
Zudem ist der TÜV SÜD Code of Ethics in Intranet und Internet abrufbar.
Alle TÜV SÜD-Führungskräfte sind verpflichtet, auf die strikte Einhaltung
des TÜV SÜD Code of Ethics bei ihren Mitarbeitern zu achten und dies
selbst beispielhaft und aktiv vorzuleben. Keinem Mitarbeiter darf aus der
Einhaltung des TÜV SÜD Code of Ethics ein Nachteil erwachsen.
Im Detail:
Die TÜV SÜD Compliance-Organisation ist in der Prozessbeschreibung der
Compliance-Organisation CG-CC-008 geregelt.
1 „TÜV SÜD“ bezeichnet die TÜV SÜD AG sowie alle nach §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen.
2 Zur leichteren Lesbarkeit wird im Folgenden bei der Nennung von Personen jeweils nur die maskuline
Form verwendet. Alle Aussagen gelten gleichermaßen für Frauen und Männer.
1
Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Mehr Sicherheit. Mehr Wert. Das ist unser Versprechen an unsere Kunden. Um diesem Versprechen gerecht zu werden, sind sowohl die technische Exzel- lenz unserer Dienstleistung als auch Unabhängigkeit, Integrität und Legalität in unserer täglichen Arbeit notwendig. Wir begleiten und zertifizieren Unternehmen und deren Produkte weltweit nach einer Fülle von technischen Standards, um damit einen Mehrwert für unsere Kunden zu schaffen. Unser Erfolg hängt dabei in hohem Maße vom Ver- trauen unserer Kunden in unsere Unabhängigkeit und Integrität ab. Deshalb ist die Reputation von TÜV SÜD in der Öffentlichkeit, bei unseren Kunden und Geschäftspartnern eines unserer wertvollsten Güter. Unabhängigkeit, Integrität und Legalität sind auch die Leitgedanken des TÜV SÜD Code of Ethics. Um Compliance weltweit sicherzustellen, ist es für uns von besonderer Bedeutung, dass TÜV SÜD an allen Standorten dieser Welt den einheitlichen Prinzipien unseres Code of Ethics folgt. Für die Unterneh- menskultur von TÜV SÜD ist es wichtig, dass unsere Führungskräfte Vorbild- funktion wahrnehmen und die Prinzipien unseres Code of Ethics aktiv vorleben und kommunizieren. Der TÜV SÜD Code of Ethics orientiert sich an aktuellen Compliance-Standards. Er bildet das Kernstück unseres TÜV SÜD Compliance-Programms. Bitte machen Sie sich daher mit seinem Inhalt vertraut und achten Sie in Ihrer täg- lichen Arbeit darauf, unseren Code of Ethics einzuhalten. Denn wir alle als Mitarbeiter von TÜV SÜD tragen täglich mit unserem Verhalten dazu bei, unseren Code of Ethics mit Leben zu füllen! Mit freundlichen Grüßen, Ihr Dr. Axel Stepken Vorstandsvorsitzender 2
TÜV SÜD Compliance-Prinzipien
01
Wir verhalten uns rechtmäßig
02
Wir vermeiden Interessenkonflikte
03
Wir tolerieren keine Korruption
04
Wir spielen fair
05
Wir gehen sorgsam mit Informationen um
06
Wir befolgen Export- und Zollgesetze
07
Wir beachten die Standards zur Arbeitssicherheit
08
Wir gehen sorgfältig mit Vermögen um
09
Wir unterstützen keine Geldwäsche
10
Wir tolerieren keine Diskriminierung
3
01 Wir verhalten uns rechtmäßig
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
TÜV SÜD verhält sich rechtmäßig Bei allen geschäftlichen Entscheidun- Wir lehnen unlautere Geschäfts- gen und Handlungen sind die gelten- praktiken ab und betreiben unsere den Gesetze im In- und Ausland zu Geschäfte insbesondere frei von beachten. Eine nachhaltige geschäft- Korruption und Bestechung. liche Zusammenarbeit zum Nutzen aller kann es nur bei einem fairen Gesetzesverstöße werden nicht Wettbewerb und strikter Einhaltung toleriert und ziehen – unabhän- der Rechtsordnung geben. Korrup- gig von den im Gesetz vorgesehenen tion, Absprachen unter Konkurren- Sanktionen – entsprechende diszi- ten, Untreue und Betrug verzerren den plinarische Konsequenzen wegen Wettbewerb, führen zu höheren Kos- der Verletzung arbeitsrechtlicher ten, können mit erheblichen Strafzah- Pflichten nach sich. lungen und Imageschäden verbunden sein und gefährden letztlich auch die Arbeitsplätze bei TÜV SÜD. 6
01
02
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10
701/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
602
03
Das bedeutet für mich: 04
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter bin ich
verpflichtet, mich bei meiner Tätig-
keit an die geltenden Gesetze zu 05
halten. Dies gilt für jede Rechts-
ordnung, in der ich geschäftlich
tätig bin. 06
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702 Wir vermeiden Interessenkonflikte
02 03 04 05 06 07 08 09 10
TÜV SÜD vermeidet Interessenkonflikte Unabhängigkeit, Integrität und Trans- parenz unserer Dienstleistungen sind Grundlage unserer Glaubwürdigkeit. Ein Interessenkonflikt kann sich erge- ben, wenn Privatinteressen eines TÜV SÜD-Mitarbeiters mit den Interessen von TÜV SÜD kollidieren (können). Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein TÜV SÜD- Mitarbeiter an Lieferanten, Kunden oder Wettbewer- bern beteiligt ist. Auch eine Tätigkeit – gleich in welcher Form – für Dritte kann zu einem Inte- ressenkonflikt führen. 10
02
03
Beispiel Beispiel 04
Sie sind Sachverständiger bei der In Ihrem Sportverein ist ein Bekannter
TÜV SÜD Auto Service. Ihre Cousine von Ihnen, der Inhaber einer Druckerei
möchte mit Ihnen einen Termin zur ist und Sie auf mögliche Aufträge für 05
Hauptuntersuchung vereinbaren. Wie seinen Betrieb anspricht.
gehen Sie hiermit um?
