Wertemanagement in der Immobilienwirtschaft
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ICG
Institut für Corporate Governance
in der deutschen Immobilienwirtschaft
Eine Empfehlung des Arbeitskreises
„Wertemanagement/Compliance“ und des Vorstandes des
Instituts für Corporate Governance in der deutschen Immobilienwirtschaft e.V. (ICG)
Wertemanagement
in der Immobilienwirtschaft
Ein Leitfaden
A recommendation of the
“Values Management/Compliance“ working group and the executive board of the
Institute for Corporate Governance in the German Real Estate Industry (ICG)
Values Management
in the Real Estate Sector
A Guide
In Kooperation mit
In Cooperation with Die ImmobilienwirtschaftINHALT Präambel Seite 2 I. Prinzipien Seite 2 II. Implementierung Seite 3 Baustein 1: Grundwerteerklärung Baustein 2: Verhaltensstandards Baustein 3: Verbindlichkeit Baustein 4: Kommunikation Baustein 5: Sicherstellung III. Empfehlungen Seite 5 Erläuterung und Implementierung zu Baustein 1 Erläuterung und Implementierung zu Baustein 2 Erläuterung und Implementierung zu Baustein 3 Erläuterung und Implementierung zu Baustein 4 Erläuterung und Implementierung zu Baustein 5 Arbeitskreis „Wertemanagement/Compliance“ Seite 11 Die Mitglieder des Arbeitskreis waren Seite 12
CONTENTS Preambel page 7 I. Principles page 8 II. Implementation page 8 Basic Element 1: Code of Ethics Basic Element 2: Code of Conduct Basic Element 3: Commitment Basic Element 4: Communication Basic Element 5: Assurance III. Recommendations page 9 Explanation and Implementation of Basic Element 1 Explanation and Implementation of Basic Element 2 Explanation and Implementation of Basic Element 3 Explanation and Implementation of Basic Element 4 Explanation and Implementation of Basic Element 5 Values Management/Compliance Working Group page 11 Members of the Working Group were page 12
PRÄAMBEL I. PRINZIPIEN
Kompromisslose Rechtstreue,
die Verbindlichkeit beruflicher Standards
� ie Unternehmen der Immobilienwirt-
schaft sind den Interessen ihrer Kapi-
talgeber (Eigentümer, Treugeber, Banken),
aber auch denjenigen ihrer Mitarbeiter und
und die Orientierung an ethischen Werten
ihrer Kunden (Mieter, Kreditnehmer u. a.) ver-
sind die Grundpfeiler einer professionellen
pflichtet. Für deren wirtschaftlichen Erfolg
Kultur in der gesamten Wertschöpfungskette ist fachliche Professionalität eine grundle-
der Immobilienwirtschaft. gende Voraussetzung.
Der nachhaltige geschäftliche Erfolg
und der gute Ruf der Branche Transaktionen und Auftragsvergaben in
beruhen darauf. der Immobilienwirtschaft sind unauflöslich
mit Informationsunsicherheit und Risiken
Zur Festigung und weiteren Entwicklung aus Prozessen und Verhalten verbunden.
einer solchen Geschäftskultur empfiehlt das Die Transformation von Unsicherheit und
Institut Corporate Governance in der Risiko in Chancen für wirtschaftlichen Erfolg
deutschen Immobilienwirtschaft (ICG) ist eine Kernkompetenz der Branche. Die
seinen Mitgliedern und allen Unternehmen Entstehung von Interessenkonflikten, Grau-
der Immobilienwirtschaft das folgende zonen und Anreizstrukturen für illegale und
Wertemanagement-System. nicht legitime Handlungen findet in beidem
Es beruht auf Prinzipien, in denen die Triebkräfte ihre Erklärung. Daher muss neben die pro-
und die Verhaltensmaßstäbe für ein solches fessionelle Expertise eine an Integrität und
Managementsystem entwickelt Werten ausgerichtete professionelle Kultur
treten. Integrität und Werteorientierung
und festgehalten werden.
bedeuten: Rechtstreue und wechselseitige
Fairness als grundlegende Prinzipien aller
Zur Implementierung dieser Prinzipen Handlungen und Entscheidungen im Ge-
in einen gelebten Geschäftsalltag werden schäftsalltag.
Instrumente und konkrete Umsetzungsmaßnahmen
in fünf Bausteinen und in Die Wahrnehmung gesellschaftlicher
Empfehlungen zusammengefasst. Verantwortung ist untrennbar mit dem
Geschäftsleben der Immobilienwirtschaft
Die Einhaltung der Prinzipien und die verbunden. Immobilien prägen den Lebens-
Realisierung der Anforderungen und alltag, sowohl in der beruflichen wie in der
Empfehlungen der fünf Bausteine privaten Sphäre. Sie haben damit einen
bilden einen Leitfaden, mit dessen Hilfe großen Einfluss auf die Umwelt und die
alle Unternehmen der Immobilienwirtschaft Lebensqualität der Menschen.
