HANDBUCH DZA-DMS "DZAaddin" mit seinen verblüffenden Funktionen - DZA GmbH
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DZA GmbH
Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Sicherheitsingenieure / ASA-Spezialisten
HANDBUCH
DZA-DMS "DZAaddin"
mit seinen verblüffenden Funktionen.
✓ Kurzvideo (3:58 min) über die DMS-Funktion.
✓ Die verblüffenden Funktionen der DZAaddin-Software
sind in diesem Handbuch (grosse Lizenz) beschrieben.
✓ Die kleine Lizenz (Red) enthält Ziff 1-3.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.2021
Was ist die "DZAaddin"-Software?
Und wie funktioniert sie?
Das unkonventionelle, aber geniale DZA-Dokumenten-Manage-
ment-System (DMS), mit der DZAaddin-Software, wurde von der
Software-Firma bluebat speziell für die Anforderungen von ASA,
Sicherheitsingenieuren, Sicherheitsfachleuten, SiBe, Entwickler,
Konstrukteure, Wissenschaftler, Experten, Gutachter entwickelt.
Die Software greift nur auf das Microsoft-Office zu wie Excel und
Word und ist komplett unabhängig von anderen Softwaren wie
ERP, SharePoint etc.
Hier eine kleine Kostprobe der DZA-addin-Software in der Funk-
tion als DMS Einführung (Video 9:33 min). Sie werden staunen!
Die DZA-addin-Software hat noch viele weitere Funktionen
ausserhalb der DMS-Funktion, welche das IT-Leben erleichtern.
Das speziell für DZA entwickelte Ribbon (Menü-Band)
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INHALTSVERZEICHNIS
1. EINFÜHRUNG .......................................................................................................... 6
1.1. Die DZAaddin-Software beherrscht: ..........................................................6
1.2. Nutzen .......................................................................................................................6
2. Wichtige Hinweise .................................................................................................. 8
3. Datei öffnen ............................................................................................................. 9
3.1. Die Grund-Funktion "ÖFFNEN!"... .............................................................9
3.2. ▼ Datei im Excel öffnen .......................................................................................................9
3.3. ▼ Datei im Word öffnen ......................................................................................................10
3.4. Lizenzbedingungen, Lizenz einlesen ...................................................................11
4. Verzeichnis einlesen ............................................................................................ 11
4.1. ▼ Verzeichnis einlesen .....................................................................12
4.2. wird nicht zur Benutzung freigegeben .............................12
5. Verzeichnis synchronisieren ............................................................................... 12
5.1. Vor dem Synchronisieren sicherstellen, dass ... .................................................................12
5.2. Exceltabelle synchronisieren .....................................................12
5.3. Verzeichnis synchronisieren ......................................................13
5.4. Eine oder mehrere Zeilen und Dateien löschen .......................13
6. Dateierweiterung registrieren .............................................................................. 14
6.1. Dateierweiterungen registrieren ...............................................14
7. Unformatiertes Einfügen ...................................................................................... 15
7.1. ▼ Texte unformatiert einfügen ...................................................15
8. Datum einfügen .................................................................................................... 16
8.1. Datum einfügen .....................................................................................16
8.2. ▼ Hier können vordefinierte Daten eingefügt werden: .........................16
9. Zellenreiniger ........................................................................................................ 17
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9.1. Hier können viele Funktionen auf Zellen ausgewählt werden ......................17
10. Kopiere nach Verzeichnis .................................................................................... 17
10.1. Kopiere nach Verzeichnis ..........................................................17
10.2. Verschiebe nach Verzeichnis ............................................17
11. Transponieren....................................................................................................... 18
11.1. Einfügen von mehreren Dokumenten in eine Zelle ......................................18
12. Doubletten markieren ........................................................................................... 18