> Solche Geschäftsbeziehungen sind 06
> Prüf- und Begutachtungstätigkeiten nicht generell unzulässig. Sie müssen
für nahestehende Personen können jedoch einem Drittvergleich standhal-
zu Interessenkonflikten führen und ten und zu marktüblichen Konditio-
07
dürfen daher nicht durchgeführt wer- nen abgeschlossen werden. Es darf zu
den. Geben Sie die Sache an einen keiner Bevorzugung aus persönlichen
unbefangenen Kollegen ab. Gründen kommen. Binden Sie daher
den Zentraleinkauf ein, der noch wei- 08
tere Angebote anderer Anbieter ein-
holen wird.
09
10
Im Detail: Lesen Sie unsere Richtlinie CG-CC-002
über die Vermeidung von Interessenskonflikten und
Korruption und richten Sie Ihr Verhalten daran aus.
1102/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
1003
Das bedeutet für mich: 04
Um unser Geschäft nicht zu gefähr-
den, das im Wesentlichen auf
unserer Unabhängigkeit beruht, 05
vermeiden wir bereits den Anschein
eines Interessenkonflikts.
06
> Lassen Sie sich nicht von persönli-
chen Interessen oder Beziehungen
beeinflussen, sondern treffen Sie
07
Ihre Entscheidungen stets auf Basis
von sachlichen Kriterien.
08
09
10
1103 Wir tolerieren keine Korruption
03 04 05 06 07 08 09 10
TÜV SÜD toleriert keine Korruption Korruption verfälscht den Wettbe- werb, schädigt Menschen und die Gesellschaft. Korruption kann zudem strafrechtliche und zivilrechtliche Konsequenzen für TÜV SÜD-Mitar- beiter sowie Geldbußen für TÜV SÜD nach sich ziehen. Verstöße gegen das Korruptionsverbot sind daher niemals im „wohlgemeinten Interesse des Unternehmens“. 14
03
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10
1503/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
1403
Das bedeutet für mich: 04
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter nehme ich
im In- und Ausland strikt Abstand
davon, 05
> Amtsträgern oder Geschäfts-
partnern für die Bevorzugung bei 06
einer Entscheidung, Auftragsver-
gabe oder Belieferung einen Vor-
teil anzubieten, zu versprechen, zu
07
gewähren oder dies zu billigen;
> für die Bevorzugung eines
Geschäftspartners bei der Beliefe-
rung oder Auftragsvergabe einen 08
Vorteil für mich oder einen Dritten
zu fordern, mir versprechen zu las-
sen oder anzunehmen; 09
> Amtsträgern im Zusammenhang mit
der geschäftlichen Tätigkeit von
TÜV SÜD weder direkt noch indirekt
10
einen Vorteil anzubieten, zu ver-
sprechen oder zu gewähren.
15Was ist ein Vorteil? Geschenke, Einladungen
Ein Vorteil ist jede Leistung, die den Kleine Aufmerksamkeiten von gerin-
Empfänger (dies kann ein Amtsträger, gem Wert sowie Einladungen zu
Geschäftspartner oder Dritter sein) einfachen Geschäftsessen oder
materiell oder immateriell besser- geschäftlichen Veranstaltungen zum
stellt und auf die er keinen rechtlichen Zweck der Kundenpflege sind in der
Anspruch hat. Regel unproblematisch. Zu beach-
ten ist hierbei stets, dass Einla-
dungen und Aufmerksamkeiten der
Gastfreundschaft, Höflichkeit und
den Landessitten entsprechen und
durch die Annahme oder Gewährung
von Aufmerksamkeiten oder Einla-
dungen unsere sowie die Unabhän-
gigkeit unseres Geschäftspartners
nicht beeinträchtigt werden darf.
Bereits der Anschein einer solchen
Beeinträchtigung ist zum Schutz
unseres Ansehens zu vermeiden.
Geschenke und Einladungen müssen
darüber hinaus stets dem Anlass und
der Position des Geschäftspartners
entsprechen.
1603
Beispiel 04
Sie sind als Sachverständiger von > Diese Aufmerksamkeit sollten Sie
TÜV SÜD bei einem Kunden tätig, der unter Hinweis auf unsere internen
Sie beauftragt hat, Produkte auf Ein- Richtlinien ablehnen. Zum einen über- 05
haltung von Schadstoffgrenzen zu steigt eine Kiste Wein aufgrund des
prüfen. Bei einem Besuch des Kunden- Wertes geschäftsübliche Gebräuche,
betriebs übergibt Ihnen der zuständige zum anderen könnte die Annahme 06
Mitarbeiter des Kunden zum Dank für der Kiste Wein den Anschein einer
die gute Zusammenarbeit eine Kiste unlauteren Beeinflussung haben, auch
Wein. Sie sind sich sicher, dass Sie wenn Sie selbst glauben, davon nicht
07
hiervon nicht beeinflusst werden, beeinflusst zu werden.
zumal Sie eigentlich auch gar keinen
Wein mögen.
08
09
10
1703/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
16Das bedeutet für mich: 04
Bevor ich ein Geschenk mache
oder annehme, eine Einladung aus-
spreche oder akzeptiere, prüfe ich 05
anhand des TÜV SÜD-Infoblatts zu
Geschenken und Einladungen, ob
die Einladung oder das Geschenk 06
zulässig sind, und bespreche
dies mit meinem Vorgesetzten.
Im Zweifel spreche ich mit einem
07
Compliance Officer.
