Infomappe zur WM 2014 - für Volunteers/freiwillige Helfer von Ansprechpartner bis Zeitplan

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Infomappe zur WM 2014 - für Volunteers/freiwillige Helfer von Ansprechpartner bis Zeitplan
Infomappe zur WM 2014
für Volunteers/freiwillige Helfer

   … von   Ansprechpartner bis Zeitplan …

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Infomappe zur WM 2014 - für Volunteers/freiwillige Helfer von Ansprechpartner bis Zeitplan
Helfermappe

 Inhalt

 Anfang..................................................................................................................4

 Ansprechpartner / Organisationskomitee...................................................................5
 Auf- und Abbau......................................................................................................6

 Ausweis................................................................................................................6
 Arbeits-/Aufgabenbereiche......................................................................................7

 Arbeits-/Einsatzzeiten.............................................................................................8
 An-/Abmelden........................................................................................................8

 Alkohol..................................................................................................................8
 Bekleidung............................................................................................................9

 Champions Night....................................................................................................9
 Internet................................................................................................................9

 Kommunikation......................................................................................................9
 Kampfrichter..........................................................................................................9

 Kongress.............................................................................................................10
 Kostenersatz........................................................................................................10

 Logo / Werbung für die WM....................................................................................10
 Materialeinkauf.....................................................................................................10

 Millenniums-Lehrgang...........................................................................................10
 Notfall.................................................................................................................11

 Ordnerdienst / Security.........................................................................................12
 Organigramm.......................................................................................................13

 Presse.................................................................................................................13
 Parkplatz.............................................................................................................13

 Putzkolonne / Reinigung........................................................................................13
 Schulungen..........................................................................................................13

 Stadtplan/Übersicht..............................................................................................14
 Tickets................................................................................................................14

 Turnierablauf........................................................................................................14
 Unterkunft...........................................................................................................14

 Verantwortung.....................................................................................................14
 Verhalten.............................................................................................................15

 Verluste...............................................................................................................15

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 Verpflegung.........................................................................................................15
 Versicherung........................................................................................................15

 WM-Büro.............................................................................................................15
 World Karate Federation (WKF)...............................................................................16

 Zeitplan / Termine................................................................................................16
 Zonen / Bereiche in der Halle.................................................................................16

 Zum Schluss noch................................................................................................17
 Anhang...............................................................................................................18

Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2                                                                                 3 / 18
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 ANFANG
 Die Karate-Welt blickt vom 5. bis 9. November 2014 nach Bremen. In der ÖVB-Arena
 wird die 22. Karate-Weltmeisterschaft stattfinden. Die Verantwortung für Organisation
 und Durchführung wurde vom Deutschen Karate Verband e.V. dem Bremer Karate Ver-
 band e.V. übertragen. Veranstalter ist die World Karate Federation (WKF). Das Organisati-
 onsteam steht unter Leitung von Reiner Zimbalski und Horst Kaireit. Los geht’s dabei be-
 reits Ende Oktober 2014 mit dem Weltkampfrichter-Lehrgang und dem Millenniums-Lehr-
 gang, an dem Du vielleicht auch als Sportler teilnehmen möchtest. Auf jeden Fall werden
 es spannende Tage in Bremen, auf die wir uns freuen.
 Eine Veranstaltung dieser Größenordnung verlangt einerseits genaue Planung und Vorbe-
 reitung durch ein kleines Organisationsteam - der wesentliche Erfolgsfaktor bist aber Du
 als Volunteer/freiwilliger Helfer, egal in welcher Funktion. Genau an Dich richtet sich da-
 her dieses Dokument. Es hat den Zweck, alle für Dich relevanten Informationen in kom -
 primierter Form zur Verfügung zu stellen und somit Dir und der Gesamtorganisation zu
 ermöglichen, die vermutlich trotz aller guten Planung und Voraussicht hektischen Tage
 vor und während der WM 2014 gut zu bewältigen. Die meisten Dinge gehen nämlich des -
 wegen schief, weil es unklare oder unvollständige Informationen gibt und daraus Unsi-
 cherheiten entstehen und Probleme, die dann die Hektik zusätzlich unnötig erhöhen.

 Bitte lies Dir daher diese Infomappe sowie das später noch folgende Material
 genau durch und versuche, den Erfolg der Karate-WM 2014 in Bremen bestmög-
 lich durch Einhaltung der Anregungen zu unterstützen – Du und Deine Mitarbeit
 sind der wesentliche Garant für unseren gemeinsamen Erfolg.

                 Zusammen schaffen wir eine großartige
                                      Weltmeisterschaft!

                           Für das Organisationsteam der WM 2014

                                    Reiner Zimbalski & Horst Kaireit

Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2                                                      4 / 18
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 ANSPRECHPARTNER / ORGANISATIONSKOMITEE
 Das Organisationskomitee für die Karate-WM 2014 arbeitet seit 2008 an der Umsetzung
 der Weltmeisterschaft.

