Infomappe zur WM 2014 - für Volunteers/freiwillige Helfer von Ansprechpartner bis Zeitplan
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Infomappe zur WM 2014
für Volunteers/freiwillige Helfer
… von Ansprechpartner bis Zeitplan …
Version 1.0.2
Helfermappe Inhalt Anfang..................................................................................................................4 Ansprechpartner / Organisationskomitee...................................................................5 Auf- und Abbau......................................................................................................6 Ausweis................................................................................................................6 Arbeits-/Aufgabenbereiche......................................................................................7 Arbeits-/Einsatzzeiten.............................................................................................8 An-/Abmelden........................................................................................................8 Alkohol..................................................................................................................8 Bekleidung............................................................................................................9 Champions Night....................................................................................................9 Internet................................................................................................................9 Kommunikation......................................................................................................9 Kampfrichter..........................................................................................................9 Kongress.............................................................................................................10 Kostenersatz........................................................................................................10 Logo / Werbung für die WM....................................................................................10 Materialeinkauf.....................................................................................................10 Millenniums-Lehrgang...........................................................................................10 Notfall.................................................................................................................11 Ordnerdienst / Security.........................................................................................12 Organigramm.......................................................................................................13 Presse.................................................................................................................13 Parkplatz.............................................................................................................13 Putzkolonne / Reinigung........................................................................................13 Schulungen..........................................................................................................13 Stadtplan/Übersicht..............................................................................................14 Tickets................................................................................................................14 Turnierablauf........................................................................................................14 Unterkunft...........................................................................................................14 Verantwortung.....................................................................................................14 Verhalten.............................................................................................................15 Verluste...............................................................................................................15 Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 2 / 18
Helfermappe Verpflegung.........................................................................................................15 Versicherung........................................................................................................15 WM-Büro.............................................................................................................15 World Karate Federation (WKF)...............................................................................16 Zeitplan / Termine................................................................................................16 Zonen / Bereiche in der Halle.................................................................................16 Zum Schluss noch................................................................................................17 Anhang...............................................................................................................18 Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 3 / 18
Helfermappe
ANFANG
Die Karate-Welt blickt vom 5. bis 9. November 2014 nach Bremen. In der ÖVB-Arena
wird die 22. Karate-Weltmeisterschaft stattfinden. Die Verantwortung für Organisation
und Durchführung wurde vom Deutschen Karate Verband e.V. dem Bremer Karate Ver-
band e.V. übertragen. Veranstalter ist die World Karate Federation (WKF). Das Organisati-
onsteam steht unter Leitung von Reiner Zimbalski und Horst Kaireit. Los geht’s dabei be-
reits Ende Oktober 2014 mit dem Weltkampfrichter-Lehrgang und dem Millenniums-Lehr-
gang, an dem Du vielleicht auch als Sportler teilnehmen möchtest. Auf jeden Fall werden
es spannende Tage in Bremen, auf die wir uns freuen.
Eine Veranstaltung dieser Größenordnung verlangt einerseits genaue Planung und Vorbe-
reitung durch ein kleines Organisationsteam - der wesentliche Erfolgsfaktor bist aber Du
als Volunteer/freiwilliger Helfer, egal in welcher Funktion. Genau an Dich richtet sich da-
her dieses Dokument. Es hat den Zweck, alle für Dich relevanten Informationen in kom -
primierter Form zur Verfügung zu stellen und somit Dir und der Gesamtorganisation zu
ermöglichen, die vermutlich trotz aller guten Planung und Voraussicht hektischen Tage
vor und während der WM 2014 gut zu bewältigen. Die meisten Dinge gehen nämlich des -
wegen schief, weil es unklare oder unvollständige Informationen gibt und daraus Unsi-
cherheiten entstehen und Probleme, die dann die Hektik zusätzlich unnötig erhöhen.
Bitte lies Dir daher diese Infomappe sowie das später noch folgende Material
genau durch und versuche, den Erfolg der Karate-WM 2014 in Bremen bestmög-
lich durch Einhaltung der Anregungen zu unterstützen – Du und Deine Mitarbeit
sind der wesentliche Garant für unseren gemeinsamen Erfolg.
Zusammen schaffen wir eine großartige
Weltmeisterschaft!
Für das Organisationsteam der WM 2014
Reiner Zimbalski & Horst Kaireit
Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 4 / 18
Helfermappe
ANSPRECHPARTNER / ORGANISATIONSKOMITEE
Das Organisationskomitee für die Karate-WM 2014 arbeitet seit 2008 an der Umsetzung
der Weltmeisterschaft.
Das OK-Team von links: Bernd Lühr, Horst Kaireit, Rolf Hanke, Andreas Wendelken,
Tobias Nickel, Dr. Elke von Oehsen, Reiner Zimbalski, Jens Jensen, Frank Miener, Rolf
Haferkorn. Es fehlen Dr. Jürgen Fabian und Bernd Harbeck.