08
09
10
17Berater, Vermittler, Dienstleister Beispiel
TÜV SÜD bindet in verschiedenen TÜV SÜD nimmt an einem Vergabe-
Ländern Berater, Vermittler oder verfahren in einem Land mit einem
Agenten zu Anbahnung und Abwick- SCORE von unter 45 teil. 1 Transpa-
lung von Geschäftsbeziehungen ein. rency International veröffentlicht
Diese können ein hohes Korruptionsri- jährlich einen Corruption Perceptions
siko darstellen, da sie als Externe den Index, der Länder weltweit danach
TÜV SÜD-Richtlinien nicht verbindlich bewertet, wie in diesen Korruption
unterliegen. Wenn diese Berater die wahrgenommen wird. Der SCORE kann
an sie gezahlte Vergütung verwenden, von 0 (völlig korrupt) bis 100 (nicht kor-
um durch Bestechung Aufträge zu rupt) reichen. Sie haben gehört, dass
vermitteln, kann TÜV SÜD für dieses eine Teilnahme an dem Vergabever-
korrupte Verhalten unter Umständen fahren völlig aussichtlos sei, wenn
haften. Um dies zu verhindern, müssen TÜV SÜD nicht von einem örtlichen,
solche Berater sorgsam ausgewählt mit den dortigen Gebräuchen vertrau-
und überwacht werden. Das Gleiche ten Agenten betreut wird. Dieser soll
gilt für andere Dienstleister, die Leis- mittels seiner Kontakte dafür sorgen,
tungen für TÜV SÜD oder im Namen dass TÜV SÜD im Ausschreibungsver-
von TÜV SÜD erbringen. fahren berücksichtigt wird. Hierfür soll
er eine erfolgsabhängige Vergütung
1 Vgl. Corruption Perceptions Index:
http://www.transparency.org/
1803
erhalten. Sie möchten den örtlichen den TÜV SÜD-Vorgaben überprüfen. 04
Agenten einschalten, damit der Agent Nur so können Sie feststellen, ob der
seinen Einfluss nutzt und TÜV SÜD Agent für TÜV SÜD möglicherweise
den Auftrag erhält bzw. zumindest die ein Risiko darstellt. Zeigen sich bei 05
Chance hat, diesen zu erhalten. der Prüfung keine Risiken, kann
die Beauftragung mittels Abschluss
> Wenn die Einflussnahme auf den Ent- einer Vereinbarung nach TÜV SÜD- 06
scheidungsträger durch sachwid- Vorgaben (Mustervertrag) erfolgen.
rige Maßnahmen erfolgt, d. h. der
Agent nicht lediglich die gute Arbeit
07
von TÜV SÜD propagiert, sondern
dem Entscheidungsträger einen Vor-
teil zukommen lässt, damit dieser
TÜV SÜD bevorzugt, stellt dies eine 08
Straftat dar. In diesem Fall dürfen Sie
den Agenten nicht beauftragen. Da
ein SCORE unter 45 auf ein erhöh- 09
tes Korruptionsrisiko in diesem Land
hindeutet, müssen Sie den Agen-
ten vor Beauftragung entsprechend
10
Im Detail: Lesen Sie unsere Richtlinie CG-CC-007
über Verträge mit Geschäftspartnern und Dritten
und richten Sie Ihr Verhalten daran aus.
1903/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
18Das bedeutet für mich: 04
Bevor ich jemanden mit einer Leis-
tung (jeglicher Art) beauftrage,
prüfe ich anhand der Richtlinie 05
Verträge mit TÜV SÜD-Geschäfts-
partnern und Dritten, welche Maß-
nahmen ich einleiten muss und was 06
hierbei zu beachten ist. Im Zweifel
spreche ich mit einem Compliance
Officer.
07
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09
10
19Spenden Spenden dienen der Unterstützung von gemeinnützigen Einrichtungen und sind Teil der sozialen Verantwor- tung von TÜV SÜD. Die Gewährung von Spenden kann u. U. problema- tisch sein, wenn zwischen dem Spen- denempfänger und TÜV SÜD eine Geschäftsbeziehung besteht. 20
03
Beispiel 04
Ein Amtsträger ist der Vorsitzende > Die Gewährung der Spende ist in die-
einer Stiftung für Kindergesundheit. sem Fall unzulässig, denn sie steht
TÜV SÜD steht mit dem Amtsträger im Zusammenhang mit einer Verwal- 05
in Bezug auf die Gewährung einer tungsentscheidung. Dies gilt, obwohl
Genehmigung zur Durchführung von die Spende nicht an den Amtsträger
Fahrzeugprüfungen in Kontakt. Der selbst, sondern an eine gemeinnüt- 06
Amtsträger erklärt, dass er die Geneh- zige Einrichtung gewährt wird, denn
migung erteilen werde, jedoch eine vom Korruptionsverbot umfasst ist
großzügige Spende von TÜV SÜD auch der Fall, dass der Vorteil (hier:
07
an die Stiftung für Kindergesundheit die Spende) an einen Dritten gewährt
sehr begrüßen würde. wird.
08
09
10
Im Detail: Lesen Sie unsere Richtlinie CG-CC-002
über die Vermeidung von Interessenskonflikten und
Korruption und richten Sie Ihr Verhalten daran aus.
2103/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
20Das bedeutet für mich: 04
> Spenden dürfen nur unabhängig
von Umsatzgeschäften und nicht im
Zusammenhang mit einer Beschaf- 05
fungs- oder Verwaltungsentschei-
dung gewährt werden.
> Vor der Gewährung von Spenden ist 06
– soweit möglich – die schriftliche
Genehmigung des jeweiligen Dienst-
herrn/Arbeitgebers des Spenden-
07
empfängers einzuholen.
