Machen Sie Ihre Office 365 Einführung zu einer Erfolgsgeschichte - Office 365 Adoption - Beetroot AG
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Office 365 Adoption
Machen Sie Ihre Office 365 Einführung
zu einer Erfolgsgeschichte
4-stufiger Leitfaden
für die Einführung von
Office 365 und zur
Sicherstellung einer
hohen Nutzungsrate.
www.beetroot.ag
Einleitung
In 4 Schritten zu Obschon die Tools der Office 365 Suite benutzer-
freundlich gestaltet sind, haben viele Organi-
einer erfolg- sationen Schwierigkeiten damit, die Lösung
flächendeckend in ihren Arbeitsalltag zu inte-
reichen Office 365
grieren. Zudem fällt es den Organisationen oft
schwer, sicherzustellen, dass die Tools von den
Mitarbeitenden auch wirklich optimal genutzt
Adoption werden.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie in
vier Schritten die Einführung von Office 365 in
Office 365 enthält eine breite Ihrer Organisation vereinfachen und deren
Palette von Anwendungen, Nutzungsrate steigern können. Dieser Leitfaden
basiert auf unserer langjährigen Erfahrung aus
welche die Kommunikation vielen Office 365 Migrations- und Adoptions-
und Zusammenarbeit in projekten. Wir stützen uns dabei auf das Prosci
ADKAR® Modell für das Office 365 Deployment.
einer Organisation mobil, zeit-
und ortsunabhängig ermög-
lichen. Mit dem Einsatz der
Cloud-Plattform verspricht
man sich eine neue Art der
Zusammenarbeit und damit
eine höhere Produktivität.
www.beetroot.ag 2
Die technisch versiertesten Mitarbeiter werden
die neuen Tools sofort nutzen. Sie haben keine
Berührungsängste und finden beispielsweise
die Lösung Microsoft Teams intuitiv und interes-
sant. Für viele andere Mitarbeitende wird sich
die neue Plattform jedoch ungewohnt und fremd
anfühlen. Es wird also eine Strategie benötigt,
welche die Mitarbeitenden dazu ermutigt, Office
365 zu nutzen und in ihren Arbeitsalltag zu
integrieren.
Die Aspekte der Veränderung
Die Einführung von neuen Softwarelösungen
Die meisten Organisationen konzentrieren sich
gehört zu den Kernkompetenzen der Beetroot
bei der Einführung einer neuen Technologie
AG. Das Begleiten von Firmen bei der Einfüh-
oft stark auf die technischen Aspekte der Umset-
rung neuer Softwarelösungen oder Cloud-Patt-
zung. Schliesslich ist eine reibungslose techni-
formen gehört zu unseren täglichen Aufgaben.
sche Abwicklung unabdingbar, damit die Lösung
Auf Basis unserer langjährigen Erfahrung haben
konfiguriert, Benutzerkonten eingerichtet, Daten
wir einen Adoptions-Leitfaden entwickelt,
migriert und weitere Anpassungen vorgenom-
welcher die folgenden vier Schritte beinhaltet:
men werden können. Die Aspekte der Verände-
rung (des Changes) sind bei der Einführung von
Office 365 jedoch genau so wichtig. 1.
Die Cloud-Plattform bietet neue Möglichkeiten
Discover
den Bedarf für Change ermitteln
und damit unterschiedliche Arbeitsweisen,
mit welchen sich Ihre Mitarbeitenden auseinan-
dersetzen müssen. Dabei ist wichtig, dass die 2.
Mitarbeitenden darin ausgebildet werden, wie
die neuen Tools funktionieren und wie diese
Prepare
den Change vorbereiten
genutzt werden sollen.
3.
Manage
den Change umsetzen
4.
Reinforce
den Change verankern
www.beetroot.ag 3Vergleich
Schneller Die Vision
Stellen Sie sich die ideale Office 365
ROI von Implementierung vor:
Mit der Bereitstellung von Office 365 nutzen Ihre
Office 365? Mitarbeitenden sofort die Kommunikations-
und Collaborations-Tools und werden umgehend
spürbar produktiver und effizienter. Die Mitar-
beitenden verbinden sich über Yammer und
lassen Informationen hierarchie- und organisa-
tionsübergreifend fliessen. Delve wird von
allen als Einstieg in den Arbeitsstart benutzt,
Mit der Verwendung von um interessante und relevante Inhalte aus
Office 365 können Organisa- der gesamten Unternehmung sofort zu erfassen.
