Geschäftsverkehr per Internet - Sieben Webdienste für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung - Lexoffice
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Test & Beratung | Webdienste für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung
Bild: Henning Rathjen
Geschäftsverkehr
per Internet
Sieben Webdienste für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung
Bei den meisten Buchhaltungs
paketen muss man Jahr für Jahr
Geld und Nerven für ein Update
D ienste, mit denen man seine geschäft-
liche Korrespondenz – Angebote, Auf-
tragsbestätigungen, Rechnungen und
Abokosten ins Budget für Freiberufler und
Kleinbetriebe passen. Dabei sind wir auf
sieben vergleichbare Dienste gestoßen:
aufbringen – womöglich gleich mehr – im Browserfenster abwickeln kann, Billomat Business, Collmex plus, Invoiz
mehrfach, nämlich für jeden Büro- gibt es in reicher Auswahl. Wir haben uns Unlimited, Lexoffice Buchhaltung & Be-
computer. Viel pflegeleichter und Kandidaten angesehen, die außer dem richte, Papierkram Pro+, RechnungXXL
günstiger lassen sich Geschäfte Verfassen von Geschäftsbriefen auch und sevDesk Buchhaltung. Die am deut-
über einen Webdienst abwickeln. Buchhaltung beherrschen sollen. Die schen Markt durchaus präsenten Dienste
Dienste sollen in Deutschland gehostet der Sage Business Cloud für kleinere Un-
und für deutsche Rechtsvorschriften ternehmen haben wir nicht berücksichtigt,
Von Hans-Peter Schüler angepasst sein, und außerdem sollen die weil der Anbieter ausdrücklich einräumt,
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Webdienste für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung | Test & Beratung
dass er Teile seiner Dienste im Vereinigten wir in unseren Stichproben keine solchen die Auftragschancen. Bei sevDesk er-
Königreich oder den USA hostet und sich Web-Bugs entdeckt haben. Zwar betont scheint der Angebotsschreiber automa-
außerdem vorbehält, Anwenderdaten sevDesk, keinerlei Anwenderdaten wei- tisch namentlich im Angebot, bei allen
auch für Werbezwecke zu verwerten. terzugeben, doch mit dem – typischer anderen Diensten muss der Benutzer das
weise unbewussten – Abruf eines Face- mit seiner Konfiguration herbeiführen.
Pro und contra Webdienst book-Pixels geben sich Anwender von Die Anforderung nach kompletten
Dass man sich mit dem Aufruf eines Web- selbst gegenüber Facebook als Nutzer der Firmenangaben sollte für deutsche An-
diensts per Browser eine Menge Installa- zugehörigen Webseite zu erkennen und wendungen eigentlich kein Thema sein,
tions- und Updateaufwand spart, liegt auf ermöglichen die Ernte weiterer Informa- doch es gibt Unterschiede: Die meisten
der Hand. Dieser Vorteil kostet keinen tionen, zum Beispiel über ihren Brow- unserer Testkandidaten erledigen das
Aufpreis: Die hier getesteten Webdienste ser-Standort. Erklärungen, das sei vertret- ganz von selbst, nachdem man zu Anfang
sind auch aufs Jahr bezogen nicht teurer bar wegen Facebooks Bekenntnis zum einmal seine korrekten Firmendaten
als vergleichbare lokal installierbare Pro- Privacy-Shield-Abkommen, halten wir im hinterlegt hat. Dagegen kann man die ein-
grammpakete mitsamt deren regelmä Einklang mit zahlreichen deutschen schlägigen Informationen zwar bei Rech-
ßigen Wartungs- und Updatekosten. Datenschützern nicht für ausreichend. nungXXL unter Benutzerdaten eintragen,
Da ein Büro heute gar nicht mehr ohne im Test machte der Dienst aber keinen
Internet denkbar ist, verbuchen Web-An- Individuelle Konfiguration Gebrauch von diesen Eingaben. Um
wendungen grundsätzlich den Vorteil, dass Auch Anwendungen, die man nicht selbst diesen Mangel zu beheben, mussten wir
sie nicht nur von bestimmten Arbeitsplät- mühevoll in die lokale IT-Landschaft ein- erst die Dokumentvorlage im enthaltenen
zen aus, sondern universell erreichbar sind. fügt, sollten sich individuell an die Bedürf- Editor öffnen und die fehlenden Daten
Resultierende Gelegenheiten zur Heim- nisse der Benutzer anpassen lassen. Das noch einmal von Hand eintippen. Für die
arbeit sind besonders in Corona-Zeiten gilt bei unseren Testkandidaten ganz be- meisten Betriebe unverzichtbar sind auch
hilfreich, sollten aber generell niemals eine sonders fürs Layout der damit erzeugten Angaben zu deren Handelsregistereintrag,
offene Flanke für Saboteure darstellen. Wir Geschäftsbriefe. Die müssen einerseits und für GmbHs zu allen Geschäftsführern.