12.1. Doubletten markieren .......................................................................18
13. Eigenschaften (Einstellungen) ............................................................................ 20
13.1. Hier werden die Einstellungen am DZAaddin vorgenommen .......................20
14. Blattschutz aufheben ........................................................................................... 22
14.1. wird nicht zur Benutzung freigegeben ...............................................22
15. Inhalte extrahieren ................................................................................................ 22
15.1. Inhalte von ungeöffneten Dokumenten ins Excel kopieren. .................22
16. Zeilen Filter ........................................................................................................... 22
16.1. ist in Entwicklung .............................................................................................22
17. Aktualisieren ......................................................................................................... 22
17.1. Zum Updaten von Weiterentwicklungen und zum Aktualisieren der DZAaddin-
Software ......................................................................................................................................22
18. Outlook-SPAM-Filter gegen SPAM-Emails ..................................... 22
19. DZA Info................................................................................................................. 24
19.1. Kontaktadressen zu DZA und bluebat (Software-Entwickler) .............................24
20. Suchfunktionen im Excel-Dokumentenverzeichnis ........................................... 25
20.1. Übliche Suchkriterien sind zB ................................................................................................25
20.2. Erweiterte Suchkriterien sind möglich, zB .............................................................................25
20.3. Viele Möglichkeiten, um ein Dokument zu finden, zB ...........................................................25
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21. Praktische Excelfunktionen ................................................................................. 26
21.1. Sinnvolle Symbole auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff .........................................26
21.2. Fensterteile eines Tabellenblattes fixieren ......................................................................27
21.3. Arbeitsmappe verdoppeln, um Tabellenblätter direkt bearbeiten zu können ...................27
21.4. ACHTUNG beim Kopieren, wenn Filter gesetzt sind: Zellen nicht "herunterziehen". ....28
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1. EINFÜHRUNG
1.1. Die DZAaddin-Software beherrscht:
✓ Dateien rasch und sicher ABLEGEN!
✓ Abgelegte Dateien sicher und rasch wieder FINDEN!
✓ Gefundene Dateien einfach und rasch ÖFFNEN!
✓ Neue Dateien einfach und rasch ERFASSEN!
✓ Verzeichnisse mit Exceldateien SYNCHRONISIEREN!
✓ Überholte Dateien einfach (Rückverfolgbarkeit) ARCHIVIEREN!
✓ Nicht mehr verwendete Dateien einfach LÖSCHEN!
✓ Oft verwendete Programme einfach (für Backups) STARTEN!
Und viele weitere praktische Funktionen zum AUTOMATISIEREN!
1.2. Nutzen
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2. Wichtige Hinweise
Das DZAaddin funktioniert auf Windows-PC in Excel ab Microsoft-Office Ver-
sion 2007. Sein Einsatz kommt vor allem in Excel (als DMS) und in Word (in Be-
richten, Gutachten) zur Wirkung.
Jeder DZAaddin-Befehl kann mit der rechten Maustaste zur Symbolleiste für den
Schnellzugriff hinzugefügt werden, zB diese 3 laufend benutzten Befehle:
Datei öffnen + Unformatiertes einfügen + Zeilen und Dateien löschen.
Aktionen, die mit dem DZAaddin durchgeführt wurden, können nicht rückgängig
gemacht werden!
Gleich wie beim Löschen eines Termins im Outlook: Gelöscht ist gelöscht.
Deshalb wird empfohlen, unmittelbar vor dem Synchronisieren des Dokumenten-
Verzeichnisses: Exceldatei speichern, um nach einer Fehlmanipulation durch
den User diese Exceldatei löschen und die vorherige wieder öffnen zu können.
Im Dateinamen dürfen keine Strichpunkte ";" vorkommen, sonst interpretiert die
Software, dass ein neuer Dateiname beginnt und die Datei öffnet sich nicht.
Werden in einer gefilterten Exceltabelle mehrere Dateinamen markiert, um mit
einer DZAaddin-Funktion bearbeitet zu werden, zB zum Öffnen (Ziff 3), Löschen
(Ziff 5.4) oder Kopieren (Ziff 13), werden automatisch auch die ausgefilterten, dh
die nicht sichtbaren Dateien, markiert und bearbeitet.
Damit würden ungewollte Aktionen ausgelöst!
Lösung: Keine DZAaddin-Funktion in einer gefilterten Exceltabelle starten.
Wenn die Infos in den Fenstern zum Verständnis der Funktionen ausreichend
sind, wird auf weitere Erklärungstexte verzichtet.