Informationen werden zielgruppengerecht als
tionen erhebliche Vorteile News-Artikel, Blog-Beiträge oder Videos über die
wie beispielsweise massive entsprechenden Office 365 Tools kommuniziert.
Kosteneinsparungen und Innerhalb von wenigen Wochen testen die
Produktivitätssteigerungen Mitarbeitenden spontan neue Office 365 Anwen-
erreichen. Gemäss einer dungen und verwenden diese bei ihrer Arbeit.
Sie richten selbständig eigene Projekte in
Studie von Forrester kann mit Teams ein oder verwenden Office 365 Gruppen
Office 365 innerhalb eines für die Zusammenarbeit. Die Daten werden
jederzeit sicher aufbewahrt. Schatten-IT An-
Jahres ein ROI von 162% wendungen wie Dropbox oder WhatsApp werden
erreicht werden. nicht mehr genutzt. Die Mitarbeitenden nutzen
die Office 365 Funktionen auch mit ihren
mobilen Geräten. Sie können sich von überall
her verbinden und beschleunigen somit die
Arbeitsabläufe.
Office 365 ist eine enorm leis-
tungsfähige Plattform. Doch
viele Organisationen haben
Mühe, ihre Mitarbeitenden zur
sinnvollen Nutzung der Werk-
zeuge zu bewegen. Tiefe
Nutzungsraten verhindern
den gewünschten ROI.
www.beetroot.ag 4Woran liegt das?
Die Verzögerung zwischen den First-Adopters
und den restlichen Mitarbeiten bei der Ver-
wendung von neuen Technologien lässt sich
nicht vermeiden. Manchmal dauert es ein wenig,
Wenn Mitarbeiter die bis alle Mitarbeitenden die Office 365 Suite
auch wirklich nutzen.
neue Technolgoie nicht
verstehend oder den Office 365 wird aber als Abonnementdienst
(Subscription) bereitgestellt. Organisation
Grund für die Einfüh- zahlen eine monatliche Gebühr für diese Nut-
rung nicht nachvollzie- zung. Daher kann es zur Frustration führen,
wenn die Werkzeuge nicht genutzt werden, für
hen können, lehnen sie welche gutes Geld ausgegeben wird. Dadurch
diese tendeziell ab. werden auch die erhofften Vorteile der Office
365 Einführung nicht sichtbar. Man sollte sich
also bewusst sein, dass man genügend Zeit
für die Veränderung einrechnen muss.
Die Realität Es lässt sich aber sagen, dass die Migration in die
Diese Vision von Office 365 mag sich zwar Office 365 Cloud bei vielen Firmen tatsächlich
utopisch anhören, ist aber durchaus auch in die zu einer deutlichen Steigerung der Produktivität
Praxis umsetzbar, wenn man den Implemen- führt. In diesem White Paper wird aufgezeigt,
tierungsprozess richtig anpackt. Leider aber ver- wie Sie eine hohe Nutzungsrate (Adoption-Rate)
wenden die meisten Mitarbeitenden Office 365 von Office 365 und damit einen schnellen und
genauso, wie sie das zuvor bereits mit der lokalen nachhaltigen ROI erreichen können.
Plattform getan haben: sie überprüfen Ihre
E-Mails, ihren Kalender und laden Dokumente in
SharePoint hoch. Ein paar Wenige installieren
sich vielleicht die mobilen Apps oder arbeiten von Bei der Einführung von Office
Zuhause aus. Dennoch werden die meisten
365 besteht die Herausfor-
neuen Office 365 Werkzeuge nur wenig oder
derung, die Implementierung
gar nicht genutzt.
so zu gestalten, dass sie auch
wirklich zu konkretem Busi-
ness-Nutzen führt. Oft wird ein
Technologie-First-Ansatz
verfolgt, der sich nicht auf den
Bedarf der Mitarbeitenden kon-
zentriert und zu wenig Zeit für
die Veränderung einrechnet.
www.beetroot.ag 5Methode
Prosci ADKAR®
Modell für
Office 365
Die Methode von Beetroot ist A Awareness / Bewusstsein
über die Notwendigkeit der Veränderung
eng mit den Prosci® Best
Practices, einschliesslich Desire / Wunsch
D
dem ADKAR-Modell verbun- die Veränderung zu unterstützen
den. Alle Aktivitäten sind Knowledge / Wissen
K
auf das ADKAR-Modell abge- wie geändert werden soll
stimmt. Um eine Verände- Ability / Können
rung nachhaltig in der Orga-
A die Veränderung umsetzten
nisation zu implementieren, Reinforcement / Verankerung
müssen alle Benutzer die R damit die Veränderung anhält
ADKAR-Schritte erfolgreich
durchlaufen.