haben deshalb gezielt auf Login-Proze den rechtlichen Anforderungen genügen Einige der Pflichtangaben – etwa die
duren geachtet. Das ergab Pluspunkte für und eine Reihe von Pflichtangaben ent- Rechtsform der Firma – gehen schon aus
Dienste mit namentlich für jeden Benutzer halten. Dazu gehören die Umsatzsteuer- dem Briefkopf hervor und müssen nicht
eingerichteten Zugangskonten und zusätz- ID und in den meisten Fällen der Handels- dupliziert werden, andere, etwa zum
lich für die wählbare Zwei-Faktor-Authen- registereintrag des Verfassers – beides Datum, wann eine in Rechnung gestellte
tifizierung bei sevDesk. Außerdem küm- findet sich häufig in der Fußzeile des Leistung erbracht worden ist, erübrigen
mern sich gewerbliche Dienstanbieter Geschäftspapiers. Darüber hinaus sollen sich dagegen nur manchmal durch die
ungefragt um regelmäßige Backups, um Angebote und Rechnungen mit ihrem Beschreibung der Rechnungsposten. Hilf-
den Schutz vor Malware und um eilige Not- Erscheinungsbild das Corporate Image reich ist das zum Beispiel von sevDesk
maßnahmen, wenn einmal die Hardware des Absenders prägen. Bei Angeboten ent- vorgeschlagene Textelement „Das Liefer-
streikt – diese Aufgaben beschäftigen beim scheidet die Kundenansprache mit über datum entspricht dem Rechnungsdatum.”
Betrieb lokal installierter Anwendungen
leicht einen Vollzeit-Admin, während die
Arbeit mit einem einfachen Surf-PC viel
weniger Aufwand verursacht.
Andererseits lässt sich bei Web-An-
wendungen nicht vermeiden, dass man
seine wertvollen Geschäftsdaten außer
Haus gibt. Das birgt zweierlei Risiken:
Zum einen könnten sich Datenschnüffler
(Hacker oder illegitim ermittelnde Behör-
den) auf dem Webserver Einblicke in den
Kundenstamm, Auftragsdetails und an
dere Geschäftsgeheimnisse verschaffen.
Zum anderen verdienen die ausgelagerten
Daten besonderen Schutz wegen ihrer un-
vermeidbaren Personenbezüge. Das grün-
det sich nicht nur auf die moralische Ver-
antwortung gegenüber Kunden und Ge-
schäftspartnern, sondern auch auf glas-
harte Rechtsvorschriften wie das Bundes-
datenschutzgesetz und die DSGVO. Hin-
weise auf die Beteiligung US-amerikani-
scher Dienstleister wie etwa bei sevDesk
durch die Nutzung von Facebook-Pixeln Der Webdienst sevDesk legt Anwender zwar beim Basislayout auf herstellerprogram-
empfinden wir als bedenklich – auch wenn mierte Dokumentvorlagen fest, lässt dazu aber viele Einstellmöglichkeiten offen.