Funktion Name E-Mail
Leitung Reiner Zimbalski reiner.zimbalski@karate2014.de
Gesamtorganisation Horst Kaireit horst.kaireit@karate2014.de
Leitung Rolf Haferkorn rolf.haferkorn@karate2014.de
Turnierorganisation Stv. Jens Jensen jens.jensen@karate2014.de
Rolf Hanke rolf.hanke@karate2014.de
Leitung Security
Stv. Andreas Wendelken andreas.wendelken@karate2014.de
bernd.harbeck@karate2014.de
Bernd Harbeck
Leitung Catering bernd.luehr@karate2014.de
Stv. Bernd Lühr
Leitung Logistik Tobias Nickel tobias.nickel@karate2014.de
Leitung Medien & Internet Frank Miener frank.miener@karate2014.de
Dr. Elke von Oehsen elke.voneohsen@karate2014.de
Leitung KR-Lehrgang
Stv. Dr. Jürgen Fabian jürgen.fabian@karate2014.de
Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 5 / 18Helfermappe AUF- UND ABBAU Der Auf- und Abbau der Meisterschaft ist eine der Hauptarbeiten für das Team “Turnieror- ganisation”. Denn die WKF hat klare Vorgaben, die wir einhalten müssen und werden. Du kannst dabei behilflich sein. Uns freut es, wenn Du - und die anderen Teammitglieder - überall Hand anlegst und damit dafür sorgst, dass für Athleten und Offizielle optimale Be- dingungen herrschen. Die genauen Zeiten findest Du im Anhang dieser Mappe; sie werden von den Bereichslei - tern noch detailliert erstellt. Der Zeitplan für die WM ist von der WKF erstellt, Du findest die aktuelle Version auf www.karate2014.de/zeitplan. Der Aufbau der WM wird aller Vor- aussicht nach am Montag, 3. November 2014, beginnen und der Abbau am Sonntag- abend, 9. November 2014, abgeschlossen sein. Die ersten Aufgaben beginnen aber be- reits am 30. Oktober für den Welt-Kampfrichter- und den Millenniums-Lehrgang. AUSWEIS Bei Ankunft erhältst Du einen Ausweis, der Dir den Zutritt zu den einzelnen, auf der Karte angegebenen Bereichen erlaubt. Es wird unterschiedliche "Sicherheitsbereiche" in der ÖVB-Arena geben (siehe →Zonen), wo jeweils nur bestimmte Personen/-gruppen Zutritt haben. Dies müssen wir aufgrund der Vorgaben der WKF und der ÖVB-Arena-Hallenord- nung durch einen funktionierenden →Ordnerdienst sicherstellen. Der Ausweis, den wir auch Akkreditierung nennen, muss ständig sichtbar getragen wer- den. Damit und mit der→Kleidung wirst Du für alle anderen Volunteer/freiwilligen Helfer, die ->Security und Zuschauer als Teil des Teams erkennbar. Den Anweisungen unserer Ordner ist Folge zu leisten, auch durch die anderen Helfer. ARBEITS-/AUFGABENBEREICHE In diesem Abschnitt werden die Arbeits-/Einsatzbereiche im Überblick dargestellt. Organisationskomitee: Dieses Team arbeitet seit 14.02.2009 intensiv an der Planung und Vorbereitung unserer Weltmeisterschaft, seine Mitglieder sind gesamtverantwortlich und treffen auch alle notwendigen Entscheidungen für die Bereiche und die Organisation in Gänze. Die Mitglieder sind unter →Ansprechpartner aufgeführt. Catering: Dieser Bereich wird an allen Tagen der Vorbereitung und während des Turniers dafür sorgen, dass die Volunteers/freiwilligen Helfer kulinarisch verwöhnt werden, damit die Leistungsfähigkeit auf hohem Niveau erhalten bleibt. Zudem werden auch andere, noch näher zu bezeichnende Personengruppen von der Küche mit versorgt. Dazu gehören unter anderem die Weltkampfrichter. Turnierorganisation: Hier gibt es während der WM viel Arbeit am Anfang bzw. am Ende der WM-Woche, weil da die ÖVB-Arena und das Headquarterhotel für Meetings & die Re- gistrierung eingerichtet, für das Turnier hergerichtet und wieder abgebaut werden müs- sen. In dieses Aufgabengebiet fällt die Vorbereitung und Durchführung auch des Ablaufes der WM 2014, sowohl zeitlich als auch inhaltlich, z.B. Nennungen der Teams, Auslosun- gen, Kampfrichtertische, etc. Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 6 / 18