ihre bisherigen Aktivitäten
auf dem Gebiet des Wertemanagements Vor dem Hintergrund der vorstehenden
bewerten und entwickeln können. Aussagen wird deutlich, dass Corporate Go-
vernance sich auf alle Aspekte der Führung,
des Managements und der Kontrolle eines
Unternehmens bezieht. Die Mitglieder des
Instituts für Corporate Governance in der
deutschen Immobilienwirtschaft teilen die
Überzeugung, dass wirtschaftlicher Wert
2II. IMPLEMENTIERUNG
und Werte, Gesetzestreue und persönliche
Integrität sowie wirtschaftliche, rechtliche
und gesellschaftliche Verantwortlichkeit
Institut für Corporate Governance in der
deutschen Immobilienwirtschaft empfiehlt
daher seinen Mitgliedern ein herausge-
� ie Realisierung der Prinzipien für ein
Wertemanagement der Immobilien-
wirtschaft im Geschäftsalltag ist kein einma-
gemeinsam die Grundlage unternehmeri- hobenes Engagement auf dem Gebiet des liger Akt, sondern ein kontinuierlicher Pro-
schen Erfolges und einer guten Reputation Wertemanagements und die Entwicklung zess. Alle Anstrengungen und Vorkehrungen
der Branche bilden. einer guten unternehmerischen Praxis, die auf dem Gebiet der Compliance sind in
als Vorbild in der Branche dient und geeig- diesem Zusammenhang grundlegend, aber
Die Umsetzung dieser Überzeugung in net ist, die Reputation der Immobilienwirt- allein nicht ausreichend. Sie müssen einge-
einen gelebten Geschäftsalltag ist ein konti- schaft für fachliche Exzellenz und Integrität bettet und angetrieben sein von einer Un-
nuierlicher Prozess. Er erfordert die Vorbild- weiter zu entwickeln und zu fördern. ternehmenskultur, die für alle Führungskräf-
rolle der Führungskräfte, das persönliche te und Mitarbeiter positive Anreize schafft,
Engagement jedes Mitarbeiters der Unter- das Wertemanagement auch zu leben.
nehmen und die Einrichtung von unter-
nehmensspezifischen Prozessen und Instru- Die folgenden fünf Bausteine sollen da-
menten, die integeres Verhalten fördern, bei eine Hilfe sein. Sie definieren die Erwar-
präventiv wirken im Hinblick auf unrecht- tungen des Instituts für Corporate Gover-
mäßige und unerwünschte Handlungen nance in der deutschen Immobilienwirt-
und die Wahrnehmung gesellschaftlicher schaft an konkrete Umsetzungsschritte. Sie
Verantwortung ermöglichen. benennen zu diesem Zweck spezifische
Leitlinien, Anweisungen und positive An-
Genau dies ist der Inhalt eines Werte- reizmechanismen, deren Einrichtung in den
management-Systems für die Immobilien- Mitgliedsunternehmen verbindlich erwar-
wirtschaft. Compliance und Risikomanage- tet wird.
ment sind notwendige Elemente jedes wirk- Die Festlegungen der Bausteine nehmen
samen Wertemanagements. Sie müssen Rücksicht auf die unterschiedlichen Bedürf-
jedoch mit Leben und dem Willen zur Um- nisse und Erfordernisse verschiedener Un-
setzung in unternehmerische Praxis erfüllt ternehmensgrößen, auf die spezifischen
werden. Wertemanagement zielt damit auf Traditionen in bestimmten Bereichen der
den Prozess der Schaffung von Aufmerk- Immobilienwirtschaft und auf gewachsene
samkeit, Sensibilität und Relevanz für faire Unternehmenskulturen. Das Wertemanage-
Verhaltensstandards im Geschäft, so wie sie ment-System der Immobilienwirtschaft er-
sich in der Kultur eines Unternehmens aus- setzt nicht bereits bestehende Verhaltens-
drücken. standards, Richtlinien und Grundsätze der
beruflichen Standesvereinigungen und an-
Die Ernsthaftigkeit und Glaubwürdigkeit derer Organisationen der Branche. Dies gilt
eines Wertemanagement-Systems bedür- in besonderer Weise für die „Grundsätze
fen der unternehmensinternen Kontrolle ordnungsmäßiger und lauterer Geschäfts-
und Überprüfung und der Möglichkeit zur führung der Immobilienwirtschaft“ und für
unternehmensexternen Evaluierung. die Kodizes des ICG. Gleiches gilt für die in
vielen Unternehmen bereits bestehenden
Gesetzliche Regeln, professionelle Stan- Programme und Systeme. Es dient vielmehr
dards, Erwartungen an Kommunikation und der systematischen Verknüpfung all dieser
Berichterstattung sowie die spezifischen Anstrengungen und der Orientierung der
Merkmale eines Unternehmens spielen Mitglieder über ein umfassendes und daher
dabei die ausschlaggebende Rolle. Das wirksames Wertemanagement.
