Die Corona-Krise macht das Auslagern sinnvoll - Entgeltabrechnung im Mittelstand: Paychex ...
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Entgeltabrechnung im Mittelstand: Die Corona-Krise macht das Auslagern sinnvoll. Unternehmen, die jetzt Experten für ihre Lohnabrechnung beauftragen, profitieren langfristig.
Inhaltsverzeichnis
01 . Gerade in der Krise: Auslagerung als Chance ............................................................. 03
02 . Corona-Krise in der Lohn- und Gehaltsabrechnung:
Eine Flut an Änderungen und Neuregelungen ............................................................ 04
03 . Änderungen der Rechtslage fast im Wochentakt: zwei Praxisbeispiele ..................... 05
3.1 Fallbeispiel 1: Corona-bedingte Änderungen beim Kurzarbeitergeld seit März 2020
3.2 Fallbeispiel 2: Änderungen bei Lohnfortzahlung/Lohnersatzleistungen im Fall von
Arbeitsverhinderung wegen Corona-bedingter Schulschließungen
04 . Die rechtlichen Rahmenbedingungen der Lohnabrechnung
sind für die Betriebe immer schwerer beherrschbar .................................................. 09
4.1 Die Krisenlösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung
4.2 Paychex ermöglicht den optimalen Outsourcing-Service
05 . Über Paychex ................................................................................................................ 12
Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 02
Gerade in der Krise:
Auslagerung als Chance
Zu den Folgen der Corona-Pandemie in Deutschland gehört auch ein Wirtschaftseinbruch
von historischer Dimension. Besonders hart von der Krise betroffen sind kleinere Betriebe und
Unternehmen des Mittelstands. Die Produktion ist in Deutschland um 20 Prozent eingebrochen.
Betriebe haben für bis zu einem Viertel ihrer Beschäftigten Kurzarbeit angemeldet. In Branchen
wie dem stationären Einzelhandel, dem Kultur- und Unterhaltungsbereich sowie dem Hotel- und
Gastronomie-Sektor sind die Umsatzeinbrüche umfassend und existenzbedrohend. Wann die
Pandemie und ihre wirtschaftlichen Folgeprobleme vorbei sein werden, ist noch immer unklar.
Gerade kleinere mittelständische Unternehmen stehen damit vor gewaltigen Herausforderungen.
Die Situation zwingt sie zu Kostensenkungen und dem Sichern der Liquidität. Trotzdem oder
vielmehr gerade deshalb ist die Zeit der Corona-Krise der richtige Moment, um die Lohn- und
Gehaltsabrechnung an einen professionellen Abrechnungsdienstleister auszulagern.
Es gibt klare Argumente für die Auslagerung,
gerade in einer krisenhaften Situation:
Sie ermöglicht die Konzentration auf das
Kerngeschäft.
Die Kosten für die Abrechnung werden
verlässlich planbar.
Gerade der letzte Punkt ist
Der Personalbedarf sinkt, qualifizierte
in der aktuellen Situation
Kräfte werden frei für andere Aufgaben.
entscheidend:
Durch die Maßnahmen
Das Risiko durch Haftung und Datenschutz- der Politik zur Krisen-
pflichten wird durch professionelle Standards bekämpfung hat sich das
des Dienstleisters begrenzt. Risiko von Fehlern und
Fehlbewertungen in der Lohn-
Die Gefahr von Fehlern in der und Gehaltsabrechnung
Entgeltabrechnung verringert sich. deutlich erhöht.
Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 03
Corona-Krise in der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Eine Flut an Änderungen und Neuregelungen Unternehmen sind in vielen und zum Teil über- Alles scheint sich immerzu zu ändern. Das ist eine raschenden Bereichen mit den Auswirkungen der Folge der Maßnahmen, mit denen die Politik die Corona-Krise konfrontiert. Dazu gehört auch die Krise eingrenzen will. Das Problem: Alle Änder- Entgeltabrechnung. Hier ist die Fehleranfälligkeit ungen und Neuregelungen müssen bei der Ent- in den Monaten seit Ausbruch der Pandemie enorm geltabrechnung zwingend beachtet werden. gestiegen. Betroffen sind vor allem Betriebe, in Jede Neuerung muss nachvollzogen, jede be- denen Löhne und Gehälter im Betrieb selbst ab- fristete Geltung zur richtigen Zeit (und nur dann) gerechnet werden, als Teil des allgemeinen Finanz- umgesetzt werden. und Rechnungswesen und häufig von Mitarbeitern, die sich auch um andere Buchhaltungsaufgaben kümmern müssen. Solche Inhouse-Lösungen sind nun mit einer wahren Flut an Änderungen, Neuregelungen, erneuten Änderungen und befristeten Maßnahmen konfrontiert. Salopp gesagt: Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 04
Änderungen der Rechtslage fast im Wochentakt: Zwei Praxisbeispiele Wenn das Finanz- und Rechnungswesen des Betriebs die Entgeltabrechnung mit erledigt, wird es schwer, Fehler zuverlässig auszuschließen. Die praktische Herausforderung lässt sich auf einfache Art an zwei Fällen zeigen, mit der gerade in der Corona-Krise Unternehmen ganz unterschiedlicher Branchen in vielen Fällen konfrontiert sind: die Abrechnung von Kurzarbeitergeld nach Einführung von Kurzarbeit und die Lohnfortzahlung bzw. Lohnersatzleistungen für Arbeitnehmer mit Kindern, die diese aufgrund von Schulschließungen betreuen müssen. In beiden Fällen kam es zu einer Vielzahl von befristeten Ausnahmeregelungen, die immer wieder durch neue Vorgaben geändert oder ergänzt wurden. Ohne umfassende und fortlaufende Fort- bildungsstrukturen waren die für die Entgeltabrechnung Verantwortlichen darauf kaum vorbereitet. Das Schritthalten der Lohnabrechnung mit den Neuerungen wurde im schlimmsten Fall zum Zufallsergebnis. Fallbeispiel 1: Corona-bedingte Änderungen beim Kurzarbeitergeld seit März 2020 Kurzarbeit ist ein Instrument, auf das sehr viele Gegenteil verkehren. Im schlimmsten Fall drohen Unternehmen angewiesen waren und sind. Nicht sogar strafrechtliche Ermittlungen aufgrund des nur die Beantragung, auch die Abrechnung und Verdachts des Subventionsbetrugs gemäß Auszahlung des Kurzarbeitergelds sind Sache des Paragraph 264 Strafgesetzbuch. Arbeitgebers. Anschließend erfolgt die Erstattung durch die Bundesagentur für Arbeit. Für Fehler und Irrtümer bei Beantragung, Berechnung und Allein der Paragraph 421c SGB III, der einige Auszahlung haftet der Arbeitgeber, einerseits vorübergehenden Sonderregelungen im gegenüber den Arbeitnehmern, andererseits Zusammenhang mit Kurzarbeit enthält, wurde gegenüber der Bundesagentur und den Sozial- in rund einem Dreivierteljahr vier Mal geändert: versicherungsträgern. Fehler können spätere andere Fristen, andere Prozentsätze, andere Rückforderungen oder Schadenersatzansprüche Ausnahmebedingungen und Voraussetzungen auslösen und damit die Überlebensmaßnahme kamen zum Tragen. Entsprechendes galt auch Kurzarbeitergeld unter Umständen in ihr für weitere einschlägige Normen: Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 05
Änderungen der Rechtslage zu Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld seit März 2020:
Kurzarbeitergeldverordnung (KugV) - Zweite Kurzarbeitergeldbezugsdauer-
Verordnung über Erleichterungen der verordnung vom 12.10.2020:
Kurzarbeit vom 25.03.2020 mit Wirkung Die Bezugsdauer von Kurzarbeitergeld wird
vom 01.03.2020, befristet bis 31.12.2020: auf bis zu 24 Monate verlängert, längstens bis
Erleichterte Voraussetzungen für Kurzarbeit: 31.12.2021, falls der Anspruch vor dem 31.12.2020
Zehntelerfordernis statt Drittelerfordernis. entstanden ist.