Helfermappe Medien & Internet: Vor der WM 2014 bzw. während und nach der Turniertage wird die- ses Team dafür sorgen, dass möglichst viele Informationen in den regionalen und überre- gionalen Medien (auch Fernsehen) zur Verfügung gestellt werden. Die Vertreter der Pres- se und die sozialen Medien wie Facebook und Twitter werden von dem Bereich Medien und Internet betreut. Die läuft in enger Abstimmung mit der WKF, um dem Karate ein nachhaltig positives Bild in der Öffentlichkeit zu schaffen und zu erhalten. Logistik: In diesem Bereich werden logistische Vorgänge rund um die Weltmeisterschaft koordiniert und durchgeführt. Angefangen von Fahrdienste und Transport der National- mannschaften, Funktionäre, VIPs und Materialien über die Bereitstellung von Beschilde- rungen und Wegweiser rund um das Areal der ÖVB-Arena Halle 1 bis 4.1 und dem Kon- gresszentrum sowie dem Millenniums-Lehrgang bis hin zu Kommunikations- und Infor- mationsdienste an Flughäfen, Bahnhöfen, der ÖVB-Arena und Hotels. Der Logistikbereich spielt eine zentrale Rolle und verfügt über Schnittstellen zu allen anderen Bereichen. KR-Lehrgang: Beim Weltkampfrichterlehrgang von Ende Oktober bis zum 4. November werden alle lizenzierten Kampfrichter sowie die Anwärter ausgebildet und geprüft. Dazu gibt es theoretische und praktische Stunden im Congress-Centrum Bremen. Hier werden Volunteers/freiwillige Helfer ebenfalls eingesetzt. Ein guter und angenehmer Lehrgang hebt die Stimmung der Kampfrichter und kann sicherstellen, dass korrekte und gute Ent- scheidungen getroffen werden. ARBEITS-/EINSATZZEITEN Diese Weltmeisterschaft ist für alle ein Erlebnis und wird etwas Einzigartiges sein – für Zuschauer, Athleten, Offizielle und Dich als Volunteer/freiwilligen Helfer. Die Bereichsleiter werden daher Schichtpläne aufstellen, die die Einsatzzeiten planen. Dabei wird durch die Bereichsleiter sichergestellt, dass ihr auch immer einige Stunden zusehen könnt - denn die WM ist unser aller WM. AN-/ABMELDEN Vor dem Turnier/Helfereinsatz: Solltest Du leider doch nicht oder nicht zu den ange- gebenen Zeiten zur Verfügung stehen, bitten wir Dich, Dich so schnell zu melden. Wir be- nötigen die Informationen bis spätestens 15. Oktober 2014, um unsere Planung anpas - sen zu können. Die Meldung kann und soll an das WM-Büro, Telefon 0421/2208-215/216 oder per Mail an volunteers@karate2014.de erfolgen. Hier werden Dir im Vorfeld auch alle Fragen beantwortet. Während des Helfereinsatzes: Bitte sei konsequent und melde Dein Eintreffen oder Dein Verlassen des Arbeitsbereiches deinem Bereichsleiter, also z.B. dem Leiter Logistik oder dem Leiter Security, damit wir wissen, wer gerade wo im Einsatz ist. Die Detailrege- lungen werden die Bereichsleiter mit ihren Volunteers/freiwilligen Helfern vorher bespre- chen. Vor Schichtbeginn findet in den einzelnen Bereichen eine Einsatzbesprechung mit den Bereichsleitern statt. Die entsprechenden Räume und Zeiten werden rechtzeitig vorher benannt. Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 7 / 18
Helfermappe Bitte pünktlich 15 Minuten vor den von eurem Bereichsleitern angesetzten Besprechungen einsatzbereit und umgezogen vor Ort sein. Wir können nicht erst miteinander sprechen, wenn der Wettkampftag begonnen hat. ALKOHOL Die Tage vor, während und nach der WM 2014 werden uns alle entsprechend fordern, da- her ersuchen wir Dich, in dieser Zeit mit dem Genuss von Alkohol möglichst sparsam um- zugehen. Als Sportlerin oder Sportler weißt Du sehr gut aus eigener Erfahrung, dass Al- kohol die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit sehr beeinträchtigt und daher vermie- den werden sollte, außerdem würde es für unsere Gäste kein gutes Bild geben. Während des Einsatzes ist Alkoholkonsum nicht erlaubt. BEKLEIDUNG Es ist wichtig, sich einheitlich zu zeigen, damit alle Beteiligten gegenüber Athleten, Offizi- ellen, Kampfrichtern und Zuschauern als Teil des Teams erkennbar sind. Deshalb erhält jeder Volunteer/freiwilliger Helfer bis zu fünf Shirts und ggf. weitere Bekleidung, die wäh - rend des Einsatzes zu tragen ist. Dazu bitten wir Dich, eine eigene schwarze oder dun- kelblaue Jeans mitzubringen. Das Organisationskomitee wird für alle erkennbar eine eige- ne Kleidung tragen. Über die Ausgabe der Kleidung wirst Du rechtzeitig informiert. CHAMPIONS