3Baustein 1: Grundwerteerklärung Baustein 2: Verhaltensstandards Baustein 4: Kommunikation
Jedes Mitgliedsunternehmen hat eine Jedes Mitgliedsunternehmen setzt die Das Wertemanagement ist nur wirksam,
Grundwerteerklärung (Code of Ethics). Die- Grundwerteerklärung in einen Verhaltens- wenn es kontinuierlich und systematisch
se Erklärung ist ein Grundsatzdokument, in standard um. In diesem Dokument sollen intern und extern kommuniziert wird. Dazu
dem diejenigen Prinzipien und Werte, die genau und verbindlich die Regeln für be- bedarf es geeigneter Medien, Anreizstruk-
Handeln und Verhalten in allen Geschäfts- stimmte sensible Geschäftsbereiche und turen und Führung. Geeignet sind alle Me-
belangen bestimmen sollen, dokumentiert deren organisatorische Umsetzung festge- dien, zum Beispiel Printmedien (Broschü-
und kodifiziert sind. Eine solche Erklärung legt werden. ren, Geschäftsberichte) oder das Internet
kann daher nur unternehmens- oder bran- Dazu gehören etwa: Verpflichtung auf die (Homepage, Intranet-Plattform). Entschei-
chenspezifisch sein. Einhaltung der staatlichen Gesetze und Ver- dend jedoch ist die Einsicht, dass die Um-
Mit Blick auf die Festigung und Weiterent- ordnungen, Benennung der Bereiche mögli- setzung von Grundwerten und Verhaltens-
wicklung einer professionellen Kultur und cher Interessenkonflikte und der Verfahren standards eine nicht delegierbare Aufgabe
der Reputation der Branche erwartet das und Institutionen zur Offenlegung und Kon- für jede Führungskraft ist, die als Bestand-
Institut für Corporate Governance in der trolle dieser Konflikte (einschließlich des teil ihrer Leistung auch bewertet werden
deutschen Immobilienwirtschaft von allen damit �erbundenen Vertrauensschutzes), sollte. Die Schaffung und Anpassung darauf
seinen Mitgliedern jedoch ein klares Be- Umgang mit vertraulichen Informationen abstellender positiver Anreizstrukturen, wie
kenntnis zu den Werten, Integrität, Trans- und die Grenzen der Vertraulichkeit, Regeln etwa Zielvereinbarungen, Bonusregelungen
parenz, Vertraulichkeit und Professionalität. für Nebentätigkeiten und Beteiligungen der und Karriereplanung, sind hier wirksame
Integrität bedeutet Rechtstreue und wech- Mitarbeiter, Spielregeln für Zuwendungen Instrumente. Vorstand und Geschäftsfüh-
selseitige Fairness. Sie betont den Wert des von und an öffentliche und private Ge- rung haben eine hervorgehobene Vorbild-
Kundeninteresses im Einklang mit den eige- schäftspartner und die Schaffung von Trans- rolle, die durch die Benennung eines Ver-
nen Interessen und zielt auf die Prävention parenz in Geschäftsbereichen mit einem antwortlichen unterstrichen wird.
von dolosen Handlungen. hohen Verhaltensrisiko. Der Verhaltens-
Transparenz ist grundlegend im Hinblick auf standard muss sich an den Standards der
die Bewertung und Nutzung von Immobilien Profession orientieren. Baustein 5: Sicherstellung
sowie in allen Belangen des Transaktions- und
Vergabeprozesses. Konflikte zwischen den Die kontinuierliche Sicherstellung (Assu-
eigenen Interessen und denen Anderer, zwi- Baustein 3: Verbindlichkeit rance) der Existenz und Wirksamkeit des
schen persönlichen Interessen und denen Wertemanagements muss gewährleistet
des Unternehmens sind offen zu legen. Alle relevanten und involvierten Organe und werden. Je nach den spezifischen Gegeben-
Vertraulichkeit muss gewährleistet sein im Mitarbeiter müssen über die Grundwerte heiten der Unternehmen sind die Einset-
Hinblick auf sensitive und private Informa- und Verhaltensstandards des Unterneh- zung eines Compliance-Officers, die Bestel-
tionen von Geschäftspartnern. mens und deren Verbindlichkeit in allen lung eines Ombudsmannes sowie interne
Der Wert Professionalität betont die Orien- Belangen des Geschäfts informiert werden. und externe Audits und Reportings Möglich-
tierung an den jeweils geltenden Standards Ihnen sind Ziel, Inhalt, Richtlinien und Ver- keiten, dies zu tun. Das ICG erwartet einen
der Profession. fahren zur organisatorischen Umsetzung Standard, der die externe Evaluierung des
und die zivilrechtliche Relevanz zu erläu- Wertemanagements von seinen Mitglie-
tern. Für Führungskräfte und Mitarbeiter in dern möglich macht und unterstützt sie bei
sensiblen Bereichen sind entsprechend ver- der Implementierung. Dafür grundlegend ist
tiefende Trainings- oder andere Weiterbil- die Abgabe einer „Verpflichtungserklärung“
dungsmaßnahmen durchzuführen. Dieser der Unternehmen auf ein Wertemanage-
Vorgang ist zu dokumentieren und arbeits- ment, das den Anforderungen dieses
rechtlich abzusichern. Leitfadens entspricht.