Pauschalierte Erstattung der vom Arbeitgeber
zu tragenden Beiträge zur Sozialversicherung,
Erste Verordnung zur Änderung der
Kurarbeitergeld (Kug) auch für Leiharbeitnehmer.
Kurzarbeitergeldverordnung vom 21.10.2020:
Verlängerung der Sonderregelungen zu COVID-19
Sozialschutz-Paket 1 vom 27.03.2020: (erleichterte Einführung, Kug für Leiharbeitnehmer)
Nebentätigkeiten in systemrelevanten Berufen bis Ende 2021, eingeschränkt auf Betriebe, die bis
werden vom 01.05.2020 bis 31.10.2020 nicht 31.03.2021 Kurzarbeit einführen. Erstattung von
auf Kug angerechnet. Sozialversicherungsbeiträgen wird verlängert
und gestaffelt, volle Erstattung bis 30.06.2021,
dann zur Hälfte bis 31.12.2021, jedoch nur bei
Kurzarbeiterbezugsdauerverordnung
Einführung von Kurzarbeit bis 30.06.2021.
(KugBeV) vom 16.04.2020:
Die Bezugsdauer wird bis auf 21 Monate,
maximal bis zum 31.12.2020 verlängert, wenn Beschäftigungssicherungsgesetz vom
der Anspruch bis zum 31.12.2019 entstanden ist. 03.12.2020:
Gestaffelte Erhöhung des Kurzarbeitergelds wird
bis zum 31.12.2021 verlängert. Nichtanrechnung
Arbeit-von-morgen-Gesetz (Gesetz zur
von Einnahmen aus einer Nebentätigkeit wird für
Förderung der beruflichen Weiterbildung im
2021 auf Minijobs beschränkt.
Strukturwandel und zur Weiterentwicklung
der Ausbildungsförderung) vom 28.05.2020:
Sozialversicherungsbeiträge auf Kug werden Kurzarbeitergeldverordnung erneut geändert
bis 31.06.2023 zu 50 Prozent erstattet, wenn durch die zweite Verordnung zur Änderung der
der Mitarbeiter die Kurzarbeit zu beruflicher Kurzarbeitergeldverordnung vom 25.03.2021:
Weiterbildung nutzt. die bis 31.12.2021 geltenden Sonderregelungen
(erleichterte Einführung, Kug für Leiharbeitnehmer)
gelten nun für Unternehmen, die bis 30.06.2021
Sozialschutz-Paket II vom 28.05.2020:
Kurzarbeitergeld einführen.
Befristete Einführung erhöhter Kug-Sätze ab
März 2020 bis 31.12.2020: 70/77 Prozent ab
dem vierten, 80/87 Prozent ab dem siebten
Bezugsmonat. Auch Nebentätigkeiten in nicht
systemrelevanten Bereichen werden in der
Zeit vom 01.05.2020 bis zum 31.12.2020 nicht
auf Kug angerechnet Minijobs sind vollständig
anrechnungsfrei.
Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 06Fallbeispiel 2:
Änderungen bei Lohnfortzahlung
und Lohnersatzleistungen im Fall
von Arbeitsverhinderung wegen
Corona-bedingter Schulschließungen
Eine Frage, die durch Corona virulent wurde, bezog sich auf den
Fall, dass Kindergärten oder Schulen geschlossen wurden und
Eltern zur Betreuung zuhause bleiben mussten. Es gibt grund-
sätzlich zwei mögliche Arten diesen Verdienstausfall aufzufangen:
eine Entschädigung gemäß Infektionsschutzgesetz oder Kinder-
krankengeld gemäß den Sozialgesetzen.
Die Unterscheidung spielt für die Arbeitgeber eine große Rolle:
Im ersten Fall sind sie in der Pflicht zur Vorauszahlung in Form
von Entgeltfortzahlung. Im zweiten Fall sind es die gesetzlichen
Krankenkassen, die zu Krankengeld als Lohnersatzleistung
verpflichtet sind.