«Desire» - das Verlangen nach
etwas Neuem ist der ent-
scheidende Wendepunkt dafür,
dass sich die Nutzer auf die
Veränderung einlassen. Wenn
der Wunsch, die Veränder-
ung zu unterstützen vorhanden
ist, sind die darauffolgenden
Schritte viel einfacher zu
erreichen.
www.beetroot.ag 6Schritt 1: Discover
Den Bedarf
für Change What‘s
ermitteln in it
for me? 1.
Im ersten Schritt des Adop- Beispiele
Die Mitarbeitenden im Aussendienst könnten
tions-Prozesses für Office Microsoft Teams anstelle von WhatsApp
365 wird der Bedarf für den verwenden. Wenn die Mitarbeitenden erkennen,
dass sie mit Microsoft Teams nicht nur Text-
Change ermittelt. Das primä- nachrichten austauschen können, sondern
re Ziel dieser Phase ist es, zugleich auch die Möglichkeit haben auf wichtige
Dokumente zuzugreifen und ihre Aufgaben zu
ein Bild über die Organisation verwalten, dann werden sie die Lösung mit hoher
und über deren Verände- Wahrscheinlichkeit annehmen und verwenden.
rungsfähigkeit zu erhalten. Oder Sie können den Wechsel von Dropbox zu
OneDrive vorschlagen, indem Sie aufzeigen wie
praktisch es ist, alle Informationen an einem
In der Discover-Phase ist es essenziell ein Gefühl zentralen Ort abgespeichert und griffbereit zu
dafür zu bekommen, wie die Mitarbeitenden haben.
zur Verfügung stehende Technologien nutzen
(oder eben nicht nutzen). Beispielsweise kann
es der Fall sein, dass sich Aussendienstmitarbei-
tende überwiegend per WhatsApp austau-
schen. Andere verwenden vielleicht bereits
cloud-basierte Tools wie Dropbox oder Trello.
Sobald Sie die Anwendungsfälle der Zielgruppen
kennen, können Sie den spezifischen Mehr-
wert der neuen Lösungen für die Mitarbeitenden
aufzeigen und sie so zu einem Toolwechsel
bewegen. Dazu sollten Sie die Anwendungsfälle
den spezifischen Office 365 Tools zuordnen,
um Ihre Mitarbeitenden von deren Vorteilen über-
zeugen zu können.
www.beetroot.ag 7Damit sich die Mit-
arbeitenden auf den
Change einlassen,
muss der Grund für die
What‘s Veränderung legitim
und nachvollziehbar
in it sein. Die Kommunika-
for me?
tion des «what’s in it
for me?» steht beson-
ders bei neuen Formen
der Zusammenarbeit
im Fokus.
Konkret bedeutet dies: Aktivitäten der Discover-Phase
Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden etwas Besseres
an als jenes Tool, welches sie bereits benutzen. Sich mit den wichtigen Interessenvertretern
Es sollte sich für die Mitarbeitenden nicht so an- zusammensetzen und gemeinsam klären,
fühlen als würde ihnen ein vertrautes und wie die neuen Technologien und Tools im
etabliertes Werkzeug weggenommen werden. Unternehmen eingesetzt werden sollen.
Bewerben Sie die neuen Tools und schaffen
Sie damit ein Verlangen danach. Bedürfnisse und Befindlichkeiten der
Mitarbeitenden einholen.
Personas von typischen Anwendergruppen
erstellen, anhand deren sich ihr aktuelles
Verhalten, Pain Points, eine Change-Strate-
gie und ein Kommunikationsplan ableiten
lassen.
www.beetroot.ag 8Schritt 2: Preparing for Change
Die Veränderung
vorbereiten
2.
In der Vorbereitungsphase Aktivitäten der
Vorbereitungsphase
einer Office 365 Adoptions-
Kampagne werden die Mit- Bereiten Sie Marketingmaterialien vor, die
auf Ihren Kommunikationsplan abgestimmt
arbeitenden auf den Einsatz sind, um den Rest des Unternehmens zu
der neuen Technologie vor- begeistern und zu faszinieren. Dazu gehören
beispielsweise Plakatkampagnen, E-Mails,
bereitet und ihre allfälligen Mitteilungen des CEO und ähnliche Aktivitäten.