4III. EMPFEHLUNGEN
� ie Empfehlungen zum „Wertemanage-
ment in der Immobilienwirtschaft“
enthalten Erläuterungen und Vorschläge
Baustein 2: Verhaltensstandards
Erläuterung:
Baustein 3: Verbindlichkeit
Erläuterung:
zur Implementierung der im Teil II entwi-
ckelten fünf Bausteine. Sie dienen der Illus- Verhaltensstandards präzisieren und opera- Die Maßnahmen dieses Bausteins zielen
tration der vielfältigen Möglichkeiten, diese tionalisieren die Grundwerte des Unterneh- darauf, die in Frage kommenden Mitarbei-
Bausteine mit Leben zu füllen und sind eine mens für den Geschäftsalltag. Sie klären die ter über die Werte und die Verhaltenstan-
detaillierte Anleitung für deren praktische Verhaltens- und Verfahrensgrundsätze für dards des Unternehmens detailliert für
Umsetzung. sensible Bereiche und Grauzonen. Dazu ge- ihren Bereich zu informieren. Ihnen sind
hören zentral neben der Verpflichtung auf die möglichen Konsequenzen und Sanktio-
Baustein 1: Grundwerteerklärung Gesetzestreue, die Vermeidung und Offen- nen aus Fehlverhalten unmissverständlich
legung von Interessenkonflikten (Loyalität zu erläutern. Möglichkeiten zur internen
Erläuterung: gegenüber Firmen- und Kundeninteressen, und externen Meldung von Grauzonen,
Familie und Freunde als Geschäftspart- Interessenkonflikten und Fehlverhalten
Grundlegender Baustein jedes Wertema- ner, wesentliche Beteiligungen an anderen sind zu schaffen. Insgesamt geht es in allen
nagement-Systems ist die Kodifizierung der Unternehmen, Nebentätigkeiten) und ins- Aspekten dieses Bausteins um die Compli-
Grundwerte eines Unternehmens. Sie die- besondere der Umgang mit Geschenken ance des Unternehmens mit den recht-
nen der Handlungsorientierung und geben und Bewirtungen (Festlegungen für die An- lichen und unternehmensspezifischen Re-
Entscheidungshilfe. Die leitenden Werte nahme und die Hingabe von Geschenken, geln und Standards.
müssen mit Bezug auf die wichtigsten Inte- Definition und Aufzählung der generell ver-
ressengruppen (mindestens Kapitalgeber, botenen Zuwendungen, Umgang mit Höf-
Mitarbeiter, Kunden, Gesellschaft) und The- lichkeitsgeschenken). Implementierung:
menfelder (mindestens Integrität, Transpa-
renz, Vertraulichkeit, Professionalität) ent- Implementierung: n Sind die Verhaltensstandards expliziter
wickelt werden. Bestandteil des Arbeitsverhältnisses (z. B.
n Existieren Verhaltensstandards für die in Arbeitsvertrag, Dienstanweisung)?
Implementierung: der Erläuterung genannten Bereiche in n Sind alle relevanten Führungskräfte und
Ihrem Unternehmen? Mitarbeiter über die Verhaltensstandards,
n Existiert ein solches Dokument (Leitbild, n Wenn ja, sind die Aussagen und Hand- deren gesetzlichen Konsequenzen und
Grundwerteerklärung, Code of Ethics, lungsanweisungen vollständig, klar und unternehmensinternen Sanktionen infor-
Mission Vision Value Statement etc.)? deutlich? Werden eventuelle Umge- miert (z. B. bestätigte schriftliche Beleh-
n Wenn ja, sind die in der Erläuterung hungsstrategien eindeutig ausgeschlos- rung, Tagesseminar für Führungskräfte
genannten Interessengruppen und The- sen? mit Fallstudien, regelmäßige Information
menfelder behandelt? Gibt es in dieser n Werden die Verhaltensstandards der Pro- über das Thema bei Besprechungen
Hinsicht Überarbeitungsbedarf? fession erfüllt? etc.)?
n Wenn nein, richten Sie eine Verantwort- n Gibt es eine Möglichkeit für Mitarbeiter,
lichkeit (Einzelperson, Arbeitsgruppe) sich in Konfliktsituationen vertraulich
ein, die ein solches Dokument entwickelt. beraten zu lassen?
Die wichtigsten Interessengruppen im
Unternehmen (Geschäftsführung/Vor-
stand, Führungskräfte verschiedener
Ebenen, Mitarbeiter) sollten einbezogen
werden. Geschäftsführung oder Vorstand
verabschieden das Dokument.