Inzwischen ist eindeutig geregelt, dass der Krankenversicherungs-
status darüber entscheidet, welches Instrument zum Tragen kommt.
Nur bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern greift das
Kinderkrankengeld. Privat krankenversicherte Mitarbeiter haben
§ 56 + § 45
Anspruch auf Lohnfortzahlung. Doch das hat lange gedauert.
Es kam seit Ausbruch der Pandemie zu einer ganzen Serie von
Gesetzesänderungen, die zum Teil in Gesetzesvorhaben mit
wurde ganz anderer Zielrichtung untergebracht waren und sich allesamt
gesetzgeberisches zwei Paragraphen bezogen: § 56 Infektionsschutzgesetz und
Bewegtziel
§ 45 Sozialgesetzbuch III wurden so gewissermaßen zum gesetz-
geberischen Bewegtziel, das bei der Lohnabrechnung stets in
der jeweils aktuellen Fassung berücksichtigt werden musste.
Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 07Änderungen der Rechtslage zur Arbeitsverhinderung durch Schulschließung:
Gesetz zum Schutz der Bevölkerung bei einer GWB-Digitalisierungsgesetz vom 18.01.2021:
epidemischen Lage von nationaler Tragweite Erweiterung des Krankengeldanspruchs auf 20
vom 27.03.2020: Tage pro Kind, insgesamt maximal 45 Arbeitstage,
Entschädigung für Eltern im Fall von Arbeits- bei Alleinerziehenden für 40 Arbeitstage pro Kind,
verhinderung durch Betreuungsbedarf wegen insgesamt maximal 90 Arbeitstage, befristet auf
Corona-bedingter Schulschließung, und zwar in das Jahr 2021. Der Anspruch besteht explizit auch
Höhe von 67% des Nettoentgeltausfalls, maximal bei Corona-bedingter Schließung von Schulen
2.016 Euro pro Monat, für längstens 6 Wochen. und Kindergärten. Der Bezug von Kinder-
krankengeld schließt die Entschädigung
gemäß Infektionsschutzgesetz aus.
Zweites Gesetz zum Schutz der Bevölkerung
bei einer epidemischen Lage von nationaler
Tragweite vom 19.05.2020: Gesetz zur Fortgeltung der die epidemische
Die Antragsfrist für Arbeitgeber auf Erstattung Lage von nationaler Tragweite betreffenden
der Lohnfortzahlung wird von drei auf zwölf Regelungen vom 29.03.2021:
Monate verlängert. Entschädigungsanspruch und damit Entgeltfort-
zahlungspflicht besteht auch bei eingeschränktem
Zugang zum Kinderbetreuungsangebot oder bei
Corona-Steuerhilfegesetz vom 19.06.2020:
amtlichen Empfehlungen, vom Schulbesuch
Entschädigung wird für bis zu zehn Wochen, bei abzusehen.
Alleinerziehenden für bis zu 20 Wochen bezahlt.
Viertes Gesetz zum Schutz der Bevölkerung bei
Krankenhauszukunftsgesetz vom 23.10.2020: einer epidemischen Lage von nationaler
Erweiterung des Krankengeldanspruchs Tragweite vom 22.04.2021:
auf 15 Tage pro Kind, insgesamt maximal Erweiterung des Krankengeldanspruchs auf 30
35 Arbeitstage, bei Alleinerziehenden für Tage pro Kind, insgesamt maximal 65 Arbeitstage,
30 Arbeitstage pro Kind, insgesamt maximal bei Alleinerziehenden für 60 Arbeitstage pro Kind,
70 Arbeitstage, befristet auf das Jahr 2020. insgesamt maximal 130 Arbeitstage, befristet auf
das Jahr 2021.