Die Icons sind, je nach Version des Excel unterschiedlich. Wie sie aussehen be-
stimmt Microsoft zB:
Frühere Versionen Neuste Version 01.10.2018:
etc
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3. Datei öffnen
Wirkung:
Eine oder mehrere Dateien können immer und jederzeit direkt vom Dokumenten-Ver-
zeichnis (gewöhnliche Exceltabelle) geöffnet werden. Das Suchen im Explorer gehört
der Vergangenheit an.
3.1. Die Grund-Funktion "ÖFFNEN!"...
... findet Anwendung auf alle zum Öffnen bereitgestellten Dokumente:
✓ Word.docx
✓ PowerPoint.pptx
✓ Excel.xlsx
✓ Datei.pdf
✓ Text.txt
✓ Bild.jpg
✓ Video.mp4
✓ Grafik.dia
✓ Internetseiten, zB www.dza.ch oder http://www.dza.ch/aam/
✓ etc.
3.2. ▼ Datei im Excel öffnen
Alle Dateinamen müssen im Excel, auf dem gleichen Tabellenblatt, immer in der
gleichen Spalte sein.
Zum Öffnen einer Datei, muss der Cursor auf nur einer Zelle (egal auf welcher)
stehen, in deren Zeile der Dateiname der zu öffnenden Datei steht, zB:
Werden in einer Spalte mehrere Zeilen markiert, werden mit dem ✓ alle Dateien
sequentiell geöffnet.
Sind mehrere Dateinamen in einer Zelle aufgeführt (mit Strich-Punkt getrennt),
werden die Dateien sequentiell geöffnet.
Achtung: Nie ganze Zeilen, sondern pro Zeile nur eine einzelne Zelle markieren!
Achtung: Bei einer gefilterten Tabelle werden auch die zwischen den markierten
Dateien (nicht sichtbare Zeilen) geöffnet! Das können sehr viele sein!
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3.2.2.
Zeigt die Bilder in einem Bilderbuch
3.2.3.
Stellt die angeklickten Bilder in einem Fenster dar
3.3. ▼ Datei im Word öffnen
Auch im Word können Dateien geöffnet werden. Dies ist vor allem wichtig, wenn
Aussagen in Berichten, die von Dateien stammen, belegt werden müssen, zB in
Unfallgutachten oder Expertisen: Dann kann man direkt zur Aussage die entspre-
chende Datei mit dem Dateinamen als Nachweis öffnen.
Im Word ist dann am Zeilenanfang der Dateiname aufzuführen und mit einem
Tabulator vom nachfolgenden Text zu trennen. Der folgende Text könnte zB eine
Seitenzahl sein. So können alle Nachweise im Bericht sofort gefunden werden.
Beispiel:
8000622d_s_01.docx "Seiten 28 und 30"
Cursor auf die Zeile setzen und mit dem die Datei direkt öffnen.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.20213.4. Lizenzbedingungen, Lizenz einlesen
Die Lizenzbedingungen (Allgemein, Vertragsgegenstand, Support, Datenschutz,
Haftung, Schlussbestimmungen) lesen, verstehen und akzeptieren (Häklein set-
zen).
anklicken.
Im sich öffnenden Explorerfenster die Lizenzdatei suchen und anklicken und
auf klicken.
Die Lizenz wird automatisch ins Programmverzeichnis kopiert und bleibt dort
aktiv.
Nach dem Setzen der Lizenz anklicken.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.2021Die Funktionen ab Ziff 4 sind nur mit der grossen Lizenz aktiv
4. Verzeichnis einlesen
Wirkung:
Innert Sekunden können hunderte von Dateien ins Dokumenten-Verzeichnis (Excelta-
belle) eingelesen werden.
4.1. ▼ Verzeichnis einlesen
Liest das ganze Verzeichnis ab der Cursorposition ein und überschreibt alle
Einträge ab der Cursorposition!
4.2. wird nicht zur Benutzung freigegeben
5. Verzeichnis synchronisieren
Wirkung:
1. Vom Dokumenten-Verzeichnis aus werden alle Dateien gemanagt: Dokumente
werden eingelesen, geöffnet und gelöscht.