5Baustein 4: Kommunikation Baustein 5: Sicherstellung
Erläuterung: Externe Implementierung: Erläuterung:
Interne und externe Kommunikation sind n Werden die Grundwerte und Verhaltens- Die Nachhaltigkeit der Umsetzung des
zentrale Erfolgsfaktoren des Wertemanage- standards an Geschäftspartner und an- Wertemanagements ist durch geeignete
ments. Mit ihnen wird eine Unternehmens- dere Interessierte öffentlich kommuni- Institutionen und Evaluierungsverfahren zu
und Anreizkultur geschaffen, die Führungs- ziert (z. B. Teil des Geschäftsberichts, sichern. Die Möglichkeit einer internen und
kräfte und Mitarbeiter bei der Realisierung eigener Nachhaltigkeitsbericht, Presse- externen Überprüfung der Existenz und
der Werte und Standards ermutigt. arbeit, Mitwirkung bei öffentlichen Ver- Wirksamkeit des Wertemanagements ist
anstaltungen)? grundlegend für dessen Glaubwürdigkeit.
Interne Implementierung:
n Sind die Grundwerte und Verhaltens- Implementierung:
standards publiziert und allen Mitarbei-
tern zugänglich (Broschüren, Zusammen- n Können Verletzungen des Verhaltens-
fassungen in Daumenregeln, Plattform standards durch Handlungen oder Prak-
im Intranet/Internet, CD-ROM)? tiken im Unternehmen vertraulich kom-
n Spielen Grundwerte und Verhaltensstan- muniziert und abgestellt werden (z. B.
dards bei der Gewinnung und Einweisung Ombudsperson, telefonische help line,
(Hinweis bei Auswahl und Einstellung) Compliance-Beauftragter etc.)?
neuer Mitarbeiter eine Rolle? n Ist das Wertemanagement Teil der Corpo-
n Ist das Thema in regelmäßigen Abstän- rate Governance (Bestandteil der strate-
den Gegenstand innerbetrieblicher Kom- gischen Unternehmensführung, Risiko-
munikation (z. B. mündliche/schriftliche mangement)?
Behandlung durch Geschäftsführung n Wird das Wertemanagement durch die
oder Vorstand; Vorgesetztengespräch, Interne Revision oder andere Stellen des
Tagesordnungspunkt bei Gruppen-Mee- Unternehmens regelmäßig evaluiert?
tings, Artikel in Betriebszeitung)? n Sind externe Organisationen (Prüfgesell-
n Ist das Engagement für das Wertemana- schaften, wissenschaftliche Institute) mit
gement und dessen Umsetzung im Un- der Evaluierung der Werte und des Ver-
ternehmen Bestandteil von Mitarbeiter- haltensstandards beauftragt?
beurteilungen, Zielvereinbarungen, Kar-
riereplanungen und Bonussystemen?
n Existieren obligatorische Trainingspro-
gramme (Grundwerte, Verhaltensstan-
dards, Risiken und Sanktionen, Fallstu-
dien) für Mitarbeiter, die in Bereichen mit
starken Verhaltensrisiken tätig sind?
6PREAMBLE I. PRINCIPLES
Uncompromising compliance with the law,
the binding nature of professional standards
T he enterprises of the estate economy have
a commitment to the interests of their fi-
nanciers (owners, trustors, banks), but also to
those of their staff and clients (tenants, bor-
and the adherence to ethical values
rowers and others). Professional expertise is
are the cornerstones of a professional culture in the
a fundamental precondition for their business
entire creation of wealth chain of the success.
real estate economy.
Sustainable commercial success and Transactions and the award of contracts in
the good reputation of the sector the real estate economy are inextricably en-
are based on this. twined with the uncertainty of information and
risks from processes and behaviour. The trans-
In order to consolidate and further develop formation of uncertainty and risk into opportu-
such a business culture, the nities for business success is a core competence
Institute for Corporate Governance of the sector. Both are explained by the occur-
in the German Real Estate Industry (ICG) rence of conflicts of interest, grey areas and in-
recommends the following values management system centive structures for illegal and illegitimate acts.
to its members and all companies For this reason, professional expertise must be
in the real estate market. accompanied by a professional culture governed
It is based on principles that develop and by integrity and values. Integrity and adherence
establish the driving forces and the standards of conduct to values means compliance with the law and re-
for such a management system. ciprocal fairness as the fundamental principles of
all dealings and decisions in everyday commer-
Instruments and specific implementation
cial life.
measures for the implementation of these
principles in actual everyday commercial life The acceptance of social responsibility is
are summarised in five basic elements inseparable from the commercial life of the real
and in recommendations. estate economy. Real estate influences everyday
life, both in the professional and the private
Adherence to these principles spheres. It therefore has a great influence on the
and the realisation of the requirements environment and on people‘s quality of life.
and recommendations
of the five basic elements In the light of the statements above, it be-
form a guide in accordance with comes clear that corporate governance relates
which all enterprises in the real estate to all aspects of the leadership, management
economy can assess their past activities and control of an enterprise. The members of
in the sphere of values management the ICG share the conviction that economic va-
and develop these for the future. lue and values, compliance with the law and
personal integrity, and economic, legal and so-
cial responsibility together form the basis for
entrepreneurial success and a good reputation
for the sector.