 Das OK-Team von links: Bernd Lühr, Horst Kaireit, Rolf Hanke, Andreas Wendelken,
 Tobias Nickel, Dr. Elke von Oehsen, Reiner Zimbalski, Jens Jensen, Frank Miener, Rolf
 Haferkorn. Es fehlen Dr. Jürgen Fabian und Bernd Harbeck.

           Funktion                             Name                   E-Mail
 Leitung                        Reiner Zimbalski         reiner.zimbalski@karate2014.de
 Gesamtorganisation             Horst Kaireit            horst.kaireit@karate2014.de

 Leitung                        Rolf Haferkorn           rolf.haferkorn@karate2014.de
 Turnierorganisation            Stv. Jens Jensen         jens.jensen@karate2014.de

                                Rolf Hanke               rolf.hanke@karate2014.de
 Leitung Security
                                Stv. Andreas Wendelken   andreas.wendelken@karate2014.de

                                                         bernd.harbeck@karate2014.de
                                Bernd Harbeck
 Leitung Catering                                        bernd.luehr@karate2014.de
                                Stv. Bernd Lühr

 Leitung Logistik               Tobias Nickel            tobias.nickel@karate2014.de

 Leitung Medien & Internet      Frank Miener             frank.miener@karate2014.de

                                Dr. Elke von Oehsen      elke.voneohsen@karate2014.de
 Leitung KR-Lehrgang
                                Stv. Dr. Jürgen Fabian   jürgen.fabian@karate2014.de

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 AUF- UND ABBAU
 Der Auf- und Abbau der Meisterschaft ist eine der Hauptarbeiten für das Team “Turnieror-
 ganisation”. Denn die WKF hat klare Vorgaben, die wir einhalten müssen und werden. Du
 kannst dabei behilflich sein. Uns freut es, wenn Du - und die anderen Teammitglieder -
 überall Hand anlegst und damit dafür sorgst, dass für Athleten und Offizielle optimale Be-
 dingungen herrschen.

 Die genauen Zeiten findest Du im Anhang dieser Mappe; sie werden von den Bereichslei -
 tern noch detailliert erstellt. Der Zeitplan für die WM ist von der WKF erstellt, Du findest
 die aktuelle Version auf www.karate2014.de/zeitplan. Der Aufbau der WM wird aller Vor-
 aussicht nach am Montag, 3. November 2014, beginnen und der Abbau am Sonntag-
 abend, 9. November 2014, abgeschlossen sein. Die ersten Aufgaben beginnen aber be-
 reits am 30. Oktober für den Welt-Kampfrichter- und den Millenniums-Lehrgang.

 AUSWEIS
 Bei Ankunft erhältst Du einen Ausweis, der Dir den Zutritt zu den einzelnen, auf der Karte
 angegebenen Bereichen erlaubt. Es wird unterschiedliche "Sicherheitsbereiche" in der
 ÖVB-Arena geben (siehe →Zonen), wo jeweils nur bestimmte Personen/-gruppen Zutritt
 haben. Dies müssen wir aufgrund der Vorgaben der WKF und der ÖVB-Arena-Hallenord-
 nung durch einen funktionierenden →Ordnerdienst sicherstellen.

 Der Ausweis, den wir auch Akkreditierung nennen, muss ständig sichtbar getragen wer-
 den. Damit und mit der→Kleidung wirst Du für alle anderen Volunteer/freiwilligen Helfer,
 die ->Security und Zuschauer als Teil des Teams erkennbar. Den Anweisungen unserer
 Ordner ist Folge zu leisten, auch durch die anderen Helfer.

 ARBEITS-/AUFGABENBEREICHE
 In diesem Abschnitt werden die Arbeits-/Einsatzbereiche im Überblick dargestellt.

 Organisationskomitee: Dieses Team arbeitet seit 14.02.2009 intensiv an der Planung
 und Vorbereitung unserer Weltmeisterschaft, seine Mitglieder sind gesamtverantwortlich
 und treffen auch alle notwendigen Entscheidungen für die Bereiche und die Organisation
 in Gänze. Die Mitglieder sind unter →Ansprechpartner aufgeführt.

 Catering: Dieser Bereich wird an allen Tagen der Vorbereitung und während des Turniers
 dafür sorgen, dass die Volunteers/freiwilligen Helfer kulinarisch verwöhnt werden, damit
 die Leistungsfähigkeit auf hohem Niveau erhalten bleibt. Zudem werden auch andere,
 noch näher zu bezeichnende Personengruppen von der Küche mit versorgt. Dazu gehören
 unter anderem die Weltkampfrichter.
 Turnierorganisation: Hier gibt es während der WM viel Arbeit am Anfang bzw. am Ende
 der WM-Woche, weil da die ÖVB-Arena und das Headquarterhotel für Meetings & die Re-
 gistrierung eingerichtet, für das Turnier hergerichtet und wieder abgebaut werden müs-
 sen. In dieses Aufgabengebiet fällt die Vorbereitung und Durchführung auch des Ablaufes
 der WM 2014, sowohl zeitlich als auch inhaltlich, z.B. Nennungen der Teams, Auslosun-
 gen, Kampfrichtertische, etc.

Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2                                                       6 / 18
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 Medien & Internet: Vor der WM 2014 bzw. während und nach der Turniertage wird die-
 ses Team dafür sorgen, dass möglichst viele Informationen in den regionalen und überre-
 gionalen Medien (auch Fernsehen) zur Verfügung gestellt werden. Die Vertreter der Pres-
 se und die sozialen Medien wie Facebook und Twitter werden von dem Bereich Medien
 und Internet betreut. Die läuft in enger Abstimmung mit der WKF, um dem Karate ein
 nachhaltig positives Bild in der Öffentlichkeit zu schaffen und zu erhalten.

 Logistik: In diesem Bereich werden logistische Vorgänge rund um die Weltmeisterschaft
 koordiniert und durchgeführt. Angefangen von Fahrdienste und Transport der National-
 mannschaften, Funktionäre, VIPs und Materialien über die Bereitstellung von Beschilde-
 rungen und Wegweiser rund um das Areal der ÖVB-Arena Halle 1 bis 4.1 und dem Kon-
 gresszentrum sowie dem Millenniums-Lehrgang bis hin zu Kommunikations- und Infor-
 mationsdienste an Flughäfen, Bahnhöfen, der ÖVB-Arena und Hotels. Der Logistikbereich
 spielt eine zentrale Rolle und verfügt über Schnittstellen zu allen anderen Bereichen.
 KR-Lehrgang: Beim Weltkampfrichterlehrgang von Ende Oktober bis zum 4. November
 werden alle lizenzierten Kampfrichter sowie die Anwärter ausgebildet und geprüft. Dazu
 gibt es theoretische und praktische Stunden im Congress-Centrum Bremen. Hier werden
 Volunteers/freiwillige Helfer ebenfalls eingesetzt. Ein guter und angenehmer Lehrgang
 hebt die Stimmung der Kampfrichter und kann sicherstellen, dass korrekte und gute Ent-
 scheidungen getroffen werden.

 ARBEITS-/EINSATZZEITEN
 Diese Weltmeisterschaft ist für alle ein Erlebnis und wird etwas Einzigartiges sein – für
 Zuschauer, Athleten, Offizielle und Dich als Volunteer/freiwilligen Helfer. Die Bereichsleiter
 werden daher Schichtpläne aufstellen, die die Einsatzzeiten planen. Dabei wird durch die
 Bereichsleiter sichergestellt, dass ihr auch immer einige Stunden zusehen könnt - denn
 die WM ist unser aller WM.

 AN-/ABMELDEN
 Vor dem Turnier/Helfereinsatz: Solltest Du leider doch nicht oder nicht zu den ange-
 gebenen Zeiten zur Verfügung stehen, bitten wir Dich, Dich so schnell zu melden. Wir be-
 nötigen die Informationen bis spätestens 15. Oktober 2014, um unsere Planung anpas -
 sen zu können. Die Meldung kann und soll an das WM-Büro, Telefon 0421/2208-215/216
 oder per Mail an volunteers@karate2014.de erfolgen. Hier werden Dir im Vorfeld auch
 alle Fragen beantwortet.

 Während des Helfereinsatzes: Bitte sei konsequent und melde Dein Eintreffen oder
 Dein Verlassen des Arbeitsbereiches deinem Bereichsleiter, also z.B. dem Leiter Logistik
 oder dem Leiter Security, damit wir wissen, wer gerade wo im Einsatz ist. Die Detailrege-
 lungen werden die Bereichsleiter mit ihren Volunteers/freiwilligen Helfern vorher bespre-
 chen. Vor Schichtbeginn findet in den einzelnen Bereichen eine Einsatzbesprechung mit
 den Bereichsleitern statt.

 Die entsprechenden Räume und Zeiten werden rechtzeitig vorher benannt.

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 Bitte pünktlich 15 Minuten vor den von eurem Bereichsleitern
 angesetzten Besprechungen einsatzbereit und umgezogen
 vor Ort sein. Wir können nicht erst miteinander sprechen,
 wenn der Wettkampftag begonnen hat.

 ALKOHOL
 Die Tage vor, während und nach der WM 2014 werden uns alle entsprechend fordern, da-
 her ersuchen wir Dich, in dieser Zeit mit dem Genuss von Alkohol möglichst sparsam um-
 zugehen. Als Sportlerin oder Sportler weißt Du sehr gut aus eigener Erfahrung, dass Al-
 kohol die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit sehr beeinträchtigt und daher vermie-
 den werden sollte, außerdem würde es für unsere Gäste kein gutes Bild geben. Während
 des Einsatzes ist Alkoholkonsum nicht erlaubt.

 BEKLEIDUNG
 Es ist wichtig, sich einheitlich zu zeigen, damit alle Beteiligten gegenüber Athleten, Offizi-
 ellen, Kampfrichtern und Zuschauern als Teil des Teams erkennbar sind. Deshalb erhält
 jeder Volunteer/freiwilliger Helfer bis zu fünf Shirts und ggf. weitere Bekleidung, die wäh -
 rend des Einsatzes zu tragen ist. Dazu bitten wir Dich, eine eigene schwarze oder dun-
 kelblaue Jeans mitzubringen. Das Organisationskomitee wird für alle erkennbar eine eige-
 ne Kleidung tragen. Über die Ausgabe der Kleidung wirst Du rechtzeitig informiert.