> Vor der Gewährung einer Spende
ist stets ein Compliance Officer
einzubeziehen. 08
> Beachten Sie hierzu auch die Vor-
gaben des Managementrahmen-
handbuchs. 09
10
2104 Wir spielen fair
04 05 06 07 08 09 10
TÜV SÜD spielt fair
Der faire und freie Wettbewerb zwi- Ein Kartell liegt vor, wenn mehrere
schen Unternehmen ist der Garant Unternehmen ihr Verhalten auf dem
für unternehmerische Handlungsfrei- Markt koordinieren, um dadurch den
heit und einen funktionierenden Wettbewerb einzuschränken oder
Verbraucherschutz. Sichergestellt auszuschalten. Beispiele hierfür sind
wird der faire und freie Wettbewerb Absprachen zwischen Wettbewerbern
durch Wettbewerbs- und Kartellge- über Preise, Mengen, Gebiete oder
setze, die u. a. Kartelle und den Miss- Kundengruppen.
brauch durch marktbeherrschende
Unternehmen verbieten. Zusammen- Eine marktbeherrschende Stellung
schlüsse von Unternehmen unter- wird missbraucht, wenn die wirt-
liegen zudem in bestimmten Fällen schaftlichen Handlungsmöglichkeiten
der Fusionskontrolle. anderer Unternehmen – Konkurrenten,
Abnehmer oder Lieferanten – erheb-
lich und ohne sachliche Recht-
fertigung durch das Verhalten des
marktbeherrschenden Unternehmens
beeinträchtigt werden.
24Beispiel 04
Auf einer Messe unterhalten Sie sich > Machen Sie Ihren Gesprächspart-
in der gemeinsamen Mittagspause mit nern unmissverständlich klar, dass
verschiedenen Wettbewerbern. Einer Sie an einem Gespräch über markt- 05
der Wettbewerber erzählt, dass man relevante Informationen nicht teil-
in seinem Unternehmen darüber nach- nehmen, und verlassen Sie umgehend
denke, die Preise im kommenden Jahr die Runde. Auch wenn Sie nur passiv 06
um 5 Prozent zu erhöhen. Ein anderer zuhören oder es zu keiner Preiserhö-
Wettbewerber erwidert darauf, dass hung kommt, kann dies als Beteiligung
dies im derzeitigen Wirtschaftsklima an einem Kartell gewertet und TÜV
07
nicht durchsetzbar sei und sein Unter- SÜD mit hohen Bußgeldern bestraft
nehmen die Preise deshalb nicht erhö- werden.
hen werde. Sie wissen, dass man auch
bei TÜV SÜD über eine Preiserhöhung 08
nachgedacht hat, dies aber ebenfalls
nicht für das kommende Jahr plant.
Sie erinnern sich, mal gehört zu haben, 09
dass man Preise nicht mit Wettbewer-
bern diskutieren darf, und überlegen,
wie Sie sich verhalten sollen.
10
Im Detail: Lesen Sie unsere Richtlinie CG-CC-003
zum Wettbewerbs- und Kartellrecht und richten Sie
Ihr Verhalten daran aus.
2504/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
24Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter nehme ich
strikt Abstand
05
> von rechtswidrigen Praktiken, die
den Wettbewerb ausschließen,
beschränken oder verzerren; 06
> vom Austausch von wettbewerbs-
relevanten Informationen;
> von der Diskriminierung von Wett-
07
bewerbern durch Missbrauch einer
marktbeherrschenden Stellung.
08
09
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2505 Wir gehen sorgsam mit Informationen um
05 06 07 08 09 10
TÜV SÜD bekennt sich zur korrekten und wahrheitsgemäßen Berichterstattung Der Austausch von Informationen und die Nutzung unseres Know-hows sind Teil unseres unternehmerischen Handelns. Wichtig hierbei sind der korrekte und transparente Umgang mit Informationen und ihr Schutz. Aufzeichnungen und Finanzintegrität Transparenz nach außen und innen sowie korrekte und wahrheitsgemäße Berichterstattung sind die Maßstäbe unseres unternehmerischen Handelns. 28
05
06
07
08
09
10
Im Detail: Lesen Sie unsere Richtlinie CG-CC-005
über die Archivierung von Daten und richten Sie Ihr
Verhalten daran aus.
2905/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
28Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter ver-
zeichne ich alle Geschäftsvor-
fälle in den hierfür vorgesehenen
Büchern unter Verwendung kor-
rekter Belege. Ich dokumentiere
alle Geschäftsvorfälle korrekt und 06
bewahre alle Geschäftsunterlagen
(hierzu gehören auch E-Mails) unter
Beachtung der gesetzlichen Vor-
07
schriften sowie der innerhalb von
TÜV SÜD geltenden internen Vor-
gaben auf.
08
09
10
29TÜV SÜD schützt eigene und fremde Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche und interne Informationen Verschwiegenheit TÜV SÜD verfügt als technischer Dienstleister über wertvolles unter- nehmenseigenes Know-how sowie umfangreiche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, die Grundlage für den erfolgreichen Geschäftsbe- trieb von TÜV SÜD sind. Die unbefugte Weitergabe oder sonstige Zugäng- lichmachung von diesem Wissen kann zu hohen Schäden bei TÜV SÜD füh- ren, straf- und zivilrechtliche Sankti- onen nach sich ziehen und ist deshalb unzulässig. Um unsere und fremde Informationen vor unbefugter Kennt- nisnahme zu sichern, müssen wir beim Umgang mit schützenswerten Infor- mationen besondere Vorsichtsmaß- nahmen ergreifen. 30
Beispiel
Sie werden von einer Ihnen unbe- > Diese Form eines Angriffs wird „Social
kannten Person angesprochen, die Engineering“ genannt und dient dazu,
dringend bestimmte Informationen unbefugt an interne Informationen 05
von Ihnen benötigt (z. B. telefonisch zu gelangen. Achten Sie konsequent
oder per E-Mail). Die Person gibt vor, darauf, an wen Sie Informationen wei-
ein wichtiges Amt zu bekleiden (z. B. tergeben. Verweigern Sie im Zweifels- 06
Polizei, Behörde, großer Kunde etc.). fall eine Auskunft und wenden Sie sich
Die Person versichert glaubhaft, dass an Ihren Vorgesetzten.
sie zu diesem Thema bereits mit ande-
07
ren (ggf. namentlich genannten) Per-
sonen im Konzern in Kontakt sei. Sie
wissen, dass Sie die angeforderten
Informationen nicht an unberech- 08
tigte Personen weitergeben dürfen,
und überlegen, wie Sie sich verhalten
sollen. 09
10
3105/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
30Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter achte ich
darauf, dass ich TÜV SÜD-Know-
how, nichtöffentliche Informationen
von TÜV SÜD, Kunden oder ande-
ren Vertragspartnern angemessen
schütze und nicht an unberechtigte 06
Personen weitergebe.