Bedenken beantwortet.
Wählen Sie sogenannte «Champions»
(Verfechter) für jede Abteilung aus, welche
Eine gute Vorbereitung auf die Veränderung kann bereit sind mehr über die Technologie
den Unterschied zwischen einer hohen Annahme zu erfahren und diese Informationen an ihre
(Adoption) oder einer umfassenden Ablehnung Kolleginnen und Kollegen weitergeben.
der neuen Plattform ausmachen. Mit der Vorbe-
reitungsphase wird sichergestellt, dass die neue Suchen Sie die Zusammenarbeit mit Führungs-
Technologie nicht einfach über die Benutzer kräften im mittleren Management und mit
gestülpt wird. Stattdessen werden die Nutzer in Sponsoren, um auf den Wandel aufmerksam
einem angemessenen Tempo an das Vorhaben zu machen und ihnen zu zeigen, wie sie ihn
herangeführt. unterstützen können.
Manchmal scheinen die Change-Massnahmen
Legen Sie ein endgültiges Datum für die
in dieser frühen Projektphase übertrieben oder
Umstellung fest, an welchem Ihre alten
unnötig. In der Praxis zeigt sich aber, dass
Systeme ausgeschaltet werden. Stellen Sie
genau hier der Schlüssel für einen erfolgreichen
dabei sicher, dass die Mitarbeiter wissen,
Veränderungsprozess liegt. Wir empfehlen
wann dies der Fall sein wird.
diese Schritte mehrere Wochen vor dem Go-Live
der Plattform zu initiieren.
Organisieren Sie einen aktionsreichen
Einführungstag mit Live-Demonstrationen
und Schulungen.
www.beetroot.ag 9Schritt 3: Manage the Change
Die Veränderung
umsetzen
3.
In der Umsetzungsphase Aktivitäten
der Umsetzungsphase
werden die vorbereiteten
Change-Pläne umgesetzt Stellen Sie eine (flexible) Strategie für die
ersten Monate der Office 365 Nutzung
und Office 365 in der zusammen. Holen Sie Führungskräfte mit
Organisation eingeführt. ins Boot, denn wenn Ihr CEO seine Gedanken
auf Yammer oder Office 365 Video veröffent-
licht, setzt er damit ein Zeichen und geht mit
Während in der Vorbereitungsphase die Mitar- einem guten Beispiel voran. So lassen sich
beitenden mit an Bord genommen wurden, die Mitarbeitenden dazu leiten, die Plattform
werden die Benutzer nun in der Veränderungs- ebenfalls zu nutzen.
phase geschult und auf das Go-Live vorbereitet.
Behandeln Sie die Adoption von Office 365
Bei diesem Schritt ist es enorm wichtig, ganz
wie ein Projekt, wobei ein bestimmtes
nahe am Geschehen dabei zu sein. Allfällige
Teammitglied die Verantwortung für den
Abweichungen oder unvorhergesehen Wider-
Change und für die Förderung der Adoption
stände müssen sofort adressiert und Korrektu-
übernimmt.
ren angebracht werden. Der Einbezug der Mit-
arbeiter und das flexible Managen des Verände-
Bieten Sie eine Mischung aus obligatori-
rungsprozesses sind die Erfolgsgeheimnisse
schem und optionalem (für Fortgeschrittene)
für die Umsetzungsphase.
Training für den Umgang mit Office 365 an,
um die Benutzer mit der Verwendung
vertraut zu machen.
Wählen Sie Champions aus, welche Ihren Mit-
arbeitenden eine spezifische Anleitung
geben können, wie sie Office 365 im Rahmen
ihrer spezifischen Rollen nutzen können.
www.beetroot.ag 10Schritt 4: Reinforce the Change
Die Veränderung
verankern
4.
Auch nach der initialen, erfolg- Aktivitäten
der Verankerungsphase
reichen Einführung von Office
365 besteht immer noch das Dieselbe Person, die mit der ersten Adoption
Risiko, dass die Lösungen nicht beauftragt wurde, sollte auch mit der wöch-
entlichen Nutzungsanalyse beauftragt werden.
im gewünschten Umfang genutzt
werden. Sobald die Schulungen Sie sollten alles überwachen, was vor sich
und die Umsetzungsaktivitäten geht, und jeden Rückgang der Zahlen unter-
suchen und deren Ursache ausfindig ma-
vorbei sind, sinkt oft die Nut- chen. Dies ist eine sehr wertvolle Investition,
zungsrate wieder. Hier setzt nun denn wenn die Akzeptanz von Office 365
die Verankerungsphase an. hoch bleibt, erhalten Sie auch viel mehr für
das Geld, welches Sie für die Software-
lösung ausgeben.
