Informationen für Bielefelder - ERASMUS+
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Informationen für
Bielefelder
ERASMUS+
Studierende
2020/2021
Universität Bielefeld
ERASMUS+ Programm
International Office
E-Mail: erasmus-outgoings@uni-bielefeld.de
Telefon: 106-67302
Stand: März 2020Liebe ERASMUS+ Studierende,
Sie sind im Rahmen des neuen ERASMUS+ Programms der EU für ein Auslandsstudium an einer der
Partneruniversitäten nominiert und werden im kommenden akademischen Jahr 2020/2021 Ihr Studium für
ein oder zwei Semester an einer ausländischen Partnerhochschule fortsetzen. Wir hoffen, dass Sie eine
schöne und interessante Zeit im Ausland verleben, viele neue Erfahrungen sammeln und interessante
Eindrücke mit zurück nach Bielefeld nehmen.
Bevor es losgeht, möchten wir ihnen noch einige Tipps und Dokumente an die Hand geben.
Die folgenden ERASMUS+ Dokumente finden Sie auch unter: https://www.uni-
bielefeld.de/studium/studierende/international/go-out/
Vor der Abreise:
Hier zuerst einige Dinge, die Sie vor Ihrer Abreise erledigen bzw. Dokumente, die Sie mitnehmen sollten:
• Wir (das IO bzw. der/die ERASMUS+ Koordinator*in Ihrer Fakultät) werden die Gasthochschulen
in Kürze über Ihre Nominierung informieren. Studierende, die im WS 20/21 ins Ausland gehen,
werden bis Mitte Mai 2020 an der Gasthochschule nominiert, Studierende, die im SoSe 2021 im
Ausland studieren werden, werden im August/September 2020 nominiert.
• Anmeldung an der Gasthochschule: Anmeldung (Application) und Zulassung (Admission),
Unterkunft, Einführungstage, Sprachkursangebote , etc.
-> alle Hochschulen haben individuelle Angebote, Formulare und Fristen!
Die Informationen und Formulare werden meist nach der Nominierung per E-Mail versendet.
Zusätzlich sind diese in der Regel auf den Internetseiten der Hochschulen erhältlich (siehe z.B.
ERASMUS+ incoming oder Gueststudents). Bitte beachten Sie die dortigen Fristen! Bei
Unklarheiten beim Anmeldeprozess wenden Sie sich bitte direkt an das ERASMUS+ Büro oder das
International Office der Gasthochschule. Sollten Sie für die Anmeldung eine Unterschrift benötigen,
kommen Sie gerne zu uns in die Sprechstunde. ( derzeit nur per Email und Telefon möglich!)
• Sollten Sie für die Anmeldung an der Gasthochschule ein Transkript in Englischer Sprache
benötigen, können Sie die Übersetzungen im International Office prüfen und stempeln lassen.
Hierfür bitte die Kurse des Transcripts selbst übersetzen und mit dem Original an Frau Lofthouse
per Email schicken. Ein Muster zum Erstellen eines Transcripts und Übersetzungshilfen sind direkt
bei Kay Lofthouse (transkript-io@uni-bielefeld.de) oder unter https://www.uni-
bielefeld.de/studium/studierende/international/go-out/downloads/ erhältlich. Bitte kümmern Sie sich
frühzeitig darum!
• Sollten Sie für die Anmeldung an der Gasthochschule einen allgemeinen Sprachnachweis nach
CEFR (Europäischer Referenzrahmen für Sprachen) benötigen, gibt es hierzu u.a. die folgenden
Möglichkeiten:
1) Prüfen Sie, ob in Ihrem Schul-Abschlusszeugnis die Abiturnote der jeweiligen Sprache nach
CEFR aufgeführt ist;
2) Machen Sie einen Sprachtest im Fachsprachenzentrum (= FSZ): https://www.uni-
bielefeld.de/einrichtungen/fsz/tests_and_certs/daad/ und/oder nutzen Sie das Sprachkursangebot
des FSZ und machen Sie einen Test am Ende des Kurses.