NIGHT Wenn die WM vorbei ist, wird gefeiert – bei der Champions Night sind Athleten und Offizi- elle, die deutsche Nationalmannschaft und viele Weltmeister im Congress Centrum Bre- men dabei. Natürlich ist für Dich als Volunteer/freiwilligem Helfer auch eine Karte reser- viert. Immerhin hast Du zum Gelingen der Weltmeisterschaft tatkräftig beigetragen. INTERNET Die Karate-Weltmeisterschaft ist auch im Internet zu finden. Die offizielle Webseite lautet www.karate2014.de. Darüber hinaus gibt es auf Facebook, Youtube und Twitter jeweils Seiten und Konten unter dem Namen karate2014. Hier werden die offiziellen Informatio- nen vom Medienteam bereitgestellt. Auf der Internetseite wird es ab Frühjahr 2014 auch einen gesonderten Infobereich für Volunteers/freiwilliger Helfer, das Passwort und Deinen Nutzernamen wirst Du bis dahin per E-Mail erhalten. KOMMUNIKATION Wesentlich für einen geordneten und professionellen Veranstaltungsablauf ist, dass einer- seits die Arbeitsbereiche ständig erreichbar sind, um rasch auf Lageanforderungen rea- gieren zu können. Andererseits ist es wichtig, keine unnötige Kommunikation zu haben, damit eben die Aufmerksamkeit für die wirklich wichtigen Dinge erhalten bleibt. Genaue Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 8 / 18
Helfermappe Details zur internen Kommunikation, der Technik und den Regelungen werden in einer späteren Version dieses Handbuchs vermerkt und auf der Internetseite zu finden sein. Bitte halte Dich daran, das hilft allen aus dem Team. KAMPFRICHTER Die Kampfrichter werden im Vorfeld der WM ihren Lehrgang für die Neuvergabe und Ver- längerung der WKF-Lizenzen ausrichten. Auch dafür werden die Volunteers/freiwillige Helfer benötigt: Tischbesatzungen sollen geschult werden, der Raum muss aufgebaut werden etc. Das werden die Bereichsleiter dann mit denjenigen besprechen, die dabei sind. Hier gilt aber wie auch bei der WM: Dein Einsatz wird maßgeblich zum Gelingen und zu einer guten Stimmung unter den Kampfrichtern beitragen. KONGRESS Die WKF wird am Tag vor der WM (4. November) ihren Weltkongress veranstalten. Dieser wird im Congress Centrum Bremen stattfinden. Hier werden ca. 160 Nationen vertreten sein. Der Kongress ist nicht öffentlich, deshalb wird dort auch Security-Personal aus dem Bereich der Volunteers/freiwilligen Helfer eingesetzt werden. KOSTENERSATZ Deine Kosten können wir nicht übernehmen. Du erhältst neben unserem großen Dank und der Karte für die →Champions Night aber natürlich auch etwas: So erhältst Du →Be - kleidung, eine eigene WM-Teilnehmerurkunde, eine tolle WM und fast zwei Wochen Spit- zenkarate. Zugleich bist Du so dicht an einer Weltmeisterschaft, wie es in den nächsten Jahrzehnten in Deutschland wohl nicht mehr möglich sein wird. LOGO / WERBUNG FÜR DIE WM Das Logo der WM 2014 ist urheberrechtlich geschützt – es darf nur vom OK-Team genutzt werden, die Rechte liegen aber bei der Werbeagentur. Gerne kannst Du das Logo für einen Link auf Deiner Webseite von uns bekommen. Es darf aber nur zu dem Zweck genutzt werden. Du erhältst von uns auf Wunsch auch einen Pressetext, den Du an Deine lokalen Medien geben kannst. Diesen Text kannst Du ab Mitte November unter media@karate2014.de anfordern. Dort musst Du nur noch Deinen Namen einsetzen. MATERIALEINKAUF Als Helfer oder Helferin kannst Du in die Situation kommen, für die WM 2014 im Rahmen der Vorbereitung auf Bitten der Bereichsleiter Material o.ä. kaufen zu müssen. Die dabei entstehenden Ausgaben können durch Dich im Geschäft bar erfolgen, oder aber mit Hilfe von entsprechenden Lieferscheinen und nachfolgender Überweisung durch unseren Fi- nanzbereich. Hast Du die Ausgabe bar vorgestreckt, dann bitte bringe einen Beleg, damit Dir das Geld erstattet werden kann. Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 9 / 18
Helfermappe
WICHTIG: Rechnungsempfänger auf jedem Beleg ab einem Wert von 150 Euro ist
KARATE-WM 2014 GmbH
Fahrenheitstraße 1
28359 Bremen
Bei Auslagen bis 149,99 Euro reicht ein Kassenbeleg / Bon /Quittung.
