E-Mail-Archivierung auf Unternehmensebene - Sicher, übersichtlich und gesetzeskonform archivieren
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E-Mail-Archivierung
auf
Unternehmensebene
Sicher, übersichtlich und gesetzeskonform archivieren
WHITEPAPER
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung………………………………………………….. 2
2. Sichere und übersichtliche E-Mail-Archivierung…… 2
2.1 Das Prinzip der E-Mail-Archivierung…… 2
2.2 Zugriff auf das Archiv……………………. 3
2.3 Zusätzliche Sicherheit…………………… 3
2.4 Installation und Betrieb………………….. 4
3. Praktische und wirtschaftliche Vorteile……………… 5
4. Ausblick……………………………………………………. 5
1
1. Einleitung
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In kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen erfolgt die innerbetriebliche
Kommunikation hauptsächlich via E-Mail. Ursprünglich sollten die elektronischen
Nachrichten die Briefkommunikation einfacher und schneller machen. Mittlerweile
führt jedoch die oft unüberschaubare Masse an eingehenden E-Mails zu
überfluteten Postfächern und damit häufig zu Stress bei den Mitarbeitern. Zumeist
ist es gerade in kleineren Betrieben auf Basis des E-Mail-Clients gar nicht möglich,
die elektronische Post strukturiert abzuspeichern und auch wiederzufinden. Das
Durchforsten ausgedruckter E-Mails raubt wiederum kostbare Arbeitszeit. Des
Weiteren müssen Unternehmen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
geschäftsrelevanter Mail-Inhalte beachten und einhalten. Demnach ist es wichtig,
E-Mails auf Jahre rechtssicher aufzubewahren, sodass, falls erforderlich, Steuer-
oder Betriebsprüfer jederzeit Zugriff erlangen können. Unternehmen stehen folglich
schon bei der herkömmlichen E-Mail-Kommunikation vor zwei großen
Herausforderungen: 1. sichere und übersichtliche Archivierung sowie 2.
gesetzeskonforme Aufbewahrung. Diese scheinbar hohe Hürde kann jedoch
leichter genommen werden, als viele glauben.
2. Sichere und übersichtliche E-Mail-Archivierung
2.1 Das Prinzip der E-Mail-Archivierung
Ein professionelles E-Mail-Management beinhaltet eine einfache und
unkomplizierte Archivierung des geschäftlichen Nachrichtenverkehrs. Sowohl
eingehende als auch ausgehende Mails werden automatisch abgelegt. Bevor die
elektronischen Geschäftspapiere im Postfach des adressierten Mitarbeiters
landen, erfasst sie die Software zentral. Dort erhalten alle E-Mails samt Anhang
einen Zeit- und Datumsstempel. Im nächsten Schritt legt die Lösung alle digitalen
Geschäftsbriefe auf lokalen Datenträgern, externen Speichermedien etc. ab. Die
Mitarbeiter müssen die Mail also von nun an nicht mehr ausdrucken und in
Ordnerschränken verstauen, was im Arbeitsalltag einiger Firmen teils immer noch
gängige Praxis ist.
Im Vorfeld kann die Archivierungslösung auf verschiedene Unternehmens-
bedürfnisse angepasst werden. Unter anderem ist das Definieren von
Ausnahmeadressen möglich. So könnte die Software Mails an den Betriebsrat
2oder die Personalabteilung beispielsweise gesondert behandeln. Im Archiv kann
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der Benutzer E-Mails optional mit Geschäftsprozessen verknüpfen. Das bedeutet,
er weist Nachrichten entsprechend ihrem Inhalt elektronischen Akten und
Vorgängen zu. Das führt zu einer übersichtlichen Struktur der archivierten Dateien.
Der Anwender ist ab sofort von zeitaufwändigen Löschvorgängen befreit, da dies
die Software automatisch erledigt.