2. Es gibt keine nicht erfassten Dateien, dh es gibt keine Datei-Leichen mehr, die in
irgendwelchen Verzeichnissen auf ewig verschwunden sind.
5.1. Vor dem Synchronisieren sicherstellen, dass ...
... die Datei gespeichert ist, damit die Datei gelöscht und neu geöffnet werden
kann, wenn eines der nachfolgenden Kriterien vor dem Synchronisieren nicht be-
achtet worden ist.
... kein Filter gesetzt ist!
... keine leere Zelle zwischen dem ersten und dem letzten Datei-Namen besteht!
... der Cursor vor dem Synchronisieren auf dem ersten Datei-Namen der Spalte
mit den Dateien steht!
5.2. Exceltabelle synchronisieren
Wirkung:
Neue Dateien werden innert Sekunden dem Dokumenten-Verzeichnis zugefügt: Es
gibt keine nicht erfassten Dateien mehr.
Alle Dateien, die im Verzeichnis vorhanden sind, aber deren Datei-Name in der
Exceltabelle noch fehlen, werden am Schluss der Datei-Liste eingefügt und mit
grüner Farbe hinterlegt.
Sind im Verzeichnis Dateien nicht vorhanden, aber in der Exceltabelle deren
Datei-Namen noch aufgeführt, werden diese Datei-Namen mit "_NA_" (Not
Available) ergänzt und mit gelber Farbe hinterlegt.
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Wirkung:
Im Dokumenten-Verzeichnis gelöschte Dateien werden auch im Verzeichnisbaum ge-
löscht.
Alle Dateien, die im Verzeichnis vorhanden sind, aber deren Datei-Name in der
Exceltabelle gelöscht wurden (Zeilen in der Tabelle gelöscht, weil die Dateien
nicht mehr gebraucht werden und gelöscht werden sollen), werden im Verzeich-
nis mit "_NA_" (Not Available) ergänzt und können nun auch im Verzeichnis de-
finitiv gelöscht oder einfach als "gelöscht" im Verzeichnis belassen werden.
Sind im Verzeichnis Dateien nicht vorhanden, aber in der Exceltabelle sind de-
ren Datei-Namen noch aufgeführt, werden diese Datei-Namen in der Excelta-
belle mit "_NA_" (Not Available) ergänzt und mitbrauner Farbe hinterlegt und
können nun auch in der Exceltabelle definitiv gelöscht werden.
5.4. Eine oder mehrere Zeilen und Dateien löschen
Wirkung:
Die Dateien und die Excel-Zeilen der angeklickten (markierten) Excel-Zellen werden
umbenannt resp gelöscht.
Das ist die zeitlich schnelle und praktische Lösung von Ziffer 5.3. und ist vor allem
dort sinnvoll, wo nur eine bis wenige Dateien gelöscht werden sollen.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.2021 Alle Dateien, die im Verzeichnis vorhanden sind, und deren Datei-Name in der
Exceltabelle markiert sind, werden im Verzeichnis mit "_NA_" (Not Available)
ergänzt und können nun auch im Verzeichnis definitiv gelöscht werden.
Zugleich werden auch die in der Exceltabelle markierten Zeilen gelöscht.
Achtung: Bei einer gefilterten Tabelle werden auch die zwischen den markierten
Dateien (nicht sichtbare Zeilen) gelöscht.
6. Dateierweiterung registrieren
Wirkung:
Damit kann vorbestimmt werden, welche Datei-Typen mit welchen Programmen geöff-
net werden sollen. Das spart Zeit, Nerven und viele Popup-Fenster. Auch parametri-
sierte Programme können hier mit dem ✓geöffnet werden.
6.1. Dateierweiterungen registrieren
Hier kann man Dateierweiterungen (Extensionen) eintragen und festlegen, mit
welchen Programmen die Dateien mit dem DZAaddin geöffnet werden sollen.
Hier kann man auch parametrisierte Programme zum Öffnen definieren.
zB soll die Erweiterung ".pdf" immer mit dem Programm "PDFXEdit.exe" geöffnet
werden:
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.2021Erweiterung: ".pdf"
Programm: "C:\Program Files\Tracker Software\PDF Editor\PDFXEdit.exe".