Bitte beachte: Nur Ausgaben, die vorher durch einen Bereichsleiter (Mitglied des OK) au-
torisiert worden sind, können abgerechnet werden.
MILLENNIUMS-LEHRGANG
Im Vorfeld der WM wird der Millenniums-Lehrgang stattfinden. Hier werden bis zu 3.000
Karateka von 84 Spitzentrainern an drei Tagen unterrichtet. Dieser Lehrgang wird eine
Brücke vom Breiten- zum Spitzensport schlagen und ist ein einmaliges Erlebnis. Du
kannst natürlich auch daran teilnehmen, Deine Karte kannst Du im WM-Büro auf Rech-
nung bestellen. Der Lehrgang wird vom 1.-3. November 2014 in der Halle 4.1 abgehal-
ten, am 4. November sind Kyu- und Dan-Prüfungen aller Stilarten vorgesehen. Auch hier
benötigen wir Volunteers/freiwillige Helfer; wenn Du dafür vorgesehen bist, teilen wir Dir
das mit.
NOTFALL
In Notfällen gelten verschiedene Vorschriften, die zum Teil Vorgabe der ÖVB-Arena sind.
Bitte lies diesen Teil sehr genau durch und verinnerliche ihn. Wir wissen, dass es umfang-
reich ist, aber leider müssen wir auch dieses Thema behandeln. Für die einzelnen Arten
von Notfällen werden noch detaillierte Listen erstellt werden.
Im unwahrscheinlichen Fall einer Evakuierung sind alle Volunteers/freiwilligen Helfer,
verpflichtet, entsprechende Hilfestellung beim Verlassen des Gebäudes zu leisten. In der
Vorbereitung der Veranstaltung werden alle Volunteers mit den Fluchtwegen und dem
richtigen Verhalten vertraut gemacht. Bitte schaue Dir die entsprechenden Unterlagen
sehr genau an und verinnerliche sie.
→ Medizinische Notfälle
Für akute medizinische Notfälle steht das Ärzteteam in der Halle als Ersthelfer zur
Verfügung. Diese sind über den Bereichsleiter Security und den Bereichsleiter
Medizinischer Dienst erreichbar. Diese fungieren als Ersthelfer und veranlassen die
weitere notwendige medizinische Versorgung. Bei der Ersten Hilfe gilt grundsätzlich die
reguläre Meldekette. Wichtige Informationen sowohl für die Bereichsleiter als auch für
den Rettungsdienst sind
• Was ist passiert?
• Wo ist es passiert?
• Wie viele Verletzte gibt es?
• Wann ist es passiert?
• Warten auf Rückfragen, nicht sofort auflegen.
Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 10 / 18Helfermappe → Brände Ein Brand ist etwas, das für alle Personen in der ÖVB-Arena sehr schnell sehr gefährlich werden kann. Entdeckst Du ein Feuer oder macht Dich jemand darauf aufmerksam, so informiere sofort den Bereichsleiter Security. Dieser wird alle weiteren Schritte wie Alarmierung der Feuerwehr, Absperrung, Evakuierung etc. veranlassen. Eigene Löschversuche mit einem Feuerlöscher oder ähnliches sind möglich, aber nur, wenn Du Dich damit auskennst. Unser Team ist innerhalb kürzester Zeit vor Ort. → Katastrophen Für Katastrophen gelten die gleichen Vorgaben wie bei Bränden: Informiere sofort den Bereichsleiter Security, der alle weiteren Schritte veranlassen wird. → Körperliche Auseinandersetzungen, Diebstähle etc. Es kann leider immer wieder zu Diebstählen kommen. Sollte sich ein mutmaßlich Bestohlener bei Dir melden, verweise ihn bitte an die Polizei, die eine Dienststelle unter der Halle 2 (Congress Centrum Bremen) hat. Dort muss der Diebstahl gemeldet werden. Für den Fall körperlicher Auseinandersetzungen zwischen Zuschauern informiere bitte die den Leiter Security und die nächst stehenden Volunteers/freiwilligen Helfer. Der Bereichsleiter Security kann das Hausrecht ausüben und auch die Polizei einschalten. Dann werden alle nötigen Schritte eingeleitet. Es wird außerdem ein Konfliktteam geben, dass sich während der gesamten Weltmeisterschaft um diese Probleme kümmert. ORDNERDIENST / SECURITY Du bist als Helfer ein Botschafter für Bremen, für diese Veranstaltung und für den Karatesport. Sei dir dessen immer bewusst und verhalte dich entsprechend. Daher ist es wichtig, dass du höflich, freundlich, kompetent aber bestimmt im Rahmen deiner Aufgabe auftrittst. Mit Stresssituationen solltest du souverän umgehen und vor allem die Ruhe bewahren, beruhigend auf die Situation einwirken und erst nachdenken und dann angemessen handeln. Du solltest zuverlässig und pünktlich sein, weil alle anderen sich auf dich verlassen und auch von dir abhängig sind, ebenso wir du von den anderen. Im Kontakt mit Zuschauern, Funktionären und Aktiven solltest Du gepflegt und sympathisch wirken, dann respektieren dich auch alle und die Umsetzung der Aufgabe macht dir dann auch viel mehr Spaß