07
08
09
10
31TÜV SÜD trägt Sorge für die Sicherheit von Informationstechnologie und Datenverarbeitung Informationssicherheit Informationstechnologie und Daten- verarbeitung spielen eine Schlüssel- rolle für die Aufgabenerfüllung bei TÜV SÜD. Alle wesentlichen strategi- schen und operativen Funktionen und Aufgaben werden durch Informations- technologie maßgeblich unterstützt. Informationstechnologie und Daten- verarbeitung bergen aber auch Risiken für die Sicherheit der Daten. 32
Beispiel
Sie möchten sich gerade in Ihren > Geben Sie Ihre persönlichen Kenn-
Urlaub verabschieden und stellen wörter niemals an andere Personen
fest, dass Ihre Vertretung noch den weiter, auch nicht an Vorgesetzte oder 05
Zugriff auf bestimmte Unternehmens- IT-Mitarbeiter. Teilen Sie Ihrer Vertre-
daten benötigt. Um das Problem kurz- tung mit, dass diese die noch erforder-
fristig lösen zu können, überlegen Sie, lichen Zugriffsrechte auf dem üblichen 06
ob Sie Ihr persönliches Passwort an Weg beantragen muss. Notieren Sie
die Vertretung weitergeben sollen. keine Passwörter im Klartext oder an
leicht einsehbaren Stellen (z. B. unter
07
der Tastatur, dem Mousepad oder auf
der Rückseite des PCs).
08
09
10
Im Detail: Lesen Sie das Merkblatt Regelungen
zur Sicherheit in der Informationstechnik sowie
unsere Richtlinie CG-CC-009 über die Klassifika-
tion von Informationen und richten Sie Ihr Verhalten
daran aus.
3305/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
32Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter achte
ich darauf, die IT- und EDV-Vor-
gaben des Konzerns und der TÜV
SÜD-Gesellschaft, für die ich
tätig bin, einzuhalten, und richte
mich nach den dort festgelegten 06
Sicherheitsvorgaben.
07
08
09
10
33TÜV SÜD erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten nur, soweit dies nach dem anwendbaren Datenschutzrecht zulässig ist Datenschutz Elektronischer Informationsaustausch mittels Internet, Intranet, E-Mail etc. ist Teil unseres Geschäftsalltags. Gegenstand dieses elektronischen Informationsaustauschs können auch personenbezogene Daten wie z. B. Name, Adresse, Geburtstag etc. sein. Der Umgang mit personenbezogenen Daten ist in vielen Ländern in Daten- schutzgesetzen geregelt, um das Recht auf informationelle Selbstbe- stimmung zu schützen. Regelmäßig ist die Einwilligung des Betroffenen für die Erhebung, Verarbeitung oder Nut- zung seiner Daten erforderlich. Soweit die Daten ins Ausland übertragen werden sollen, sind zudem weitere Vorgaben (z. B. Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus durch Abschluss festgelegter Ver- träge) zu beachten. 34
Beispiel
Sie sind Mitarbeiter einer TÜV SÜD- > Sie sollten umgehend den zuständi-
Gesellschaft in Deutschland und gen TÜV SÜD-Datenschutzbeauftrag-
betreuen ein Projekt, das es zur Auf- ten einbeziehen, um sicherzustellen, 05
gabe hat, Kundendaten TÜV SÜD-weit dass Sie mit dem Projekt keine Daten-
zusammenzuführen, um die Cross- schutzvorschriften verletzen. Denn
Selling-Chancen zu erhöhen. Das Pro- hier sind diverse datenschutzrechtli- 06
gramm soll die verschiedenen Kunden che Aspekte zu beachten. Zunächst
einschließlich Ansprechpartnern und muss geprüft werden, ob es daten-
deren Telefonnummern für alle TÜV schutzrechtlich zulässig ist, dass Kun-
07
SÜD-Gesellschaften weltweit abruf- dendaten einer TÜV SÜD-Gesellschaft
bar machen. jeweils von anderen TÜV SÜD-Gesell-
schaften verarbeitet (d. h. gespeichert,
übermittelt oder Ähnliches) werden. 08
Weiterhin müssen mit den betroffenen
TÜV SÜD-Gesellschaften in nichtsi-
cheren Drittstaaten außerhalb der EU 09
Standardvertragsklauseln nach Vor-
gabe der Europäischen Kommission
vereinbart werden, wenn Daten aus
10
der Europäischen Union in diesen Län-
dern abrufbar sein sollen.
3505/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
34Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter beachte
ich beim Umgang mit personen-
bezogenen Daten datenschutz-
rechtliche Regelungen. Im Zweifel
wende ich mich an den zuständi-
gen Datenschutzbeauftragten oder 06
einen Compliance Officer.