Dank eines hochwertigen E-Mail-Management-Systems sowie deren integriertem
Spam- und Virenfilter entfällt das zeitaufwändige Aufräumen des Postfachs. So
wird Geschäftliches von „digitalem Müll“ getrennt. Dies steigert gleichzeitig die
Produktivität. Obwohl der Mitarbeiter durch eine solche Software übergeordnet
kontrolliert wird, bleibt er trotzdem jederzeit Chef seines eigenen Postfachs.
Prozess der E-Mail-Übertragung
2.2 Zugriff auf das Archiv
Sind die Daten übersichtlich archiviert, sollten sie auch unkompliziert aufzurufen
sein. Professionelle E-Mail-Archive beinhalten strukturierte Nutzeroberflächen, die
z.B. über den Webbrowser, oder direkt aus Outlook aufgerufen werden können.
Die Mitarbeiter brauchen den Systemadministrator nicht länger zu bitten, die Mail
freizustellen. Auf einer solchen Oberfläche sind die E-Mail-Inhalte in Listenform
hinterlegt. Über praktische Suchfunktionen, beispielsweise eine Volltextsuche,
lassen sich gelöschte oder abgelegte Geschäftspapiere schnell wiederherstellen.
Ist die gesuchte Nachricht gefunden, schickt der Anwender sie per Mausklick an
3das eigene Postfach. Unnötigen Verwaltungsaufwand minimiert das System
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dadurch.
Bei sensiblen Daten müssen Unternehmen jedoch vorsichtig sein. Die Archivrechte
für geschäftskritische Mail-Inhalte, wie z.B. Verträge, sollten auf mehrere Personen
übertragen werden. Somit dürfen Mitarbeiter nur im Verbund mit einem Kollegen,
quasi nach einem „Vier-Augen-Prinzip“, auf diese Art von Akten zugreifen. So
minimiert das Unternehmen Datenmissbrauch oder -verlust.
Übersichtliche Nutzeroberfläche eines E-Mail-Archivs
2.3 Zusätzliche Sicherheit
Der E-Mail-Verkehr stellt für Unternehmen auch ein Sicherheitsrisiko dar. Gerade
in Spam-Mails stecken des Öfteren Viren. Viele Hacker und Malware-Autoren
haben sich auf Angriffe gegenüber Unternehmen spezialisiert. Sie versuchen
beispielsweise, den Mailserver zum Absturz zu bringen, was den Verlust sensibler
Geschäftsdaten zur Folge haben kann.
Ein hochwertiges E-Mail-Archivierungs-System bietet einen integrierten Spam- und
Virenfilter. Zusätzlich speichert es Mails mit geschäftsrelevantem Content vorab
durch automatisierte Backups. Dies verhindert den Verlust sensibler Inhalte. Bei
Ausfall des Mailservers sind sie im Archiv jederzeit wiederherstellbar. Der
Geschäftsbetrieb kann also bei Provider-Problemen ungestört weiterlaufen. Um
der Gefahr einer Manipulation der Geschäftsunterlagen entgegenzuwirken,
versieht das System alle sensiblen Mails mit einer Log-Prüfsumme, die jede Mail
4eindeutig kennzeichnet. Diese Vorkehrung garantiert die Echtheit aller
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elektronischen Nachrichten.
Im Falle von Komplikationen mit der Archivierungslösung, sollte deren Anbieter
einen entsprechenden Service in puncto Wartung und Pflege anbieten. Des
Weiteren wären Update-Optionen der Software von Vorteil. Somit könnte die
Lösung bei steigenden Anforderungen zusammen mit dem Unternehmen
wachsen.
2.4 Installation und Betrieb
E-Mail-Archivierungslösungen sollten plattformunabhängig sein, da dies für den
Anwender Vorteile mit sich bringt. Denn sobald die Verwaltung der elektronischen
Nachrichten nicht an eine bestimmte Hardware gebunden ist, entfallen aufwändige
Client-Installationen. Das Management-System sollte sowohl als vorkonfigurierte
plug&play-fähige Appliance, als Software-as-a-Service (SaaS) bzw. Cloud-Lösung
oder auch als virtuelle Software einsetzbar bzw. buchbar sein. Der
Einsatzspielraum erhöht sich dadurch deutlich. Insbesondere eine SaaS-Lösung
birgt immense Vorteile, da Unternehmen nicht auf die eigenen Server-Ressourcen
zugreifen müssen. Das garantiert ihnen eine höhere Verfügbarkeit.
