Entwicklung Maßnahmenkatalog, Priorisierung und Strategiealternativen - Masterplan Personalmanagement Präsentation im Stadtrat
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Kienbaum Geschäftsbereich Public Management Erlangen, 08. Dezember 2016 Entwicklung Maßnahmenkatalog, Priorisierung und Strategiealternativen Masterplan Personalmanagement Präsentation im Stadtrat
1. Projektvorgehen
Beschäftigtenworkshops und Ausstellung wurden im Juni und Juli 2016 durchgeführt
Beschäftigtenworkshops Ausstellung der Ergebnisse Masterplan Personalmanagement
Dienststellenleitungen
bereichs- und funktionsübergreifend
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Summe
im
M001 Arbeitgebermarketing X X 2
M002 Ausbildungsbedarfsplanung inkl. Optimierung X X 2
bereichs- und funktionsübergreifend
M003 Optimierung des Ausbildungsmarketings X X 2
M004 Optimierung des Ausw ahl- und Einstellungsprozesses X X X X 4
M005 Rahmenbedingungen der Ausbildung X X 2
Konsolidierung
M006 Inklusion X X 2
Konsolidierung
M007 Integration X X 2
M008 Führungsgrundsätze / Führungsleitlinien X X X 3
M009 Jährliches Mitarbeitergespräch X X X X X 5
M010 Konzepterstellung zur Führung in Teilzeit X X X 3
M011 Koordination der Maßnahmen zur Führungsentw icklung X X 2
M012 Optimierung Coaching, Mentoring und kollegiale Beratung X X X 3
M013 Optimierung Führungsgespräch / Führungsdialog X X X 3
M014 Traineeprogramme X X X 3
M015 Führungshandbuch entw ickeln X X X 3
M016 Gefährdungsbeurteilung 0
M017 Gesundheitsvorsorge X X X 3
M018 Koordination der Maßnahmen zum Gesundheitsmanagement X X 2
M019 Optimierung Betriebliches Eingliederungsmanagement X X X X X 5
bereichs- und funktionsübergreifend
M020 Optimierung Betrieblicher Sozialdienst X X X X 4
M021 Optimierung der demograf iegerechten Arbeitsgestaltung X X X 3
M022 Optimierung Homeoffice / Telearbeit X X X X 4
M023 Teilzeitmodelle / Teilzeitquote / Sabbatical X X X 3
M024 Kennzahlensystem für Personaldaten entw erfen X 1
M025 Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen einf ühren X X X X X X 6
M026 Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im POA X 1
M027 Überarbeitung des Berichtsw esen f ür Personaldaten X X X X 4
M028 Prüfung Fachkarriere/Fachlaufbahn 0
M029 Fort-, Umschulungs- und Weiterbildungskonzept X X X X X 5
M030 Optimierung Fortbildungen (intern und IZ-Städteakademie) X X X X X 5
M031 IZ-Hospitation bew erben X X X 3
M032 Optimierung Wissensmanagement / Wissensbew ahrung X X X X X X X 7
M033 Überprüfung der Personalfürsorge und freiw illige betriebliche Leistungen X X X 3
M034 Bew erbermanagement: Konzept für Fachkarrieren X X X X 4
M035 Bew erbermanagement: Konzept für Quereinstiege X X X X 4
bereichs- und funktionsübergreifend
M036 Konzept Stellenbesetzungsverfahren X X X X X X X 7
M037 Überprüfung Personalausw ahlverfahren (nicht Nachw uchskräfte) X X X X X X X 7
M038 Anonymes Bew erbungsverfahren X X 2
M039 Online Bew erbungsverfahren einführen X X X X 4
M040 Konzept zum Umgang mit Veränderungen in der Arbeitsleistung von Beschäftigten X X X X X 5
M041 Überarbeitung der Leistungsorientierte Bezahlung / Zusatzprämien für Tarifbeschäftigte X X X 3
M042 Blockpraktika X X X X 4
M043 Praktika zur Inklusion und Integration 0
M044 Optimierung Schnupperpraktika 0
M045 Qualifizierung durch die Übernahme von Prozessbegleitungen, Moderationen und Projektarbeit X X X 3
M046 Individuelle Qualifikationsberatung X X X X 4
M047 Einführung des Dokumentenmanagementsystems sow ie der digitalen Personalakte im POA X X X 3
M048 Aktualisierung u. Pflege der Informationen zur Personalverw altung im Intra-, Internet u. Social Media X X X 3
M049 Einführung des Personalmanagement- und -abrechnungssystems sow ie deren Onlineplattform X 1
0
Summe 23 4 8 8 1 20 12 7 13 10 2 7 4 14 7 14
bereichs- und funktionsübergreifend
bereichs- und funktionsübergreifend
Beschäftigtenworkshop Ausstellung Entwurf Masterplan
» Diskussion der
» Priorisierung der » Aktualisierung
vorliegenden Maßnahmen
Maßnahmen und Maßnahmen je Ziel
» Ergänzung weiterer
Vorschläge » Entwurf der Strategie
Vorschläge1. Projektvorgehen
Im Anschluss an die Priorisierung wurden die Fraktionen im Vorfeld zum Beschluss stärker eingebunden
Juli – September 2016 Oktober bis November 2016 Kurz und bündig
am 19.09.2016 Info
Prio- Info zum Entwurf des in den Fraktionen:
POA –
Priorisierung risierung Beschlusses 1 Std. mit grobem
Abgleich
der AG PE mit Masterplan und Überblick über
und Handlungsfelder
Beschäftigten Vertretern Priorisierung mit den
Expertise und Maßnahmen
PR Fraktionen
Lang und
Zielsetzung: Zielsetzung: Zielsetzung: entscheidungsreif
- Abgleich mit den - Priorisierung aus - Frühzeitige Einbindung und am 28.10.2016:
aktuellen und Sicht der AG PE Information zum Beschlussentwurf 4 Std. Workshop mit
geplanten Projekten sowie Vertretern Masterplan Teilnehmenden aus
im POA des Personalrates - Priorisierung aus Sicht der Fraktionen den Fraktionen:
- Einbringung der - Verbindung unter Berücksichtigung der - Kenntnisse zu
„Expertenbeurteilung“ schaffen zu den PE bisherigen Voten den
- Priorisierung unter Projekten, die - Verständlichere Formulierung und Handlungsfelder
Berücksichtigung der laufen und geplant Konkretisierung einzelner n u.