07
08
09
10
3506 Wir befolgen Export- und Zollgesetze
06 07 08 09 10
TÜV SÜD befolgt die Export- und Zollgesetze und -vorschriften in allen Ländern, in denen wir geschäftlich tätig sind TÜV SÜD ist als global operierendes die sowohl für zivile als auch militäri- Unternehmen verschiedenen natio- sche Zwecke (sog. „Dual-Use-Güter“) nalen und internationalen Außenhan- genutzt werden können, unterliegt delsregelungen unterworfen. Diese zudem der Genehmigungspflicht. Von Abkommen und Gesetze regeln den der Exportkontrolle ist auch der Aus- Import, Export oder Transfer (dieser tausch zwischen einzelnen TÜV SÜD- kann auch per E-Mail erfolgen) von Tochtergesellschaften betroffen. Waren, Technologien, Dienstleistun- gen, Kapital- und Zahlungsverkehr über bestimmte Landesgrenzen bis hin zum völligen Verbot des Handels mit bestimmten Ländern (Embargo). Etwaige Handelsbeschränkungen und -verbote können aus der Beschaffen- heit oder dem Verwendungszweck der Ware/Dienstleistung, dem Her- kunfts- bzw. Verwendungsland oder aus der Person des Geschäftspartners herrühren. Die Ausfuhr von Gütern, 38
Beispiel
Sie werden von einem deutschen Her- > Zusätzlich zu den normalen Vor-
steller kontaktiert, die Signaltechnik schriften der Exportkontrolle gibt es
der Erweiterung der Metro in Teheran verschiedene Verbote und Geneh-
abzunehmen. Sie denken, dass eine migungspflichten. Dies betrifft auch
solche Tätigkeit doch nicht unter das unterstützende Dienstleistungen und
Iran-Embargo fallen würde, sind sich Schulungen, die unmittelbar oder mit- 06
aber nicht sicher. telbar mit einem Verbot oder gelis-
teten Gütern verknüpft sind. Somit
können auch Begutachtungen an
07
Anlagen betroffen sein, insbeson-
dere dann, wenn die Anlage als sol-
che oder Bestandteile der Anlage vom
Iran-Embargo umfasst sind. Sie sollten 08
daher umgehend im TÜV SÜD-Intranet
die Informationen zu Handelsembar-
gos lesen und einen Mitarbeiter der 09
Rechtsabteilung um Rat fragen, bevor
Sie den Auftrag annehmen.
10
Im Detail: Lesen Sie unsere Richtlinie CG-CC-004
über Embargos und Handelskontrollbestimmungen
und richten Sie Ihr Verhalten daran aus.
3906/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
38Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter, der am
grenzüberschreitenden Transfer
von Leistungen beteiligt ist, prüfe
ich, welche Exportkontrollbestim-
mungen für das zu beliefernde Land
gelten, und kläre dies im Zweifel mit
der Rechtsabteilung.
07
08
09
10
3907 Wir beachten die Standards zur Arbeitssicherheit
07 08 09 10
TÜV SÜD beachtet die rechtlichen und technischen Vorgaben und Standards zur Arbeitssicherheit Der Schutz unserer Mitarbeiter ist für TÜV SÜD von elementarer Bedeutung, denn für uns als technischen Dienst- leister sind unsere Mitarbeiter unser Kapital. 42
Beispiel
Sie sind in einer kleineren TÜV SÜD- > Geben Sie sich mit der abwehrenden
Niederlassung tätig, die ausschließ- Haltung des Niederlassungsleiters
lich von TÜV SÜD genutzt wird. Ihnen nicht zufrieden. Die Einhaltung von
ist aufgefallen, dass ein Notausgang Brandschutzvorschriften kann Leben
in Ihrer Niederlassung regelmäßig mit retten und die Nichtbeachtung sol-
Kisten verstellt ist. Als Sie den Nie- cher Vorschriften kann im Unglücksfall
derlassungsleiter hierauf hinweisen, zur Strafbarkeit führen. Vielleicht ist
erklärt Ihnen dieser, dass es ja noch der Niederlassungsleiter nicht richtig
einen anderen Notausgang gebe, der informiert. Sollte ein weiterer Hinweis
07
nicht verstellt sei. Sie sind sich sicher, auf den richtigen Umgang mit diesem
dass aus Brandschutzgründen alle Thema keinen Erfolg bringen, wen-
Notausgänge frei zugänglich sein soll- den Sie sich an den Sicherheitsbeauf-
ten, wollen es sich mit dem Niederlas- tragten oder den Vorgesetzten des 08
sungsleiter aber nicht verderben und Niederlassungsleiters.
überlegen, ob Sie die Sache auf sich
beruhen lassen sollten. 09
10
4307/ 10
Was bedeutet dies
für mich?
42Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter achte ich
darauf, dass die Vorgaben für eine
sichere Arbeitsumgebung von mir
und meinen Kollegen eingehalten
werden.
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4308 Wir gehen sorgfältig mit Vermögen um
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TÜV SÜD geht sorgfältig mit eigenem und fremdem Vermögen um Das materielle und immaterielle Ver- mögen von TÜD SÜD (z. B. Kassen- bestand, Maschinen, Know-how, Patente, Marken etc.) ist zweckge- bundenes Betriebsvermögen, das nur für Unternehmenszwecke ein- gesetzt werden darf. Entsprechen- des gilt für das Vermögen von TÜV SÜD-Geschäftspartnern, mit denen TÜV SÜD-Mitarbeiter im Rahmen ihrer Tätigkeit in Kontakt kommen. 46
Beispiel
Sie sind als Außendienstmitarbeiter > Sie sollten von diesem Vorhaben
viel bei Ihren Kunden vor Ort und unbedingt Abstand nehmen. Die
benötigen für Ihre Tätigkeit meistens meiste Freeware, die kostenlos ange-
Ihren Firmencomputer. Damit Sie die boten wird, ist nur bei privater und
Wünsche der Kunden schnell umset- nichtgewerblicher Verwendung kos-
zen können, haben Sie IT-Adminis- tenlos. Wenn Sie diese Software für
trationsrechte, die es Ihnen erlauben, Ihre Tätigkeit bei TÜV SÜD herun-
Computerprogramme auf Ihrem Fir- terladen, kann dies Lizenzrechte des
mencomputer zu installieren. Um die Softwareanbieters verletzen und zu
Kosten in Ihrem Bereich zu reduzieren, Schadensersatzansprüchen führen.
überlegen Sie, Freeware, die Sie kos- Weiterhin sollten Sie sich bei der Ins-
tenlos aus dem Internet runterladen tallation von Software an die Vorga-
können, für die Bearbeitung einiger ben von TÜV SÜD halten, denn durch 08
Ihrer Aufgaben zu verwenden. das Herunterladen von Software im
Internet können Schadprogramme
unentdeckt mit heruntergeladen wer- 09
den, die das TÜV SÜD-Netzwerk und/
oder Ihren Firmencomputer schädigen
können.