Sollten Sie für die Anmeldung an der Gasthochschule einen international anerkannten Sprachtest
(z.B. TOEFL/IELTS) benötigen, finden Sie Informationen hierzu unter: https://www.uni-
bielefeld.de/einrichtungen/fsz/tests_and_certs/
• Bitte stellen Sie sicher, dass die Studienleistungen, die Sie an der Gasthochschule erbringen, nach
Ihrer Rückkehr in Bielefeld anerkannt werden. Sprechen Sie hierüber mit Ihrer ERASMUS+
Koordinatorin bzw. Ihrem Koordinator in der Fakultät und füllen Sie das Learning Agreement mit
den Veranstaltungen, die Sie an der Gasthochschule besuchen wollen, aus. Das Learning
1Agreement muss von Ihnen, dem/der hiesigen akademischen Koordinator*in, dem/der
Anrechnungsbeauftragten und dem/der Koordinator*in der Gasthochschule vor Ihrer Abreise
unterschrieben und anschließend in der Datenbank Mobility Online hochgeladen werden. Sollten
sich an der Gasthochschule Änderungen bei den Seminaren ergeben, tragen Sie diese bitte im
Learning Agreement bei „changes“ ein und lassen Sie dieses erneut von allen Verantwortlichen
bestätigen und laden Sie das geänderter Learning Agreement anschließend erneut in der
Datenbank Mobility Online hoch (Änderungen sind per email möglich).
• Krankenversicherungsschutz im Ausland: In der Regel sind Sie mit der Europäischen
Krankenversicherungskarte (EHIC) in den Europäischen Mitgliedstaaten für akute Krankheitsfälle,
bzw. Notfallbehandlungen krankenversichert. Bitte prüfen Sie mit Ihrer jeweiligen
Krankenversicherung, ob ggf. eine Zusatzversicherung abgeschlossen werden kann. Privat
Versicherte sollten vor Abreise alle Fragen zur Auslandsversicherung mit ihrer Krankenkasse
klären. Es wird empfohlen, zusätzlich eine Unfall- und Haftpflichtversicherung für den
Auslandsaufenthalt abzuschließen. Der DAAD bietet hierzu für outgoing Studierende eine
kombinierte Kranken, Haftpflicht und Unfallversicherung an:
https://www.daad.de/de/im-ausland-studieren-forschen-lehren/stipendien-finanzierung/daad-
versicherungen/versicherung-im-ausland/
• Studierende, die nicht die deutsche/bzw. nicht eine Staatsangehörigkeit eines der
europäischen Mitgliedsstaaten haben, sollten rechtzeitig vor ihrem Auslandsaufenthalt klären,
ob ein Visum für das jeweilige Gastland benötigt wird (siehe hierfür die Internetseiten der
Konsulate/Botschaften des jeweiligen Landes). Beachten Sie auch, dass ihr hiesiger deutscher
Aufenthaltstitel vor der Ausreise bei der Ausländerbehörde Bielefeld verlängert wird.
• Studierende, die sich länger als 90 Tage in der Türkei aufhalten und nicht die türkische
Staatsangehörigkeit innehaben, benötigen für die Einreise ein Visum! Informationen über den
Visaprozess finden Sie auf den Seiten des türkischen Generalkonsulates:
http://www.mfa.gov.tr/visa-information-for-foreigners.en.mfa
• BAFöG-Studierende, aber auch alle, deren BAFöG-Antrag in Deutschland knapp abgelehnt
wurde, sollten vor Antritt des Auslandsaufenthaltes einen Antrag auf Auslands-BAFöG stellen,
Infos unter: https://www.bafög.de/
• Informieren Sie sich vorab, wie hoch die Lebenshaltungskosten für die jeweiligen Länder sind.
Informationen finden Sie u.a. auf der Internetseite des DAAD:
https://www.daad.de/laenderinformationen/de/
• Zusätzlich finden Sie allgemeine Länder- und Reiseinformationen auf Seiten des Auswärtigen
Amtes:
http://www.auswaertiges-amt.de/DE/Aussenpolitik/Laender/Laender_Uebersicht_node.html.
Das Auswärtige Amt bietet deutschen Staatsangehörigen auch die Möglichkeit, sich insbesondere
bei einer kritischen Sicherheitslage in eine Vorsorgeliste einzutragen. Sie können sich hier
registrieren: http://elefand.diplo.de
• Bitte halten Sie mehrere Passbilder, u.a. für die Anmeldung an der Gasthochschule bereit.