 CHAMPIONS NIGHT
 Wenn die WM vorbei ist, wird gefeiert – bei der Champions Night sind Athleten und Offizi-
 elle, die deutsche Nationalmannschaft und viele Weltmeister im Congress Centrum Bre-
 men dabei. Natürlich ist für Dich als Volunteer/freiwilligem Helfer auch eine Karte reser-
 viert. Immerhin hast Du zum Gelingen der Weltmeisterschaft tatkräftig beigetragen.

 INTERNET
 Die Karate-Weltmeisterschaft ist auch im Internet zu finden. Die offizielle Webseite lautet
 www.karate2014.de. Darüber hinaus gibt es auf Facebook, Youtube und Twitter jeweils
 Seiten und Konten unter dem Namen karate2014. Hier werden die offiziellen Informatio-
 nen vom Medienteam bereitgestellt. Auf der Internetseite wird es ab Frühjahr 2014 auch
 einen gesonderten Infobereich für Volunteers/freiwilliger Helfer, das Passwort und Deinen
 Nutzernamen wirst Du bis dahin per E-Mail erhalten.

 KOMMUNIKATION
 Wesentlich für einen geordneten und professionellen Veranstaltungsablauf ist, dass einer-
 seits die Arbeitsbereiche ständig erreichbar sind, um rasch auf Lageanforderungen rea-
 gieren zu können. Andererseits ist es wichtig, keine unnötige Kommunikation zu haben,
 damit eben die Aufmerksamkeit für die wirklich wichtigen Dinge erhalten bleibt. Genaue
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 Details zur internen Kommunikation, der Technik und den Regelungen werden in einer
 späteren Version dieses Handbuchs vermerkt und auf der Internetseite zu finden sein.
 Bitte halte Dich daran, das hilft allen aus dem Team.

 KAMPFRICHTER
 Die Kampfrichter werden im Vorfeld der WM ihren Lehrgang für die Neuvergabe und Ver-
 längerung der WKF-Lizenzen ausrichten. Auch dafür werden die Volunteers/freiwillige
 Helfer benötigt: Tischbesatzungen sollen geschult werden, der Raum muss aufgebaut
 werden etc. Das werden die Bereichsleiter dann mit denjenigen besprechen, die dabei
 sind. Hier gilt aber wie auch bei der WM: Dein Einsatz wird maßgeblich zum Gelingen und
 zu einer guten Stimmung unter den Kampfrichtern beitragen.

 KONGRESS
 Die WKF wird am Tag vor der WM (4. November) ihren Weltkongress veranstalten. Dieser
 wird im Congress Centrum Bremen stattfinden. Hier werden ca. 160 Nationen vertreten
 sein. Der Kongress ist nicht öffentlich, deshalb wird dort auch Security-Personal aus dem
 Bereich der Volunteers/freiwilligen Helfer eingesetzt werden.

 KOSTENERSATZ
 Deine Kosten können wir nicht übernehmen. Du erhältst neben unserem großen Dank
 und der Karte für die →Champions Night aber natürlich auch etwas: So erhältst Du →Be -
 kleidung, eine eigene WM-Teilnehmerurkunde, eine tolle WM und fast zwei Wochen Spit-
 zenkarate. Zugleich bist Du so dicht an einer Weltmeisterschaft, wie es in den nächsten
 Jahrzehnten in Deutschland wohl nicht mehr möglich sein wird.

 LOGO / WERBUNG FÜR DIE WM
 Das Logo der WM 2014 ist urheberrechtlich geschützt – es darf nur vom OK-Team
 genutzt werden, die Rechte liegen aber bei der Werbeagentur. Gerne kannst Du das Logo
 für einen Link auf Deiner Webseite von uns bekommen. Es darf aber nur zu dem Zweck
 genutzt werden. Du erhältst von uns auf Wunsch auch einen Pressetext, den Du an Deine
 lokalen Medien geben kannst. Diesen Text kannst Du ab Mitte November unter
 media@karate2014.de anfordern. Dort musst Du nur noch Deinen Namen einsetzen.

 MATERIALEINKAUF
 Als Helfer oder Helferin kannst Du in die Situation kommen, für die WM 2014 im Rahmen
 der Vorbereitung auf Bitten der Bereichsleiter Material o.ä. kaufen zu müssen. Die dabei
 entstehenden Ausgaben können durch Dich im Geschäft bar erfolgen, oder aber mit Hilfe
 von entsprechenden Lieferscheinen und nachfolgender Überweisung durch unseren Fi-
 nanzbereich. Hast Du die Ausgabe bar vorgestreckt, dann bitte bringe einen Beleg, damit
 Dir das Geld erstattet werden kann.