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Im Detail: Lesen Sie das Merkblatt Regelungen zur
Sicherheit in der Informationstechnik und richten Sie
Ihr Verhalten daran aus.
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Was bedeutet dies
für mich?
46Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter gehe ich
mit dem Betriebsvermögen von TÜV
SÜD schonend und sorgfältig um.
Ich respektiere das immaterielle und
materielle Vermögen von TÜV SÜD
und von Dritten, insbesondere von
TÜV SÜD-Geschäftspartnern.
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4709 Wir unterstützen keine Geldwäsche
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TÜV SÜD unterstützt
keine Geldwäsche
Geldwäsche liegt vor, wenn illegal TÜV SÜD unterhält nur Geschäfts-
erwirtschaftete Finanzmittel (aus beziehungen zu seriösen Geschäfts-
kriminellen Aktivitäten wie z. B. orga- partnern, deren Geschäftstätigkeit
nisierter Kriminalität, Bestechung, im Einklang mit den geltenden Geset-
Terrorismus etc.) in den legalen zen steht und deren Finanzmittel legal
Finanz- und Wirtschaftskreislauf ein- erwirtschaftet wurden. Zu diesem
geschleust werden, um deren wahre Zweck beachten wir bei TÜV SÜD
Herkunft oder die Identität des Eigen- in- und ausländische Geldwäsche-
tümers zu verschleiern. vorschriften und nehmen Abstand
von Geschäften, die der Geldwäsche
dienen.
50Beispiel
Ein Kunde aus dem Ausland vergibt > Dieser Wunsch sollte Sie stutzig
an TÜV SÜD einen dringenden Auf- machen. Grundsätzlich sollte die
trag mit einem nicht unerheblichen Rückzahlung auf das Konto erfolgen,
Auftragswert. Er erklärt Ihnen, dass von dem aus die Bezahlung vorge-
die Leistung in einzelnen Leistungs- nommen wurde. Sie sollten den
abschnitten erbracht werden muss, Kunden daher um Verständnis bitten,
und möchte für jeden Leistungsab- dass Sie dieser Bitte nicht nachkom-
schnitt eine Rechnung erhalten. Nach men können.
der ersten Rechnung bezahlt der
Kunde bereits den Gesamtbetrag für
alle Leistungsabschnitte, kündigt dann
allerdings wenig später den Vertrag
und bittet Sie, die Rückzahlung des
überschüssigen Betrags auf ein Konto
einer Bank in Monaco vorzunehmen.
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Was bedeutet dies
für mich?
50Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter achte
ich darauf, dass die Identität von
Geschäftspartnern vor Aufnahme
einer Geschäftsbeziehung sorg-
fältig geprüft wird. Ich verlange im
Geschäftsverkehr stets Zahlungen
per Banküberweisung. Ich nehme
nur dann, wenn aufgrund der Art
des Geschäfts eine Banküberwei-
sung nicht möglich ist, Bargeld
entgegen. 1
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1 Der Wert, bis zu dem Barzahlungen nach
dem geltenden Gesetz angenommen
werden dürfen, kann in einzelnen Ländern
variieren. Sprechen Sie mit Ihrem Local
Compliance Officer.
5110 Wir tolerieren keine Diskriminierung
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TÜV SÜD toleriert keine Diskriminierung TÜV SÜD ist ein globales Unterneh- men, das in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Kulturen tätig ist. Wir bei TÜV SÜD sind der Ansicht, dass Menschen mit unterschiedlicher ethnischer Herkunft, Religion, Weltan- schauung, Rasse, Alter, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Identität eine Bereicherung darstellen. Kein Mitarbeiter oder Geschäftspartner darf aufgrund eines dieser Merkmale direkt oder mittelbar diskriminiert, sexuell belästigt oder persönlich herabgesetzt werden. 54
Beispiel
Ihr Vorgesetzter macht in Ihrer Gegen- > Wenn Sie und andere Mitarbeiter
wart häufig sexuell anrüchige Bemer- sich von den sexuell anrüchigen Äuße-
kungen, von denen Sie sich beleidigt rungen des Vorgesetzten herabge-
fühlen. Sie hören auch von anderen setzt fühlen, bitten Sie ihn, dies zu
Mitarbeitern, dass diese sich eben- unterlassen. Sollte dies keinen Erfolg
falls von seinen sexuellen Äußerungen zeigen, informieren Sie Ihre Personal-
herabgesetzt fühlen. Sie überlegen, abteilung oder einen Compliance
ob Sie etwas hiergegen unternehmen Officer hierüber. TÜV SÜD fordert von
können, sind sich aber nicht sicher, seinen Führungskräften ein vorbild-
weil es ja bisher zu keinem körper- liches Verhalten. Um Missstände in
lichen Übergriff gekommen ist. dieser Hinsicht zu beheben, bedarf es
der Mithilfe der betroffenen Personen.
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Was bedeutet dies
für mich?
54Das bedeutet für mich:
Als TÜV SÜD-Mitarbeiter achte
ich darauf, dass ich alle Kollegen
und Geschäftspartner unabhän-
gig von ethnischer Herkunft, Reli-
gion, Weltanschauung, Rasse, Alter,
Behinderung, Geschlecht oder sexu-
eller Identität gleich respektvoll
behandele.
55Hinweise und Verstöße
Wer kann einen Compliance-Verstoß Droht mir als TÜV SÜD-Mitarbeiter
melden? ein Nachteil durch die Meldung?