E-Mail-Archivierung beinhaltet zumeist auch ein vielseitiges Serviceangebot des
Anbieters. Bei Bedarf bieten Spezialisten des Herstellers an, die Integration der
Software in die vorhandene Infrastruktur der Unternehmens-IT zu übernehmen.
Dies erleichtert auch dem Administrator die Arbeit. Zusätzlich zu den Vorteilen
beim Implementieren der Lösung kann er nun per Webbrowser unkompliziert auf
die übersichtliche Archivierungsplattform zugreifen. Er muss Mitarbeiter auch nicht
länger den Zugriff auf das Aktenarchiv freigeben, da durch die Software-gesteuerte
Verwaltung die Benutzer- und Rechtepflege entfällt.
3. Praktische und wirtschaftliche Vorteile
Die einfache Administration des E-Mail-Managements und das schnelle Finden
und Wiederherstellen von Mail-Inhalten spart Zeit und minimiert Kosten. Bei
Anschaffung einer professionellen Archivierungssoftware erhält das Unternehmen
einen eindeutigen sowie planbaren Kostenüberblick. Bei vertrauenswürdigen
Anbietern lauern keine verdeckten Zusatzkosten für Lizenzen oder Funktionen.
Beispielsweise ist bei den meisten guten Lösungen ein Spam- und Virenfilter
kostenfrei integriert. Die plattformunabhängige Mailing-Software bietet dem
5Unternehmen zusätzlich einen hohen Investitionsschutz, da kein Eingriff in die IT-
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Infrastruktur der Firma notwendig ist. Auch der Austausch des Mailsystems ist
jederzeit möglich, da professionelle E-Mail-Managements mit den renommierten
Mailing-Providern kompatibel sind.
Eine hochwertige Lösung archiviert alle ein- und ausgehenden E-Mails
automatisch. Ein zentrales Archiv steht dabei jederzeit zur Verfügung. Dies
ermöglicht das schnelle Suchen und Wiederherstellen von E-Mails im Falle
behördlich angeordneter Datenoffenlegungen. Die Mitarbeiter greifen mittels
übersichtlicher Weboberfläche auf das Archiv zu. Dies senkt den
Administrationsaufwand und steigert die Produktivität der Angestellten. Da die E-
Mails sicher archiviert sind, kommt das Unternehmen dem Wunsch nach einem
papierlosen Büro näher. Eine professionelle Archivierungslösung bietet durch
integrierten Spam- und Virenschutz zusätzliche Sicherheit. Die Lösung wird
plattformunabhängig installiert und ist kompatibel zu allen Mailservern. Es sind
somit keine Änderungen an Hard- und Software erforderlich. Alles in allem bietet
eine hochwertige Archivierungslösung jedem Unternehmen enorme Zeit- und
Kostenersparnisse sowie gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter.
4. Ausblick
Die E-Mail-Archivierung sollte nicht nur sicher und übersichtlich sein. Sie muss die
Daten auch rechtskonform aufbewahren. Geschäfts- und steuerrelevante E-Mails
können separat für den Zugriff Dritter archiviert werden. Das senkt das
Haftungsrisiko für die Unternehmensleitung bei Rechtsangelegenheiten. Zudem
gibt es sinnvolle Erweiterungen für ein ganzheitliches E-Mail-Management, die den
firmeninternen Workflow verbessern. Mit ihnen werden beispielsweise
wiederkehrende Arbeitsabläufe vorstrukturiert und auf einer Firmendatenbank
abgelegt, damit sie für alle Mitarbeiter ersichtlich sind. Weitere Features helfen
beim Optimieren der internen und externen Kommunikation sowie bei Kosten-
Reduzierungen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem kommenden Whitepaper zum
Thema E-Mail-Management.
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