Während der Verankerungsphase wird die
Nutzung von Office 365 regelmässig überprüft. Überwachen Sie die Office 365-Roadmap auf
Verwenden die Nutzer immer noch alle zur der Microsoft-Website auf bevorstehende
Verfügung gestellten Werkzeuge? Sind die Änderungen (beispielsweise neue Funktionen)
Mitarbeitenden wieder in alte Gewohnheiten an der Plattform und bereiten Sie sich darauf
gerutscht und verwenden wieder Schatten- vor, so dass sie diese Ihren Mitarbeitenden
IT-Lösungen? Hat Microsoft neue Office 365 allenfalls erklären können.
Tools veröffentlicht oder neue Funktionen
hinzugefügt, welche die Benutzer verwirren? Organisieren Sie regelmässige Office 365
Refresh-Sessions, Schulungen und Work-
Diesen Fragen gilt es nachzugehen und die
shops für Ihre Mitarbeitenden.
Ursachen für eine allfällige sinkende Nutzungs-
beziehungsweise Adoptionsrate zu finden.
Bereiten Sie sich darauf vor, die Führungs-
Oft lohnt es sich in dieser Phase nochmals eine
kräfte zusätzlich zu coachen, falls die
kleine Adoptions-Kampagne durchzuführen.
Nutzung von Office 365 auf Widerstand
stösst und es zu einem Nutzungsabfall
kommen sollte.
www.beetroot.ag 11Erfolg
Machen Sie Ihre Vergessen Sie daher nicht, die Plattform zu be-
werben. Denn wenn Sie ihre Mitarbeitenden
Office 365 Einfüh- dazu veranlassen können, die Möglichkeiten der
gesamten Plattform zu nutzen, dann werden Sie
rung zu einer eine höhere Produktivität und einen schnellen
ROI erreichen. Letztendlich kommt es darauf an,
Erfolgsgeschichte wie gut Office 365 in Ihrer Organisation imple-
mentiert, respektive von Ihren Mitarbeitenden
akzeptiert und umfassend genutzt wird. Die in
diesem Leitfaden beschriebenen Schritte bieten
eine bewährte Anleitung, mit der Sie eine hohe
Mit Office 365 kann ihre Organisa- Adoptionsrate von Office 365 erreichen.
tion von einer enorm leistungs-
fähigen Plattform, insbesondere
in Bezug auf Kommunikation und
Zusammenarbeit profitieren. Mit dem 4-Stufigen Leitfaden
Sie hilft Ihnen den Fluss von Infor- erhöhen Sie die Wahrscheinlich-
mationen und Ideen drastisch keit, dass die Office 365 Ein-
führung in ihrem Unternehmen
zu verbessern und neue Arbeits-
eine Erfolgsgeschichte wird.
formen zu integrieren, damit ihre
Mitarbeitenden und Partner
effizienter zusammenarbeiten
können.
Darauf kommt es an
Leider wird der Nutzen der Office 365-Plattform
in zahlreichen Unternehmen nicht voll ausge-
schöpft. Oft wird der Einsatz von Office 365 mit
dem etwas günstigeren Preis oder mit mehr
Speicherplatz für die E-Mail-Postfächer begründet.
Diese Begründungen sind zwar nicht falsch,
aber sicher keine grosse Revolution, für die sich
Ihre Mitarbeitenden gänzlich begeistern können.
www.beetroot.ag 12Beetroot
Erfahrung, Know-
how und geballte
Energie Froge?
Beetroot ist Spezialistin für digi-
tale Arbeitsplätze, Portale und
Intranets. Wir beschäftigen uns
seit mehr als 15 Jahren mit dem Andreas Naef
Thema Collaboration und Infor- +41 41 700 30 42
mation Management. Profitieren Senior Consultant
Sie von unserer langjährigen Managing Partner
Erfahrung in Veränderungs-
projekten und der Einführung
von neuen Anwendungen
und Technologieplattformen.
Daniel Schnyder
+41 41 700 30 41
Senior Consultant
Managing Partner
Beetroot AG
Luzernstrasse 1
6210 Sursee
info@beetroot.ag
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