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Test & Beratung | Webdienste für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung
Billomat Business
Mit diesem Dienst schreibt man anspre-
chend layoutete Geschäftsbriefe, ver-
waltet Kunden- und Artikelstamm
daten, erledigt die Buchführung und
kontrolliert den Zahlungsverkehr. Die
erforderlichen Angaben dafür pflegt
Mit Invoiz gestaltete Impress-Angebote sind auch zur Betrachtung im Webbrowser man in der Schaltzentrale über meist
gedacht und gehen über bloße Listendarstellungen hinaus. schlüssige Bildschirmmasken. Anga-
ben etwa zur Steuernummer in den
eigenen Firmendaten oder zu Postleit-
Eine detaillierte Auflistung, welcher verwenden. Wie viel Mühe man als An- zahlen in Adressdaten prüft der Dienst
Dienst welchen Datenlücken vorbeugt, wender fürs diesbezügliche Feintuning zwar nicht auf Plausibilität, aber immer-
würde den Rahmen dieses Beitrags spren- aufbringen muss, fließt ebenfalls in die hin mahnt er bei Rechnungen fehlende
gen. Wir haben dieses Kriterium deshalb Note „Auftragsbearbeitung” ein. Das Angaben an. Unsicherheiten kommen
pauschal in die Bewertung „Auftrags Spektrum der Möglichkeiten reicht hier allenfalls auf, weil die Software auch
bearbeitung” einfließen lassen. Unab von textgestützten über menügesteuerte Daten anfragt, mit denen man als frisch
hängig von dieser Einstufung sollte jeder Formulareditoren bis zum Angebot von gebackener Geschäftsmann womög-
Dienst-Abonnent unbedingt anhand einer sevDesk, sich gegen Gebühr ein Layout lich noch gar nicht in Kontakt gekom-
Musterrechnung prüfen, wie weit er nach Maß programmieren zu lassen. men ist, etwa nach einer SEPA-Gläubi-
Dokumentenformate beim Dienst seiner Im einfachsten Fall kachelt die Soft- ger-ID. Für Mitarbeiter kann man pas-
Wahl von Hand nachbessern muss. Die ware ein Angebot oder eine Rechnung send zum Aufgabenbereich sehr detail-
zeitweilig vorgeschriebene digitale Signa- mit Briefkopf, Anrede und Einleitung, lierte Berechtigungen festlegen.
tur von E-Mail-Rechnungen ist aktuell Tabelle der Einzelposten, Grußformel Für die Auftragsbearbeitung unter-
nicht mehr notwendig und wird von den und Fußzeile aus stereotypen Textfel- scheidet die Software zwischen Waren
meisten Diensten auch gar nicht mehr dern zusammen. Die wenigen benötigten und Dienstleistungen, registriert Ein-
angeboten. In manchen bestehenden
Rechenfunktionen beherrschen alle und Verkaufspreise, Lieferanten, ein-
Lieferantenvereinbarungen könnte sie Testkandidaten, und nicht von ungefähr stellbare Steuersätze sowie Preisgrup-
allerdings doch festgeschrieben sein – offerieren zum Beispiel Papierkram und pen für bestimmte Kunden. Billomat
dann wird diese Option doch noch wichtig. RechnungXXL diese Grundfunktionen rechnet auf Wunsch auch mit Fremd-
– mit oder ohne Werbeaufdruck – sogar währungen und ermittelt den Wechsel-
Korrekt und ansprechend kostenlos für jedermann. Doch wenn ein kurs sogar automatisch.
Insbesondere in einem Angebot möchte Dienst wie der von Collmex für ange Bedienhilfe findet man im knappen
man sich als Anbieter perfekt präsentieren botene Artikel nur 20 unveränderbare Online-Handbuch, in Webinaren und
– dazu gehören angemessene Formulie- Mengeneinheiten kennt – Stunden nur im augenfällig angebotenen Telefon
rungen ebenso wie ein ansprechendes im Plural, Minute nur im Singular und support. Letzteren erreichten wir in
Layout. Den größten Freiraum bei der Quadratmeter gar nicht –, wirkt das in Stichproben mit geringen Wartezeiten
Gestaltung bietet im Testfeld der Dienst einem detaillierten Angebot mitunter und empfanden ihn als durchaus kom-
Invoiz mit seinen Impress-Angeboten. etwas unbeholfen. petent. Wir haben Billomat im aktuellen
Diese Ausarbeitungen mit der Option, Design (Grün und Sepia) getestet, das
großflächige Fotos und atmosphärische Bewertungsmaßstäbe alternativ angebotene, neu gegliederte
Texte einzubinden, konkurrieren mit pro- An unseren Testkandidaten haben wir Design (Hellblau und Rot) war zum Test-
fessionell gestylten Flyern und Webseiten. außer dem Umgang mit Dokumenten – zeitpunkt noch unfertig.