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 WICHTIG: Rechnungsempfänger auf jedem Beleg ab einem Wert von 150 Euro ist
                  KARATE-WM 2014 GmbH
                  Fahrenheitstraße 1
                  28359 Bremen

 Bei Auslagen bis 149,99 Euro reicht ein Kassenbeleg / Bon /Quittung.
 Bitte beachte: Nur Ausgaben, die vorher durch einen Bereichsleiter (Mitglied des OK) au-
 torisiert worden sind, können abgerechnet werden.

 MILLENNIUMS-LEHRGANG
 Im Vorfeld der WM wird der Millenniums-Lehrgang stattfinden. Hier werden bis zu 3.000
 Karateka von 84 Spitzentrainern an drei Tagen unterrichtet. Dieser Lehrgang wird eine
 Brücke vom Breiten- zum Spitzensport schlagen und ist ein einmaliges Erlebnis. Du
 kannst natürlich auch daran teilnehmen, Deine Karte kannst Du im WM-Büro auf Rech-
 nung bestellen. Der Lehrgang wird vom 1.-3. November 2014 in der Halle 4.1 abgehal-
 ten, am 4. November sind Kyu- und Dan-Prüfungen aller Stilarten vorgesehen. Auch hier
 benötigen wir Volunteers/freiwillige Helfer; wenn Du dafür vorgesehen bist, teilen wir Dir
 das mit.

 NOTFALL
 In Notfällen gelten verschiedene Vorschriften, die zum Teil Vorgabe der ÖVB-Arena sind.
 Bitte lies diesen Teil sehr genau durch und verinnerliche ihn. Wir wissen, dass es umfang-
 reich ist, aber leider müssen wir auch dieses Thema behandeln. Für die einzelnen Arten
 von Notfällen werden noch detaillierte Listen erstellt werden.
 Im unwahrscheinlichen Fall einer Evakuierung sind alle Volunteers/freiwilligen Helfer,
 verpflichtet, entsprechende Hilfestellung beim Verlassen des Gebäudes zu leisten. In der
 Vorbereitung der Veranstaltung werden alle Volunteers mit den Fluchtwegen und dem
 richtigen Verhalten vertraut gemacht. Bitte schaue Dir die entsprechenden Unterlagen
 sehr genau an und verinnerliche sie.

 → Medizinische Notfälle
 Für akute medizinische Notfälle steht das Ärzteteam in der Halle als Ersthelfer zur
 Verfügung. Diese sind über den Bereichsleiter Security und den Bereichsleiter
 Medizinischer Dienst erreichbar. Diese fungieren als Ersthelfer und veranlassen die
 weitere notwendige medizinische Versorgung. Bei der Ersten Hilfe gilt grundsätzlich die
 reguläre Meldekette. Wichtige Informationen sowohl für die Bereichsleiter als auch für
 den Rettungsdienst sind

     •   Was ist passiert?

     •   Wo ist es passiert?

     •   Wie viele Verletzte gibt es?

     •   Wann ist es passiert?

     •   Warten auf Rückfragen, nicht sofort auflegen.

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 → Brände
 Ein Brand ist etwas, das für alle Personen in der ÖVB-Arena sehr schnell sehr gefährlich
 werden kann. Entdeckst Du ein Feuer oder macht Dich jemand darauf aufmerksam, so
 informiere sofort den Bereichsleiter Security. Dieser wird alle weiteren Schritte wie
 Alarmierung der Feuerwehr, Absperrung, Evakuierung etc. veranlassen. Eigene
 Löschversuche mit einem Feuerlöscher oder ähnliches sind möglich, aber nur, wenn Du
 Dich damit auskennst. Unser Team ist innerhalb kürzester Zeit vor Ort.

 → Katastrophen
 Für Katastrophen gelten die gleichen Vorgaben wie bei Bränden: Informiere sofort den
 Bereichsleiter Security, der alle weiteren Schritte veranlassen wird.

 → Körperliche Auseinandersetzungen, Diebstähle etc.
 Es kann leider immer wieder zu Diebstählen kommen. Sollte sich ein mutmaßlich
 Bestohlener bei Dir melden, verweise ihn bitte an die Polizei, die eine Dienststelle unter
 der Halle 2 (Congress Centrum Bremen) hat. Dort muss der Diebstahl gemeldet werden.
 Für den Fall körperlicher Auseinandersetzungen zwischen Zuschauern informiere bitte die
 den Leiter Security und die nächst stehenden Volunteers/freiwilligen Helfer. Der
 Bereichsleiter Security kann das Hausrecht ausüben und auch die Polizei einschalten.
 Dann werden alle nötigen Schritte eingeleitet. Es wird außerdem ein Konfliktteam geben,
 dass sich während der gesamten Weltmeisterschaft um diese Probleme kümmert.

 ORDNERDIENST / SECURITY
 Du bist als Helfer ein Botschafter für Bremen, für diese Veranstaltung und für den
 Karatesport. Sei dir dessen immer bewusst und verhalte dich entsprechend. Daher ist es
 wichtig, dass du höflich, freundlich, kompetent aber bestimmt im Rahmen deiner Aufgabe
 auftrittst.
 Mit Stresssituationen solltest du souverän umgehen und vor allem die Ruhe bewahren,
 beruhigend auf die Situation einwirken und erst nachdenken und dann angemessen
 handeln. Du solltest zuverlässig und pünktlich sein, weil alle anderen sich auf dich
 verlassen und auch von dir abhängig sind, ebenso wir du von den anderen. Im Kontakt
 mit Zuschauern, Funktionären und Aktiven solltest Du gepflegt und sympathisch wirken,
 dann respektieren dich auch alle und die Umsetzung der Aufgabe macht dir dann auch
 viel mehr Spaß und gibt dir Zufriedenheit.