Das gewünschte Programm kann mit dem Auswahlknopf (roter Pfeil) ausgewählt
werden.
Argumente (programmabhängig, wenn keine speziellen Argumente verlangt wer-
den):
➢ Die Zelle "Argumente" leer lassen, sonst parametrisieren:
➢ zB "/s /f $file$", wobei $file$ der Platzhalter für den Dateinamen ist.
7. Unformatiertes Einfügen
Wirkung:
Damit kann irgendwelcher, formatierter Text aus PDF, Word, Internet, EMails etc ohne
Returns und ohne Abstände in eine Zelle eingelesen werden.
7.1. ▼ Texte unformatiert einfügen
Text in Zwischenspeicher kopieren.
Mit dem Cursor die Zelle markieren (nicht in die Zelle hineingehen), in welche
der Text unformatiert eingefügt werden soll.
Beim Klicken auf wird der ganze Text in die Zelle ein-
gefügt, auf welcher der Cursor steht.
Wird das Fenster geöffnet, kann der Text im Zwi-
schenspeicher, je nach gespeichertem Text, in unterschiedlicher Art in die
Exceltabelle eingefügt werden:
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.20218. Datum einfügen
Wirkung:
Ein im Kalender ausgewähltes Datum wird mit der gewünschten Jahres-Verzögerung
direkt ins Dokumenten-Verzeichnis eingelesen.
8.1. Datum einfügen
Beim Klick auf öffnet der Kalender, um ein Datum einzufü-
gen.
8.2. ▼ Hier können vordefinierte Daten eingefügt werden:
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.20219. Zellenreiniger
Wirkung:
Viele praktische Funktionen können von einer manuellen "stundenlangen" Arbeit auto-
matisiert werden, zB in kürzester Zeit hunderte Hyperlinks entfernt werden.
9.1. Hier können viele Funktionen auf Zellen ausgewählt werden
Zuerst die Zellen in der Exceltabelle markieren, auf welche die Funktion ange-
wendet werden soll (Bereich wird beim Klicken auf angezeigt).
Dann Funktion im Fenster auswählen und OK klicken.
10. Kopiere nach Verzeichnis
Wirkung:
Damit können, direkt vom Excel aus, Dateien in ein anderes Verzeichnis kopiert wer-
den, zB in ein temporäres, Entwicklungs- oder Exportverzeichnis kopiert oder ver-
schoben werden.
10.1. Kopiere nach Verzeichnis
Mit dieser Funktion können im Excel markierte Dateien in ein beliebiges, anderes
Verzeichnis kopiert werden.
Während des Kopiervorganges von vielen Dateien bleibt Excel blockiert.
10.2. Verschiebe nach Verzeichnis
Mit dieser Funktion können im Excel markierte Dateien in ein beliebiges, anderes
Verzeichnis verschoben werden.
Während des Verschiebevorganges von vielen Dateien bleibt Excel blockiert.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.202111. Transponieren
Wirkung:
Mit dieser Funktion können mehrere Dateinamen in einer Zelle, in mehrere Zellen
verteilt werden, und umgekehrt wieder zusammengefügt werden.
11.1. Einfügen von mehreren Dokumenten in eine Zelle
Damit kann man mehrere Dokumente in eine Zelle, Strich-Punkt-getrennt, kopie-
ren, um sie dann mit dem DZAaddin zu öffnen, zB zur Dokumentation und
Nachverfolgbarkeit der Risikobeurteilung oder im AAM-System (Beurteilung von
Alleinarbeit).
Beispiel:
Dokument_01.docx
Dokument_02.docx
Dokument_03.docx
Dokument_04.docx
Bild_01.jpg
Bild_02.jpg
Bild_03.jpg
Bild_04.jpg
Bild_05.jpg
Bild_06.jpg Zellen mit den Dateinamen markieren
Auf klicken
Cursor auf Zelle stellen, in welche die Dateinamen eingefügt werden sollen.