Damit verbucht der Hersteller Buhl ein Layout von Ausgangsbelegen und Im-
Alleinstellungsmerkmal. Andere Dienste portmöglichkeiten für Eingangsbelege –
beschränken sich darauf, Kopf- und Fuß- die Buchhaltungsfähigkeiten benotet: anpassungsfähiges Brieflayout
zeilen anzupassen, Firmenlogos und in Gut, wenn ein Dienst auch bei der dop- guter Anwender-Support
vielen Fällen virtuelles Briefpapier in Ge- pelten Buchführung mit Bilanzerstellung Geschäftsdaten meist tabellarisch
stalt hochgeladener Hintergrundbilder zu hilft, wie sie normalerweise für GmbHs,
112 c’t 2020, Heft 9
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Collmex plus Invoiz Unlimited Lexoffice Buchhaltung &
(Komplettpaket) Berichte
Das Softwarehaus Buhl wendet sich mit
Die Software von Collmex ist modular Invoiz erkennbar an Freiberufler und Der Hersteller Lexware orientiert sich
für unterschiedliche Aufgaben abon- Kleinstbetriebe. Besonderes Gewicht bei der Weiterentwicklung von Lex
nierbar; wir haben das Komplettpaket in haben die Entwickler aufs Layout von office konsequent an Wünschen, die
der mittleren Ausbaustufe plus getestet. Angeboten gelegt: Mit der enthaltenen Anwender in der anklickbaren Ideen-
Die Funktionen sind über Menükacheln App Impress entstehen Angebote, die sammlung äußern. Das spürt man beim
auf der Startseite des jeweiligen Aufga- man stylisch wie eine Webseite mit Gebrauch: Der Lexware-Dienst geht
benbereichs erreichbar. Jede Funktion atmosphärischen Bildern und weiteren zwar nicht auf Exotica wie Erlöse aus
meldet sich zuerst mit einer sparta Layout-Schmankerln aufpeppen kann. elektronischen Leistungen für Privat-
nischen Statusmaske, auf der man etwa Zum Empfänger gelangen die Elaborate personen im Ausland ein, dafür aber
zum Anlegen eines neuen Kunden- etwa als E-Mail-Anhang oder über ein umso besser auf detaillierte Wünsche
Datensatzes nur eine Kundennummer Kundenportal. Korrespondierende zum Layout von Geschäftsbriefen. Zum
und womöglich eine Vorlage für den Rechnungen kann der Empfänger di- Beispiel, wenn man zusammen mit
neuen Datensatz festlegt. Erst daraufhin rekt online begleichen. einem Kunden eine Artikelliste betrach-
erscheint eine zumeist äußerst aufnah- Normale Geschäftskorrespondenz tet, bewährt sich der Lexoffice-eigene
mefähige Maske mit mehreren Reitern gestaltet man mit Textbausteinen und private Ansichtsmodus, bei dem alle
für eine wahre Flut von Angaben. Freitexten, hochladbarem Firmenlogo Finanzdaten ausgeblendet sind. Auch
Man erkennt, dass die Collmex-Ent- und anpassbarer Fußzeile. Vom Schrei- die Option, Angebote mit mehreren
wickler aus dem SAP-Umfeld stammen ben eines Angebots kommt man flott Alternativpositionen zu formulieren
– entsprechend umfassend kommt der voran bis zur Rechnungsstellung, aber und nach Annahme weiterzuverarbei-
Dienst daher, insbesondere für die danach drängt Invoiz im selben Atem- ten, beweist Praxisbezug.
Buchführung. Im Übrigen wirkt er in zug zum Versand einer Mahnung. Per Eingangsbelege lassen sich be-
Workflow und Erscheinungsbild recht Default ist die Rechnung sofort zahlbar, quem mit der kostenlosen Lexoffice-
bürokratisch: Anwender müssen sich und die erste Mahnung ist genau für den Smartphone-App scannen und hoch-
an feste Abläufe halten und kommen Tag der Fälligkeit vorgesehen. Um Ärger laden, die aber ansonsten nicht zur
für ihre Geschäftsbriefe nur mit viel zu vermeiden, sollte man diese unsin Bedienung von Lexoffice taugt. Im
Mühe zu einem durchgestylten Design. nige Einstellung rechtzeitig ändern. Browser assistiert der Dienst anschlie-
Die Software erleichtert einige Ein Statt auf klassische Buchhaltungs- ßend beim Notieren der maßgeblichen
gaben, etwa zu Bankverbindungen, mit funktionen baut Invoiz auf die Koope- Daten, einige erkannte er im Test sogar
Auswahlmenüs und meckert über un- ration seiner Anwender mit Steuer automatisch.