 Du solltest keine gefährlichen Gegenstände bei dir haben, um dich und andere nicht zu
 verletzen und deinen Ausweis immer deutlich sichtbar tragen, damit alle dich sofort in
 deiner Funktion auf dieser Veranstaltung erkennen können.
 Verlasse bitte den Bereich, für den du eingeteilt bist nicht ohne Grund oder ohne
 jemandem Bescheid zu sagen, da sonst eine Lücke im Ablauf auftritt und Unruhe
 entsteht. Wenn du dich in deinen Entscheidungen unsicher fühlst, dann spreche deine
 Bereichsleitung bitte umgehend an und hole dir dort Unterstützung.
 Wir verlassen uns auf Dich.

 Wichtig ist auch, dass sich alle an die Regeln halten. Zuschauer und Sportler haben
 getrennte Bereiche, doch müssen wir in all diesen Zonen den Zutritt kontrollieren und
 sicher stellen, das jeweils nur Berechtigte Einlass finden. Um dies zu erleichtern, erhalten

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 ALLE Teilnehmer (Sportler/innen, WKF, Helferinnen/Helfer, Presse, VIPs, etc.) eigene
 Ausweise, aus denen ersichtlich ist, ob Zutrittsrecht besteht oder nicht. In der Anlage
 sind Muster zu finden. Zugang hast auch Du grundsätzlich nur für die Bereiche, für die
 Du zugeteilt bist. Sonst ist – egal wem – der Zutritt zu verwehren und bei Bedarf der
 Bereichsleiter einzuschalten.
 Damit erreichen wir unser Motto: Die Karate-Welt zu Gast bei Freunden.

 ORGANIGRAMM
 Zuständigkeiten und Aufteilungen sind den Organigrammen im Anhang zu entnehmen.

 PRESSE
 Es wird eine Vielzahl an internationalen Medienvertretern zur WM erwartet. Diese haben
 im Pressezentrum einen eigenen Arbeitsbereich, wenn sie akkreditiert sind. Es kann vor-
 kommen, dass sich ein Medienvertreter an einen Volunteer/freiwilligen Helfer wendet, um
 Informationen zu bekommen. Dafür stehen im Pressezentrum Ansprechpartner bereit, an
 die Du jederzeit verweisen kannst. Bitte habe Verständnis, dass offizielle Statements zur
 WM und Organisation nur durch die OK-Leiter und/oder den Pressesprecher gegeben wer-
 den können; Statements zur Nationalmannschaft gibt auch der DKV durch seine Offiziel-
 len.

 PARKPLATZ
 Die Bürgerweide bietet rund um die ÖVB-Arena ausreichend Parkplätze für Dich und un -
 sere Gäste. Allerdings wird es in den ersten Tagen der WM noch Abbauarbeiten des Frei-
 markts geben und nicht alle Plätze bereitstehen. In der Stadt Bremen ist das Parkplatz-
 angebot ausreichend. Da die ÖVB-Arena aber nur ca. 7 bis 10 Minuten vom Zentrum ent-
 fernt ist, sollte der kleine Fußmarsch auch kein Problem sein.
 Wenn Du mit einem öffentlichen Verkehrsmittel wie Bus oder Bahn nach Bremen anreist,
 so ist die ÖVB-Arena direkt gegenüber des Hauptbahnhofs (Ausgang „Bürgerweide“). Der
 ZOB befindet sich ebenfalls am Hauptbahnhof auf der anderen Seite am Überseemuse-
 um/Cinemaxx-Kino am Breitenweg.

 PUTZKOLONNE / REINIGUNG
 Für die Weltmeisterschaft ist es sehr wichtig, dass es sauber und ordentlich ist. Die Orga-
 nisation kann perfekt sein – sind die Toiletten verschmutzt, so wird ein fader Eindruck
 bleiben. Um das zu vermeiden, werden einige Volunteers/freiwillige Helfer den Auftrag
 erhalten, die Mülleimer und sanitären Einrichtungen regelmäßig zu kontrollieren. Bei Be-
 darf wird eine Reinigung durch Personal der ÖVB-Arena veranlasst. Solltest Du eine Ver-
 schmutzung feststellen, so wende Dich bitte an diese Kontrollmannschaft.