• Für die Zeit des Auslandssemesters bleiben Sie an der Universität als Studierende eingeschrieben!
Hierfür können Sie sich entweder regulär zurückmelden, indem Sie den jeweiligen
Semesterbeitrag zahlen oder Sie stellen im Studierendensekretariat einen Antrag auf
Beurlaubung. Eine Beurlaubung ist nicht möglich, wenn Sie in dem Semester, in dem Sie im
Ausland studieren, an der Universität Bielefeld eine Prüfung ablegen oder Ihr Studium beenden
wollen. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie im Studierendensekretariat.
2Trotz einer Beurlaubung ist es möglich, das Semester-/NRW Ticket zu erhalten. Nähere
Informationen siehe Asta-Verkehrsgruppe.
• ERASMUS+ Stipendiendokumente:
Bitte registrieren Sie sich ab dem Ende Mai 2020 auf unserer Datenbank Mobility-Online. Dort
erstellen Sie sich einen personalisierten Account, mit dem Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben.
Damit Ihnen das Stipendium ausgezahlt werden kann, müssen Sie von Beginn bis zum Ende Ihres
Auslandsaufenthaltes die erforderlichen Dokumente und Nachweise in Ihrem Workflow hochladen.
Loggen Sie sich hierfür bitte regelmäßig ein, um den aktuellen Stand zu verfolgen.
Über den Workflow erhalten Sie dann auch eine E-Mail mit den ERASMUS+ Dokumenten:
Stipendienbescheinigung, dem Formular Meldebogen und dem Grant Agreement. Bitte füllen Sie
das Formular Meldebogen sowie zwei Exemplare des unterschriebenen Grant Agreements aus
und reichen Sie die Dokumente im International Office ein, möglichst in der Sprechstunde von Herrn
Tebbe.
Sollten Sie vorher eine ERASMUS-Bescheinigung (in dt., frz. od. engl.) benötigen, können Sie sich
gerne an uns wenden.
• Online-Sprachtest (OLS = Online Linguistic Support) /Online-Sprachkurs:
Im ERASMUS+ Programm sind Studierende verpflichtet, in der Arbeitssprache an der
Gasthochschule vor der Abreise und nach der Rückkehr einen Online-Sprachtest durchzuführen.
Hiervon ausgenommen sind Muttersprachler*innen. Dieser Test dient dazu, die Sprachkenntnisse
vor dem Studienaufenthalt selber einzuschätzen und Fortschritte nach dem Studienaufenthalt
sichtbar zu machen. Das Testergebnis wird sowohl an Sie als auch an das International Office
übersendet.
Wenn Ihr Testergebnis vor Studienbeginn unter dem Niveau B1 des CEFR (Gemeinsamer
Europäischer Referenzrahmen für Sprachen) liegt, erhalten Sie automatisch einen Online-
Sprachkurs zugesendet, der kostenlos ist und den Sie durchführen sollten.
Das OLS-Testergebnis hat keine Auswirkung auf Ihre ERASMUS-Finanzierung. Jedoch sollten Sie
sicherstellen, dass Sie vor der Abreise über ein ausreichendes Sprachniveau verfügen, um an
Fachkursen an der Partnerhochschule teilnehmen zu können. Nach Ihrer Rückkehr führen Sie den
Online-Sprachtest erneut durch.
Teilstipendien:
Sie erhalten ein ERASMUS+ Teilstipendium. Derzeit liegt der neue ERASMUS+ Vertrag zwischen dem
DAAD und der Universität Bielefeld noch nicht vor. Die Stipendien werden für 2020/21 wie folgt berechnet:
Gruppe1 = 450€/mtl.: Dänemark, Finnland, Großbritannien, Irland, Island, Lichtenstein, Luxemburg,
Norwegen, Schweden
Gruppe2 = 390€/mtl.: Belgien, Deutschland, Frankreich, Griechenland, Italien, Malta, Niederlande,
Österreich, Portugal, Spanien, Zypern,
Gruppe3 = 330€/mtl.: Bulgarien, Estland, Kroatien, Lettland, Litauen, Nord-Mazedonien, Polen,
Rumänien, Serbien, Slowenien, Slowakei, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn
Die Auszahlung des Stipendiums erfolgt für einen Aufenthalt von ein bzw. zwei Semestern in zwei
Raten. Sie erhalten mit Beginn Ihres Auslandsaufenthaltes eine erste Rate in Höhe von 75% des
Gesamtbetrags.