passende Angaben. Die ausführliche beratern. Deren Arbeit können Unter- Die Software unterstützt Einnah-
Online-Hilfe umfasst auch ein regional nehmer durch Vorkontierung erleich- me-Überschussrechnung ebenso wie
gegliedertes Verzeichnis von Schu- tern, indem sie gesammelte Belege doppelte Buchführung. Für so allge
lungspartnern und Dienstleistern, etwa nach Typen und Aufträgen klassifizie- meine Fragen, welche Buchführungsart
für die Einrichtung eines Webshops. ren. Immerhin informiert Invoiz mit für eine Firma in Betracht kommt und
Speziell für Handwerker eignet prägnanten Grafiken und einem Steuer- welche Konten für bestimmte Buchun-
sich die Funktion, mit Collmex Waren, schätzer über die betriebliche Finanz- gen anzugeben sind, hält die Software
Dienstleistungen und sogar speziell lage. Im wachsenden Invoiz-App-Markt- Tipps in Form von Auswahllisten und
Baudienstleistungen als Bestandteile platz finden sich für viele Funktionen Anleitungsartikeln bereit, für die Pro-
von Projekten zu verwalten, sodass gleich mehrere alternative Erweite grammbedienung außerdem kurze
man sie später gemeinsam kalkulieren rungen. Internet-Videos.
kann.
sehr mächtig prägnante Geschäftsübersicht gute Bedienführung
nützliche Projektverwaltung viele Funktionen nur als Apps praxisgerechter Funktionsumfang
formalistische Oberfläche unausgereifte Defaults großes Erweiterungspotenzial
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Papierkram Pro+ RechnungXXL Basic sevDesk Buchhaltung
Der Webdienst des Anbieters Odacer Den Dienst RechnungXXL kann man Der Dienst sevDesk erfragt bei der
flößt Anwendern gleich beim Einrichten abonnieren oder nach Einmalzahlung Kontoeinrichtung viele Details bis zur
mit fachlichen Hinweisen, etwa zur zeitlich unbegrenzt (mit dreimonati- Mitarbeiterzahl und der genauen Bran-
steuerlichen Kleinunternehmerrege- gem Support) nutzen. Alternativ bietet chenangabe, wofür nicht immer eine
lung, Vertrauen ein. Andererseits haben der Hersteller die Software auch als Notwendigkeit erkennbar ist. Positiv
wir als Testfirma eine GmbH angemel- Paket zur Installation auf einem lokalen erwähnenswert ist dagegen die in
det. Eine solche kommt auf Dauer nicht Webserver an. Einfach gestaltete Rech- mehreren Sprachen verfügbare Be-
an der Pflicht zur doppelten Buchfüh- nungen ohne Bezug auf ein Angebot dienoberfläche und Briefgestaltung.
rung vorbei, die sich mit Papierkram oder Buchungssätze kann man mit Den Überblick über alle Daten und
aber gar nicht bewerkstelligen lässt. RechnungXXL sogar kostenlos als PDF Vorgänge liefert ein recht praktisches
Wir fanden im Test leider keine Hin erstellen. Dashboard mit prägnanten Charts und
weise auf dieses Dilemma. Dem Funktionsumfang nach eignet schlüssig gegliederten Tabellenüber-
Nach Eingabe aller Firmendaten sich dieser Dienst am ehesten für sichten. Die Bedienführung beschreitet
wird man nahtlos zur Anlage des ersten Dienstleister: Zwar kann man mit Rech- dagegen einige Umwege: So erreicht
Verkaufsartikels und des ersten Kunden nungXXL auch Angebote für Waren man über „Kontakte” in der Navigations-
geleitet. Erst danach gelangt man auf lieferungen schreiben. Markiert man leiste zuerst nur wenig informative Lis-
das sympathisch gestaltete Dashboard. ein solches aber als akzeptiert, kann ten etwa von Kunden und Lieferanten.
Das widmet für Testbenutzer den meis- man es auf direktem Weg nur zu einer In jeder Liste stehen Einträge von Firmen
ten Bildschirmplatz einem nichtssa Rechnung weiterverarbeiten. Man kann und einzelnen Ansprechpartnern durch-
genden YouTube-Werbeclip und einem daraus zwar auch eine Auftragsbestä- einander. Um die Daten eines Partners
Menü mit Handbuchartikeln. Erst beim tigung oder einen Lieferschein ablei- anzuzeigen, klickt man der Reihe nach
Hinunterscrollen erscheint, was Abon- ten, aber intuitiv gelingt das nicht. Die auf dessen Eintrag, auf „Bearbeiten” und
nenten auf Anhieb zu sehen bekom- Kategorie „Aufträge” steht in Rech- selektiert dann den Karteireiter „Kon-
men: Übersichten über Dokumente, nungXXL ausschließlich für Dienst taktdetails”. Das ginge auch eleganter.
