HOWTO - HOME-OFFICE FÜR IHRE MITARBEITER - NECKAR IT GMBH 1.17.0-SNAPSHOT A2D54FD8EB, 2022-02-03
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HowTo - Home-Office
für Ihre Mitarbeiter
Neckar IT GmbH
1.17.0-SNAPSHOT a2d54fd8eb, 2022-02-03HowTo - Home-Office für Ihre Mitarbeiter HOME OFFICE - TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE HERAUSFORDERUNGEN Bereits seit Jahren beschäftigen wir uns als Software-Unternehmen mit den Möglichkeiten und Herausforderungen der Remote-Zusammenar beit. Bisher profitieren wir nur selbst als Unternehmen von unseren Erfahrungen. Aufgrund der aktuellen Lage möchten wir diesen Erfahrungsschatz auch anderen zur Verfügung stellen. Rufen Sie uns an: 07473 / 959 49 60 Corona-Rabatt: 30% auf unseren üblichen Stundensatz Wir gewähren aufgrund der besonderen Situation 30% Rabatt auf unse ren üblichen Stundensatz. Dieses Angebot gilt bis zum 31.3.2020. Technik und Organisation Es gibt zwei Hauptaspekte welche gelöst werden müssen. Zum einen müssen die technischen Voraussetzungen erfüllt werden. Noch wichtiger ist jedoch eine angepasste Arbeitsorganisation und Kommunikation, da Remote-Arbeit besondere Herausforderungen - aber auch Chancen - mit sich bringt. 1
HowTo - Home-Office für Ihre Mitarbeiter
Technik: Remote-Zugriff ermöglichen
Zunächst müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden,
damit sich die Mitarbeitenden überhaupt mit dem Firmennetzwerk ver
binden können. Wir möchten dringend darauf hinweisen, dass die
Sicherheit dabei nicht vernachlässigt werden darf.
Szenario 1: VPN + RDP
Um möglichst einfach auch von daheim aus arbeitsfähig zu sein, bietet
sich die Fernsteuerung des Firmenrechners von zuhause an. Dabei
wählt sich der Mitarbeitende per VPN im Firmennetzwerk ein und steu
ert dann den Firmen-PC z.B. per RDP (Remote Desktop Protocol) fern.
Sicherheits-Problem: Privat-PCs im Firmennetz
Der größte Nachteil dieser Lösung liegt darin, dass die Privat-PCs direkt
mit dem Firmennetz verbunden werden. Dies ist problematisch, da die
Sicherheit der Privat-Geräte nicht immer gewährleistet ist.
Szenario 2: Notebook + VPN
Wenn Firmen-Notebooks zur Verfügung stehen, können diese über die
private Internet-Verbindung und VPN direkt ins Firmennetz eingebun
den werden.
Dies ist in aller Regel die einfachste Lösung - sofern die Mitarbeitenden
mit Notebooks ausgestattet sind.
Szenario 3: Fernsteuerung per Browser
Wir können Sie bei der Installation einer einfachen Lösung unterstüt
zen, welche eine Fernsteuerung des Firmen-PCs allein per Browser
erlaubt.
Bei dieser Lösung ist sichergestellt, dass sich keine Privat-Geräte ins Fir
mennetzwerk verbinden. Die Fernsteuerung des Firmen-PCs erfolgt
über eine Browser-Lösung die mit allen Geräten kompatibel ist.
Der Mitarbeitende verbindet sich mit dem Browser seines Privat-PCs
auf einen sicheren Server im Internet. Nur dieser Server ist mit dem Fir
mennetz verbunden.
2HowTo - Home-Office für Ihre Mitarbeiter
Vorteile
• 100% kompatibel: Es muss keine Software auf den Privat-PCs instal
liert werden. Ein handelsüblicher Browser genügt.
• Einfache Konfiguration: Die Konfiguration erfolgt zentral. User und
Berechtigungen können einfach verwaltet werden.
• Sicher: Es erfolgt keine direkte Verbindung der Privat-PCs mit dem
Firmennetz: Viren haben keine Chance.
• Stabil: Durch den einfachen Aufbau gibt es keine Probleme mit VPN
oder Firewall.
ORGANISATION
Wenn die technischen Hürden zur Remote-Arbeit überwunden sind,
beginnt der schwere Teil: Remote-Arbeit muss deutlich anders organi
siert werden als die Zusammenarbeit vor Ort.
Schwierig wird die Umstellung zur Remote-Arbeit daher dann, wenn die
Mitarbeiter bisher die gemeinsame Tätigkeit an einem Ort gewohnt
sind.
3HowTo - Home-Office für Ihre Mitarbeiter
Remote != Lokal
Remote-Zusammenarbeit unterscheidet sich fundamental von der
Zusammenarbeit vor Ort.
Die Kommunikation im Büro funktioniert automatisch und oft unbe
wusst - man denke an den Wert der Kaffe-Küche für den Informations
-Austausch und als Beziehungs-Helfer.
Deshalb ist es notwendig bei einer Remote-Zusammenarbeit ansonsten
selbstverständlich stattfindende Prozesse etwas formaler und bewuss
ter durchzuführen.
Asynchrone Zusammenarbeit
Jedes Unternehmen hat eine Kernarbeitszeit zu der alle Personen anwe
send sind.