The implementation of this conviction in
actual everyday commercial life is a continual
7II. IMPLEMENTATION
process. It requires exemplary conduct
by managers, personal commitment of
each member of staff in the enterprise,
T he realisation of the principles for
values management in the real estate
economy in everyday commercial life is not
Basic Element 1: Code of Ethics
Each member enterprise has a code of et-
and the establishment of processes and a oneoff act but a continuous process. All hics. This declaration is a fundamental do-
instruments specific to the enterprise, all efforts and precautions in the compliance cument in which the principles and values
of which should promote honest conduct, sphere are fundamental in this context, but intended to dictate the acts and conduct
have a preventative effect in relation to il- are not sufficient on their own. They must in all business issues are documented and
legal and undesirable acts, and facilitate the be embedded in and driven by a corporate codified. Such a declaration can therefore
fulfilment of social responsibility. culture that creates positive incentives for only be specific to a company or a sector.
all managers and staff to live out the values With an eye to the confirmation and further
This is precisely the content of a values management. development of a professional culture and
management system for the real estate the reputation of the sector, the Institute
economy. Compliance and risk management The following five basic elements are for Corporate Governance in the German
systems are necessary elements of all intended to offer assistance here. They de- Real Estate Industry however expects all its
effective values management. However, fine the expectations of the Institute for members to declare clear affiliation with
they must be living documents and Corporate Governance in the German Real the values of integrity, transparency, con-
driven by the will to realize them in business Estate Industry as regards specific imple- fidentiality and professionalism. Integrity
practice. Values management is therefore mentation steps. For this purpose, they sti- means compliance with the law and reci-
aimed at the process of attracting attention pulate specific guidelines, instructions and procal fairness. It stresses the value of the
to, and creating awareness and relevance positive incentive mechanisms which mem- client‘s interests in conformity with own in-
of, fair standards of conduct in business as ber enterprises are bindingly expected to terests and aims to prevent malicious acts.
expressed in the culture of an enterprise. establish. Transparency is fundamental in view of the
valuation and use of real estate and in all
The seriousness and credibility of a The stipulations of the basic elements matters of the transaction and award of
values management system require control take into consideration the differing needs contracts process. Conflicts between own
and review within the enterprise, along with and requirements of various sizes of enter- interests and those of others, between per-
the possibility of external evaluation. Sta- prise, the specific traditions in certain areas sonal interests and those of the enterprise,
tutory regulations, professional standards, of the real estate economy and the existing must be disclosed. Confidentiality must be
expectations regarding communication and developed corporate cultures. The values guaranteed with regard to sensitive and
reporting and the specific characteristics of management system of the real estate eco- private information of business partners.
an enterprise play the decisive role in this nomy does not replace existing standards The value professionalism stresses the ad-
context. of conduct, guidelines and principles of the herence to the standards of the profession
professional societies and other organisati- prevailing for the time being.
The Institute for Corporate Governance ons of the sector. This applies in particular
in the German Real Estate Industry there- to the Principles of Proper and Fair Manage- Basic Element 2: Code of Conduct
fore recommends to its members a distinct ment in the Real Estate Economy and to the
commitment in the sphere of values ma- codices of the Institute for Corporate Gover- Each member enterprise implements the
nagement and the development of good nance in the German Real Estate Industry. code of ethics in its Code of conduct. This
business practice, that serves as an The same applies to the programs and sys- document should precisely and bindingly
example to the sector and is likely to further tems that already exist in many enterprises. specify the rules for certain sensitive busi-
develop and promote the reputation Instead, it serves the systematic linking of ness areas and their organisational imple-
of the real estate economy for specialist all these efforts and the orientation of the mentation. This, for instance, includes: the
excellence and integrity. members towards a comprehensive – and obligation to comply with the state statutes
therefore effective – values management. and ordinances, the specification of the
spheres where conflicts of interest may
8III. RECOMMENDATIONS
arise, and the procedures and institutions
for the disclosure and control of these con-
flicts (including the protection of reliance
ment performance. The creation and adap-
tion of positive incentive structures attrib-
utable to this, such as agreed targets, bonus
T he recommendations for the Values
Management in the Real Estate Sector
contain explanations and proposals for the
on good faith associated with this), dea- schemes, and career planning, are effective implementation of the five basic elements
ling with confidential information and the instruments in this context. The executive developed in Part II. They serve to illustrate
boundaries of confidentiality, rules for an- board and the management must set a dis- the many different possibilities of filling
cillary employment and participations held tinct example that is supported by the ap- these basic elements with life, and consti-
by staff, rules of the game for grants to and pointment of a responsible officer. tute detailed instructions for their practical
from public and private business partners implementation.