Mail, Finanzen und laufende Projekte. leistungsprojekte mit differenzierten Beim Schreiben etwa eines Ange-
Papierkram kann außer Verkäufen und Aufgabenbeschreibungen samt Zeit bots entfällt dieser Mäuseslalom dank
Dienstleistungen auch Projekte mit- budgets und Deadlines. Material Autocomplete-Funktion. Wenn für eine
samt Zeiterfassung verwalten. Dabei aufwendungen kann man darin nur Firma mehrere Adressen oder Partner
handelt es sich vordergründig nur um über die Rechnung berücksichtigen. notiert sind, kann man darunter sogar
einzelne Dienstleistungen mit festge- In der Bedienführung von Rech- mit einem Mausklick wählen. Das ist
legtem Zeit- oder Geldbudget. Weitere nungXXL sind uns zwei Besonderheiten mehr, als die Konkurrenz zu bieten hat,
Arbeiten oder Materialaufwendungen aufgefallen: Man kann in dem Dienst andererseits sind Anwender auf einige
lassen sich zwar auch darin berücksich- praktischerweise für jeden Kunden in- nur schwer über CSS-Stylesheets
tigen, aber intuitiv gelingt das nicht. dividuelle Rechnungs- und Angebots- anpassbare Formatvorlagen einge-
Routineaufgaben wie das Erstellen texte als Standard festlegen, etwa um schränkt. Immerhin kann man individu-
eines Angebots und die Pflege von auf spezielle Vereinbarungen zu ver- elle Wunschformate gegen Bezahlung
Kundenkontakten, Konten und Doku- weisen. Andererseits konnten wir Lie- erstellen lassen. Beim unüblicherweise
menten erledigt man über die Symbol- ferscheine jeweils erst anhand einer über „Inventar” erreichbaren Artikel-
leiste oben im Dashboard. Den Artikel- gespeicherten (nicht unbedingt ver- stamm verwaltet sevDesk anders als die
stamm erreicht man dagegen nur unter schickten) Rechnung ausstellen. Das meisten Mitbewerber (außer Collmex)
„Einstellungen / Waren und Dienstleis- wird in manchen Betrieben mit der auch Lagerbestände.
tungen”. Praxis kollidieren.
ansehnliche Bedienoberfläche flexible Lizenzmodelle praktische Warenwirtschaft
spezielles Einsteiger-Dashboard fokussiert auf Dienstleistungen komplexe Kontaktverwaltung
unhandliches Projektmanagement verbesserungsfähige Bedienführung suspekter Datenhunger
114 c’t 2020, Heft 9
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KGs und OHGs vorgeschrieben ist. Die Webdienste für Auftragsbearbeitung und Buchhaltung
Ausnahmeklausel, dass die Bilanzie- Billomat Business Collmex plus (Komplettpaket)
rungspflicht erst ab 60.000 Euro Jahres- URL www.billomat.de www.collmex.de
gewinn greift, sollte man nicht als Ent- Login spezifische URL, Mail-Adresse + Password Kenn-Nummern für Kunde, Benutzer und Passwort
warnung betrachten, denn wer schon das
Kapital zur Gründung einer GmbH auf- Benutzerverwaltung rollenbezogen, 39 Rollen-Attribute , 3 Rollen
bringt, wird diese Grenze ja vermutlich Support Direkthilfe, Mail, Telefon, Chat, Starter Guide,
Webinare
sehr ausführliche Direkthilfe, Fernzugriff
sprengen wollen. Wenn man dann fest- mobil bedienbar ¹
stellt, dass die zuvor gewählte Buchhal- Lokalisierung de, en de
tungssoftware nur die einfachere Einnah- Funktionen
meüberschussrechnung unterstützt, Stammdaten-Verwaltung Kunden, Lieferanten, Artikel Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter,
Artikel, Anlagen
steht ein mühevoller und kostenträchti-
Warenwirtschaft
ger Umstieg ins Haus.