In der aktuellen Situation wird es notwendig sein, dass die Mitarbeiten
den sich ihre Arbeitszeit frei einteilen. Daher wird eine direkte Abstim
mung per Telefon/Video-Konferenz nicht immer möglich sein.
Kommunikation per Email wird aber sehr schnell umständlich und inef
fizient.
Messaging-Server ist notwendig (z.B. Slack, Mattermost)
Um verteilte Kommunikation transparent zu gestalten, haben sich soge
nannte Messaging-Server bewährt. Diese erlauben eine einfache, trans
parente und asynchrone Kommunikation.
Das Prinzip ist dasselbe wie z.B. bei WhatsApp, nur dass Ihr Unterneh
men und nicht Facebook die Kontrolle über den Server hat.
Ohne einen zentralen Messaging-Server besteht die Gefahr, dass wich
tige Informationen verloren gehen und nicht alle Adressaten erreicht
werden.
Auf dem Messaging-Server geschriebene Nachrichten können später
von anderen Personen jederzeit nachgelesen werden.
4HowTo - Home-Office für Ihre Mitarbeiter
Echtzeit-Kommunikation (Video- / Telefon-
Konferenzen)
Video-/Telefon-Konferenzen ersetzen die Besprechungen vor Ort.
Der verbale Aspekt macht nur einen relativ kleinen Teil der gesamten
Kommunikation aus. Deshalb empfiehlt sich der Einsatz einer Video-
Konferenz um (wenigstens) den Gesichtsausdruck der Gesprächspart
ner wahrnehmen zu können.
Best Practices
Bei der Remote-Arbeit haben sich gewisse Best Practices heraus kristal
lisiert. Diese erleichtern die Zusammenarbeit ungemein:
Tägliches "Stand up" (15 Minuten)
Einmal täglich sollten sich alle Mitarbeiter für 15 Minuten austauschen:
• Was ist bisher gelaufen?
• Was sind aktuelle Probleme?
• Was habe ich vor zu erledigen?
Dieses formelle Meeting hilft sich gegenseitig auf dem laufenden zu hal
ten. Es geht nicht darum Details zu besprechen, sondern wichtige Infor
mationen zum aktuellen Stand auszutauschen.
Auf diesem Wege bekommt jede Person ein Gefühl für die Aufga
ben/Herausforderungen der anderen. Missverständnisse und "Hätte ich
das gewusst!"-Situationen lassen sich so von vorneherein vermeiden.
Im kleineren Kreise können einzelne Themen dann anschließend detail
liert besprochen werden.
5HowTo - Home-Office für Ihre Mitarbeiter
Anmelden / Abmelden
Wer ins Büro kommt begrüßt die anderen; wer nach Hause geht, verab
schiedet sich.
Das ist zunächst einfach nur höflich. Hat aber den Nebeneffekt, dass
jede Person weiß, wer gerade da ist.
Bei der Remote-Arbeit ist es daher für die Zusammenarbeit unerläss
lich, sich über den Messaging-Server kurz an- und abzumelden. So wis
sen die anderen wer gerade für Rückfragen/Bitten zur Verfügung steht.
Aufgaben-Tracking
Wer macht was? Was im Büro noch informell besprochen und abge
stimmt werden kann, bedarf Remote etwas mehr Organisation.
Es gibt dafür einfache Ticket-Lösungen (z.B. Trello) welche die Abstim
mung des "wer macht was" deutlich vereinfachen. Gleichzeitig wird
durch diese Ticket-Systeme die notwendige Transparenz geschaffen um
doppelte Arbeit und Missverständnisse zu vermeiden.
Anrufen
Wenn man sich gegenüber sitzt, ist die Schwelle, schnell eine Frage zu
6HowTo - Home-Office für Ihre Mitarbeiter stellen, sehr gering. Diese schnellen Fragen sind für eine konstruktive und produktive Zusammenarbeit essentiell. Deshalb muss bei der Remote-Arbeit regel mäßig zum Hörer / Headset gegriffen werden. Die Telefon-Nummern aller anderen müssen einfach verfügbar sein. Rufen Sie uns an! Remote-Arbeit ist einfach mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite! Nutzen Sie unsere Erfahrung und lassen Sie sich und Ihren Mitarbeitern beim Einstieg helfen. Wir unterstützen Sie! Sie vermeiden so die ansonsten zwangsläufig auf tretenden Anfänger-Fehler. Telefon: 07473 / 959 49 60 Neckar IT - über uns Wir sind ein junges und dynamisches Software-Unternehmen. Technik und moderne Arbeitsabläufe sind für uns entscheidend. Seit mehr als 10 Jahren Erfahrung mit Remote-Arbeit Wir arbeiten seit Jahren Remote und vor Ort mit agilen Methoden. Daher kennen wir die Herausforderungen und Chancen der Remote-Ar beit aus eigener Erfahrung. 7
Neckar IT GmbH Ulrichstraße 25 72116 Mössingen +49 (0) 7473 / 959 49 60 info@neckar.it https://neckar.it Gemeinsam vertretungsberechtigte Geschäftsführer Johannes Schneider, Christian Erbelding Registergericht: Amtsgericht Stuttgart Registernummer: HRB 770878 USt-Id: DE326321633
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