Die zweite Rate (25% Abschlussrate) wird zunächst einbehalten. Die Auszahlung erfolgt, sobald
Sie nach Ihrer Rückkehr alle Unterlagen in Mobility-Online hochgeladen haben, sowie den OLS-
Test und den Studierendenbericht absolviert haben. Auf Grundlage der `Confirmation of
Participation` wird die tatsächliche Höhe des Mobilitätszuschusses berechnet. Sollte sich Ihre
3Aufenthaltsdauer verkürzt haben, reduziert sich der Mobilitätszuschuss. Die Bezahlung des
Stipendiums erfolgt auf Ihr deutsches Konto.
Bitte beachten Sie! Für eine pünktliche Auszahlung muss der OLS-Test durchgeführt, das Learning
Agreement hochgeladen und der Meldebogen und das Grant Agreement ca. 3 Wochen vor
Auslandsaufenthalt eingereicht sein.
• Studierende, die an einer Schweizer Partneruniversität studieren, dürfen kein ERASMUS+
Teilstipendium erhalten. Die meisten Schweizer Hochschulen stellen jedoch eigene Teilstipendien
für Gaststudierende bereit. Bitte informieren Sie sich diesbezüglich bei Ihrer Gasthochschule.
Auskünfte über zusätzliche Stipendienmöglichkeiten erhalten Sie im Weltbüro der Uni Bielefeld
(D0-140), derzeit nur über Email erreichbar: auslandsaufenthalt@uni-bielefeld.de
An der Gasthochschule:
• Bitte lassen Sie sich von Ihrer Gasthochschule direkt nach Ihrer Ankunft auf dem Formular
Confirmation of Participation“ den Tag Ihrer Ankunft bescheinigen (mit Unterschrift und Stempel).
Formularvorlagen der Gasthochschule werden auch akzeptiert, soweit Tag/Monat/Jahr der An-und
Abreise erkenntlich sind.
• Passen Sie ggf. das Learning Agreement an (changes): Änderungen Ihres ursprünglichen
Studienplanes müssen innerhalb von 4 Wochen sowohl mit dem akademischen Koordinator/der
akademischen Koordinatorin von der Gasthochschule als auch mit den Verantwortlichen von der
Heimathochschule abgesprochen werden. Das geänderte Learning Agreement bitte in Mobility-
Online hochladen.
• Bewahren Sie die Confirmation of Participation auf und legen Sie sie kurz vor Ihrer Abreise
nochmals an der Gasthochschule vor. Lassen Sie sich den Tag Ihrer Abreise ebenfalls bestätigen
(mit Unterschrift und Stempel). Laden Sie das Dokument anschließend in Mobility-Online hoch.
Nach der Rückkehr:
Dokumente, die Sie 14 Tage nach Ihrer Rückkehr aus dem Ausland, spätestens jedoch am
15. August 2021, in Mobility-Online hochladen sollten:
• Confirmation of Participation: das vollständig ausgefüllte Dokument: Datum der Ankunft und der
Abreise mit Stempel und Unterschrift der Gasthochschule
• Transcript of Records: Bitten Sie Ihre Gasthochschule, am Ende des Studienaufenthaltes ein
Transcript of Records (ToR) auszustellen (viele Hochschulen machen dies automatisch direkt nach
Beendigung des Studiums; einige Hochschulen schicken das ToR per Post an die Uni Bielefeld).
Das ToR enthält eine Übersicht über die von Ihnen besuchten Veranstaltungen und die Resultate.
• Bestätigung über die Anrechnung von Studienleistungen: Die Beantragung der Anerkennung
von Studienleistungen erfolgt über den/die Anrechnungsbeauftragte/n. Informationen erhalten Sie
hier: http://ekvv.uni-bielefeld.de/wiki/en/Anrechnung_und_Einstufung:_Erläuterungen . Bitte reichen
Sie das zur Verfügung gestellte Antragsformular zusammen mit dem Learning Agreement und dem
Transcripts of Records bei dem/der Anrechnungsbeauftragten ein. Sie erhalten anschließend eine
Bestätigung über die angerechneten Kurse.