Auftragsbearbeitung / Projektverwaltung / /
Man sollte sich vor der Wahl eines
Zeiterfassung Browser / mobil ² / /
Buchhaltungsdiensts auch rechtzeitig
Buchhaltung EÜR, doppelte Buchführung EÜR, doppelte Buchführung
Gedanken machen, wie intensiv man auf Kontenrahmen SKR 03 / 04 SKR 03 / 04
die Dienste eines Steuerberaters zurück Fremdwährungen
greifen möchte. Invoiz und RechnungXXL Banking
bauen ganz konsequent darauf, dass ihre Berichte Tabellen, Grafik zum Umsatz tabellarisch
Nutzer jeden Eingangsbeleg nur grob klas-
sifizieren und ansonsten zur Buchhaltung Dokumente
Angebote / Auftragsbestätigungen / ////// //////
an den Steuerberater übergeben. Nutzer Lieferscheine / Rechnungen / Serien
dieser Dienste sind daher sogar für die rechnungen / Mahnungen / Gutschriften
regelmäßig fällige Abgabe einer Umsatz- anpassbare Nummernkreise 7 10
steuervoranmeldung auf den Steuer Layout-Möglichkeiten Vorlagen mit Platzhaltern, Briefpapier, Wasser- Logo, Briefpapier, Textbausteine
zeichen, Textbausteine
berater angewiesen. Trotzdem halten Ad-hoc-Angebotsposten
auch diese Dienste so wie die anderen Zustellung E-Mail + PDF, Brief- und Faxversand², Kunden- E-Mail + PDF, Brief- und Faxversand²
Testkandidaten ihre Anwender über den portal
Geschäftserfolg auf dem Laufenden. Wie digitale Signatur
prägnant sie das tun – rein tabellarisch Belegverwaltung
oder mit unterschiedlich einleuchtenden mobile Belegerfassung
DATEV-Export
Grafiken –, war ein weiteres Kriterium für
UstVA / Steuererklärung / /
die Buchhaltungs-Benotung.
Abläufe
Die Bewertung für den Funktionsum-
halbautomatische Auftragsabwicklung
fang deckt alle anderen Fähigkeiten der Mahnwesen manuell manuell
Testkandidaten ab, zum Beispiel die Op- unterbrechbare Abläufe
tion, Zugänge für mehrere Benutzer mit Schnittstellen/ Erweiterungsmöglichkeiten Dropbox, Salesforce, Shopify, Debitor Inkasso, CSV, HTML-Export, Web-Kasse²
unterschiedlichen Rollenprofilen zu ver- Google Cloud Print, offenes API, CSV
walten, die von Collmex und ansatzweise
von sevDesk angebotene Warenwirtschaft, Online-Payment
differenzierte Kundenverwaltung wie bei Zahlungsabgleich
Papierkram und nicht zuletzt die Schnitt- Besonderheiten konfigurierbares Dashboard Newsletterversand, Anlagenverwaltung,
Reisekostenabrechnung
stellen zu weiteren Anwendungen. Bei
Bewertungen
Mahnwesen haben wir zwischen halbauto-
Funktionsumfang
matischer und manueller Abwicklung
Bedienführung
unterschieden. „Halbautomatisch” bedeu- Auftragsbearbeitung
tet, dass der Dienst von sich aus meldet, Buchhaltung
wann eine Mahnung angemessen ist, Nettopreis/Monat 29,99 €/ 2 Benutzer 17,95 € / 3 Benutzer
während man bei manuellem Mahnwesen Abrechnung monatlich monatlich
selbst prüfen muss, ob Mahnungen ver- Testphase 30 Tage 1 Monat
schickt werden sollten. ¹ nur lesend ² gegen Aufpreis oder per Dienstleister ³ nur Vorkontierung 4
10,98 € im ersten Jahr
sehr gut gut zufriedenstellend schlecht sehr schlecht
Fazit
Abgesehen vom Collmex-Paket, das sich
unverkennbar an gestandene Profis zum seinen werbewirksamen Impress-Angebo- tung auch in etwas größeren Betrieben
Beispiel in mittelgroßen Handwerksbetrie- ten vom Mainstream ab, es baut aber für punkten. Papierkram und Billomat markie-
ben wendet, geben sich alle Testkandida- die Buchhaltung konsequent auf die Hilfe ren etwa die Mitte des Testfelds, wobei
ten gleichermaßen einsteigerfreundlich, eines Steuerberaters. Das tut auch Rech- Billomat mit besonders einladenden