and the creation of transparency in busi-
ness spheres with a high conduct risk. The Basic Element 5: Assurance
Code of conduct must be conform to the Basic Element 1: Code of Ethics
standards of the profession. Continual assurance of the existence and ef-
fectiveness of the values management must Explanation:
be guaranteed. Depending on the specific
Basic Element 3: Commitment circumstances of the enterprise, possibili- The fundamental basic element of every
ties for this could be the employment of a values management system is the codificati-
All relevant and involved organs and staff compliance officer, the appointment of an on of the ethics of an enterprise. They serve
must be informed about the ethics and ombudsman, as well as internal and exter- as a guide for action and decision-making.
standards of conduct of the enterprise and nal audits and reporting. The main values must be developed with
their binding nature in all business matters. The Institute for Corporate Governance in reference to the most important interest
The aim, content, guidelines and procedure the German Real Estate Industry expects groups (at least financiers, staff, clients, so-
for the organisational implementation, and a standard that makes external evaluation ciety) and subject spheres (at least integrity,
the civil law relevance, must be explained of the values management by its members transparency, confidentiality, professiona-
to them. Relevant detailed training or other possible and supports them with imple- lism).
further education measures must be car- mentation. The submission by the enter-
ried out for managers and staff in sensitive prise of a declaration of commitment to Implementation:
areas. This process must be documented values management that corresponds to
and safeguarded from a labour law point of the requirements of this guide is essential n Does such a document already exist in
view. for this. your enterprise (guiding principles, decla-
ration of fundamental values, code of
ethics, mission vision value statement,
Basic Element 4: Communication etc.)
n If so, does it deal with the interest
Values management is only effective if it is groups and subject spheres specified in
continually and systematically communicat- the explanation? Is revision necessary in
ed internally and externally. This requires this context?
suitable media, incentive structures and n If not, establish responsibility (individual
leadership. All media are suitable, e.g. print person, working group) for the produc-
media (brochures, business reports) or the tion of such a document. The most im-
Internet (homepages, Intranet platforms). portant interest groups in the enterprise
However, the decisive factor is the recogni- (management/executive board, mana-
tion that the implementation of ethics and gers of various levels, staff) should be
standards of conduct can not be delegated involved. The management or the exe-
and is subject to the evaluation of manage- cutive board must pass the document.
9Basic Element 2: Code of Conduct wrongful conduct. On the whole, all aspects n Is the commitment to the values manage-
of this basic element centre on the compli- ment and its implementation in enter-
Explanation: ance of the enterprise with the legal rules prises part of staff assessments, agreed
Code of conduct render the ethics of the en- and standards, along with the rules and targets, career planning and bonus
terprise more precise and transform them standards specific to the enterprise. systems?
into operational principles for everyday n Are there obligatory training programs
business life. They clarify the principles of Implementation: (ethics, standards of conduct, risks and
conduct and procedure for sensitive spheres n Is the Code of conduct an explicit part of sanctions, casestudies) for staff who work
and grey areas. They centre not only on the the employment relationship (e.g. contract in areas with significant conduct risks?
obligation to conform to the law, but also on of employment, service instructions)?
the avoidance and disclosure of conflicts of n Are all relevant managers and staff External Implementation:
interest (loyalty to the interests of the firm informed about the Code of conduct, their n Are the ethics and standards of conduct
and the clients, family and friends as busi- statutory consequences and internal publicly communicated to business part-
ness partners, significant participations in sanctions in the enterprise (e.g. confirmed ners and other interested parties (e.g.
other enterprises, subsidiary employment) written warning, halfday seminar for part of the business report, own sustain-
and in particular the treatment of gifts and managers with casestudies, regular infor- ed development report, press work, par-
hospitality (gift giving and receiving, defini- mation on the subject at meetings, etc.)? ticipation in public events)?
tion and enumeration of the benefits that n Is there the possibility for staff to seek
are generally prohibited, how to deal with confidential advice in conflict situations?
gifts of politeness). Basic Element 5: Assurance
Implementation: Basic Element 4: Communication Explanation:
n Is there already a Code of conduct in your The sustained implementation of values ma-
enterprise for the spheres specified in Explanation: nagement must be assured by suitable insti-
the explanation? Internal and external communication are tutions and evaluation processes. The possi-
n If so, are the statements and instructions central success factors of values manage- bility of an internal and external review of the
for action complete, clear and compre- ment. They create a corporate and incen- existence and effectiveness of the values ma-
hensible? Are any circumvention stra- tive culture that encourages managers and nagement is fundamental for its credibility.
tegies clearly excluded? staff to realise the values and standards.
n Are the professional codes of conduct Implementation:
met/fulfilled? Implementation: n Can breaches of the Codes of conduct be
n Are the Codes of ethics and conduct pub- communicated in confidence and dealt
lished and accessible to all staff (bro- with by acts or practices within the enter-
Basic Element 3: Commitment chures, summaries of rules of thumb, prise (e.g. through an ombudsperson, tele-
platform in the Intranet/Internet, CD- phone help line, compliance officer, etc.)?