vorhandenen sind Maßnahmen - Maßnahmen
Ressourcen und - Verständlichere sowie Beschluss-
Qualifikationen Formulierung und entwurf
- Verständlichere Konkretisierung
Formulierung und einzelner
Konkretisierung Maßnahmen
einzelner Maßnahmen
31. Projektvorgehen
Workshop am 28.11.2016 von 12.30 bis 16.30 Uhr - Zielsetzung und Inhalt
Zielsetzung: Teilnehmende:
- Verständnis zum Masterplan Personalmanagement vertiefen - 7 Stadräte/innen
- Priorisierung der Beschäftigten, des POA, der AGPE und des - 4 Personalratsvertreter/innen
Personalrats diskutieren - eigene Priorisierung festlegen - 2 teilnehmende Beobachterinnen POA
- Zusätzliche Personalressourcen im POA diskutieren - 3 Moderator/innen des POA
- Beschlussentwurf kennenlernen und diskutieren - Kienbaum
Priorisierung der
Beschäftigten, des POA und
der AG PE
Diskutieren –
eigene
Priorisierung
Handlungsfelder und 2 Diskussion Diskussion zusätzlicher
Maßnahmen kennen und Personalressourcen im POA
verstehen lernen und Beschlussvorlage
diskutieren
Handlungsfeld Priorisierung Workshop mit
Personalentwicklung Umsetzung
Priorität 1 Vertretern Fraktionen
Maßnahmennr.,
Reihenfolge
Szenario Szenario
absteigend Aufwand in Hinweise Szenario "0"
Maßnahmentitel Hinweise POA "Moderat" "Maximal" Prio Nummer Anmerkungen
sortiert nach Projekttagen AGPE Laufzeit 5 Jahre
max. 10 Jahre max. 15 Jahre
Priorität der
Beschäftigten
Bedarfsgerechte
mit
Personalentwicklung durch mit
vorhandenen
M029 bedarfsorientierte Fort- und 30 vorhandenen
Ressourcen
Weiterbildungskonzepte Ressourcen POA
POA
sicherstellen
Individuelle Qualifikationsberatung -
M046 Klärung der Rahmenbedingungen 10
und Durchführung
Kontinuierliche bedarfsorientierte
Weiterentwicklung des internen mit
M030 Fortbildungsangebots im Rahmen 40 vorhandenen
der IZ-Städteakademie und von Ressourcen
Inhouse-Schulungen nur mit POA
zusätzlichen 2,5
Koordination von Fachkarrieren,
VZÄ
Quereinstiegen und
M054 10
Aufstiegsfortbildung - Abgleich von
Angeboten und Bedarfen
Strukturierte Zusammenarbeit nur mit
M050 zwischen Personal- und 120 zusätzlichen
Organisationsentwicklung 2,5 VZÄ
Teilaspekte im
Erstellung eines Konzeptes für
M028 70 Arbeitsprogramm POA
Fachkarrieren / Fachlaufbahnen 2017
nur mit
Keine
Qualifizierung und stadtweiter zusätzlichen
Umsetzung
Einsatz von Moderatorinnen und Teilaspekte im 2,5 VZÄ
M045 300 Arbeitsprogramm POA
3
Moderatoren als erster Baustein 2017
eines Talentmanagements
1 Einführung Ergebnis
41. Projektvorgehen
Projektzeitplan
2016
Projektphasen und -inhalte März Apr. Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov Dec
1. Ist-Bewertung/Projektübergabe
2. Ziele- und Strategie-
entwicklung
3. Entwurf Masterplan
4. Dokumentation
Strategieteam
Beschäftigtenworkshop/Ausstellung
der Ergebnisse
AG PE u. PR (neu)
Einbindung der Fraktionen (neu)
Mitarbeiterbefragung
Lenkungsausschuss
Stadtrat
24.11.16
21.3.16 - 1.4.16 14.5.16 - 29.5.16 1.8.16 - 12.9.16 31.10.16 - 4.11.16
Osterferien Pfingstferien Sommerferien Herbstferien
52. Strategiealternativen zur Umsetzung des Masterplans
Basis für die Ausgestaltung der Strategiealternativen
Strategiealternativen Personalmanagement
0 0 1 Moderat 2 Maximal
» > 10 und =/ 5 progressives Vorgehen (z.B. 1-
» Die bisherige und =/< 10 Jahre) aussehen 5 Jahre) aussehen kann und
Ressourcenschätzung hat
kann und welche Ressourcen welche Ressourcen hier
ergeben, dass die benannten
hier benötigt werden. benötigt werden.