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 SCHULUNGEN
 Für verschiedene Arbeitsbereiche wird es Schulungen geben, damit Du optimal auf Deine
 Aufgaben vorbereitet wirst. So müssen z.B. Ordner gut Bescheid wissen, welche
 Ein-/Ausgänge von welcher Personengruppe (Sportler, Besucher, WKF, etc.) betreten wer-
 den dürfen. Die Helfer an den Kampfrichtertischen müssen mit dem Regelwerk der WKF
 vertraut und auch beim Mitschreiben der Ergebnisse fit und kundig sein. Sie müssen aber
 auch zusätzlich durch den Echt-Einsatz im Rahmen von Wettkämpfen im DKV und seinen
 Landesverbänden ihre Kenntnisse vertiefen. Da vermutlich nicht alle Volunteers/freiwilli-
 gen Helfer bei jedem Termin verfügbar sein werden, werden wir pro Bereich zumindest
 zwei oder drei Termine anbieten.

 STADTPLAN/ÜBERSICHT
 Für Gäste wird es einen Infostand Eingangsbereich geben. Dort gibt es unter anderem
 Stadtpläne. Geplant ist auch, dass die Bremer Touristik-Zentrale (BTZ) einen Stand auf-
 baut. Dies ist allerdings noch nicht abschließend geklärt. Sollte Dich jemand nach Rat fra-
 gen, kannst Du jederzeit an diese Stände verweisen.

 TICKETS
 Falls Du Karten für Freunde oder Verwandte erwerben möchtest, solltest Du schnell sein:
 Die Erfahrungen aus den vorherigen Meisterschaften zeigen, dass eine WM schnell aus-
 verkauft ist. Wir können kein zusätzliches Kontingent für euch vorhalten – wenn wir keine
 Tickets mehr anbieten können, ist für euch auch kein Platz mehr. Für euch als
 Volunteers/freiwillige Helfer haben wir Plätze reserviert, auf denen ihr in euren Pausen
 sitzen könnt, die ihr aus dem Hallenplan im Anhang ersehen könnt (Südblock 108, 109).

 TURNIERABLAUF
 Die Detailplanung bzw. Durchführung der eigentlichen Weltmeisterschaft liegt in den
 Händen des technischen Direktors der WKF, Hr. Esteban Pèrez Matas. Er ist in Abstim-
 mung mit unserem Bereich WM-Organisation gesamtverantwortlich für die konkrete Vor-
 bereitung, die Zeitpläne bzw. die Ablauforganisation der Weltmeisterschaft: Wann findet
 welcher Wettbewerb auf welchem Tatami statt etc. Ab Samstag, 1. November, finden die
 Schulungen sowie am Dienstag, 4. November, die Prüfungen der WKF-Kampfrichter statt.
 Am Mittwoch, Donnerstag und Freitag werden die Vorkämpfe und am Samstag und Sonn-
 tag die Finalkämpfe ausgetragen.

 UNTERKUNFT
 Die Mitarbeiterinnen des WM-Büros werden mit Dir noch telefonischen Kontakt aufneh-
 men und die Art der Unterkunft klären. Das OK-Team ist bei der Vermittlung von Unter-
 künften von der Turnhalle bis zum Fünf-Sterne-Hotel behilflich, allerdings werden keine
 Kosten übernommen.

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 VERANTWORTUNG
 Verantwortung (Übernahme von ~) ist einerseits ein ganz wesentlicher Punkt für unseren
 gemeinsamen Erfolg, andererseits hier nicht einfach zu beschreiben. Was wir konkret
 meinen ist, dass Du Deine Eigenverantwortung wahrnehmen und vor allem Deinen ge-
 sunden Menschenverstand einsetzen sollst. Wenn Du allerdings unsicher bist, dann bitte
 frage über einen unserer Kommunikationskanäle (Mobiltelefon, Funkgerät, E-Mail wäh-
 rend der Vorbereitung) beim Organisationsteam an, um Dich über den letzten Stand oder
 die weitere Vorgangsweise zu informieren. Mach Dir vielleicht auch eine kleine schriftliche
 Notiz, damit der Volunteer/freiwillige Helfer, der den Dienst nach Dir beginnt, die Infor-
 mation/Entscheidung auch erfährt.

 VERHALTEN
 Die WM 2014 ist eine Veranstaltung mit Menschen aus der gesamten Welt. Unsere Gäste
 werden von der WM 2014 alles das in Erinnerung behalten, was sie an Qualität, persönli -
 chem Verhalten unserer Helferinnen und Helfer sowie unserem Einsatz vor Ort direkt er -
 leben. Wir ersuchen Dich, Deinen positiven Beitrag zu leisten, indem Du mit allen Anlie-
 gen (auch Beschwerden), die Sportler und Gäste haben, freundlich und kompetent sowie
 verlässlich umgehst, auch wenn die Wünsche manchmal sehr „interessant“ sein könnten.
 Wenn Du unsicher bist, ob Du einem Anliegen nachkommen oder wie Du damit umgehen
 sollst, frage bitte bei deinem Bereichsleiter nach und hole Dir dort die notwendigen Infor-
 mationen. Zu gutem Verhalten gehört auch das sichere und korrekte Auftreten – Kau-
 gummis zu kauen ist keine gute Werbung und darf daher auch nicht sein.

 VERLUSTE
 Immer wieder kommt es vor, dass im Rahmen von solchen großen Sportveranstaltungen
 wichtige Dinge verloren gehen. Wir wollen ein wenig mithelfen, diese unangenehmen Er-
 eignisse zu erleichtern. Wer etwas verloren hat oder etwas findet, kann dieses an den
 Info-Desk am Haupteingang der ÖVB-Arena abgeben.