und gibt dir Zufriedenheit. Du solltest keine gefährlichen Gegenstände bei dir haben, um dich und andere nicht zu verletzen und deinen Ausweis immer deutlich sichtbar tragen, damit alle dich sofort in deiner Funktion auf dieser Veranstaltung erkennen können. Verlasse bitte den Bereich, für den du eingeteilt bist nicht ohne Grund oder ohne jemandem Bescheid zu sagen, da sonst eine Lücke im Ablauf auftritt und Unruhe entsteht. Wenn du dich in deinen Entscheidungen unsicher fühlst, dann spreche deine Bereichsleitung bitte umgehend an und hole dir dort Unterstützung. Wir verlassen uns auf Dich. Wichtig ist auch, dass sich alle an die Regeln halten. Zuschauer und Sportler haben getrennte Bereiche, doch müssen wir in all diesen Zonen den Zutritt kontrollieren und sicher stellen, das jeweils nur Berechtigte Einlass finden. Um dies zu erleichtern, erhalten Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 11 / 18
Helfermappe ALLE Teilnehmer (Sportler/innen, WKF, Helferinnen/Helfer, Presse, VIPs, etc.) eigene Ausweise, aus denen ersichtlich ist, ob Zutrittsrecht besteht oder nicht. In der Anlage sind Muster zu finden. Zugang hast auch Du grundsätzlich nur für die Bereiche, für die Du zugeteilt bist. Sonst ist – egal wem – der Zutritt zu verwehren und bei Bedarf der Bereichsleiter einzuschalten. Damit erreichen wir unser Motto: Die Karate-Welt zu Gast bei Freunden. ORGANIGRAMM Zuständigkeiten und Aufteilungen sind den Organigrammen im Anhang zu entnehmen. PRESSE Es wird eine Vielzahl an internationalen Medienvertretern zur WM erwartet. Diese haben im Pressezentrum einen eigenen Arbeitsbereich, wenn sie akkreditiert sind. Es kann vor- kommen, dass sich ein Medienvertreter an einen Volunteer/freiwilligen Helfer wendet, um Informationen zu bekommen. Dafür stehen im Pressezentrum Ansprechpartner bereit, an die Du jederzeit verweisen kannst. Bitte habe Verständnis, dass offizielle Statements zur WM und Organisation nur durch die OK-Leiter und/oder den Pressesprecher gegeben wer- den können; Statements zur Nationalmannschaft gibt auch der DKV durch seine Offiziel- len. PARKPLATZ Die Bürgerweide bietet rund um die ÖVB-Arena ausreichend Parkplätze für Dich und un - sere Gäste. Allerdings wird es in den ersten Tagen der WM noch Abbauarbeiten des Frei- markts geben und nicht alle Plätze bereitstehen. In der Stadt Bremen ist das Parkplatz- angebot ausreichend. Da die ÖVB-Arena aber nur ca. 7 bis 10 Minuten vom Zentrum ent- fernt ist, sollte der kleine Fußmarsch auch kein Problem sein. Wenn Du mit einem öffentlichen Verkehrsmittel wie Bus oder Bahn nach Bremen anreist, so ist die ÖVB-Arena direkt gegenüber des Hauptbahnhofs (Ausgang „Bürgerweide“). Der ZOB befindet sich ebenfalls am Hauptbahnhof auf der anderen Seite am Überseemuse- um/Cinemaxx-Kino am Breitenweg. PUTZKOLONNE / REINIGUNG Für die Weltmeisterschaft ist es sehr wichtig, dass es sauber und ordentlich ist. Die Orga- nisation kann perfekt sein – sind die Toiletten verschmutzt, so wird ein fader Eindruck bleiben. Um das zu vermeiden, werden einige Volunteers/freiwillige Helfer den Auftrag erhalten, die Mülleimer und sanitären Einrichtungen regelmäßig zu kontrollieren. Bei Be- darf wird eine Reinigung durch Personal der ÖVB-Arena veranlasst. Solltest Du eine Ver- schmutzung feststellen, so wende Dich bitte an diese Kontrollmannschaft. Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 12 / 18
Helfermappe SCHULUNGEN Für verschiedene Arbeitsbereiche wird es Schulungen geben, damit Du optimal auf Deine Aufgaben vorbereitet wirst. So müssen z.B. Ordner gut Bescheid wissen, welche Ein-/Ausgänge von welcher Personengruppe (Sportler, Besucher, WKF, etc.) betreten wer- den dürfen. Die Helfer an den Kampfrichtertischen müssen mit dem Regelwerk der WKF vertraut und auch beim Mitschreiben der Ergebnisse fit und kundig sein. Sie müssen aber auch zusätzlich durch den Echt-Einsatz im Rahmen von Wettkämpfen im DKV und seinen Landesverbänden ihre Kenntnisse vertiefen. Da vermutlich nicht alle Volunteers/freiwilli- gen Helfer bei jedem Termin verfügbar sein werden, werden wir pro Bereich zumindest zwei oder drei Termine anbieten. STADTPLAN/ÜBERSICHT Für Gäste wird es einen Infostand Eingangsbereich geben. Dort gibt es unter anderem Stadtpläne. Geplant ist auch, dass die Bremer Touristik-Zentrale (BTZ) einen Stand auf- baut. Dies ist allerdings noch nicht abschließend