Maßnahmen mit dem
vorhandenen Personal nicht
innerhalb von 10 Jahren
umgesetzt werden kann
Ressourcen für Maßnahmen/Projekte im POA
Ein Querschnitt aus 2011-2015 macht deutlich, dass ca. 306 Projekttage pro Jahr,
rund 1,5 Stellen für Maßnahmen/Projekte in der aktuellen Stellenbesetzung des POA
neben den täglichen Aufgaben bewältigt werden konnte.
62. Strategiealternativen zur Umsetzung des Masterplans
Priorisierung durch im Workshop und Vorschlag sowie Ergebnis
Handlungsfeld Priorisierung Workshop mit
Personalentwicklung
Priorität 1 Vertretern Fraktionen
Gesamtpriorität Umsetzung
Aufwand in Prio
Maßnahmennr. Maßnahmentitel Mitarbeiter* bei einer Laufzeit
Projekttagen Nummer
Innen von 7,5 Jahren
Szenario „Moderat“
Bedarfsgerechte
Personalentwicklung durch
M029 bedarfsorientierte Fort- und 30 1 1 1
Weiterbildungskonzepte Laufzeit 7,5 Jahre
sicherstellen
Individuelle Qualifikations-
beratung - Klärung der
M046
Rahmenbedingungen und
10 16 2
mit vorhandenen Anzahl umgesetzter
Durchführung
Kontinuierliche
Ressourcen POA
Maßnahmen nur mit 20
vorhandenen POA Stellen
9 Handlungs-
bedarfsorientierte
Weiterentwicklung des
internen
felder mit
M030 40 19 3
Fortbildungsangebots im Anzahl umgesetzter
Rahmen der IZ-
Maßnahmen bei 38
Städteakademie und von
Inhouse-Schulungen insgesamt 54 zusätzlichen 1,5 Stellen
nur mit einer
Neu Stellenwechsel fördern 80 4
zusätzlichen
Stellenschaffung
Maßnahmen
Anzahl umgesetzter
Koordination von
von 1,5 Stellen
sind priorisiert Maßnahmen bei 47
nur mit einer
Fachkarrieren, Quereinstiegen
zusätzlichen zusätzlichen 2,5 Stellen
M054 und Aufstiegsfortbildung - 10 21 5
Stellenschaffung
Abgleich von Angeboten und
Bedarfen
von 1,5 Stellen
Anzahl der Maßnahmen, die
Qualifizierung und nicht umgesetzt werden 7
nur mit einer
stadtweiter Einsatz von
zusätzlichen können im Zeitraum
Moderatorinnen und
M045 300 51 6 Stellenschaffung
Moderatoren als erster
von insgesamt
Baustein eines
2,5 Stellen
Talentmanagements
Strukturierte
M050 120 31 7 Keine Umsetzung
Zusammenarbeit zwischen
Erstellung eines Konzeptes für
M028 70 40 8 Keine Umsetzung
Fachkarrieren /
7Fazit und Ausblick
Mit dem Masterplan Personalmanagement stellt sich die Stadt Erlangen und das POA zukunftsfähig auf.
Fazit
- Die Entwicklung und der Entwurf des Masterplanes ist mit
allen relevanten Akteuren umgesetzt worden:
- den politischen Vertretern
- den Beschäftigten
- der Personalvertretung
- dem Personal- und Organisationsamt
- Die Stadt Erlangen ist die erste Stadt, die so systematisch die
Weiterentwicklung ihres Personalmanagements plant und
dafür entsprechende Ressourcen zur Verfügung stellt.
- Mit dem Masterplan Personalmanagement ist eine wichtige
Grundlage für eine zukunftsfähige Ausrichtung des Personal-
und Organisationsamtes geschaffen worden. Diese ist
verbindlich für alle Beteiligten.
Ausblick
- Jährlich sollte eine Statusmeldung zum Stand der Umsetzung erfolgen
- Analog zu den neu auftauchenden und relevanten Herausforderungen für die Stadt Erlangen, muss regelmäßig
eine Fortschreibung der Maßnahmen erfolgen.
- Die Fortschreibung sollte transparent für alle Beteiligten und die Beschäftigten sein.
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