Mit dem Tastaturbefehl Ctrl+V werden die Dateinamen in die Zelle Strich-Punkt-
getrennt eingefügt.
Dokument_01.docx;Dokument_02.docx;Dokument_03.do
cx;Dokument_04.docx;Bild_01.jpg;Bild_02.jpg;Bild_03.jp
g;Bild_04.jpg;Bild_05.jpg;Bild_06.jpg
Die Funktion ist auch umkehrbar!
12. Doubletten markieren
Wirkung:
Mit dieser Funktion können, nach dem ersten Dateinamen, die weiteren, mehrfach ge-
listeten Dateinamen markiert werden, ohne die realen Dateien zu verändern.
12.1. Doubletten markieren
Nach dem Zusammenfügen mehrerer Dokumentenverzeichnisse mit gleichen und
unterschiedlichen Dateinamen und dem Sortieren sind die gewünschten Dateina-
men oder die ganze Spalte zu markieren.
Nach dem Klick auf den Button wird der erste der gleichen Dateinamen nicht ver-
ändert, dagegen die weiteren, gleichen Dateinamen mit "_DUB_" markiert.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.2021 Da die realen Dateinamen nicht verändert werden, können die "_DUB_" über die
Excel-Funktion Suchen und Ersetzen wieder rückgängig gemacht werden
Beispiel:
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Wirkung:
Mit diesen Einstellungen kann auf irgendwelche Dateien in irgendwelchen Verzeich-
nissen direkt zugegriffen und diese gemanagt werden.
13.1. Hier werden die Einstellungen am DZAaddin vorgenommen
13.1.1. DZA Spalte/Zeile
Beispiele ohne Ausnahmeregelung
"DZAcol A": In allen Arbeitsblättern wird die Synchronisation immer in der Spalte
A durchgeführt und beginnt auf jener Zeile, auf welcher der Cursor aktuell steht.
"DZAcol_Präsentation C": Im Arbeitsblatt "Präsentation" wird die Synchronisation
immer in der Spalte C durchgeführt und beginnt auf jener Zeile, auf welcher der
Cursor aktuell steht.
Die Ausnahmeregelungen
"DZAsyncrow 10": In allen Arbeitsblättern wird die Synchronisation immer ab der
Zeile 10 beginnen, egal wo der Cursor steht.
"DZAsyncrow_Präsentation 5": Im Arbeitsblatt "Präsentation" wird die Synchroni-
sation immer ab der Zeile 5 beginnen.
13.1.2. DZA Verzeichnis (DZAverz)
Ohne Eintrag
Das DZAaddin sucht die Dateien automatisch im Verzeichnis, in welchem sich die
Exceltabelle (zB Dokumentenverzeichnis) befindet und zusätzlich noch im Unter-
verzeichnis "Bilder" (default).
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Damit kann man das DZAaddin zum Öffnen von Dateien in beliebigen anderen
Verzeichnissen erweitern:
In der Spalte "Name" wird eine Fortlaufende ID gewählt, immer mit dem Präfix
"DZAverz" und irgendeinem fortlaufenden Nummer- oder Buchstaben-System, zB
DZAverz_01, DZAverz_02, DZAverz_03 etc.
Beispiel:
8000622d_s_02.xlsx DZAaddin
Wir befinden uns im Arbeitsblatt "Tabelle 3" und habe in der Spalte D den Datei-
namen "Schraubenzieher_01.jpg". Dieses Bild möchten wir gerne öffnen.
Wenn die Datei "Schraubenzieher_01.jpg" in den eingestellten Verzeichnissen
nur einmal vorkommt, öffnet das DZAaddin die Datei direkt.
Wenn die Datei "Schraubenzieher_01.jpg" in den aufgelisteten Verzeichnissen in
der Spalte "Name" aber mehrmals vorkommt,
➢ einmal im Verzeichnis "w:\Daten\Gesetze\" und
➢ einmal im Verzeichnis "w:\Daten\BUERO\SicherheitsDok\SuvaPublikatio-
nen\"
öffnet das DZAaddin ein Auswahlfenster mit allen eingestellten Verzeichnissen, in
denen die Datei "Schraubenzieher_01.jpg" vorkommt.