geklärt. Sollte Dich jemand nach Rat fra- gen, kannst Du jederzeit an diese Stände verweisen. TICKETS Falls Du Karten für Freunde oder Verwandte erwerben möchtest, solltest Du schnell sein: Die Erfahrungen aus den vorherigen Meisterschaften zeigen, dass eine WM schnell aus- verkauft ist. Wir können kein zusätzliches Kontingent für euch vorhalten – wenn wir keine Tickets mehr anbieten können, ist für euch auch kein Platz mehr. Für euch als Volunteers/freiwillige Helfer haben wir Plätze reserviert, auf denen ihr in euren Pausen sitzen könnt, die ihr aus dem Hallenplan im Anhang ersehen könnt (Südblock 108, 109). TURNIERABLAUF Die Detailplanung bzw. Durchführung der eigentlichen Weltmeisterschaft liegt in den Händen des technischen Direktors der WKF, Hr. Esteban Pèrez Matas. Er ist in Abstim- mung mit unserem Bereich WM-Organisation gesamtverantwortlich für die konkrete Vor- bereitung, die Zeitpläne bzw. die Ablauforganisation der Weltmeisterschaft: Wann findet welcher Wettbewerb auf welchem Tatami statt etc. Ab Samstag, 1. November, finden die Schulungen sowie am Dienstag, 4. November, die Prüfungen der WKF-Kampfrichter statt. Am Mittwoch, Donnerstag und Freitag werden die Vorkämpfe und am Samstag und Sonn- tag die Finalkämpfe ausgetragen. UNTERKUNFT Die Mitarbeiterinnen des WM-Büros werden mit Dir noch telefonischen Kontakt aufneh- men und die Art der Unterkunft klären. Das OK-Team ist bei der Vermittlung von Unter- künften von der Turnhalle bis zum Fünf-Sterne-Hotel behilflich, allerdings werden keine Kosten übernommen. Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 13 / 18
Helfermappe VERANTWORTUNG Verantwortung (Übernahme von ~) ist einerseits ein ganz wesentlicher Punkt für unseren gemeinsamen Erfolg, andererseits hier nicht einfach zu beschreiben. Was wir konkret meinen ist, dass Du Deine Eigenverantwortung wahrnehmen und vor allem Deinen ge- sunden Menschenverstand einsetzen sollst. Wenn Du allerdings unsicher bist, dann bitte frage über einen unserer Kommunikationskanäle (Mobiltelefon, Funkgerät, E-Mail wäh- rend der Vorbereitung) beim Organisationsteam an, um Dich über den letzten Stand oder die weitere Vorgangsweise zu informieren. Mach Dir vielleicht auch eine kleine schriftliche Notiz, damit der Volunteer/freiwillige Helfer, der den Dienst nach Dir beginnt, die Infor- mation/Entscheidung auch erfährt. VERHALTEN Die WM 2014 ist eine Veranstaltung mit Menschen aus der gesamten Welt. Unsere Gäste werden von der WM 2014 alles das in Erinnerung behalten, was sie an Qualität, persönli - chem Verhalten unserer Helferinnen und Helfer sowie unserem Einsatz vor Ort direkt er - leben. Wir ersuchen Dich, Deinen positiven Beitrag zu leisten, indem Du mit allen Anlie- gen (auch Beschwerden), die Sportler und Gäste haben, freundlich und kompetent sowie verlässlich umgehst, auch wenn die Wünsche manchmal sehr „interessant“ sein könnten. Wenn Du unsicher bist, ob Du einem Anliegen nachkommen oder wie Du damit umgehen sollst, frage bitte bei deinem Bereichsleiter nach und hole Dir dort die notwendigen Infor- mationen. Zu gutem Verhalten gehört auch das sichere und korrekte Auftreten – Kau- gummis zu kauen ist keine gute Werbung und darf daher auch nicht sein. VERLUSTE Immer wieder kommt es vor, dass im Rahmen von solchen großen Sportveranstaltungen wichtige Dinge verloren gehen. Wir wollen ein wenig mithelfen, diese unangenehmen Er- eignisse zu erleichtern. Wer etwas verloren hat oder etwas findet, kann dieses an den Info-Desk am Haupteingang der ÖVB-Arena abgeben. VERPFLEGUNG Während der Weltmeisterschaft wirst Du selbstverständlich verpflegt – dafür sorgt das Catering-Team. Wir bieten Dir in der Personalküche Mahlzeiten und Getränke kostenlos an. Das Catering kümmert sich zudem um die Versorgung der Kampfrichter und weiterer Bereiche der WKF. Du kannst in Deiner Pause gerne kommen und dich versorgen lassen. VERSICHERUNG Wir werden Dich im Rahmen der WM versichern, damit Du bei eventuellen Unfällen auch adäquate Versorgung und Absicherung möglicher Folgen hast. Solltest Du Fragen haben, kannst Du Dich ab Frühjahr 2014 an das → WM-Büro wenden. Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 14 / 18
Helfermappe
WM-BÜRO
Das WM-Büro ist Ansprechpartner in allen Lebenslagen: Du erreichst es von Montag bis
Freitag, 9 bis 18 Uhr unter 0421/2208-215/216 oder per E-Mail office@karate2014.de.