Gesetz über eine einmalige Sonderzahlung aus
Anlass der COVID-19-Pandemie an Besoldungs-
und Wehrsoldempfänger vom 21.12.2020:
Der Entschädigungsanspruch und damit die
Lohnfortzahlungspflicht des Arbeitgebers
besteht auch dann, wenn nur die Präsenz-
pflicht an Schulen aufgehoben wird.
Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 08Die rechtlichen Rahmenbedingungen der Lohnabrechnung sind für die Betriebe immer schwerer beherrschbar Die in Deutschland geltenden Regeln der Entgeltabrechnung sind ohnehin äußerst kompliziert. Im Zuge der Corona-Krise wächst ihre Komplexität noch schneller. Die Vorschriften und Regelungen befinden sich im laufenden Wandel. Die korrekte Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung innerhalb des Unternehmens kostet Anwender deshalb viel Zeit und Aufwand. Fehler müssen un- bedingt vermieden werden. Eine falsche oder nicht fristgerecht erstellte Entgeltabrechnung kann zu Nachzahlungen, Zuschlägen, Bußgeldern und Schadenersatzforderungen führen. Die Verantwortlichen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Unternehmen müssen sich daher kontinuierlich weiterbilden. Mittelständische Unternehmen können dies nur schwer gewährleisten, z.B. aufgrund mangelnder Ressourcen in diesem Bereich. Dieser Umstand wird verschärft, wenn die Entgeltabrechnung von angelernten Kräften übernommen wird. Fachkräfte für Lohn- und Gehalts- abrechnung sind allerdings schwer zu rekrutieren. Das birgt gerade in der jetzigen Krise mehr Tücken denn je. Das für die Lohn- und Gehaltsabrechnung unter Corona-Bedingungen benötigte Expertenwissen lässt sich nicht nebenher und auf die Schnelle aneignen. Die Krisenlösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Es lohnt sich vor diesem Hintergrund, über die Corona erfordert von Firmen generell ein neues Auslagerung einzelner Prozesse der Entgelt- Maß an Innovationsbereitschaft, Flexibilität und abrechnung oder der gesamten Payroll nach- Lösungsorientierung. Das Outsourcing der Ent- zudenken. Den Kosten für das Einkaufen der geltabrechnung gehört dazu. Diese Entscheidung Dienstleistung stehen minimierter Aufwand ist nicht nur unter dem Kostenaspekt sinnvoll. und Haftungsrisiken gegenüber. Das bisher in Outsourcing ist auch ein strategisch sinnvoller der Entgeltabrechnung gebundene Personal Schritt. Es kann dem Unternehmen helfen, sich steht für werthaltige Tätigkeiten im Betrieb zur auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, Res- Verfügung. Gerade in kleinen und mittleren sourcen für eine Neuorientierung freizusetzen Betrieben wenden die zuständigen Mitarbeiter und Resilienz zu entwickeln. Outsourcing ist ein überdurchschnittlich viel Zeit für die Erledigung Schritt auf dem Weg zur Restrukturierung und der Entgeltabrechnung auf, da Abrechnungs- Neupositionierung durch die gewinnbringende prozesse abrechnungsbezogene IT-Ressourcen Nutzung von Ressourcen und Kompetenzen Dritter. und das Fortbildungwesen nur sehr beschränkt rationalisiert werden können. Externe Payroll- Dienstleister können die Abrechnungsleistung unter geringeren Risiken und zu niedrigeren Kosten erbringen. Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 09
Zusammenfassung:
Outsourcing ermöglicht in der Corona-Krise folgende Vorteile:
Gewährleistung einer korrekten Freisetzung eigener Ressourcen
Lohnabrechnung, die den für eine Neuausrichtung und
komplexen rechtlichen Konzentration auf das
Rahmenbedingungen Kerngeschäft.
verlässlich entspricht.
Unabhängig von der Corona-Krise bietet die Auslagerung weitere Vorzüge:
Zeitersparnis: mehr Zeit für strategische Aufgaben.
Mehr Effizienz: professionelle Dienstleister sind erfahren und
kennen jeden Sonderfall.
Geld sparen: Die Kosten für den Druck und die Verteilung der
Entgeltabrechnungen sowie die Erstellung der Auswertungen werden
vom Dienstleister übernommen.