Nun kann ausgewählt werden, in welchem Verzeichnis die Datei "Schraubenzie-
her_01.jpg" geöffnet werden soll
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14.1. wird nicht zur Benutzung freigegeben
15. Inhalte extrahieren
Wirkung:
Damit können ganze Inhalte von ungeöffneten Dokumenten automatisch in eine Ta-
bellenzelle kopiert werden, zB ganze EMail-Inhalte, PDF's oder Worddokumente.
Diese Funktion ist sehr praktisch und effizient.
15.1. Inhalte von ungeöffneten Dokumenten ins Excel kopieren.
Anstelle, dass die Datei mit dem ✓ geöffnet wird, kann mit einem Klick auf den
Button der auf Suchbegriffe reduzierte Inhalt der Datei,
ohne geöffnet zu werden, direkt in eine Zelle eingelesen werden und als Suchbe-
griffe genutzt werden.
Mehrfach-Wörter werden nur 1x, Nicht-Suchwörter, zB und, oder, als, der, die,
das etc werden nicht eingelesen.
Voraussetzungen:
Der Cursor muss in der Zeile auf einer leeren Zelle stehen.
Der Text sollte nicht mehr als ca 8 A4-Seiten lang sein (max 32'767 Zeichen).
Das Dokument muss lesbaren Text enthalten.
16. Zeilen Filter
16.1. ist in Entwicklung
17. Aktualisieren
Wirkung:
Mit dieser Funktion können Updates von neuen Features und Weiterentwicklungen der
Software "DZAaddin" heruntergeladen und installiert werden.
17.1. Zum Updaten von Weiterentwicklungen und zum Aktualisieren
der DZAaddin-Software
Wenn das Programm DZAaddin weiterentwickelt worden ist, erhält der Betrieb
Bescheid, um das Programm zu aktualisieren.
18. Outlook-SPAM-Filter gegen SPAM-Emails
Die DZAaddin-Software bietet auch einen sehr effizienten Email-SPAM-Filter für
Emails im Outlook:
DZA GmbH Ottigenbühlring 11 CH-6030 Ebikon Internet: www.dza.ch 8000622d_s_01.docx S.22 / 28
© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.2021Einmal die Adresse angewählt werden Emails
mit dieser Email-Adresse oder
mit dieser Domäne
markiert und direkt in den SPAM-Ordner verschoben.
Mit dem SPAM-Manager können die Einstellungen gemacht werden und versehent-
lich falsche Email-Adressen oder Domänen gesperrt, wieder entsperrt werden.
Einmal ein Wort eingegeben, zB "Kreditvergabe" oder "Lottery", werden die Emails mit
diesen Wörtern markiert und direkt in den SPAM-Ordner verschoben.
Mit dem Einsatz dieses individuell einstellbaren SPAM-Filters wird die Triage der
Emails automatisch durchgeführt.
Das ist eine grosse Entlastung, denn auch jedes der hunderten oder tausenden
SPAM-Emails muss kurz angeschaut werden:
Denn es könnte ja auch kein SPAM-Email, sondern eine elektronische Rechnung sein,
zB von Swisscom, die aber nicht von Swisscom, sondern von einer dazu beauftragten
Firma verschickt wird.
DZA GmbH Ottigenbühlring 11 CH-6030 Ebikon Internet: www.dza.ch 8000622d_s_01.docx S.23 / 28
© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.202119. DZA Info
19.1. Kontaktadressen zu DZA und bluebat (Software-Entwickler)
DZA GmbH: Web: www.dza.ch
EMail: Info@dza.ch
Phone: +41 41 440 14 47
bluebat GmbH: Web: www.bluebat.ch
EMail: info@bluebat.ch
Phone: +41 33 951 10 38
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.202120. Suchfunktionen im Excel-Dokumentenverzeichnis
Wenn ein User in Google nach etwas sucht, muss er wissen, nach was er sucht.