Die Anschrift lautet
Karate-WM 2014
Fahrenheitstraße 1
28359 Bremen
WORLD KARATE FEDERATION (WKF)
Die World Karate Federation (WKF) ist der Dachverband für Karate, der vom IOC aner-
kannt ist. Sie vertritt über 10 Millionen Karateka und Unterstützer weltweit und ist in
über 180 Nationalen Olympischen Komitees als Fachverband anerkannt. Ihr Präsident ist
Antonio Espinos (Spanien), der auch gleichzeitig der European Karate Federation vor-
steht. Die WKF ist offen für alle Stilrichtungen und veranstaltet unter anderem die Welt-
meisterschaften.
ZEITPLAN / TERMINE
Die derzeitige Planung sieht folgendermaßen aus:
• Kampfrichterlehrgang: 31.10.-4. November 2014 (Aufbau ab 30.10. 2014)
• Millenniums-Lehrgang: 1.-3. November 2014
• Prüfungen beim Lehrgang: 4. November 2014
• Registrierung: 3.-4. November 2014
• Pressekonferenzen: 3. November 2014
• WKF-Kongress: 4. November 2014
• WM-Turnier: 5.-9. November 2014
• Abbauphase: 9. November 2014
• Champions Night: 9. November 2014, abends
Jede Phase für sich wird natürlich sowohl zeitlich als auch inhaltlich wesentlich detaillier-
ter geplant, eine tiefere Darstellung würde aber den Rahmen dieser Infomappe sprengen.
Deine konkreten Einsatzzeiten (Arbeitsbeginn / Arbeitsende) bzw. Termine werden dar-
über hinaus ohnehin mit den Arbeitsbereichsleitern im Detail festgelegt. Darüber infor-
mieren wir Dich dann natürlich.
Aktuelle Informationen findest Du immer auf www.karate2014.de/zeitplan. Den Plan gibt
es dort auch als PDF-Datei zum Download.
ZONEN / BEREICHE IN DER HALLE
Die ÖVB-Arena wird in Zonen aufgeteilt, die Du der Anlage einer späteren Version dieser
Mappe entnehmen kannst. Den Zugang zu den Zonen haben nur Personen, die berechtigt
Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 15 / 18Helfermappe
sind. Dies ist aus den verschiedenen Akkreditierungskarten zu entnehmen. Nur diese Per-
sonen haben Zutritt – liegt keine Berechtigung vor, ist dieser zu verweigern. Es wird vor-
kommen, dass jemand zu Dir sagen wird, er sei der und der Funktionär oder die und die
wichtige Person. Im Zweifel bitte höflich und bestimmt auf die Akkreditierung hinweisen
und den Bereichsleiter hinzuziehen.
Einige wenige Personen – die Mitglieder des OK gehören dazu – haben eine weitere Karte
mit der Aufschrift „Eskorte“. Diese (und nur diese) dürfen in jede Zone bis zu fünf Perso-
nen mitnehmen, die keine entsprechende Berechtigung besitzen.
ZUM SCHLUSS NOCH...
Wir freuen uns, dass Du Dich nun bis hierher "durch"-gelesen hast und es uns hoffentlich
gelungen ist, die für Dich wesentlichen Punkte anzusprechen und hinreichend verständ-
lich darzustellen. Wenn Du darüber hinaus noch Fragen oder Anregungen hast, bitte sage
oder schreib uns das rechtzeitig per E-Mail voulunteers@karate2014.de oder office@kara-
te2014.de.
Vielen Dank für Deine Mitarbeit!
Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 16 / 18Helfermappe ANHANG ◦ Zonenaufteilung / Hallenplan Stand: 05.11.2013 - Version 1.0.2 17 / 18
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