• Nach dem Auslandsaufenthalt müssen Sie den Online-Sprachtest wiederholen. Er dient der
eigenen Überprüfung. Das Testergebnis gibt Aufschluss über die sprachlichen Fortschritte, die Sie
während des Auslandsaufenthaltes gemacht haben. Sie erhalten eine automatische Aufforderung,
den Sprachtest zu wiederholen. Sollten Sie diese Aufforderung nicht erhalten, melden Sie sich bei
uns!
• Ca. 4 Wochen nach Ihrer Rückkehr erhalten Sie (per email) eine automatische Aufforderung, einen
ERASMUS-Evaluierungsbogen (EU survey) online auszufüllen. Sollten Sie die E-Mail nicht erhalten,
melden Sie sich bei uns!
4Erst wenn die Dokumente Confirmation of Participation und Learning Agreement mit allen
Unterschriften im Mobility-Online hochgeladen wurden, und Sie den OLS-Sprachtest nach Rückkehr
und den Evaluierungsbogen online durchgeführt haben, werden die Dokumente geprüft und die
Abschlussrate überwiesen!
Ein letzter Hinweis: Sie können sich beim DAAD bewerben, wenn Sie Correspondent während Ihres
Auslandsaufenthaltes werden wollen. Infos finden Sie hier: https://www.studieren-weltweit.de/werde-
correspondent-bewirb-dich-jetzt/
Wir wünschen Ihnen einen interessanten und ereignisreichen Auslandsaufenthalt!
Karin Kruse – ERASMUS+ Institutional coordinator
Sebastian Tebbe – ERASMUS+ Administration
Addendum zu den Studierendeninformationen für ein
Auslandssemester im Rahmen des ERASMUS+ Programms
im akademischen Jahr 2020/21
Die EU-Kommission hat die Förderbedingungen für einen Auslandsaufenthalt im Rahmen von ERASMUS+
vor dem Hintergrund der aktuellen Situation für das Erasmus-Projekt 2020 angepasst. Es können laut EU-
Kommission nur Aufenthalte gefördert werden, bei denen eine physische Mobilität in das Gastland vorliegt.
Dies bedeutet explizit nicht, dass bereits zugesagte ERASMUS+ Plätze verfallen o.Ä. Allerdings ist eine
monetäre Förderung nur für die Zeiträume möglich, in welchen Sie sich physisch im Gastland aufhalten.
Hierbei ist es unerheblich, ob Sie die Kurse vor Ort physisch besuchen oder dort ein Distance Learning
Format umgesetzt wird. Entscheidend ist allein Ihre physische Präsenz im Gastland. Eine Kombination aus
einem Teil Distance Learning und einem Teil physischer Mobilität im Gastland ist ebenfalls möglich.
Allerdings wird auch in diesem Fall lediglich die physische Mobilität gefördert. Die Stipendien werden
zunächst so berechnet, als würden Sie eine komplett physische Mobilität durchführen. Sollte dies nicht oder
nur teilweise der Fall sein, und Sie vor diesem Hintergrund eine erste Rate erhalten haben, welche die
Höhe des Gesamtstipendiums am Ende bereits übersteigt, muss die zu viel erhaltene Förderung im
Anschluss an Ihren Aufenthalt zurückgezahlt werden. Die endgültige Berechnung des Stipendiums erfolgt
auf Grundlage der von Ihnen einzureichen Confirmation of Participation.
5Weiterhin sei an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass etwaige Quarantänezeiten im Gastland förderfähig
sind und Sie diese Zeiten entsprechend als Teil Ihres Aufenthaltes geltend machen können.
Beachten Sie darüber hinaus, dass das Grant Agreement trotz der momentanen Situation in zweifacher
Ausführung im Original unterschrieben im International Office eingereicht werden muss. Hierzu können Sie
die Dokumente entweder in den Briefkasten vor D0-120 werfen oder per Post an die folgende Adresse
senden:
Universität Bielefeld
International Office
z. Hd. Sebastian Tebbe
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld
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