Das gleiche gilt auch für abgelegte Dateien auf dem PC: Die möglichen Suchkriterien,
um ein Dokument mit dem DZA-DMS zu suchen, sind fast unbeschränkt und: Je mehr
Suchkriterien ein User zur Verfügung hat, desto zielsicherer hat er Zugriff auf das ge-
suchte Dokument, weil der User sich immer an einige Suchkriterien erinnert, welche
im gesuchten Dokument enthalten sind oder es definieren.
20.1. Übliche Suchkriterien sind zB
Die Verzeichnisstruktur, der Verzeichnisbaum
(der User weiss noch, wo er das Dokument im Verzeichnisbaum abgelegt hat)
Dokumenten-Name
(der User weiss noch wie das Dokument heisst)
Dokumenten-Extension
(der User weiss noch ob das Dokument ein xls, doc, pdf etc ist)
Autor des Dokuments
(der User weiss noch wer der Autor des Dokuments ist)
20.2. Erweiterte Suchkriterien sind möglich, zB
An welche Worte erinnert sich der User im Inhalt des Dokuments (Suchbegriffe)?
An welchem Tag oder Monat oder Jahr wurde das Dokument erstellt?
An welchem Tag oder Monat oder Jahr wurde das Dokument zuletzt geändert?
Welche Änderungen wurden am Dokument gemacht?
Hat das Dokument eine Pendenz mit Datum und was ist die Pendenz?
Welche Priorität hat das Dokument zur weiteren Entwicklung?
Ist das Dokument das Original oder eine Kopie?
Zu welchem Projekt, Abteilung, Maschine, Kunde etc gehört das Dokument?
Ist das Dokument noch aktiv oder überholt (archiviert mit Archiv-Flag)?
Braucht der User das Dokument nur 1x wöchentlich, monatlich oder jährlich?
Welcher Dokumentenart ist es zugeordnet: Brief, Vertrag, Liste, Weisung, Bild etc
Welche Mitarbeiter benützen das Dokument auch noch (Löschkriterium)?
Der User kann spezielle Suchbegriffe zum Finden eines Dokuments eingeben.
Jedes beliebig weitere Suchkriterium ist möglich: Das System ist offen.
20.3. Viele Möglichkeiten, um ein Dokument zu finden, zB
Der Suchbegriff (zB Risiko) ist im Dokument enthalten.
Mehrere Suchbegriffe (zB Risiko + Maschine) sind im Dokument enthalten (UND).
Mehrere Suchbegriffe (zB Risiko + Maschine) könnten im Dokument sein (ODER).
Das Suchkriterium (zB xlsx) gehört nicht zum Dokument (AUSSCHLUSS).
etc.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.202121. Praktische Excelfunktionen
21.1. Sinnvolle Symbole auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff
Wirkung:
Mit dieser Funktion können häufig verwendete Befehle, unabhängig der markierten
Register, sofort ausgelöst werden.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.202121.2. Fensterteile eines Tabellenblattes fixieren
Wirkung:
Mit dieser Funktion können Teile eines Tabellenblattes so fixiert werden, dass sie
beim Scrollen immer im Sichtfeld bleiben.
Reiter Ansicht / Gruppe Fenster / Fenster fixieren
21.3. Arbeitsmappe verdoppeln, um Tabellenblätter direkt bearbeiten zu können
Wirkung:
Mit dieser Funktion können zB die Daten im Dokumentenverzeichnis und gleichzeitig
die virtuellen Verzeichnisse (Verzeichnisbaum) eingesehen werden.
Reiter Ansicht / Gruppe Fenster / Neues Fenster
Reiter Ansicht / Gruppe Fenster / Alle anordnen
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.202121.4. ACHTUNG beim Kopieren, wenn Filter gesetzt sind: Zellen nicht "herun-
terziehen".
Wirkung:
Beim "Herunterziehen" von Zellen zum Kopieren werden auch die nicht sichtbaren,
dh die herausgefilterten Zellen mit den heruntergezogenen Zellen überschrieben!
Zelle mit Ctrl+C in die Zwischenablage kopieren, die zu überschreibenden Zellen
markieren und mit Ctrl+V oder Enter überschreiben.
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© 2021 Tel: 041 440 14 20 Email: info@dza.ch Stand: 27.09.2021Sie können auch lesen