setzen aber unterschiedliche Schwerpunk- nungXXL, das kann aber anders als Invoiz Supportfunktionen auffällt. Die Dienste
te. Am deutlichsten hebt sich Invoiz mit mit seiner detaillierten Benutzerverwal- sevDesk und Lexoffice geben sich mit ihren
116 c’t 2020, Heft 9
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Invoiz Unlimited Lexoffice Buchhaltung & Berichte Papierkram Pro+ RechnungXXL Basic sevDesk Buchhaltung
www.invoiz.de www.lexoffice.de www.papierkram.de https://rechnungxxl.de https://sevdesk.de/
Mail-Adresse + Passwort Mail-Adresse + Passwort spezifische URL, Mail-Adresse + Passwort Mail-Adresse + Passwort Mail-Adresse + Passwort, optional per
Zwei-Faktor-Authentifizierung
, Nutzer oder StB. , 4 Rollen (35 Einzelberechtigungen) (3 Rollen, 10 Rollenattribute)
Blog Telefon, Starthilfe, Direkthilfe, Direkthilfe, Starthilfen, Video-Tutorials, Direkthilfe Direkthilfe, Chat, Telefon, Forum
Video-Tutorials, Chat E-Mail, Fernzugriff
¹
de de, en de de de, en, fr, it, sp, gr
Kunden, Artikel Kunden, Lieferanten, Artikel Kunden, Lieferanten (Firmen und Ansprech- Kunden, Artikel Kunden, Lieferanten, Partner, Artikel
partner), Artikel
/ / / / /
² / ² / ² / / ² /
³ EÜR, doppelte Buchführung EÜR ³ EÜR
n. a. Auswahl, SKR 03 / 04 n. a. n. a. SKR 03 / 04 plus eigene Konten
(autom. Rechnungsabgleich) (abgekündigt)
Dashboard-Grafiken, Steuerschätzer Tabellen, Grafik zum Umsatz Dashboard-Grafiken, Tabellen, Stan- Dashboard-Grafiken und Tabellen Dashboard-Grafiken, Tabellen, Steuer
dard-BWA schätzer
////// ////// / / / / / / ////// //////
4 7 6 5 8
Logo, Webgestaltung (Impress-Angebote) Logo, Briefpapier, Formulareditor Briefpapier, Formulareditor Vorlagen, Logo, Textbausteine feste Vorlagen, Logo, Textbausteine
E-Mail + PDF, E-Mail + Link ins Kunden- E-Mail + PDF, Brief- und Faxversand², E-Mail + PDF E-Mail + PDF., Brief- und Faxversand² E-Mail + PDF, Brief- und Faxversand²,
portal Kundenportal Kundenportal
nur Erfassung
/ / / /
halbautomatisch manuell halbautomatisch manuell manuell
Excel, CSV / App-Marktplatz DATEVconnect online, ElsterOnline, Shop- CSV, Elster CSV DATEVconnect online, CSV / Reisekosten-
ware, openHandwerk, CSV, PDF für Belege, abrechnung, Dienstpläne, Inkasso, Telefon-
offenes API / Reisekostenabrechnung, anbindung
Terminbuchungen
²
(max. 2 Konten)
Impress-Angebote via Web, detaillierte hohe Wichtung für Anwendervorschläge, Steuerberaterzugang, Landkartenansicht für Kontaktadressen; Steuerberaterzugang, Kostenstellenrech-
Protokollierung aller Aktionen privater Modus Anlagenverwaltung Software alternativ lokal installierbar nung, virtuelle Kasse, Aktivitätenprotokoll
29,99 € 16,90 €4 8,00 € 8,99 € (99,00 €) 16,30 €
jährlich monatlich jährlich monatlich (zeitlich unbegrenzt) monatlich
14 Tage 30 Tage 14 Tage 30 Tage 14 Tage
vorhanden nicht vorhanden n. a. nicht anwendbar
Hilfsangeboten zurückhaltender, sind aber ngebote im Namen des Anwenders zu
A Textb earbeitung und Tabellenkalku
ähnlich informativ. Speziell bei Lexoffice schreiben und resultierende Aufträge lation. (hps@ct.de)
macht sich zudem die Anlehnung an womöglich bis zum Mahnen offener
Benutzerwünsche positiv bemerkbar. Rechnungen zu verfolgen. Insofern kann Literatur
Trotz aller Unterschiede taugt jeder jeder eine einschlägige PC-Anwendung [1] Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Erklärungen
der hier vorgestellten Dienste, um ersetzen und erst recht die Notlösung aus der Handelskammer Hamburg
c’t 2020, Heft 9 117
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