Explanation: ROM)? n Is values management part of corporate
The measures of this basic element aim at n Do ethics and codes of conduct play a role governance (part of the strategic corpo-
providing the staff in question with detailed in attracting and instructing new staff rate leadership, risk management)?
information about the values and the Code (reference to them at selection and hiring)? n Is the values management regularly re-
of conduct for their spheres of activity. The n Is the subject addressed at regular inter- viewed by the internal auditing depart-
possible consequences and sanctions from vals in internal communication (e.g. ment or other parts of the enterprise?
wrongful conduct must be explained to oral/written treatment by the manage- n Are external organisations (review com-
them unequivocally. Opportunities must be ment or executive board; discussion with panies, academic institutes) commissio-
created for internal and external reporting superiors, item on the agenda at group ned with the assessment of the values
of grey areas, conflicts of interest and meetings, articles in house magazines)? and the Code of conduct?
10ARBEITSKREIS VALUES MANAGEMENT/COMPLIANCE
WERTEMANAGEMENT/COMPLIANCE WORKING GROUP
1. Ausgangslage 1. Initial Position
Vor dem Hintergrund von immer wiederkehrenden negative Schlag- In view of consistent headlines about the German real estate and
zeilen über die deutsche Immobilien- und Bauwirtschaft, die neben construction economy, which cause not only substantive damage
materiellen Schäden nachhaltige Probleme für das Image unserer but also lasting difficulties for the image of our sector in a national
Branche im nationalen aber vor allen Dingen auch im internationa- but above all in an international context, the Institute for Corporate
nalen Kontext verursachen, hat das Institut für Corporate Governance in the German Real Estate Industry has set an example
Governance in der deutsche Immobilienwirtschaft durch eine for a change of direction with a top level working group.
hochkarätige Arbeitsgruppe ein Zeichen in Richtung Veränderung
gesetzt.
2. Aim
2. Zielsetzung The aim of this working group was to develop a code of correct
Ziel dieser Arbeitsgruppe war es, einen Kodex korrekten Verhaltens conduct for enterprises and staff in the real estate and construction
für Unternehmen und Mitarbeiter in der Immobilien- und Bauwirt- economy that defines a binding framework and can provide
schaft zu entwickeln, der einen verbindlichen Rahmen definiert und orientation. At first, an analysis examined the systems of rules that
Orientierung geben kann. Zunächst wurde in einer Analyse geprüft, already existed, and whether they could be adapted or extended.
welche Regelwerke bereits bestehen und ob diese angepasst oder Subsequently, a new guide was developed for the market together
erweitert werden konnten. Im Anschluss wurden ein neuer Leit- with practical measures for the prevention of corruption within
faden für den Markt sowie praktische Maßnahmen zur Prävention enterprises. This is intended to achieve an improvement in the
von Korruption in Unternehmen entwickelt. Hierdurch soll markt- current situation as far as the market and press effectiveness are
aber auch pressewirksam eine Besserung der aktuellen Situation concerned.
herbeigeführt werden.
3. Arbeitskreis 3. Working Group
Der Arbeitskreis setzte sich aus einem hochkarätigen Kreis von The working group comprised a top level collection of leading
Führungspersönlichkeiten aus Unternehmen zusammen, die in der personalities from enterprises that together represent the entire
Summe die gesamte Wertschöpfungskette der Immobilienindustrie creation of value chain in the real estate industry. This group was
abbilden. Diese Gruppe wurde durch Juristen, Wirtschaftsprüfer supplemented by lawyers, accountants and an academic with
und einen umsetzungserfahrenen Wissenschaftler ergänzt. experience in implementation.
11DIE MITGLIEDER DES ARBEITSKREISES WAREN/
MEMBERS OF THE WORKING GROUP WERE:
Herbert Bodner
Bert-Peter Consoir
Dr. Dierk Ernst
Ludwig Feldrappe
Hartmut Fründ
Dr. Volker Hahn
Bernhard Hansen
Sascha Hettrich FRICS
Dr. Heiner Hugger
Erik Huigen
Dr. Lothar Kappich
Werner Knips, Chairman of the Working Group
Michael A. Kremer
Angelika Kunath
Dr. Gerhard Niesslein
Dr. Volker Riebel
Bärbel Schomberg
Dirk-Wilhelm Schuh
Ralf Schwiede
Jörn Stobbe MRICS
Jürgen Taschke
Dr. h.c. Dolf Weber
Professor Dr. Josef Wieland, Academic Advisor
Heidrick & Struggles
12Wir stehen für
werteorientierte Unternehmensführung
nnnnn
Professionalität
Transparenz
Integrität
Nachhaltigkeit
nnnnn
We are committed to
value driven Management
nnnnn
Professionalism
Transparency
Integrity
Sustainability
nnnnnICG
Institut für Corporate Governance
in der deutschen Immobilienwirtschaft
Leipziger Platz 9
10117 Berlin
Tel.: +49 30 202 1585 55
Fax: +49 30 202 1585 29
E-Mail: info@icg-institut.de
www.icg-institut.de
Der Leitfaden wurde im Februar 2005 verabschiedet. Auflage: 500, Juni 2018
The Guide was adopted February 2005. Circulation: 500, June 2018Sie können auch lesen