TÜV SÜD-Mitarbeiter, externe Dienst- TÜV SÜD-Mitarbeitern darf kein
leister, Geschäftspartner oder sons- Nachteil durch die Meldung eines
tige Dritte können Umstände, die auf Compliance-Verstoßes drohen. Wenn
einen Verstoß gegen den TÜV SÜD Sie nach bestem Gewissen und in
Code of Ethics hindeuten, melden. gutem Glauben einen Verdacht auf
einen Compliance-Verstoß melden,
Wie können Compliance-Verstöße erwachsen Ihnen aus der Meldung
gemeldet werden? keine Nachteile durch TÜV SÜD. Bei
Meldungen können per Brief, E-Mail einem missbräuchlichen Hinweis, d. h.,
oder telefonisch an einen TÜV SÜD- wenn Vorgänge gemeldet werden, die
Compliance Officer, einen TÜV SÜD- erkennbar gegenstandslose Anschul-
Ombudsmann oder EthicsPoint digungen enthalten, behält sich TÜV
übermittelt werden. SÜD jedoch rechtliche Schritte oder
disziplinarische Maßnahmen gegen
Dürfen Meldungen auch anonym den Hinweisgeber vor.
erfolgen?
TÜV SÜD lässt ausdrücklich auch Was passiert nach der Meldung?
anonyme Meldungen zu, um ein glaub- Nach Eingang einer Meldung wird
haftes, effektives und transparentes diese zunächst auf ihre Schlüssig-
Compliance-Programm zu gewährleis- keit und Glaubhaftigkeit hin über-
ten. Zudem soll hierdurch auch Hin- prüft. Soweit beide Punkte erfüllt
weisgebern, die Nachteile durch die sind, wird anschließend eine interne
Meldung befürchten, eine Möglich- Untersuchung des Vorgangs eingelei-
keit zur Meldung eines Compliance- tet. Der Chief oder Global Compliance
Verstoßes gegeben werden. Anonyme Officer ist jeweils dafür verantwort-
Meldungen sollten so detaillierte lich, dass der gemeldete Vorgang ord-
Angaben und Fakten über den Compli- nungsgemäß untersucht und erledigt
ance-Verstoß wie möglich enthalten, wird. Wenn erforderlich, werden ggf.
damit den Hinweisen in dem erforder- auch staatliche Stellen eingeschal-
lichem Maße im Rahmen einer inter- tet. Soweit dies im Rahmen der Wah-
nen Untersuchung nachgegangen rung des Schutzes vertraulicher Daten
werden kann. möglich ist, werden Sie als Hinweis-
geber nach Abschluss der Ermittlun-
gen über den Ausgang des Verfahrens
informiert.
56Umsetzung und Fragen
Für die Umsetzung des TÜV SÜD
Code of Ethics sind der Chief Compli-
ance Officer, der Global Compliance
Officer und die jeweiligen Local Com-
pliance Officer zuständig. Sie werden
dabei vom Management der einzelnen
Gesellschaften unterstützt.
Der TÜV SÜD Code of Ethics
beschreibt die Grundsätze rechtmä-
ßigen und integeren Verhaltens bei
TÜV SÜD und möchte eine erste Ori-
entierungshilfe bieten. Er kann aber
nicht alle Fragen beantworten, die uns
in unserer täglichen Arbeit begeg-
nen können. Wenn Sie im Einzelfall
unsicher bei der Anwendung oder
Auslegung der TÜV SÜD-Compliance
Prinzipien sind oder weitere Fragen
haben, wenden Sie sich bitte vertrau-
ensvoll an einen Compliance Officer.
Die weltweite Umsetzung des
TÜV SÜD Code of Ethics wird regel-
mäßig von unserer internen Revision
kontrolliert.
Alle Führungskräfte des obersten Füh-
rungskreises sind zudem verpflichtet,
eine jährliche Entsprechungserklä-
rung abzugeben, die zur Personalakte
genommen wird.
57Kontakt Chief Compliance Officer Bernhard Behm c/o TÜV SÜD AG Westendstraße 199 D-80686 München Telefon: +49 89 5791-1698 Telefax: +49 89 5155-1746 E-Mail: Bernhard.Behm@tuev-sued.de Global Compliance Officer Dr. Christine Köhncke c/o TÜV SÜD AG Westendstraße 199 D-80686 München Telefon: +49 89 5791-1787 Telefax: +49 89 5155-1746 E-Mail: Christine.Koehncke@tuev-sued.de Kontaktdaten für Local Compliance Officer sowie weitere Ansprechpartner finden TÜV SÜD-Mitarbeiter im Intranet: http://intranet/recht_und_compliance Sie erreichen uns auch unter: compliance@tuev-sued.de compliance@tuev-sued.com Für TÜV SÜD-Mitarbeiter der Regionen ASEAN, CHINA, JAPAN, KOREA und SOUTH ASIA besteht die Möglichkeit, Compliance- Meldungen über das Hinweisgebersystem EthicsPoint einzugeben: http://www.tuv-sud.sg/thecode/ Die aktuelle Fassung des Code of Ethics ist im Internet abrufbar: www.tuev-sued.de 58
TÜV SÜD Code of Ethics Stand 2013 Aufsichtsrat: Prof. Dr.-Ing. Hans-Jörg Bullinger (Vors.) Vorstand: Dr. Axel Stepken (CEO), Dirk Eilers, Dr. Matthias J. Rapp, Horst Schneider, Karsten Xander Telefon: +49 89 5791-0 Telefax: +49 89 5791-1551 www.tuev-sued.de TÜV SÜD AG Recht, Compliance & Versicherungen Westendstraße 199 D-80686 München Sitz: München Amtsgericht München HRB 109 326 USt-IdNr. DE129484275 Informationen gemäß § 2 Abs. 1 DL-InfoV unter www.tuev-sued.de/impressum Fotos Corbis: Momentimages/Tetra Images (Cover), PureStock/ SuperStock (4), Ghislain & Marie David De Lossy/cultura (12), Ocean (22, 26), John W. Gertz/Corbis (40), Iris Images (44), Michele Constantin/PhotoAlto (48), Frank and Helena/cultura (52); Anna Pekunova/Getty (36); Robert Fischer (8)
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