Größere Sicherheit: professionelle IT-Security und damit Schutz vor
Daten- und Identitätsdiebstahl, Schutz vor der Unterschlagung von
Geldmitteln und vor der Manipulation zum Zwecke persönlicher Bereicherung.
Professionelles Fachwissen: Payroll-Dienstleister verfügen über geballte
Kompetenz und große Erfahrung auf dem breiten Gebiet der Entgeltabrechnung.
Kein Risiko durch Fehl- und Ausfallzeiten der Payroll-Fachkräfte
im Unternehmen
Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 10Paychex ermöglicht den
optimalen Outsourcing-Service
Paychex bietet Ihnen den kompletten Service rund
um Ihre laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung
an. Wir sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter stets
pünktlich ihren Lohnzettel in der Hand halten
und versorgen Ihren Steuerberater oder Ihre
Buchhaltung mit den Auswertungen, die für
die Buchführung gebraucht werden.
Wir haben uns auf die Lohnabrechnung
spezialisiert, denn im Laufe der Zeit hat sich
die Lohnabrechnung zu einem komplexen
Fachgebiet entwickelt. Unsere Mitarbeiter
werden regelmäßig geschult und verfügen über
umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen
- auch aus komplizierten Abrechnungsfällen.
Einerseits sind die verschiedensten Rechts-
grundlagen, wie Steuerrecht, Sozialversicherungs-
recht und nicht zuletzt das Arbeitsrecht für eine
korrekte Lohnabrechnung maßgebend. Andererseits
sind die speziellen tariflichen Regelungen unter-
schiedlicher Branchen zu beachten. Insbesondere
die Bestimmungen für den Baulohn und für den
Öffentlichen Dienst (TVöD, TV-L, BAT, AVR und
weitere) sind umfangreich. Hochqualifiziertes
Fachwissen rund um Lohn und Gehalt sind
dabei unabdingbar.
Paychex – Entgeltabrechnung im Mittelstand 11Über Paychex
Kontakt: Die Paychex Deutschland GmbH ist eine 100-prozentige Tochter der
Paychex Inc. in New York. Innerhalb der GmbH bündeln sich mehr als
37 Jahre Erfahrung mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Die Zentrale
befindet sich in Hamburg, Niederlassungen sind in Berlin, Dresden,
https://www.paychex.de/ Itzehoe und Lünen. Aktuell sind etwa 165 Mitarbeiter für das Unter-
ueber-uns/schreiben--sie-- nehmen tätig, Tendenz steigend. Deutschlandweit betreut Paychex
uns/ mehr als 6000 Kunden und ermöglicht die Abrechnung aller Lohnarten
(Normallohn, Baulohn, Tariflohn). Auch für internationale Firmen, die
Mitarbeiter in Deutschland beschäftigen, übernimmt Paychex die
Abrechnung.
Für telefonische Anfragen Ende 2013 wurde die Lohndata Abrechnungs GmbH in Berlin
erreichen Sie uns übernommen und auf die Paychex Deutschland GmbH verschmolzen.
montags bis donnerstags
in der Zeit zwischen Im März 2018 übernahm Paychex Inc. die dänische Firma Lessor, den
8:00 und 17:00 Uhr und marktführenden Anbieter von Payroll und Human Capital Management
am Freitag zwischen (HCM) Softwarelösungen mit Hauptsitz in Dänemark und Kunden in
8:00 und 15:00 Uhr unter Deutschland, Norwegen und Schweden.
der folgenden Rufnummer:
Anfang 2021 akquirierte Paychex Inc. zudem den dänischen SaaS-
040 - 670 47 27496
Anbieter Emply. Emply ist bereits Marktführer im Bereich HR-Lösungen
in den Benelux-Staaten und wird im Jahr 2021 auch in den deutschen
Markt eintreten. Emply bietet Lösungen im Bereich HR-Management,
Rekrutierung, Onboarding und Weiterbildungsmanagement.
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