 VERPFLEGUNG
 Während der Weltmeisterschaft wirst Du selbstverständlich verpflegt – dafür sorgt das
 Catering-Team. Wir bieten Dir in der Personalküche Mahlzeiten und Getränke kostenlos
 an. Das Catering kümmert sich zudem um die Versorgung der Kampfrichter und weiterer
 Bereiche der WKF. Du kannst in Deiner Pause gerne kommen und dich versorgen lassen.

 VERSICHERUNG
 Wir werden Dich im Rahmen der WM versichern, damit Du bei eventuellen Unfällen auch
 adäquate Versorgung und Absicherung möglicher Folgen hast. Solltest Du Fragen haben,
 kannst Du Dich ab Frühjahr 2014 an das → WM-Büro wenden.

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 WM-BÜRO
 Das WM-Büro ist Ansprechpartner in allen Lebenslagen: Du erreichst es von Montag bis
 Freitag, 9 bis 18 Uhr unter 0421/2208-215/216 oder per E-Mail office@karate2014.de.
 Die Anschrift lautet

                                      Karate-WM 2014
                                     Fahrenheitstraße 1

                                       28359 Bremen

 WORLD KARATE FEDERATION (WKF)
 Die World Karate Federation (WKF) ist der Dachverband für Karate, der vom IOC aner-
 kannt ist. Sie vertritt über 10 Millionen Karateka und Unterstützer weltweit und ist in
 über 180 Nationalen Olympischen Komitees als Fachverband anerkannt. Ihr Präsident ist
 Antonio Espinos (Spanien), der auch gleichzeitig der European Karate Federation vor-
 steht. Die WKF ist offen für alle Stilrichtungen und veranstaltet unter anderem die Welt-
 meisterschaften.

 ZEITPLAN / TERMINE
 Die derzeitige Planung sieht folgendermaßen aus:

     • Kampfrichterlehrgang:         31.10.-4. November 2014 (Aufbau ab 30.10. 2014)
     • Millenniums-Lehrgang:         1.-3. November 2014
     • Prüfungen beim Lehrgang:      4. November 2014
     • Registrierung:                3.-4. November 2014
     • Pressekonferenzen:            3. November 2014
     • WKF-Kongress:                 4. November 2014
     • WM-Turnier:                    5.-9. November 2014
     • Abbauphase:                   9. November 2014
     • Champions Night:              9. November 2014, abends

 Jede Phase für sich wird natürlich sowohl zeitlich als auch inhaltlich wesentlich detaillier-
 ter geplant, eine tiefere Darstellung würde aber den Rahmen dieser Infomappe sprengen.
 Deine konkreten Einsatzzeiten (Arbeitsbeginn / Arbeitsende) bzw. Termine werden dar-
 über hinaus ohnehin mit den Arbeitsbereichsleitern im Detail festgelegt. Darüber infor-
 mieren wir Dich dann natürlich.
 Aktuelle Informationen findest Du immer auf www.karate2014.de/zeitplan. Den Plan gibt
 es dort auch als PDF-Datei zum Download.

 ZONEN / BEREICHE IN DER HALLE
 Die ÖVB-Arena wird in Zonen aufgeteilt, die Du der Anlage einer späteren Version dieser
 Mappe entnehmen kannst. Den Zugang zu den Zonen haben nur Personen, die berechtigt
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 sind. Dies ist aus den verschiedenen Akkreditierungskarten zu entnehmen. Nur diese Per-
 sonen haben Zutritt – liegt keine Berechtigung vor, ist dieser zu verweigern. Es wird vor-
 kommen, dass jemand zu Dir sagen wird, er sei der und der Funktionär oder die und die
 wichtige Person. Im Zweifel bitte höflich und bestimmt auf die Akkreditierung hinweisen
 und den Bereichsleiter hinzuziehen.
 Einige wenige Personen – die Mitglieder des OK gehören dazu – haben eine weitere Karte
 mit der Aufschrift „Eskorte“. Diese (und nur diese) dürfen in jede Zone bis zu fünf Perso-
 nen mitnehmen, die keine entsprechende Berechtigung besitzen.

 ZUM SCHLUSS NOCH...
 Wir freuen uns, dass Du Dich nun bis hierher "durch"-gelesen hast und es uns hoffentlich
 gelungen ist, die für Dich wesentlichen Punkte anzusprechen und hinreichend verständ-
 lich darzustellen. Wenn Du darüber hinaus noch Fragen oder Anregungen hast, bitte sage
 oder schreib uns das rechtzeitig per E-Mail voulunteers@karate2014.de oder office@kara-
 te2014.de.

       Vielen Dank für Deine Mitarbeit!

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 ANHANG
 ◦ Zonenaufteilung / Hallenplan

Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2         17 / 18
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 Die Zoneneinteilung folgt voraussichtlich im Frühjahr 2014

 • Muster Akkreditierungskarten (Frühjahr 2014)

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